Der praktischste WBS-Leitfaden für digitale Projektteams
Ein Projektstrukturplan (PSP) unterteilt die zur Fertigstellung eines Projekts erforderliche Arbeit in kleinere Teile, sodass Teams einen klaren Überblick darüber erhalten, was erledigt werden muss und wie alles zusammenhängt.
In diesem Leitfaden erkläre ich, was ein Projektstrukturplan ist, stelle die wichtigsten Arten von PSP-Beispielen vor und zeige dir, wie du Aufgaben mithilfe praktischer Tools und Ressourcen effektiv herunterbrechen kannst.
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Möglichkeit, alle Aufgaben, Phasen, Ergebnisse und Abhängigkeiten eines Projekts zu visualisieren. Er untergliedert ein Projekt in kleinere Einheiten, damit Teams Liefergegenstände klar definieren, Zuständigkeiten zuweisen, den Aufwand einschätzen und den Fortschritt über den gesamten Projektlebenszyklus verfolgen können.
Der PSP stellt die Projektergebnisse, die Abfolge der erforderlichen Aktivitäten und die Projektergebnisse grafisch dar. Projektmanager nutzen einen PSP, um Projekte einzugrenzen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, den Aufwand abzuschätzen und den Fortschritt zu verfolgen. Er hilft den Stakeholdern zu verstehen, welche Arbeiten Teil der Projektauslieferung sind. Arbeit, die nicht im PSP enthalten ist, gehört nicht zum Projekt.
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Der Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) definiert einen PSP wie folgt:
„[Ein] hierarchischer Strukturplan des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam erledigt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die geforderten Ergebnisse zu schaffen. Der PSP […] bildet die im jeweils genehmigten Projektauftrag spezifizierten Arbeiten ab.“
Wie ein Projektstrukturplan aussieht
So sieht ein PSP meistens aus:
Je weiter man nach unten in der Hierarchie geht, desto spezifischer und leichter zu schätzen, zuzuweisen, zu terminieren und zu überwachen wird die Arbeit. Ein gut strukturierter PSP hilft Teams zudem, Aufgabenabhängigkeiten frühzeitig zu erkennen und damit das Risiko übersehener Arbeit, überschneidender Verantwortlichkeiten und unrealistischer Zeitpläne zu minimieren.
Zentrale Begriffe des Projektstrukturplans
Bevor wir tiefer eintauchen, hier einige wichtige Begriffe, die du in diesem Leitfaden immer wieder treffen wirst:
- Baseline: Die genehmigte Version des Projektumfangs, -zeitplans oder -budgets, die zur Messung der Leistung und des Fortschritts dient.
- Meilenstein: Ein wichtiger Prüfpunkt oder Abschluss in einem Projektzeitplan, zum Beispiel eine Stakeholder-Freigabe oder das Ende einer großen Phase.
- Kritischer Pfad: Die Abfolge abhängiger Aufgaben, die den kürzestmöglichen Zeitrahmen zur Fertigstellung des Projekts bestimmt. Verzögerungen bei Aktivitäten auf dem kritischen Pfad wirken sich direkt auf den Projektliefertermin aus.
PSP vs. Projektzeitplan vs. Gantt-Diagramm
Ein Projektstrukturplan wird oft mit einem Projektzeitplan oder Gantt-Diagramm verwechselt, jedoch erfüllen diese unterschiedliche Zwecke. Ein PSP legt fest, welche Arbeit erledigt werden muss, während ein Projektzeitplan bestimmt, wann diese Arbeiten stattfinden und in welcher Reihenfolge. Gantt-Diagramme bauen auf einem PSP auf, indem sie Aufgaben, Dauer, Meilensteine und Abhängigkeiten auf einer Zeitachse abbilden.
Warum ist ein Projektstrukturplan wichtig?
