22 beste Cloud-Dokumentenmanagementsysteme im Test 2026
Beste Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme – Shortlist
Dokumentenmanagement sollte Ihr Team nicht ausbremsen. Wenn Dateien jedoch in E-Mail-Threads, auf lokalen Laufwerken und veralteten Servern verstreut sind, fühlt sich die Suche nach dem Gesuchten wie ein Fulltime-Job an. Ein Cloud-Dokumentenmanagement-System hält alles an einem Ort und macht es leichter, von überall auf Dokumente zuzugreifen, sie zu organisieren und zu teilen.
Ich teste und bewerte Projektmanagement-Software unabhängig und weiß daher, wie wichtig es ist, das richtige Tool zu wählen. Die besten Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme können mehr als nur Dateien speichern: Sie ermöglichen die Versionskontrolle, Rechteverwaltung und gewährleisten, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Favoriten unter den Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen vor. Ich beschreibe die Stärken jedes Tools, für wen sie am besten geeignet sind und wie sie Ihnen helfen, ohne Aufwand organisiert zu bleiben.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Seit 2012 testen und bewerten wir Projektmanagement-Software. Als Projektmanager wissen wir, wie entscheidend und gleichzeitig herausfordernd die richtige Wahl bei der Softwareauswahl ist. Wir investieren viel in gründliche Recherchen, um unserem Publikum dabei zu helfen, bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu treffen.
Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie wie wir transparent bleiben & sehen Sie sich unsere Methodik der Software-Bewertung an.
Table of Contents
- Beste Software-Auswahl
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen im Vergleich
- Bewertungen
- Weitere Cloud-Dokumentenmanagementsysteme
- Verwandte Testberichte
- Auswahlkriterien
- So wählen Sie aus
- Trends bei Cloud-Dokumentenmanagementsystemen
- Was ist ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten und Preise
- FAQs
Spezifikationen im Vergleich
Die folgende Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen zusammen, damit Sie das passende für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten mit KI-gestützten Dokumenteneinblicken | 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $16.99/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für die Integration mit Microsoft 365 | 30-tägige Testversion verfügbar | Ab $10,65/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für die Automatisierung von Außeneinsätzen | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $20/Benutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für sichere Archivierung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für mehrsprachige Unterstützung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für die Zusammenarbeit im Team | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $20/Admin/Monat | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für hybride Cloud-Lösungen | 15-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $22/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für Open-Source-Flexibilität | 14-tägige kostenlose Testversion der Cloud-basierten Plattform | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Selbsthosting-Optionen | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab €42/Nutzer (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für datenschutzorientierte Nutzer | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $12.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Tests der besten Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme
Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen klaren Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- & Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle, damit Sie das richtige Tool für sich finden.
Adobe Acrobat ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie PDFs und digitale Dokumente in einem sicheren Online-Arbeitsbereich erstellen, bearbeiten, organisieren, speichern und gemeinsam nutzen können.
Für wen eignet sich Adobe Acrobat am besten?
Adobe Acrobat ist besonders geeignet für IT-Teams und Fachabteilungen in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die ein sicheres, cloudbasiertes Dokumentenmanagement und kollaboratives Arbeiten benötigen.
Warum ich Adobe Acrobat ausgewählt habe
Ich habe Adobe Acrobat als eines der besten ausgewählt, weil die KI-gestützten Dokumenteneinblicke meinem Team helfen, große PDF-Sammlungen schnell zu durchsuchen, zusammenzufassen und wichtige Informationen zu extrahieren. Ich nutze den KI-Assistenten, um Zusammenfassungen zu erstellen und Fragen zu Dokumentinhalten zu beantworten, was Zeit spart, wenn Verträge oder Compliance-Unterlagen überprüft werden müssen. Die intelligente Suche und die Tagging-Funktionen ermöglichen es uns, Dokumente kontextbasiert, und nicht nur anhand von Schlagwörtern, zu organisieren und abzurufen.
Wichtige Funktionen von Adobe Acrobat
- PDF-Bearbeitungstools: Bearbeiten Sie Text, Bilder und Formatierungen direkt in PDF-Dokumenten.
- Workflows für elektronische Signaturen: Sammeln Sie rechtsgültige Unterschriften und verfolgen Sie den Status von Dokumenten in Echtzeit.
- Versionskontrolle: Bewahren Sie frühere Versionen von Dokumenten auf und greifen Sie darauf zu, um Prüfungs- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen für das Anzeigen, Bearbeiten und Teilen von Dokumenten in Ihrem Unternehmen fest.
