14 beste kostenlose Produktivitäts-Apps für 2026

Kostenlose Produktivitäts-Apps sind Softwaretools, die dabei helfen, Aufgaben zu organisieren, Projekte zu managen, Prokrastination zu reduzieren und den Fokus zu stärken – ohne dass eine Vorabzahlung erforderlich ist. Wenn Sie nach den besten kostenlosen Produktivitäts-Apps suchen, möchten Sie vermutlich Ihre Arbeitsweise oder die Ihres Teams verbessern, ohne das Budget zu belasten – egal ob Sie als Einzelperson oder Unternehmen arbeiten. Viele moderne Tools enthalten auch KI-Funktionen, Integrationen mit Tools wie ChatGPT und eine Gratis-Version, mit der Sie Kernfunktionen testen können, bevor Sie ein Upgrade in Betracht ziehen. Da viele Anbieter kostenlose Pläne oder Testphasen anbieten, ist es schwierig, die Tools zu finden, die wirklich die benötigten Funktionen bieten. Diese Liste hilft Ihnen, die wichtigsten kostenlosen Produktivitäts-Apps für 2026 schnell zu vergleichen, damit Sie das passende Tool für Ihren Arbeitsstil finden und noch heute produktiver arbeiten können.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Toggl Track	Am besten geeignet zur Zeiterfassung über mehrere Projekte hinweg	30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
2	Todoist	Am besten geeignet für die Verwaltung komplexer Aufgabenhierarchien	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $5/Nutzer:in/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	Plaky	Am besten für die visuelle Anpassung von Projektboards	Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar	Ab $3,99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Microsoft To Do	Am besten für Nutzer des Microsoft 365-Ökosystems	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $99.99/Jahr (in der Microsoft 365-Subscription enthalten)	Website
5	TickTick	Am besten für integrierte Gewohnheitstracking-Funktionen geeignet	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $35.99/Jahr	Website
6	Brain.fm	Am besten geeignet für konzentrationsfördernde Hintergrundmusik	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $14.99/Monat	Website
7	nTask	Am besten geeignet für Risiko- und Problemmanagement-Tools	Kostenlose Demo + 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $3/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	Notion	Am besten geeignet zur Kombination von Notizen und Datenbanken	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $10/Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	Asana	Am besten für die Workflow-Automatisierung mit Integrationen	Kostenlose Testphase + kostenloser Tarif verfügbar	Ab $10,99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	Sunsama	Am besten geeignet für Tagesplanung mit Kalenderintegration	14-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $20/Monat (jährliche Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   Accelo

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   4.4

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2. 

   Celoxis

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   4.4

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3. 

   Wrike

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   4.3

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Kostenlose Produktivitäts-Apps im Test

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Produktivitäts-Apps, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen liefern einen genauen Überblick zu den Funktionen, Einsatzbereichen und Integrationen jedes Tools, damit Sie das für Sie beste Angebot finden.

1

Toggl Track

Am besten geeignet zur Zeiterfassung über mehrere Projekte hinweg

• 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Wenn Sie Zeit über mehrere Projekte oder Kunden hinweg erfassen müssen, ist Toggl Track genau das Richtige für Sie. Dieses Tool spricht Freiberufler, Agenturen und Projektmanager an, die einen klaren Überblick darüber möchten, wohin ihre Arbeitsstunden gehen. Toggl Track hilft Ihnen, abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Zeit zu erfassen, ohne zusätzliche Arbeitsschritte in Ihren Arbeitsablauf einzubauen.

Warum ich Toggl Track ausgewählt habe

Was Toggl Track für mich besonders macht, ist die unkomplizierte Zeiterfassung über mehrere Projekte hinweg. Sie können separate Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und Einträge taggen, was es einfach macht, genau zu sehen, wie Ihre Zeit verwendet wird. Besonders schätze ich die detaillierten Berichte, die eine Aufschlüsselung der erfassten Stunden nach Projekt, Kunde oder Teammitglied ermöglichen. Für jeden, der mehrere Arbeitsströme verwaltet oder Kundenprojekte jongliert, ist die projektbasierte Zeiterfassung von Toggl Track eine praktische Lösung für eine kostenlose Produktivitäts-App.

Toggl Track Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Toggl Track, die Teams und Einzelpersonen helfen, organisiert zu bleiben, sind unter anderem:

• Inaktivitätserkennung: Toggl Track benachrichtigt Sie, wenn Sie inaktiv waren, damit Sie Leerlaufzeiten verwerfen oder bearbeiten können.
• Pomodoro-Timer: Integrierte Pomodoro-Funktionalität erlaubt es Ihnen, Ihre Arbeit in konzentrierte Intervalle mit geplanten Pausen zu unterteilen.
• Mobile und Desktop-Apps: Erfassen Sie Zeit von jedem Gerät aus mit dedizierten Apps für Windows, Mac, Linux, iOS und Android.
• Abrechnungssätze: Weisen Sie Projekten oder Kunden abrechenbare Sätze zu, um Einnahmen parallel zu den geleisteten Arbeitsstunden zu verfolgen.

Toggl Track Integrationen 

Integrationen umfassen Google Kalender, Outlook Kalender, Asana, Trello, Jira, Slack, Todoist, GitHub, Basecamp und Salesforce. Über eine API sind auch individuelle Integrationen möglich.

Was ist kostenlos?

Toggl Track bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer pro Arbeitsbereich. Der kostenlose Tarif ermöglicht unbegrenzte Zeiterfassung, Projekte und Kunden, beschränkt jedoch den Zugang zu erweiterten Funktionen wie Abrechnungssätzen, Zeitschätzungen und einigen Berichtsfunktionen.

