Wie Sie Projekte mit Ihren Kunden besser starten
Wir alle wünschen uns großartige Projekt-Kickoff-Meetings, aber leisten wir auch die richtige Vorarbeit mit unseren Kunden, damit das Kickoff-Meeting besser verläuft? Projekte starten manchmal etwas holprig, weil wir direkt ins Projekt eintauchen, ohne den Kunden vorher kennenzulernen oder die unausgesprochenen, latenten, informellen Anforderungen zu verstehen, die vielleicht nicht dokumentiert wurden, ohne die wir aber niemals wirklich verstehen, was für den Erfolg getan werden muss.
Projekte können schon beim Kickoff-Meeting auseinanderfallen – eigentlich sollten wir uns da noch in der Honeymoon-Phase befinden! Doch es gibt einen einfachen Weg, die Chancen für ein gutes Kickoff-Meeting zu verbessern, bessere Kundengespräche zu führen und das Projekt positiv zu starten. Es ist so einfach wie ein gemeinsames Mittagessen. Treffen Sie sich vor dem Projekt-Kickoff mit dem Kunden bei einem gemeinsamen Essen, führen Sie ein lockeres Gespräch und klären Sie diese heiklen und lästigen Details, die oft später alles aus dem Ruder laufen lassen, im Vorfeld. Hier ist eine Anleitung, wie Sie mit einem informellen Vorgespräch beim Mittagessen Projekte besser mit Ihren Kunden anstoßen.
Gehen Sie gemeinsam essen und führen Sie ein Vorgespräch zum 'Projekt-Kickoff' mit dem Kunden
Nachdem Sie ein internes Kickoff-Meeting gehalten haben, aber bevor das eigentliche Kunden-Projekt-Kickoff-Meeting stattfindet, nehmen Sie sich Zeit, um sich mit dem Kunden auszutauschen. So stellen Sie sicher, dass das ‚eigentliche‘ Kickoff-Meeting mit dessen Stakeholdern und Team so produktiv und effektiv wie möglich abläuft. Im Idealfall findet dieses Treffen persönlich bei Kaffee oder Mittagessen statt – im Notfall klappt das aber auch per Skype oder Telefon.
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Der Zweck, sich vor dem ‚eigentlichen‘ Kickoff-Meeting mit dem Kunden auszutauschen, ist, Erwartungen außerhalb des potenziell viel politischeren offiziellen Meetings abzugleichen. Es bietet die Möglichkeit, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen, wichtige Informationen zum Projekt und Team zu kommunizieren und so viele relevante Infos wie möglich vorab einzuholen, um die Agenda des Kickoff-Meetings zu schärfen. Das Gespräch sollte sich darauf fokussieren, wie Sie zusammenarbeiten werden, und im besten Fall Erwartungen definieren und abgleichen.
Beispiel-Agenda für ein Vorab-Kickoff mit dem Kunden
Für eine kurze Übersicht der Agenda schauen Sie sich unser Video an:
Auch wenn jedes Projekt eine eigene Agenda erfordert, gibt es einen Mehrwert, wenn man einige dieser Basics stets abdeckt. Hier ein grober Zeitplan, wie Sie dies in ein 60-Minuten-Meeting integrieren können:
- Vorstellungsrunde – lockerer persönlicher Austausch (5 Min)
- Projektteams vorstellen – Wer ist für was verantwortlich? (3 Min)
- Freigabeprozess – Ablauf und Zuständigkeiten für die Abnahme von Ergebnissen? (3 Min)
- SoW-Review – Was machen wir, wann, wie und was wird geliefert? (20 Min)
- Risiko-, Issue- und Änderungsmanagement besprechen – Wie steht der Kunde zu Risiken und Änderungen? (3 Min)
- Reporting – Wie dokumentieren und kommunizieren wir den Projektfortschritt und an wen? (3 Min)
- Kollaboration – Mit welchen Tools arbeiten wir zusammen? (3 Min)
- Assets – Was benötigen wir zum Start? (5 Min)
- Kickoff-Agenda – Was besprechen wir im Kunden-Kickoff? (5 Min)
- Verschiedenes – Gibt es noch weitere Themen? (5 Min)
1. Vorstellungsrunde – lockerer persönlicher Austausch (5 Min)
Solange Ihr Kunde nicht das gesamte Projektteam mitgebracht hat, ist dies die Gelegenheit für ein herzliches Gespräch, damit das Projekt entspannter und mit weniger bösen Überraschungen läuft. Ziel ist, den Kunden außerhalb des Projekts kennenzulernen und ein Vertrauensverhältnis aufzubauen, das mit der Zeit wächst und durch die Höhen und Tiefen des Projekts trägt.