Ein PSP hält dein Projekt in der Realität verankert. Ohne einen solchen schleicht sich schnell ein unkontrolliertes Ausweiten des Umfangs ein – Teams verpassen Liefergegenstände, Zeitpläne werden nicht eingehalten und niemand ist sich einig, wie „fertig“ aussieht. Ein solider PSP ermöglicht es, den Aufwand genau zu schätzen, Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen und Lücken zu erkennen, bevor sie zu Blockern werden. Gerade für Tech- und Digital-Teams, die Produkt-, Entwicklungs- und Designarbeit unter einen Hut bringen müssen, ist er oft der Unterschied zwischen kontrollierter und chaotischer Lieferung.
Nutze diese Aufschlüsselung, um zu verstehen, was du gewinnst – und was du riskierst – wenn es um die Verwendung eines PSP geht:
| Faktor | Mit einem WBS | Ohne ein WBS |
|---|---|---|
| Scope-Kontrolle | Klare Abgrenzungen verhindern ungeplante Arbeit | Scope Creep bleibt unbemerkt, bis es teuer wird |
| Aufwandsschätzung | Aufgaben sind ausreichend granular für präzise Schätzungen | Schätzungen sind vage und werden regelmäßig verfehlt |
| Verantwortlichkeit | Jedes Arbeitspaket hat eine klare Zuständigkeit | Zuständigkeiten sind über Teammitglieder hinweg unklar |
| Abhängigkeits- verfolgung | Teams können Blockaden schon vorher erkennen | Abhängigkeiten werden erst nach Verzögerungen sichtbar |
| Stakeholder- Ausrichtung | Alle beziehen sich auf dieselbe Projektstruktur | Stakeholder haben unterschiedliche Auffassungen vom Umfang |
Beispiele für gelungene Projektstrukturpläne (Work Breakdown Structures)
Zu sehen, wie ein Work Breakdown Structure praktisch aussieht, hilft dabei zu verstehen, wie Sie sie in Ihren Projekten einsetzen können. Hier sind drei gelungene WBS-Beispiele, die Ihnen als Leitfaden dienen können:
Struktur für den Launch eines Softwareprodukts
Teilen Sie die Arbeit in Planung, Entwicklung, Benutzertests, Launch-Vorbereitung und Support nach dem Start auf. Jede Ebene lässt sich weiter unterteilen in Aufgaben wie Anforderungserhebung, Feature-Programmierung, Erstellung von Testfällen, Formulierung von Release Notes und Planung von Support-Dokumentation.
Projektstruktur für den Website-Relaunch
Starten Sie mit den Hauptphasen wie Analyse, Design, Entwicklung und Rollout. Detaillieren Sie Aktivitäten unter jedem Abschnitt: Stakeholder-Interviews, Wireframes, Frontend-Updates, CMS-Einrichtung, User Acceptance Tests und Seitenmigration.
Implementierung eines Learning Management Systems
Teilen Sie den Prozess in Bedarfsanalyse, Systemauswahl, Integration, Content-Migration, Schulung und Rollout auf. Detaillieren Sie im Anschluss Schritte wie Stakeholder-Freigabe, Anbieterdemos, Datenzuordnung, Planung von Trainingssitzungen und Go-Live-Überwachung.
Wie detailliert sollte eine WBS sein?
Eine WBS zerlegt größere Projektaufgaben in kleinere Teilaufgaben. Aber wie detailliert sollte die Aufschlüsselung sein?
Wie bei Goldlöckchen suchen Sie das richtige Maß. Zu viele Details machen Ihre WBS unübersichtlich und schwer zu pflegen. Zu wenig Detail führt dazu, dass wichtige Informationen fehlen, um Ihr Projekt erfolgreich zu steuern.
Eine gute Faustregel: Wenn das Verwalten eines Arbeitspakets mehr Aufwand macht als dessen Bearbeitung, haben Sie Ihre WBS vermutlich zu stark aufgedröselt. Ziel ist Klarheit und Verantwortlichkeit—nicht, zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu schaffen, den Ihr Team nicht aufrechterhalten wird.
Streben Sie drei Detailebenen in Ihrer WBS an, aber nicht mehr als vier Ebenen. Wie bei anderen Projektdokumentationen hängt die Ausarbeitung Ihrer WBS davon ab, welche Best Practices in Ihrer Organisation gelten und ob Sie ein komplexes Projekt leiten.
