Wie man Kanban für Projektmanagement nutzt: Experten-Tipps 2026

Ich habe mit großen Konzernen, Agenturen und Start-ups zusammengearbeitet, um Kanban-Workflows im gesamten Unternehmen sowie in einzelnen Abteilungen einzuführen. Meine Superkraft besteht darin, zu erkennen, wie Prozesse effizienter – insbesondere für das Projektmanagement, aber auch in allen anderen Bereichen einer Organisation – gestaltet werden können. Gleich erfahren Sie, warum meine Begeisterung für Gantt-Diagramme schnell einer Liebe für das einfache Kanban-Board gewichen ist – sowohl beruflich als auch privat.

Bestimmte Projektphasen mit Kanban zu organisieren, hilft dabei, viele der Probleme zu lösen, die auftreten, wenn Projekte termingerecht, im geplanten Rahmen und im Budget realisiert werden sollen. Schauen wir uns an, wie Kanban im Projektmanagement eingesetzt werden kann und auf welche Weise diese Methode als Planungs- und Tracking-Tool sowohl innerhalb als auch außerhalb von Projektmanagement-Abteilungen wegweisend ist.

So funktioniert Projektmanagement mit Kanban

Verstehen Sie mich nicht falsch – ich liebe es, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Haben Sie je innegehalten und einfach nur voller Staunen Ihr fertiges Gantt-Diagramm betrachtet? Diese Schönheit bewundert? (Vor allem, wenn es farblich codiert ist!)

Im Verlauf meiner PM-Karriere (die ich als klassisch ausgebildete/r PMP mit Wasserfall-Ansatz und Gantt-Diagrammen begonnen habe) habe ich nach und nach immer mehr einen agilen Projektmanagement- oder hybriden Ansatz in meine Projektlebenszyklen integriert, vor allem unter Verwendung der Kanban-Methode. Digitale Projekte und Produktdesign verlangen geradezu nach der visuellen Organisation, die Kanban bietet. 

Und wissen Sie was? 

Ich habe dieses Gefühl des Staunens auch bei der Betrachtung eines Kanban-Boards erlebt. Mir ist aufgefallen, wie viel leichter es meinem Team fiel, sich mit dem Plan auseinanderzusetzen und wie der Projektlebenszyklus strukturiert war. Kanban-Boards ermöglichen schrittweises Arbeiten, das sich im Vergleich zu einem klassischen Gantt-Diagramm auch viel leichter visuell verfolgen lässt. 

Ihre Agentur hat vermutlich bereits eine Projektmanagement-Software in Ihren täglichen Workflow integriert. Die von Ihnen genutzte Software verfügt womöglich schon über eine Kanban-Funktion. Beispiele für Software mit dieser Fähigkeit sind Trello, Monday.com, ClickUp oder Asana, wie auch jede dieser Trello-Alternativen. 

Es gibt derzeit viele Tools auf dem Markt, was die Auswahl manchmal überfordernd erscheinen lässt. Die gute Nachricht: Wenn Sie verstehen, dass Kanban eine adaptive Methode ist, und Sie die Kanban-Kernpraktiken kennen, können Sie sich in jedes dieser Kanban-Tools ganz leicht einarbeiten.

Fangen wir zunächst einmal mit den einfachen Definitionen von Kanban an.

• Kanban-Board: Dies ist Ihr Projektplan, der sämtliche Projektinformationen in Spalten und Karten enthält.
• Spalte: Dies ist Ihre Statusübersicht. Das kann so einfach sein wie: Zu erledigen, In Arbeit und Erledigt.

• Karte: Eine Karte enthält die Aufgabe oder das Arbeitselement, das zu erledigen ist. Achten Sie darauf, diese Aufgaben klein und machbar zu halten. Gibt es zu viele Unteraufgaben auf einer Karte, ist die Aufgabe vermutlich zu groß und sollte auf verschiedene Karten aufgeteilt werden.