Pros and Cons

Pros:

• Detaillierte Berichte und Exportoptionen
• Pomodoro-Timer und Inaktivitätserkennung
• Mobile-, Desktop- und Browser-Apps

Cons:

• Keine Rechnungs- oder Ausgabenerfassung
• Mobile Offline-Zeiterfassung ist inkonsistent

LEARN MORE ABOUT TOGGL TRACK:

• Check out Toggl Track on their website

2

Todoist

Am besten geeignet für die Verwaltung komplexer Aufgabenhierarchien

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $5/Nutzer:in/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.6/5

Wenn Sie eine Möglichkeit brauchen, komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen zu organisieren, lohnt sich ein Blick auf Todoist. Dieses Tool ist für alle gedacht, die verschachtelte Aufgabenlisten verwalten – von Projektmanager:innen bis zu Freiberufler:innen, die mehrere Kund:innen jonglieren. Das flexible Hierarchiesystem hilft Ihnen, große Ziele in umsetzbare Schritte zu zerlegen und alles an einem Ort sichtbar zu halten.

Warum ich Todoist gewählt habe

Todoist zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, komplexe Aufgabenhierarchien zu verwalten – etwas, woran viele kostenlose Produktivitäts-Apps scheitern. Ich habe es ausgewählt, weil Sie Aufgaben innerhalb von Projekten verschachteln, mehrere Unteraufgaben erstellen und mit Labels die Arbeit auf verschiedenen Ebenen organisieren können. Die Struktur aus Abschnitten und Unterabschnitten ermöglicht es Ihnen, sogar die komplexesten Projekte in handhabbare Teile zu zerlegen. Das macht Todoist zu einer starken Wahl, wenn Sie Abhängigkeiten nachverfolgen möchten oder einen klaren Überblick über mehrstufige Arbeitsabläufe benötigen.

Hauptfunktionen von Todoist

Weitere praktische Funktionen von Todoist für Produktivität und Organisation sind:

• Wiederkehrende Fälligkeitstermine: Legen Sie Aufgaben so fest, dass sie in einem individuellen Rhythmus wiederholt werden, damit Sie regelmäßige Verpflichtungen nie vergessen.
• Prioritätsstufen: Weisen Sie Aufgaben Prioritätsmarkierungen zu, damit Sie sich jeden Tag auf das Wesentliche konzentrieren können.
• Produktivitätsvisualisierungen: Sehen Sie Fortschrittstrends und erledigte Aufgaben mit integrierten Diagrammen und Aktivitätsprotokollen.
• Zusammenarbeitstools: Teilen Sie Projekte, weisen Sie Aufgaben zu und kommentieren Sie direkt mit Teammitgliedern in der App.

Todoist-Integrationen 

Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Slack, Gmail, Outlook, Zapier, Dropbox, Google Drive, Trello und viele mehr. 

Was ist kostenlos?

Todoist bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Kostenlose Nutzer:innen können bis zu fünf aktive Projekte anlegen, mit bis zu fünf Personen pro Projekt zusammenarbeiten und auf grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen zugreifen. Erweiterte Funktionen wie Erinnerungen, Labels und Filter sind allerdings kostenpflichtigen Angeboten vorbehalten.

Pros and Cons

Pros:

• Verschachtelte Unteraufgaben strukturieren Projekte
• Wiederkehrende Fälligkeitstermine im kostenlosen Tarif
• Aktivitätsprotokolle erfassen die Produktivität

Cons:

• Erinnerungen erfordern ein kostenpflichtiges Upgrade
• Dateiuploads sind im kostenlosen Tarif eingeschränkt

New Product Updates from Todoist

January 26 2026

Todoist Launches Ramble for Voice-Based Task Capture

Todoist introduces Ramble with voice-to-task creation and real-time task editing. This update helps users quickly capture ideas and turn spoken thoughts into structured to-do items. For more information, visit Todoist's official site.

LEARN MORE ABOUT TODOIST:

• Check out Todoist on their website
• Read my in-depth review of Todoist
• Explore best alternatives to Todoist
• Notion vs. Todoist
• Trello Vs. Todoist
• Todoist vs. Asana

3

Plaky

Am besten für die visuelle Anpassung von Projektboards

• Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $3,99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.9/5

Wenn Sie eine kostenlose Produktivitäts-App suchen, mit der Sie Projektboards visuell anpassen können, ist Plaky eine Überlegung wert. Dieses Tool ist für Teams konzipiert, die flexible Board-Layouts und eine detaillierte Feldanpassung benötigen, um ihre Arbeitsabläufe genau abbilden zu können. Plaky unterstützt Projektmanager und Teamleiter dabei, Projekte mit einem visuellen Ansatz zu organisieren, nachzuverfolgen und branchenspezifisch anzupassen.

Warum ich Plaky ausgewählt habe

Was Plaky für mich unter den kostenlosen Produktivitäts-Apps besonders macht, ist, wie viel Kontrolle Sie bei der Anpassung von Projektboards haben. Sie können Boards mit individuellen Feldern, farbcodierten Labels und eigenen Ansichten erstellen, die exakt zu den Arbeitsabläufen Ihres Teams passen – besonders nützlich, wenn Sie Projekte managen, die nicht in ein Standard-Template passen. Mir gefällt auch, dass Sie das Board-Layout flexibel anpassen und beliebig viele Spalten oder Datentypen hinzufügen können, sodass Sie nicht in starren Strukturen feststecken. Für Projektmanager, die eine visuelle und flexible Methode suchen, um Arbeit zu organisieren und nachzuverfolgen, ist Plakys Board-Anpassung eine echte Stärke.

