8 Strategien für Aufgabenmanagement, um die Produktivität zu steigern

8 Strategien für das Aufgabenmanagement

Es ist wohltuend für dein Wohlbefinden und schafft ein ruhigeres Arbeitsumfeld, wenn du deinen Arbeitstag als Projektmanager mit einer gut verwalteten Aufgabenliste beginnst. Hier sind acht Strategien für das Aufgabenmanagement, um das Chaos zu lindern und Kontrolle über die Aufgabenlisten von dir und deinem Team zu gewinnen.

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1. Setze Aufgabenmanagement-Software ein

Du musst das Aufgabenmanagement nicht alleine bewältigen. Es gibt viele Aufgabenmanagement-Softwares und Apps, mit denen du und dein Team organisiert bleiben und alles verwalten könnt, was getan werden muss, wer es erledigen soll und wann es fällig ist. Einer der Vorteile von Aufgabenmanagement-Software ist, dass sie Werkzeuge zum Erstellen von Listen, zur Visualisierung deiner Auslastung und zur Erinnerung an fällige Aufgaben bieten.

Einige dieser Tools integrieren sich mit Zusammenarbeitstools wie Slack und Microsoft Teams, sodass du sofortige Benachrichtigungen erhältst, wenn etwas erledigt wurde. Viele davon besitzen auch Mobile-Apps (wie diese Projektmanagement-Software für das iPad) und manche bieten sogar KI-Funktionen oder -Integrationen an.

Denke daran, Empfehlungen von kostenlosen KI-Aufgabenmanagement-Tools immer doppelt zu überprüfen. Wenn sich etwas komisch anfühlt, ist es das wahrscheinlich auch. Wenn du diese Optionen prüfst, solltest du zudem die Kosten für Aufgabenmanagement-Software berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das gewählte Tool in dein Budget passt.

2. Setze klare Ziele & Erwartungen

Wenn du Aufgaben vergibst oder an dein Team delegierst, gib klare Ziele und Erwartungen vor. Zum Beispiel mache ich deutlich, dass ich erwarte, dass mein Team mir proaktiv mitteilt, wenn eine Frist voraussichtlich nicht eingehalten wird – und zwar bevor es passiert. Je früher ich darüber Bescheid weiß, desto mehr Zeit habe ich, mit allen Betroffenen zu arbeiten und abhängige Arbeit zu organisieren, die sonst nicht begonnen werden kann.

Ziele unterstützen auch bei Motivation und Leistungsmessung. Wenn das Team zum Beispiel 25 % mehr Aufgaben als in der Vorwoche erledigt hat, kann das das Gefühl vermitteln, etwas erreicht zu haben und zeigt, wie das Team im Vergleich unterwegs ist. 

Benchmarks helfen dir außerdem dabei, die Leistung deiner Teammitglieder zu messen. Hast du beispielsweise drei Designer im Team, kannst du sie miteinander vergleichen und entsprechende Erwartungen festlegen. 

• Angenommen, Designer A erledigt ungefähr sechs Aufgaben am Tag, Designer B schafft sieben und Designer C kommt auf 12. 
• Gehen wir davon aus, dass die Aufgaben ähnlich groß sind und Designer C am meisten Erfahrung hat, könntest du das Ziel setzen, dass Designer A sieben Aufgaben am Tag erledigt und Designer B sich auf acht steigert. 
• Wenn Designer C mehr Seniorität und Erfahrung hat, wäre es nicht fair, A und B auf denselben Standard zu bringen, aber es lohnt sich trotzdem, sie zu motivieren, effizienter zu arbeiten.

Author's Tip

Seien Sie vorsichtig, das Team nicht dazu zu ermutigen, wichtige Aufgaben zu überstürzen, nur um eine Kennzahl zu erreichen. Noch ein Wort der Warnung in Bezug auf Burnout: Das Team zu sehr oder zu häufig dazu zu drängen, Ziele zu übertreffen, kann das Risiko für Burnout erhöhen. Es gibt eine feine Grenze zwischen einer motivierenden und spaßigen Arbeitsatmosphäre und einer Überforderung.

