Die 10 besten Projektmanagement-Softwares für Veranstaltungen des Jahres 2026
10 beste Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen – Auswahlliste
Die Wahl der richtigen Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen kann überwältigend sein. Als Experte für digitales Projektmanagement habe ich zahlreiche Tools geprüft, um die besten Lösungen für eine optimierte Veranstaltungsplanung und -durchführung zu ermitteln. Diese Software dient als zentrale Anlaufstelle und steigert Effizienz, Zusammenarbeit und Transparenz, indem sie häufige Herausforderungen wie uneinheitliche Kommunikation und die manuelle Aufgabenverwaltung löst. Lassen Sie sich von mir zum perfekten Tool für die Umgestaltung Ihres Veranstaltungsmanagements führen.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung der besten Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner bevorzugten Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für ROI-Tracking | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $11.800/Jahr | Website | |
| 3 | Am besten für Networking unter Teilnehmern | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für umfassende virtuelle Event-Organisation | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für Networking-Funktionen | Gratis-Tarif verfügbar | Ab $9/Benutzer/Monat (mind. 10 Plätze, jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für B2B-Konferenzen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $499/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Beste Lösung für umfassendes Event-Management | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten für Benutzerfreundlichkeit | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $1,50/Registrierung | Website | |
| 9 | Am besten für maßgeschneiderte Catering-Management-Lösungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für sicheres Veranstaltungsmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Tests der besten Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Tests bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools, damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden.
Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung
monday AI Workspace ist eine KI-gestützte Projektmanagement-Plattform, die die Planung von Event-Zeitlinien, die Koordination von bereichsübergreifenden Aufgaben, Ressourcenmanagement und Multi-Event-Portfoliodashboards abdeckt.
Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?
Das Tool eignet sich besonders für Corporate-Event- und Konferenzteams, die komplexe Events mit mehreren Arbeitsströmen über Abteilungen wie Marketing, Betrieb und Design hinweg managen.
Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe
monday AI Workspace überzeugt mich, weil die KI-Abhängigkeiten in Multi-Team-Eventprojekten Risikofaktoren frühzeitig erkennt. Koordiniere ich beispielsweise eine Konferenz, bei der AV, Catering und Redner-Logistik parallel laufen, markiert die KI gefährdete Aufgaben, bevor diese den Zeitplan ernsthaft gefährden. Außerdem nutze ich den AI Sidekick, um blockierte Aufgaben über verschiedene Boards hinweg zu finden, ohne jeden einzelnen Arbeitsstrom manuell prüfen zu müssen.
monday AI Workspace Hauptfunktionen
- Eventspezifische Vorlagen: Vorgefertigte Boards für Eventkalender, Marketingpläne und operative Workflows sind enthalten.
- Portfolio-Dashboard-Ansicht: Live-Dashboards bündeln Projektdaten und Statusmeldungen aus mehreren parallellaufenden Events.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Fein abgestufte Zugriffskontrollen ermöglichen eine sichere Zusammenarbeit mit Anbietern, Sponsoren und internen Teams.
- Ressourcenmanagement-Ansichten: Visuelle Boards zeigen Personal- und Ressourcenallokationen für jede Phase Ihrer Veranstaltungen an.
monday AI Workspace Integrationen
monday AI Workspace bietet hunderte Integrationen über eingebaute Schnittstellen und den eigenen Marktplatz, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Dropbox, Outlook, GitHub und Trello. Zudem werden Zapier und eine API für individuelle Integrationen unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- KI markiert gefährdete Aufgaben über Event-Arbeitsströme hinweg
- Portfolio-Dashboards verfolgen mehrere gleichzeitige Events
- Flexible Board-Ansichten unterstützen unterschiedliche Eventformate
Cons:
- Keine integrierten Tools für Lieferantenverträge oder elektronische Signaturen
- Event-Vorlagen benötigen vor dem Einsatz eine umfangreiche Einrichtung
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
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Swoogo
Am besten für ROI-Tracking
Swoogo vereinfacht das Eventmanagement für Präsenz-, virtuelle und hybride Veranstaltungen. Es zeichnet sich durch seine fortschrittlichen Analyse- und Berichtsfunktionen besonders in der Nachverfolgung des ROI aus.