Adobe Acrobat Integrationen
Adobe Acrobat bietet native Integrationen mit OneDrive, Google Drive, Box und Dropbox. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Stellt Verwaltungs- und Compliance-Kontrollen auf Unternehmensniveau bereit
- Bietet KI-gestützte Dokumentensuche und Einblicke
- Ermöglicht automatisierte Dokumentenworkflows und -weiterleitung
Cons:
- Begrenzte Offline-Funktionalität für Cloud-Dokumente
- Benutzerverwaltung kann im großen Unternehmensmaßstab komplex sein
MacroView verbessert das Dokumenten- und E-Mail-Management Ihres Teams, indem es sich mit Cloud-Diensten wie SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive integriert. Speziell für Branchen wie Recht, Bauwesen und Finanzen entwickelt, bietet es maßgeschneiderte Lösungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Förderung der Zusammenarbeit.
Warum ich MacroView ausgewählt habe
Ich habe MacroView wegen seiner Fähigkeit ausgewählt, das Dokumentenmanagement direkt in Microsoft 365 zu integrieren – eine herausragende Wahl für Teams, die diese Suite bereits nutzen. Das dynamische Dokumentenmanagementsystem (DMS) für SharePoint ermöglicht es, Dokumente mühelos zu organisieren und wiederzufinden. Darüber hinaus sorgt das leistungsstarke E-Mail-Management von MacroView dafür, dass E-Mails ebenso effizient gespeichert und verwaltet werden wie Ihre Dokumente, was eine umfassende Lösung für Ihr Cloud-Dokumentenmanagement darstellt.
Die wichtigsten Funktionen von MacroView
Neben den grundlegenden Dokumentenmanagement-Fähigkeiten bietet MacroView mehrere zusätzliche Funktionen, die den Nutzen weiter steigern:
- SharePoint-Migrationstools: Ermöglichen eine nahtlose Migration von Dokumenten nach SharePoint und sichern die Kontinuität sowie die Datenintegrität.
- Hochwertige Dokumentenerstellung: Automatisieren Sie die Erstellung komplexer Dokumente, sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler.
- Records Management: Gewährleisten Sie Compliance und Ordnung durch effiziente Verwaltung von Unterlagen in der Cloud-Umgebung.
- Migrationsunterstützung für öffentliche Ordner: Unterstützt die Migration öffentlicher Ordner zu moderneren Systemen und optimiert Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse.
MacroView-Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive und Adobe Acrobat.
Pros and Cons
Pros:
- Nahtlose Integration mit Microsoft 365 erweitert bestehende Tools.
- Die vertraute Explorer-ähnliche Oberfläche erleichtert die Navigation für Benutzer.
- Automatische Erfassung von Metadaten verbessert die Dokumentenorganisation.
Cons:
- Eingeschränkte Unterstützung für mobile Anwendungen begrenzt die Zugänglichkeit.
- Nicht ideal für Organisationen, die keine Microsoft-Produkte verwenden.
Fluix ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die speziell für Branchen entwickelt wurde, die Außeneinsätze erfordern, wie Bauwesen und Energie. Sie hilft, Dokumenten-Workflows zu optimieren, Aufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Warum ich Fluix ausgewählt habe: Fluix bietet Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, Prozesse vor Ort zu automatisieren und zu vereinfachen. Mit der mobilfreundlichen Benutzeroberfläche kann Ihr Team digitale Formulare direkt vom Einsatzort aus ausfüllen und übermitteln, wodurch Papierkram und manuelle Dateneingabe reduziert werden. Die Workflow-Automatisierung der Plattform sorgt außerdem dafür, dass ausgefüllte Dokumente automatisch an die richtigen Personen zur Prüfung oder Freigabe weitergeleitet werden, was Entscheidungsprozesse beschleunigt.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen sind unter anderem digitale Formulare, die Ihr Team auf mobilen Endgeräten ausfüllen kann, selbst wenn keine Internetverbindung besteht. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten automatisch synchronisiert, sodass keine Informationen verloren gehen. Sie können auch elektronische Unterschriften nutzen, um Dokumente schnell zu autorisieren. Außerdem hilft die Analysefunktion der Plattform dabei, den Dokumentenfluss nachzuverfolgen und die Prozesseffizienz zu steigern.
