Die 10 besten Tools zur Nachverfolgung von Projektausgaben für 2026

Ein Projektkosten-Tracker ist ein Tool, das Ihrem Team hilft, projektbezogene Ausgaben in Echtzeit zu erfassen, zu kategorisieren und zu überwachen. Wenn Sie nach dem besten Projektkosten-Tracker suchen, möchten Sie wahrscheinlich das Budget unter Kontrolle halten, unerwartete Überschreitungen vermeiden und Stakeholdern einen klaren Überblick darüber geben, wohin das Geld fließt. 

Gerade bei sich ändernden Anforderungen und verteilten Teams ist eine präzise Ausgabenerfassung entscheidend, damit Projekte termingerecht und in definiertem Umfang umgesetzt werden können. Diese Liste hilft Ihnen, die führenden Optionen für 2026 zu vergleichen, damit Sie die passende Lösung finden, um Kosten zu steuern, Compliance zu unterstützen und Ihre Projekte finanziell auf Kurs zu halten.

Zusammenfassung der besten Projektkosten-Tracker

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Projektkosten-Trackern zusammen, damit Sie das beste Tool für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Microsoft Planner	Am besten für erweiterte Planungs- und Steuerungsfunktionen	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $10/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)	Website
2	FreshBooks	Am besten geeignet für Rechnungsstellung zusammen mit Ausgabenverwaltung	30-tägige kostenlose Testphase	Ab $23/Monat	Website
3	Lark	Am besten mit integriertem Chat und Dokumenten	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $12/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
4	Zoho Expense	Am besten für automatisierte Belegerfassung	14-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $3/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
5	Rydoo	Am besten geeignet für internationale Spesen-Compliance	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
6	Expensify	Am besten für mobile Spesenerfassung	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $5/Nutzer/Monat	Website
7	Workamajig	Am besten geeignet für Arbeitsabläufe in Kreativagenturen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $49/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	Replicon	Am besten geeignet für Zeit- und Kostenaufteilung	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Priofy	Am besten für visuelle Aufgabenpriorisierung	Kostenlose Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	Smartsheet	Am besten geeignet für tabellenbasiertes Tracking	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $9/Mitglied/Monat (jährlich abgerechnet) Get Custom Pricing	Website

Featured Tools

1. 

   Smartsheet

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   4.5

   Visit Website
2. 

   Accelo

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   4.4

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3. 

   Celoxis

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   4.4

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Bewertungen der besten Projektkosten-Tracker

Unten finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der Projektkosten-Tracker, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen ausführlichen Einblick in die Funktionen, beste Einsatzbereiche und Integrationen jedes Tools – damit Sie das optimale für Ihr Team finden.

1

Microsoft Planner

Am besten für erweiterte Planungs- und Steuerungsfunktionen

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $10/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)

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Rating: 4.6/5

Microsoft Planner ist besonders geeignet für Experten in der Projektplanung, die eine präzise Kontrolle über Budgets und Zeitpläne benötigen. Er ist besonders nützlich für Teams aus dem Bauwesen, Ingenieurwesen oder der IT, die ein striktes Budgetmanagement für komplexe Projekte mit gestaffelten Kosten verlangen. Mit seinen fortschrittlichen Planungs- und Ressourcenverwaltungstools ermöglicht Microsoft Planner die Nachverfolgung von Ausgaben auf Detailebene, während sich Projekte weiterentwickeln.

Warum ich Microsoft Planner ausgewählt habe

Für Teams, die eine fortschrittliche Planungssteuerung benötigen, bietet Microsoft Planner eine Detailgenauigkeit, die bei der Nachverfolgung von Projektausgaben kaum zu übertreffen ist. Die Gantt-Diagramm-Ansicht ermöglicht es, jede Aufgabe, jeden Meilenstein und die damit verbundenen Kosten präzise abzubilden, sodass Sie exakt nachvollziehen können, wie die Ausgaben mit Ihrem Projektzeitplan zusammenhängen. Besonders schätze ich, dass man über die Ressourcenmanagement-Tools Kosten bestimmten Teammitgliedern, Geräten oder Materialien direkt zuordnen kann. Das erleichtert die Überwachung der Ausgaben während des Projektfortschritts erheblich. Diese Funktionen machen Microsoft Planner zur ausgezeichneten Wahl für die Verwaltung komplexer Budgets und Abhängigkeiten bei Großprojekten.

