Wie man Confluence für Projektmanagement im Jahr 2026 verwendet
Willkommen zu einer kurzen Anleitung, wie man Confluence für das Projektmanagement nutzt. Viele von uns verwenden die Confluence-App, ohne wirklich darüber nachzudenken: „Warum heißt sie eigentlich Confluence?“ Laut Definition ist eine Konfluenz der Punkt, an dem zwei gleich große Flüsse zusammenfließen – ähnlich wie ein verteiltes Projektteam zusammenarbeitet. Sie entstehen vielleicht in unterschiedlichen Fachbereichen oder sogar geografisch getrennt, aber irgendwann kommen sie zusammen, um ihre Notizen, Unterhaltungen, Listen und viele andere Projektartefakte zu teilen.
Confluence ist der Schlüssel zur Zusammenarbeit – und das ist das Herzstück jeder Projektmanagement-Methodik. Im Vergleich zu vielen Alternativen der Software bietet Confluence eine funktionsreiche Sammlung von Möglichkeiten und Automatisierungen.
Ich habe meine Karriere im Projektmanagement vor über fünfundzwanzig Jahren begonnen, und abgesehen von Microsoft Project hatte ich keinen Zugriff auf Werkzeuge wie die aus der Atlassian-Produktlinie. Alle Projektmanager haben ihre Arbeit in einfachen Tabellenkalkulationen, im Projektzeitplan und in Notizbüchern auf Papier verfolgt. Bis heute trage ich immer ein Fieldbook und einen Stift bei mir – egal wohin ich gehe.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ich begann vor etwa zwei Jahren mit den Jira- und Confluence-Produkten von Atlassian zu arbeiten, als ein Kunde sie für sein Unternehmen einführen wollte. Da ich in der Vergangenheit bereits andere ähnliche Agile-Tools genutzt und implementiert hatte, war der Einstieg recht intuitiv. Projektmanager können sich auch für eine Projektmanagement-Plattform mit Jira-Unterstützung entscheiden, um komplexe Projekte effektiver zu steuern.
Als Projektmanager jonglieren wir viele Bälle gleichzeitig – und eine besonders wichtige Aufgabe ist das Informationsmanagement. Es ist immer einfacher, eine zentrale Informationsplattform zu haben, als E-Mails, Direktnachrichten oder Klebezettel hinterherzulaufen (ja, einige von uns nutzen diese noch).
Wie man mit Confluence Projektmanagement betreibt
Zusammenarbeit und Organisation im Team
Auf den ersten Blick wirkt Confluence wie ein Notiztool auf Steroiden, aber es kommt besonders dann zur Geltung, wenn es mit leistungsstarker Projektmanagement-Software kombiniert wird. Das ist in vielerlei Hinsicht korrekt und wird von Teams auch genau dafür genutzt – aber gemeinsam. Für mich liegt der ultimative Anwendungsfall in der ganzheitlichen Planung und Durchführung eines Projekts – von Projektaufträgen über Retrospektiven bis zu allem dazwischen. Im Folgenden werden einige Beispiele gezeigt.
Finden Sie hier Tipps und Tricks zu Jira.
Einer der besonderen Vorteile von Confluence ist, dass es von der Methodik unabhängig ist. Ob Agile oder Wasserfall, das Tool deckt sie alle ab. Es würde den Rahmen sprengen, sämtliche Funktionen aufzulisten – daher hier eine kleine Übersicht über Tools und Vorlagen, an die Sie beim Start Ihrer Projektplanung mit Confluence denken können:
- Team: Mitarbeiterhandbuch, RACI-Matrix (Rollen und Verantwortlichkeiten)
- Stakeholder: Projektstatusberichte, Produkt-Roadmaps
- Lebenszyklus: Wöchentliche Sitzungsnotizen, Aufbau einer Wissensdatenbank
- Planung: Projekt-Kickoff, Projektplanung
- Unsicherheit und Unklarheit: Risikobewertungen, Change Management
- Lieferung: Design-Review, Projektberichterstattung, Verwaltung eines Kanban-Boards
- Performance: Kapazitätsplanung, Brainstorming
- Projektarbeit: Timelines, DevOps-Runbook, Anforderungen, Aufgabenmanagement
Wählen Sie einfach eine Phase aus und beginnen Sie, sich die verfügbaren Formulare, Funktionen und Vorlagen anzuschauen. Atlassian hat sogar eine Bibliothek, die Ihnen hilft, noch mehr zu finden.
