Was ist Planning Poker & wie funktioniert es: 5 einfache Schritte
Haben Sie schon einmal Schätzungen abgegeben und dabei das Gefühl gehabt, dass Sie ein großes Risiko eingehen, ob Ihre Schätzungen tatsächlich zutreffen? Schätzen muss kein reines Glücksspiel sein.
Es gibt agile Schätzungs- und Planungstechniken wie Planning Poker, die Projektteams dabei helfen können, den für Projektaktivitäten und Aufgaben erforderlichen Aufwand genau zu schätzen.
In diesem Artikel schaue ich mir an, was Planning Poker ist und wie Sie es für die Planung Ihrer Projekte nutzen können. Bereit zum Start? Wie es in der Welt des Pokers heißt: "Karten mischen und austeilen!“
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Was ist Planning Poker?
Planning Poker ist eine spielerische Schätztechnik, mit der Teams den Aufwand vorhersagen können, den sie für jede Aufgabe im Projekt aufbringen müssen.
Am häufigsten wird diese Methode im agilen Projektmanagement oder von Teams angewendet, die agilen Prinzipien folgen. Die Schätzungen berücksichtigen die Meinungen des gesamten Teams und sollen genauer sein als andere Methoden.
Ähnlich wie beim richtigen Poker erhalten alle Teilnehmenden einer Planning-Poker-Schätzrunde ein Kartendeck. Die Karten sind nummeriert und stehen für verschiedene Werte, um Zeit, Aufwand und Komplexität einer Aufgabe zu bewerten.
Wann findet Planning Poker statt?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen es sinnvoll ist, alle für eine Runde Planning Poker „mit ins Boot zu holen“.
Bevor ein neuer Sprint beginnt
Wenn ein Team nach einem agilen Projektliefer-Framework wie Scrum arbeitet, sollte Planning Poker in der Regel direkt vor einer Sprint-Planungssitzung stattfinden.
Das Product Backlog kann mit User Stories gepflegt werden, die mit Planning Poker in agiler Projektmanagement-Software oder agilen Tools wie Jira, Trello und Smartsheet geschätzt wurden.
Während der Aufwandsschätzungen für Aktivitäten
Wenn ein Team nach der Wasserfall-Projektmethodik arbeitet, kann es eine Planning Poker-Sitzung durchführen, wenn die Aufwandsschätzungen für einzelne Aktivitäten erfolgen.
Statt Techniken wie Analogschätzung, Bottom-Up-Schätzung oder parametrische Schätzung (oder das Zurückgreifen auf historische Daten) anzuwenden, würde ein Projektteam Planning Poker nutzen, um alle Aktivitäten und Aufgaben zu schätzen, die in der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) enthalten sind.
Wer sollte beim Planning Poker dabei sein?
Das gesamte Team sollte an einer Planning Poker-Runde beteiligt sein, dazu gehören:
- Das Team, das die eigentliche Arbeit erledigt (wie das Scrum-Team)
- Der Product Owner oder Product Manager
- Mitglieder des Entwicklungsteams, wie Tester und UX-Designer
Meist moderiert der Projektleiter (oder Scrum Master, falls es ein agiles Team ist) eine solche Runde. Es muss aber nicht immer so sein – jedes Mitglied des Projektteams kann die Moderation oder Leitung einer Planning Poker-Schätzungssitzung übernehmen.
Wichtig ist, dass alle beteiligten Mitglieder, die schätzen, ein gutes Verständnis der Projektanforderungen und einen allgemeinen Überblick darüber haben, was erforderlich ist, um eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität abzuschließen.
Wie funktioniert Planning Poker?
Bereit fürs Spiel? Nachfolgend finden Sie einige Schritte, mit deren Hilfe Sie eine Planning Poker-Session moderieren können.
1. Lassen Sie das Team die zu schätzende Aufgabe überprüfen
Stellen Sie sicher, dass alle klar verstehen, welche Arbeiten zu erledigen sind und wie der Umfang aussieht. Falls es Unsicherheiten oder Fragen gibt, muss die Aufgabe möglicherweise weiter ausgearbeitet werden. Wenn die Aufgabe sehr groß erscheint, sollten Sie erwägen, sie in kleinere Aufgaben oder User Stories in einer Verfeinerungssitzung aufzuteilen.
2. Wählen Sie individuell eine Planning Poker-Karte, die eine Schätzung repräsentiert
Lassen Sie jedes Projektteammitglied eine Karte aus seinem Planning Poker-Kartendeck auswählen, die am besten dessen Schätzung der Aufgabengröße im Hinblick auf Aufwand, Dauer und Komplexität widerspiegelt. Dies sollte von jedem Mitglied einzeln und ohne Absprache mit den anderen Teammitgliedern erfolgen (so wird Vorurteil und Gruppendenken vermieden).
3. Fordern Sie die Teammitglieder auf, ihre Karte zu zeigen
Wie beim echten Poker, wenn die Spieler um den Pott spielen und es zum Showdown kommt, sollte jedes Teammitglied seine Spielkarte umdrehen, um den Wert seiner Schätzung offenzulegen.
4. Diskutieren Sie die Schätzungen des Teams
Nun kann das Team besprechen, warum sie die jeweilige Zahl gewählt haben. Jeder Schätzer sollte ermutigt werden, offen und ehrlich seine Schätzung mit dem Team zu teilen. Diese Diskussion kann Missverständnisse zum Arbeitsumfang aufdecken oder zusätzliche Fragen hervorrufen, die während des Schätzungsprozesses geklärt werden müssen.