Hauptfunktionen von Microsoft Planner

Weitere Funktionen von Microsoft Planner unterstützen Teams bei der Ausgabenkontrolle:

• Basislinientracking: Vergleichen Sie die geplanten Ausgaben mit den tatsächlichen Kosten über den gesamten Projektverlauf.
• Individuelle Berichte: Erstellen Sie maßgeschneiderte Berichte, um Budgets und Kostenentwicklungen zu analysieren.
• Stundensatz-Tabellen: Legen Sie verschiedene Vergütungssätze für Ressourcen fest, um unterschiedliche Lohnkosten widerzuspiegeln.
• Aufgabenabhängigkeiten: Verknüpfen Sie Aufgaben, um zu visualisieren, wie Änderungen in einem Bereich die Gesamtkosten des Projekts beeinflussen können.

Integrationen von Microsoft Planner

Zu den nativen Integrationen gehören Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Power BI, Microsoft Planner, Excel, Word, Dynamics 365 und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt benutzerdefinierte Kostenfelder für Ausgaben
• Verknüpft Ressourcenkosten direkt mit Aufgaben
• Bewältigt Projektbudgets in mehreren Währungen

Cons:

• Kein integrierter Workflow zur Ausgabenfreigabe
• Begrenzte Integration mit Finanztools von Drittanbietern

LEARN MORE ABOUT MICROSOFT PLANNER:

• Check out Microsoft Planner on their website
• Read my in-depth review of Microsoft Planner
• Microsoft Planner vs. Asana
• Microsoft Planner vs. Trello
• Microsoft Planner vs. Microsoft Project

2

FreshBooks

Am besten geeignet für Rechnungsstellung zusammen mit Ausgabenverwaltung

• 30-tägige kostenlose Testphase
• Ab $23/Monat

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Rating: 4.5/5

FreshBooks ist ideal für Projektmanager und kleine Geschäftsinhaber, die Ausgaben verfolgen und Rechnungen auf derselben Plattform erstellen möchten. Besonders nützlich ist es für dienstleistungsbasierte Teams, die projektbezogen abrechnen und eine enge Verbindung zwischen Ausgabenmanagement und Rechnungsstellung wünschen. Mit FreshBooks können Sie Projektkosten und Kundenabrechnung verwalten, ohne zwischen mehreren Tools wechseln zu müssen.

Warum ich FreshBooks gewählt habe

Für Projektteams, die sowohl Ausgaben als auch Kundenabrechnungen verwalten müssen, bietet FreshBooks einen einheitlichen Ansatz, der sonst kaum zu finden ist. Die Plattform ermöglicht es, Projektausgaben zu erfassen und direkt in Rechnungen umzuwandeln – das ist besonders hilfreich für Dienstleistungsunternehmen, die Kunden erstattungsfähige Kosten in Rechnung stellen. Gut gefällt mir, dass Ausgaben bestimmten Projekten und Kunden zugeordnet werden können, was eine genaue und transparente Abrechnung erleichtert. Genau diese enge Verbindung zwischen Ausgabenverfolgung und Rechnungsstellung macht FreshBooks zu einer starken Lösung fürs Projekt-Ausgabenmanagement.

FreshBooks Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von FreshBooks helfen Projektteams, Finanzen und Berichte umfassender zu verwalten:

• Zeiterfassung: Erfasste abrechenbare Stunden direkt Projekten zuweisen für präzise Rechnungsstellung.
• Bankabgleich: Bankkonten und Kreditkarten verknüpfen, um Transaktionen automatisch zu importieren und abzugleichen.
• Teamzusammenarbeit: Teammitglieder einladen, um Zeit und Ausgaben auf gemeinsamen Projekten zu erfassen.
• Finanzberichte: Detaillierte Berichte zu Projektprofitabilität, Ausgaben und Umsatz erstellen.

FreshBooks Integrationen

Integrationen umfassen Gusto, Stripe, Shopify, Bench, HubSpot, Zapier, Trello, Mailchimp und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet Berichte zu Projektprofitabilität und Ausgaben
• Ermöglicht Teammitgliedern das Erfassen von Ausgaben
• Erfasst abrechenbare und nicht-abrechenbare Projektkosten

Cons:

• Allgemeine und grundlegende Ausgabenkategorien
• Die Ausgabenerfassung in der mobilen App ist rudimentär

LEARN MORE ABOUT FRESHBOOKS:

• Check out FreshBooks on their website

3

Lark

Am besten mit integriertem Chat und Dokumenten

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $12/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.5/5

