Die am überkonfiguriertesten Tools, mit denen Teams immer wieder kämpfen
Flexibilitätsproblem: Auch wenn Flexibilität bei Projektmanagement-Tools attraktiv erscheint, kann sie zu unnötiger Komplexität und Ineffizienz führen.
Anpassungsfalle: Tools wie Monday.com und Notion sind zwar beliebt, überfordern Nutzer jedoch oft mit zu vielen Anpassungsmöglichkeiten.
Schwergewichts-Tools: Komplexe Plattformen wie Workfront und ClickUp erfordern erhebliche Anfangsinvestitionen, um nutzbar zu sein.
Starre Arbeitsabläufe: Zu viel Kontrolle in Tools wie Jira oder Wrike führt oft dazu, dass Teams Prozesse umgehen, was die Produktivität mindert.
Menschliches Muster: Das eigentliche Problem bei Tools liegt nicht in der Software, sondern in der menschlichen Tendenz zur Überkonfiguration, was Arbeitsabläufe verkompliziert.
Projektmanagement-Tools werden oft mit dem Versprechen der Flexibilität verkauft – der Idee, dass eine Plattform, die leistungsfähig genug ist, jeden Workflow abzubilden, jedes Team effektiver machen wird. Für viele Teams entpuppt sich dieses Versprechen jedoch als Bumerang. Je mehr ein Tool kann, desto verlockender ist es, es für alles einzusetzen. Und irgendwo zwischen benutzerdefinierten Feldern, verschachtelten Unteraufgaben und farbcodierten Dashboards hört das Tool auf, die Arbeit zu unterstützen, und wird selbst zur Arbeit.
Das Problem ist nicht eine bestimmte Plattform. Es handelt sich um ein Muster, das sich kategorieübergreifend zeigt: Teams, die zu viel Freiheit erhalten, bauen Systeme, die zu komplex sind, um sie zu nutzen, und Teams, die auf starre Konfigurationen beschränkt sind, finden Wege, diese komplett zu umgehen. Die Tools, die am meisten Reibung erzeugen, sind nicht immer die schlechtesten – häufig sind es die leistungsstärksten Werkzeuge, wenn sie ohne Zurückhaltung eingesetzt werden.
Die Anpassungsfalle
Einige der beliebtesten Projektmanagement-Plattformen auf dem Markt sind auch diejenigen, die am häufigsten überkonstruiert werden. Monday.com und Notion werden von Praktikern immer wieder genannt – nicht, weil die Tools schlecht gestaltet sind, sondern weil ihre Flexibilität zum Übermaß einlädt.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, beobachtet dieses Phänomen regelmäßig bei Monday.com. Sie merkt an, dass "ein Tool wie Monday oder etwas, das ein wenig anpassbarer ist, großartig ist, aber es wird überwältigend, weil es so viele Möglichkeiten gibt, dass man den Leuten zu viel Freiheit gibt und sie anfangen, zu über-engineeren." Deshalb bevorzugt sie Tools mit integrierten Leitplanken: Asana, sagt sie, "fühlt sich an wie der richtige Grad an Beschränkung."
Wenn man Leuten zu viel Freiheit gibt, fangen sie an, zu überkonstruieren.
Notion erhält ähnliche Kritik. Matthew Fox, Sr. Projektmanager und Operations Specialist bei Fox Consulting, beschreibt es als Tool, das begeisterte Anwender anzieht, die sich dann im Einrichtungsprozess verlieren: "Viele Menschen lieben Notion, aber Notion ist wie ein Süßwarenladen, in dem Sie alles machen können, was Sie wollen, aber dann verbringen Sie so viel Zeit mit der Einrichtung, dass Sie nicht mehr wirklich arbeiten." Die Konfigurierbarkeit wird zum eigentlichen Produkt – und die eigentliche Projektarbeit gerät in den Hintergrund.