Integrationen umfassen Salesforce, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, SharePoint, Procore, Egnyte, Slack und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Für mobile Außeneinsätze optimiert
- Unterstützt Offline-Zugriff auf Dokumente
- Funktionen zur Erfassung von Echtzeitdaten
Cons:
- Begrenzte Bearbeitungsfunktionen für Dokumente
- Nicht ideal für kleine Teams
DocuWare ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die eine sichere Speicherung und einen schnellen Zugriff auf Dokumente benötigen. Sie richtet sich an Branchen wie das Gesundheitswesen und die Finanzwelt und stellt Tools für die digitale Archivierung und die Automatisierung von Arbeitsprozessen bereit.
Warum ich DocuWare gewählt habe: DocuWare bietet verschlüsselte Datenübertragung und einfach zu verwaltende Berechtigungen zum Schutz sensibler Informationen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf bestimmte Dokumente erhält, was die Sicherheit erhöht. Darüber hinaus stellt DocuWare eine zentrale Ablage bereit, sodass Ihr Team Dokumente effizient erfassen, teilen, prüfen, genehmigen, archivieren und löschen kann. Diese Zentralisierung sorgt dafür, dass alle wichtigen Dateien sicher gespeichert werden und bei Bedarf schnell abgerufen werden können.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die automatisierte Datenerfassung, bei der Schlüsselinformationen aus Ihren Dokumenten extrahiert und strukturiert gespeichert werden. Diese Automatisierung reduziert die manuelle Dateneingabe und minimiert Fehler. DocuWare bietet zudem Workflow-Automatisierung, mit der Ihr Team Prozesse für Dokumentenfreigaben und -prüfungen einrichten kann, um sicherzustellen, dass Aufgaben effizient erledigt werden.
Integrationen umfassen Microsoft Office, Microsoft Outlook, SAP, Sage, QuickBooks, Oracle, Salesforce, Google Workspace, Dropbox und Box.
Pros and Cons
Pros:
- Starkes Archivierungs- und Abrufsystem
- Elektronische Signaturfunktion inklusive
- Mobiler Zugriff für das Dokumentenmanagement
Cons:
- Komplexität bei der Anpassung von Workflows
- Nicht ideal für sehr kleine Unternehmen
LogicalDOC ist ein Dokumentenmanagementsystem, das für mittelständische und große Unternehmen entwickelt wurde. Es unterstützt die Dokumentenorganisation, Einhaltung von Vorschriften und Zusammenarbeit über verschiedene Plattformen hinweg und bietet Cloud-Zugriff für das Arbeiten aus der Ferne.
Warum ich LogicalDOC ausgewählt habe: LogicalDOC bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die mehrere Sprachen unterstützt und eine reibungslose Zusammenarbeit in vielfältigen Teams ermöglicht. Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung und Aufbewahrungsfristen sorgen dafür, dass Ihre Dateien organisiert bleiben und den Vorschriften entsprechen. Zudem gewährleistet der webbasierte Zugang, dass Ihr Team von überall arbeiten kann, ohne umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Organisation von Dokumenten, das Management von Compliance und eine Workflow-Engine für Automatisierung. Sie profitieren außerdem von Kollaborationstools, die Versionskontrolle und Ereignisbenachrichtigungen unterstützen. Zusätzlich bietet LogicalDOC verschiedene Optionen zum Hochladen, Organisieren und Verteilen Ihrer Dokumente.
Integrationen umfassen Microsoft Office, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, SharePoint, Outlook, Thunderbird und Salesforce.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrsprachige Unterstützung für globale Teams
- Open-Source Community Edition verfügbar
- Anpassbare Workflow-Engine
Cons:
- Für die Einrichtung könnte technisches Know-how erforderlich sein
- Funktionsumfang kann kleine Teams überfordern
ONLYOFFICE ist eine cloudbasierte Office-Suite, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde. Sie bietet Dokumentenmanagement, Kollaborations- und Kommunikationstools, um die Teamproduktivität zu steigern.
Warum ich mich für ONLYOFFICE entschieden habe: ONLYOFFICE überzeugt durch Funktionen zur Zusammenarbeit im Team, bei denen mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten können. Änderungen können verfolgt, Kommentare hinterlassen und direkt über den integrierten Chat kommuniziert werden – das macht die Zusammenarbeit einfach und effizient. Die Plattform unterstützt zudem eine Vielzahl von Dateiformaten, sodass beim Teilen von Dokumenten keine Kompatibilitätsprobleme entstehen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Editoren für Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen – alle unterstützen die gemeinsame Bearbeitung. ONLYOFFICE bietet außerdem erweiterte Formatierungswerkzeuge, mit denen Sie professionelle Dokumente mühelos erstellen können. Über die Versionshistorie lassen sich Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen.