Schlüsselelemente einer Work Breakdown Structure
Das Verständnis der Kernelemente einer Work Breakdown Structure hilft Ihnen, einen Projektplan zu erstellen, der nicht nur beim Kick-off ordentlich aussieht, sondern auch während der Umsetzung wirklich nutzbar ist. Jede Komponente hat eine wichtige Funktion, damit Teams den Umfang definieren, Arbeit organisieren, Verantwortlichkeiten zuweisen und Fortschritte nachverfolgen können.
Arbeitsergebnisse (Deliverables)
Liefergegenstände sind die greifbaren Ergebnisse, die Ihr Projekt liefern soll. Dazu können Dokumente, Systeme, Funktionen, Freigaben oder abgeschlossene Arbeitsphasen gehören. Die meisten modernen Projektteams strukturieren eine WBS eher um Liefergegenstände als um Aktivitäten, weil dadurch der Fokus auf den Ergebnissen und nicht auf voneinander getrennten Aufgaben bleibt.
Zum Beispiel: „Abgeschlossener Onboarding-Workflow“ ist ein stärkeres WBS-Element als „Onboarding-Bildschirme gestalten“, weil es das Endergebnis widerspiegelt, auf das das Team hinarbeitet.
Arbeitspakete
Arbeitspakete bilden die unterste Ebene einer WBS. Hier wird die Arbeit so spezifisch, dass sie zugewiesen, geplant und gesteuert werden kann. Ein Arbeitspaket fasst zusammengehörende Aktivitäten zusammen, die zu einem Liefergegenstand beitragen.
Beispiele für Arbeitspakete sind:
- Login-API erstellen
- CRM-Integration konfigurieren
- Onboarding-E-Mail-Text verfassen
Wenn Arbeitspakete zu weit gefasst sind, werden Schätzungen unzuverlässig und die Zuständigkeiten unklar. Sind sie zu detailliert, wird die WBS schwer wartbar.
Kontrollkonten
Kontrollkonten sind Steuerungspunkte innerhalb der WBS, an denen Umfang, Zeitplan und Kosten gemeinsam verfolgt werden. Sie sind über den Arbeitspaketen angesiedelt und helfen Projektmanagern, den Fortschritt bei größeren Arbeitseinheiten nachzuvollziehen.
Ein Software-Einführungsprojekt kann z. B. ein Kontrollkonto für „Benutzerauthentifizierungssystem“ nutzen, unter dem sich mehrere Arbeitspakete für Design, Entwicklung, Test und Bereitstellung befinden.
Planungspakete
Planungspakete dienen als Platzhalter, um zusammenhängende Arbeiten zu gruppieren, die noch nicht vollständig definiert sind. Sie helfen Teams, zukünftige Aufgaben zu berücksichtigen, lassen aber Raum für weitere Planung und Detaillierung im späteren Projektverlauf.
Planungspakete sind besonders in komplexen oder schnelllebigen Projekten nützlich, bei denen nicht alle Anforderungen von Anfang an bekannt sind.
Hierarchische Struktur
Eine WBS nutzt eine Eltern-Kind-Hierarchie, um die Arbeit von übergeordneten Liefergegenständen bis zu immer detaillierteren Komponenten zu organisieren. Die oberste Ebene steht für das Gesamtprojekt, während die darunterliegenden Ebenen die Arbeit in Phasen, Liefergegenstände, Kontrollkonten und Arbeitspakete unterteilen.
Diese Struktur hilft Teams dabei, zu verstehen, wie einzelne Aufgaben mit den Projektzielen zusammenhängen, und macht große Projekte leichter steuerbar.
Dekomposition
Dekomposition ist der Prozess, bei dem übergeordnete Liefergegenstände in kleinere Komponenten zerlegt werden. Projektleiter dekomponieren die Arbeit, bis jedes Arbeitspaket ausreichend klar ist, um Schätzungen, Zuordnungen und Nachverfolgung zu gewährleisten.
