10 beste Zeiterfassungssoftwares für kleine Unternehmen im Test 2026

Connecteam ist eine Zeiterfassungs- und Workforce-Management-Software, die speziell für Teams ohne festen Arbeitsplatz in verschiedenen Branchen entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Nutzern, Arbeitszeiten zu erfassen, Schichten zu verwalten und effizient zu kommunizieren.

Warum ich Connecteam gewählt habe: Die Software richtet sich explizit an Teams ohne festen Arbeitsplatz und macht es Ihrem Team einfach, sich von überall aus ein- und auszustempeln. Sie können Schichten verwalten und direkt über die App mit Mitarbeitenden kommunizieren. Das Tool bietet zudem GPS-Tracking und sorgt so für präzise Zeiterfassungen.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Aufgabenmanagement-Tools, mit denen Aufgaben effizient zugewiesen und priorisiert werden können, um das Team besser zu organisieren. Mithilfe der Kommunikationstools lassen sich sofortige Updates und Nachrichten direkt an Ihr Team senden. Connecteam bietet außerdem Schichtmanagement, mit dem Sie schnell Dienstpläne erstellen oder anpassen können.

Integrationen gibt es unter anderem mit QuickBooks, Xero, Zapier, Wix, Shopify und weiteren.

Factorial ist eine KI-gestützte Plattform für Personalwesen und Geschäftsabläufe, die Zeiterfassung, Projektmanagement, Planung und Berichterstattung mit einer KI-Ebene zusammenführt, die alltägliche Aufgaben wie Dienstplanerstellung und Fragen zu Richtlinien übernimmt.

Für wen ist Factorial am besten geeignet?

Factorial eignet sich besonders für kleine Unternehmen, die alltägliche Abläufe – Dienstplanerstellung, Fragen zu Richtlinien und Berichterstattung – mithilfe von KI neben der Zeiterfassung verwalten möchten.

Warum ich Factorial ausgewählt habe

Ich habe Factorial in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Plattform KI direkt in alltägliche Geschäftsabläufe integriert und Aufgaben wie Dienstplanerstellung, Berichtserstellung und die Beantwortung von Fragen zu Mitarbeiterrichtlinien ohne manuellen Aufwand übernimmt. Besonders gefällt mir, dass die KI-gestützte Berichterstattung es ermöglicht, Projektdaten in natürlicher Sprache abzufragen, und dass die Live-Margenverfolgung nach Projektphase die Rentabilität in Echtzeit sichtbar hält.

Hauptfunktionen von Factorial

• Intelligente Projektkalkulation: Kostenangebote auf Phasenebene auf Grundlage der Teamkapazität erstellen und genehmigte Angebote automatisch in aktive Projekte umwandeln.
• Zeiterfassung über mehrere Methoden: Mitarbeitende können sich per QR-Code, GPS, Geofencing oder mobiler App ein- und ausstempeln, wobei die Einträge direkt mit den zugewiesenen Projekten verknüpft werden.
• Margenverfolgung nach Projektphase: Budgetverbrauch und Rentabilität auf Ebene der einzelnen Projektphase überwachen, während die Kosten in Echtzeit erfasst werden.
• Berichterstattung in natürlicher Sprache: Den KI-Assistenten Factorial One verwenden, um Projekt- und Personaldaten in natürlicher Sprache abzufragen und Berichte ohne manuelle Einrichtung zu erstellen.

Integrationen von Factorial

Factorial bietet Integrationen mit Monday.com, Microsoft Power BI, Slack, Google Workspace, Okta, Sage und Microsoft Business Central. Außerdem stellt die Plattform eine öffentliche API bereit und unterstützt Zapier.

DeskTime ist ein automatisches Zeiterfassungstool, das App- und URL-Nutzung protokolliert, projektbezogene Stunden erfasst, die Produktivität der Mitarbeitenden berechnet und Anwesenheiten sowie Abwesenheiten für kleine Teams verwaltet.

Für wen ist DeskTime am besten geeignet?

DeskTime eignet sich gut für Kleinunternehmer und Teamleiter, die eine automatische Zeiterfassung benötigen, ohne sich darauf verlassen zu müssen, dass Mitarbeitende ihre Stunden manuell erfassen.