Plaky Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Plaky, die Teams bei der Produktivitätssteuerung unterstützen, sind:

• Aufgabenzuweisung: Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen und Fälligkeitsdaten für jedes Element festlegen.
• Kommentare und Erwähnungen: Kommentare hinzufügen und Teamkollegen direkt in Aufgaben markieren, um die Kommunikation geordnet zu halten.
• Dateianhänge: Dateien zu Aufgaben hochladen und anhängen, damit alle zugehörigen Dokumente an einem Ort bleiben.
• Aktivitätsprotokoll: Alle Änderungen und Aktualisierungen auf Boards mit einem detaillierten Aktivitätsverlauf nachverfolgen.

Plaky Integrationen 

Integrationen sind unter anderem mit Clockify, Pumble und weiteren möglich. 

Was ist kostenlos?

Plaky bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Nutzern, Boards und Aufgaben. Im kostenlosen Tarif sind jedoch keine nativen Integrationen oder erweiterten Berichtsfunktionen enthalten.

Pros and Cons

Pros:

• Individuelle Felder passen Board-Workflows an
• Aufgabenzuweisungen schaffen Teamverantwortung
• Aktivitätsprotokolle erfassen Projektänderungen

Cons:

• Keine Zeiterfassung oder Auslastungs-Tools
• Nur Kanban-Board-Visualisierung

LEARN MORE ABOUT PLAKY:

• Check out Plaky on their website
• Read my in-depth review of Plaky

4

Microsoft To Do

Am besten für Nutzer des Microsoft 365-Ökosystems

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $99.99/Jahr (in der Microsoft 365-Subscription enthalten)

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Rating: 4.6/5

Wenn Ihr Team bereits Microsoft 365 nutzt, fügt sich Microsoft To Do nahtlos in Ihren Arbeitsablauf ein. Diese Aufgabenverwaltungs-App ist für Nutzer konzipiert, die persönliche und berufliche Aufgaben innerhalb des Microsoft-Ökosystems organisieren möchten. Sie hilft Ihnen, tägliche Prioritäten im Blick zu behalten, Listen zu teilen und Aufgaben über Outlook und andere Microsoft-Anwendungen hinweg zu synchronisieren.

Warum ich Microsoft To Do ausgewählt habe

Was Microsoft To Do zu einer starken Wahl unter den kostenlosen Produktivitäts-Apps macht, ist die nahtlose Einbindung in das Microsoft 365-Ökosystem. Wenn Ihr Team bereits auf Outlook, Teams oder andere Microsoft-Tools setzt, können Aufgaben und Listen direkt über diese Plattformen hinweg synchronisiert werden – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Mir gefällt besonders, dass Sie E-Mails in Outlook markieren können und diese automatisch als Aufgaben in To Do erscheinen, was die gesamte Organisation miteinander verknüpft. Für alle, die Aufgabenverwaltung in einer vertrauten Microsoft-Umgebung suchen, ist diese Integration ein klarer Vorteil.

Microsoft To Do: Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen in Microsoft To Do, die Teams beim Produktivitätsmanagement unterstützen, sind:

• My Day Planungstool: Starten Sie jeden Tag mit einem leeren Blatt Papier und fügen Sie die Aufgaben hinzu, auf die Sie sich konzentrieren möchten.
• Aufgabenerinnerungen: Legen Sie einmalige oder wiederkehrende Erinnerungen fest, um Fristen im Blick zu behalten.
• Unteraufgaben und Notizen: Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere Schritte auf und fügen Sie Notizen für zusätzliche Informationen hinzu.
• Listenfreigabe: Teilen Sie Aufgabenlisten mit Kollegen oder Familienmitgliedern, um gemeinsam zu planen.

Microsoft To Do Integrationen

Native Integrationen sind derzeit nicht aufgeführt. 

Was ist kostenlos?

Microsoft To Do bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit unbegrenzten Aufgaben, Listen und Nutzern. Alle Kernfunktionen sind kostenlos verfügbar, weiterführende Integrationen sind jedoch auf das Microsoft 365-Ökosystem beschränkt.

Pros and Cons

Pros:

• Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben inklusive
• Listenfreigabe unterstützt einfache Zusammenarbeit
• Mobile-, Web- und Desktop-Apps

Cons:

• Keine Gantt-Diagramme oder erweiterte Projekte
• Unteraufgaben sind auf einfache Checklisten beschränkt

LEARN MORE ABOUT MICROSOFT TO DO:

• Check out Microsoft To Do on their website
• Read my in-depth review of Microsoft To Do

5

TickTick

Am besten für integrierte Gewohnheitstracking-Funktionen geeignet

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $35.99/Jahr

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Rating: 4.6/5

Wenn Sie eine kostenlose Produktivitäts-App suchen, die mehr bietet als nur einfache Aufgabenlisten, integriert TickTick das Gewohnheitstracking direkt in Ihren täglichen Arbeitsablauf. Dieses Tool eignet sich für Einzelpersonen und Teams, die Aufgaben verwalten und gleichzeitig positive Routinen aufbauen möchten. Durch den Fokus auf Produktivität und persönliche Entwicklung hilft TickTick, Projekte und Gewohnheiten an einem Ort zu bündeln.