Die Schwergewichts-Tools
Eine eigene Werkzeugkategorie lädt nicht nur zur Überkonstruktion ein – sie verlangt sie sogar. Plattformen wie Workfront, ClickUp und HubSpots Help Desk-Lösung sind auf Komplexität ausgelegt, und Organisationen, die den Aufwand für die Einrichtung unterschätzen, stehen oft vor Systemen, die technisch funktionieren, aber praktisch unbrauchbar sind.
Melody MacKeand, Gründerin von Melody MacKeand Consulting, verweist sowohl auf Workfront als auch auf ClickUp als Tools, die einen erheblichen Aufbau im Vorfeld erfordern. Ihrer Erfahrung nach "erfordern Tools, die in Bezug auf den Aufbau wirklich schwergewichtig sind wie Workfront, einen sehr umfassenden Onboarding- und Aufbauprozess." ClickUp stellt ähnliche Herausforderungen dar – es "benötigt oft einen Berater, der die Einrichtung übernimmt," und "dort, wo ich Organisationen mit ClickUp scheitern gesehen habe, war der Fehler, dass sie niemanden engagiert haben, der ihnen beim Aufbau geholfen hat, und sie es auf weniger als ideale Weise selbst gebaut haben."
Tools, die in Bezug auf den Aufbau wirklich schwergewichtig sind wie Workfront, erfordern einen sehr umfassenden Onboarding- und Aufbauprozess.
Unternehmensweite Tools treiben das Problem noch weiter. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager bei Palo Alto Networks, schildert ihre Erfahrung mit Planview als warnendes Beispiel dafür, was passiert, wenn die Benutzeroberfläche eines Tools die Nutzungsfähigkeit des Teams übersteigt: "Es war schrecklich. Ich konnte nicht verstehen, wie man dieses Tool benutzt. Und unser Manager musste sich praktisch mit jedem im Team hinsetzen und uns zeigen, wie es funktioniert... Sie nahm die Updates einfach selbst vor, wann immer sie ein Projekt vorantreiben musste, weil wir nicht herausfinden konnten, wie wir damit arbeiten sollen." Wenn ein Tool so komplex ist, dass Manager manuelle Umgehungslösungen schaffen, um Projekte am Laufen zu halten, hat das System seinen Kernzweck verfehlt.
Fox hat eine ähnliche Fehlanpassung mit HubSpot im Agenturumfeld erlebt. „Ich kenne eine Agentur, die HubSpot liebt“, merkt er an, aber „HubSpot hat ein Helpdesk-Angebot, das überhaupt nicht zu Agenturen passt. Es erfordert enorm viel Anpassung und sehr viel Einrichtung.“ Die Liebe zum Kernprodukt einer Plattform erstreckt sich nicht automatisch auf jedes angebotene Feature – und ein krampfhaftes Erzwingen eines passenden Einsatzes kostet oft mehr, als es bringt.
Wenn starre Workflows zum Hindernis werden
Überkonfiguration entsteht nicht nur durch zu viel Freiheit. Sie kann auch durch zu viel Kontrolle entstehen. Wenn Administratoren die Tools mit strengen Workflows und übermäßigen Prozessanforderungen einschränken, werden die Teams nicht produktiver – sondern suchen sich ganz andere Wege am Tool vorbei.
Jira ist die Plattform, die am häufigsten mit dieser Art von Fehlnutzung in Verbindung gebracht wird. Ryan Gilbreath, Technical Project Manager bei RTS Labs, sieht die Ursache klar in den Konfigurationsentscheidungen: „Ich habe wirklich das Gefühl, es hängt davon ab, wie der Jira-Admin es aufsetzt und welche Workflows existieren. Wenn der Workflow sehr starr ist und ich dies und jenes tun muss, um Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Teams zu bekommen, und das den Arbeitsfluss ausbremst, gehe ich höchstwahrscheinlich außerhalb von Jira.“ Das Tool selbst ist nicht das Problem – sondern die getroffenen Entscheidungen innerhalb des Tools.
