Die 10 besten Dokumenten-Workflow-Softwares im Test für 2026

airSlate Workflow ist eine No-Code-Plattform zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente mit höherer Genauigkeit zu erstellen, weiterzuleiten und zu verwalten. Sie unterstützt Branchen wie Gesundheitswesen, Rechtswesen, Bildungswesen und Finanzen, indem sie Werkzeuge für Vertragsmanagement, elektronische Signaturen und compliance-orientierte Prozesse bereitstellt.

Warum ich airSlate Workflow gewählt habe: Ich habe dieses Tool aufgrund seiner intelligenten Automatisierungsfunktionen ausgewählt, die es ermöglichen, dass Dokumente ohne manuelle Überwachung durch Workflows geleitet werden. Auslöser können Workflows aus Systemen wie CRMs initiieren, wodurch Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen und Datensätze aktuell gehalten werden. Besonders gefallen hat mir die 'Fill'-Funktion, die Formulare und Verträge mit Daten aus verbundenen Systemen vorab ausfüllt, Fehler reduziert und Mitarbeitende von wiederholender Dateneingabe entlastet.

Herausragende Funktionen und Integrationen von airSlate Workflow

Bemerkenswerte Funktionen sind die native bidirektionale Datensynchronisation, die abgeschlossene Dokumentendaten automatisch an verbundene Systeme zurückschreibt, ein No-Code-Workflow-Builder zur Konfiguration von Dokumentenerstellung, Weiterleitung, Genehmigungen und E-Signaturen sowie integrierte Governance-Kontrollen wie SSO, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Audit Trails und konfigurierbare Richtlinien zur Datenaufbewahrung. E-Signaturen sind in jedem Tarif ohne zusätzliche Kosten pro Umschlag enthalten und unterstützen sichere und konforme Dokumentenabläufe in regulierten Branchen.

Integrationen umfassen Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics und SharePoint.

HotDocs ist eine Dokumentenautomatisierungssoftware, die darauf ausgelegt ist, die Erstellung komplexer, individuell angepasster Dokumente zu vereinfachen. Sie wird häufig in den Bereichen Recht, Finanzen und öffentliche Verwaltung eingesetzt, um die Erstellung verschiedener Dokumente wie Verträge, Gerichtsformulare, Kreditanträge und Verkaufsangebote zu automatisieren. 

Warum ich HotDocs gewählt habe: HotDocs zeichnet sich bei der Automatisierung komplexer Dokumentenerstellungsprozesse aus. Dazu gehört die Fähigkeit, erweiterbare Tabellen und bedingte Textbereiche zu generieren sowie komplexe Berechnungen innerhalb von Dokumenten durchzuführen. Diese dynamischen Elemente sorgen dafür, dass die Dokumente nicht nur genau, sondern auch individuell an spezifische Anforderungen angepasst sind, ohne dass umfangreiche manuelle Anpassungen erforderlich sind. 

HotDocs Highlight-Funktionen und Integrationen

Hervorstechende Funktionen umfassen bedingte Logik, die Nutzern hilft, dynamische Dokumente durch die Verwendung von Wenn/Dann-Anweisungen zu erstellen. Außerdem bietet HotDocs Prüfpfade und Workflow-Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenprüfung, Freigabe und Ablage.

Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft 365, Microsoft Word, Tabs3, CARET Legal, Actionstep, Amicus Attorney und AbacusLaw.

Document360 ist eine Wissensdatenbank-Plattform mit Workflow-Automatisierungsfunktionen, die Teams dabei unterstützt, Dokumentationen zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten. Sie eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungsfällen, von internen Prozessdokumenten bis hin zu kundenorientierten Helpdesks, mit umfassenden Kontrollmöglichkeiten für Rollen, Freigaben und Veröffentlichungen.

Warum ich Document360 gewählt habe: Ich habe Document360 ausgewählt, weil es intuitives Wissensmanagement mit strukturierten Workflow-Tools kombiniert, sodass sich auch komplexe Dokumentationsprojekte einfach steuern lassen. Der benutzerdefinierte Workflow-Builder hilft Teams, Freigabeprozesse einzurichten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen individuell anzupassen. Außerdem gefielen mir die KI-gestützte Suche, eingebettete Hilfewidgets und Analysen, die aufzeigen, welche Inhalte gelesen werden – und welche vielleicht überarbeitet werden sollten.