Warum ich Swoogo gewählt habe:
Ich habe Swoogo aufgrund seines einzigartigen Ansatzes im Eventmanagement ausgewählt, insbesondere wegen des Schwerpunkts auf die Nachverfolgung und Verbesserung des Veranstaltungs-ROIs. Die Analysefunktionen sind überlegen und bieten tiefe Einblicke in die Veranstaltungsleistung und das Verhalten der Teilnehmenden.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Erstellung von Event-Websites, Registrierungsmanagement und Echtzeit-Reporting. Die Analysewerkzeuge der Plattform sind besonders erwähnenswert und liefern detaillierte Daten, mit denen Veranstalter den ROI ihrer Events nachvollziehen und analysieren können.
Integrationen umfassen Salesforce, Marketo, HubSpot, Zoom, Slack, WordPress, Google Analytics, Stripe, PayPal, GoToWebinar und Cvent.
Pros and Cons
Pros:
- Fortschrittliche Analysen zur ROI-Bewertung
- Umfassende Eventmanagement-Tools
- Große Auswahl an nativen Integrationen
Cons:
- Hoher Einstiegspreis
- Mindestanzahl an Nutzerplätzen erforderlich
- Die jährliche Abrechnung passt nicht zu jedem Budget
Whova
Am besten für Networking unter Teilnehmern
Whova ist eine Event-Management-Software, die sich durch die Förderung des Netzwerkens unter Teilnehmern auszeichnet.
Warum ich Whova ausgewählt habe:
Ich habe Whova aufgrund seiner ausgeprägten Netzwerk-Funktionen ausgewählt, die es von anderer Event-Management-Software unterscheiden. Es ist am besten für das Networking unter Teilnehmern geeignet, da es einzigartige Funktionen bietet, die die Interaktion zwischen Event-Teilnehmenden fördern und vereinfachen, wodurch ein intensives Netzwerkumfeld geschaffen wird.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen eine interaktive Event-Agenda, Live-Umfragen, Q&A, In-App-Messaging, Visitenkartentausch und ein Community-Board für Ankündigungen und Treffen.
Integrationen beinhalten Zoom, Salesforce, Eventbrite, Slack, Mailchimp, Stripe, PayPal, WordPress und LinkedIn.
Pros and Cons
Pros:
- Interaktive Event-Agenda steigert die Teilnehmerbindung
- In-App-Messaging und Visitenkartentausch zum Netzwerken
- Integrationen mit beliebten Plattformen wie Zoom und Salesforce
Cons:
- Keine transparente Preisgestaltung online verfügbar
- Mögliche zusätzliche Kosten für Integrationen
- Individuelle Preisgestaltung kann zu Unsicherheiten bei der Budgetplanung führen
Hubilo
Am besten geeignet für umfassende virtuelle Event-Organisation
Hubilo ist eine dynamische virtuelle Event-Plattform, die interaktive und ansprechende Online-Veranstaltungen ermöglicht. Sie eignet sich für verschiedene Eventarten, darunter Webinare, Konferenzen und Messen, und bietet Tools für Kommunikation und Networking.
Warum ich Hubilo ausgewählt habe:
Ich habe Hubilo in diese Liste aufgenommen, weil seine umfassenden Funktionen die Durchführung großer virtueller Events unterstützen. Im Vergleich zu anderen Event-Plattformen überzeugt Hubilo durch seinen starken Fokus auf Teilnehmerinteraktion und Networking-Möglichkeiten. Hubilo eignet sich am besten für umfassende virtuelle Event-Organisation, da die Plattform die interaktiven Elemente persönlicher Veranstaltungen digital wirkungsvoll abbildet.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen fortschrittliche Networking-Tools, die Einzelinteraktionen und Gruppendiskussionen ermöglichen und so die Networking-Chancen von Live-Events nachbilden. Individuelle Branding-Optionen erlauben es Veranstaltern, das Erscheinungsbild nach eigenen Vorstellungen zu gestalten und die Markenpräsenz zu steigern. Echtzeit-Analysen liefern wertvolle Einblicke in das Verhalten der Teilnehmer und den Erfolg der Veranstaltung.
Integrationen umfassen Zoom, Salesforce, Marketo, HubSpot, Slack, Google Analytics, Mailchimp, Stripe, GoToWebinar und Microsoft Teams.
Pros and Cons
Pros:
- Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
- Leistungsstarke Networking- und Engagement-Tools
- Detaillierte Analysen zur Erfolgsmessung von Events
Cons:
- Preisinformationen nicht unmittelbar verfügbar
- Für Erstnutzer möglicherweise mit Lernkurve verbunden
- Funktionsumfang könnte für kleinere Events überwältigend sein
Airmeet
Am besten für Networking-Funktionen
Airmeet ist eine vielseitige Plattform für die Durchführung von virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Fähigkeiten im Bereich Networking aus und ermöglicht bedeutungsvolle Verbindungen.
