10 beste Zeiterfassungssoftwares für professionelle Dienstleistungen im Test 2026

Productive ist eine Plattform für das Management von Dienstleistungen, die Zeitverfolgung, Projektbudgetierung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung und Profitabilitätsberichte in einem einzigen Tool vereint, das speziell für Agenturen und Beratungsunternehmen entwickelt wurde.

Für wen ist Productive am besten geeignet?

Productive eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Agenturen, Beratungsfirmen und IT-Dienstleister, die abrechenbare Zeiten direkt mit den Projektfinanzen verknüpfen müssen.

Warum ich Productive gewählt habe

Productive hat es dank seiner KI-gestützten Berichtsfunktionen auf meine Shortlist geschafft, da finanzielle Einblicke ohne manuelle Auswertung sichtbar gemacht werden. Besonders gefällt mir, dass Report Intelligence mehrere Datensätze analysiert und Klartext-Zusammenfassungen liefert, sodass ich sofort erkenne, welche Projekte Margenrisiken darstellen. Die KI-Zeiterfassung füllt zudem Stundenzettel automatisch anhand von Kalendereinträgen und bisherigen Einträgen aus, was die Auslastungsdaten so genau macht, dass man ihnen tatsächlich vertrauen kann.

Wichtige Funktionen von Productive

• Ressourcenplaner: Planung und Zuweisung von Beraterkapazitäten mit vorläufigen, wiederkehrenden und geteilten Buchungen.
• Retainer- und Festpreismodelle: Verwaltung wiederkehrender Retainer und Abschöpfungen von Festpreisprojekten neben T&M-Arbeiten.
• Mehrwährungs-Rechnungsstellung: Erstellung von Rechnungen in verschiedenen Währungen zur Unterstützung internationaler Kundenprojekte.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Detaillierte Zugriffsrechte für Benutzerrollen, Kunden und sensible Finanzdaten definieren.

Productive Integrationen

Productive bietet native Integrationen mit Xero, HubSpot, Jira, Slack, Sage, Outlook, Google Kalender und Microsoft 365. Es verbindet sich mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Toggl ist ein Zeiterfassungs- und Kapazitätsplanungstool für Agenturen, Beratungsunternehmen und andere Teams im professionellen Dienstleistungsbereich. Es hilft Nutzern, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu erfassen, Produktivitäts- und Rentabilitätsberichte zu erstellen und die Teamkapazität zu planen, damit sie Kundenprojekte pünktlich und innerhalb des Budgets liefern können.

Warum ich Toggl ausgewählt habe: Ich habe Toggl aufgrund seines Fokus auf Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit ausgewählt. Die Benutzeroberfläche beseitigt unnötige Hürden, und Timer lassen sich einfach starten, wechseln und kategorisieren, wodurch sich das Tool ideal für Einzelpersonen oder kleine Teams eignet, die nur eine minimale Einrichtung benötigen. Die Erkennung von Inaktivität und die visuelle Berichterstattung helfen dabei, zu verstehen, wie Zeit verteilt werden sollte, ohne Nutzer mit Konfigurationsoptionen zu überfordern.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Zu den Funktionen gehören Projektverfolgung, Aufgabenverwaltung, Kapazitätsplanung, abrechenbare Sätze und Inaktivitätserkennung. Sie können zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden unterscheiden, was eine genaue Abrechnung unterstützt. Die Funktion zur Erkennung von Inaktivität stellt sicher, dass nur die Zeit aktiver Arbeit erfasst wird, während Berichte Ihnen helfen, die Zeitverwendung zu analysieren, die Teamkapazität zu bewerten und die Rentabilität von Projekten zu ermitteln.

Zu den Integrationen gehören Asana, Jira, Outlook, Google Calendar, GitHub, Todoist und weitere. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API verfügbar, außerdem wird MCP für die Verbindung mit Claude, Cursor und Codex unterstützt.

DeskTime ist ein automatisches Zeiterfassungstool für Büro-, hybride und Remote-Teams, das Projektverfolgung, Produktivitätsüberwachung, Abwesenheitsmanagement, Schichtplanung und Offline-Zeitprotokollierung abdeckt.

Für wen ist DeskTime am besten geeignet?

DeskTime eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Teams, die eine unkomplizierte Lösung zur Arbeitszeiterfassung über verschiedene Arbeitsplatzmodelle hinweg suchen – egal ob im Büro, remote oder hybrid.