Document360 Herausragende Funktionen und Integrationen:

Herausragende Funktionen sind ein individueller Workflow-Builder, Glossarverwaltung, rollenbasierter Zugriff, integrierte Helpcenter, Entscheidungsbaum-Builder sowie Analysen mit SEO-Optimierungstools.

Integrationen umfassen Zendesk, Freshdesk, Intercom, Drift, Slack, GitHub, Make, Salesforce und Microsoft Teams.

Für Unternehmen, die eine einfache und flexible Möglichkeit zur Verwaltung von Dokumenten-Workflows benötigen, bietet Jotform Workflows eine No-Code-Plattform, die auf unterschiedlichste organisatorische Anforderungen zugeschnitten ist. Sie wird branchenübergreifend eingesetzt, etwa im Gesundheitswesen, Finanzwesen oder Bildungsbereich, wo Genehmigungen, elektronische Unterschriften und Aufgabenverteilungen zum Alltag gehören. Mit einem Drag-and-Drop-Builder, anpassbaren Workflows und integrierten Schnittstellen hilft Jotform Workflows Teams dabei, Prozesse zu optimieren und betriebliche Hürden zu reduzieren.

Warum ich Jotform Workflows ausgewählt habe

Ich habe Jotform Workflows ausgewählt, weil sich damit komplexe Dokumentenprozesse automatisieren lassen, ohne technisches Fachwissen zu erfordern. Der Drag-and-Drop-Builder ermöglicht es einfach, Workflows für spezielle Anwendungsfälle wie Genehmigungsprozesse oder das Sammeln elektronischer Unterschriften zu erstellen. Jotform Workflows unterstützt zudem mehr als 40 Zahlungsanbieter, sodass finanzielle Transaktionen direkt innerhalb eines Workflows automatisiert werden können. Zusammen helfen diese Funktionen Unternehmen, manuelle Arbeit zu reduzieren und für Konsistenz im Dokumentenmanagement zu sorgen.

Wichtige Funktionen von Jotform Workflows

Neben seinen Automatisierungsfunktionen bietet Jotform Workflows noch weitere Eigenschaften zur Optimierung des Dokumentenmanagements:

• Bedingte Logik: Diese Funktion ermöglicht dynamische Workflows, die sich basierend auf Benutzereingaben anpassen und so für besonders effiziente Abläufe sorgen.
• Parallele Verarbeitung: Sie können mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalten, was speziell bei komplexen Workflows mit Absprachen zwischen verschiedenen Abteilungen hilfreich ist.
• Echtzeit-Tracking: Überwachen Sie den Fortschritt Ihrer Workflows in Echtzeit und erhalten Sie Einblick in den Stand der Aufgaben und etwaige Engpässe.
• Automatisierte Erinnerungen: Halten Sie Ihr Team mit automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Aufgaben, ausstehenden Freigaben oder Fristen auf dem Laufenden.

Jotform Workflows Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Google Drive, Slack, Zoom, Asana, Airtable, Salesforce, PayPal, Stripe und Trello.

Doxis ist eine Plattform für Enterprise Content Management und Dokumenten-Workflow, die Dokumentenerfassung, KI-gestützte Klassifizierung, Prozessautomatisierung, Teamzusammenarbeit und langfristige Archivierung in einem einheitlichen System vereint.

Für wen ist Doxis am besten geeignet?

Doxis eignet sich besonders für große Unternehmen und mittelständische Organisationen mit komplexen, dokumentenintensiven Abläufen über mehrere Abteilungen oder geografische Standorte hinweg.

Warum ich Doxis ausgewählt habe

Ich habe Doxis als eine der besten Lösungen für mehrsprachige Dokumenten-Workflows ausgewählt, weil es eine der wenigen Plattformen ist, die wirklich von Haus aus global einsetzbar ist. Die Plattform ist in 13 Sprachen verfügbar, darunter Arabisch, Chinesisch und Russisch, sodass die Benutzeroberflächen und Metadaten meiner Teams jeweils in der lokalen Sprache angezeigt werden. Darüber hinaus ermöglicht die Unicode-fähige Architektur und das mandantenfähige Bereitstellungsmodell internationalen Teams, von einer zentral verwalteten Plattform aus zu arbeiten, ohne separate regionale Instanzen pflegen zu müssen.