Warum ich DeskTime ausgewählt habe

Ich habe DeskTime in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es sich mit Google Kalender und Outlook Kalender verbindet, um Besprechungstermine direkt in die Tagesübersicht zu übernehmen. Anstatt Zeit für ein Standup oder einen Kundentermin manuell zu erfassen, übernimmt DeskTime diese Ereignisse automatisch. So spiegeln die erfassten Stunden tatsächlich wider, wie der Tag verbracht wurde – inklusive Besprechungszeiten, ohne dass jemand zusätzliche Eingaben machen muss. Gerade für kleine Teams, in denen niemand Zeit für die Pflege eines weiteren Systems hat, ist das entscheidend.

DeskTime Hauptfunktionen

• Schichtplanung: Plane und teile Arbeitsschichten für Teammitglieder direkt in der DeskTime-Übersicht zu.
• Kostenberechnung: Weise Mitarbeitenden oder Projekten einen Stundensatz zu und lasse DeskTime die Arbeitskosten anhand der erfassten Zeit berechnen.
• Individuelle Berichte: Filtere Zeiten und Produktivitätsdaten nach Mitarbeitenden, Projekt oder Zeitraum und exportiere die Ergebnisse.
• Privatzeit-Modus: Erlaube Mitarbeitenden, die Erfassung für private Aufgaben zu pausieren, ohne Aktivitäten aufzuzeichnen.

DeskTime Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Outlook Kalender, Trello, Gitlab, Asana, Jira und Zapier.

Buddy Punch ist eine Zeiterfassungsplattform, die für kleine Unternehmen mit Stundenlohnkräften entwickelt wurde und Mitarbeiter-Ein- und Ausstempeln, Verwaltung von bezahltem Urlaub (PTO), Dienst- und Schichtplanung, GPS-Tracking und Gehaltsabrechnungs-Integrationen an einem Ort kombiniert.

Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?

Buddy Punch ist ideal für kleine Unternehmen, die stundenbasierte, schichtbasierte oder Außendienstmitarbeiter in Branchen wie Einzelhandel, Bauwesen, Gesundheitswesen und Gastgewerbe verwalten.

Warum habe ich Buddy Punch ausgewählt?

Ich habe Buddy Punch in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil das PTO-Management wirklich eines der am wenigsten arbeitsaufwendigen Systeme ist, die ich je verwendet habe. Sie richten einmal die Regeln für die Urlaubsgutschrift ein, und Buddy Punch fügt automatisch Stunden zum Guthaben der Mitarbeitenden nach Ihrem Zeitplan hinzu. Mitarbeitende können ihr eigenes Guthaben einsehen und direkt über die App Urlaubsanträge stellen. Wenn Sie einen Antrag genehmigen, zieht Buddy Punch die Stunden automatisch vom Guthaben ab, trägt die Zeit in die Zeiterfassung ein und markiert die Abwesenheit im anstehenden Dienstplan – das sind drei manuelle Schritte, die Ihr Team nicht mehr erledigen muss.

Wichtige Funktionen von Buddy Punch

• GPS-Tracking: Protokolliert den Standort eines Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Ein- oder Ausstempelns, sodass Sie immer wissen, von wo aus Außen- oder Remote-Mitarbeitende stempeln.
• Drag-and-Drop-Planung: Erstellen und veröffentlichen Sie Mitarbeitendenpläne visuell, mit Schichtzuweisungen, die Ihr Team direkt in der mobilen App einsehen kann.
• Stempelzeit-Abrundung: Rundet Ein- und Ausstempelzeiten automatisch auf das nächste eingestellte Intervall, um manuelle Korrekturen der Stundenzettel am Ende jeder Lohnabrechnungsperiode zu reduzieren.
• Überstundenwarnungen: Benachrichtigt Manager, wenn Mitarbeiter nahe an Überstundengrenzen kommen, bevor die Stunden gebucht werden.

Buddy Punch Integrationen

Buddy Punch bietet native Integrationen speziell für die Gehaltsabrechnung, darunter QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paycor, Paylocity, Rippling, Workday und SurePayroll – insgesamt gibt es über 17 Lohnabrechnungsintegrationen. Außerdem besteht eine Anbindung an Zapier sowie eine API für benutzerdefinierte Integrationen, plus Single Sign-On-Unterstützung über Google, Apple, Okta und OneLogin.

Toggl ist ein Tool für Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen, mit dem sich Zeit erfassen, Kapazitäten planen, die Rentabilität analysieren und Projekte ganz einfach verwalten lassen.