Wenn Ihr Team Projektausgaben verfolgen und gleichzeitig in Echtzeit zusammenarbeiten muss, vereint Lark Chat, Dokumente und Ausgabenverwaltung in einem Arbeitsbereich. Es ist ideal für verteilte Teams und Projektmanager, die Ausgabendiskussionen, -freigaben und Dokumentation eng mit der Projektkommunikation verknüpfen möchten. Larks integrierter Ansatz hilft Ihnen, Budgets zu verwalten und Updates zu teilen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Warum ich Lark ausgewählt habe

Lark zeichnet sich bei der Projektausgabenverfolgung dadurch aus, dass es Chat, Dokumente und Freigabe-Workflows auf einer einzigen Plattform kombiniert. Sie können Ausgaben direkt in Chat-Threads besprechen, Belege oder Budgetdateien an geteilte Dokumente anhängen und Ausgabenfreigaben weiterleiten, ohne den Arbeitsbereich zu verlassen. Mir gefällt, wie diese Lösung alle ausgabenbezogenen Unterhaltungen und Dokumentationen im Kontext hält und das Risiko von verlorenen Informationen senkt. Für Teams, die integrierte Tracking-Tools benötigen, um Kommunikation und Ausgabenverwaltung zu verbinden, ist Lark eine ausgezeichnete Wahl. 

Lark Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Lark helfen Teams dabei, Projektausgaben und Zusammenarbeit noch effektiver zu managen:

• Anpassbare Formulare: Erstellen und teilen Sie Formulare, die auf die finanziellen Berichtsanforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind.
• Automatisierte Erinnerungen: Richten Sie Erinnerungen für Abgabefristen von Ausgaben oder Budgetprüfungen im Arbeitsbereich ein.
• Berechtigungssteuerung: Legen Sie fest, wer Ausgabendokumente und Formulare ansehen, bearbeiten oder genehmigen darf.
• Mobiler App-Zugriff: Verfolgen und reichen Sie Ausgaben von überall aus mit der Lark Mobile App ein.

Lark Integrationen

Integrationen umfassen Google Drive, Microsoft Teams, Zoom, Slack, Trello, Asana, Jira, GitHub, Salesforce und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• In-Chat-Ausgabengenehmigungen
• Dokumententeilung für Belege und Rechnungen
• Berechtigungssteuerung für den Zugang zu Finanzdaten

Cons:

• Begrenzte Möglichkeiten zum Exportieren von Ausgabendaten
• Einfache Dashboards für Ausgabenanalysen

LEARN MORE ABOUT LARK:

• Check out Lark on their website

4

Zoho Expense

Am besten für automatisierte Belegerfassung

• 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $3/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.3/5

Wenn Ihr Team Projektkosten mit minimalem manuellen Aufwand erfassen und verfolgen muss, ist Zoho Expense auf automatisierte Belegerfassung und Ausgabenmanagement ausgelegt. Es ist besonders hilfreich für Projektmanager und Finanzteams, die häufig Reisen oder Lieferantenbelege verwalten. Zoho Expense hilft Ihnen dabei, Belege schnell in kategorisierte Ausgaben umzuwandeln, Fehler zu reduzieren und Zeit bei der Nachverfolgung von Projektkosten zu sparen.

Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe

Für Projektmanager, die manuelle Dateneingaben vermeiden möchten, hebt sich Zoho Expense durch seine automatisierte Belegsannerfunktion hervor. Das Tool nutzt OCR-Technologie, um Details aus hochgeladenen Belegen zu extrahieren und sofort Ausgabeneinträge zu erstellen. Dies hilft Fehler zu reduzieren und beschleunigt die Spesenabrechnung. Besonders gefällt mir, dass Zoho Expense auch das Hochladen von Belegen in großen Mengen unterstützt, was die Verwaltung mehrerer Projektausgaben auf einmal erleichtert. Wenn Ihre Projekte häufige Einkäufe oder Reisen erfordern, kann dieser Automatisierungsgrad die Ausgabennachverfolgung erheblich effizienter machen.

Wesentliche Funktionen von Zoho Expense

Weitere Funktionen in Zoho Expense unterstützen Projektteams dabei, Ausgaben und Compliance zu verwalten:

• Individuelle Genehmigungs-Workflows: Einrichtung mehrstufiger Genehmigungsprozesse für Projektausgaben.
• Kilometerverfolgung: Erfassung und Berechnung von Fahrtkosten per GPS oder manueller Eingabe.
• Abgleich von Firmenkreditkarten: Abgleich von Kartenbuchungen mit eingereichten Ausgaben für exakte Berichte.
• Tagespauschalen-Automatisierung: Festlegen und Anwenden von Pauschalbeträgen für reisebezogene Projektkosten.