Die Retrospektive
Wie bereits erwähnt, gibt es für jede Phase des Projektmanagements eine Vorlage, unabhängig von der Methode. Hier möchte ich mich auf die Retrospektive konzentrieren.
Reden wir über einen sehr wichtigen Teil des Projekts, nämlich die Retrospektive. Dies ist ein großartiges Werkzeug für die Projektplanung zukünftiger Projekte. Sie ist so wichtig für die Projektarbeit, dass sie häufig methodenübergreifend Anwendung findet. Sowohl klassische als auch Agile Projektmanagement-Teams können sie nutzen, um ihre Arbeitsweise kontinuierlich anzupassen.
Früher haben wir Lessons Learned als unsere Retrospektive genutzt, was am Ende eines Projekts stattfand. Es ist ein formeller Prozess, auf den oft nicht mehr zurückgegriffen wird. Aber indem eine Retrospektive in regelmäßigen Abständen eingebaut wird, kann das Team für einen reibungsloseren Projektverlauf sorgen und die Stakeholder können höhere Erwartungen an die Leistung haben.
Auch wenn es einige Unterschiede zwischen der Retrospektive und den Lessons Learned gibt, konzentrieren wir uns hier auf Prozessverbesserungen.
Wo kommt Confluence ins Spiel?
Confluence betrachtet die Retrospektive als so wichtigen Bestandteil des Prozesses, dass es im Atlassian Marketplace mehrere Vorlagen dafür gibt.
Beide Konzepte basieren auf diesen Grundfragen:
- Was lief gut
- Was lief nicht gut
- Was können wir besser machen
Die 4 Ls erweitern das Konzept um folgende Punkte:
- Mochte (manchmal genannt Liebte)
- Gelernt
- Missfiel (oder vermisst)
- Vermisst
Hierbei wird das Lernen als Konzept hinzugefügt, denn neu gelernte Prozesse sind wertvoll und sollten für die Zukunft hervorgehoben werden.
Okay, jetzt das Warum
Sie kennen sicher das Sprichwort: „Wer die Vergangenheit vergisst, ist dazu verdammt, sie zu wiederholen.“. Auch wenn das nicht immer schlecht sein muss, ist es sinnvoll, das gesammelte Wissen der Vergangenheit zu nutzen, um schlechte Dinge nicht zu wiederholen, aber auch das Gute in Erinnerung zu behalten. Die Schritte zu einer erfolgreichen Retrospektive sehen so aus:
- Vorbereiten: Ihre Notizen, Ihr Team und sich selbst. Wählen Sie den Ansatz. Remote-Teams können Whiteboard-Apps wie Mural, Concept Board oder Explain Everything nutzen. Ich erstelle oft ein Vier-Felder-Raster wie dieses:
- Retrospektive: Jetzt beginnt der Hauptteil der Aktivität. Jeder sollte sich etwas Zeit nehmen, um über die vier Kategorien nachzudenken: Was hat ihnen gefallen, was fehlte, wonach haben sie sich gesehnt und was haben sie gelernt. Erklären Sie, was das jeweils bedeutet. Vielleicht hat Ihnen zum Beispiel gefallen, dass das Team beim Paarprogrammieren gut zusammengearbeitet hat, aber Sie hätten sich mehr Zeit dafür gewünscht. Vielleicht haben Sie (durch das kollaborative Programmieren) ein gutes neues Dokumentationstool kennengelernt, aber Ihnen fehlte das Training, um es effektiv einzusetzen. Oder Ihr Team hatte Schwierigkeiten, Aufgaben sichtbar zu halten – ein weiteres Anzeichen dafür, dass Sie vielleicht von einer schlanken Aufgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen profitieren könnten, die sich gut in Ihre Confluence-Umgebung integrieren lässt.