Warum ich DeskTime ausgewählt habe

DeskTime ist einer meiner Favoriten, weil mir gefällt, wie die Zeiterfassung komplett ohne manuellen Aufwand funktioniert. Die Desktop-App beginnt mit dem Tracking, sobald der Computer eingeschaltet wird, und beendet es beim Herunterfahren. Produktive Zeit, Leerlaufzeiten und Pausen werden automatisch protokolliert. Die Produktivitätsberechnung finde ich ebenfalls überzeugend: Jede App und jede URL wird einem Produktivitätsstatus zugeordnet, sodass man eine echte Übersicht darüber bekommt, wie abrechenbare Stunden wirklich genutzt werden – und nicht nur, wie lange jemand eingeloggt war.

DeskTime Hauptfunktionen

• Projekt- und Aufgaben-Zeiterfassung: Die erfasste Zeit kann direkt bestimmten Projekten und Aufgaben zugewiesen werden, um zu sehen, wie die Stunden auf Kundenarbeit verteilt sind.
• Abwesenheitskalender: Team-Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheitstage und benutzerdefinierte Fehlzeiten eintragen und verwalten – inklusive eingebauter Genehmigungsworkflows.
• Offline-Zeiterfassung: Zeitaufwand für Arbeit außerhalb des Computers, wie z. B. Kundentermine oder Anrufe, kann manuell nachgetragen werden.
• Geplante Berichte: Automatische Zustellung von Berichten einrichten, um Stakeholder regelmäßig über Teamzeiten zu informieren – ganz ohne manuellen Export.

DeskTime Integrationen

DeskTime bietet eine kleine Auswahl nativer Integrationen, darunter Google Calendar, Outlook Calendar, Trello, GitLab, Asana und Jira, sowie eine Anbindung an Zapier. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

actiTIME bietet eine umfassende Lösung für Fachkräfte, die ein sorgfältiges Zeitmanagement und eine präzise Projektverfolgung benötigen. Ideal für Branchen wie Architektur, Beratung und IT erfüllt actiTIME den Bedarf an genauer Abrechnung und effizienter Ressourcenverteilung. Es stellt Werkzeuge zur Verwaltung von Projekten, Budgets und Teamaktivitäten bereit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos und profitabel arbeitet.

Warum ich actiTIME ausgewählt habe

Ich habe actiTIME ausgewählt, weil es mit seinen detaillierten Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen hervorragend auf die spezifischen Anforderungen professioneller Dienstleistungen eingeht. Sie können abrechenbare Stunden problemlos erfassen und Projektbudgets verwalten, was für die Aufrechterhaltung der Rentabilität und Verantwortlichkeit bei Dienstleistungen für Kunden entscheidend ist. Das Tool bietet außerdem umfassende Berichtsfunktionen, mit denen Sie die Projektleistung analysieren und fundierte Entscheidungen treffen können.

Wichtige Funktionen von actiTIME

Zusätzlich zu seinen Kernfunktionen bietet actiTIME mehrere weitere Funktionen, die seinen Nutzen für professionelle Dienstleistungen erhöhen:

• Budgetverfolgung: Überwachen Sie Projektbudgets in Echtzeit, um übermäßige Ausgaben zu vermeiden.
• Urlaubsverwaltung: Verwalten Sie die Verfügbarkeit des Teams, indem Sie Abwesenheiten und freie Zeiten erfassen.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen auf Grundlage der erfassten Zeit und Projektarbeit.
• Individuelle Arbeitsabläufe: Passen Sie Arbeitsabläufe an bestimmte Geschäftsprozesse und Anforderungen an.

Integrationen von actiTIME

Zu den Integrationen gehören actiPLANS, QuickBooks und Zapier.

TimeTrex hilft Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen, abrechenbare Stunden zu erfassen, Ausgaben zu verwalten und Stundenzettel-Daten mit weniger manueller Arbeit in Rechnungen umzuwandeln. Dank mobiler Stechuhr-Funktionen, GPS-Tracking und Jobkosten-Funktionen eignet sich das Tool besonders für Unternehmen mit Beratern, Außendienstmitarbeitern oder projektbasierten Teams.

Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?

TimeTrex Now ist besonders passend für mittelgroße bis große Unternehmen im Bereich professionelle Dienstleistungen, die Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Compliance auf einer Plattform verwalten möchten.