Zoho Expense Integrationen

Integrationen umfassen Zoho Books, QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, Zoho Projects, Zoho People, Uber for Business, Lyft, Slack und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierte OCR scannt Belege zu Ausgaben
• Unterstützt das Hochladen mehrerer Belege auf einmal
• Unterstützt mehrstufige Genehmigungen

Cons:

• Projekt-Tagging erfordert manuelle Eingabe
• Einfache Analysen zu Ausgabentrends

LEARN MORE ABOUT ZOHO EXPENSE:

• Check out Zoho Expense on their website

5

Rydoo

Am besten geeignet für internationale Spesen-Compliance

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $8/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.4/5

Rydoo ist für Projektmanager und Finanzteams konzipiert, die Ausgaben über mehrere Länder hinweg verfolgen und die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherstellen müssen. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit verteilten Teams oder häufigen internationalen Projekten, bei denen Steuerregeln und Spesenrichtlinien komplex werden können. Rydoo hilft Ihnen, Compliance-Prüfungen zu automatisieren und die Ausgabenverfolgung unabhängig vom Standort Ihres Teams zu standardisieren.

Warum ich Rydoo gewählt habe

Wenn Sie Projektkosten in verschiedenen Ländern verwalten müssen, zeichnet sich Rydoo durch den Fokus auf globale Compliance aus. Die Plattform wendet automatisch lokale Steuervorschriften und Tagessatzregelungen an, was Projektmanagern hilft, teure Fehler zu vermeiden und stets prüfungsbereit zu bleiben. Ich schätze, dass Rydoo Compliance-Regeln in Echtzeit aktualisiert, sodass die Spesenberichte Ihres Teams immer die neuesten Vorschriften widerspiegeln. Das macht es zu einer guten Wahl für Unternehmen mit internationalen Projekten oder verteilten Teams.

Rydoo Hauptfunktionen

Weitere nützliche Funktionen von Rydoo für die Verwaltung von Projektkosten sind:

• Echtzeit-Belegerfassung: Erfassen und laden Sie Belege sofort über die mobile App hoch, die automatisch wichtige Daten für Spesenberichte extrahiert.
• Individuelle Genehmigungs-Workflows: Richten Sie mehrstufige Freigabeketten ein, die auf die Struktur Ihres Unternehmens und die Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind.
• Tagessatzverwaltung: Konfigurieren und verfolgen Sie Geschäftsausgaben wie Tagessatzvergütungen für Reisen mit automatischen Berechnungen basierend auf dem Standort.
• Integration mit Buchhaltungssoftware: Verbinden Sie Rydoo mit Plattformen wie QuickBooks, Xero und SAP, um Ausgabendaten direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem zu synchronisieren.

Rydoo Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, QuickBooks, Xero, Sage, Workday, BambooHR, Slack und Uber.

Pros and Cons

Pros:

• Markiert nicht konforme Ausgaben automatisch
• Unterstützt länderübergreifende Steuer- und Tagessatzregeln
• Bietet Benachrichtigungen zur Spesenfreigabe in Echtzeit

Cons:

• Eingeschränkte Offline-Funktion für Spesenerfassung
• Unflexible Benutzerrollen und Berechtigungen

LEARN MORE ABOUT RYDOO:

• Check out Rydoo on their website

6

Expensify

Am besten für mobile Spesenerfassung

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $5/Nutzer/Monat

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Rating: 4.5/5

Expensify ist für Teams konzipiert, die unterwegs Projektausgaben erfassen müssen, insbesondere für solche mit verteilten oder reisenden Mitarbeitenden. Der Mobile-First-Ansatz ermöglicht es Nutzenden, Belege zu fotografieren und Ausgaben direkt vom Smartphone aus einzureichen, was Expensify zu einer hervorragenden Lösung für Außendienstteams und Beratende macht. Expensify hilft Projektleitenden, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen, ohne auf die Nachbearbeitung von Papierdokumenten warten zu müssen.

Warum ich Expensify ausgewählt habe

Wenn Projektteams Ausgaben von überall aus erfassen müssen, ist das Mobile-First-Design von Expensify eine praxisnahe Wahl. Die App ermöglicht es Nutzenden, Fotos von Belegen zu machen, Details automatisch zu extrahieren und Ausgaben direkt vom Handy einzureichen – besonders praktisch für Teams im Außendienst oder bei Reisen zwischen Kund*innenstandorten. Ich schätze zudem, dass Expensify Ausgabenberichte in Echtzeit unterstützt, sodass Projektleitende Ausgaben direkt mitverfolgen können. Dieses mobile Erfassungskonzept hilft, Verzögerungen zu vermeiden und das Projektbudget stets aktuell zu halten.

