10 beste Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen im Jahr 2026
Auswahl der 10 besten Event-Projektmanagement-Softwares
Die Auswahl der richtigen Event-Projektmanagement-Software kann überwältigend sein. Als Experte für digitales Projektmanagement habe ich zahlreiche Tools geprüft, um die besten Lösungen für eine effizientere Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu ermitteln. Diese Software dient als zentrale Plattform und steigert Effizienz, Zusammenarbeit und Transparenz, indem sie häufige Herausforderungen wie uneinheitliche Kommunikation und die manuelle Aufgabenverwaltung bewältigt. Lassen Sie mich Sie zum perfekten Tool führen, um Ihren Eventmanagement-Prozess zu optimieren.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Event-Projektmanagement-Software
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Auswahl der besten Event-Projektmanagement-Softwares zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für auf Veranstaltungsorte ausgerichtete Aufgaben- und Budgetverwaltung bei Veranstaltungen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $199/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für cateringorientierte Veranstaltungslogistik | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Am besten für SOC 2-zertifizierte Veranstaltungsplanung geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Ideal para el seguimiento de tareas de expositores y patrocinadores | Demostración gratuita disponible. | Desde $1,995 | Website | |
| 6 | Am besten für Veranstaltungsvorlagen über alle Planungsphasen hinweg geeignet | Kostenloser Tarif verfügbar; 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $20/user/month (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für Veranstaltungsplanung im Tabellenkalkulationsstil | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab 12 $/Benutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für groß angelegte Registrierungen und Check-ins geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für anpassbare Vorlagen für Veranstaltungs-Workflows | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $10.99/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten für die Aufgabenverfolgung bei mehrstufigen Veranstaltungen | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website |
Bewertungen der besten Event-Projektmanagement-Softwares
Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Event-Projektmanagement-Softwares, die es in meine Auswahl geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung
monday AI Workspace ist eine KI-gestützte Projektmanagement-Plattform, die die Planung von Event-Zeitlinien, die Koordination von bereichsübergreifenden Aufgaben, Ressourcenmanagement und Multi-Event-Portfoliodashboards abdeckt.
Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?
Das Tool eignet sich besonders für Corporate-Event- und Konferenzteams, die komplexe Events mit mehreren Arbeitsströmen über Abteilungen wie Marketing, Betrieb und Design hinweg managen.
Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe
monday AI Workspace überzeugt mich, weil die KI-Abhängigkeiten in Multi-Team-Eventprojekten Risikofaktoren frühzeitig erkennt. Koordiniere ich beispielsweise eine Konferenz, bei der AV, Catering und Redner-Logistik parallel laufen, markiert die KI gefährdete Aufgaben, bevor diese den Zeitplan ernsthaft gefährden. Außerdem nutze ich den AI Sidekick, um blockierte Aufgaben über verschiedene Boards hinweg zu finden, ohne jeden einzelnen Arbeitsstrom manuell prüfen zu müssen.
monday AI Workspace Hauptfunktionen
- Eventspezifische Vorlagen: Vorgefertigte Boards für Eventkalender, Marketingpläne und operative Workflows sind enthalten.
- Portfolio-Dashboard-Ansicht: Live-Dashboards bündeln Projektdaten und Statusmeldungen aus mehreren parallellaufenden Events.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Fein abgestufte Zugriffskontrollen ermöglichen eine sichere Zusammenarbeit mit Anbietern, Sponsoren und internen Teams.
- Ressourcenmanagement-Ansichten: Visuelle Boards zeigen Personal- und Ressourcenallokationen für jede Phase Ihrer Veranstaltungen an.
monday AI Workspace Integrationen
monday AI Workspace bietet hunderte Integrationen über eingebaute Schnittstellen und den eigenen Marktplatz, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Dropbox, Outlook, GitHub und Trello. Zudem werden Zapier und eine API für individuelle Integrationen unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- KI markiert gefährdete Aufgaben über Event-Arbeitsströme hinweg
- Portfolio-Dashboards verfolgen mehrere gleichzeitige Events
- Flexible Board-Ansichten unterstützen unterschiedliche Eventformate
Cons:
- Keine integrierten Tools für Lieferantenverträge oder elektronische Signaturen
- Event-Vorlagen benötigen vor dem Einsatz eine umfangreiche Einrichtung
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Am besten für auf Veranstaltungsorte ausgerichtete Aufgaben- und Budgetverwaltung bei Veranstaltungen
Planning Pod ist eine Plattform für die Verwaltung von Veranstaltungsorten und Events, die Aufgabenverfolgung, Budgetverwaltung, Raumpläne, Kundenportale, Lieferantenkoordination und Registrierungstools in einem System vereint.
Für wen ist Planning Pod am besten geeignet?
Planning Pod eignet sich besonders für Veranstaltungsortmanager und Veranstaltungskoordinatoren, die Aufgabenverfolgung, Budgetplanung und Raumplantools an einem Ort benötigen.
Warum ich Planning Pod ausgewählt habe
Ich habe Planning Pod als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Plattform speziell für Teams in Veranstaltungsorten und im Eventbereich entwickelt wurde, die Aufgabenverfolgung und Budgetplanung am selben Ort wie ihre Raumpläne und BEOs benötigen. Mir gefällt, dass Sie Budgetpositionen Lieferanten zuordnen, Verantwortliche für einzelne Positionen festlegen, tatsächliche Zahlungen protokollieren und Erinnerungen an Zahlungstermine einrichten können, sodass zwischen Planung und Durchführung nichts übersehen wird. Das To-do-System ist direkt mit diesen Budgets verknüpft: Sie können Aufgaben Kontakten zuweisen, Fälligkeitstermine an das Veranstaltungsdatum koppeln und automatische Erinnerungen am Morgen der Veranstaltung erhalten, ohne manuell nachfassen zu müssen.
Die wichtigsten Funktionen von Planning Pod
- Raumplan- und Sitzplatztool: Erstellen Sie Tischpläne, Messeaufbauten und Raumumrisse mit Elementen wie Bühnen, A/V-Ausrüstung und Ständen und weisen Sie anschließend Teilnehmern bestimmte Sitzplätze zu.
