Wie man einen Arbeitsablauf erstellt: 7 einfache Schritte
Chaos im Projekt verhindern: Konsistente Arbeitsabläufe helfen, Projektverzögerungen, Fehler und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. So können Sie als Projektmanager sicherstellen, dass Projekte wie geplant abgeschlossen werden – ohne unerwartete Stolpersteine.
Schritt-für-Schritt: Einen Arbeitsablauf zu erstellen ist selbst ein Arbeitsablauf: Sie definieren ein Ziel, bestimmen die Beteiligten, listen die Schritte auf, erstellen ein Ablaufdiagramm, testen & optimieren und setzen anschließend um.
Software macht den Unterschied: Software für Arbeitsablaufmanagement ist der einfachste Weg, um organisierte Prozesse zu erstellen und zu pflegen. Sie sorgt für einen strukturierten Ansatz beim Management komplexer Projektabläufe.
Ohne festgelegte Arbeitsabläufe, die genau beschreiben, wie Sie und Ihr Team im Verlauf des Projekts arbeiten, können Sie mit Verzögerungen, Fehlern und Qualitätsproblemen, Scope Creep und Budgetüberschreitungen rechnen.
Ihr Team benötigt konsistente, wiederholbare Arbeitsabläufe (typischerweise erstellt und verwaltet in Workflow-Management-Software), um Projektarbeit mit dem gewünschten Ergebnis zu liefern. In diesem Artikel erkläre ich, wie man einen Arbeitsablauf erstellt, und gebe Ihnen einige bewährte Methoden mit auf den Weg, um es richtig zu machen.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Ein Arbeitsablauf ist eine wiederholbare Abfolge von Schritten oder Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, um ein größeres Ziel zu erreichen. Zum Beispiel umfasst der Arbeitsablauf beim Erstellen einer neuen Website das Gestalten des Layouts, das Schreiben des Codes, das Testen der Seite und schließlich das Veröffentlichen.
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Durch den Einsatz von digitalen Arbeitsabläufen können Projektmanager sicherstellen, dass Projekte im Zeitplan bleiben und Aufgaben so effizient wie möglich erledigt werden. Visuelle Arbeitsabläufe verwenden Flussdiagramme oder Schaubilder, die die einzelnen Prozessschritte zeigen, die ein Arbeitspaket durchlaufen muss, um als erledigt zu gelten.
Arbeitsabläufe unterscheiden sich von Geschäftsprozessen dadurch, dass sie die spezifischen, aufeinanderfolgenden Aufgaben innerhalb der umfassenderen Prozesse abbilden, mit denen Unternehmensziele erreicht werden.
Wie erstellt man einen Arbeitsablauf?
Hier sind einige Punkte, die Sie beim Entwurf eines Arbeitsablaufs beachten sollten.
1. Definieren Sie genau, was erreicht werden soll
Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf planen, seien Sie sehr spezifisch, was erreicht werden soll. Es ist sehr einfach, dass Teammitglieder und Stakeholder Annahmen darüber treffen, was im Ablauf enthalten ist oder nicht, wenn Sie nicht absolut deutlich und präzise sind.
Wenn Sie beispielsweise einen Arbeitsablauf für das Schreiben von Blogbeiträgen erstellen, seien Sie genau und kommunizieren Sie, ob sich der Ablauf nur auf das Entwerfen des Inhalts bezieht oder ob auch unterstützende Grafiken sowie das Hochladen und Teilen des Blogbeitrags in sozialen Medien eingeschlossen sind.
Sie können alle diese Schritte innerhalb eines einzelnen Ablaufs abbilden oder für jeden Teilbereich einzelne Abläufe erstellen – am wichtigsten ist, dass alles für das Team klar definiert ist.
2. Bestimmen Sie, wer einbezogen werden muss
Identifizieren Sie alle Personen, die beteiligt sein müssen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur diejenigen, die die Arbeit ausführen, sondern auch Prüfer und Genehmiger.
Die Definition eines Genehmigungsprozesses ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung eines Ablaufs. Fehlt dieser, kommt es schnell zu Engpässen oder anderen Problemen, die den Ablauf stören können.
Eine einfache Möglichkeit, alle relevanten Personen zu identifizieren, ist die Erstellung und Ausfüllung eines RACI-Diagramms. Möglicherweise können Sie dies erst durchführen, nachdem Sie alle Prozessschritte aufgeführt haben (siehe Schritt drei unten), aber es ist sinnvoll, dies vor dem Go-Live des Ablaufs bereit zu haben.
3. Erfassen Sie die Prozessschritte und Aufgaben
Listen Sie die Prozessschritte und Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Liste all dessen, was vom Beginn bis zum Ende Ihres Ablaufs geschehen sollte.