Expensify Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Expensify erleichtern es Projektteams, Ausgaben effizienter zu verwalten und zu kontrollieren:

• Firmenkarten-Integration: Synchronisieren Sie Transaktionen von Firmenkarten direkt mit Ihren Spesenberichten für eine genaue Nachverfolgung.
• Anpassbare Genehmigungs-Workflows: Richten Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse ein, die auf Ihre Projektanforderungen abgestimmt sind.
• Richtliniendurchsetzung: Legen Sie eigene Regeln fest, um Ausgaben außerhalb der Richtlinie bereits vor Einreichung zu kennzeichnen.
• Automatische Währungsumrechnung: Wandeln Sie Ausgaben mithilfe von Echtzeit-Wechselkursen in Ihre Basiswährung um.

Expensify Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Workday, Gusto, ADP, Uber, Lyft und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Synchronisation von Firmenkartentransaktionen
• Echtzeit-Benachrichtigungen bei Richtlinienverstößen
• Automatische Synchronisierung von Ausgaben mit Projektcodes

Cons:

• Projektbezogene Berichterstattung ist eingeschränkt
• Für mobile Scans ist eine Internetverbindung erforderlich

LEARN MORE ABOUT EXPENSIFY:

• Check out Expensify on their website

7

Workamajig

Am besten geeignet für Arbeitsabläufe in Kreativagenturen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $49/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Workamajig ist speziell für Kreativagenturen entwickelt, die Projekte, Ausgaben und Kundenabrechnung an einem Ort verwalten möchten. Es ist besonders nützlich für Marketing-, Design- und Werbeteams, die mehrere Kampagnen koordinieren und Projektbudgets direkt mit kreativen Workflows verbinden wollen. Mit Workamajig können Sie Zeiten, Ausgaben und Ressourcenzuweisungen parallel zum Projektfortschritt verfolgen, was hilft, Kundenprojekte profitabel und im Zeitplan zu halten.

Warum ich Workamajig ausgewählt habe

Für Kreativagenturen bringt Workamajig die Projektkostenerfassung direkt in den Ablauf von Kampagnen- und Kundenprojekten. Sie können Projektbudgets einzelnen Aufgaben zuordnen, Ausgaben nach Kunde oder Kampagne verfolgen und Soll-Ist-Vergleiche im Projektverlauf steuern. Mir gefällt, dass Workamajig eine benutzerfreundliche Möglichkeit bietet, Ressourcen und Kosten konkreten kreativen Ergebnissen zuzuweisen – so wissen Sie immer, wohin das Projektbudget fließt. Dieser Fokus auf kreative Workflows macht es zur optimalen Lösung für Agenturen, die sowohl Projektkosten als auch Kundenprofitabilität genau im Blick behalten müssen.

Workamajig Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Workamajig ermöglichen Agenturen die präzise und kontrollierte Verwaltung von Projektausgaben:

• Lieferantenrechnungsverwaltung: Verfolgen, genehmigen und bezahlen Sie Lieferantenrechnungen direkt innerhalb der Plattform.
• Bestellverfolgung: Erstellen und verwalten Sie Bestellungen, die bestimmten Projekten oder Kunden zugeordnet sind.
• Individueller Berichts-Generator: Entwerfen und erstellen Sie detaillierte finanzielle und projektbezogene Berichte, abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Agentur.
• Integrierte Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden parallel zu Ausgaben für eine vollständige Projektabrechnung.

Workamajig Integrationen

Zu den Integrationen gehören Avalara, Bionic, Edenred Pay und AvidXchange.

Pros and Cons

Pros:

• Verknüpft Projektausgaben direkt mit Kunden
• Verfolgt Lieferantenkosten innerhalb jedes Projektbudgets
• Unterstützt detaillierte Rechtevergabe für Ausgaben

Cons:

• Eingeschränkte Mobile-App-Funktionen
• Exporte erfordern manuelle Nachbearbeitung

LEARN MORE ABOUT WORKAMAJIG:

• Check out Workamajig on their website
• Read my in-depth review of Workamajig

8

Replicon

Am besten geeignet für Zeit- und Kostenaufteilung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Replicon ist für Teams konzipiert, die sowohl Zeit als auch Projektkosten detailliert erfassen müssen, und eignet sich daher besonders für Dienstleistungsunternehmen, Beratungsfirmen und IT-Unternehmen. Es ist besonders nützlich, wenn Sie Arbeitsaufwand und Kosten mehreren Projekten oder Kunden zuweisen und zwischen abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden unterscheiden möchten. Die detaillierte Erfassung durch Replicon erlaubt es Ihnen, Zeiteinträge direkt mit Projektbudgets zu verknüpfen, sodass Sie Kosten und Ressourcennutzung in Echtzeit überwachen können.

