Digitale Workflows: Vollständiger 10-Schritte-Leitfaden Für Heute
Was Sind Digitale Workflows?: Digitale Workflows automatisieren Geschäftsprozesse, ersetzen manuelle Aufgaben durch optimierte, effiziente Systeme. Die Einführung digitaler Workflows steigert die Effizienz, sichert Daten und erhöht die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Kunden.
Schritte zur Erstellung digitaler Workflows: Beginnen Sie mit einer Workflow-Analyse, erfassen Sie aktuelle Prozesse, priorisieren Sie Veränderungen und definieren Sie Schlüsselmessgrößen. Wählen Sie die passenden Tools, integrieren Sie diese effektiv und optimieren Sie fortlaufend für beste Ergebnisse.
Typische Fehler, die es zu vermeiden gilt: Automatisieren Sie nicht alles auf einmal, vernachlässigen Sie nicht die menschliche Beteiligung und übersehen Sie das nötige Training nicht. Eine durchdachte Planung und Unterstützung sorgen für einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Einführung digitaler Workflows.
Fühlt es sich so an, als wäre Ihr Tag von manuellen Aufgaben überlagert? Von endlosen Benachrichtigungen bis hin zu mühsamer Dateneingabe – diese sich wiederholenden Prozesse können Ihr Team überwältigen und es erschweren, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Ganz gleich, ob es sich um das Aktualisieren von Dashboards, das Einholen von Unterschriften oder das Sortieren von Papierkram handelt: Der Stress und die Ineffizienz summieren sich schnell.
Genau hier kommen digitale Workflows ins Spiel. Wenn Sie diese Aufgaben mit der richtigen Workflow-Management-Software automatisieren, können Sie Ihre Zeit zurückgewinnen und reibungslosere, produktivere Abläufe für Ihr Team schaffen. Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, was digitale Workflows sind, warum sie wichtig sind und wie Sie damit beginnen können.
Was zeichnet einen digitalen Workflow aus?
Ein digitaler Workflow ist eine strukturierte Methode zur Handhabung organisatorischer Aufgaben und zur Durchführung des Geschäftsprozess-Managements. Er eliminiert sich wiederholende Aufgaben und speichert die Abfolge der Arbeitsschritte in digitaler Form, sodass nicht alle Beteiligten sämtliche Schritte und manuellen Vorgänge im Kopf behalten müssen.
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Er umfasst die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben, den Einsatz geeigneter digitaler Tools und eine strategische Planung, um Teile oder sogar sämtliche Geschäftsabläufe digital zu transformieren. Sie haben einen digitalen Workflow geschaffen, sobald diese Schritte digitalisiert und integriert sind.
Digitale Workflows sind oft Bestandteil der digitalen Transformation, die das Geschäftswachstum fördert und durch digitale Technologien die Abläufe, den Kundenservice und die Umsatzgenerierung verbessert.
„Digitalisierung“ steigert die Effizienz, Produktivität und den Gewinn – und erweitert zugleich die Reichweite zu neuen Kunden und Märkten.
Vorteile digitaler Workflows
Eine weltweite Umfrage der Harvard Business Review Analytic Services vom Juni 2023 ergab, dass 94 % der Befragten die Bedeutung der digitalen Workflow-Automatisierung für ihr Unternehmen hervorhoben. Ein digitaler Workflow automatisiert die internen Abläufe und Geschäftsprozesse eines Unternehmens, die für die Geschäftstätigkeit unerlässlich sind.
Hier sind die Vorteile der digitalen Workflow-Automatisierung:
- Höhere Mitarbeiterproduktivität: Digitale Workflows steigern die Produktivität, indem sie Abläufe optimieren, zeitaufwändige Papierarbeit eliminieren und das mobile Arbeiten ermöglichen – was Zeit und Ressourcen spart.
- Weniger Betriebskosten: Digitale Workflows reduzieren die Betriebskosten erheblich und erleichtern das Arbeiten im Home-Office, was zu messbaren finanziellen Vorteilen führt. Kein physisches Büro oder Materialaufwand = Kostenersparnis.
- Mehr Datensicherheit: Digitale Workflows bieten einen soliden integrierten Schutz, sorgen für sichere Daten und ermöglichen eine einfachere Erkennung verdächtiger Aktivitäten, was die Informationssicherheit erhöht.
- Verbesserte Kundenerfahrung: Digitale Workflows optimieren Prozesse und minimieren Fehler, wodurch die Kundenerfahrung verbessert wird.