Warum habe ich TimeTrex ausgewählt?

Ich habe TimeTrex gewählt, weil es Teams in der Dienstleistungsbranche ermöglicht, abrechenbare Stunden über mobile Geräte zu erfassen und dabei per GPS-Tracking und Geofencing überprüft, wo die Arbeit stattfindet. Mir gefällt, dass Mitarbeitende sich vor Ort beim Kunden, im Außendienst oder im Homeoffice einstempeln können, und Vorgesetzte standortbasierte Stempeldaten prüfen können, bevor sie Stundenzettel freigeben. TimeTrex unterstützt außerdem Jobkostenrechnung, Ausgabenverfolgung und Rechnungsstellung, sodass Ihr Team erfasste Arbeitszeiten mit Projektkosten und Kundenabrechnung verknüpfen kann. Die Lohn- und Anwesenheitsregeln sind nützlich für Teams mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, Überstundenregelungen oder Entgeltanforderungen.

TimeTrex – Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von TimeTrex unterstützen Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen bei der Verwaltung von Dienstplänen, Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten neben der Zeiterfassung:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Verarbeiten Sie Löhne anhand genehmigter Arbeitszeiten und Anwesenheitsdaten, inklusive Überstundenregeln, Abzügen, Gehaltsabrechnungen und Steuerberichten.
• Mitarbeitereinsatzplanung: Erstellen Sie Dienstpläne, verwalten Sie Verfügbarkeiten und bearbeiten Sie Urlaubsanträge zentral.
• Ausgabenmanagement: Erfassen Sie projektbezogene Ausgaben, laden Sie Belege hoch, steuern Sie Freigaben und verknüpfen Sie Kosten mit Abteilungen oder Aufgaben.
• Mitarbeiter-Self-Service: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen abrufen und persönliche Informationen verwalten.

TimeTrex – Integrationen

Integrationen umfassen ADP, Intuit QuickBooks, Sage, Paychex, Surepay, Ceridian, Meditech, Insync, Millennium und CompuPay.

Clockify ist eine Zeiterfassungssoftware, die für Einzelpersonen und Teams entwickelt wurde, um Arbeitsstunden zu erfassen. Freiberufler und kleine Unternehmen nutzen sie, um die Produktivität zu überwachen und die Abrechnung zu verwalten.

Warum ich Clockify ausgewählt habe: Die Browser-Erweiterungen machen die zeitgesteuerte Erfassung besonders zugänglich. Das ist ideal für Teams, die über mehrere Tabs, Tools oder Cloud-Plattformen hinweg arbeiten. Die einfache Berichterstellung und der Offline-Modus sorgen für Zuverlässigkeit und bieten den Nutzern eine flexible Möglichkeit, Zeit auch beim Wechsel zwischen Geräten oder bei instabiler Internetverbindung zu erfassen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Zeitaudits, Projektvorlagen und der Offline-Modus. Diese Funktionen helfen, die Genauigkeit bei der Zeiterfassung sicherzustellen und die Projektorganisation zu vereinfachen. Im Offline-Modus können Sie die Zeiterfassung auch ohne Internetverbindung fortsetzen.

Integrationen sind verfügbar mit Asana, Trello, Jira, QuickBooks, Slack, monday.com, Basecamp, Freshdesk, Todoist und GitHub.

Timely ist eine Zeiterfassungssoftware, die für Teams und Einzelpersonen entwickelt wurde, die ihre Zeiterfassung automatisieren möchten. Sie ist besonders bei Kreativprofis und Beratern beliebt, die ihre Zeit verwalten möchten, ohne sie manuell eingeben zu müssen.

Warum ich Timely gewählt habe: Es bietet automatische Zeiterfassung, die Aktivitäten im Hintergrund aufzeichnet, sodass manuelle Timer überflüssig sind. Sie können sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, während Timely Ihre auf verschiedene Aufgaben verwendete Zeit protokolliert. Die Memory-Funktion ermöglicht es Ihnen, erfasste Zeiten zu überprüfen und freizugeben, was die Genauigkeit sicherstellt. Diese Aspekte machen Timely zur idealen Wahl für alle, die eine zeitsparende Zeiterfassung bevorzugen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Projektzeitpläne, Budgetierungstools und visuelle Berichte. Sie können Budgets für Projekte festlegen und den Fortschritt visuell nachverfolgen, um auf Kurs zu bleiben. Die visuellen Berichte bieten Einblicke, wie Zeit und Ressourcen verteilt werden.