Warum ich Replicon gewählt habe

Replicon überzeugt durch die Fähigkeit, Zeiterfassung direkt mit der Kostenverteilung nach Projekt zu verknüpfen – ein wichtiger Vorteil für Teams, die komplexe Abrechnungen oder ressourcenintensive Projekte verwalten. Sie können Arbeitskosten bestimmten Projekten zuweisen, abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden erfassen und die Budgetnutzung in Echtzeit überwachen, während die Arbeit voranschreitet. Besonders gefällt mir, dass Sie in Replicon individuelle Kostenraten für verschiedene Rollen oder Ressourcen festlegen können, um genaue Projektausgaben zu erhalten. Diese Funktionen machen Replicon zu einer starken Wahl, wenn Sie Zeit-, Kosten- und Projektverfolgung an einem Ort vereinen möchten.

Replicon Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen von Replicon helfen Teams, Projektkosten mit mehr Kontrolle und Transparenz zu verwalten:

• Richtlinien zur Kostenerstattung: Legen Sie Regeln für zulässige Ausgaben fest und automatisieren Sie die Überprüfung der Einhaltung.
• Unterstützung mehrerer Währungen: Erfassen und konvertieren Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen für globale Projekte.
• Mobiles Erfassen von Belegen: Laden Sie Belege direkt von einem mobilen Gerät hoch und fügen Sie sie den Ausgabeneinträgen bei.
• Individuelle Genehmigungsworkflows: Gestalten Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse für Ausgabeneinreichungen.

Replicon Integrationen

Integration mit SAP, Oracle, ADP, QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Tableau und weiteren Systemen.

Pros and Cons

Pros:

• Rollenbasierte Sätze zur Berechnung der Arbeitskosten
• Bietet Prüfpfade für alle Ausgabeneinträge
• Integration mit Lohn- und ERP-Systemen

Cons:

• Kein integriertes OCR für das Einscannen von Belegen
• Eingeschränkte Anpassung der Ausgabenkategorien

LEARN MORE ABOUT REPLICON:

• Check out Replicon on their website

9

Priofy

Am besten für visuelle Aufgabenpriorisierung

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Priofy bietet einen visuell orientierten Ansatz für Aufgaben- und Ausgabenverfolgung und eignet sich damit für Teams, die Prioritäten auf einen Blick erkennen müssen. Es wurde für Projektmanager und Teams entwickelt, die Aufgaben und die dazugehörigen Ausgaben in einer einzigen, interaktiven Oberfläche organisieren, priorisieren und überwachen möchten. Mit Priofy erkennen Sie schnell budgetrelevante Aufgaben und können Prioritäten anpassen, wenn sich Projektanforderungen ändern.

Warum ich Priofy gewählt habe

Was Priofy auszeichnet, ist der Fokus auf visuelle Aufgabenpriorisierung, die direkt die Nachverfolgung von Projektausgaben unterstützt—ideal für Teams, die sowohl Arbeitslast als auch Budgetauswirkungen an einem Ort einsehen müssen. Sie können Ausgaben einzelnen Aufgaben zuweisen und diese visuell nach Priorität ordnen, was es einfacher macht, kostentreibende Punkte zu identifizieren. Ich schätze, wie Priofys Drag-and-Drop-Boards das Finanzmanagement vereinfachen, indem sie schnelle Anpassungen der Prioritäten bei Budgetänderungen ermöglichen. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass das Finanzcontrolling eng mit dem täglichen Aufgabenmanagement verbunden bleibt.

Priofy Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Priofy helfen Teams dabei, Projektaufgaben und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Anpassbare Aufgabenlabels: Farbcodierte Labels zur schnellen Identifikation von Ausgabenkategorien oder Projektphasen hinzufügen.
• Unterstützung von Anlagen: Quittungen, Rechnungen oder unterstützende Dokumente direkt an Aufgaben hochladen und einfach darauf zugreifen.
• Widgets zur Fortschrittsverfolgung: Mit integrierten Widgets Abschlussquoten und Budgetverbrauch Seite an Seite überwachen.
• Kommentar-Threads: Zusammenarbeit an Aufgaben und Ausgabeneinträgen mit diskussionsbasierten Threads für klare Kommunikation.