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Kanban-Kernpraktiken im Detail

1. Den Workflow visualisieren: Ein Workflow kann in den meisten Projekten so einfach wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sein.
2. WIP-Limits setzen: WIP-Limits (Work In Progress) machen Engpässe auf dem Board sichtbar und verwandeln Ihren Workflow in ein Pull- statt ein Push-System. So können Sie Kapazitätsplanung im Kanban durchführen, während Sie die Arbeit durch das System bewegen und sicherstellen, dass Ihre Ressourcenauslastung so effizient wie möglich bleibt.
3. Workflow steuern: Nicht den Fokus verlieren! Erleben Sie die Zufriedenheit des Fertigstellens. Wenn Sie zu viele Aufgaben gleichzeitig beginnen, kann sich alles unnötig in die Länge ziehen. Weniger Aufgaben gleichzeitig sind der Schlüssel zu einem gut steuerbaren Workflow und einem zufriedenen Projektteam. 
4. Klare Regeln aufstellen und einhalten: Erarbeiten Sie zu Beginn gemeinsam Regeln und Richtlinien, um nicht später Zeit zu verlieren, weil Sie sich erst über Prioritäten, Arbeitskategorien oder Vorgehen beim Wechsel abstimmen müssen. Das erleichtert letztlich den reibungslosen Ablauf der Arbeit durch den Projektlebenszyklus.
5. Feedbackschleifen implementieren: Fördern Sie eine Lernkultur durch kontinuierliche Retrospektiven und Meetings, indem Sie alle regelmäßig in Entscheidungsprozesse einbeziehen. So vermeiden Sie Entscheidungskorrekturen in letzter Minute.
6. Gemeinsam verbessern: Zusammenarbeit sorgt für ständige Überprüfung, Analyse und Weiterentwicklung im Team, was einen großen Teil des Erfolgs der Kanban-Methode ausmacht. 

Wie bereits erwähnt, nutze ich inzwischen einen hybriden Ansatz zur Planung und Ausführung von Projekten, der sowohl traditionelle Wasserfall-Methodik als auch agile Methoden einbezieht. Das folgende Diagramm veranschaulicht beispielhaft die Unterschiede zwischen agil und Wasserfall. 

Im Gegensatz zur iterativen Schleife im agilen Framework folgt die Wasserfall-Methode – wie der Name schon sagt – einem Wasserfall: Eine Phase folgt auf die nächste, ohne Überschneidungen. Wie auf dem untenstehenden Diagramm zu sehen ist, werden beim agilen Ansatz Funktionspakete und Features in einem kontinuierlichen Zyklus inkrementell und iterativ umgesetzt. Die Kanban-Methode unterstützt diesen agilen Ansatz, während Gantt-Diagramme typischerweise eher für die Wasserfall-Methodik geeignet sind.

In der digitalen Welt können wir beide Ansätze zu unserem Vorteil miteinander verbinden, um Projekte in individuelleren Lebenszyklen zu planen und umzusetzen. Das hilft, das Endprojekt widerstandsfähig gegenüber Risiken, strategischen Änderungen und Benutzer-Tests zu machen – und das alles zeitgerecht.

Wie Kanban Ihrem Projektteam zugutekommt

Es gibt zahlreiche PM-Tools auf dem Markt, die verschiedene Frameworks nutzen. Alle in diesem Artikel erwähnten Werkzeuge verfügen über eine Kanban-Ansicht sowie Gantt- und Listenansichten.

Die Nutzung dieser unterschiedlichen Ansichten ist eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder seine Arbeit und Aufgaben visuell erfassen kann – unabhängig davon, wie jemand seine Aufgaben plant oder verwaltet. Schauen wir uns an, wie der Kanban-Prozess Ihrem Projektteam zugutekommt.

• Gantt-Diagramme sind nicht für jeden geeignet. Ein Kanban-Board ist leichter zu verstehen und ermöglicht es Projektmanagern, schnell zu sehen, was jedem Teammitglied zugewiesen ist und an welcher Stelle im Prozess sich das Element befindet.
• Teammitglieder können filtern, um nur ihre eigenen Aufgaben anzuzeigen, was es ihnen erleichtert, sich auf ihre eigenen Prioritäten zu konzentrieren.
• Als agile Methode fördert Kanban die Teamzusammenarbeit durch Planung und Standup-Meetings, wodurch sich alle in das Endergebnis des Projekts eingebunden fühlen.
• Ermöglicht allen Teammitgliedern, eine Führungs- oder Verantwortungsrolle bei der Planung und Durchführung des Projekts zu übernehmen. 
• Bessere Sichtbarkeit des Projektfortschritts und was genau kurzfristig bei jedem Teammitglied auf dem Tisch liegt. 
• Weniger Mikromanagement von Aufgaben. Teammitglieder fühlen sich im Kanban-Board meist wohler und machen sich weniger Sorgen, den gesamten Projektplan durcheinanderzubringen.
• Durch die inkrementelle Arbeitsweise, die Kanban unterstützt, treten weniger Risiken während des Projekts auf, da Sie sich ständig mit Ihren Teammitgliedern austauschen. Sie arbeiten nicht wochenlang isoliert voneinander, wie es oft beim Wasserfall-Modell vorkommt.
• Das Training Ihres Teams im Umgang mit dem Kanban-System ist recht einfach. Sie müssen nur zu den Meetings erscheinen und dann ihre Karten verschieben, wenn sich der Status ändert. Haben Sie schon einmal versucht, einen Entwickler für das Arbeiten in einem Gantt-Diagramm zu gewinnen? Die Kanban-Methodik wird ihnen viel mehr zusagen, da sie wahrscheinlich mit ihrem Software-Entwicklungs-Workflow harmoniert.
• Engpässe gehören der Vergangenheit an. Während Sie Elemente durch den iterativen Zyklus bewegen, ist es leicht, die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds zu sehen, und Verzögerungen können schnell erkannt und behoben werden.