2. Projektteams vorstellen – Wer ist für was verantwortlich? (3 Min)
Im ‚eigentlichen‘ Kickoff gibt es nochmal die Möglichkeit, im gesamten Team Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären. Das Ziel bei der Besprechung der Projektteams im Vorfeld ist allerdings, Einblicke in die Teamdynamik zu gewinnen und zu teilen.
Sie wollen einen Einblick hinter die Kulissen bekommen, wer am Projekt beteiligt ist und in welchem Umfang. Sie sollten wissen, wie Sie die jeweiligen Personen am besten einbinden, damit sie das Projekt voranbringen. Es ist sehr hilfreich zu verstehen, wer Unterstützer oder Befürworter des Projekts sind – und wer vermutlich potenzielle Stolpersteine darstellt.
Es ist auch eine Gelegenheit, die für das Projekt eingeplanten Ressourcen vorzustellen, damit der Kunde Vertrauen in das Team gewinnt, das beim Kick-off-Meeting dabei sein wird. Indem Sie Ihrem Kunden ein wenig Einblick hinter die Kulissen Ihres Teams gewähren, wird dieser im Idealfall mit offenen Karten spielen und Ihnen verraten, welche Persönlichkeiten im Projekt Einfluss haben könnten – im positiven wie im negativen Sinne.
3. Freigabeprozess – Vorgehen und Personen, die Liefergegenstände abzeichnen? (3 Minuten)
Nachdem Sie die Projektteams und die Teammitglieder vorgestellt haben, ist der Übergang zur Projektsteuerung und der Klärung, wer was im Laufe des Projekts abzeichnen muss, ganz leicht. Es ist wichtig, noch einmal anhand des SoW klarzustellen, was im Hinblick auf die Freigaben bezüglich Zeitplan und Anzahl der Revisionsrunden vorausgesetzt wird.
Sie möchten vom Kunden verstehen, ob der von Ihnen im SoW angenommene Prozess funktionieren wird. Ist der Zeitrahmen ausreichend? Gibt es genug Überarbeitungsrunden im SoW? Sind manche Teammitglieder schwer für Meetings oder Freigaben erreichbar? Sind sie während des Projekts im Urlaub?
4. SoW-Überprüfung – Was machen wir, wann, wie und was werden wir liefern?
Von allen Tagesordnungspunkten ist dies wahrscheinlich der wichtigste zur Erwartungsabstimmung, deshalb sollte hier auch ein bedeutender Teil der Zeit darauf verwendet werden. Sie sollten in das eigentliche Kick-off-Meeting gehen, nachdem dieser Punkt im Detail besprochen wurde, um sich optimal abzustimmen.
Dies ist eine Gelegenheit, den Kunden im Detail durch Ihren SoW-Entwurf zu führen, also wirklich ins Detail zu gehen – wie das Projekt durchgeführt wird, welche Aktivitäten erledigt werden können und in welchem Umfang (innerhalb des vorgesehenen Budgets und Zeitplans) sowie welche Ergebnisse geliefert werden. Es ist wichtig, dass Sie Überarbeitungsrunden, Abhängigkeiten und Annahmen deutlich machen, damit alle auf dem gleichen Stand sind, was das Projektergebnis betrifft.