Priofy Integrationen

Integrationen werden nicht öffentlich gelistet.

Pros and Cons

Pros:

• Visuelle Boards für aufwändige Aufgaben mit vielen Ausgaben
• Unterstützt das Anhängen von Quittungen pro Aufgabe
• Führt KPI-Analysen über Projekte hinweg durch

Cons:

• Keine direkte Integration mit Buchhaltungsplattformen
• Kann keine detaillierten Ausgabenberichte erstellen

LEARN MORE ABOUT PRIOFY:

• Check out Priofy on their website

10

Smartsheet

Am besten geeignet für tabellenbasiertes Tracking

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $9/Mitglied/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.5/5

Wenn Sie nach einem Projektkosten-Tracker suchen, der für alle, die schon einmal mit Tabellen gearbeitet haben, vertraut wirkt, lohnt sich ein genauerer Blick auf Smartsheet. Es ist für Teams aus Marketing, Betrieb oder Projektmanagement gedacht, die Kosten, Freigaben und Budgets in einem flexiblen, gitterbasierten Format organisieren möchten. Smartsheet zeichnet sich dadurch aus, dass Sie benutzerdefinierte Ausgabenblätter mit Formeln, Anhängen und automatisierten Workflows an einem Ort erstellen können.

Warum ich Smartsheet gewählt habe

Smartsheet hebt sich vor allem durch die tabellenartige Oberfläche ab, die das Verfolgen von Geldflüssen und Projektkosten besonders intuitiv macht. Sie können individuelle Spalten für Kostenkategorien anlegen, Formeln zur Summenberechnung verwenden sowie Belege oder Rechnungen direkt an jede Zeile anhängen. Besonders praktisch finde ich, dass sich automatisierte Freigabeworkflows für Ausgabeneinreichungen einrichten lassen, was dabei hilft, die Ausgaben übersichtlich und prüfbar zu halten. Diese Funktionen machen Smartsheet für Teams attraktiv, die die Flexibilität einer Tabelle mit der Struktur eines speziellen Projektkosten-Trackers kombinieren möchten.

Hauptfunktionen von Smartsheet

Weitere Funktionen in Smartsheet helfen Teams, Projektkosten mit mehr Transparenz und Kontrolle zu verwalten:

• Ressourcenmanagement-Panel: Verfolgen Sie die Teamzuordnung und die damit verbundenen Arbeitskosten in Echtzeit.
• Gantt-Diagramm-Ansicht: Visualisieren Sie Projektzeitpläne zusammen mit Budget- und Ist-Ausgaben.
• Zellenverknüpfung: Verbinden Sie Daten aus mehreren Tabellen, um Ausgabeninformationen zusammenzuführen.
• Berechtigungssteuerung: Legen Sie genaue Zugriffsstufen fest, wer Kostenschätzungen einsehen oder Finanzdaten bearbeiten darf.

Smartsheet-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Jira Software, Power BI, Salesforce, SAP ERP, ServiceNow, Tableau, Workday, Microsoft Teams, Slack, Docusign und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Umfangreiche Vorlagen-Galerie
• Integration mit Docusign für Ausgabenfreigaben
• Bedingte Formatierung zur Markierung von Überbudget-Positionen

Cons:

• Keine native Kilometer- oder Tagegeldverfolgung
• Begrenzte Mehrwährungsunterstützung für Ausgaben

New Product Updates from Smartsheet

July 19 2026

Smartsheet Smart Assist Adds File Uploads

Smartsheet Smart Assist now lets you upload transcripts, documents, images, and PDFs directly in chat so it can analyze content, suggest next steps, and take actions on your sheet. For more information, visit Smartsheet's official site.

LEARN MORE ABOUT SMARTSHEET:

• Check out Smartsheet on their website
• Read my in-depth review of Smartsheet
• Explore best alternatives to Smartsheet

Weitere Projektkosten-Tracker

Hier sind einige weitere Projektkosten-Tracker, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

1. Wrike

   Am besten für Teamzusammenarbeit in Echtzeit

2. QuickBooks Online

   Am besten für Buchhaltungsintegration

3. SAP Concur

   Am besten geeignet für unternehmensweite Reisekostenkontrolle

So wählen Sie einen Projektkosten-Tracker aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem persönlichen Auswahlprozess den Überblick behalten, habe ich eine Checkliste wichtiger Kriterien zusammengestellt:

Was ist ein Projektkosten-Tracker?