Warum ich Airmeet ausgewählt habe:
Ich habe Airmeet wegen seiner außergewöhnlichen Fähigkeit ausgewählt, das Netzwerk-Erlebnis von Live-Events in einer virtuellen Umgebung nachzubilden. Das Engagement, Teilnehmer miteinander zu vernetzen, hebt Airmeet von anderer Eventmanagement-Software ab. Airmeet bietet innovative Räume für Interaktionen, wie virtuelle Tische und Networking-Lounges, die entscheidend für die Einbindung der Teilnehmer sind.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen immersive Veranstaltungsräume, wie Social Lounges für spontane Interaktionen und Speed Networking, um Teilnehmer schnell zu verbinden.
Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Slack, Zapier, Eventbrite, LinkedIn, Google Analytics, Stripe und Zoom.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Networking-Funktionen
- Große Auswahl an Integrationen
- Anpassbare Veranstaltungsräume
Cons:
- Mindestplatzanzahl kann für kleine Events zu hoch sein
- Jährliche Abrechnung ist möglicherweise nicht für alle Nutzer flexibel
- Der Fokus auf Networking kann andere Eventaspekte in den Hintergrund drängen
Bizzabo
Am besten für B2B-Konferenzen geeignet
Bizzabo ist eine Eventmanagement-Software, die sich auf B2B-Konferenzen spezialisiert hat. Sie zeichnet sich durch die Förderung des professionellen Netzwerkens und die Verbesserung des Konferenzerlebnisses für Unternehmen aus.
Warum ich Bizzabo ausgewählt habe:
Ich habe Bizzabo wegen seines umfassenden Ansatzes im B2B-Konferenzmanagement ausgewählt. Der Fokus auf Business-Events hebt es von anderen Eventmanagement-Tools ab, die eine breitere Zielgruppe ansprechen. Ich habe Bizzabo als das beste Tool erachtet, da es gezielte Funktionen bietet, die die spezifischen Anforderungen an Networking und berufliche Entwicklung im B2B-Bereich unterstützen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen fortschrittliche Networking-Optionen, personalisierte Agenden und umsetzbare Einblicke in das Teilnehmerverhalten.
Integrationen umfassen Salesforce, Marketo, Slack, Mailchimp, LinkedIn, GoToWebinar, Zapier, Stripe, PayPal und Google Analytics.
Pros and Cons
Pros:
- Maßgeschneiderte Funktionen für das Management von B2B-Konferenzen
- Starke Integrationsmöglichkeiten mit Business-Anwendungen
- Fortschrittliche Networking-Optionen für Teilnehmer
Cons:
- Fehlende transparente Preisinformationen
- Mögliche Komplexität durch umfangreiche Funktionen
- Die Notwendigkeit, den Vertrieb für Preisinformationen zu kontaktieren, kann die Planung verzögern
Cvent
Beste Lösung für umfassendes Event-Management
Cvent ist eine führende Event-Management-Software, die die Organisation von Präsenz-, Hybrid- und virtuellen Veranstaltungen erleichtert. Sie zeichnet sich als die beste Lösung für umfassendes Event-Management aus und bietet eine vollständige Suite von Tools, die jeden Aspekt des Veranstaltungsplanungsprozesses abdecken.
Warum ich Cvent ausgewählt habe:
Ich habe Cvent aufgrund seines umfassenden Ansatzes im Event-Management ausgewählt, der es von anderer Software in diesem Bereich abhebt. Die Fähigkeit, eine Vielzahl von Veranstaltungstypen zu verwalten, sowie das umfangreiche Funktionsspektrum machen es zur überlegenen Wahl. Ich empfinde Cvent als die beste Lösung für umfassendes Event-Management, da es eine breite Palette an Funktionen bietet, die Event-Profis dabei unterstützen, Veranstaltungen zu erstellen, zu managen und zu analysieren und so ein gründliches und effizientes Management sicherstellen.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ausgeklügelte Registrierungsoptionen, einen vielseitigen Website-Baukasten für Veranstaltungen, Vor-Ort-Lösungen, Marketing- und E-Mail-Tools sowie umfassende Berichts- und Analysefunktionen. Diese Features verschlanken den Veranstaltungs-Management-Prozess und verbessern das Erlebnis für Organisatoren und Teilnehmende.