- Kundenportal: Bieten Sie Kunden einen markengerechten Bereich, in dem sie Veranstaltungsdetails ansehen, Dokumente unterzeichnen, zugewiesene To-dos erledigen und Zahlungen vornehmen können.
- Vorlagen für Veranstaltungsabläufe: Erstellen Sie zeitbasierte Ablaufvorlagen mit Start- und Endzeiten, Lieferantenzuweisungen und einer Planungslogik, die die Zeiten von Elementen automatisch verschiebt.
- Individuelle Berichtsfunktion: Erstellen und teilen Sie Berichte zu Buchungen, Budgets, Registrierungsbestellungen und To-dos des Teams mit Optionen zum Herunterladen und zur Freigabe über eine URL.
Integrationen von Planning Pod
Planning Pod bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, Google Calendar, Apple Calendar, Outlook, WeddingWire, The Knot, Stripe, Square und Adyen. Außerdem werden Integrationen über Zapier unterstützt, eine öffentliche API ist jedoch nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Aufgaben mit Fälligkeitsterminen und Erinnerungen zuweisen
- Schätzungen, tatsächliche Werte, Lieferanten und Zahlungen verfolgen
- Sitzplätze und Raumpläne gemeinsam mit Veranstaltungsaufgaben koordinieren
Cons:
- Rezensenten berichten von Schwierigkeiten bei Navigation und Benutzeroberfläche
- Bei einigen Veranstaltungen lassen sich RSVPs und Ticketverkäufe nicht kombinieren
Am besten für cateringorientierte Veranstaltungslogistik
Caterease ist eine Plattform für Catering- und Veranstaltungsmanagement, die Veranstaltungsbuchung, Menüerstellung, Personalplanung, Ressourcenlogistik und Kundenverwaltung für Cateringbetriebe und Veranstaltungsteams kombiniert.
Für wen eignet sich Caterease am besten?
Caterease eignet sich besonders für Cateringunternehmen und Teams von Bankettlocations, die speziell entwickelte Tools zur Verwaltung von Veranstaltungslogistik, Menüs, Personal und Raumkoordination benötigen.
Warum ich Caterease ausgewählt habe
Ich habe Caterease als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes Tool auf dieser Liste die catering-spezifische Veranstaltungslogistik mit derselben Detailtiefe abbildet. Besonders gut gefällt mir der Assistent für Banketträume, der Doppelbuchungen und Kapazitätskonflikte auf Grundlage der Aufbauart automatisch kennzeichnet, sowie die automatischen Packlisten für Ausrüstung, die der Küche genau mitteilen, was für jede Veranstaltung benötigt wird. Der Personal-Schichtplaner ergänzt dies um eine weitere Ebene und erfasst Planungskonflikte im gesamten Team, damit am Veranstaltungstag nichts übersehen wird.
Wichtige Funktionen von Caterease
- Checklisten für Veranstaltungsaufgaben: Erstellen Sie allgemeine oder veranstaltungsspezifische Checklisten mit Verantwortlichen, Fälligkeitsterminen und Fortschrittsverfolgung, damit jedes Teammitglied den Überblick behält.
- Kundenportal: Teilen Sie Veranstaltungsdetails, Dokumente und Zahlungslinks über ein eigenes Portal direkt mit Kunden.
- Konfigurierbare Änderungsbenachrichtigungen: Leiten Sie E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen an ausgewählte Benutzer oder Vertriebsmitarbeiter weiter, wenn bestimmte Änderungen an Veranstaltungsdatensätzen vorgenommen werden.
- Individuell anpassbare Veranstaltungsdokumente: Entwerfen und speichern Sie eine Bibliothek mit Dokumenten für den Service- und Küchenbereich mithilfe von Vorlagen oder vollständig individuellen Layouts.
Integrationen von Caterease
Caterease verfügt über eine native Zahlungsintegration mit Mosaic und führt Intuit als Integration auf. In der Übersicht werden außerdem Social Tables, Zuppler, DocuSign und Nowsta als Partnerschnittstellen genannt; die Verfügbarkeit einer API ist nicht dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Küchenvorbereitung und Personaleinsatz bleiben koordiniert
- Raumkapazitätsprüfungen kennzeichnen Buchungskonflikte
- Individuelle Veranstaltungsdokumente passen zu Catering-Abläufen
Cons:
- Keine dokumentierte Synchronisierung der Teilnehmerregistrierung
- Bewertungen berichten von einer langsamen, überladenen Benutzeroberfläche
EventsAir ist eine End-to-End-Plattform für das Veranstaltungsmanagement und deckt Registrierung, Logistik, Budgetierung, Sponsorenkoordination, Ablaufplanung sowie die Durchführung virtueller oder hybrider Veranstaltungen ab.
Für wen eignet sich EventsAir am besten?
EventsAir eignet sich für Konferenz- und Meetingplaner, die eine einzige Plattform benötigen, um Registrierung, Logistik und die Durchführung am Veranstaltungstag bei Events jeder Größe zu verwalten.
Warum ich mich für EventsAir entschieden habe
EventsAir hat sich einen Platz auf meiner Liste verdient, weil die Plattform nach SOC 2 Type II zertifiziert ist. Das ist wichtig, wenn man vertrauliche Sponsorendaten, Teilnehmerinformationen und Zahlungsabwicklungen bei Großveranstaltungen verwaltet. Besonders ansprechend finde ich die Self-Service-Portale für Sponsoren und Aussteller, über die Partner ihre Standbuchungen, Branding-Einreichungen und Badge-Zuweisungen selbst verwalten können, ohne ständigen Abstimmungsaufwand. Auch die Organizer-App überzeugt mich bei der Durchführung am Veranstaltungstag, da sie Live-Ablaufpläne, Aufgabenbenachrichtigungen für das Personal und Check-in-Daten in Echtzeit direkt auf dem Smartphone bereitstellt.
Wichtige Funktionen von EventsAir
- Budget-Szenarienplaner: Erstellen und vergleichen Sie mehrere Budgetszenarien und verfolgen Sie gleichzeitig die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vergleich zu Ihren geplanten Werten in Echtzeit.