Integrationen bestehen mit Google Drive, Dropbox, Nextcloud, OneDrive, SharePoint, Box, ownCloud, Alfresco, Confluence und WordPress.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten
- Unterstützt mehrere Dokumentformate
- Anpassbare Zugriffberechtigungen
Cons:
- Kann ressourcenintensiv für Systeme sein
- Begrenzte erweiterte Tabellenfunktionen
Egnyte ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, das für Unternehmen entwickelt wurde, die sowohl Cloud- als auch lokale Dateispeicherung benötigen. Es bedient Branchen wie Bauwesen, Medien und Finanzen und bietet sichere Dateifreigabe- sowie Kollaborationswerkzeuge.
Warum ich Egnyte gewählt habe: Egnyte bietet eine hybride Cloud-Lösung, die Cloud- und lokale Speicherung kombiniert, um Ihrem Team Flexibilität im Datenmanagement zu geben. Die Plattform beinhaltet detaillierte Zugriffskontrollen, sodass Sie genau festlegen können, wer bestimmte Dokumente sieht und bearbeitet, was die Sicherheit erhöht. Egnyte bietet außerdem KI-gestützte Inhaltsklassifizierung, damit Ihr Team sensible Informationen schnell identifizieren und organisieren kann.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Ransomware-Erkennung und -Wiederherstellung, die Ihre Daten vor Cyberbedrohungen schützt. Das Content Lifecycle Management von Egnyte hilft Ihrem Team zudem, Richtlinien für die Dokumentenaufbewahrung und -löschung zu automatisieren. Die Plattform ermöglicht auch die Zusammenarbeit an großen Dateien, sodass Sie effizient an umfangreichen Dokumenten arbeiten können – selbst bei begrenzter Bandbreite.
Integrationen sind Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Slack, DocuSign, Adobe Sign, Smartsheet, Autodesk, Okta und Box.
Pros and Cons
Pros:
- Hybride Cloud- und On-Premises-Speicherung
- Erweiterte Daten-Governance-Richtlinien
- Flexible Dateizugriffsberechtigungen
Cons:
- Komplexität bei der Ersteinrichtung
- Kann laufende technische Unterstützung erfordern
Alfresco ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform für Organisationen, die Dokumentenkontrolle und Zusammenarbeit benötigen. Sie bedient Branchen wie Behörden, Gesundheitswesen und Finanzwesen mit Open-Source-Lösungen zur Verbesserung des Content-Managements und der Geschäftsprozesse.
Warum ich Alfresco gewählt habe: Alfresco bietet die Flexibilität von Open Source, sodass Ihr Team die Plattform nach Ihren Bedürfnissen anpassen und erweitern kann. Diese Anpassungsfähigkeit macht es für spezielle geschäftliche Anforderungen und Integrationen geeignet. Sie können zudem Dokumente effizient mit den fortschrittlichen Such- und Wiederherstellungsfunktionen verwalten. Alfresco unterstützt außerdem die Einhaltung von branchenspezifischen Vorschriften und stellt sicher, dass Ihre Dokumente die erforderlichen Standards erfüllen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten KI-gesteuerte Inhaltserkennung, wodurch Ihr Team Dokumente automatisch anhand ihres Inhalts klassifizieren und verschlagworten kann. Zusätzlich ermöglicht die föderierte Suche das Auffinden und Abrufen von Dokumenten über mehrere Repositorien hinweg, wodurch Sie weniger Zeit mit der Suche nach Dateien verbringen.
Integrationen umfassen Microsoft Office, Google Workspace, Salesforce, SAP, Amazon Web Services, IBM, Oracle, Microsoft Dynamics, Box und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbare Open-Source-Plattform
- Effektive Versionskontrolle für Dokumente
- Flexibel für individuelle Geschäftsanforderungen
Cons:
- Begrenzte Unterstützung für nicht-technische Nutzer
- Möglicherweise zusätzlicher Integrationsaufwand nötig
Nextcloud ist eine selbstgehostete Plattform, die für Unternehmen und Privatpersonen entwickelt wurde, die die Kontrolle über ihre Daten behalten möchten. Sie bietet Dateispeicherung, Dateifreigabe und Kollaborationstools für Teams, die Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen.