Integrationen beinhalten Salesforce, Marketo, Microsoft Dynamics CRM, Slack, Zoom, Oracle Eloqua, HubSpot, Concur und Google Analytics. Diese Integrationen erleichtern einen reibungsloseren Workflow und eine bessere Datenverwaltung über die verschiedenen bei der Veranstaltung genutzten Systeme hinweg.
Pros and Cons
Pros:
- Vielfältige Funktionen für umfassendes Event-Management
- Umfangreiche Integrationen mit beliebten Geschäfts- und Marketing-Tools
- 24/7 Kundensupport verfügbar
Cons:
- Keine transparenten Preisangaben auf der Webseite
- Potentielle Komplexität für neue Nutzer durch den großen Funktionsumfang
- Möglicherweise zu funktionsreich für kleinere Veranstaltungen
Am besten für Benutzerfreundlichkeit
Eventzilla ist eine Event-Management-Plattform, die den Veranstaltungsplanungsprozess vereinfacht.
Warum ich Eventzilla gewählt habe:
Ich habe mich für Eventzilla entschieden, weil es einen unkomplizierten und intuitiven Ansatz für das Event-Management bietet. Das herausragende Merkmal ist die Einfachheit, mit der Nutzer Veranstaltungen erstellen und verwalten können, was es von anderer, oft komplexerer Event-Software unterscheidet. Eventzilla ist am besten für seine Benutzerfreundlichkeit geeignet, da Veranstalter Events schnell mit minimaler Einarbeitungszeit einrichten können, was sowohl für Veranstalter als auch Teilnehmende ein reibungsloses Erlebnis garantiert.
Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Eventseiten, Echtzeit-Analysen und automatisierte E-Mail-Kommunikation. Die Software unterstützt außerdem verschiedene Ticketoptionen und Werbetools, um die Teilnehmerzahl zu maximieren.
Integrationen umfassen PayPal, Stripe, Mailchimp, Salesforce, WordPress, Zoom und Google Analytics.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitive Einrichtung und Verwaltung von Events
- Anpassbare Veranstaltungsseiten für konsistentes Branding
- Vielfältige Ticketoptionen und Werbetools
Cons:
- Zusätzliche Kosten für die Zahlungsabwicklung sind nicht im Grundpreis enthalten
- Erweiterte Funktionen erfordern unter Umständen höhere Tarife
- Für Integrationen sind möglicherweise zusätzliche Abonnements oder Einstellungen erforderlich
Am besten für maßgeschneiderte Catering-Management-Lösungen
Caterease ist eine umfassende Catering-Management-Software, die darauf ausgelegt ist, Cateringunternehmen dabei zu unterstützen, Veranstaltungen effizient zu organisieren und durchzuführen. Sie bietet eine Vielzahl von Tools, die speziell auf die Anforderungen der Catering-Branche zugeschnitten sind.
Warum ich Caterease ausgewählt habe:
Ich habe Caterease insbesondere wegen seiner Flexibilität bei der Anpassung gewählt. So können Nutzer die Software auf ihre individuellen Geschäftsprozesse zuschneiden. Diese Möglichkeit hebt Caterease von anderer Catering-Software ab, die oft allgemein gehalten ist.
Caterease eignet sich am besten für maßgeschneiderte Catering-Management-Lösungen, da Nutzer damit Aspekte wie Veranstaltungsplanung, Menügestaltung und Kundenmanagement auf ihre spezifischen Anforderungen ausrichten können.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Zu den Funktionen zählen leistungsstarke Werkzeuge für das Kundenmanagement, die detaillierte Nachverfolgungs- und Berichtsfunktionen umfassen – für Caterer äußerst wertvoll. Die Menüplanungsfunktion der Software ist ebenfalls intuitiv und erleichtert das Erstellen sowie Anpassen von Menüs entsprechend den Kundenwünschen und diätetischen Anforderungen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Constant Contact, Social Tables, Microsoft Outlook, Google Kalender, Total Party Planner, Nowsta, Stripe, Authorize.Net und Vantiv.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbare Oberfläche
- Umfangreiche Kunden- und Event-Management-Funktionen
- Starke Support- und Schulungsressourcen
Cons:
- Kann für Anfänger komplex zu erlernen sein
- Keine transparenten Preisinformationen online verfügbar
- Eingeschränkte Funktionalität der mobilen App
EventsAIR ist eine umfassende Lösung für das sichere und effiziente Management von Veranstaltungen. Es eignet sich besonders gut für das sichere Veranstaltungsmanagement, da der Fokus auf dem Schutz von Daten liegt.