• KI-gestützte Dokumentenerfassung: Extrahiert Metadaten, klassifiziert Dokumente und leitet diese inhaltsbasiert mithilfe integrierter OCR und maschinellem Lernen weiter.
• No-Code-Workflow-Designer: Mit Business Studio können benutzerdefinierte Dokumentenprozesse und Content-Anwendungen ohne Programmieraufwand gestaltet und bereitgestellt werden.
• Versionskontrolle: Zeichnet Dokumentenüberarbeitungen auf und speichert frühere Versionen, sodass Ihr Team die Änderungshistorie einsehen und ältere Entwürfe jederzeit wiederherstellen kann.
• Revisionssichere Archivierung: Legt finale Dokumente in einem manipulationssicheren Archiv ab, das Standards für Records Management erfüllt, einschließlich Aufbewahrungsfristen und Löschregeln.

Doxis-Integrationen

Doxis bietet native Konnektoren zu SAP, Salesforce, Microsoft 365, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook, Oracle und Infor sowie HR-Lösungen wie ADP und Verzeichnisdienste wie LDAP. Für individuelle Integrationen steht eine REST API zur Verfügung. Zapier-Unterstützung ist undokumentiert.

Nanonets ist eine KI-gesteuerte Plattform, die darauf ausgelegt ist, Dokumentenverarbeitung und Datenextraktions-Workflows zu automatisieren und insbesondere Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik zugutekommt. 

Warum ich Nanonets gewählt habe: Es nutzt KI, um komplexe Dokumentprozesse wie die Datenerfassung für Rechnungen und Bestellungen zu automatisieren. Diese Automatisierung erstreckt sich auf Workflows für Kreditorenbuchhaltung, finanzielle Abstimmung und Schadenbearbeitung im Versicherungssektor. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und Optical Character Recognition (OCR)-Technologie verarbeitet Nanonets unstrukturierte Daten effizient und gewährleistet, dass selbst die komplexesten Aufgaben präzise erledigt werden. Begleitet wird dies von KI-Workflows mit menschlicher Überwachung, die es ermöglichen, menschliche Kontrolle in automatisierte Prozesse einzubinden, wo sie erforderlich ist.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Nanonets

Herausragende Funktionen sind unter anderem die Extraktion von Einblicken aus unstrukturierten Daten, die Einhaltung von DSGVO, SOC 2 und HIPAA sowie eine No-Code-Plattform, die einen größeren Nutzerkreis anspricht.

Integrationen umfassen Quickbooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.

Fluix ist eine No-Code-Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Sie kann von verschiedensten Außendienstteams zur Datenerfassung und Formularverarbeitung eingesetzt werden. 

Warum ich Fluix gewählt habe: Das Erstellen von Formularen wird durch die Drag-and-Drop-Oberfläche der Software vereinfacht, sodass Sie verschiedene Arten von Dokumenten zur Datenerhebung von Kunden, Klienten und Partnern im Außendienst erstellen können. Es ist eine passende Lösung für Teams, die verschiedene Arten von Inspektionen durchführen, für Außendienstvertriebsteams sowie andere Dienstleister im Feld. Sie können Dokumente unterschreiben lassen, Bilder mit Geotags hinzufügen und unterwegs Anmerkungen zu Dateien machen. Nachdem Sie Ihre Daten gesammelt haben, können Sie Workflows für Ihre Geschäftsprozesse im System erstellen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Fluix

Herausragende Funktionen umfassen dynamische Werte, die in Formularen implementiert werden können und anschließend zur Anpassung Ihrer Folge-Workflows genutzt werden. Der Workflow-Builder ermöglicht außerdem bedingte Logik, sodass Sie spezifische Regeln je nach den in Formularen eingegebenen Werten verbinden können. Fertige und individuelle Vorlagen stehen ebenfalls auf der Plattform zur Verfügung, was den Formularerstellungsprozess beschleunigt.

Integrationen sind unter anderem PowerBI, Tableau, Airtable, Smartsheet, Microsoft 365, Dropbox, Google Drive, Trello, monday.com, Asana, Salesforce, Pipedrive, NetSuite und Slack. Zapier, Integromat und Automate können genutzt werden, um weitere benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen.

DocuSign ist ein Unternehmen, das verschiedene Dokumentenmanagement-Produkte anbietet, darunter E-Signatur-Software und Software für das Vertragslebenszyklus-Management (CLM).