3. Priorisieren

Effektives Aufgabenmanagement hängt oft von der richtigen Priorisierung ab. Schauen Sie sich Ihr Aufgabenmanagement-Tool oder Ihre To-do-Liste an und bestimmen Sie, was am dringendsten und wichtigsten ist.

Wie definieren wir Dringlichkeit? Das kann variieren, aber fangen wir mit zeitkritischen Aufgaben an. Wenn etwas sofort erledigt werden muss – insbesondere, wenn die Nichterledigung andere Teammitglieder oder die Arbeit eines Kunden aufhält – sollte das für Ihr Team oberste Priorität haben.

Schauen Sie sich dann die Auswirkungen der Aufgaben auf Ihrer Liste an. Die Aufgaben, die die meisten Menschen betreffen, sollten zuerst erledigt werden. Wenn zum Beispiel das Erstellen eines Projektplans Ihrem 20-köpfigen Team ermöglicht, die Terminplanung für die nächsten Wochen vorzunehmen, tun Sie das vor dem Beantworten einer E-Mail zu einem internen Meeting, das warten kann.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre tägliche Arbeit diese Prioritäten widerspiegelt, kann ein schneller Zeit-Check helfen. Indem Sie prüfen, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen, können Sie erkennen, ob dringende, wirkungsvolle Aufgaben die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen – oder ob Ihr Tag von weniger wichtigen Aufgaben vereinnahmt wird.

Eine weitere Möglichkeit zu priorisieren ist die Nutzung einer Eisenhower-Matrix. Zeichnen Sie vier Quadranten auf ein Blatt Papier und tragen Sie Ihre Aufgaben entsprechend Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. 

• Der obere linke Quadrant enthält die dringendsten und wichtigsten Aufgaben (diese zuerst erledigen)
• Der obere rechte Quadrant enthält Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind (entscheiden, ob Sie sie erledigen müssen)
• Der untere linke Quadrant beinhaltet Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind (versuchen Sie, sie zu delegieren) 
• Der untere rechte Quadrant enthält Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind (müssen Sie diese wirklich erledigen?)

Auch Zeitmanagement spielt eine Rolle. Vielleicht haben Sie zwischen Meetings 15 Minuten Zeit und möchten diese klug nutzen. Markieren Sie einige kleinere Aufgaben, die Sie in dieser Zeit schnell erledigen können.

4. Multitasking begrenzen

Dies mag zunächst kontraintuitiv erscheinen, aber ich verspreche Ihnen, es ist es nicht. Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, machen Sie entweder: a) vieles nicht vollständig oder b) vieles nicht gut. Sie müssen sich konzentrieren, um auf Ihrer Aufgabenliste wirklich voranzukommen.

Sicher, ab und zu eine kurze Ja- oder Nein-Nachricht an einen Kollegen in Slack zu schicken, während Sie einer Design-Präsentation zuhören, ist gelegentlich okay – aber was, wenn Ihnen dabei eine entscheidende Entscheidung oder Aufgabe entgeht, die im Gespräch genannt wird? Sie könnten versehentlich das gesamte Projekt aus der Bahn werfen!

Reservieren Sie sich im Laufe des Tages einige ablenkungsfreie Zeitfenster (z.B. Zeitblöcke bilden), um Aufgaben konzentriert abzuarbeiten. Das ist leichter gesagt als getan, aber informieren Sie Ihr Team, Ihren Kunden oder Ihren Vorgesetzten, dass Sie 45 Minuten fokussiert an Ihren Aufgaben arbeiten möchten. Auf diese Weise kommen Sie viel weiter, als wenn Sie 2 oder 3 Stunden versuchen, Aufgaben zu erledigen und gleichzeitig andere Dinge zu machen.

Ein weiterer Grund, Multitasking zu vermeiden: Kontextwechsel kostet viel Zeit. Wenn Sie mitten in einer E-Mail sind und dann eine Slack-Nachricht beantworten, kann es 20 Minuten dauern, bis Sie wieder an dem Punkt in der E-Mail sind, an dem Sie zuvor waren.