Warum ich EventsAIR gewählt habe:
Ich habe mich für EventsAIR aufgrund seines starken Engagements für Sicherheit entschieden, was in der heutigen digitalen Welt unerlässlich ist. Die robusten Sicherheitsprotokolle heben es von anderer Event-Projektmanagement-Software ab. Ich habe festgestellt, dass EventsAIR am besten für das sichere Veranstaltungsmanagement geeignet ist, da stets der Schutz der Benutzerdaten im Vordergrund steht – ein zentrales Anliegen für Veranstalter und Teilnehmer.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Echtzeit-Berichterstattung, Teilnehmermanagement und eine integrierte Mobile App. Diese Funktionen wurden entwickelt, um das Veranstaltungsmanagement zu optimieren und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einzuhalten.
Integrationen sind derzeit nicht verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Fokus auf Datensicherheit und Datenschutz
- Umfassender Funktionsumfang für das Eventmanagement
- Geeignet für verschiedene Veranstaltungsarten, einschließlich Präsenz-, virtueller und hybrider Events
Cons:
- Keine transparenten Preisinformationen auf der Webseite
- Keine öffentlich verfügbare Liste nativer Integrationen
- Potenzielle Komplexität aufgrund der umfangreichen Funktionen – eventuell ist eine Schulung erforderlich
Weitere Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Hier sind einige zusätzliche Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen, die es nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind.
- EventMobi
Am besten für die Einbindung von Teilnehmern
- Aventri
Am besten für Skalierbarkeit in Unternehmen
- Boomset
Am besten für Vor-Ort-Lösungen
- Asana
Am besten zur Anpassung von Workflows geeignet
- Social Tables
Am besten geeignet für die Planung von Veranstaltungslayouts
Wie ich Event-Projektmanagement-Software bewerte
Ich bewerte jedes Tool auf zwei Ebenen: ob es die Kernaufgaben bewältigt – Ablaufpläne, Lieferantenverwaltung, Live-Budgets – und wodurch es sich speziell für Ihre Eventorganisation auszeichnet.
Kernfunktionalität (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) bezüglich jeder unten aufgeführten Kernfunktionalität. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindest-Gesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Event-Aufgaben- & Terminmanagement: Ich achte auf Gantt-Darstellungen, Meilensteinverfolgung und Aufgabenabhängigkeiten, die reale Produktionspläne abbilden – etwa den Aufbau einer dreitägigen Konferenz mit sich überschneidenden Phasen für Aufbau, Probe und Abbau.
- Lieferanten- & Locationskoordination: Jedes Tool sollte es ermöglichen, Anbieter-Kontakte, Verträge und Kommunikationsverläufe an einem Ort zu verwalten, statt in verstreuten E-Mails und Tabellenkalkulationen.
- Event-Budgetüberwachung: Ich überprüfe, ob das Tool spezielle Budgetansichten bietet, in denen Sie Soll- und Ist-Kosten vergleichen können – Einzelposten wie Catering, AV-Miete und Personal werden erfasst, sobald Ausgaben anfallen.
- Zusammenarbeit mit mehreren Beteiligten: Die Plattform sollte externen Gästen rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen, damit Kunden Lieferungen freigeben und Sponsoren Materialien sichten können, ohne interne Notizen zu sehen.
- Ressourcen- & Personalzuweisung: Ich prüfe, wie das Tool Teammitglieder, Volunteers und Equipment auf Eventphasen verteilt – inklusive der Möglichkeit, Arbeitslast und Verfügbarkeit auf einen Blick einzusehen.
- Portfolioansicht für mehrere Events: Für Teams mit mehreren Parallelveranstaltungen achte ich auf ein Portfolio-Dashboard, das übergreifende Zeitpläne, Budgets und Status anzeigt, ohne jedes einzelne Projekt öffnen zu müssen.