- Bessere Datenübersicht: Digitale Workflows verbessern die Datentransparenz, indem sie Berichtsprozesse automatisieren, Fehler reduzieren und Zeit sparen. Viele digitale Workflow-Plattformen bieten zudem anpassbare Dashboards, mit denen Beteiligte wichtige Kennzahlen und Trends schnell erkennen können. Die Integration mit Datenanalysetools ermöglicht es, aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Wie Sie eine digitale Workflow-Lösung erstellen
1. Führen Sie eine Workflow-Analyse durch
Der erste Schritt jeder digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen besteht darin, die bestehenden manuellen Systeme zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Bewertung, oft als Workflow-Audit bezeichnet, bildet das Herzstück der digitalen Transformation.
Beginnen Sie mit gezielten Fragen, um die zu automatisierenden Workflow-Systeme und Geschäftsprozesse zu identifizieren:
- Was sind die kritischen Aufgaben im Workflow-Prozess und welche sind unterstützende Funktionen?
- Wie viel Zeit wird typischerweise benötigt, um jede Aufgabe abzuschließen, und arbeiten Ihre Teams dabei effizient?
- Handelt es sich beim Workflow-Prozess um eine wiederkehrende Tätigkeit, wodurch Konsistenz in verschiedenen Teams und Abteilungen notwendig ist?
- Treten im Prozess häufig Projekt-Engpässe oder menschliche Fehler auf, die zusätzlichen Aufwand verursachen?
- Benötigen Prozessverantwortliche und Tester mehr Transparenz und Sichtbarkeit in die Arbeit der jeweils anderen, um die Zusammenarbeit zu verbessern?
Hier sind einige Beispiele für Projektmanagement-Workflows, die von digitaler Workflow-Automatisierung profitieren können:
- Dokumentenfreigaben
- Onboarding neuer Mitarbeiter
- Kunden-Onboarding
- Produkt- und Projekt-Lebenszyklen
- Urlaubsanträge
- Finanzverfolgung & Berichterstattung (Verkäufe, Umsatz, Gewinn)
- Marketingkampagnen
- Social Media Inhalte
2. Bestehende Workflows abbilden
Nach meiner Erfahrung ist das Abbilden von Unternehmensworkflows ein entscheidender Schritt in der digitalen Transformation. Dadurch werden Lücken und manuelle Arbeitsschritte erkennbar.
Arbeiten Sie eng mit den Mitarbeitenden oder Kunden zusammen, die den jeweiligen Geschäftsprozess oder Workflow am häufigsten nutzen. Diese können wertvolle Einblicke in die einzelnen Schritte geben und spezifische Schmerzpunkte aufgrund manueller Workflows oder nicht abgestimmter Komponenten aufzeigen.
Dadurch gewinnen Sie Unterstützung, denn digitale Transformation erfordert Veränderungen in der Unternehmenskultur. Die beteiligten Stakeholder müssen diesen Wandel im gesamten Unternehmen vorantreiben.
3. Workflow-Veränderungen priorisieren
Meine Regel zur Priorisierung: Eine Änderung im Workflow sollte vorgenommen werden, wenn sich der aktuelle Ablauf negativ auf das Unternehmen, Mitarbeitende oder Kunden auswirkt oder erhebliche Probleme bzw. Ineffizienzen verursacht.
So priorisieren Sie am besten:
- Mit strategischen Zielen abgleichen: Priorisieren Sie Workflow-Änderungen, die sich an den strategischen Zielen und der langfristigen Vision des Unternehmens orientieren.
- Dringlichkeit berücksichtigen: Identifizieren Sie Änderungen, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen, um weitere negative Auswirkungen zu verhindern.
- Stakeholder einbeziehen: Ihre Rückmeldungen und Anforderungen sind wertvoll und für den Erfolg des Prozesses unerlässlich. Holen Sie deren Perspektiven ein, um eine Abstimmung zu erreichen und ein Gefühl der Eigenverantwortung innerhalb der digitalen Transformation zu fördern.
- Regelmäßig überprüfen: Die Priorisierung ist kein statischer Prozess. Sie ist flexibel angelegt, sodass Sie regelmäßig neu bewerten und Anpassungen auf Grundlage veränderter Geschäftsbedürfnisse und Rückmeldungen der Stakeholder vornehmen können.
4. Klare KPIs und Kennzahlen festlegen
Definieren Sie Schlüsselkennzahlen (KPIs), um die Effizienz der digitalen Workflow-Lösung zu messen. Dazu können Bearbeitungszeit, Fehlerquoten, Kosteneinsparungen und Produktivitätsniveau gehören.