- Management von Abstracts und Referenten: Sammeln Sie Abstract-Einreichungen, verwalten Sie Prüfungs- und Genehmigungsprozesse und speichern Sie Referentenbiografien, Porträtfotos und Präsentationsmaterialien an einem Ort.
- Veranstaltungsklonen: Kopieren Sie vollständige Veranstaltungskonfigurationen – einschließlich Branding, Websites, Agenden, E-Mails und Berichten –, um sie bei wiederkehrenden Veranstaltungen erneut zu verwenden, ohne alles von Grund auf neu aufzubauen.
- KI-Planungsassistent: Fragen Sie Live- und historische Veranstaltungsdaten in natürlicher Sprache ab, um Dashboards, Visualisierungen und umsetzbare Erkenntnisse direkt innerhalb der Plattform zu erstellen.
Integrationen von EventsAir
EventsAir führt Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, ActiveCampaign, Mailchimp, QuickBooks und Xero auf. Außerdem werden Open-API-, Enterprise-API- und GraphQL-API-Zugriff für benutzerdefinierte Verbindungen unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Budgetszenarien verfolgen die tatsächlichen Veranstaltungskosten
- Sponsoren verwalten Stand- und Materialprozesse selbst
- Mobile Ablaufpläne zeigen Live-Updates vor Ort an
Cons:
- Agendaänderungen können in Teilnehmer-Apps verzögert angezeigt werden
- Die umfangreichen Einstellungen erschweren die anfängliche Navigation
Stova es una plataforma de gestión de eventos de principio a fin que abarca el registro, la gestión de sesiones y ponentes, la coordinación de expositores, la creación de agendas, el seguimiento del presupuesto y los informes posteriores al evento para conferencias, ferias comerciales y eventos híbridos.
¿Para quién es más adecuado Stova?
Stova es una opción sólida para equipos de ferias comerciales y conferencias que necesitan gestionar tareas de expositores, entregables de patrocinadores y presupuestos en eventos complejos con múltiples partes interesadas.
Por qué elegí Stova
Elegí Stova como una de las mejores opciones por lo bien que gestiona la complejidad operativa de coordinar expositores y patrocinadores en un evento de gran magnitud. El Centro de recursos para expositores permite a los organizadores asignar tareas, establecer fechas límite, enviar recordatorios y hacer un seguimiento del progreso de finalización mediante paneles visuales, todo desde un portal de autoservicio que los propios expositores gestionan. También me gusta que el seguimiento de los entregables de los patrocinadores esté directamente vinculado a los niveles de patrocinio y a las aprobaciones de contenido, de modo que nada se pierda entre el contrato y el día del evento.
Características principales de Stova
- Gestión estratégica de reuniones: Centraliza las solicitudes de reuniones, los flujos de aprobación, la búsqueda de sedes y el seguimiento del presupuesto de todo el programa de eventos en un solo módulo.
- Gestión de sesiones y ponentes: Organiza el envío de sesiones, el contenido de los ponentes y la creación de agendas, con sincronización en tiempo real en el sitio web del evento, la aplicación móvil y las herramientas de establecimiento de contactos.
- Paneles de inteligencia de eventos: Ofrece paneles en tiempo real para el rendimiento de los eventos, análisis entre eventos, vistas de la cartera y supervisión de ingresos con integración de CRM.
- Herramienta de asignación de asientos para asistentes: Permite a los organizadores crear o cargar mapas de asientos, consultar la disponibilidad y asignar automáticamente a los asistentes según la empresa o sus preferencias de establecimiento de contactos.
Integraciones de Stova
Stova ofrece integraciones nativas con Salesforce y HubSpot, además de integraciones con Zoom y Microsoft Teams. Su API abierta y sus webhooks permiten conexiones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Los flujos de registro gestionan distintos tipos de asistentes
- Los informes entre eventos aclaran los resultados de los eventos
- Las listas de comprobación de expositores realizan un seguimiento de los entregables de los patrocinadores
Cons:
- Las plantillas de sitios web limitan el control visual
- La configuración abarca muchos pasos y pestañas
Airtable
Am besten für Veranstaltungsvorlagen über alle Planungsphasen hinweg geeignet
Airtable ist eine KI-gestützte Workflow- und Datenbankplattform, die Aufgabenverwaltung, Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, Budgetverfolgung und ereignisspezifische Vorlagen kombiniert, um die Planung in jeder Phase einer Veranstaltung zu unterstützen.
Für wen eignet sich Airtable am besten?
Airtable eignet sich für Teams, die Veranstaltungen über mehrere Phasen hinweg verwalten und einen flexiblen, vorlagenbasierten Arbeitsbereich benötigen, um Aufgaben, Budgets und Logistik an einem Ort zu verfolgen.
Warum ich Airtable ausgewählt habe
Airtable gehört zu meiner engeren Auswahl, weil es mit einer schwer nachzubildenden Vorlagenbibliothek jede Planungsphase abdeckt: Budgets, Catering, Freiwilligenverwaltung, Lieferantenverfolgung, Inhaltskalender und Gantt-Zeitachsen können sofort angepasst werden. Besonders gefällt mir, wie der Arbeitsbereich für die Veranstaltungsplanung Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen verknüpft und anschließend über Kalender-, Kanban- und Zeitachsenansichten hinweg überfällige, planmäßige und abgeschlossene Arbeiten in einem gemeinsamen Bereich anzeigt. Die Felder für die Budgetzusammenfassung sind eine praktische Ergänzung, da sie auf einen Blick zeigen, ob die Ausgaben nach Kategorie unter oder über dem Plan liegen, ohne dass eine manuelle Berechnung erforderlich ist.
Wichtige Funktionen von Airtable
- Feedbackformulare nach der Veranstaltung: Sammeln Sie Sitzungsbewertungen und Kommentare von Teilnehmern über integrierte Formulare und nutzen Sie anschließend KI, um die Stimmung zu analysieren und Erkenntnisse hervorzuheben.
- KI-gestützte Rednerverwaltung: Erstellen Sie automatisch Rednervorstellungen, fassen Sie LinkedIn-Profile zusammen und entwerfen Sie Begrüßungstexte direkt aus den Rednerdatensätzen.