Erst wenn eine Liste von Tools diese Kriterien erfüllt, schaue ich, was jedes Tool besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Automatisierung des Show-Ablaufs ist ein großer Pluspunkt. Ich suche nach Tools, die Tagesablauf- und Ablaufpläne mit mobilem Zugriff erstellen, damit das vor Ort-Team seinen Zeitplan jederzeit abrufen kann, ohne im Gesamtprojekt zu suchen. Auch Nachbereitungsanalysen sind entscheidend – die besten Tools erlauben es, Budgetabweichungen, Teilnehmerzahlen und den Abschluss von Aufgaben nachzuverfolgen, um einen Lessons-Learned-Bericht zu erstellen. Vorgefertigte Event-Vorlagen sparen zudem Zeit beim Setup wiederkehrender Formate wie jährlicher Galas oder vierteljährlicher Produkteinführungen.
Mehr als Funktionen
Ich achte genau auf Integrationen und Konnektivität zum Tech-Stack. Event-Teams nutzen meist Plattformen wie Eventbrite oder Cvent gemeinsam mit CRM- und Buchhaltungstools, daher prüfe ich, ob eine native oder Zapier-Anbindung vorhanden ist. Mobile Nutzbarkeit und Anwendbarkeit vor Ort sind weitere Schlüsselfaktoren – das Produktionsteam benötigt Echtzeit-Aufgabenupdates und Push-Benachrichtigungen direkt vom Veranstaltungsort, nicht nur ein Dashboard am Desktop. Ich bewerte auch die Preisstruktur, denn eine eventbasierte Abrechnung passt eher zu Agenturen, während Modelle pro Benutzer für interne Teams gedacht sind.
So wählen Sie Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihres individuellen Auswahlprozesses auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Team wachsen und mehrere Veranstaltungen, Benutzer und Veranstaltungsorte unterstützen kann. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihren vorhandenen Tools wie Kalendern, CRMs, E-Mail-Plattformen und Budgetierungs-Tools verbinden lässt. |
| Anpassbarkeit | Achten Sie auf flexible Arbeitsabläufe, Übersichten oder Vorlagen, die Sie an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen können. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ihr Team sollte ohne tagelange Schulungen sofort loslegen können. Achten Sie auf übersichtliche Layouts und eine einfache Navigation. |
| Budget | Kennen Sie Ihre monatlichen oder jährlichen Grenzen. Vergleichen Sie, was in den einzelnen Preisstufen enthalten ist, und vermeiden Sie Tools mit versteckten Kosten. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Schützen Sie Ihre Veranstaltungsdaten, Gästelisten und Budgetinformationen. Achten Sie auf Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriff und Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften. |
| Werkzeuge für die Zusammenarbeit | Stellen Sie sicher, dass Teams, Anbieter und Kunden innerhalb der Plattform problemlos über Kommentare, Dateifreigaben oder Chats kommunizieren können. |
| Berichtsfunktionen | Wählen Sie Tools, mit denen Sie Meilensteine, Ausgaben und den Aufgabenfortschritt mithilfe integrierter Berichte oder Übersichten verfolgen können. |
Trends bei Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Für meine Recherche habe ich unzählige Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Versionsprotokolle verschiedener Anbieter von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte:
- Werkzeuge für die Planung hybrider Veranstaltungen: Immer mehr Werkzeuge unterstützen sowohl Präsenz- als auch virtuelle Veranstaltungsformate. Nutzer können Zeitpläne erstellen, Anbieter verfolgen und digitale Ressourcen für beide Veranstaltungsarten an einem Ort verwalten.
- Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit: Teams erwarten, live zusammenarbeiten zu können, statt statische Aktualisierungen zu nutzen. Werkzeuge ergänzen Live-Kommentare, gemeinsam genutzte Aufgabenboards und sofortige Benachrichtigungen, um eine schnellere Koordination zu ermöglichen.
- Integrierte Budgetprognosen: Statt lediglich Kosten zu verfolgen, helfen einige Werkzeuge inzwischen dabei, Ausgaben auf Grundlage von Angeboten der Anbieter, vergangenen Veranstaltungen oder Zeitplänen zu prognostizieren. So können Teams Entscheidungen treffen, bevor sie zu viel ausgeben.
- Verfolgung des Teilnehmererlebnisses: Veranstaltungssoftware umfasst zunehmend Werkzeuge zur Überwachung von Engagement, Feedback und Stimmung während der Veranstaltung. So können Planer Inhalte oder Logistik in Echtzeit anpassen.
- KI-basierte Vorschläge: Einige Werkzeuge bieten inzwischen KI-gestützte Empfehlungen an, etwa Vorschläge für die Aufgabenverteilung auf Grundlage der Arbeitsbelastung des Teams oder Empfehlungen für Zeitpläne auf Basis ähnlicher vergangener Veranstaltungen.
