Wie wählt man eine Ressourcenmanagement-Software aus: Leitfaden 2026
Das Verwalten von Ressourcen ist in einer kleinen Organisation möglicherweise noch relativ einfach. Aber während Ihr Unternehmen wächst, kann eine Software für Ressourcenmanagement Ihnen helfen, die Ressourcennutzung besser im Blick zu behalten.
Wie man Software für Ressourcenmanagement auswählt, ist eine entscheidende Überlegung, denn die richtige Software erleichtert die Ressourcenplanung erheblich.
Was ist Software für Ressourcenmanagement?
Software für Ressourcenmanagement ist eine Software zur Verwaltung, Nachverfolgung, Planung und Prognose von Teammitgliedern und anderen Ressourcen in Ihrem Projekt. Sie ermöglicht es, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Auslastungsraten zu überwachen.
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Wenn Sie derzeit eine einfache Tabelle oder ein anderes selbst entwickeltes Tool verwenden, haben Sie wahrscheinlich schon bemerkt, dass diese Systeme fehleranfällig sein können – insbesondere bei großen oder komplexen Projekten.
Dedizierte Software für Ressourcenmanagement löst dieses Komplexitätsproblem, indem sie eine zentrale, spezialisierte Oberfläche für das Ressourcenmanagement bietet.
Worauf Sie bei Software für Ressourcenmanagement achten sollten
Wenn Sie überlegen, wie Sie eine Lösung für Ressourcenmanagement auswählen, beachten Sie die folgenden Punkte:
- SaaS vs. installierte Software
- Dedizierte Software für Ressourcenmanagement vs. Projektmanagement-Tools
- Unverzichtbare Funktionen in Software für Ressourcenmanagement
- Integration mit Drittanbietern
- Preisgestaltung
SaaS vs. installierte Software
Viele beliebte Tools für Ressourcenmanagement sind cloudbasiert, was auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet wird. Diese Lösungen bieten einige klare Vorteile:
- Durch browserbasierte Nutzung sind die Hardwareanforderungen minimal
- Es ist keine Installation notwendig und Sie müssen sich nicht um Updates kümmern
- Sie haben überall Zugriff auf Ihre Daten, solange Sie eine Internetverbindung haben
- Sie müssen sich nicht um Backups sorgen
Allerdings gibt es auch einige Nachteile bei der Nutzung von Cloud-Software:
- Updates erfolgen serverseitig. Wenn Ihnen eine neue Version nicht gefällt, können Sie nicht einfach darauf verzichten
- Sie sind bezüglich der Sicherheit auf den SaaS-Anbieter angewiesen und gehen ggf. ein erhöhtes Risiko von Datenlecks ein
- Cloud-Lösungen sind oft günstiger im Einstieg, durch das Abonnementmodell zahlen Sie jedoch unter Umständen über die Produktlaufzeit mehr
Dedizierte Software für Ressourcenmanagement vs. Projektmanagement-Tools
Es ist üblich, dass Projektmanagement-Software auch Funktionen für Ressourcenprognose oder Ressourcenmanagement bietet.
Projektmanager mit mittelgroßen Teams, die lediglich einen Überblick auf hoher Ebene über die Ressourcenzuteilung wünschen, werden die Funktionen ihrer Projektmanagement-Software möglicherweise als ausreichend empfinden. Einige kleine Unternehmen oder sogar größere Organisationen in bestimmten Dienstleistungs- oder Kreativbranchen kommen auch hervorragend mit einer Lösung wie Microsoft Project zurecht.
Wenn Sie jedoch an mehreren Projekten arbeiten, Ressourcen in einer großen Organisation verwalten oder komplexe Ressourcenanforderungen haben, ist spezielle Ressourcenplanungssoftware oder branchenspezifische Ressourcenmanagement-Software (wie ein IT-Ressourcenmanagement-Tool oder ein Bauressourcenmanagement-Tool) von großem Nutzen.
Im Allgemeinen bieten spezialisierte Tools bessere Funktionen für Prognosen, Ressourcenmanagement, Verfügbarkeitsüberwachung und Kapazitätsplanung über mehrere Teams hinweg.
Unverzichtbare Funktionen von Ressourcenmanagement-Software
Einige gängige Funktionen von Ressourcenmanagement-Software, die alle Tools bieten sollten, sind:
- Kostennachverfolgung von Ressourcen
- Anzeige der Verfügbarkeit von Teammitgliedern
- Arbeitslastmanagement
- Integration mit Projektplanungstools
- Kostenberechnungen (Ist- und geplante Kosten)
- Stundenzettel
- Ressourcenprognosen
Je nach Größe Ihres Unternehmens und Umfang Ihres Projekts können bestimmte Funktionen wichtiger für Sie sein als andere.
Agenturen beispielsweise benötigen in der Regel robustere Funktionen für die Kostenverfolgung, während größere Unternehmen Prognosefunktionen bevorzugen, die eine Planung 6 bis 8 Monate im Voraus ermöglichen.
Integration von Drittsystemen
Sie benutzen vielleicht bereits Tools, die tief in Ihre Arbeitsabläufe integriert sind. Vielleicht setzen Sie beispielsweise Toggl als Zeiterfassungs-Software und Monday.com als Projektmanagement- und Arbeitsplanungstool ein.
Die besten Tools bieten Integrationen zu Drittsystemen an, sodass sie sich einfach in Ihre bestehende Arbeitsweise einfügen. Gegebenenfalls ist zusätzlicher Entwicklungsaufwand nötig, um ein reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten, aber es ist wichtig, dass Informationen für Reporting- und Planungszwecke von einer App zur anderen übertragen werden können.
Preisgestaltung
Die Preisstrukturen von Ressourcenplanungssoftware können sehr unterschiedlich sein. Wie zuvor erwähnt, sind SaaS-Lösungen meist abonnementbasiert, während eigenständige Software eine einmalige Lizenzgebühr nutzen kann, wobei zusätzliche Kosten für laufenden Support und Updates anfallen können. Wer ein begrenztes Budget hat, findet auch einige Optionen für kostenlose Ressourcenmanagement-Software und Open-Source-Ressourcenmanagement-Software.
Es gibt mehrere Faktoren, die Sie bei der Entscheidung für SaaS versus On-Premise-Anwendungen berücksichtigen sollten. Das Abonnementmodell von SaaS-Tools macht den Einstig oft leichter, da die anfängliche Investition geringer ist.
Es lohnt sich, die Kosten für die Nutzung der Software über einige Jahre hinweg zu berechnen, um zu prüfen, ob ein einmaliger Kauf gegebenenfalls günstiger für Ihr Unternehmen ist.
Auch innerhalb der SaaS-Welt gibt es sehr unterschiedliche Abonnementmodelle. Prüfen Sie, ob eine Lizenz pro Nutzer oder sogar pro Projekt erhoben wird. Große Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig betreiben oder viele Personen benötigen, die Ressourceninformationen in der App aktualisieren, stellen oft fest, dass Lizenzen pro Nutzer sehr schnell teuer werden können.
Die 10 besten Ressourcenmanagement-Softwares
Beginnen Sie hier mit der Suche nach der besten Ressourcenmanagement-Software für Ihr Unternehmen. Erstellen Sie auf Grundlage der obigen Überlegungen eine Shortlist aus den folgenden Optionen.
Ressourcenmanagement-Software funktioniert nur, wenn Ihr Team sie auch nutzt
Bevor Sie sich entscheiden, welche Ressourcenmanagement- oder Ressourcenplanungssoftware Sie einsetzen möchten, sprechen Sie mit Ihren Projektleitern und den Teammitgliedern, die sie verwenden werden.