- Automatisierungen nach dem Auslöser-und-Aktion-Prinzip: Erstellen Sie mehrstufige automatisierte Workflows, die Airtable mit externen Tools wie Slack und Google Workspace verbinden, damit alle Beteiligten auf dem neuesten Stand bleiben.
- Rollenbasierte Berechtigungen für Mitwirkende: Steuern Sie den Zugriff auf Arbeitsbereichsebene mit anpassbaren Berechtigungen, passwortgeschützten Ansichtslinks und einem Überarbeitungsverlauf auf Datensatzebene.
Airtable-Integrationen
Airtable bietet dokumentierte Integrationen mit Google Calendar, Salesforce, Slack, Google Drive, Jira, Stripe und Typeform. Die offenen APIs, das Erweiterungs-SDK und die JavaScript-Skriptunterstützung ermöglichen benutzerdefinierte Verbindungen; Synchronisierungsintegrationen sind im Allgemeinen nur unidirektional zu Airtable.
Pros and Cons
Pros:
- Veranstaltungsvorlagen decken den gesamten Bereich von Budgets bis hin zu Feedback ab
- Gantt-Abhängigkeiten verdeutlichen die Übergaben von Veranstaltungsaufgaben
- Automatisierungen halten alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden
Cons:
- Teilnehmerlisten erfordern eine manuelle Eingabe oder CSV
- Mobile Apps bieten keine Zeitachsenlayouts
Am besten geeignet für Veranstaltungsplanung im Tabellenkalkulationsstil
Smartsheet ist eine arbeitsmanagementorientierte Plattform im Tabellenkalkulationsstil, die Gantt-Diagramme, Kalenderansichten, automatisierte Workflows und ereignisspezifische Vorlagen kombiniert, damit Teams Veranstaltungen von einem einzigen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich aus planen, terminieren und koordinieren können.
Für wen ist Smartsheet am besten geeignet?
Smartsheet eignet sich besonders für funktionsübergreifende Veranstaltungsteams, die bereits mit Tabellenkalkulationen arbeiten und eine Gantt-basierte Terminplanung, gemeinsame Transparenz für Beteiligte und automatisierte Workflows an einem Ort benötigen.
Warum ich Smartsheet ausgewählt habe
Ich habe Smartsheet als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es auf der Tabellenlogik basiert, nach der die meisten Veranstaltungsteams ohnehin denken, ohne auf die Struktur zu verzichten, die man für die Organisation einer echten Veranstaltung benötigt. Ich schätze besonders, dass Gantt-Abhängigkeiten nachgelagerte Termine automatisch verschieben, wenn sich ein Vorgänger ändert. Wenn sich also die Bestätigung des Veranstaltungsorts verzögert, verschieben sich auch die Fristen für Catering und audiovisuelle Technik. Der automatisch berechnende Rückwärtsplan in der Vorlage „Veranstaltungsregistrierung und -verfolgung“ ist ausgesprochen nützlich: Er verknüpft die Registrierungseingänge direkt mit einem Meilensteinzeitplan und stellt wichtige Kennzahlen in einem Live-Dashboard dar.
Wichtige Funktionen von Smartsheet
- Automatisierter Workflow-Builder: Erstellen Sie No-Code-Workflows, die auf Grundlage von Bedingungen, die Sie in Ihrem Veranstaltungsplan festlegen, Erinnerungen, Genehmigungen und Statusaktualisierungen auslösen.
- Dynamic View: Teilen Sie gefilterte, rollenspezifische Ausschnitte Ihrer Tabellen mit Dienstleistern oder Beteiligten, ohne die vollständigen zugrunde liegenden Daten offenzulegen.
- Anpassbare Veranstaltungsformulare: Erstellen Sie Formulare mit bedingter Logik, um Registrierungen, Einreichungen von Dienstleistern oder Feedback nach der Veranstaltung direkt in Ihren Planungstabellen zu erfassen.
- Visualisierung des kritischen Pfads: Heben Sie den kritischen Pfad in der Gantt-Ansicht hervor, damit Sie sofort erkennen können, welche Aufgaben das Enddatum Ihrer Veranstaltung direkt beeinflussen.
Integrationen von Smartsheet
Smartsheet bietet mehr als 175 Integrationen, darunter Jira Software, Salesforce, HubSpot, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Microsoft 365. Die REST API, Webhooks und SDKs unterstützen benutzerdefinierte Verbindungen zu Registrierungs-, Marketing- und operativen Systemen.
Pros and Cons
Pros:
- Änderungen an Vorgängern planen nachgelagerte Veranstaltungsaufgaben neu
- Gemeinsame Dashboards sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben
- Registrierungsformulare speisen einen automatisch berechnenden Rückwärtsplan
Cons:
- Die mobile App hat Schwierigkeiten mit komplexen Zeitplanänderungen
- Budgetwerkzeuge verfügen nicht über dokumentierte veranstaltungsübergreifende Zusammenfassungen
New Product Updates from Smartsheet
Smartsheet Adds Non-Plan User Management in Admin Center
Smartsheet adds a Non plan users tab to the Seat types and true-up page in Admin Center. This lets system admins review non-plan users and add them to the plan or remove them from the organization in one place. For more information, visit Smartsheet’s official site.
Cvent
Am besten für groß angelegte Registrierungen und Check-ins geeignet
Cvent ist eine Eventmanagement-Plattform für die Teilnehmerregistrierung, die Verwaltung von Sitzungen und Referenten, den Check-in und die Ausweiserstellung vor Ort, die Ressourcenverfolgung sowie die Koordination von Ausstellern bei Präsenz-, hybriden und virtuellen Veranstaltungen.
Für wen ist Cvent am besten geeignet?
Cvent eignet sich besonders für Eventteams in Unternehmen und Konferenzveranstalter, die eine große Anzahl von Teilnehmerregistrierungen, den Check-in vor Ort und Programme mit mehreren Sitzungen in großem Umfang verwalten.