Warum ich Nextcloud gewählt habe: Nextcloud bietet Selbsthosting-Optionen, mit denen Sie die Plattform auf Ihren eigenen Servern bereitstellen können. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre sensiblen Informationen innerhalb Ihrer Infrastruktur verbleiben und erhöht so die Sicherheit sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Die Open-Source-Natur von Nextcloud ermöglicht darüber hinaus eine umfangreiche Anpassung, sodass Sie das System genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zuschneiden können.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Dateizugriff und -freigabe, womit Sie Ihre Dokumente einfach verwalten können. Außerdem können Sie mit Kollaborationstools gemeinsam mit Ihrem Team an Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus bietet Nextcloud Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand geschützt sind.
Integrationen beinhalten Collabora Online, OnlyOffice, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, GitHub, Jira, Twitter und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Volle Kontrolle über das Datenhosting
- Hochgradig anpassbare Plattform
- Unterstützt eine breite Palette an Speicherlösungen
Cons:
- Begrenzte Kundenservice-Optionen
- Nicht ideal für technisch unerfahrene Nutzer
ProtonDocs ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die auf Einzelpersonen und Unternehmen zugeschnitten ist, die Wert auf Datenschutz legen. Es bietet eine sichere Dokumentenspeicherung, Freigabe und Zusammenarbeit für Nutzer, die Vertraulichkeit benötigen.
Warum ich ProtonDocs ausgewählt habe: ProtonDocs bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass nur Sie und die von Ihnen bestimmten Empfänger auf Ihre Dokumente zugreifen können. Darüber hinaus sorgt die Zero-Access-Verschlüsselung der Plattform dafür, dass selbst ProtonDocs Ihre Dateien nicht entschlüsseln kann, was sie ideal für die Verwaltung sensibler Daten macht. Zusätzlich fließen Ihre Daten bei ProtonDocs nicht in KI-Modelle ein, sodass Ihre Informationen ausschließlich Ihnen gehören.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten sicheres Teilen von Dokumenten, womit Sie kontrollieren können, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat. Sie können außerdem mit Kollaborationstools in Echtzeit gemeinsam mit Ihrem Team an Dokumenten arbeiten. Zugriffskontrollen helfen Ihnen außerdem, Berechtigungen zu verwalten und sicherzustellen, dass ausschließlich befugte Nutzer Dokumente einsehen oder bearbeiten können.
Integrationen umfassen ProtonMail, ProtonCalendar, ProtonDrive und ProtonVPN.
Pros and Cons
Pros:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Dokumente
- Zero-Access-Verschlüsselung
- Optionen zum sicheren Teilen von Dokumenten
Cons:
- Begrenzte Integration mit Drittanbieterdiensten
- Eingeschränkte erweiterte Bearbeitungsfunktionen für Dokumente
Weitere Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme
Hier sind einige zusätzliche Optionen für Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- MFiles
Am besten für Metadatenmanagement
- Pairsoft
Am besten für die Integration in die Beschaffung
- Document360
Ideal für vollständige Kontrolle über Dokumente
- Wrike
Am besten für die Integration ins Projektmanagement
Auswahlkriterien für Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme
Bei der Auswahl der besten Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme für diese Liste habe ich gängige Bedürfnisse und typische Probleme wie Datensicherheit und effiziente Zusammenarbeit berücksichtigt. Um die Bewertung strukturiert und fair zu halten, habe ich zudem das folgende Bewertungsraster eingesetzt:
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um auf dieser Liste berücksichtigt zu werden, muss jede Lösung diese Anwendungsfälle erfüllen:
- Speichern und Organisieren digitaler Dokumente
- Zugriffs- und Rechteverwaltung für Benutzer
- Dokumentensuche und -wiederausgabe ermöglichen
- Verfolgung der Versionierung und Führen von Audit-Trails
- Unterstützung von Dateifreigabe und Zusammenarbeit
Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzuschränken, habe ich außerdem auf besondere Merkmale geachtet, wie zum Beispiel:
- Integration mit Anwendungen von Drittanbietern
- Erweiterte Such- und Indizierungsfunktionen
- Anpassbare Workflows und Automatisierung
- Mobiler Zugriff und Offline-Funktionalität
- KI-gestützte Einblicke und Analysen
Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung)
Um ein Gefühl für die Benutzerfreundlichkeit der jeweiligen Systeme zu bekommen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Eine intuitive Benutzeroberfläche
- Einfache Navigation
- Eine minimale Lernkurve
- Anpassungsmöglichkeiten
- Konsistenz auf allen Plattformen