Warum ich Toggl ausgewählt habe: Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, ohne umfangreiche Schulungen mit der Zeiterfassung zu beginnen. Sie können schnell zwischen Aufgaben wechseln, um genaue Zeiteinträge zu gewährleisten, und auf detaillierte Berichte zugreifen, die Einblicke in die Zeitnutzung bieten. Der Fokus auf Einfachheit macht Toggl zu einer hervorragenden Wahl für Teams, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit legen.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Zu den Funktionen gehört ein Timer, mit dem Sie die Zeit mit nur einem Klick erfassen können, sowie die automatische Zeiterfassung auf dem Desktop. Sie können außerdem die Berichtsfunktion nutzen, um Einblicke darin zu erhalten, wie die Zeit in verschiedenen Projekten verwendet wird, sowie in die Projektrentabilität und die Teamkapazität. Das Tool bietet Erinnerungen und Benachrichtigungen, damit Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Sie können auch Toggl AI nutzen, um Antworten in klarer Sprache auf Fragen dazu zu erhalten, wie die Zeit verwendet wird, wie viel Zeit ein Team erfasst hat und vieles mehr

Zu den Integrationen gehören Google Calendar, Outlook, Jira, Asana, Todoist, GitHub und weitere

Für kleine Unternehmen, die eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung von Zeit und Budget suchen, bietet actiTIME eine maßgeschneiderte Lösung, die diese Anforderungen präzise erfüllt. Die Lösung wurde zur Unterstützung der Projektverfolgung, Budgetverwaltung und Teamzusammenarbeit entwickelt und eignet sich für eine Vielzahl von Branchen. Durch die einfache Integration mit Tools wie QuickBooks stellt actiTIME sicher, dass Ihre Abläufe nicht nur termingerecht, sondern auch kosteneffizient sind, sodass Sie sich weiterhin auf die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Arbeit konzentrieren können.

Warum ich actiTIME ausgewählt habe

Ich habe actiTIME ausgewählt, weil die einzigartige Kombination aus Zeiterfassung und Budgetverwaltung für kleine Unternehmen besonders relevant ist. Ein herausragendes Merkmal ist die Projektverfolgung, mit der Sie Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt überwachen können, sodass Projekte pünktlich abgeschlossen werden. Darüber hinaus ermöglichen die Tools zur Budgetverwaltung, Projektkosten zu verfolgen und finanzielle Ziele festzulegen, damit Ihr Team das Budget einhält. Mit diesen Funktionen begegnet actiTIME direkt den Herausforderungen der Zeit- und Budgetverwaltung und ist damit eine hervorragende Wahl für kleine Unternehmen.

Wichtige Funktionen von actiTIME

Neben den Funktionen zur Projektverfolgung und Budgetverwaltung habe ich auch mehrere weitere Funktionen gefunden, die auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten sind:

• Berichte und Analysen: Erstellen Sie detaillierte Berichte zur Zeitnutzung, zum Projektfortschritt und zur Teamleistung, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Abrechnung und Rechnungsstellung: Passen Sie Abrechnungssätze an und erstellen Sie Rechnungen auf Grundlage der erfassten Zeit und Ausgaben.
• Urlaubsverwaltung: Verwalten Sie bezahlte Freistellungen (PTO) und legen Sie Ansammlungsregeln fest, um eine genaue Urlaubserfassung zu gewährleisten.
• Teamverwaltung: Weisen Sie Arbeit zu, verwalten Sie Rollen und überwachen Sie die Teamleistung, um die Produktivität zu optimieren.

Integrationen von actiTIME

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Zapier und eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Beebole ist eine Zeiterfassungsplattform für kleine Unternehmen, die projektbasierte Zeiterfassung, mehrstufige Genehmigungen von Stundenzetteln, Ressourcenplanung und benutzerdefinierte Berichte kombiniert.

Für wen eignet sich Beebole am besten?

Beebole eignet sich besonders für Projektmanager kleiner Unternehmen und Agenturbetreiber, die strukturierte, mehrstufige Genehmigungsabläufe für Stundenzettel sowie Kontrolle über projektbezogene Abrechnungssätze benötigen.

Warum ich Beebole ausgewählt habe

Beebole hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die Plattform Genehmigungen von Stundenzetteln besonders ernst nimmt. Sie können mehrstufige Genehmigungsketten konfigurieren, sodass ein Zeiteintrag vom Teamleiter über die Abteilungsleitung bis zur Finanzabteilung weitergeleitet werden kann, bevor er gesperrt wird. Das ist für die Genauigkeit der Kundenabrechnung äußerst wertvoll. Außerdem gefällt mir, dass geplante Arbeit, die in der Ressourcenplanung zugewiesen wird, direkt in die einzelnen Stundenzettel übernommen wird. So erhalten Sie eine aktuelle Soll-Ist-Ansicht, ohne manuelle Abstimmungen vornehmen zu müssen.