5. Digitales Workflow-Tool auswählen
Die Auswahl kann angesichts der zahlreichen verfügbaren Automatisierungssoftware-Lösungen eine Herausforderung sein. Einige beliebte digitale Workflow-Automatisierungstools sind Miro, MS Visio und Decisions.
Sehen wir uns an, wie Sie die passende Projekt-Workflow-Software auswählen, um die Erstellung digitaler Workflows entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Organisation zu erleichtern.
- Anforderungen und Ziele des Unternehmens berücksichtigen:
- Ermitteln Sie die spezifischen Workflow-Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens.
- Bestimmen Sie die Funktionen und Merkmale, die zur Erreichung dieser Ziele notwendig sind.
- Berücksichtigen Sie die Besonderheiten Ihrer Workflows, wie zum Beispiel Freigabeprozesse, Dokumentenverwaltung und Anforderungen an die Zusammenarbeit.
- Stellen Sie Skalierbarkeit sicher:
- Bewerten Sie die Skalierbarkeit der Software, um das Wachstum Ihres Unternehmens und sich entwickelnde Anforderungen zu unterstützen. Die Skalierung sollte weder die Leistung beeinträchtigen noch umfangreiche Änderungen am System erfordern.
- Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Anzahl der Benutzer, das Transaktionsvolumen und die Komplexität der Workflows.
- Prüfen Sie den Grad an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität:
- Bestimmen Sie, inwieweit sich die Prozessautomatisierungssoftware (wie z. B. Camunda oder eine ihrer Alternativen) an Ihre individuellen Anforderungen an die digitale Workflow-Prozessautomatisierung anpassen lässt.
- Achten Sie auf anpassbare Vorlagen, Optionen zur Workflow-Automatisierung, KI-Workflows und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen.
- Beurteilen Sie Sicherheit, Zuverlässigkeit und Support durch den Anbieter:
- Setzen Sie Prioritäten auf Softwarelösungen, die Funktionen wie Verschlüsselung, Berechtigungsverwaltung und Compliance-Zertifizierungen bieten.
- Bewerten Sie die Zuverlässigkeit der Software, indem Sie sich über Verfügbarkeitszeiten, Performance-Historie und Nutzerbewertungen informieren.
- Berücksichtigen Sie das Supportniveau des Anbieters, inklusive technischer Unterstützung, Schulungsressourcen sowie fortlaufender Updates und Wartung. Wenn Sie Schulungsaufgaben an den Anbieter auslagern oder gemeinsam durchführen, entlastet das Ihr internes Personal.
- Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch:
- Berücksichtigen Sie die anfänglichen Implementierungskosten, Abonnementgebühren und zusätzliche Ausgaben wie Anpassungen und Schulungen.
- Präsentieren Sie die ROI-Analyse den Stakeholdern, um die Budgetvergabe für die ausgewählte Softwarelösung zu rechtfertigen.
6. Aktualisieren Sie Ihren Workflow
Sie haben die aktuellen Workflow-Diagramme erstellt, Verbesserungsbereiche identifiziert, das mögliche ROI berechnet und eine Workflow-App zur Erstellung und Aktualisierung von Workflows ausgewählt. Und jetzt?
Beginnen Sie damit, die einzelnen Schritte in Ihren digitalen Workflow zu integrieren. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie Folgendes in Ihr Workflow-Design aufnehmen:
- Prozessschritte vom Anfang bis zum Ende
- Eingaben und Ausgaben
- Entscheidungspunkte
- Werkzeuge, Ressourcen und Anbieter, die bei jedem Schritt beteiligt oder verantwortlich sind.
7. Aktualisieren Sie Automatisierungsregeln oder Integrationen
Diesen Schritt müssen Sie nur durchführen, wenn Sie neue Integrations- oder Automatisierungstools einführen, um von manuellen auf digitale Prozesse umzustellen.
- Integrieren Sie neue Tools in bestehende ein.
- Erstellen Sie Automatisierungsregeln, um manuelle Arbeiten zu reduzieren.
- Aktualisieren und schulen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
8. Digitale Workflows testen
Führen Sie umfassende Tests des digitalen Workflows innerhalb des Tools durch, um sicherzustellen, dass er wie beabsichtigt funktioniert und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
- Testen Sie Ihre Software-Tools und Systeme, wie Projektmanagement-Software und CRM-Systeme, um sicherzustellen, dass sie neue Workflows unterstützen.