- Organisieren: Geben Sie ein paar Hinweise oder Anweisungen. Vielleicht möchten Sie sich jeweils auf ein Feld konzentrieren, oder jedem die Möglichkeit geben, frei zu arbeiten. Setzen Sie ein Zeitlimit – je länger das Projekt, desto länger die Retrospektive.
Sie können diese Aktivitäten auch auf verschiedene Phasen im Projekt aufteilen. Heben Sie es nicht nur bis zum Ende auf, sonst könnten Sie Chancen verpassen.
Was machen Sie mit diesen großartigen Informationen?
Der erste Schritt besteht darin, die Antworten zu sammeln. Ich werde nach häufig auftretenden Antworten suchen und diese zusammentragen. Dinge wie Schulung, Zeit, Tools usw. werden häufig erscheinen. Das ist dein Aktionsplan. Diese wichtigsten Antworten fallen in einen der vier Bereiche:
- Mehr tun
- Weniger tun
- Weiterführen
- Aufhören
Wenn die Mehrheit des Teams ein bestimmtes Tool mochte, aber mehr Schulungen dazu benötigte, sollte dies zur Priorität gemacht werden. Wenn andererseits etwas nicht bevorzugt wurde, die Führung es aber als Teil des Prozesses beibehalten möchte, gibt es dir die Möglichkeit, über dessen Effektivität nachzudenken und vielleicht Alternativen anzubieten.
5 Profi-Tipps & Tricks
- Tastenkombinationen sind intuitiv benannt. Der Schrägstrich „/“ ist der Beginn von allem. Gib diesen zuerst ein, um das Kontextmenü zu öffnen, dann den Namen der Funktion. Zum Beispiel „/ + d“ (1) zeigt alle Tastenkombinationen an, die mit dem Buchstaben „d“ beginnen, wie etwa Datum (2). Rechts neben dem erscheinenden Dropdown-Feld steht das Tastatur-Äquivalent „//“, das eine Datumskombination öffnet. (3):
- Immer wenn du ein Feld bearbeitest und die Tastenkombination nicht mehr weißt, einfach „Ctrl +/“ drücken, dann erscheint die Liste der Tastenkombinationen. Hier gibt es weitere Infos zu Tastenkombinationen.
- Verstehe den Unterschied zwischen „Schließen“ und „Veröffentlichen“. Oft haben wir einen Entwurf in Arbeit. Confluence speichert deine Arbeit standardmäßig in regelmäßigen Abständen. Beim Schließen wird dein Dokument beim letzten Stand gespeichert, aber diese Änderungen werden nicht angezeigt. Veröffentlichen setzt dein neues Dokument live. So kannst du Entwürfe erstellen und sie erst veröffentlichen, wenn sie fertig sind.
- Die größte Herausforderung, der sich jede Organisation stellen muss, ist Konsistenz. Verwende in deinen Formularen und Seiten immer die gleichen Felder, Stile und Formatierungen. Das hilft dabei, die Akzeptanz bei den Nutzenden zu erhöhen.
- Nutze auch den Editor. Das, was viele als Banner bezeichnen, ist auch ein schneller Formatierungs- oder Stil-Selektor:
Die Retrospektive hat uns etwas Wertvolles zu sagen – wir müssen nur zuhören
Nutze diese Tipps für die Arbeit mit Confluence, um deine nächste Retrospektive einfacher durchzuführen. So einfach, dass du sie häufiger veranstalten wirst und dein Projektteam auf Erfolgskurs bringst.
Nutze die Vorlagen und passe sie an die Sprache deiner Organisation an, baue deine Aufzeichnungen aus, entwickle deinen Aktionsplan und denke an die zeitsparenden Tastenkombinationen. Vielleicht findest du auch diesen Artikel zum Ressourcenmanagement mit Jira interessant.
Wenn dir dieser oder andere Artikel hier gefallen haben, erzähle uns von deinen Erfahrungen in den Kommentaren und abonniere den Newsletter von The Digital Project Manager.