Warum ich TickTick ausgewählt habe

Was TickTick im Bereich der kostenlosen Produktivitäts-Apps besonders macht, ist das integrierte Gewohnheitstracking, das man neben den üblichen Aufgabenmanagement-Funktionen selten findet. Ich habe TickTick ausgewählt, weil Sie damit wiederkehrende Gewohnheiten direkt neben Ihren To-dos erstellen können, sodass Sie tägliche Routinen und Projektaufgaben an einem Ort verfolgen. Der Gewohnheitstracker zeigt visuelle Serien und Fortschrittsdiagramme an, was es einfach macht zu sehen, wie konsequent Sie über die Zeit waren. Für alle, die bessere Gewohnheiten aufbauen und gleichzeitig ihre Arbeit im Griff behalten wollen, vereint TickTick beides in einer einzigen, einheitlichen App.

TickTick Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von TickTick, die Teams und Einzelpersonen beim Produktivitätsmanagement unterstützen, sind:

• Kalenderansicht: Alle Aufgaben und Fristen in einer visuellen Kalenderübersicht sehen.
• Prioritätsstufen: Aufgaben nach Dringlichkeit sortieren und mit Prioritäts-Markierungen versehen.
• Pomodoro-Timer: Mit dem integrierten Timer die Arbeit in fokussierte Intervalle aufteilen.
• Anhänge-Unterstützung: Dateien und Bilder direkt an Aufgaben anhängen, um mehr Kontext zu bieten.

TickTick-Integrationen 

Integrationen umfassen Amazon Alexa, Slack, Outlook, Gmail, Zapier und andere. 

Was ist kostenlos?

TickTick bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit grundlegender Aufgabenverwaltung, Gewohnheitstracking und Kalenderfunktionen. Im kostenlosen Plan sind Sie auf 9 Listen, 99 Aufgaben pro Liste und 19 Unteraufgaben pro Aufgabe begrenzt, und einige erweiterte Funktionen erfordern ein kostenpflichtiges Upgrade.

Pros and Cons

Pros:

• Gewohnheitstracker überwacht Routinen und Aufgaben
• Kalenderansicht zeigt bevorstehende Fristen
• Dateianhänge fügen Aufgaben Dateien und Bilder hinzu

Cons:

• Unteraufgaben erfordern kostenpflichtiges Upgrade
• Kein Team-Chat oder Kollaboration

LEARN MORE ABOUT TICKTICK:

• Check out TickTick on their website
• Read my in-depth review of TickTick

6

Brain.fm

Am besten geeignet für konzentrationsfördernde Hintergrundmusik

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $14.99/Monat

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Rating: 4.7/5

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Konzentration bei der Arbeit zu steigern, bietet Brain.fm wissenschaftlich fundierte Hintergrundmusik an, die Ihnen hilft, sich besser zu fokussieren. Dieses Tool eignet sich für Berufstätige, Studierende oder alle, die Ablenkungen minimieren und konzentriert bleiben möchten. Brain.fm zeichnet sich durch speziell entwickelte Musik aus, die – je nach Bedarf – Produktivität, Entspannung oder Schlaf unterstützen soll.

Warum ich Brain.fm ausgewählt habe

Was Brain.fm zu einer starken Wahl unter den kostenlosen Produktivitäts-Apps macht, ist der einzigartige Ansatz zur konzentrationsfördernden Hintergrundmusik. Die Plattform verwendet KI-generierte Musik, die speziell darauf ausgelegt ist, Tiefenarbeit zu fördern – das habe ich bei den meisten anderen Produktivitätstools nicht gesehen. Sie können zwischen verschiedenen Fokusmodi wie „Tiefenarbeit“ oder „Leichte Arbeit“ wählen, um die Intensität an Ihre Aufgabe anzupassen. Für alle, die mit Ablenkungen kämpfen oder Hilfe beim Halten der Konzentration benötigen, bietet das wissenschaftlich fundierte Audio von Brain.fm eine praktische Möglichkeit, die Arbeitsumgebung produktiver zu gestalten.

Brain.fm – Wichtige Funktionen

Weitere Funktionen von Brain.fm, die den Arbeitsalltag erleichtern:

• Offline-Hören: Laden Sie Sessions herunter, um Brain.fm ohne Internetverbindung zu nutzen.
• Individuell einstellbare Sitzungsdauer: Legen Sie die Länge der Audiosession passend zu Ihrer geplanten Arbeitszeit fest.
• Mobile und Desktop-Apps: Nutzen Sie Brain.fm flexibel auf Mobilgeräten und am Desktop.
• Timer und Pomodoro-Modus: Nutzen Sie integrierte Timer und Pomodoro-Einstellungen, um Ihre Fokuszeiten zu strukturieren.

Brain.fm Integrationen 

Derzeit sind keine nativen Integrationen gelistet. 

Was ist kostenlos?

Brain.fm bietet eine limitierte kostenlose Testphase an, in der Sie alle Funktionen für einen kurzen Zeitraum nutzen können. Nach Ablauf der Testphase ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich; ein dauerhaft kostenloser Tarif wird nicht angeboten.

