Die 10 besten Zeiterfassungssoftwares für kleine Unternehmen im Test 2026

DeskTime ist ein automatisches Zeiterfassungstool, das App- und URL-Nutzung protokolliert, projektbezogene Stunden erfasst, die Produktivität der Mitarbeitenden berechnet und Anwesenheiten sowie Abwesenheiten für kleine Teams verwaltet.

Für wen ist DeskTime am besten geeignet?

DeskTime eignet sich gut für Kleinunternehmer und Teamleiter, die eine automatische Zeiterfassung benötigen, ohne sich darauf verlassen zu müssen, dass Mitarbeitende ihre Stunden manuell erfassen.

Warum ich DeskTime ausgewählt habe

Ich habe DeskTime in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es sich mit Google Kalender und Outlook Kalender verbindet, um Besprechungstermine direkt in die Tagesübersicht zu übernehmen. Anstatt Zeit für ein Standup oder einen Kundentermin manuell zu erfassen, übernimmt DeskTime diese Ereignisse automatisch. So spiegeln die erfassten Stunden tatsächlich wider, wie der Tag verbracht wurde – inklusive Besprechungszeiten, ohne dass jemand zusätzliche Eingaben machen muss. Gerade für kleine Teams, in denen niemand Zeit für die Pflege eines weiteren Systems hat, ist das entscheidend.

DeskTime Hauptfunktionen

• Schichtplanung: Plane und teile Arbeitsschichten für Teammitglieder direkt in der DeskTime-Übersicht zu.
• Kostenberechnung: Weise Mitarbeitenden oder Projekten einen Stundensatz zu und lasse DeskTime die Arbeitskosten anhand der erfassten Zeit berechnen.
• Individuelle Berichte: Filtere Zeiten und Produktivitätsdaten nach Mitarbeitenden, Projekt oder Zeitraum und exportiere die Ergebnisse.
• Privatzeit-Modus: Erlaube Mitarbeitenden, die Erfassung für private Aufgaben zu pausieren, ohne Aktivitäten aufzuzeichnen.

DeskTime Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Outlook Kalender, Trello, Gitlab, Asana, Jira und Zapier.

Buddy Punch ist eine Zeiterfassungsplattform, die für kleine Unternehmen mit Stundenlohnkräften entwickelt wurde und Mitarbeiter-Ein- und Ausstempeln, Verwaltung von bezahltem Urlaub (PTO), Dienst- und Schichtplanung, GPS-Tracking und Gehaltsabrechnungs-Integrationen an einem Ort kombiniert.

Für wen ist Buddy Punch am besten geeignet?

Buddy Punch ist ideal für kleine Unternehmen, die stundenbasierte, schichtbasierte oder Außendienstmitarbeiter in Branchen wie Einzelhandel, Bauwesen, Gesundheitswesen und Gastgewerbe verwalten.

Warum habe ich Buddy Punch ausgewählt?

Ich habe Buddy Punch in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil das PTO-Management wirklich eines der am wenigsten arbeitsaufwendigen Systeme ist, die ich je verwendet habe. Sie richten einmal die Regeln für die Urlaubsgutschrift ein, und Buddy Punch fügt automatisch Stunden zum Guthaben der Mitarbeitenden nach Ihrem Zeitplan hinzu. Mitarbeitende können ihr eigenes Guthaben einsehen und direkt über die App Urlaubsanträge stellen. Wenn Sie einen Antrag genehmigen, zieht Buddy Punch die Stunden automatisch vom Guthaben ab, trägt die Zeit in die Zeiterfassung ein und markiert die Abwesenheit im anstehenden Dienstplan – das sind drei manuelle Schritte, die Ihr Team nicht mehr erledigen muss.

Wichtige Funktionen von Buddy Punch

• GPS-Tracking: Protokolliert den Standort eines Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Ein- oder Ausstempelns, sodass Sie immer wissen, von wo aus Außen- oder Remote-Mitarbeitende stempeln.
• Drag-and-Drop-Planung: Erstellen und veröffentlichen Sie Mitarbeitendenpläne visuell, mit Schichtzuweisungen, die Ihr Team direkt in der mobilen App einsehen kann.
• Stempelzeit-Abrundung: Rundet Ein- und Ausstempelzeiten automatisch auf das nächste eingestellte Intervall, um manuelle Korrekturen der Stundenzettel am Ende jeder Lohnabrechnungsperiode zu reduzieren.
• Überstundenwarnungen: Benachrichtigt Manager, wenn Mitarbeiter nahe an Überstundengrenzen kommen, bevor die Stunden gebucht werden.

Buddy Punch Integrationen

Buddy Punch bietet native Integrationen speziell für die Gehaltsabrechnung, darunter QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, Paycor, Paylocity, Rippling, Workday und SurePayroll – insgesamt gibt es über 17 Lohnabrechnungsintegrationen. Außerdem besteht eine Anbindung an Zapier sowie eine API für benutzerdefinierte Integrationen, plus Single Sign-On-Unterstützung über Google, Apple, Okta und OneLogin.