Wenn Sie die Diskussion über das SoW auf das „richtige“ Kick-off-Meeting verschieben, kann es unschön werden – die Dynamik eines großen Kundenteams, das Meinungen darüber austauscht, was in den Umfang gehört und was nicht, ist selten angenehm. Diskussionen über den Umfang sollten am besten in kleinen Runden mit dem Kunden stattfinden, in denen man sich austauschen kann, ohne dass daraus eine Streitdiskussion wird.
5. Diskussion über RAID (Risiken, Annahmen, Probleme, Abhängigkeiten) und Change Management – Wie steht der Kunde zum Umgang mit Risiken und Änderungen? (3 Minuten)
Im Rahmen des Gesprächs über das SoW lohnt es sich, mit dem Kunden die bevorzugte Vorgehensweise im Umgang mit Risiken und Problemen sowie dessen Bereitschaft für Veränderungen zu besprechen. Wenn möglich, bereiten Sie vor dem Termin eine Risiko- oder RAID-Log vor und gehen Sie diesen im Gespräch gemeinsam durch. Es ist wichtig, von Anfang an die Erwartungshaltung zu formulieren, dass Sie bei der Identifikation und Reaktion auf Risiken und Probleme gemeinsam und transparent vorgehen wollen.
Sie profitieren davon, zu erfahren, wie viel finanziellen Spielraum der Kunde hat. Eine hilfreiche Herangehensweise ist es, zu fragen, ob es einen zusätzlichen Puffer gibt, um das Projekt bei neuen Chancen anzupassen – beispielsweise bei zusätzlichen Design-Runden, erweiterten Funktionen oder Nutzer-Tests. Sie müssen gemeinsam klären, ob der Kunde diesbezüglich offen ist
Vergessen Sie außerdem nicht, die Nutzung von Rücklagen zu thematisieren und abzustimmen, wofür diese gedacht sind und wie sie verwendet werden können: Handelt es sich um ein Risiko- und Problembudget, oder um kleinere Änderungen im Projektverlauf zu ermöglichen? Schlagen Sie dem Kunden ein Vorgehen vor, wie Sie denken, dass Rücklagen verwendet werden sollten, damit Klarheit darüber herrscht, wie im Falle unerwarteter Dinge gehandelt wird.
6. Berichterstattung – Wie verfolgen und kommunizieren wir den Projektfortschritt, und an wen? (3 Minuten)
Zur Verfolgung des Projektfortschritts benötigen Sie einen Statusbericht, aus dem ersichtlich wird, wie das Projekt hinsichtlich Budget, Zeitplan, Aufgaben und Meilensteinen dasteht. Ähnlich wie bei der Vorbereitung zur Risikosteuerung empfiehlt es sich, einen Statusbericht vorzubereiten, den Sie mit dem Kunden teilen und gemeinsam prüfen, ob Format und Detaillierungsgrad für ihn passen.
Das richtige Format und der geeignete Umfang der Statusberichte sind wichtig, da diese meist mit der Rechnungsstellung verknüpft sind. Sie müssen sicherstellen, dass der Kunde ausreichend aktuelle Informationen erhält, damit er die Freigabe zur Rechnungszahlung nicht verzögert. Hilfreich ist es dafür, das Budget im Statusbericht samt Rechnungsbetrag und anstehendem Rechnungsdatum zu dokumentieren.
Einigen Sie sich auf die Verteilerliste für den Statusbericht, damit alle, die auf dem Laufenden bleiben müssen, auch wirklich informiert werden, was in Ihrem Projekt passiert. Es ist immer besser, den Bericht an einen größeren Kreis zu verteilen, als unbedingt nötig, sodass im Falle unerwarteter Entwicklungen niemand behaupten kann, nichts gewusst zu haben. Client-Reporting-Software kann Ihnen außerdem dabei helfen, diesen Prozess bis zu einem gewissen Grad zu automatisieren. So müssen Sie die Entscheidung, wer die Berichte erhält, nicht bei jedem einzelnen Statusbericht erneut treffen.