Pros and Cons

Pros:

• Audiosessions speziell für den Fokus entwickelt
• Pomodoro-Timer strukturiert Arbeitssessions
• Wissenschaftlich fundierte Musik für Produktivität

Cons:

• Keine Integrationen mit Produktivitätstools
• Keine eigenen Audiodateien hochladbar

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7

nTask

Am besten geeignet für Risiko- und Problemmanagement-Tools

• Kostenlose Demo + 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $3/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.2/5

Wenn Sie eine kostenlose Produktivitäts-App mit integrierter Risiko- und Problemverwaltung suchen, lohnt sich ein Blick auf nTask. Dieses Tool richtet sich an Projektmanager und Teams, die Risiken, Probleme und Aufgaben in einem Arbeitsbereich verfolgen möchten. nTask hilft Ihnen dabei, Projektrisiken neben Ihren täglichen Aufgaben zu identifizieren, zu dokumentieren und zu überwachen, was es einfacher macht, Projekte auf Kurs zu halten.

Warum ich nTask ausgewählt habe

Was nTask unter den kostenlosen Produktivitäts-Apps hervorhebt, sind die speziellen Tools für Risiko- und Problemmanagement, die in dieser Kategorie selten zu finden sind. Ich habe nTask gewählt, weil Sie damit Projektrisiken und -probleme direkt in Ihrem Arbeitsbereich erfassen, kategorisieren und verfolgen können – Sie brauchen kein separates Tool für diesen wichtigen Aspekt der Projektdurchführung. Das Risikoregister und das Problemlog helfen Ihnen, Details zu dokumentieren, Verantwortliche zuzuweisen und Statusänderungen während des Projektfortschritts zu überwachen. Für Projektmanager, die mehr als nur Aufgabenlisten benötigen, bringt nTask die Risiko- und Problemverfolgung direkt in Ihren Arbeitsalltag.

nTask Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in nTask, die Teams bei der Produktivitätssteigerung helfen, sind:

• Abhängigkeiten von Aufgaben: Legen Sie Beziehungen zwischen Aufgaben fest, um den Ablauf und die Reihenfolge zu steuern.
• Zeiterfassung: Verfolgen Sie die Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wurde, mit eingebauten Timern und manuellen Einträgen.
• Meeting-Management: Planen, organisieren und dokumentieren Sie Meetings direkt innerhalb der Plattform.
• Gantt-Diagramme: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und Aufgabenfortschritte mit interaktiven Gantt-Diagrammen.

nTask Integrationen 

Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Google Meet, Outlook, Microsoft Teams und mehr. 

Was ist kostenlos?

nTask bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 5 Benutzer mit grundlegenden Funktionen für Aufgabenmanagement, Problemverfolgung und Meeting-Management. Der kostenlose Plan beschränkt Dateianhänge auf 100 MB pro Arbeitsbereich und enthält keine erweiterten Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder native Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Gantt-Diagramme visualisieren Zeitpläne
• Meeting-Tools verwalten Agenden und Nachverfolgungen
• Zeiterfassung überwacht Projektstunden

Cons:

• Kanban-Boards erfordern kostenpflichtigen Plan
• Wiederkehrende Aufgaben erfordern kostenpflichtiges Upgrade

LEARN MORE ABOUT NTASK:

• Check out nTask on their website
• Read my in-depth review of nTask

8

Notion

Am besten geeignet zur Kombination von Notizen und Datenbanken

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $10/Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung)

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Wenn Sie einen Arbeitsbereich suchen, der Notizen mit strukturierten Daten verbindet, ist Notion einen Blick wert. Dieses Tool spricht Projektmanager, Produktteams und alle an, die Besprechungsnotizen, Aufgaben und Datenbanken an einem Ort verknüpfen möchten. Notion hilft Ihnen dabei, verstreute Informationen zu ordnen und individuelle Workflows zu erstellen, die über einfache Listen oder Dokumente hinausgehen.

Warum ich Notion gewählt habe

Notion zeichnet sich dadurch aus, dass sich frei gestaltbare Notizen mit strukturierten Datenbanken in einem einzigen Arbeitsbereich kombinieren lassen. Ich habe es in diese Liste aufgenommen, weil Sie verknüpfte Tabellen, Kanban-Boards und Wikis direkt neben Ihren Besprechungsnotizen oder Projektdokumentationen erstellen können. Diese Flexibilität erlaubt es, eigene Dashboards zu bauen oder Projektergebnisse nachzuverfolgen, ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln. Wenn Sie eine kostenlose Produktivitäts-App suchen, die sich sowohl an ungeordnetes Brainstorming als auch an strukturiertes Datenmanagement anpasst, ist Notion eine sehr gute Wahl.

Wichtige Funktionen von Notion

Weitere Funktionen in Notion, die Teams helfen, organisiert und produktiv zu bleiben, sind:

• Vorlagen-Bibliothek: Greifen Sie auf eine Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen für Projektmanagement, Besprechungsnotizen und persönliche Produktivität zu.
• Seitenfreigabe und Berechtigungen: Steuern Sie, wer jede Seite oder Datenbank in Ihrem Arbeitsbereich ansehen, kommentieren oder bearbeiten darf.
• Versionsverlauf: Sehen Sie sich frühere Versionen einer Seite an, stellen Sie sie wieder her, und behalten Sie Änderungen oder verlorene Inhalte im Blick.
• Web Clipper: Speichern Sie Artikel, Webseiten und Recherchen direkt aus Ihrem Browser in Notion.

Notion-Integrationen 

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, GitHub, Figma, Jira, Asana, Zoom, Typeform, Miro und eine API für individuelle Integrationen.

Was ist kostenlos?