Ein Projektkosten-Tracker ist ein Software-Tool, das Teams dabei hilft, Ausgaben zu erfassen, zu kategorisieren und den einzelnen Projekten zuzuordnen. Projektmanager können damit Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Belege anhängen und sicherstellen, dass die Ausgaben den Budgets und Richtlinien entsprechen. Diese Tools unterstützen eine genaue Berichterstattung, vereinfachen Freigabeprozesse und helfen Unternehmen, die finanzielle Kontrolle über mehrere Projekte oder Kunden hinweg zu behalten.

Funktionen

Achten Sie bei der Auswahl eines Projektkosten-Trackers auf die folgenden Schlüsselmerkmale:

• Projektbasierte Ausgabenerfassung: Weisen Sie Ausgaben bestimmten Projekten oder Kunden zu, um Budgets und Ausgaben auf Detailebene leicht zu überwachen.
• Beleg-Erfassung und -Archivierung: Laden Sie digitale Kopien von Belegen zu jeder Ausgabe hoch, speichern und organisieren Sie diese, um Prüfpfade und Compliance zu unterstützen.
• Genehmigungs-Workflows: Leiten Sie eingereichte Ausgaben durch anpassbare Genehmigungsketten, um Kontrolle und Einhaltung von Richtlinien vor der Erstattung sicherzustellen.
• Multiwährungs-Unterstützung: Erfassen und konvertieren Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen – unerlässlich für Teams, die international arbeiten.
• Individuelle Ausgabenkategorien: Erstellen und verwalten Sie Kategorien, die die spezifischen Ausgabenarten und Berichtsanforderungen Ihres Unternehmens widerspiegeln.
• Integration in Buchhaltungssysteme: Synchronisieren Sie Ausgabendaten direkt mit Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software, um manuelle Eingaben und Fehler zu reduzieren.
• Echtzeit-Reporting und Dashboards: Greifen Sie auf aktuelle Visualisierungen und Zusammenfassungen der Projektausgaben zu, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Nutzerrollen und Berechtigungen: Steuern Sie, wer Ausgaben einreichen, genehmigen oder einsehen kann, um sensible Finanzinformationen zu schützen.
• Mobiler Zugriff: Geben Sie Ausgaben ein, laden Sie Belege hoch und genehmigen Sie Anträge vom Smartphone oder Tablet – ideal für Teams unterwegs.

Vorteile

Der Einsatz eines Trackers kann Ihre Prozesse optimieren und Ihrem Team sowie Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Hier sind einige Vorteile, auf die Sie sich freuen können:

• Verbesserte Budgetkontrolle: Überwachen Sie projektspezifische Ausgaben in Echtzeit – so bleiben Sie im Budget und vermeiden Überziehungen.
• Schnellere Ausgabenfreigabe: Steuern Sie den Prüfprozess mit automatisierten Workflows, um Verzögerungen und manuelle Nachfragen zu minimieren.
• Mehr Compliance: Setzen Sie Unternehmensrichtlinien und steuerliche Vorgaben durch, indem nicht konforme Ausgaben markiert und detaillierte Prüfpfade gepflegt werden.
• Genaue Berichte: Erstellen Sie aktuelle Berichte und Dashboards, die einen klaren Einblick in Projektkosten und Ausgabentrends gewähren.
• Vereinfachte Belegverwaltung: Speichern und organisieren Sie digitale Belege, was Prüfungen und Erstattungen einfacher und zuverlässiger macht.
• Stärkere Verantwortlichkeit im Team: Weisen Sie Ausgaben einzelnen Personen und Projekten zu, um Zuständigkeiten zu klären und Streitigkeiten über Ausgaben zu minimieren.
• Leichte Integration: Synchronisieren Sie Ausgabendaten mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, um manuelle Eingaben zu reduzieren und das Fehlerrisiko zu minimieren.

Kosten und Preise

Die Auswahl eines Projektkosten-Trackers setzt voraus, dass Sie die verschiedenen Preismodelle und angebotenen Tarife verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen von Projektkosten-Tracker-Lösungen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Projektkosten-Tracker

Wie geht es weiter:

Wenn Sie gerade einen Projektkosten-Tracker recherchieren, lassen Sie sich kostenlos von einem SoftwareSelect-Berater Empfehlungen geben.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem Ihre konkreten Anforderungen geklärt werden. Anschließend erhalten Sie eine maßgeschneiderte Auswahlliste passender Lösungen. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.