Ein Liefergegenstand wie „Website-Relaunch“ könnte zum Beispiel wie folgt dekomponiert werden:
- UX-Research
- Wireframes
- Frontend-Entwicklung
- CMS-Migration
- QA-Testing
Das Ziel ist, die Arbeit so weit herunterzubrechen, dass Klarheit entsteht, ohne unnötigen administrativen Aufwand zu verursachen.
Umfangsdefinition (100%-Regel)
Eines der wichtigsten WBS-Prinzipien ist die 100%-Regel. Sie besagt, dass die WBS 100% des genehmigten Projektumfangs abdecken sollte – nicht mehr und nicht weniger.
Jeder Liefergegenstand, jedes Arbeitspaket und jede Aufgabe sollte sich lückenlos und überschneidungsfrei zum Projektgesamtumfang aufsummieren. Was nicht in der WBS enthalten ist, gilt auch nicht als Teil des Projekts.
Zum Beispiel: Ist ein Mobile-App-Lokalisierungsaufwand nicht in der WBS enthalten, könnte das Team fälschlicherweise annehmen, Übersetzungen würden woanders erledigt.
Diese Regel hilft, Scope Creep, Doppelarbeit und Verwirrung bei den Stakeholdern zu vermeiden.
WBS-Codes
WBS-Codes bezeichnen das Nummerierungssystem, mit dem die einzelnen Elemente innerhalb der Struktur identifiziert werden. Codes wie 1.0, 1.2 oder 1.2.3 erleichtern die Referenzierung von Arbeitspaketen in Zeitplänen, Budgets, Statusberichten und bei Stakeholder-Gesprächen.
Diese Bezeichner werden bei großen oder funktionsübergreifenden Projekten immer wertvoller, wenn Teams eine konsistente Möglichkeit benötigen, zusammenhängende Arbeiten nachzuverfolgen.
Meilensteine
Meilensteine stellen wichtige Kontroll- oder Abschlusszeitpunkte innerhalb des Projekts dar. Im Gegensatz zu Arbeitspaketen enthalten Meilensteine selbst keine Arbeit – sie zeigen an, dass ein bedeutendes Ergebnis oder eine Phase abgeschlossen wurde.
Beispiele könnten folgende sein:
- Genehmigung durch Stakeholder abgeschlossen
- Designabnahme abgeschlossen
- MVP-Lancierung abgeschlossen
Wenn Sie Meilensteine mit Ihrem PSP verbinden, bleibt das Projekt-Reporting eng an tatsächliche Ergebnisse und den Fortschritt geknüpft.
Abhängigkeiten
Abhängigkeiten definieren die Beziehungen zwischen Ergebnissen und Arbeitspaketen. Sie zeigen auf, welche Aktivitäten abgeschlossen sein müssen, bevor andere Arbeiten beginnen können.
Zum Beispiel: Frontend-Entwicklung kann von freigegebenen UX-Designs abhängig sein, Content-Migration kann von der CMS-Konfiguration abhängen oder eine API-Integration erfordert eine Sicherheitsfreigabe, bevor das Deployment starten kann.
Das frühe Abbilden von Abhängigkeiten hilft Teams, Engpässe und Konflikte rechtzeitig zu erkennen, die Reihenfolge korrekt festzulegen und später Terminüberschneidungen im Projekt zu vermeiden.
PSP-Glossar
Ein PSP-Glossar ist ein unterstützendes Dokument, das jedes Element im PSP detailliert beschreibt. Es enthält typischerweise:
- Beschreibungen
- Zugewiesene Verantwortliche
- Abnahmekriterien (z. B. gegeben-wenn-dann Abnahmekriterien)
- Geschätzter Aufwand
- Abhängigkeiten
- Zeitpläne
- Zugehörige Liefergegenstände
Ohne ein PSP-Glossar bleibt Ihr PSP oft nur eine Liste von Bezeichnungen. Das Glossar liefert den Teams den Kontext, den sie brauchen, um Arbeiten einheitlich umzusetzen.
Ein PSP-Glossar ist besonders nützlich für verteilte oder funktionsübergreifende Teams, bei denen Annahmen und unklare Verantwortlichkeiten leicht zu Problemen bei der Lieferung führen können.