Notion bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für Einzelpersonen mit unbegrenzt vielen Seiten, Blöcken und bis zu 10 Gästen. Im kostenlosen Tarif sind Datei-Uploads auf 5 MB pro Datei beschränkt und einige erweiterte Funktionen wie Versionsverlauf und Admin-Kontrollen eingeschränkt.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenloser Tarif ermöglicht unbegrenzt viele Seiten
• Echtzeit-Zusammenarbeit mit mehreren Nutzern
• Große Auswahl an Workflow-Vorlagen

Cons:

• Keine native Kalender-Synchronisierung
• Keine integrierte Zeiterfassung oder Erinnerungen

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• Check out Notion on their website

9

Asana

Am besten für die Workflow-Automatisierung mit Integrationen

• Kostenlose Testphase + kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $10,99/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Wenn Sie nach einer kostenlosen Produktivitäts-App suchen, die bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen herausragt, ist Asana einen Blick wert. Dieses Tool ist besonders nützlich für Teams, die Aufgaben über mehrere Apps hinweg verbinden und wiederkehrende Projektschritte automatisieren möchten. Asana hilft Projektmanagern und funktionsübergreifenden Teams, die Arbeit zu koordinieren, manuelle Aktualisierungen zu reduzieren und Projekte mit integrierten Automatisierungsfunktionen am Laufen zu halten.

Warum ich Asana ausgewählt habe

Was Asana zu einer starken Wahl unter den kostenlosen Produktivitäts-Apps macht, ist die Möglichkeit, Routineabläufe zu automatisieren und Ihre Projektboards mit anderen bereits genutzten Tools zu verbinden. Ich habe Asana ausgewählt, weil Sie mit dem Automatisierungs-Builder individuelle Regeln festlegen können, die Aktionen auslösen – zum Beispiel Aufgaben verschieben, Arbeit zuweisen oder Benachrichtigungen versenden – ohne manuellen Aufwand. Mir gefällt auch, dass Sie Asana mit einer Vielzahl von Apps integrieren können, sodass Aktualisierungen und Informationen automatisch zwischen Plattformen ausgetauscht werden. Für Projektmanager, die wiederkehrende Aufgaben reduzieren und Projekte toolsübergreifend synchron halten möchten, sind die Automatisierungs- und Integrationsfunktionen von Asana besonders wertvoll.

Asana Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen in Asana, die Teams beim Produktivitätsmanagement unterstützen, sind:

• Zeitleistenansicht: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und Abhängigkeiten mit einer Drag-and-Drop-Gantt-Diagramm.
• Aufgabenabhängigkeiten: Markieren Sie Aufgaben als von anderen abhängig, um die Reihenfolge zu verdeutlichen und Blockaden zu vermeiden.
• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Datenfelder zu Aufgaben hinzu, um projektspezifische Informationen zu erfassen.
• Projektvorlagen: Nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen, um neue Projekte mit bewährten Arbeitsabläufen schnell zu starten.

Asana-Integrationen 

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Zoom, Dropbox, Salesforce, Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Gmail und Outlook.

Was ist kostenlos?

Asana bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 15 Benutzer. Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte und Nachrichten, schränkt jedoch den Zugriff auf erweiterte Funktionen wie die Zeitleistenansicht, Berichte und einige Integrationen ein.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierungsregeln unterstützen grundlegende Workflows
• Mehrere Ansichten, darunter Listen- und Kalenderansicht
• Aufgabenzuweisungen fördern Verantwortlichkeit

Cons:

• Zeitleistenansicht nicht im kostenlosen Plan enthalten
• Gastzugang ist eingeschränkt

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• Check out Asana on their website

10

Sunsama

Am besten geeignet für Tagesplanung mit Kalenderintegration

• 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $20/Monat (jährliche Abrechnung)

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Wenn Sie einen Tagesplaner suchen, der Aufgaben und Kalender zusammenführt, lohnt sich ein Blick auf Sunsama. Dieses Tool richtet sich an Berufstätige, die ihren Tag organisieren möchten, indem sie Aufgaben aus mehreren Quellen einbinden und sie mit ihrem Zeitplan abstimmen. Sunsama hilft Ihnen, realistische Arbeitslasten zu planen und fokussiert zu bleiben, indem Ihre To-dos direkt in Ihren Kalender integriert werden.

Warum ich Sunsama ausgewählt habe

Was mich an Sunsama begeistert hat, ist die direkte Verbindung der Tagesplanung mit Ihrem Kalender, sodass Sie Aufgaben und Termine an einem Ort sehen. Sie können Aufgaben per Drag-and-Drop auf Ihren Zeitplan ziehen, was Ihnen hilft, Ihren Tag realistisch zu planen und Überlastung zu vermeiden. Zudem gefällt mir, dass Sunsama Aufgaben aus anderen Tools einbindet, sodass Sie alles von E-Mail-Nachverfolgungen bis zur Projektarbeit neben Ihren Kalendereinträgen organisieren können. Für alle, die ein Planungswerkzeug suchen, das sich tatsächlich mit ihrem Arbeitsstil synchronisiert, ist Sunsamas Kalenderintegration besonders hervorzuheben.

Sunsama Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Sunsama, die Teams und Einzelpersonen dabei helfen, den Arbeitstag zu verwalten, sind unter anderem:

• Fokusmodus: Mit dieser Funktion arbeiten Sie Ihre täglichen Aufgaben einzeln ab, um Ablenkungen zu minimieren.
• Aufgaben-Kanalorganisation: Sie können Aufgaben nach Kanälen oder Kategorien gruppieren, um verschiedene Arbeitsbereiche zu strukturieren.
• Tägliche Überprüfungs- und Planungshinweise: Sunsama begleitet Sie durch tägliche Rückschau und Planung, damit Sie reflektieren und priorisieren können.
• E-Mail-Aufgabenimport: Sie können E-Mails aus Gmail oder Outlook direkt in Ihre Tagesplanung als umsetzbare Aufgaben übernehmen.