Für kleine Unternehmen, die eine effiziente Lösung zur Verwaltung von Zeit und Budget suchen, bietet actiTIME eine maßgeschneiderte Lösung, die diese Anforderungen mit Präzision erfüllt. Entwickelt, um Projektverfolgung, Budgetmanagement und Teamzusammenarbeit zu unterstützen, spricht es eine Vielzahl von Branchen an. Durch die einfache Integration mit Tools wie QuickBooks stellt actiTIME sicher, dass Ihre Abläufe nicht nur termingerecht, sondern auch kosteneffizient sind, sodass Sie sich auf die Lieferung hochwertiger Arbeit konzentrieren können.

Warum ich actiTIME gewählt habe

Ich habe actiTIME ausgewählt, weil die einzigartige Fähigkeit, Zeiterfassung mit Budgetmanagement zu kombinieren, es besonders relevant für kleine Unternehmen macht. Ein herausragendes Merkmal ist die Projektverfolgung, mit der Sie Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und Fortschritte überwachen können, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden. Darüber hinaus ermöglichen es die Budgetmanagement-Tools, Projektkosten im Blick zu behalten und Finanzziele zu setzen, sodass Ihr Team im Budget bleibt. Mit diesen Funktionen adressiert actiTIME direkt die Herausforderungen im Zeit- und Budgetmanagement und ist damit eine hervorragende Wahl für kleine Unternehmen.

actiTIME Hauptfunktionen

Neben den Funktionen zur Projektverfolgung und zum Budgetmanagement habe ich noch weitere Merkmale gefunden, die auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind:

• Berichte und Analysen: Erstellen Sie detaillierte Berichte über Zeitnutzung, Projektfortschritt und Teamleistung, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Abrechnung und Fakturierung: Passen Sie Abrechnungssätze an und erstellen Sie Rechnungen auf Basis der erfassten Zeit und Ausgaben.
• Urlaubsverwaltung: Verwalten Sie bezahlte Freistellungen (PTO) und legen Sie Ansparregeln fest, um eine genaue Urlaubsverfolgung sicherzustellen.
• Teammanagement: Weisen Sie Aufgaben zu, verwalten Sie Rollen und überwachen Sie die Teamleistung, um die Produktivität zu optimieren.

actiTIME Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Zapier und eine API für benutzerdefinierte Integrationen.

Clockify ist eine Zeiterfassungssoftware für Teams und Einzelpersonen in verschiedenen Branchen, einschließlich Freiberufler und Berater. Sie hilft Benutzern, Arbeitsstunden zu erfassen und Projekte effizient zu verwalten.

Warum ich Clockify ausgewählt habe: Es bietet eine Browser-Erweiterung mit Echtzeit-Timern und detaillierten Berichten, die es einfach machen, Zeit und Produktivität direkt im Browser zu erfassen, ohne zwischen Apps zu wechseln. Diese Funktion ist perfekt für alle, die die meiste Zeit online verbringen und eine einfache Möglichkeit suchen, Stunden zu protokollieren. Clockify unterstützt außerdem unbegrenzt viele Benutzer und ist somit ideal für wachsende Teams.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten Zeiterfassung mit Echtzeit-Timern, detaillierte Zeitberichte, die Einblicke in die Produktivität des Teams bieten, sowie Projektmanagement-Funktionen, mit denen Aufgaben und Fristen effektiv organisiert werden können.

Integrationen beinhalten Jira, QuickBooks, monday.com, Google Kalender, Notion, GitHub und mehr.

QuickBooks Time ist eine Zeiterfassungssoftware für effizientes Lohn- und Gehaltsmanagement. Sie richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, wobei sie sich nahtlos mit Abrechnungssystemen integrieren lässt.

Warum ich QuickBooks Time gewählt habe: Das Tool überzeugt durch die Integration in die Lohnbuchhaltung, was die Verwaltung von Gehältern und Steuerberechnungen erleichtert. GPS-Tracking ermöglicht es, externe Mitarbeiter zu überwachen, was genaue Zeiterfassungen und individuell anpassbare Warnmeldungen für das Ein- und Ausstempeln bietet.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten GPS-Tracking für eine effektive Überwachung von Remote-Mitarbeitern. Darüber hinaus kann Schicht- und Einsatzplanung eingerichtet werden, um die Arbeitslast des Teams zu organisieren. Die mobile Zeiterfassung ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen.

Integrationen umfassen ADP, Square, Paychex und weitere.

My Hours ist eine vielseitige Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler. Sie hilft Nutzern dabei, Projekte effizient zu verwalten, abrechenbare Stunden zu verfolgen und aussagekräftige Berichte zu erstellen.