Arten von Projektstrukturplänen
Es ist erwähnenswert, dass es zwei Möglichkeiten gibt, einen PSP zu erstellen – entweder, meist üblich, nach Ergebnissen oder alternativ nach Projektphasen.
- Ergebnisorientierter Projektstrukturplan: Auch als objektorientiert, substantivorientiert oder produktorientiert bekannt. Dies ist die gebräuchlichste Variante.
- Phasenbasierter Projektstrukturplan: Stattdessen wird der Fokus auf die zur Erreichung der Ergebnisse erforderlichen Aufgaben gelegt. Weitere Bezeichnungen sind aktivitätsorientiert, aufgabenorientiert, verborientiert oder prozessorientiert.
Für die meisten digitalen, softwaregestützten und funktionsübergreifenden Projekte ist ein ergebnisorientierter PSP in der Regel die bessere Wahl. Dadurch konzentrieren sich die Teams auf die Ergebnisse anstatt auf lose zusammenhängende Aktivitäten, sodass Scope, Stakeholder-Alignment und Fortschritt über Produkt, Technik, Design und Operations hinweg leichter gemanagt werden können.
Wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen
Ein starker PSP organisiert nicht nur Aufgaben – er ist die Grundlage für Scope-Planung, Terminierung, Ressourceneinsatz, Budgetierung und Projektüberwachung während der gesamten Umsetzung. Gehen Sie wie folgt vor, um einen glasklaren PSP zu erstellen:
1. Projektumfang und Ergebnisse definieren
Bevor Sie Ihren PSP erstellen, prüfen Sie grundlegende Projektdokumente wie das Projekt-Charter, das Statement of Work (SOW), Anforderungsdokumentationen und Stakeholder-Genehmigungen. Diese Dokumente helfen dabei, Scope-Grenzen, Ergebnisse und Erfolgskriterien frühzeitig festzulegen.
Identifizieren Sie zunächst die wichtigsten Ergebnisse, die Ihr Projekt liefern soll. Diese sollten die gewünschten Resultate, Systeme, Abnahmen oder Ausgaben widerspiegeln, die für den erfolgreichen Projektabschluss benötigt werden.
In dieser Phase dreht sich alles um Klarheit im Umfang. Bevor Sie Ihre WBS erstellen, sollten Sie sich über Folgendes einig sein:
- Was im Projektumfang enthalten ist
- Was nicht im Projektumfang enthalten ist
- Wer für jedes Ergebnis verantwortlich ist
- Wie „fertig“ definiert wird
- Wie Änderungen am Umfang überprüft und genehmigt werden
Ist Ihr Projektumfang zu diesem Zeitpunkt unklar, zieht sich diese Unsicherheit durch den gesamten Zeitplan, das Budget und die Ressourcenplanung.
Ich finde WBS-Software besonders hilfreich während Planungsworkshops, da es für funktionsübergreifende Teams viel einfacher ist, einen visuellen Baum zu überprüfen als eine Tabellenkalkulation zu durchforsten.
2. Zerlegen Sie Liefergegenstände in kleinere Arbeitspakete
Sobald Ihre Liefergegenstände definiert sind, zerlegen Sie sie in sogenannte Arbeitspakete. Zerlegen Sie die Aufgaben weiter, bis jedes Paket konkret genug ist, um Aufwand zu schätzen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, zu terminieren und effektiv umzusetzen.
Ein Liefergegenstand wie „Website-Relaunch“ könnte beispielsweise aufgeteilt werden in:
- UX-Research
- Wireframes
- Frontend-Entwicklung
- CMS-Migration
- QA-Testing
Grundsätzlich sollten Arbeitspakete mindestens mehrere Stunden Aufwand darstellen, aber auch nicht so detailliert werden, dass die WBS schwer zu pflegen ist.
3. Reihenfolge der Arbeit und Abhängigkeiten identifizieren
Nach der Zerlegung ordnen Sie die Aufgaben in die Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden müssen. Hier werden Abhängigkeiten besonders wichtig.
