5 Tipps zur Zeiterfassung, um bessere Budgets zu erstellen
„Arbeitszeit“ scheint immer eine ganz einfache Sache zu sein – bis ich mich hinsetze, um meinen Stundenzettel auszufüllen. Habe ich wirklich 45 Minuten für das Verfassen dieser E-Mail gebraucht, oder war ich in Gedanken versunken und habe zu Taylor Swift mitgesungen? (Nicht urteilen, bitte.)
Zeiterfassung kann lästig wirken, ist aber unbestreitbar nützlich. Sie hilft dabei, zu verstehen, wie ein Projektteam seine Zeit verbringt, wie lange bestimmte Aufgaben dauern werden und sogar beim Abrechnen (hallo, abrechenbare Stunden!). Im Projektmanagement sind Zeit und Geld so eng miteinander verknüpft wie Taylor Swift und großartige Songtexte. (Im Ernst, hör auf zu urteilen.)
Wie erfasst man die auf ein Projekt verwendete Arbeitszeit?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ich die von Mitarbeitenden auf Projekte aufgewendete Zeit erfasse. Die Methode hängt davon ab, wie der Vertrag oder der Leistungsumfang formuliert ist und was wir benötigen, um die Arbeit in Rechnung stellen zu können.
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- Schätzung: Diese Methode verwende ich für interne Projekte oder wenn der Vertrag einen Festpreis vorsieht. Ich möchte nachvollziehen, wie viele Stunden jede Person für ihre Aufgaben aufgebracht hat und wie lange wir für den Abschluss des Projekts benötigt haben. Da ich keine Stundenberichte liefern muss, verwende ich kein Zeiterfassungstool und bitte das Team nicht, seine Zeiten zu erfassen.
- Zeiterfassung pro Person: Diese Methode nutze ich bei stündlicher Abrechnung. Das Team muss sämtliche für das Projekt aufgewendete Zeit in einem Zeiterfassungstool dokumentieren, damit ich für die Rechnungsstellung entsprechende Berichte ziehen kann. Dafür kann man Zeiterfassungssoftware oder auch Ressourcenmanagement-Software mit Abrechnungsfunktionen nutzen.
- Zeiterfassung pro Aufgabe: In manchen Fällen – etwa bei einem agilen Projekt, bei dem mehrere Teammitglieder an spezifischen Features über verschiedene Disziplinen hinweg arbeiten – bitte ich das Team, ihre Zeit auf bestimmte Features zu erfassen. So lässt sich feststellen, ob Budgets für künftige Sprints angepasst werden müssen.
Welche App ist gut, um Arbeitszeiten zu erfassen?
Es gibt viele Anwendungen zur Erfassung der für Projektarbeit aufgewendeten Zeit. Falls du eigenständige Zeiterfassungssoftware suchst, gibt es mehrere empfehlenswerte Optionen. Praktisch ist ein Zeiterfassungssystem, das sich mit deinem Kalender synchronisiert und automatisch Zeiteinträge für dich erzeugt.
Du kannst auch Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen, die über integrierte Zeiterfassungsfunktionen verfügen. Diese Funktionen erlauben es, Zeitschätzungen mit den tatsächlich erfassten Zeiten abzugleichen. Wenn Aufgabeninformationen und Zeiterfassung an einem Ort gebündelt sind, hilft das bei Auswertungen, beim Forecasting auf Basis von Echtzeitdaten und beim Budgetieren.
5 Wege, Zeiterfassung fürs Budgetieren zu nutzen
1. Analoge Schätzungen erstellen
Daten aus früheren Projekten und Aufgaben helfen dir, Schätzungen für künftige Projekte zu erstellen. Wenn du zum Beispiel weißt, dass ein Designer durchschnittlich 10 Stunden für Recherche und Erstellung eines Moodboards und Pattern-Librarys zu Beginn eines Website-Relaunches benötigt, könntest du für eine kleinere Website 8 Stunden und für eine größere, komplexere Seite 12 Stunden bei deiner ersten Angebotserstellung ansetzen.
2. Ermitteln, wie man Ressourcen zuweist
Zeiterfassungsdaten helfen bei der Projektplanung (und beim Erstellen des Projektbudgets), indem du herausfinden kannst, wie du deine Ressourcen am besten einsetzt. Wenn das Zeitfenster knapp und das Budget höher ist, könntest du den erfahreneren Entwickler einplanen.
Diese Person hat vielleicht einen höheren Stundensatz als eine weniger erfahrene Person, arbeitet dafür aber effizienter. Solches Ressourcenmanagement ist nur mit guten Zeiterfassungsdaten möglich.