5. Visualisierungs-Tools nutzen

Ich persönlich mag gute visuelle Hilfsmittel, wenn es darum geht, meine Aufgabenliste zu organisieren, und ich verwende verschiedene Arten von Visualisierungen für unterschiedliche Arten von Aufgabenlisten.

Für die wichtigsten Dinge des Tages bevorzuge ich eine Papierliste. Es fühlt sich richtig gut an, Aufgaben abzuhaken, sobald ich sie erledigt habe, und die visuelle Erinnerung an meinen Fortschritt zu sehen. Und ja, ich weiß, dass ich dies auch in Projektmanagement-Software machen kann, aber irgendetwas an Stift und Papier gefällt mir besonders.

Für das große Ganze (also die gesamte Woche) mag ich eine organisierte Asana-Kanban-Board-Ansicht, die es mir ermöglicht, Aufgaben zwischen den Spalten "nicht begonnen", "in Arbeit" und "erledigt" zu verschieben. Am Ende der Woche fühlt es sich gut an, alle meine Aufgaben in der Spalte "erledigt" zu sehen.

Für Projektzeitpläne hilft ein Gantt-Diagramm dabei, zu sehen, wo Sie stehen und wo Sie sein sollten. Manche Tools können diese Ansicht automatisch erstellen, was Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben spart.

6. Delegieren

Sie müssen Ihre gesamte Aufgabenliste nicht unbedingt selbst erledigen. Aufgaben an andere Teammitglieder zu delegieren, kann Ihnen den Rücken für andere Dinge freihalten.

Notizenmachen ist eine meiner Lieblingsaufgaben zum Delegieren. Als Projektmanagerin fällt es fast immer mir zu, Notizen zu machen, aber das ist schwierig, wenn ich gleichzeitig dafür verantwortlich bin, alle Tagesordnungspunkte abzudecken, auf die Zeit zu achten, das Projektmanagement-Tool zu aktualisieren und die Diskussion am Laufen zu halten. 

Oft muss ich das Projektmanagement-Tool oder Zeitplanpunkte noch während des Meetings aktualisieren, daher kann ich Dinge effizienter gestalten, wenn ich das Notizenmachen oder sogar einige Follow-up-Aufgaben an mein Team delegieren kann.

Sie können auch in Erwägung ziehen, das Notieren und Ausarbeiten von Follow-ups von KI erledigen zu lassen. Es gibt viele Tools, die automatisch Meeting-Zusammenfassungen und Aufgaben generieren.

7. Bleiben Sie flexibel

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu optimieren, ist Flexibilität. Zum Beispiel, wenn Sie wissen, dass Sie sich später am Tag besser konzentrieren können, legen Sie die Aufgaben, die besonders viel Aufmerksamkeit erfordern, auf später und erledigen Sie kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben vormittags. Diese Art von strategischem Zeitmanagement für Führungskräfte kann die Produktivität erheblich steigern.

Die Planung Ihrer Aufgaben nach Ihrem Energielevel ist eine großartige Methode, um den Überblick über tägliche Aufgaben zu behalten und Ihre Produktivität zu maximieren. Solange Sie Ihre Fristen und Termine einhalten können, ist es vollkommen in Ordnung, agil zu sein und die Dinge so zu gestalten, wie es für Sie am besten passt!

Zum Beispiel fällt es mir schwer, Projektpläne zu aktualisieren, wenn alle anderen arbeiten. Meine Aufmerksamkeit wandert dann ständig zu Slack-Nachrichten, dringenden Team-Anfragen und Kunden-E-Mails. Es geht daher viel schneller, wenn ich diese Aufgabe gleich morgens oder am Tagesende erledige.

Außerdem stelle ich fest, dass ich manche Aufgaben trotz eingeplanter Zeit verschiebe – je nach Energielevel oder anderen Punkten auf meiner Aufgabenliste. Beim Schreiben dieses Artikels habe ich Schreibzeiten im Kalender mehrmals verschoben, um sicherzugehen, dass ich dringlichere Aufgaben priorisiere, während dennoch Zeit fürs Schreiben bleibt.