- Messen Sie die Zeit! Lassen Sie Personen den Workflow durchlaufen und vergleichen Sie die Dauer mit den ursprünglichen Kennzahlen, um festzustellen, ob die Änderungen oder die neue Prozessautomatisierung sich positiv auswirken.
9. Überwachen & iterieren
Die kontinuierliche Überwachung und Anpassung neuer digitaler Workflows ist entscheidend, um Workflow-Effizienz und Wirksamkeit zu gewährleisten.
- Bewerten Sie die Leistung anhand vorher festgelegter Kennzahlen. Prüfen Sie, ob Verbesserungen möglich sind, und verfolgen Sie den Verlauf von Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen.
- Analysieren Sie Dateneingaben aus Überwachung und Feedback, um Trends, Muster und Ineffizienzen im Workflow zu entdecken.
- Ermitteln Sie Chancen zur Optimierung von Workflows, zur Automatisierung oder Verschlankung, um Effizienz und Wirksamkeit zu steigern.
- Führen Sie iterative Workflow-Änderungen oder Aktualisierungen durch und beziehen Sie Feedback und Erkenntnisse von Stakeholdern ein, um Verbesserungen voranzutreiben.
10. Dokumentieren und schulen
Dokumentieren Sie das Design des digitalen Workflows, einschließlich Prozessdiagrammen, Automatisierungsregeln und Benutzeranleitungen, für die zukünftige Referenz und Schulungszwecke.
Fehler, die beim Erstellen digitaler Workflows zu vermeiden sind
Die meisten Organisationen halten an manuellen Prozessen fest, weil sie eine transparente Abfolge von Schritten für die digitale Einführung benötigen. Der entscheidende Fehler besteht darin, anzunehmen, dass die Digitalisierung von Anfang an einen vollständigen Neustart erfordert. Hier sind einige Fehler, die Sie während Ihrer digitalen Transformation vermeiden sollten.
1. Die falschen Automatisierungstools wählen
Wer sich für eine Plattform ohne Change-Management-Fähigkeiten entscheidet, erlebt schnell Schwierigkeiten. Da sich Prozesse aufgrund von Geschäftsentwicklung, Kundenbedürfnissen und Unternehmenswachstum ändern, benötigen Sie ein Tool, das eine flexible Verwaltung ermöglicht.
2. Zu viel, zu schnell automatisieren
Die Priorisierung von Workflow-Anpassungen ist entscheidend und stärkt das Team. Sie verhindert, dass Ressourcen zu stark verteilt werden, hilft den Fokus zu bewahren und Überlastungen zu vermeiden.
Das Verständnis und die Steuerung Ihrer Workflows kann Integrationsprobleme mit bestehenden Systemen verhindern und das digitale Workflow-Management effizienter und reibungsloser machen.
3. Die beteiligten Menschen nicht berücksichtigen
Automatisierung sollte die menschliche Arbeit immer ergänzen, niemals vollständig ersetzen.
Wenn Sie den menschlichen Aspekt in digitalen Workflows anerkennen, beugen Sie nicht nur Burnout und Widerstand unter den Mitarbeitenden vor, sondern zeigen auch, dass deren Wohlbefinden und Engagement zählen.
Vermitteln Sie Ihren Teammitgliedern, dass ihre Mitwirkung am Übergabeprozess entscheidend für den Erfolg beim Management digitaler Workflows ist.
4. Schulungen vernachlässigen
Um die Vorteile neuer Tools optimal zu nutzen und die Akzeptanz und Begeisterung zu steigern, ist eine ordnungsgemäße Schulung Ihres Teams unerlässlich.
Nehmen Sie sich Zeit, um Mitarbeitende in der effektiven Nutzung der Tools zu schulen und deren Vorteile zu kommunizieren. Seien Sie geduldig und unterstützen Sie das Team im Lernprozess, denn es gibt in der Regel eine Lernkurve.
Jetzt ist die Zeit!
Für Unternehmen, die "in alten Mustern feststecken", wirkt ein großangelegtes Digitalisierungsprojekt oft abschreckend. Mit einer effektiven Digitalisierungsstrategie ist die digitale Workflow-Automatisierung jedoch machbar – und verursacht weniger zusätzliche Kosten als erwartet.
Investitionen in Workflows, Digitalisierung und Automatisierung sparen Geld. Sie steigern die Agilität und erhöhen die Bereitschaft, auf sich ändernde Marktbedingungen und andere Herausforderungen zu reagieren. Zusammengefasst: Die Vorteile dieser Investition übersteigen den anfänglichen Aufwand bei weitem.
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