Integrationen bestehen beispielsweise mit Asana, Trello, Slack, QuickBooks, Xero, Salesforce, Zapier, Google Kalender, Outlook und Microsoft Teams.

My Hours ist eine Zeiterfassungssoftware, die speziell für kleine Teams entwickelt wurde, um deren Projekte und Abrechnung zu verwalten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Zeiten zu erfassen, Aufgaben zu organisieren und Projektbudgets im Blick zu behalten.

Warum ich My Hours gewählt habe: My Hours eignet sich besonders für kleine Teams, da hier der Fokus auf Übersichtlichkeit und Kontrolle statt auf Komplexität liegt. Anpassbare Abrechnungssätze, ein Genehmigungs-Workflow und übersichtliche Berichte helfen kleineren Gruppen, die Kontrolle über Projektbudgets und Kundenarbeit zu behalten, ohne dass eine umfangreiche Projektmanagement-Suite erforderlich ist. Ideal für Teams, die Struktur wünschen, ohne viel konfigurieren zu müssen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten anpassbare Abrechnungssätze, detaillierte Berichtswerkzeuge und Anwesenheitskontrolle. Du kannst verschiedene Sätze für unterschiedliche Projekte oder Kunden festlegen, was eine präzise Abrechnung ermöglicht. Die Auswertungen bieten Einblicke, wie Zeit auf verschiedene Projekte verteilt wird.

Integrationen gibt es mit QuickBooks, Trello, Basecamp, Asana, Google Kalender, Slack, Zapier, Xero, Microsoft Teams und Dropbox.

TimeCamp ist eine Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, Zeit und Ausgaben effizient zu verwalten. Häufig wird sie von Projektmanagern und Finanzteams genutzt, um Budgets zu überwachen und die Produktivität zu steigern.

Warum ich TimeCamp ausgewählt habe: Ich habe mich für TimeCamp entschieden, weil es die Zeiterfassung mit Budgets und Projektausgaben verknüpft. Mit Budgetwarnungen, Finanzberichten und automatisierter Zeiterfassung erhalten Projektmanager in Echtzeit einen Überblick darüber, wie sich die Arbeit auf die Kosten auswirkt. Dieser Fokus auf Budgetkontrolle hebt TimeCamp von Tools ab, die sich nur auf Arbeitszeittabellen konzentrieren.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatische Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Anwesenheitsmanagement. Sie können Zeit erfassen, ohne sie manuell einzugeben, was Aufwand spart und Fehler reduziert. Mit der Rechnungsstellungsfunktion können Sie Kunden auf Basis der erfassten Zeit abrechnen.

Integrationen beinhalten Trello, Asana, Slack, Jira, monday.com, QuickBooks, Xero, Salesforce, Microsoft Teams und Google Kalender.

Time Doctor ist eine Zeiterfassungssoftware, die für Teams und Einzelpersonen entwickelt wurde, die ihre Produktivität steigern und die Zeit effizienter verwalten möchten. Remote-Teams und Freiberufler nutzen sie, um Arbeitsgewohnheiten zu überwachen und das Zeitmanagement zu verbessern.

Warum ich Time Doctor ausgewählt habe: Die Software liefert detaillierte Einblicke in die Produktivität, indem sie die auf verschiedene Aufgaben und Webseiten aufgewendete Zeit verfolgt. Sie können Benachrichtigungen für zu viel Zeit auf nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten einstellen, um konzentriert zu bleiben. Außerdem werden Screenshots und Aktivitätslevel angeboten, um für Verantwortlichkeit zu sorgen. Diese Funktionen machen sie besonders nützlich, um die Produktivität zu steigern und Remote-Teams zu überwachen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Ablenkungswarnungen, Berichte zur Zeitnutzung und Offline-Tracking. Die Ablenkungswarnungen halten Sie fokussiert, indem sie Sie über außerplanmäßige Tätigkeiten informieren. Zeitnutzungsberichte liefern eine Aufschlüsselung, wie die Zeit auf verschiedene Projekte verteilt wird.

Integrationen gibt es mit Asana, Trello, Slack, Jira, Basecamp, monday.com, Salesforce, QuickBooks, GitHub und Freshdesk.