Ich habe wirklich das Gefühl, es hängt davon ab, wie der Jira-Admin es aufsetzt und welche Workflows existieren.
Wrike zeigt eine Variante desselben Problems – mit anderer Konsequenz. Julia Rajic, Chief Operating Officer bei Point Blank, beschreibt, wie die vollständige Integration von Wrike mit detaillierten Vorlagen und starren Aufgabenstrukturen allmählich die Fähigkeit ihrer Agentur zu flexiblem Denken und Arbeiten untergrub: „Ich bin von unterschiedlichen Systemen und Tools zu einer komplett, komplett integrierten Lösung gewechselt, wo ... Es war so weit, dass Leute sagten: Ich mache das erst, wenn es eine Aufgabe dafür gibt.“ Die Struktur, die eigentlich für Ordnung sorgen sollte, erzeugte Abhängigkeit. Wie Rajic es ausdrückt: „Wenn es zu strukturiert ist, zu detailliert und die Abhängigkeit vom Tool zu groß, dann kann das die Fähigkeit einschränken, außerhalb davon zu denken.“
Wenn kreative Freiheit einschüchtert
Nicht jede Überkonfiguration entsteht durch Funktionsüberladung oder strikte Admin-Vorgaben. Manchmal ist es die Person, die die Sitzung leitet, die überbordend gestaltet. Freiform-Tools wie Miro geben der moderierenden Person enorme kreative Macht – und diese wird nicht immer mit Zurückhaltung eingesetzt.
Alexa Alfonso, Sr. Account Executive bei Caylent, hat erlebt, dass Miro in beide Richtungen genutzt werden kann. „Ich denke, Miro kann es schon sein“, sagt sie auf die Frage, ob es in die Kategorie der überentwickelten Tools fällt. „Es hängt ganz davon ab, wer das Board führt und was damit gemacht werden soll ... Ich habe schon ein überdesigntes, überkompliziertes Miro gesehen, das Leute einfach eingeschüchtert hat ... vielleicht hat die moderierende Person es überentwickelt – was irgendwie sowohl die Stärke als auch die Schwäche eines solchen Tools ist, weil man es eben gestalten kann, wie man möchte.“ Ein Tool, das alles sein kann, kann auch schnell zu viel werden – und wenn die Teilnehmenden auf ein Board stoßen, mit dem sie nicht zurechtkommen, verschwindet die Zusammenarbeit, die eigentlich ermöglicht werden sollte.
Ich habe schon ein überkonstruiertes, überkompliziertes Miro gesehen, das Leute einfach eingeschüchtert hat … vielleicht hat die moderierende Person es überentwickelt – was irgendwie sowohl die Stärke als auch die Schwäche eines solchen Tools ist.
Das eigentliche Problem ist (meistens) nicht die Software
Der rote Faden in all diesen Beispielen liegt nicht in Mängeln einer bestimmten Plattform. Es ist ein wiederkehrendes menschliches Verhalten: Wenn Teams die Möglichkeit haben, mehr hinzuzufügen, tun sie es fast immer. Mehr Felder, mehr Automatisierungen, mehr Struktur, mehr Boards – bis das Tool, das eigentlich Reibung reduzieren sollte, zur Hauptquelle eben dieser Reibung geworden ist.
Die Lösung besteht selten darin, die Plattform zu wechseln. Wichtig ist, den Moment zu erkennen, wenn die Konfiguration von nützlich zu übertrieben kippt – und die Disziplin zu haben, mit dem Aufbau zu stoppen, bevor das System anfängt, gegen die Menschen zu arbeiten, denen es eigentlich dienen sollte.
Möchten Sie mehr solcher Einblicke? Melden Sie sich für ein kostenloses DPM-Konto an, um weitere Expertenmeinungen zu erhalten.