Was ist Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen?
Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen ist ein Werkzeug, das Sie dabei unterstützt, Veranstaltungen von Anfang bis Ende zu planen, zu organisieren und durchzuführen. Veranstaltungsplaner und Teams nutzen sie, um Aufgaben, Zeitpläne, Budgets, Anbieter und Teilnehmer im Blick zu behalten. Sie erleichtert die Koordination aller beweglichen Teile einer Veranstaltung, ohne Details oder Fristen zu übersehen.
Funktionen von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Berichtsdashboards: Bieten visuelle Einblicke in Fortschritt, Ausgaben und Aufgabenerledigung, um bessere Entscheidungen zu unterstützen.
- Aufgabenverwaltung: Ermöglicht es Ihnen, Aufgaben im gesamten Team zuzuweisen, zu priorisieren und zu verfolgen, damit die Veranstaltung im Zeitplan bleibt.
- Ansichten für Zeitpläne und Kalender: Helfen Ihnen, Meilensteine und Fristen der Veranstaltung zu visualisieren, damit Sie die Zeit effektiv verwalten können.
- Budgetverfolgung: Ermöglicht es Ihnen, Ihr Veranstaltungsbudget in Echtzeit festzulegen, zu überwachen und anzupassen.
- Anbieterverwaltung: Speichert Anbieter-Kontaktdaten, Verträge und den Kommunikationsverlauf an einem Ort und erleichtert so die Koordination.
- Dateispeicherung und -freigabe: Hält Veranstaltungsdokumente, Bilder und Verträge jederzeit für Ihr Team zugänglich.
- Werkzeuge für die Zusammenarbeit: Ermöglichen Nachrichten, Kommentare und Dateifreigaben, damit Ihr Team effizient zusammenarbeiten kann.
- Verwaltung der Gästeliste: Hilft Ihnen, Zu- und Absagen, Check-ins und Teilnehmerdaten in einem einzigen System zu verwalten.
- Benutzerdefinierte Vorlagen: Ermöglichen es Ihnen, wiederholbare Arbeitsabläufe für regelmäßig stattfindende Veranstaltungsarten zu erstellen und Zeit zu sparen.
- Benachrichtigungen in Echtzeit: Informieren Ihr Team über Änderungen, Fristen oder erledigte Aufgaben, sobald diese eintreten.
Vorteile von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Die Einführung einer Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Verbessertes Teilnehmererlebnis: Werkzeuge für die Gästeverwaltung helfen Ihnen, vor, während und nach der Veranstaltung organisiert zu bleiben.
- Weniger verpasste Fristen: Integrierte Kalender und Aufgabenverfolgung helfen allen, den Überblick darüber zu behalten, was wann fällig ist.
- Bessere Teamkoordination: Gemeinsam genutzte Dashboards und Aktualisierungen in Echtzeit sorgen dafür, dass alle nach demselben Plan arbeiten.
- Bessere Budgetübersicht: Werkzeuge zur Budgetverfolgung helfen Ihnen, Mehrausgaben zu vermeiden und Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Einfachere Anbieterverwaltung: Zentralisierte Anbieterinformationen erleichtern die Verwaltung von Verträgen, Kontakten und Zeitplänen.
- Schnellere Planung wiederkehrender Veranstaltungen: Mit benutzerdefinierten Vorlagen können Sie Arbeitsabläufe wiederverwenden und den Einrichtungsaufwand überspringen.
- Weniger E-Mail-Rückfragen: Nachrichten und Kommentare innerhalb der Anwendung verringern den Bedarf an langen E-Mail-Verläufen.
Kosten und Preise für Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Bei der Auswahl einer Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen ist es wichtig, die verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und die typischen enthaltenen Funktionen von Lösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
| Kostenlos | $0 | Veranstaltungsseite, Online-Anmeldung, mobile Unterstützung, Werbetools, Berichterstellung |
| Zahlung pro Anmeldung | Variabel (z. B. $1 / Anmeldung) | Online-Anmeldung, Zahlungsabwicklung, mobile Tools, Veranstaltungsseiten, E-Mail-Kommunikation, Integration sozialer Medien, Analysen |
| Abonnementbasiert | $20 bis $200+ / Monat | Die Funktionen variieren je nach Anbieter, können Einrichtungsgebühren umfassen und von der Anzahl der Benutzer und Veranstaltungen oder der Abonnementlaufzeit abhängen |
| Unternehmenslösungen | Individuelle Preise (können zwischen $5.000 und mehreren hunderttausend Dollar jährlich liegen) | Individuelle Veranstaltungswebsites, Unterkunfts- und Reisemanagement, Einrichtung von Kiosken vor Ort, Finanzunterlagen, Lieferantenmanagement |
Häufig gestellte Fragen zur Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen
Wie unterscheidet sich Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen von allgemeinen Projektmanagement-Tools?
Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen ist speziell auf die Anforderungen der Veranstaltungsplanung zugeschnitten. Dazu gehören die Verwaltung von Logistik, Ressourcen und zeitlichen Einschränkungen sowie die Bewältigung der besonderen Herausforderungen bei der Organisation von Veranstaltungen. Allgemeine Projektmanagement-Tools können zwar für eine Vielzahl von Projekten verwendet werden, verfügen jedoch möglicherweise nicht über die spezialisierten Funktionen, die Veranstaltungsplaner benötigen, beispielsweise Ticketsysteme, die Zuordnung von Raumplänen, Lieferantenmanagement und Echtzeit-Kommunikationskanäle für Veranstaltungspersonal und Teilnehmer.
Kann Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen Veranstaltungen jeder Größe unterstützen?
Ja, die meisten Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen sind skalierbar und können Veranstaltungen unterschiedlicher Größe unterstützen – von kleinen Besprechungen und Workshops bis hin zu großen Konferenzen und Festivals. Die Software bietet in der Regel verschiedene Module und Anpassungsoptionen, um die spezifischen Anforderungen jeder Veranstaltung unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität zu erfüllen.
Ist es möglich, Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen mit anderen Tools und Plattformen zu integrieren?
Viele Softwarelösungen für das Projektmanagement von Veranstaltungen bieten Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools und Plattformen. Dazu können CRM-Systeme, E-Mail-Marketing-Software, Plattformen für soziale Medien, Zahlungsdienstleister und weitere Lösungen gehören. Die Integration trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Prozesse zu automatisieren und die Datenkonsistenz über verschiedene Systeme hinweg sicherzustellen.
Wie verbessert Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen die Zusammenarbeit im Team?
Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen verbessert die Zusammenarbeit im Team, indem sie eine zentrale Plattform bereitstellt, auf der alle Teammitglieder auf aktuelle Informationen zugreifen, in Echtzeit kommunizieren, Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Dokumente teilen können. Zu den Zusammenarbeitsfunktionen können Chat-Funktionen, Diskussionsforen, Dateifreigabe und Benachrichtigungssysteme gehören, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben und effizient auf den Erfolg der Veranstaltung hinarbeiten.
Welche Art von Unterstützung kann ich von Anbietern von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen erwarten?
Die Unterstützung durch Anbieter von Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen kann variieren, umfasst jedoch typischerweise technischen Support, Schulungen und Ressourcen, die Benutzern helfen, die Möglichkeiten der Software optimal zu nutzen. Dazu können Live-Chat-Support, E-Mail-Helpdesks, telefonischer Support, Online-Tutorials, Webinare und Benutzer-Communitys gehören. Einige Anbieter bieten möglicherweise auch professionelle Dienstleistungen für zusätzliche Beratung und Anpassungen an.
Gibt es kostenlose Optionen für Software zum Projektmanagement von Veranstaltungen?
Es gibt kostenlose Optionen für Software zum Projektmanagement von Veranstaltungen, die für kleine Veranstaltungen oder Veranstaltungen mit begrenztem Budget geeignet sein können. Diese kostenlosen Versionen schränken jedoch häufig die Anzahl der Benutzer, die Funktionen und den Umfang des Supports ein. Für größere oder komplexere Veranstaltungen wird im Allgemeinen empfohlen, in eine kostenpflichtige Lösung mit umfassenden Funktionen und dediziertem Support zu investieren.
Wie geht es weiter?
Wenn du gerade Software für das Projektmanagement von Veranstaltungen recherchierst, wende dich kostenlos an einen SoftwareSelect-Berater, um Empfehlungen zu erhalten.
Du füllst ein Formular aus und führst ein kurzes Gespräch, in dem deine konkreten Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhältst du eine Auswahlliste von Softwarelösungen zur Prüfung. Die Berater unterstützen dich sogar während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich der Preisverhandlungen.