Warum ich My Hours gewählt habe: Die anpassbare Berichtsfunktion ermöglicht es, detaillierte Berichte zu erstellen, die Einblicke in den Projektfortschritt und die Produktivität des Teams bieten. Das Tool bietet zudem flexible Abrechnungsoptionen, sodass es einfach ist, sich an unterschiedliche Kundenanforderungen anzupassen. Die benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht die Zeiterfassung für Teams jeder Größe.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten Aufgabenmanagement, mit dem sich Arbeit effizient organisieren und priorisieren sowie der Projektfortschritt erfassen lässt. Sie können außerdem Budgetlimits setzen, um Projekte finanziell im Rahmen zu behalten. Der integrierte Zeitnehmer erlaubt ein präzises Protokollieren von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden.

Integrationen umfassen Jira, Microsoft Teams, Power BI, monday.com, QuickBooks und mehr.

Timely ist eine Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen, Freiberufler und größere Teams, die Projekte effizient verwalten und die Produktivität optimieren möchten.

Warum ich Timely gewählt habe: Das Tool ist bekannt für seine KI-gesteuerte Nachverfolgung, die Ihre Arbeitsaktivitäten automatisch erfasst, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dieses Feature eignet sich besonders für Teams, die mehrere Aufgaben verwalten und eine genaue Zeiterfassung wünschen. Das Tool bietet detaillierte Projektberichte, die helfen, nachvollziehen zu können, wo die Zeit eingesetzt wird.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Projektbudgetierung, um finanzielle Ressourcen effektiv zu verwalten. Mit der Timeline-Ansicht erhalten Sie außerdem eine visuelle Darstellung der Arbeitsauslastung Ihres Teams. Die Berichterstellungsfunktion liefert Einblicke in die Produktivität und Zeitaufteilung.

Integrationen umfassen Outlook Kalender, Google Kalender, GitHub, Zoom, Jira und mehr.

Toggl Track ist ein Tool für Freiberufler und kleine bis mittelgroße Unternehmen, um Zeit zu erfassen und Projekte mühelos zu verwalten.

Warum ich Toggl Track ausgewählt habe: Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht es, ohne umfangreiche Schulung direkt mit der Zeiterfassung zu beginnen. Sie können schnell zwischen Aufgaben wechseln, um genaue Zeitaufzeichnungen zu erhalten, und detaillierte Berichte abrufen, die Einblicke in die Zeitnutzung bieten. Dank des Schwerpunkts auf Einfachheit ist es eine hervorragende Wahl für Teams, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit legen.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten einen Timer, mit dem Sie die Zeit per einfachem Klick erfassen können. Mit der Berichts-Funktion erhalten Sie Einblicke, wie die Zeit über Projekte hinweg genutzt wird. Das Tool bietet Erinnerungen und Benachrichtigungen, damit Sie Ihre Aufgaben im Blick behalten.

Integrationen umfassen Trello, Slack, Jira, Google Kalender, GitHub, Notion und mehr.

TimeCamp ist eine Zeiterfassungssoftware für Freiberufler, kleine Unternehmen und große Teams. Sie hilft Nutzern, die Zeit automatisch zu erfassen, Projekte zu verwalten und die Produktivität zu analysieren.

Warum ich TimeCamp ausgewählt habe: Die automatische Zeiterfassung ermöglicht es, sich ganz auf die Arbeit zu konzentrieren, ohne Stunden manuell erfassen zu müssen. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Teams, die im Laufe des Tages mehrere Aufgaben bewältigen. Außerdem können ausführliche Berichte erstellt werden, die Einblicke in die Zeitnutzung und Produktivität bieten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten ein Zeittagebuch, das einen detaillierten Überblick darüber gibt, wie die Zeit verbracht wird. Sie können Rechnungen direkt aus erfasster Arbeitszeit erstellen, was eine genaue Abrechnung ermöglicht. Das Tool bietet außerdem ein Produktivitätstracking, das hilft, Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Integrationen umfassen Slack, monday.com, Jira, QuickBooks, Xero, Google Kalender und mehr.

RescueTime ist ein Zeitmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um die Produktivität von Einzelpersonen und kleinen Teams zu steigern. Es hilft den Nutzern, zu verstehen, wie sie ihre Zeit verbringen, und identifiziert Verbesserungsmöglichkeiten.

Warum ich RescueTime ausgewählt habe: Es bietet tiefgehende Produktivitätseinblicke, sodass Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten analysieren und die Effizienz steigern können. Das Tool verfolgt die auf verschiedene Aktivitäten verwendete Zeit und hilft Ihnen, Ablenkungen zu erkennen. Sie können Ziele setzen, um die Produktivität zu erhöhen, und erhalten Benachrichtigungen, wenn Sie vom Kurs abkommen.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten tägliche Highlights, mit denen Sie Erfolge und Aufgaben protokollieren können. Es ist möglich, Fokuszeiten einzurichten, um ablenkende Webseiten und Apps zu blockieren. Das Tool liefert detaillierte Berichte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivitätsmuster zu verstehen.

Integrationen umfassen Slack, Google Kalender, Microsoft Outlook, GitHub und weitere.