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding-Erlebnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von Schulungsvideos
- Interaktive Produkttouren
- Sofort einsatzbereite Vorlagen
- Zugang zu Webinaren und Tutorials
- Hilfreiche Chatbots und Hilfecenter
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupportleistungen jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- 24/7 Support-Verfügbarkeit
- Mehrere Support-Kanäle
- Reaktionsschnelligkeit bei Anfragen
- Zugang zu einer Wissensdatenbank
- Verfügbarkeit von dedizierten Account-Managern
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der jeweiligen Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Ein wettbewerbsfähiges Preismodell
- Die angebotene Funktionsvielfalt
- Die Skalierbarkeit der Preispakete
- Transparenz bei der Preisgestaltung
- Rabatte bei jährlicher Abrechnung
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um ein Gefühl für die allgemeine Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich bei der Auswertung von Kundenbewertungen Folgendes berücksichtigt:
- Gesamtzufriedenheitsbewertung
- Häufig erwähnte Schmerzpunkte
- Häufigkeit von Funktions-Updates
- Feedback zum Kundensupport
- Empfehlungen durch bestehende Nutzer
Wie Sie Cloud-Dokumentenmanagementsysteme auswählen
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplizierten Preismodellen zu verlieren. Damit Sie sich während Ihres individuellen Auswahlprozesses nicht verzetteln, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:
| Faktor | Was Sie beachten sollten |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Achten Sie auf Funktionen, die sowohl einen höheren Speicherbedarf als auch zusätzliche Nutzer abdecken, ohne die Leistung zu beeinträchtigen |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob die Software mit anderen Tools, die Ihr Team täglich nutzt – wie CRM- oder Projektmanagement-Software – integriert werden kann, um Workflows zu optimieren und die Produktivität zu steigern |
| Anpassbarkeit | Überlegen Sie, inwieweit Sie die Software an die Abläufe Ihres Teams anpassen können. Individuelle Workflows und Dashboards können Effizienz und Nutzerakzeptanz verbessern |
| Benutzerfreundlichkeit | Bewerten Sie die Benutzeroberfläche und das Nutzererlebnis des Systems. Ihr Team sollte die Software ohne umfangreiche Schulung oder Unterstützung bedienen können, damit Sie schnell damit arbeiten können. |
| Budget | Stimmen Sie die Kosten für die Software mit Ihren Budgetvorgaben ab. Achten Sie auf transparente Preisgestaltung und berücksichtigen Sie langfristige Ausgaben, darunter Updates und Zusatzfunktionen |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bevorzugen Sie Lösungen mit starken Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um sensible Daten zu schützen und Vorschriften einzuhalten |
| Mobiler Zugriff | Wenn Ihr Team mobil arbeitet oder unterwegs ist, achten Sie auf zuverlässigen mobilen Zugriff und Offline-Fähigkeit, um überall produktiv bleiben zu können |
| Support-Services | Bewerten Sie die Verfügbarkeit und Qualität des Kundensupports. Schneller und hilfreicher Support kann Probleme zügig lösen und Arbeitsausfälle verhindern |
Trends bei Cloud-Dokumentenmanagementsystemen
Für meine Recherche habe ich zahlreiche Produktupdates, Pressemitteilungen und Release-Notes verschiedener Anbieter von Cloud-Dokumentenmanagementsystemen ausgewertet. Hier sind ein paar aufkommende Trends, die ich derzeit besonders beobachte:
- KI-gestützte Einblicke: Anbieter integrieren Künstliche Intelligenz, um intelligente Dokumentenanalyse und Einblicke zu liefern. Dies hilft Nutzer:innen, schnell relevante Informationen zu finden und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise bieten manche Systeme eine KI-gestützte Suche, die sich im Laufe der Zeit durch Nutzungsmuster verbessert.
- Blockchain für Sicherheit: Blockchain-Technologie wird eingesetzt, um die Sicherheit und Integrität von Dokumenten zu erhöhen. So wird sichergestellt, dass Dokumente manipulationssicher und überprüfbar sind – besonders nützlich im juristischen und finanziellen Bereich.
- Spracherkennung: Die Integration von Spracherkennung ermöglicht es Nutzer:innen, Dokumente freihändig zu verwalten. Diese Funktion wird zunehmend häufiger in Systemen eingesetzt, bei denen schneller Zugriff und Multitasking entscheidend sind, beispielsweise im Gesundheitswesen.
- Kollaborative Bearbeitung: Die Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit wird immer wichtiger und ermöglicht Teams, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Dieses Feature ist besonders für remote arbeitende Teams essenziell, um Produktivität und Zusammenhalt über verschiedene Standorte hinweg zu gewährleisten.