Wichtige Funktionen von Beebole

• Von KI vorgeschlagene Zeiteinträge: Beebole analysiert Ihre Aktivitäten auf dem Desktop und im Browser, um automatisch Zeiteinträge vorzuschlagen und die manuelle Erfassung zu reduzieren.
• Benutzerdefinierter Berichtsgenerator: Erstellen Sie mehrdimensionale Berichte über 11 Diagrammtypen hinweg und planen Sie anschließend deren automatischen Versand oder exportieren Sie sie direkt nach Excel oder Google Sheets.
• Abrechnungssätze in mehreren Währungen: Legen Sie abrechenbare Sätze pro Benutzer, Projekt, Kunde oder Aufgabe in jeder Währung fest. So werden Teams mit internationalen Kunden unterstützt.
• Integrierte Ressourcenplanung: Visualisieren Sie Kapazität und Arbeitsauslastung des Teams in Gantt-, Kanban- und Personalbesetzungsansichten, ohne die Plattform zu verlassen.

Beebole-Integrationen

Beebole bietet neun native Integrationen, darunter Asana, Jira, Linear, monday.com, QuickBooks Online, Xero, BambooHR, Google Kalender und Microsoft Outlook Kalender. Außerdem werden eine GraphQL-API, Webhooks und Zapier unterstützt.

Clockify ist eine Zeiterfassungssoftware für Teams und Einzelpersonen in verschiedenen Branchen, einschließlich Freiberuflern und Beratern. Sie hilft Nutzern, Arbeitszeiten zu erfassen und Projekte effizient zu verwalten.

Warum ich Clockify ausgewählt habe: Die Software bietet eine Browser-Erweiterung mit Echtzeit-Timern und detaillierten Berichten. Dadurch lassen sich Zeit und Produktivität direkt im Browser erfassen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen. Diese Funktion eignet sich ideal für alle, die den Großteil ihrer Zeit online verbringen und Arbeitsstunden unkompliziert protokollieren möchten. Clockify unterstützt außerdem eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und ist damit eine ideale Wahl für wachsende Teams.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Zu den Funktionen gehören die Zeiterfassung mit Echtzeit-Timern, detaillierte Zeitberichte mit Einblicken in die Teamproduktivität sowie Projektmanagement-Funktionen, mit denen sich Aufgaben und Fristen effektiv organisieren lassen.

Zu den Integrationen gehören Jira, QuickBooks, monday.com, Google Calendar, Notion, GitHub und weitere.

QuickBooks Time ist eine Zeiterfassungssoftware für effizientes Lohn- und Gehaltsmanagement. Sie richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, wobei sie sich nahtlos mit Abrechnungssystemen integrieren lässt.

Warum ich QuickBooks Time gewählt habe: Das Tool überzeugt durch die Integration in die Lohnbuchhaltung, was die Verwaltung von Gehältern und Steuerberechnungen erleichtert. GPS-Tracking ermöglicht es, externe Mitarbeiter zu überwachen, was genaue Zeiterfassungen und individuell anpassbare Warnmeldungen für das Ein- und Ausstempeln bietet.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten GPS-Tracking für eine effektive Überwachung von Remote-Mitarbeitern. Darüber hinaus kann Schicht- und Einsatzplanung eingerichtet werden, um die Arbeitslast des Teams zu organisieren. Die mobile Zeiterfassung ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen.

Integrationen umfassen ADP, Square, Paychex und weitere.

Timely ist eine Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen, Freiberufler und größere Teams, die Projekte effizient verwalten und die Produktivität optimieren möchten.

Warum ich Timely gewählt habe: Das Tool ist bekannt für seine KI-gesteuerte Nachverfolgung, die Ihre Arbeitsaktivitäten automatisch erfasst, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dieses Feature eignet sich besonders für Teams, die mehrere Aufgaben verwalten und eine genaue Zeiterfassung wünschen. Das Tool bietet detaillierte Projektberichte, die helfen, nachvollziehen zu können, wo die Zeit eingesetzt wird.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Projektbudgetierung, um finanzielle Ressourcen effektiv zu verwalten. Mit der Timeline-Ansicht erhalten Sie außerdem eine visuelle Darstellung der Arbeitsauslastung Ihres Teams. Die Berichterstellungsfunktion liefert Einblicke in die Produktivität und Zeitaufteilung.

Integrationen umfassen Outlook Kalender, Google Kalender, GitHub, Zoom, Jira und mehr.