Zum Beispiel:
- Die Frontend-Entwicklung kann von freigegebenen Wireframes abhängen
- Content-Migration kann von der CMS-Konfiguration abhängen
- QA-Testing kann vom Abschluss der Features abhängen
Durch das frühzeitige Erfassen von Abhängigkeiten erkennen Sie Engpässe, reduzieren Terminüberschneidungen und erstellen einen realistischeren Zeitplan.
4. Aufwand schätzen und Ressourcen zuweisen
Sobald die Struktur steht, schätzen Sie den erforderlichen Aufwand für jedes Arbeitspaket. Arbeiten Sie dabei möglichst eng mit den ausführenden Personen zusammen – genaue Schätzungen entstehen selten isoliert.
In dieser Phase sollten Sie (oder Ihr Resource Manager) auch:
- Erforderliche Qualifikationen identifizieren
- Verantwortliche zuweisen (unter Berücksichtigung von Ressourcenverfügbarkeit)
- Teamkapazitäten überprüfen
- Mögliche Überlastungen kennzeichnen
Eine sauber strukturierte WBS erleichtert Ressourcenmanagement und -planung enorm, da die Arbeit bereits in klar definierte Einheiten gegliedert ist.
Mit dieser Tabelle sehen Sie, wie die WBS-Struktur Ressourcenentscheidungen auf jeder Ebene beeinflusst:
| WBS-Ebene | Beispiel-Element | Ressourcen-Planungsaktivität |
|---|---|---|
| Ebene 1 | Gesamtes Projekt | Gesamtanzahl Personen und Budgetzuweisung |
| Ebene 2 | Feature-Entwicklungsphase | Teamzuweisung nach Disziplin |
| Ebene 3 | Frontend-Aufbau | Stunden für Einzelmitarbeiter werden geschätzt |
| Ebene 4 | Navigationselement erstellen | Spezifischer Entwickler zugewiesen, Aufwand bestätigt |
5. Den Projektzeitplan erstellen
Ihre WBS bildet jetzt das Fundament Ihres Projektzeitplans. Jedes Arbeitspaket kann nun in terminierte Aufgaben mit Dauer, Abhängigkeiten, Verantwortlichen und Fristen umgesetzt werden.
Worauf Sie beim Aufbau Ihres Zeitplans achten sollten:
- Realisierbare Dauern zuweisen
- Aufgaben logisch anordnen
- Kritischen Pfad bestimmen
- Meilenstein-Termine validieren
- Liefererwartungen mit den Beteiligten abstimmen
Ein Zeitplan, der auf einer detaillierten WBS basiert, ist weitaus zuverlässiger als einer, der nur aus groben Annahmen erstellt wurde.
6. Projektgrundlage festlegen
Sobald Umfang, Zeitplan und Budget genehmigt wurden, legen Sie Ihre Projektgrundlage fest. Diese dient als Referenzpunkt, um die Leistung während des gesamten Projektverlaufs zu messen.
Ihre WBS unterstützt direkt:
- Die Umfangsgrundlage
- Die Termin-/Zeitplangrundlage
- Die Kostenbasis
Jede genehmigte Änderung am Projektumfang sollte zuerst in der WBS abgebildet werden, bevor Zeitpläne oder Budgets aktualisiert werden. Wenn Stakeholder beispielsweise während des Projekts ein neues Reporting-Dashboard genehmigen, sollten sowohl die WBS als auch die Termin-/Zeitplangrundlage aktualisiert werden, bevor die Arbeit beginnt.
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie die drei Grundlagen mit Ihrer WBS in Verbindung stehen:
| Grundlagentyp | Was wird verfolgt? | Bezug zur WBS |
|---|---|---|
| Umfangsgrundlage | Genehmigte Ergebnisse (Deliverables) und Arbeitspakete | Direkt abgeleitet aus der WBS |
| Termin-/Zeitplangrundlage | Genehmigte Start- und Endtermine | Erstellt auf Basis von WBS-Arbeitspaketen und deren Abhängigkeiten |
| Kostenbasis | Genehmigtes Budget je Arbeitspaket | Zusammengefasst aus Kostenschätzungen auf WBS-Ebene |
7. Den Plan mit Stakeholdern und dem Projektteam überprüfen
Bevor mit der Umsetzung begonnen wird, überprüfen Sie die ausgearbeitete WBS und den Projektplan gemeinsam mit dem Team und den Stakeholdern, um die Abstimmung sicherzustellen und deren Zustimmung zu gewinnen.