Warum ich Cvent ausgewählt habe
Ich habe Cvent in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil bei groß angelegten Registrierungen und dem Check-in vor Ort nichts anderes, das ich verwendet habe, an seinen Funktionsumfang herankommt. Mit OnArrival können Mitarbeitende Teilnehmer über einen mobilen Scanner oder Kiosk einchecken und Ausweise bei Bedarf in Echtzeit drucken. Dadurch bleiben die Warteschlangen selbst an stark frequentierten Konferenzeingängen in Bewegung. Die Sitzungsverwaltung unterstützt bis zu 1.500 Sitzungen mit Anwesenheitsverfolgung auf Sitzungsebene, sodass ich Kapazität und Check-in-Status eines vollständigen Programms mit mehreren parallelen Tracks gleichzeitig überwachen kann.
Die wichtigsten Funktionen von Cvent
- Verfolgung der Budgetzuweisung: Organisiert Veranstaltungsausgaben in Kategorien und Unterkategorien und verfolgt geschätzte, genehmigte, ausgehandelte, vertraglich vereinbarte und tatsächliche Beträge im Verhältnis zu festgelegten Geldlimits.
- Ausstellerverwaltung: Verfolgt die Logistik, Profile und Unterstützungsbedarfe von Ausstellern innerhalb des Workflows für die Veranstaltungsverwaltung.
- Feedbackumfragen nach der Veranstaltung: Konfiguriert allgemeine Umfragen und Umfragen auf Sitzungsebene mit Auswahl-, Bewertungs-, Text- und Datumsfragen, die vor, während oder nach einer Veranstaltung verfügbar sind.
- Native CRM-Integrationen: Stellt direkte Verbindungen zu Salesforce, HubSpot und Marketo her, damit Teilnehmer- und Registrierungsdaten über den gesamten Marketing-Technologie-Stack hinweg fließen.
Cvent-Integrationen
Cvent dokumentiert Dutzende von Integrationen für Marketingtechnologien, darunter native Integrationen mit Salesforce, Marketo und HubSpot sowie den Marktplatzzugang zu SAP Concur. Die REST API, Webhooks und das .NET SDK unterstützen benutzerdefinierte Integrationen; der API-Zugriff ist im Enterprise-Tarif enthalten.
Pros and Cons
Pros:
- Das Drucken von Ausweisen vor Ort verkürzt die Warteschlangen bei der Ankunft
- Registrierung und Teilnehmerkommunikation teilen sich einen gemeinsamen Workflow
- Die Anwesenheit auf Sitzungsebene hilft bei der Überwachung der Konferenzkapazität
Cons:
- Änderungen durch Administratoren können mehrere Menüschritte erfordern
- Für externe Anbieter ist kein dokumentierter Aufgaben‑Zugriff vorhanden
Asana ist eine Plattform für Arbeitsmanagement, die Aufgabenverfolgung, Zeitachsenplanung, Workflow-Automatisierung und anpassbare Projektvorlagen vereint, um die Veranstaltungskoordination über mehrere Teams hinweg zu unterstützen.
Für wen eignet sich Asana am besten?
Asana eignet sich für Teams, die regelmäßig stattfindende Veranstaltungen durchführen und strukturierte Workflow-Vorlagen für Kampagnen, Konferenzen oder interne Klausurtagungen erstellen, anpassen und wiederverwenden möchten.
Warum ich Asana ausgewählt habe
Ich habe Asana in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die stärkste Option ist, die ich für Teams gefunden habe, die dasselbe Veranstaltungsformat wiederholt durchführen und einen strukturierten, wiederverwendbaren Workflow benötigen. Besonders gut gefallen mir die veranstaltungsspezifischen Vorlagen, die verschiedene Phasen wie die Planung vor der Veranstaltung, die Tagesplanung und die Nachbereitung abdecken und für jede zukünftige Veranstaltung gespeichert und angepasst werden können. Die Zeitachsenansicht mit Abhängigkeiten ist besonders nützlich, wenn sich eine Verzögerung bei der Veranstaltungsortbuchung automatisch auf den gesamten Zeitplan auswirken muss.
Wichtige Funktionen von Asana
- Formularbasierte Anfrageerfassung: Asana-Formulare erfassen Veranstaltungsanmeldungen, Anmeldungen von Freiwilligen oder Lieferantendaten und erstellen automatisch Aufgaben in Ihrem Veranstaltungsprojekt.
- Arbeitslastansicht: Ein visuelles Arbeitslast-Dashboard zeigt Ihnen die Aufgabenlast jedes Teammitglieds im gesamten Veranstaltungsprojekt, sodass Sie Engpässe erkennen können, bevor sie zu Problemen werden.
- Portfolio-Überwachung: Fassen Sie mehrere Veranstaltungsprojekte in einem Portfolio zusammen, um Status, Fortschritt und Budgetübersichten all Ihrer Veranstaltungen an einem Ort zu überwachen.
- Regelbasierte Workflow-Automatisierung: Legen Sie Regeln aus Auslösern und Aktionen fest, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, Status zu aktualisieren oder Teammitglieder zu benachrichtigen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Asana-Integrationen
Asana bietet mehr als 200 Integrationen im Marktplatz, darunter Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Sheets, Salesforce, HubSpot, Stripe und Zapier. Eine API unterstützt benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Wiederverwendbare Veranstaltungsvorlagen unterstützen die wiederholte Planung
- Zeitachsenabhängigkeiten verschieben verzögerte Veranstaltungsaufgaben
- Zeitlich abgestimmte mobile Checklisten unterstützen Teams am Veranstaltungstag
Cons:
- Ein Verantwortlicher schränkt die gemeinsame Zuständigkeit für Lieferanten ein
- Für die Budgetverfolgung ist ein kostenpflichtiges Add-on erforderlich
Wrike
Am besten für die Aufgabenverfolgung bei mehrstufigen Veranstaltungen
Wrike ist eine Arbeitsmanagementplattform, die Aufgabenzuweisung, Gantt-Diagrammplanung, Abhängigkeitsverfolgung, mehrstufige Arbeitsabläufe und anpassbare Dashboards kombiniert, um Teams bei der Planung und Koordination von Veranstaltungen vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung zu unterstützen.
Für wen eignet sich Wrike am besten?
Wrike eignet sich für Marketing- und Veranstaltungsteams, die mehrstufige Veranstaltungsabläufe über funktionsübergreifende Gruppen hinweg koordinieren müssen und dabei strukturierte Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Planung und gemeinsam genutzte Dashboards einsetzen.