Nehmen wir nochmals unser Blogbeispiel: Wenn unser Arbeitsablauf das Veröffentlichen und Bewerben eines Blogbeitrags regelt, könnte das Ausformulieren der Ablauf-Schritte (und die Einbindung der jeweils benötigten Marketing-Ressourcen) folgendermaßen aussehen:
- Wählen Sie ein Thema für Ihren Blogbeitrag aus
- Holen Sie die Genehmigung des Marketingleiters ein, um mit diesem Thema fortzufahren
- Erstellen Sie ein Content-Briefing und eine Inhaltsgliederung
- Geben Sie kreative Vorgaben und Größenangaben für benötigte Bilder oder Illustrationen an
- Weisen Sie einen Texter dem Blogbeitrag zu
- Weisen Sie einen Grafikdesigner dem Blogbeitrag zu
- Der Texter erstellt den ersten Entwurf des Blogbeitrags
- Der Grafikdesigner liefert die benötigten Bilder
- Ein Lektor überprüft den Blogentwurf und die Bilder
- Der Texter nimmt Textkorrekturen vor
- Der Grafikdesigner nimmt Änderungen an den Bildern vor
- Der Lektor genehmigt den Text und die Bilder
- Ein Marketingkoordinator lädt den Inhalt in das Website-CMS hoch
- Der Lektor prüft und genehmigt den Beitrag auf der Staging-Seite
- Der Marketingkoordinator stellt den Beitrag live
- Der Texter erstellt eine Social-Media-Bildunterschrift
- Der Lektor prüft und genehmigt die Bildunterschrift
- Der Marketingkoordinator veröffentlicht die Bildunterschrift und den Link zum Blogbeitrag auf LinkedIn und Facebook.
4. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm für den Workflow
Es kann hilfreich sein, Ihren Workflow visuell darzustellen, beispielsweise mit einem Ablaufdiagramm für den Workflow. Sie können eine Zeitachsenansicht, ein Gantt-Diagramm oder Workflow-Diagramm-Software (wie ProcessMaker oder eine seiner Alternativen) verwenden, um jeden Schritt, den zuständigen Bearbeiter und die voraussichtliche Dauer darzustellen.
Workflows visuell abzubilden ist zudem eine gute Möglichkeit, die Kommunikation darüber zu erleichtern, wer was und wann übernimmt.
5. Testen und optimieren Sie Ihren Workflow fortlaufend
Ihr Workflow mag auf dem Papier großartig aussehen, aber in der Praxis kann er scheitern. Die Entwicklung eines iterativen Workflow-Prozesses ist keine einmalige Aktivität. Sobald Sie ihn einsetzen, stellen Sie vielleicht fest, dass Aufgaben doppelt sind, Redundanzen entstehen oder ein wichtiger Schritt irgendwo fehlt.
Testen Sie den neuen Workflow und holen Sie sich Feedback vom Team darüber, was funktioniert und was nicht. Wenn der Prozess nicht funktioniert, zu lange dauert oder unklar ist, hilft ein Test dabei, Fehlerquellen zu erkennen und Anpassungen zur Verbesserung vorzunehmen.
Selbst wenn die erste Umsetzung erfolgreich ist, können Sie Ihren Workflow stetig weiter optimieren, während Teammitglieder den Workflow nutzen und gemeinsam daran arbeiten.
6. Implementieren Sie Ihren Workflow im erweiterten Team
Sobald Ihr Workflow getestet und reibungslos läuft, führen Sie ihn im gesamten Team ein. Das kann bedeuten, weitere Stakeholder einzubinden, um den Workflow effizienter abzuwickeln, oder neue Teammitglieder an Bord zu holen, die den Projektmanagement-Workflow nutzen werden.
Wenn Sie verschiedene Arten des Workflow-Managements verwenden oder der Workflow einen völlig neuen Prozess darstellt, nutzen Sie zur Unterstützung ein Ablaufdiagramm oder eine kurze Anleitung, damit jeder weiß, was wann passiert.
Tipps für das Erstellen von Workflows
Hier sind einige Tipps zur Erstellung von Workflows für Ihr Team:
1. Seien Sie präzise, was Ihr Workflow umfasst
Seien Sie sehr klar darüber, was der Workflow beinhaltet und was nicht.
Wenn Sie ein weiteres Beispiel benötigen: Denken Sie an E-Mail-Marketing. Sie können einen Workflow für das Erstellen des E-Mail-Texts haben, einen weiteren für die Gestaltung des Layouts und einen dritten für das Versenden der E-Mail samt Monitoring der Analysewerte. All diese Workflows müssen womöglich bei jedem E-Mail-Versand durchlaufen werden.