- Fokus auf Nachhaltigkeit: Immer mehr Anbieter legen Wert auf umweltfreundliche Maßnahmen wie die Reduzierung des Papierverbrauchs und energieeffiziente Rechenzentren. Dieser Trend spricht Unternehmen an, die ihre ökologische Wirkung verbessern und Dokumente digital verwalten möchten.
Was ist ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem?
Ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem ist eine digitale Lösung, um Dokumente online zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen. Fachkräfte wie Projektmanager:innen, Rechtsteams und Personalabteilungen nutzen diese Tools, um die Zusammenarbeit und Effizienz zu steigern.
Suchfunktion, Versionskontrolle und Zugriffsbeschränkungen helfen dabei, große Mengen an Dokumenten sicher und effizient zu verwalten. Insgesamt sparen diese Tools Zeit und verringern den Aufwand beim Umgang mit Papierdokumenten.
Funktionen von Cloud-Dokumentenmanagementsystemen
Achten Sie bei der Auswahl eines Cloud-Dokumentenmanagementsystems auf folgende wichtige Funktionen:
- Dokumentenspeicherung: Bietet einen zentralen Ort, an dem Sie alle Dateiversionen aufbewahren können – einfach auffindbar und verwaltbar.
- Versionskontrolle: Verfolgt Änderungen an Dokumenten und speichert die Bearbeitungshistorie, damit Ihr Team immer mit der aktuellen Version arbeitet. Dateisynchronisierungssoftware kann hierfür hilfreich sein.
- Zugriffsbeschränkungen: Ermöglicht die Steuerung, wer Dokumente ansehen oder bearbeiten darf und erhöht so Sicherheit und Compliance.
- Suchfunktion: Bietet erweiterte Suchmöglichkeiten, um Dokumente schnell per Stichwort oder Metadaten zu finden.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Erlaubt mehreren Nutzer:innen, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, was Teamarbeit und Produktivität verbessert.
- Automatisierte Workflows: Optimiert Prozesse durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, spart Zeit und reduziert Fehler. Wer gezielt nach diesem Feature sucht, kann sich auch Dokumentenautomatisierungssoftware ansehen.
- Mobiler Zugriff: Ermöglicht Nutzer:innen, Dokumente von unterwegs aus zu verwalten – unerlässlich für dezentrale Teams.
- Compliance-Unterstützung: Hilft bei der Einhaltung von Branchenvorschriften durch Tools zum sicheren Umgang mit sensiblen Informationen.
- Verschlüsselung und Sicherheit: Schützt Daten durch Verschlüsselung und Sicherheitsprotokolle und sorgt dafür, dass Dokumente vertraulich bleiben.
- Anpassbare Vorlagen: Bietet vorgefertigte Vorlagen, die individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können und den Dokumentenerstellungsprozess beschleunigen.
- E-Signatur-Integration: Ermöglicht das sichere elektronische Signieren und Versenden von Dokumenten – beschleunigt Genehmigungsprozesse und verringert papierbasierte Abläufe.
Vorteile von Cloud-Dokumentenmanagementsystemen
Die Einführung eines Cloud-Dokumentenmanagementsystems kann Ihrem Team und Unternehmen mehrere Vorteile bringen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung und das Teilen in Echtzeit ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, effizient zusammenzuarbeiten – unabhängig vom Standort.
- Erhöhte Sicherheit: Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen vertrauliche Dokumente und halten Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff sicher.
- Gesteigerte Produktivität: Automatisierte Arbeitsabläufe und schnelle Suchfunktionen sparen Zeit und reduzieren den Aufwand für das Dokumentenmanagement.
- Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und geringerer Speicherbedarf senken die Betriebskosten und machen Ihr Unternehmen effizienter.
- Bessere Compliance: Compliance-Tools stellen sicher, dass Ihre Dokumente die gesetzlichen Anforderungen der Branche erfüllen und minimieren rechtliche Risiken.
- Skalierbarkeit: Das System wächst mit Ihrem Unternehmen und passt sich mühelos an mehr Benutzer und zusätzlichen Speicherplatz an.
- Mobiler Zugriff: Mobile Funktionen ermöglichen Ihrem Team den Zugriff auf Dokumente von überall und unterstützen flexible Arbeitsmodelle.