Warum ich Wrike ausgewählt habe
Ich habe Wrike als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es die Verfolgung mehrstufiger Veranstaltungsaufgaben besser bewältigt als die meisten allgemeinen Projektmanagementtools. Die spezielle Veranstaltungsvorlage unterteilt die Arbeit in fünf klar abgegrenzte Phasen – Planung, Logistik, Kreativarbeit, Veranstaltung und Nachbereitung –, jeweils mit Gantt-Planung und Abhängigkeitszuordnung, sodass nichts zwischen den Phasen verloren geht. Besonders gut gefällt mir, dass Gantt-Abhängigkeiten den Abschluss-zu-Start-, Start-zu-Abschluss- und weitere Beziehungstypen unterstützen. Dadurch bleiben komplexe Veranstaltungszeitpläne korrekt, wenn sich eine Aufgabe verschiebt.
Die wichtigsten Funktionen von Wrike
- Dynamische Anfrageformulare: Sammeln Sie Arbeitsanfragen für Veranstaltungen an einem Ort, leiten Sie sie automatisch weiter und erfassen Sie erforderliche Informationen von internen Teams oder externen Beteiligten.
- Benutzerdefinierte Elementtypen: Konfigurieren Sie die Terminologie und Layouts des Arbeitsbereichs passend zu Veranstaltungsabläufen, mit Optionen wie Lieferanten, Assets, Broschüren und Standgrafiken, die in der Veranstaltungsvorlage integriert sind.
- Auslastungsdiagramme: Zeigen Sie die Teamkapazität nach Tag, Woche oder Monat mithilfe farbcodierter Aufwandsindikatoren an, um die Zuweisungslast unter den Veranstaltungsmitarbeitern zu verwalten.
- Prüfwerkzeuge: Fügen Sie visuelles Feedback direkt zu Veranstaltungs-Assets hinzu und vergleichen Sie Originaldateien mit aktualisierten Versionen, ohne Wrike zu verlassen.
Wrike-Integrationen
Wrike bietet Integrationen mit mehr als 400 Anwendungen, darunter Cvent, Marketo, Mailchimp, Adobe Creative Cloud, Google Kalender, Microsoft Teams und Slack. Die REST-API, Webhooks, OAuth 2.0, die öffentliche Datahub-API und die BI-Export-API unterstützen individuelle Verbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Abhängigkeiten machen Terminverschiebungen vor Fristen sichtbar
- Vorlagen führen wiederkehrende Veranstaltungen durch fünf Phasen
- Dashboards verdeutlichen die Zuständigkeiten für Veranstaltungen über mehrere Teams hinweg
Cons:
- Budgetfelder bieten nur begrenzte Kontrolle über Ausgaben
- Keine spezielle Planung eines Live-Ablaufs
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Klaxoon MCP Integration
Wrike’s Klaxoon MCP integration is now generally available, enabling AI agents to navigate between Wrike tasks and attached whiteboards, read task context, and manage whiteboard attachments via API. For more information, visit Wrike's official site.
Weitere Event-Projektmanagement-Softwares
Hier sind einige weitere Optionen für Event-Projektmanagement-Software, die es nicht in meine Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind.
- Zoho Projects
Am besten für die Budgetverfolgung über mehrere Veranstaltungsphasen hinweg geeignet
- Teamwork.com
Am besten zur Budgetverfolgung für Kundenprojekte und Veranstaltungen
- ClickUp
Am besten für Aufgaben-Workflows bei Veranstaltungen mit mehreren Phasen geeignet
- Notion
Ideal für die flexible Einrichtung von Veranstaltungsarbeitsplätzen
- Aisle Planner
Optimal für Arbeitsabläufe mit Hochzeits- und Veranstaltungskunden
Wie ich Event-Projektmanagement-Software bewerte
Ich bewerte jedes Tool auf zwei Ebenen: ob es die Kernaufgaben bewältigt – Ablaufpläne, Lieferantenverwaltung, Live-Budgets – und wodurch es sich speziell für Ihre Eventorganisation auszeichnet.
Kernfunktionalität (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) bezüglich jeder unten aufgeführten Kernfunktionalität. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Event-Aufgaben- & Terminmanagement: Ich achte auf Gantt-Darstellungen, Meilensteinverfolgung und Aufgabenabhängigkeiten, die reale Produktionspläne abbilden – etwa den Aufbau einer dreitägigen Konferenz mit sich überschneidenden Phasen für Aufbau, Probe und Abbau.
- Lieferanten- & Locationskoordination: Jedes Tool sollte es ermöglichen, Anbieter-Kontakte, Verträge und Kommunikationsverläufe an einem Ort zu verwalten, statt in verstreuten E-Mails und Tabellenkalkulationen.
- Event-Budgetüberwachung: Ich überprüfe, ob das Tool spezielle Budgetansichten bietet, in denen Sie Soll- und Ist-Kosten vergleichen können – Einzelposten wie Catering, AV-Miete und Personal werden erfasst, sobald Ausgaben anfallen.
- Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten: Die Plattform sollte externen Gästen rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen, damit Kunden Lieferungen freigeben und Sponsoren Materialien sichten können, ohne interne Notizen zu sehen.
- Ressourcen- & Personalzuweisung: Ich prüfe, wie das Tool Teammitglieder, Volunteers und Equipment auf Eventphasen verteilt – inklusive der Möglichkeit, Arbeitslast und Verfügbarkeit auf einen Blick einzusehen.
- Portfolioansicht für mehrere Events: Für Teams mit mehreren Parallelveranstaltungen achte ich auf ein Portfolio-Dashboard, das übergreifende Zeitpläne, Budgets und Status anzeigt, ohne jedes einzelne Projekt öffnen zu müssen.
Erst wenn eine Liste von Tools diese Kriterien erfüllt, schaue ich, was jedes Tool besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Automatisierung des Show-Ablaufs ist ein großer Pluspunkt. Ich suche nach Tools, die Tagesablauf- und Ablaufpläne mit mobilem Zugriff erstellen, damit das vor Ort-Team seinen Zeitplan jederzeit abrufen kann, ohne im Gesamtprojekt zu suchen. Auch Nachbereitungsanalysen sind entscheidend – die besten Tools erlauben es, Budgetabweichungen, Teilnehmerzahlen und den Abschluss von Aufgaben nachzuverfolgen, um einen Lessons-Learned-Bericht zu erstellen. Vorgefertigte Event-Vorlagen sparen zudem Zeit beim Setup wiederkehrender Formate wie jährlicher Galas oder vierteljährlicher Produkteinführungen.