3. Benchmarks setzen
Zeiterfassung hilft dabei, Benchmarks für Projektarbeit zu setzen und damit für genauere Budgets zu sorgen. Ein Zeitbudget für jede Aktivität hilft, besser abzuschätzen, wie viel Zeit für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird.
Diese Benchmarks können auch an Rollen gebunden sein. Hast du zum Beispiel ein Team mit Junior- und Senior-Designern, kannst du für beide Rollen unterschiedliche Benchmarks festlegen. Es ist vielleicht angemessen, dass Juniordesigner in der Regel drei Tage für das Design einer Landingpage benötigen, ein Senior-Designer dafür aber nur eineinhalb Tage. Erfahre mehr darüber, wie bessere Zeiterfassung die zukünftige Projektplanung verbessert.
Wenn du die Projektkalkulation erstellst, vergiss nicht, einen Puffer einzubauen, um auf Besonderheiten im Projekt Rücksicht zu nehmen, wie Zeit für Überarbeitungen und Kundenfeedback sowie alle weiteren Anforderungen, die nach dem Projektstart auftauchen könnten! So leidet die Rentabilität nicht, falls das neue Projekt über das hinausgeht, was du angesetzt hast.
4. Zeitmanagement für Projekte
Auch wenn die bisherige Leistung nicht immer ein verlässlicher Indikator für künftige Ergebnisse ist, kann sie dir eine ziemlich gute Vorstellung davon geben, was dich erwartet. Durch konsequentes Erfassen der geleisteten Zeit hast du gute Daten, um zukünftige Projekte besser zu planen. Wenn du weißt, dass dein Team eine bestimmte Aufgabe noch nie in weniger als drei Tagen erledigen konnte, solltest du hierfür mindestens drei Tage (ideal sind vier oder fünf) einplanen, falls diese Aufgabe in einem neuen Projekt ansteht.
Gerade wenn Teams an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, ist Zeitmanagement entscheidend. Es ist wie eine Partie Tetris. Damit alle Aufgaben pünktlich erledigt werden, solltest du sicherstellen, dass jedes Teammitglied genug Zeit hat, seine Aufgaben zu erledigen, ohne hetzen zu müssen oder ständig Überstunden einzulegen.
Ersteres kann zu schlampiger Arbeit führen, letzteres wahrscheinlich zu ernsthaftem Burnout. Mithilfe von alten Zeiterfassungsdaten das Zeitmanagement für aktuelle Projekte zu steuern, kann dies verhindern – das ist ein wichtiger Vorteil von Zeiterfassungssoftware.
5. Zeiterfassung vereinfachen, um genaue Einträge zu bekommen
Wenn es um Zeiterfassung geht, möchte niemand ständig im Arbeitsalltag die „Stempeluhr drücken“, sobald sie oder er die Aufgabe oder das Projekt wechselt. Damit du die genauesten Daten bekommst und dein Team seine Zeiteinträge in Echtzeit erstellen kann, solltest du Automatisierungen ausprobieren.
Wie wir bereits gesehen haben, verfügen einige Zeiterfassungs-Apps über Integrationen mit bekannter Projektmanagement-Software und Projektbudget-Software, oder sie lassen sich sogar direkt in deinen Webbrowser einbinden. Je leichter du es dem Team machst, die Zeit zu erfassen, desto zuverlässiger werden sie daran teilnehmen und desto genauer werden deine Daten sein – gerade, wenn Teammitglieder der Meinung sind, dass Zeiterfassung schlecht ist.
Das ist wichtig, denn je öfter man am Tag Apps wechselt oder zwischen Fenstern hin und her schaltet, desto mehr Zeit braucht man, um die eigentliche Arbeit zu erledigen.
Ein Artikel in der Harvard Business Review zu diesem Thema sagt: „Wir haben festgestellt, dass das Umschalten im Durchschnitt etwas mehr als zwei Sekunden dauert, und der durchschnittliche Nutzer in den untersuchten Daten zwischen verschiedenen Apps und Websites fast 1.200 Mal täglich wechselt. Das bedeutet, dass Menschen in solchen Jobs fast vier Stunden pro Woche damit verbringen, sich nach dem Wechsel zu einer neuen Anwendung wieder zu orientieren. Über ein Jahr hinweg ergibt das fünf Arbeitswochen – also 9% ihrer jährlichen Arbeitszeit.“
Weitere Best Practices für die Zeiterfassung findest du hier.
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