5. Treffen Sie eine Schätzentscheidung
Falls es große Abweichungen zwischen der niedrigsten und höchsten Schätzung in einer Runde gibt, lassen Sie das Team die Aufgabe erneut schätzen. Ziel sollte es sein, eine konsensorientierte Einigung über die Schätzung zu erzielen. Der Schätzprozess muss möglicherweise wiederholt werden, bis ein Konsens erreicht ist und die Teammitglieder sich auf einen Wert einigen.
Websites wie Scrum Poker bieten ein kostenloses Tool, das in wenigen Minuten eingerichtet und schnell mit Ihrem Team geteilt werden kann. Andere Projektmanagement-Software wie Atlassian Jira bieten ebenfalls Planning Poker-Anwendungen an, die Projektteams zur Verfügung stehen (die Kosten können abhängig von der Organisationslizenz oder dem Abonnement variieren). Alternativ können Teams weniger Engpässe erleben, wenn sie auf Jira-integrierte Projektmanagement-Software umsteigen.
Hier finden Sie Tipps und Tricks zur effektiveren Nutzung von Jira.
Was sind die Vorteile von Planning Poker?
Zu den Vorteilen von Planning Poker gehören unter anderem:
- Fördert Zusammenarbeit und Kommunikation im Projektteam: Wenn das Team seine Schätzungen in einem Umfeld besprechen kann, in dem es sich wohlfühlt, fördert dies die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.
- Ermöglicht genauere Schätzungen der Aufgabenkomplexität, des Aufwands und der Dauer: Da nicht einfach auf Basis der reinen Ausführungszeit geschätzt wird, kann das Team auch den Komplexitätsgrad einer Aufgabe einschätzen. Ebenso erhält das Team nicht nur eine Schätzung für die Ausführungsdauer, sondern auch für den reinen Aufwand. Beispiel: Beim Betonieren eines neuen Gehwegs ist der Aufwand das eigentliche Betonieren, während die Dauer die gesamte Zeit zum Gießen und Aushärten des Betons beinhaltet.
- Hilft, Unsicherheiten und Risiken zu identifizieren: Indem das Team um Schätzungen gebeten wird und anschließend die Begründung für die jeweilige Zahl diskutiert, können Unsicherheiten oder Missverständnisse bezüglich des Umfangs oder der Anforderungen erkannt werden. Auch potenzielle Risiken, die zur Komplexität beitragen (und möglicherweise ein formales Risikomanagement erfordern), können offenbart werden.
- Ermöglicht die Priorisierung von Aufgaben: Planning Poker unterstützt das Team dabei, Aufgaben nach deren Komplexität zu priorisieren. Dies kann dem Team helfen, dem Kunden einen höheren Mehrwert zu liefern.
Nachteile von Planning Poker
Es gibt nicht bei jeder Schätztechnik am Ende des Regenbogens einen Goldtopf. Daher gibt es auch einige Nachteile bei der Verwendung von Planning Poker. Diese sind unter anderem:
- Es kann zeitaufwendig sein: Ich will ehrlich sein—eine Planning-Poker-Session durchzuführen, kostet Zeit und kann besonders dann zeitintensiv werden, wenn es viele Aufgaben zu schätzen gilt. Wenn unter den Teammitgliedern wenig Einigkeit besteht, kann dies zu sehr detaillierten und tiefgehenden Diskussionen führen. Dies wird verstärkt, wenn Aufgaben und User Stories im Vorfeld einer Planning-Poker-Session nicht klar definiert wurden.
- Es kann eine Herausforderung sein, einen Konsens unter den Teammitgliedern zu erreichen: Das kann schwierig sein, da jeder seine eigene, einzigartige Perspektive in die Schätzung einbringt – basierend auf Wissen, Komfort bei der Aufgabenerfüllung und beruflicher Erfahrung. Am einen Extrem will man keinen Gruppen-Denkprozess, am anderen aber auch keinen großen Graben zwischen den Schätzungen im Team.
Das heißt jedoch: Die Integration von Projektplanungs-Tools in Ihren Arbeitsprozess kann diese Herausforderungen teilweise abmildern, indem sie Werkzeuge für eine effizientere Schätzung, verbesserte Zusammenarbeit und besser definierte User Stories bietet. Dadurch wird der Prozess insgesamt effizienter und produktiver.
Warum nutzt Planning Poker die Fibonacci-Folge?
Wir haben den Begriff „Fibonacci-Folge“ bereits erwähnt und du fragst dich vielleicht: „Was ist das?“ und „Warum wird sie beim Planning Poker verwendet?“
Die Fibonacci-Folge wird beim Planning Poker verwendet, weil sie eine abstrakte Größenordnung/Skala widerspiegelt. Die Sequenz lautet 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89 usw. Die in Planning Poker am häufigsten verwendete und von Mike Cohn von Mountain Goat Software empfohlene (welcher die Methode für agile Softwareentwicklung populär gemacht hat) lautet: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 und 100.
Die Werte der Sequenz steigen exponentiell um 60 %. Das bedeutet, dass der Unterschied zwischen den Zahlen mit zunehmender Größe größer wird. Das ermöglicht genauere Schätzungen bei komplexen Aufgaben und hilft dabei, Unsicherheiten im Team sichtbar zu machen.
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