Wenn Ihr Team den Aufwandsschätzungen in der WBS nicht zustimmt, werden Sie bei der Umsetzung keinen Erfolg haben. Nehmen Sie sich daher Zeit, die Arbeitspaketstruktur (WBS) gemeinsam mit Ihrem Team zu besprechen, damit alle ein gemeinsames Verständnis und Verantwortungsbewusstsein entwickeln.
Diese Überprüfung hilft Ihnen dabei, folgende Punkte zu validieren:
- Vollständigkeit der Lieferobjekte (Deliverables)
- Logik der Abfolge (Reihenfolge)
- Annahmen zur Personalplanung
- Machbarkeit des Zeitplans
- Klarheit bei den Zuständigkeiten
Lücken frühzeitig zu erkennen, ist deutlich einfacher, als sie später während der Umsetzung zu korrigieren.
P.S. Projektmanagement-Plattformen mit integrierter Hierarchie-Unterstützung ermöglichen es Ihnen, Ihre WBS direkt in einen umsetzbaren Lieferplan zu überführen, der Stakeholdern sowie anderen Teammitgliedern transparent ist.
8. Verwenden Sie die WBS zur Überwachung der Projektleistung
Eine WBS sollte nicht als statisches Planungsdokument betrachtet werden. Nutzen Sie sie während des Projekts, um Fortschritte zu verfolgen, Abhängigkeiten zu überwachen, Änderungen am Leistungsumfang zu managen und Risiken frühzeitig zu erkennen, bevor sie die Lieferung beeinträchtigen.
Erfahrenere Projektteams nutzen die WBS auch, um Earned Value Management (EVM), Ressourcenprognosen und Berichterstattung über Steuerungskonten und Arbeitspakete hinweg zu unterstützen.
Wird die WBS kontinuierlich gepflegt, zählt sie zu den wertvollsten operativen Werkzeugen im Projektverlauf—und ist nicht bloß eine Übung zum Projektstart.
Vorlage für eine Work Breakdown Structure
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine kostenlos herunterladbare WBS-Vorlage. Um die Datei zu bearbeiten, laden Sie sie als XLSX-Datei herunter und nutzen Sie sie in Google Sheets oder Excel. Die Datei enthält auch eine Beispiel-WBS, die Sie als Muster verwenden können.
Projektmanagement-Plattformen
Projektmanagement-Plattformen mit nativer Hierarchie-Unterstützung ermöglichen es Ihnen, Ihre WBS direkt in einen umsetzbaren Lieferplan zu überführen. Wenn sich Ihre Arbeitspakete im selben Tool befinden, das Ihr Team auch für die Projektdurchführung nutzt, besteht ein viel geringeres Risiko, dass die WBS nicht mehr mit der tatsächlichen Projektarbeit übereinstimmt.
Diese Plattformen sind besonders nützlich für:
- Verfolgung von Verantwortlichkeiten
- Meilenstein-Management
- Abhängigkeitsverwaltung
- Ressourcenplanung
- Fortschrittsberichte
Häufig gestellte Fragen zu Projektstrukturplänen
Dies sind die Fragen, die mir am häufigsten von Projektmanager:innen gestellt werden, die entweder ihren ersten PSP erstellen oder versuchen, mehr aus den vorhandenen Strukturen herauszuholen:
Sollte ich einen Projektstrukturplan oder ein Gantt-Diagramm verwenden?
Wie bei den meisten Dingen lautet die Antwort: Es kommt darauf an.
Wann Sie einen PSP verwenden sollten
Ein Projektstrukturplan zerlegt das, was gebaut werden soll, in kleinere, besser handhabbare Komponenten. Er zeigt an, was bei einem Projekt getan wird. Der PSP ist daher besonders nützlich für die Kontrolle des Leistungsumfangs, inklusive Change Management.