Kosten und Preise von Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen
Die Auswahl eines Cloud-Dokumentenmanagement-Systems erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und -pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise sowie typische enthaltene Funktionen von Cloud-Dokumentenmanagement-Lösungen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Gängige Funktionen |
| Gratis-Tarif | $0 | Grundspeicher, begrenzte Nutzerzahl und grundlegendes Dokumenten-Sharing |
| Persönlicher Tarif | $5 - $15/user/month | Erweiterter Speicher, Versionskontrolle für Einzelbenutzer und grundlegende Zusammenarbeitstools |
| Geschäftstarif | $20 - $50/user/month | Erweiterter Speicher, mehrere Nutzer, Zugriffskontrollen und Workflow-Automatisierung |
| Unternehmens-Tarif | $50 - $100/user/month | Unbegrenzter Speicher, Sicherheit auf Unternehmensebene, Compliance-Funktionen und bevorzugter Support |
Cloud-Dokumentenmanagement-System FAQs
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen:
Wie integriert sich ein Cloud-Dokumentenmanagement mit anderer Software?
Cloud-Software zur Versionskontrolle von Dokumenten bietet häufig Integrationen mit verschiedenen Programmen wie CRM-Systemen, Buchhaltungs- und Projektmanagement-Tools an. So können Sie Arbeitsabläufe optimieren, indem Daten automatisch zwischen den Plattformen synchronisiert werden.
Können Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme angepasst werden?
Ja, viele Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Anpassung an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen. Sie können häufig Workflows, Zugriffsrechte und Benutzeroberflächen individuell gestalten. Diese Flexibilität stellt sicher, dass sich das System Ihren Prozessen anpasst und die Akzeptanz im ganzen Team verbessert.
Welche Sicherheitsmaßnahmen bieten Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme?
Solche Systeme beinhalten in der Regel Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfpfade zum Schutz Ihrer Dokumente. Regelmäßige Updates und die Einhaltung von Branchenstandards sorgen zusätzlich dafür, dass Ihre Daten vor potenziellen Bedrohungen geschützt sind.
Wie gehen Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme mit großen Datenmengen um?
Dokumentenmanagement-Software ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und steigende Datenmengen zu bewältigen. Funktionen wie erweiterte Such- und Indexierungsmechanismen helfen darüber hinaus, Dokumente effizient zu verwalten und wiederzufinden. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass das System auch bei wachsendem Bedarf leistungsfähig bleibt.
Gibt es mobile Funktionen bei Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen?
Ja, die meisten modernen Softwarelösungen für Dokumentenkontrolle bieten mobilen Zugriff über Apps oder Web-Oberflächen. So kann Ihr Team von überall auf Dokumente zugreifen und diese verwalten – besonders wichtig für das Arbeiten im Homeoffice. Dank mobiler Möglichkeiten bleibt Ihr Team produktiv, unabhängig vom Standort.
Welche Art von Support kann ich von Anbietern von Cloud-Dokumentenmanagement-Systemen erwarten?
Anbieter von Systemen zur Dokumentenversionierung bieten in der Regel verschiedene Support-Möglichkeiten an, darunter Live-Chat, E-Mail- und telefonischen Support. Viele stellen zudem umfangreiche Online-Ressourcen wie FAQs, Anleitungen und Webinare zur Verfügung. Zuverlässiger Support hilft Ihnen, Probleme schnell zu lösen und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Wie unterstützen Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme die Zusammenarbeit im Team?
Cloud-Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es Teams, Dateien in Echtzeit zu öffnen, zu bearbeiten und zu teilen. Versionskontrolle verfolgt Änderungen und ermöglicht einfache Rücksetzungen. Anmerkungen und Kommentare erleichtern Feedback, während Aufgabenverteilungen und Freigaben für strukturierte Workflows sorgen. Teams können dank Internetverbindung auch standortunabhängig zusammenarbeiten.
Warum ist Versionskontrolle wichtig?
Die Versionskontrolle stellt sicher, dass Teams stets an der aktuellsten Version eines Dokuments arbeiten und behält gleichzeitig die Historie vergangener Änderungen bei. Sie verhindert Verwirrung durch mehrere Dateikopien und das Risiko, wichtige Informationen zu überschreiben. Tools zur Versionskontrolle helfen zudem, verschiedene Versionen von Dateien nachzuverfolgen, um Änderungen leicht nachzuvollziehen und Arbeitsabläufe übersichtlich zu halten.
Sollte ein Fehler auftreten, lässt sich einfach auf eine frühere Version zurücksetzen, ohne wichtige Daten zu verlieren. Wird eine neue Version erstellt, kann sie mit vorherigen verglichen werden, um Genauigkeit sicherzustellen. Besonders für Teams, die häufig gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ist das unerlässlich für Verantwortlichkeit und Konsistenz.
Wie geht es weiter?
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