Sunsama-Integrationen 

Zu den Integrationen gehören Asana, ClickUp, GitHub, Notion, Google Calendar, Jira, Google Tasks, monday.com, Slack, Microsoft Teams und viele weitere. 

Was ist kostenlos?

Sunsama bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion mit vollem Zugang zu allen Funktionen. Nach Ablauf der Testphase ist eine kostenpflichtige Abonnement erforderlich, ein dauerhaft kostenloser Tarif wird nicht angeboten.

Pros and Cons

Pros:

• Importiert Aufgaben aus wichtigen Tools
• Geführte tägliche Planungshinweise
• Wandelt E-Mails in Aufgaben um

Cons:

• Aufgabenanalysen nur im kostenpflichtigen Tarif
• Keine Teamzusammenarbeit in der Testphase

LEARN MORE ABOUT SUNSAMA:

• Check out Sunsama on their website

Weitere kostenlose Produktivitäts-Apps

Hier sind weitere kostenlose Produktivitäts-Apps, die es zwar nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber ebenfalls einen Blick wert sind:

1. Habitica

   Am besten zum Gamifizieren der täglichen Aufgabenerledigung

2. Superlist

   Am besten geeignet für kollaborative Team-Checklisten

3. Airtable

   Am besten geeignet für den Aufbau maßgeschneiderter Workflow-Datenbanken

Kriterien für die Auswahl kostenloser Produktivitäts-Apps

Bei der Auswahl der besten kostenlosen Produktivitäts-Apps für diese Liste habe ich typische Anwenderbedürfnisse und Herausforderungen einbezogen, wie die Verwaltung zahlreicher Aufgaben ohne zusätzliche Kosten und den Wunsch nach Tools, die Team- und Einzelproduktivität fördern. Ich habe zudem folgendes Bewertungsschema verwendet, um die Auswahl fair und strukturiert zu gestalten:

Kernfunktionalität (25% der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung die folgenden durchschnittlichen Anwendungsfälle abdecken:

• Aufgaben erstellen und verwalten
• Fristen setzen und Erinnerungen einstellen
• Aufgaben nach Projekt oder Kategorie organisieren
• Status der Aufgabenerledigung verfolgen
• Mit anderen Nutzern zusammenarbeiten

Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Besten noch weiter zu filtern, habe ich außerdem nach Alleinstellungsmerkmalen Ausschau gehalten, beispielsweise:

• Gamification-Elemente für die Erledigung von Aufgaben
• Integriertes Zeit-Tracking oder Pomodoro-Timer
• Anpassbare Automatisierung oder Workflow-Regeln
• Integration mit Drittanwendungen oder Kalendern
• Mobile und Offline-Nutzung

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um die Nutzerfreundlichkeit der Systeme einzuschätzen, habe ich folgende Aspekte berücksichtigt:

• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
• Klare Navigation und Beschriftung der Funktionen
• Wenige Klicks für Standardaktionen
• Reaktionsschnelle Performance auf Web und Mobilgeräten
• Barrierefreiheit für unterschiedliche Nutzerbedürfnisse

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding-Erlebnis der jeweiligen Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Produkttouren
• Zugriff auf Trainingsvideos und Dokumentationen
• Vorgefertigte Vorlagen für gängige Arbeitsabläufe
• In-App-Chatbots oder geführte Einrichtung
• Webinare oder Live-Onboarding-Sitzungen

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Um die Supportleistungen der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Live-Chat oder E-Mail-Support
• Reaktionszeit auf Supportanfragen
• Qualität und Umfang der Hilfecenter-Ressourcen
• Zugang zu Benutzer-Communitys oder Foren
• Unterstützung bei Fehlerbehebung und technischen Problemen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen Plattformen zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Funktionen, die im kostenlosen Tarif enthalten sind
• Einschränkungen oder Begrenzungen bei der kostenlosen Nutzung
• Kosten für das Upgrade auf kostenpflichtige Tarife
• Vergleich mit ähnlichen kostenlosen Tools
• Transparenz bei Preisen und Abrechnung

Kundenrezensionen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Gesamteindruck der Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen von Kundenrezensionen Folgendes beachtet:

• Positives Feedback zu den Kernfunktionen
• Berichte über Fehler oder technische Probleme
• Kommentare zur Benutzerfreundlichkeit und zum Onboarding
• Erfahrungen mit dem Kundensupport
• Vorschläge zu Verbesserungen oder fehlende Funktionen

Wie wählt man kostenlose Produktivitäts-Apps aus?

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess für Software nicht verzetteln, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

Was sind kostenlose Produktivitäts-Apps?

Kostenlose Produktivitäts-Apps sind Software-Tools, die Einzelnen oder Teams helfen, Aufgaben zu organisieren, Projekte zu verwalten und Fortschritte zu verfolgen – und das ganz ohne Bezahlungspflicht. Diese Apps bieten meist grundlegende Funktionen wie Aufgabenlisten, Erinnerungen und Zusammenarbeit kostenlos an. Sie dienen einer besseren Zeitverwaltung, sorgen für mehr Übersicht im Arbeitsablauf und helfen Nutzern, ihre Aufgaben im Griff zu behalten. So sind sie eine besonders zugängliche Lösung für alle mit begrenztem Budget.

Funktionen kostenloser Produktivitäts-Apps

Schauen wir uns die Funktionen an, die in Produktivitäts-Apps häufig vorkommen – und welche davon in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.