Verschiedene Möglichkeiten, Ihr Kanban-Board einzurichten

Wie bereits erwähnt, kann Ihr Kanban-Board so einfach sein wie ein Board mit drei Spalten, wie in diesem Trello-Beispiel unten.

In diesem Beispiel von Monday.com sehen Sie, dass das Board weiterhin recht schlicht ist. Es wurden jedoch einige weitere Spalten hinzugefügt, um sicherzustellen, dass Elemente eine Überprüfung/Test-Spalte durchlaufen, bevor sie zur Bereitstellung übergehen.

Das Asana-Beispiel unten zeigt, wie Sie Projektphasen nutzen können, um Ihre Aufgaben und Karten bis zur Bereitstellung zu verfolgen.

Mit diesem Beispiel, das in ClickUp erstellt wurde, sehen Sie, wie ich ein komplexeres Projekt aufschlüssele. Jede Aufgabe oder Karte würde nicht unbedingt in der ersten Spalte starten und alle Spalten durchlaufen. Bestimmte Elemente werden vielleicht direkt als Aufgaben für eine bestimmte Spalte geplant und wandern nicht weiter. Vielleicht werden sie einfach mit einem Label wie „In Bearbeitung" oder „Erledigt" markiert (wie im Beispiel unten zu sehen).

Weitere Kanban-Beispiele finden Sie hier.

Experten-Tipps & Tricks

• Nutzen Sie Labels zu Ihrem Vorteil. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Elemente zu kennzeichnen und farblich zu kodieren, um Ihr Board auf einen Blick verständlicher zu machen.
• Übertreiben Sie es nicht mit der Anzahl der Kanban-Spalten. Halten Sie es für Ihr Projektteam einfach.
• Vom Handy aus zu arbeiten ist einfacher, falls Sie mal eine längere Pause am Strand machen 😉 (wir haben es alle schon gemacht). Wenn Sie sich einchecken müssen, ist dies einfacher als ein Gantt-Diagramm. Es ist viel leichter am Handy zu aktualisieren als ein Gantt-Diagramm, sodass Sie sich öfter vom Schreibtisch lösen können. 
• Werfen Sie einen Blick auf die Integrationen und Add-ons, die Ihre Kanban-Software bieten könnte. Dinge wie Automatisierungen und benutzerdefinierte Felder können Ihnen viel Zeit und manuelle Arbeit ersparen.
• Viele Kanban-Software-Lösungen haben sofort einsatzbereite Vorlagen. Sie entsprechen möglicherweise nicht genau Ihren Anforderungen, sind aber ein Ausgangspunkt, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.
• Sobald Sie einen Stil gefunden haben, der für Sie funktioniert, erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, die Sie beim nächsten Projekt einfach duplizieren können.
• Lassen Sie Ihre Projektmanager-Kollegen Ihre Boards im Peer-Review prüfen, um weitere Effizienzpotenziale zu entdecken. 
• Beginnen Sie, ein persönliches Kanban-Board zur Planung von privaten Ereignissen zu nutzen. Hochzeit, Urlaub, Nachwuchs unterwegs? Ein Kanban-Board hilft Ihnen, organisiert und den Überblick zu behalten.

Kanban ist das neue Gantt 

So, jetzt ist es raus. Kanban-Projektmanagement wird von allen Mitgliedern Ihres Projektteams mit größerer Wahrscheinlichkeit akzeptiert als ein Gantt-Diagramm, kann Zusammenarbeit stärker in den Vordergrund rücken und hilft, die Risiken im gesamten Projekt zu senken. Melden Sie sich direkt bei einem PM-Tool mit Kanban-Board-Ansicht an und erleben Sie, wie sich Ihr tägliches Projektmanagement dadurch verändert.

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