Wann Sie ein Gantt-Diagramm verwenden sollten
Im Gegensatz dazu zeigt ein Gantt-Diagramm an, wann Sie die Arbeiten ausführen. Verwenden Sie Ihren PSP als Grundlage für das Gantt-Diagramm, um Aufgaben zeitlich zu verfolgen. Das Gantt-Diagramm zeigt Start- und Enddaten jeder Aufgabe, deren Abhängigkeiten und Beziehungen zueinander. Sie nutzen ein Gantt-Diagramm zur Steuerung des Terminplans.
Sind ein PSP und die Kritische-Pfad-Methode das Gleiche?
Der kritische Pfad ist die Liste der zentralen Projektaktivitäten, die abgeschlossen sein müssen, damit das Projekt innerhalb der dreifachen Nebenbedingungen (Zeit, Budget und Umfang) geliefert werden kann. Wenn sich der kritische Pfad verzögert, hat dies negative Auswirkungen auf einen dieser drei Bereiche.
Der PSP organisiert Projektaktivitäten und -ergebnisse hierarchisch, nicht nur die Aktivitäten des kritischen Pfads.
Wann im Projektlebenszyklus sollte ich den PSP erstellen?
Es ist wichtig, den PSP während der Projektplanungsphase zu erstellen, da Sie dadurch ein Verständnis der erforderlichen Arbeit für die Projektdurchführung gewinnen. Der PSP ist zudem eine wichtige Grundlage für Projektzeitplan, Budget und den Risiko-Managementplan, die alle früh im Projektlebenszyklus benötigt werden.
Kann ich einen Projektstrukturplan in agilen Projekten verwenden?
Ja, ein PSP funktioniert auch in Verbindung mit agiler Arbeitsweise gut, wenn Sie ihn auf der richtigen Ebene einsetzen. Definieren Sie Ihre wichtigsten Lieferobjekte und Arbeitspakete im PSP und lassen Sie die Sprint-Planung die Aufgabenebene weiter aufschlüsseln. Das verschafft Ihnen vollständige Übersicht über den Umfang, ohne Ihr Team zu sehr einzuschränken. Viele digitale Produktteams nutzen diesen hybriden Ansatz, um Berichtswünsche von Stakeholdern zu erfüllen und die Umsetzung agil und flexibel zu halten.
Wie gehe ich mit Änderungen am Umfang um, nachdem der PSP als Basis festgelegt wurde?
Jede genehmigte Änderung am Umfang sollte ein Update des PSP auslösen, bevor mit der Arbeit begonnen wird. Das bedeutet, betroffene Arbeitspakete zu überarbeiten, das PSP-Glossar zu aktualisieren und einen neuen Baseline zu setzen, falls die Änderung erheblich ist. Wenn dieser Schritt übersprungen wird, verlieren Sie schnell die Kontrolle über Ihr Projekt. Ich empfehle, das PSP-Update als Pflichtpunkt in Ihre Change-Control-Checkliste aufzunehmen – und nicht als optionalen Nachtrag zu behandeln.
Wer sollte an der Erstellung eines Projektstrukturplans beteiligt sein?
In der Regel leitet die Projektleitung die Entwicklung des PSP, aber die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn auch die Personen, die die Arbeit tatsächlich durchführen, beteiligt sind. Das heißt, Sie binden Tech-Leads, Designer:innen, Qualitätssicherung und andere Schlüsselpersonen in den Dekompositionsprozess ein. Bei einer Plattformmigration beispielsweise wird Ihr Infrastrukturteam Arbeitspakete identifizieren, auf die Ihr:e Projektmanager:in vielleicht nie gekommen wäre. Dank ihres Inputs wird aus einem Top-down-Plan ein Arbeitsplan, dem das ganze Team vertraut.
Bringen Sie Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement und Projektstrukturplan auf das nächste Level
Wenn Sie auf exklusive Ressourcen, praxisnahe PSP-Vorlagen und ein globales Netzwerk zugreifen möchten, um den Projektstrukturplan in realen Projekten zu meistern, treten Sie der Digital Project Manager Community bei.