Typischerweise kostenlose Funktionen von Produktivitäts-Apps

• Aufgabenverwaltung: Aufgaben oder To-dos erstellen, bearbeiten und organisieren, damit Benutzer den Überblick behalten, was an jedem Tag erledigt werden muss.
• Fälligkeitstermine und Erinnerungen: Fristen setzen und Benachrichtigungen erhalten, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
• Grundlegende Zusammenarbeit: Aufgaben oder Listen mit anderen teilen, was einfaches Teamwork und gemeinsame Verantwortlichkeit ermöglicht.
• Checklisten: Größere Aufgaben in kleinere, umsetzbare Schritte aufteilen, die beim Erledigen abgehakt werden können.
• Grundlegende Projektorganisation: Aufgaben nach Projekt, Kategorie oder Label gruppieren, damit die Arbeit organisiert und leicht auffindbar bleibt.
• Mobiler und Web-Zugriff: Die App auf verschiedenen Geräten nutzen, sodass Aufgaben und Updates immer verfügbar sind – am Schreibtisch ebenso wie unterwegs.
• Einfache Fortschrittskontrolle: Erledigte und offene Aufgaben einsehen, um den täglichen oder wöchentlichen Produktivitätsverlauf zu überwachen.
• Begrenzte Dateianhänge: Dokumente oder Bilder zu Aufgaben hinzufügen, meistens mit Einschränkungen hinsichtlich Dateigröße oder Speicherplatz.

Typischerweise kostenpflichtige Produktivitäts-App-Funktionen

• Erweiterte Integrationen: Verbindung zu anderer Software wie Kalendern, Kommunikationstools oder Cloud-Speicher für einen einheitlicheren Arbeitsablauf.
• Individuelle Automatisierung: Regeln oder Auslöser einrichten, die wiederkehrende Aktionen automatisieren, z. B. Aufgaben verschieben oder Erinnerungen senden.
• Zeiterfassung: Überwachen, wie viel Zeit für Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird, um eine bessere Planung und Berichterstattung zu ermöglichen.
• Erweiterte Berichte und Analysen: Ausführliche Einblicke in Produktivitätstrends, Teamleistungen und Projektfortschritte erhalten.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Steuern, wer bestimmte Aufgaben und Projekte ansehen, bearbeiten oder verwalten darf, für mehr Sicherheit und Kontrolle.
• Priorisierter Support: Schnellere Antwortzeiten und dedizierte Unterstützung vom Kundensupport erhalten.
• Erweiterter Speicherplatz: Größere Dateien hochladen oder mehr Dokumente in der App speichern, was komplexere Projekte unterstützt.
• Individuelles Branding: Das Logo und die Farben Ihres Unternehmens zur App-Oberfläche hinzufügen, um einen professionelleren Eindruck zu hinterlassen.
• Workflow-Vorlagen: Auf wiederverwendbare Vorlagen für häufige Prozesse zugreifen oder selbst solche erstellen, um bei wiederkehrenden Projekten Zeit bei der Einrichtung zu sparen.
• Erweiterte Kollaborationswerkzeuge: Funktionen wie Echtzeit-Chat, Kommentare oder Videotelefonie direkt in der App nutzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Vorteile kostenloser Produktivitäts-Apps

Die Einführung kostenloser Produktivitäts-Apps bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Auf einige können Sie sich besonders freuen:

• Kosteneinsparungen: Zugriff auf wesentliche Funktionen für Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit, ohne das Softwarebudget zu erhöhen.
• Verbesserte Organisation: Aufgabenlisten, Erinnerungen sowie Projektgruppierungen nutzen, um Arbeit strukturiert und übersichtlich zu halten.
• Erhöhte Verantwortlichkeit: Aufgaben zuweisen und Fortschritte mit Teammitgliedern teilen, was die Verantwortung nachvollziehbarer macht.
• Schnelles Onboarding: Schnell durchstarten – mit intuitiven Oberflächen, Vorlagen und einfachen Kooperationsfunktionen, die kaum Schulung erfordern.
• Flexibilität und Zugänglichkeit: Aufgaben von überall aus verwalten – ob über mobile Geräte oder das Web –, sodass verteilte oder remote Teams unterstützt werden.
• Niedrigrisikotests: Verschiedene Workflows und Funktionen ausprobieren, ohne finanzielles Risiko, um die passende Lösung zu finden, bevor Sie upgraden.
• Stärkere Teameinbindung: Gamification- oder soziale Funktionen nutzen, um die Mitarbeit zu motivieren und für tägliche Aufgaben die Motivation aufrechtzuerhalten.

Kosten & Preise von Produktivitäts-Apps

Mir ist klar, dass Sie diesen Artikel lesen, weil Sie nach den besten kostenlosen Produktivitäts-App-Optionen suchen. Da kostenlose Pläne jedoch nur begrenzte Funktionen bieten, werden Sie Ihr Abo künftig wahrscheinlich erweitern müssen.

Die nachfolgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und übliche enthaltene Funktionen bei Produktivitäts-Apps zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Produktivitäts-Apps

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade kostenlose Produktivitäts-Apps recherchieren, nehmen Sie kostenlos Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater für individuelle Empfehlungen auf.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen konkretisiert werden. Anschließend erhalten Sie eine Shortlist an Software-Lösungen zur Auswahl. Bei Bedarf werden Sie durch den gesamten Kaufprozess begleitet – einschließlich Preisverhandlungen.