Wenn mir längere oder besonders mühsame Aufgaben schwerfallen, verwende ich manchmal die Pomodoro-Technik, die mir Arbeitsschübe mit geplanten Pausen ermöglicht. Falls Sie diese Methode nicht kennen: Sie arbeiten in einem fokussierten Zeitabschnitt (meist etwa 20 Minuten) und machen dann eine Pause. Es gibt sogar spezielle Timer, die genau diese Arbeitsweise unterstützen.

8. Klare Fristen setzen

Beim Managen von Aufgaben können klar definierte Fristen vieles greifbarer machen. Das hilft auch, wenn Sie oder jemand im Team zur Prokrastination neigt. 

Es reicht jedoch nicht, einfach nur eine Frist zu setzen und das Beste zu hoffen. Planen Sie Meilensteine oder Kontrollpunkte ein, damit Sie den Fortschritt verfolgen oder auf fehlenden Fortschritt hingewiesen werden.

Klar zu sein, was wann zu erledigen ist, kann außerdem dabei helfen, Prioritäten zu setzen. Legen Sie Fristen für weniger wichtige oder weniger dringende Aufgaben weiter in die Zukunft, damit sich das Team auf die gerade wichtigsten Dinge konzentrieren kann. Lassen Sie Aufgaben nicht zu lange stehen – sonst geraten sie womöglich in Vergessenheit, wenn dringlichere Anliegen auftauchen. 

Ein Beispiel für Aufgabenmanagement

Um Aufgabenmanagement und die dahinterliegenden Zeitmanagement-Strategien zu üben, führe ich Sie jetzt durch eine kleine Übung.

Hier ist eine Beispiel-Aufgabenliste; die Aufgaben mit hoher Priorität sind mit solchen vermischt, die deutlich weniger dringend sind. Schau dir die Liste an und entscheide, was du zuerst erledigen solltest. Und noch wichtiger: Warum sollte gerade diese Aufgabe vor den anderen abgeschlossen werden?

1. Überprüfe das Zeiterfassung der letzten Woche und notiere, wer seine Zeit nicht eingetragen oder nicht genügend abrechenbare Zeiten erfasst hat.
2. Antworte auf die Frage von Kunde A zu Korrekturen in der zweiten Entwurfsrunde.
3. Vereinbare ein Meeting mit Kunde B, da deren Rückmeldung zum Kartendesign nicht klar genug ist, damit der Designer sie umsetzen kann.
4. Frage nach beim UAT (User Acceptance Test) der Microsite von Kunde B.
5. Sende Kunde C Fragen zu ihren Plänen für den morgigen Launch der Landingpage. Du musst klären, welches Tracking sie auf der Seite wünschen, die URL, und ob sie den Launch selbst durchführen oder dein Team die DNS-Einträge aktualisieren soll.
6. Vervollständige deinen Artikel bis zur Deadline und stelle die Rechnung aus, sobald er bearbeitet wurde.
7. Aktualisiere den Zeitplan für Kunde D. Sie waren spät dran mit dem Feedback zum Styleguide und Moodboard. Nun, da es genehmigt ist, kann der Designer mit den Entwürfen beginnen.
8. Vereinbare ein Meeting, um den Vertrag von Kunde E zu besprechen, der in 45 Tagen ausläuft. Sie möchten verlängern, aber es könnte auf ihrer Seite bis zu 14 Werktage dauern, um eine neue Vereinbarung zu unterzeichnen.

Was ist also die richtige Reihenfolge für diese Aufgaben? Was ist der wichtigste Punkt auf dieser Liste?

Wenn du #5 gewählt hast, liegst du richtig. Das Erste, was du tun solltest, ist sicherzustellen, dass du für den morgigen Launch bereit bist. Je mehr Zeit du mit den Rückmeldungen des Kunden hast, desto besser bist du aufgestellt. 

Und was ist mit den restlichen Aufgaben? In welche Reihenfolge würdest du sie einsortieren? Du musst Aufgaben nicht immer in Echtzeit erledigen; du kannst sie planen, um effizient zu bleiben und Blockaden oder Engpässe zu vermeiden.

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