Warum ich DocuSign gewählt habe: Ein einfacher Ein-Personen-Plan kann Einzelunternehmern helfen, ihre Geschäftskontrakte zu verwalten und Dokumente digital zu unterzeichnen. Ein unternehmensweites Paket hingegen kann individuell an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden und bietet Ihnen einen 24/7 Live-Support. Die Software ist flexibel und für praktisch jede Unternehmensgröße und Branche geeignet. Sie kann Ihre Prozesse mit Kunden-, Mitarbeiter-, Rechts- und Partnerverträgen unterstützen. Nutzer können Vorlagen für die zukünftige Verwendung erstellen und speichern, Felder mit Daten aus ihrem CRM oder anderen Quellen automatisch ausfüllen lassen und Erinnerungen für erforderliche Aktionen setzen.

DocuSign – Herausragende Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem die Möglichkeit, Dokumente in 14 verschiedenen Sprachen zu verwalten und E-Signaturen in 44 verschiedenen Sprachen zu ermöglichen. Dies ist ein praktisches Tool für Unternehmen, die global oder in mehrsprachigen Regionen agieren. Für Formulare stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, etwa Dropdown-Auswahlen, Zustimmung/Ablehnung-Felder und Freihand-Felder.

Integrationen umfassen Google Workspace, Microsoft Suite, SAP, Oracle, Salesforce, Zoom, Workday, Stripe, Apple und Hunderte weitere.

FileHold ist ein Dokumentenmanagementsystem, das sowohl cloudbasierte als auch lokale Speicherlösungen für Ihre Unternehmensdateien bietet. Es unterstützt Sie bei der Dokumentenerfassung, der Verwaltung von Aufzeichnungen sowie bei Prüfungs- und Freigabeworkflows.

Warum ich FileHold ausgewählt habe: Egal, ob Sie Ihre Dateispeicherung in die Cloud auslagern oder lieber selbst verwalten möchten, können Sie die Software für Ihre Dokumentenmanagement-Anforderungen nutzen. Die Software verfügt über Versionskontrollen und Benutzerrollen für das Zugriffsmanagement und die Sicherheit. Sie können Dokumente taggen und Metadaten erfassen, um die Suche und die Dateiverwaltung zu erleichtern. Eine Kalenderansicht ist ebenfalls verfügbar, die zeigt, in welchem Lebenszyklus sich verschiedene Dokumente befinden, und Stakeholder werden alarmiert, wenn Maßnahmen an Dokumenten erforderlich sind.

FileHold Besonderheiten und Integrationen

Besondere Merkmale sind unter anderem die Sprachlokalisierung der Software, mit der Unternehmen, die in anderen Sprachen arbeiten, die Plattform an ihre Bedürfnisse anpassen können. Auch eine individuelle Anpassung an das eigene Unternehmensbranding ist möglich, sodass das System optisch und funktional besser integriert werden kann. Außerdem sind verschiedene Zusatzfunktionen käuflich, wie Gastkonten, mehrere Dokumenten-Repositorys und benutzerdefinierte Namensvergabe mit fortlaufender Nummerierung.

Integrationen umfassen Adobe Acrobat, DocuSign, Kodak Alaris, Kofax Capture, Microsoft Dynamics, Microsoft Office, QuickBooks, SAP, Sage und Salesforce sowie weitere. Eine API steht für die Konfiguration zusätzlicher Integrationen ebenfalls zur Verfügung.

OpenText bietet eine breite Palette von Softwaretools für Unternehmen, darunter Document Centric Workflow, eine cloudbasierte Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung.

Warum ich OpenText gewählt habe: Diese Software ist unkompliziert, aber leistungsstark und bietet sowohl cloudbasiertes Dokumentenmanagement als auch Funktionen für Workflow- und Freigabemanagement. Nutzer können Dateien direkt aus dem Dokumentendatensatz zur Überprüfung oder Genehmigung senden und dabei vor der Zuweisung an einen bestimmten Verantwortlichen kontextbezogene Notizen hinzufügen. Fälligkeitsdaten können ebenfalls festgelegt werden, um sicherzustellen, dass Teams ihre Zeitpläne für die jeweilige Art von Dokumenten einhalten. Der Dateizugriff kann je nach Dokument, Feld, Vorlage, Indexebene oder Anwendung gesteuert werden.

OpenText-Hauptfunktionen und Integrationen

Hervorzuhebende Funktionen sind professionelle Beratungsdienste, die vom Unternehmen bereitgestellt werden. Kleine Unternehmen oder Organisationen mit begrenzten Ressourcen profitieren möglicherweise davon, ihre Dokumentenmanagementstrategie oder Teile ihres Prozesses auszulagern. Das Expertenteam des Unternehmens kann sie bei der Implementierung ihrer Lösung unterstützen und die Einhaltung relevanter Gesetze und Vorschriften sicherstellen.

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