Mehr als Funktionen
Ich achte genau auf Integrationen und Konnektivität zum Tech-Stack. Event-Teams nutzen meist Plattformen wie Eventbrite oder Cvent gemeinsam mit CRM- und Buchhaltungstools, daher prüfe ich, ob eine native oder Zapier-Anbindung vorhanden ist. Mobile Nutzbarkeit und Anwendbarkeit vor Ort sind weitere Schlüsselfaktoren – das Produktionsteam benötigt Echtzeit-Aufgabenupdates und Push-Benachrichtigungen direkt vom Veranstaltungsort, nicht nur ein Dashboard am Desktop. Ich bewerte auch die Preisstruktur, denn eine eventbasierte Abrechnung passt eher zu Agenturen, während Modelle pro Benutzer für interne Teams gedacht sind.
So wählen Sie eine Event-Projektmanagement-Software aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Auswahl der passenden Software auf Ihre individuellen Anforderungen konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Team wachsen und mehrere Veranstaltungen, Benutzer und Veranstaltungsorte unterstützen kann. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob die Software eine Verbindung zu Ihren bestehenden Tools wie Kalendern, CRM-Systemen, E-Mail-Plattformen und Budgetierungstools herstellen kann. |
| Anpassbarkeit | Achten Sie auf flexible Arbeitsabläufe, Dashboards oder Vorlagen, die Sie an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen können. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ihr Team sollte ohne tagelange Schulungen sofort loslegen können. Achten Sie auf übersichtliche Layouts und eine einfache Navigation. |
| Budget | Kennen Sie Ihre monatlichen oder jährlichen Grenzen. Vergleichen Sie, was in den einzelnen Preisstufen enthalten ist, und vermeiden Sie Tools mit versteckten Kosten. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Schützen Sie Ihre Veranstaltungsdaten, Gästelisten und Budgetinformationen. Achten Sie auf Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften. |
| Tools für die Zusammenarbeit | Stellen Sie sicher, dass Teams, Dienstleister und Kunden innerhalb der Plattform problemlos über Kommentare, Dateifreigaben oder Chats kommunizieren können. |
| Berichtsfunktionen | Wählen Sie Tools, mit denen Sie Meilensteine, Ausgaben und den Aufgabenfortschritt mithilfe integrierter Berichte oder Dashboards verfolgen können. |
Trends bei Event-Projektmanagement-Software
Für meine Recherche habe ich unzählige Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Änderungsprotokolle verschiedener Anbieter von Event-Projektmanagement-Software ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte:
- Tools für die Planung hybrider Veranstaltungen: Immer mehr Tools unterstützen sowohl Präsenz- als auch virtuelle Veranstaltungsformate. Nutzer können Zeitpläne erstellen, Dienstleister verfolgen und digitale Ressourcen für beide Veranstaltungsarten an einem Ort verwalten.
- Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit: Teams erwarten, live zusammenarbeiten zu können, statt sich auf statische Aktualisierungen zu verlassen. Tools bieten zunehmend Live-Kommentare, gemeinsam genutzte Aufgabenboards und sofortige Benachrichtigungen, um eine schnellere Koordination zu ermöglichen.
- Integrierte Budgetprognosen: Statt nur Kosten zu verfolgen, helfen einige Tools nun dabei, Ausgaben auf Grundlage von Angeboten der Dienstleister, vergangenen Veranstaltungen oder Zeitplänen zu prognostizieren. So können Teams Entscheidungen treffen, bevor sie das Budget überschreiten.
- Verfolgung des Teilnehmererlebnisses: Veranstaltungssoftware umfasst zunehmend Tools zur Überwachung von Engagement, Feedback und Stimmung während der Veranstaltung. Dies hilft Planern, Inhalte oder logistische Abläufe in Echtzeit anzupassen.
- KI-basierte Vorschläge: Einige Tools beginnen, KI-gestützte Tipps anzubieten, etwa Vorschläge für die Aufgabenverteilung auf Grundlage der Arbeitsbelastung des Teams oder Empfehlungen für Zeitpläne basierend auf ähnlichen vergangenen Veranstaltungen.
Was ist Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen?
Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen ist ein Tool, das Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen von Anfang bis Ende unterstützt. Veranstaltungsplaner und Teams nutzen sie, um Aufgaben, Zeitpläne, Budgets, Dienstleister und Teilnehmer im Blick zu behalten. Sie erleichtert es, alle beweglichen Teile einer Veranstaltung zu koordinieren, ohne Details oder Fristen zu übersehen.
Funktionen von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Achten Sie bei der Auswahl von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Bericht-Dashboards: Bieten visuelle Einblicke in den Fortschritt, die Ausgaben und den Aufgabenabschluss und unterstützen so bessere Entscheidungen.
- Aufgabenverwaltung: Ermöglicht es Ihnen, Aufgaben im gesamten Team zuzuweisen, zu priorisieren und zu verfolgen, damit die Veranstaltung im Zeitplan bleibt.
- Zeitplan- und Kalenderansichten: Helfen Ihnen, Meilensteine und Fristen der Veranstaltung zu visualisieren, damit Sie Ihre Zeit effektiv verwalten können.
- Budgetverfolgung: Ermöglicht es Ihnen, Ihr Veranstaltungsbudget in Echtzeit festzulegen, zu überwachen und anzupassen.
- Dienstleisterverwaltung: Speichert Kontakte, Verträge und Kommunikationsverläufe der Dienstleister an einem Ort und erleichtert so die Koordination.
- Dateispeicherung und -freigabe: Hält Veranstaltungsdokumente, Bilder und Verträge jederzeit für Ihr Team zugänglich.
- Tools für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Nachrichten, Kommentare und Dateifreigaben, damit Ihr Team effizient zusammenarbeiten kann.
- Verwaltung der Gästeliste: Hilft Ihnen, Zu- und Absagen, Check-ins und Teilnehmerdaten in einem einzigen System zu verwalten.