Vergiss nicht, die benötigten Ressourcen zu berücksichtigen – der Prozess des Marketing Resource Management kann kompliziert sein. Glücklicherweise kann eine Software für Marketing Resource Management hier Unterstützung bieten.
2. Weisen Sie spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zu
Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe oder Rolle von einer einzelnen Person erledigt wird. Es ist in Ordnung, jemanden zu bitten, Arbeiten zu prüfen oder Ideen beizutragen, aber eine Person muss die Aufgabe verantworten. Wenn zu viele Personen beteiligt sind, wird die Arbeit nie erledigt, weil Teammitglieder davon ausgehen, dass jemand anderes sie übernehmen wird.
Wenn sowohl Ihr Marketingleiter als auch Ihr leitender Redakteur für die Erstellung des Content-Kalenders und die Zuweisung der Autoren verantwortlich sind, teilen Sie diese Aufgabe in zwei getrennte Bereiche auf.
Der Marketingleiter sollte den Content-Kalender entwickeln, und der leitende Redakteur diesen prüfen und Feedback geben, bevor die Autoren eingeteilt werden.
3. Erstellen Sie Vorlagen für Ihre Workflows
Wenn Sie beginnen, regelmäßig genutzte Workflows zu sammeln, sparen Sie Zeit, indem Sie Vorlagen erstellen. In den meisten beliebten Projektmanagement-Softwaretools können Sie ganze Projekte mit mehreren Workflows anlegen.
Je detaillierter Ihre Vorlagen sind, desto einfacher ist es, neue Projekte einzurichten und die Mitarbeitenden direkt loslegen zu lassen.
Einige Workflows müssen für bestimmte Projekte angepasst werden. Vielleicht wird ein Zeitplan verkürzt, weil ein Kunde eine Expressgebühr gezahlt hat oder ein Stakeholder eine bestimmte Lieferung priorisiert – halten Sie Ihre Vorlage flexibel, um diese Änderungen aufzunehmen, ohne jedes Mal einen neuen Workflow erstellen zu müssen.
4. Machen Sie Ihre Workflows nicht zu kompliziert
Ein Workflow ist nur so gut, wie er auch tatsächlich genutzt wird! Wenn Sie einen komplizierten Workflow erstellen, den niemand versteht, werden Sie auch nicht merken, wenn er nicht funktioniert. Um dies zu verhindern, sollten Sie zunächst lernen, wie man ein Flussdiagramm erstellt.
Komplizierte Workflows können entstehen, wenn Sie viele Integrationen und Automatisierungen zur Steuerung Ihres Workflows verwenden. Solche Funktionen können helfen, einen komplexen Workflow zu verwalten und Zeit zu sparen. Am wichtigsten ist jedoch, dass alle Beteiligten den Ablauf verstehen – deshalb sollten Sie sich mit den besten Praktiken zur Erstellung von Flussdiagrammen vertraut machen.
5. Vermeiden Sie zu viele Schritte
Workflows mit zu vielen Schritten sind schwer zu steuern. Ziehen Sie stattdessen in Betracht, mehrere, aber miteinander verbundene Workflows zu erstellen. Ein gutes Beispiel dafür ist das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden. Dies ist ein ziemlich standardmäßiger Geschäftsprozess oder Workflow, an dem viele Menschen und einzelne Schritte beteiligt sind.
Sie könnten einen Workflow für die Personalabteilung haben, die sich um den gesamten Papierkram kümmert, und einen weiteren für den internen IT-Mitarbeitenden, der Nutzerkonten für alle Systeme und Tools wie Slack, E-Mail, Ihr Projektmanagement-Tool sowie Design-, Entwicklungs- oder Kreativ-Programme einrichtet.
Außerdem benötigen Sie einen weiteren Workflow für das Kennenlernen des Teams und das Training zu internen Prozessen. Dies könnte das Einrichten von Zeitplänen für den ersten Tag und die erste Woche umfassen.
Weitere Beispiele für Workflows finden Sie hier.
6. Bitten Sie um Feedback
Testen und Iterieren gilt für neue ebenso wie für bestehende Workflows. Überprüfen Sie regelmäßig mit Ihren Teams, ob der Workflow noch ihren Anforderungen entspricht. Wenn sich Prozesse ändern, sehen Sie sich an, wie Sie Ihre Workflows konfiguriert haben, und passen Sie diese so an, dass sie alle bestmöglich unterstützen.
Erhalten Sie weitere Einblicke ins Workflow-Management
Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Einblicken zu Best Practices im Workflow-Management sind, treten Sie unserer aktiven Community von Projektmanager:innen bei, um sich mit anderen Projektmanager:innen über Workflows auszutauschen.