7. Zusammenarbeit – welche Tools nutzen wir zur Kooperation? (3 Min)
Die meisten Projektmanager:innen und Teams haben ihr Standard-Toolkit für die Zusammenarbeit bereits festgelegt. Aber egal ob Sie Basecamp oder Jira, Trello oder Businessmap (früher Kanbanize) nutzen: Erstellen Sie mit Ihrem Team einen Plan, wie Sie gemeinsam arbeiten wollen, damit Sie dem Kunden ein klares Konzept präsentieren können, welche Tools eingesetzt werden und wie sie genutzt werden sollen. Prüfen Sie anschließend mit dem Kunden, ob er mit der Auswahl zufrieden ist und die Plattform nutzen kann, um Dateien zu teilen, Informationen und Status-Updates auszutauschen und Projektdiskussionen zu führen.
Mehr erfahren: Benötigen Sie Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer wachsenden Kundenliste? Werfen Sie einen Blick auf unsere Übersicht der besten Kundendatenbank-Software-Lösungen.
8. Assets – was brauchen wir für den Projektstart? (5 Min)
Es gibt immer diverse „Dinge“, die vor einem echten Projektstart benötigt werden. Machen Sie eine Liste aller Punkte, die Sie beim Kunden anfragen müssen, priorisiert nach Wichtigkeit, sodass die dringendsten Aufgaben zuerst bearbeitet werden können.
- Logins – CMS, Analytics, Social Media, Bilddatenbanken
- Marke – Logos, Schriftarten, Styleguides, Vorlagen
- Repository – Website-Dateien, Datenbanken
- VPN – Zugriff auf das Intranet des Kunden
- Rechnungsstellung – An wen gehen die Rechnungen? Wer genehmigt sie?
9. Kickoff-Agenda – Was besprechen wir beim Kundentermin? (5 Min)
Dies ist die Gelegenheit, die Agenda für das eigentliche Kickoff-Meeting durchzugehen. Während das Vorgespräch dazu dient, alle auf denselben Stand zu bringen, sollten Sie das eigentliche Kickoff nutzen, um die generellen Rahmenbedingungen des Projekts und die erfolgskritischen Faktoren zu verstehen.
Sie können sich gerne am Leitfaden für das Kunden-Kickoff-Meeting orientieren – hier sind die wichtigsten Punkte, die auf Ihre Kickoff-Meeting-Agenda gehören:
- Vorstellungsrunde – Wer arbeitet am Projekt und welche Rolle hat jede:r? (15 Min)
- Projekt-Hintergrund – Wie passt das Briefing in die Gesamtstrategie und andere Projekte? (10 Min)
- Projekt-Briefing – Was ist das geschäftliche Problem und welches Kundenbedürfnis gibt es? (30 Min)
- Erfolg – Woran erkennen wir, ob wir erfolgreich waren, und was hat in der Vergangenheit nicht geklappt? (10 Min)
- Projektmanagement – Zeitrahmen, Liefergegenstände, Rollenverteilung, Berichte, Kostenabschätzung und Change Management prüfen (10 Min)
- Sonstiges (AOB) – Was haben wir noch nicht besprochen, das aber relevant sein könnte? (10 Min)
- Nächste Schritte – Was sind die nächsten Aktivitäten, damit das Projekt weiterläuft? (5 Min)
10. Verschiedenes – Gibt es noch weitere Punkte, die wir besprechen sollten? (5 Min)
Beenden Sie die Besprechung mit klaren nächsten Schritten und geben Sie dem Kunden die Gelegenheit, weitere Anliegen anzusprechen. Oft bringt schon die Frage „Gibt es noch etwas, das wir wissen sollten?“ den einen oder anderen Punkt zutage, auf den Sie sonst nie gekommen wären.
Und zu guter Letzt: Enden Sie unbedingt mit einer positiven Note. Ergreifen Sie den Faden vom Small Talk zu Beginn wieder – das ist eine gute Gelegenheit, das Vertrauensverhältnis auszubauen und den Kunden besser kennenzulernen. Finden Sie heraus, was er in der Freizeit gerne macht, wie seine Wochenendpläne aussehen, was er auf Netflix schaut oder für Sport mag. Schaffen Sie eine Grundlage, sodass Sie das nächste Mal ein Thema für den Gesprächseinstieg haben.
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