- Benutzerdefinierte Vorlagen: Ermöglichen es Ihnen, wiederverwendbare Arbeitsabläufe für regelmäßig stattfindende Veranstaltungsarten zu erstellen und so Zeit zu sparen.
- Benachrichtigungen in Echtzeit: Halten Ihr Team über Änderungen, Fristen oder abgeschlossene Aufgaben auf dem Laufenden, sobald diese eintreten.
Vorteile von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Die Einführung von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbessertes Teilnehmererlebnis: Tools für die Gästebetreuung helfen Ihnen, vor, während und nach der Veranstaltung organisiert zu bleiben.
- Weniger verpasste Fristen: Integrierte Kalender und Aufgabenverfolgung helfen allen, den Überblick darüber zu behalten, was wann fällig ist.
- Bessere Teamkoordination: Gemeinsam genutzte Dashboards und Aktualisierungen in Echtzeit sorgen dafür, dass alle nach demselben Plan arbeiten.
- Bessere Budgetkontrolle: Tools zur Budgetverfolgung helfen Ihnen, Mehrausgaben zu vermeiden und Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Einfachere Dienstleisterverwaltung: Zentralisierte Informationen zu Dienstleistern erleichtern den Umgang mit Verträgen, Kontakten und Zeitplänen.
- Schnellere Planung wiederkehrender Veranstaltungen: Mit benutzerdefinierten Vorlagen können Sie Arbeitsabläufe wiederverwenden und den Einrichtungsaufwand überspringen.
- Weniger E-Mail-Kommunikation: Nachrichten und Kommentare innerhalb der Anwendung verringern den Bedarf an langen E-Mail-Verläufen.
Kosten & Preise für Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Die Auswahl von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
| Art des Plans | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
| Kostenlos | $0 | Veranstaltungsseite, Online-Anmeldung, mobile Unterstützung, Werbetools, Berichterstattung |
| Zahlung pro Anmeldung | Variabel (z. B. $1 / Anmeldung) | Online-Anmeldung, Zahlungsabwicklung, mobile Tools, Veranstaltungsseiten, E-Mail-Kommunikation, Integration sozialer Medien, Analysen |
| Abonnementbasiert | $20 bis $200+ / Monat | Die Funktionen variieren je nach Anbieter, können Einrichtungsgebühren umfassen und von der Anzahl der Nutzer, Veranstaltungen oder der Abonnementlaufzeit abhängen |
| Unternehmenslösungen | Individuelle Preise (können zwischen $5,000 und mehreren hunderttausend jährlich liegen) | Individuelle Veranstaltungswebsites, Verwaltung von Unterkunft und Reisen, Einrichtung von Kiosken vor Ort, Finanzaufzeichnungen, Anbieterverwaltung |
Häufig gestellte Fragen zur Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen
Wie unterscheidet sich Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen von allgemeinen Projektmanagementtools?
Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen ist speziell auf die Anforderungen der Veranstaltungsplanung zugeschnitten. Dazu gehören die Verwaltung von Logistik und Ressourcen, die Einhaltung zeitlicher Vorgaben sowie der Umgang mit den besonderen Herausforderungen bei der Organisation von Veranstaltungen. Allgemeine Projektmanagementtools können zwar für eine Vielzahl von Projekten eingesetzt werden, verfügen jedoch möglicherweise nicht über die spezialisierten Funktionen, die Veranstaltungsplaner benötigen, beispielsweise Ticketsysteme, Grundrissplanung, Anbieterverwaltung und Echtzeit-Kommunikationskanäle für Veranstaltungspersonal und Teilnehmer.
Kann Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen Veranstaltungen jeder Größe unterstützen?
Ja, die meisten Projektmanagementsoftwarelösungen für Veranstaltungen sind skalierbar und können Veranstaltungen unterschiedlicher Größe unterstützen, von kleinen Besprechungen und Workshops bis hin zu großen Konferenzen und Festivals. Die Software bietet in der Regel verschiedene Module und Anpassungsoptionen, um den spezifischen Anforderungen jeder Veranstaltung unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität gerecht zu werden.
Ist die Integration von Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen mit anderen Tools und Plattformen möglich?
Viele Lösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen bieten Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools und Plattformen. Dazu können CRM-Systeme, E-Mail-Marketingsoftware, Social-Media-Plattformen, Zahlungsdienstleister und weitere gehören. Die Integration hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und die Datenkonsistenz über verschiedene Systeme hinweg sicherzustellen.
Wie verbessert Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen die Zusammenarbeit im Team?
Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen verbessert die Zusammenarbeit im Team, indem sie eine zentrale Plattform bereitstellt, auf der alle Teammitglieder auf aktuelle Informationen zugreifen, in Echtzeit kommunizieren, Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Dokumente teilen können. Zu den Funktionen für die Zusammenarbeit können Chatfunktionen, Diskussionsforen, Dateifreigabe und Benachrichtigungssysteme gehören, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben und effizient auf den Erfolg der Veranstaltung hinarbeiten.
Welche Art von Unterstützung kann ich von Anbietern von Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen erwarten?
Die Unterstützung durch Anbieter von Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen kann variieren, umfasst jedoch in der Regel technischen Support, Schulungen und Ressourcen, die Nutzern helfen, die Möglichkeiten der Software optimal auszuschöpfen. Dazu können Live-Chat-Support, E-Mail-Helpdesks, telefonischer Support, Online-Tutorials, Webinare und Nutzergemeinschaften gehören. Einige Anbieter bieten möglicherweise auch professionelle Dienstleistungen für zusätzliche Beratung und Anpassungen an.
Gibt es kostenlose Optionen für Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen?
Es gibt kostenlose Optionen für Projektmanagementsoftware für Veranstaltungen, die für kleine Veranstaltungen oder Veranstaltungen mit begrenztem Budget geeignet sein können. Diese kostenlosen Versionen schränken jedoch häufig die Anzahl der Nutzer, die Funktionen und den Umfang des Supports ein. Für größere oder komplexere Veranstaltungen wird im Allgemeinen empfohlen, in eine kostenpflichtige Lösung mit umfassenden Funktionen und dediziertem Support zu investieren.