8 Strategien für Aufgabenmanagement zur Steigerung der Produktivität

8 Strategien für das Aufgabenmanagement

Wenn du deine tägliche Routine als Projektmanager mit einer gut verwalteten Aufgabenliste beginnst, ist das gut für dein Wohlbefinden und hilft dir, eine ruhigere Arbeitsumgebung zu schaffen. Hier sind acht Strategien für das Aufgabenmanagement, die das Chaos beruhigen und dir und den To-do-Listen deines Teams wieder Kontrolle geben.

1. Aufgabenmanagement-Software verwenden

Du musst das Aufgabenmanagement nicht allein übernehmen. Es gibt zahlreiche Optionen für Aufgabenmanagement-Software und Apps für das Aufgabenmanagement, die dir und deinem Team helfen können, organisiert zu bleiben und alles zu verwalten, was erledigt werden muss, wer es erledigen muss und wann. Einer der Vorteile von Aufgabenmanagement-Software besteht darin, dass sie Werkzeuge zum Erstellen von Listen, zur Visualisierung deiner Arbeitsauslastung und zur Erinnerung an fällige Aufgaben bietet.

Einige dieser Softwaretools lassen sich in Tools für die Zusammenarbeit wie Slack und Microsoft Teams integrieren, sodass du sofort benachrichtigt wirst, wenn etwas erledigt wurde. Viele verfügen außerdem über mobile Apps (wie diese Projektmanagement-Softwaretools für das iPad), und einige bieten sogar KI-Funktionen oder Integrationen.

Wenn du auch bei unterbrochener Verbindung weiterarbeiten musst, suche nach Apps für das Aufgabenmanagement mit Offline-Zugriff.

Denke daran, alle KI-Empfehlungen von kostenloser KI-Software für das Aufgabenmanagement noch einmal zu überprüfen. Wenn sich etwas ein wenig falsch anfühlt, ist es das wahrscheinlich auch. Außerdem lohnt es sich bei der Prüfung dieser Optionen, die Kosten von Aufgabenmanagement-Software zu berücksichtigen, damit du ein Tool auswählst, das zu deinem Budget passt.

2. Klare Ziele und Erwartungen festlegen

Wenn du deinem Team Aufgaben zuweist oder sie delegierst, solltest du klare Ziele und Erwartungen festlegen. Ich stelle zum Beispiel klar, dass ich von meinem Team erwarte, dass es mir proaktiv mitteilt, wenn es eine Frist nicht einhalten wird – und zwar bevor die Frist verpasst wurde. Je früher ich Bescheid weiß, desto mehr Zeit habe ich, mit den betroffenen Personen zu arbeiten und abhängige Aufgaben neu zu organisieren, mit denen noch nicht begonnen werden kann.

Ziele helfen sowohl bei der Motivation als auch bei der Festlegung von Vergleichswerten. Wenn das Team beispielsweise 25 % mehr Aufgaben als in der Vorwoche erledigt hat, kann ihm das ein Gefühl der Anerkennung geben und zeigen, wie es im Zeitplan liegt. 

Vergleichswerte können dir auch dabei helfen, die Leistung deiner Teammitglieder zu messen. Wenn du beispielsweise drei Designer in einem Team hast, kannst du sie miteinander vergleichen und die Erwartungen entsprechend festlegen. 

• Nehmen wir an, Designer A erledigt ungefähr sechs Aufgaben pro Tag, während Designer B sieben und Designer C zwölf schafft. 
• Vorausgesetzt, die Aufgaben sind ähnlich groß und Designer C ist am erfahrensten, könntest du das Ziel setzen, dass Designer A sieben Aufgaben pro Tag erledigt und Designer B sich auf acht steigert. 
• Wenn Designer C über mehr Dienstalter und Erfahrung verfügt, ist es nicht fair, Designer A und B an denselben Maßstäben zu messen. Es lohnt sich jedoch, sie dazu anzuspornen, effizienter zu arbeiten.

Author's Tip

Achte darauf, das Team nicht dazu zu motivieren, wichtige Aufgaben zu überstürzen, nur um einen Richtwert zu erreichen. Ein weiterer Hinweis in Bezug auf Burnout: Wenn du das Team zu sehr oder zu häufig dazu drängst, Ziele zu übertreffen, kann das das Burnout-Risiko erhöhen. Es gibt eine schmale Grenze zwischen einer ansprechenden und unterhaltsamen Gestaltung und zu starkem Druck.

3. Priorisieren

Effektives Aufgabenmanagement läuft oft auf Priorisierung hinaus. Sieh dir dein Aufgabenmanagement-Tool oder deine To-do-Liste an und bestimme, was am dringendsten und wichtigsten ist.

Wie definieren wir Dringlichkeit? Das kann variieren, aber beginnen wir mit zeitgebundenen Aufgaben. Wenn etwas sofort erledigt werden muss, sollte das die höchste Priorität deines Teams haben – insbesondere wenn die Nichterledigung jemand anderen oder die Arbeit eines Kunden aufhält.

Betrachte anschließend die Auswirkungen der Aufgaben auf deiner Liste. Die Aufgaben, die die meisten Menschen betreffen, sollten zuerst bearbeitet werden. Wenn beispielsweise das Erstellen eines Projektplans deinem 20-köpfigen Team ermöglicht, seine Zeitpläne für die nächsten Wochen zu planen, solltest du das vorziehen – etwa vor der Beantwortung einer E-Mail zu einem internen Meeting, das warten kann.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob deine tägliche Arbeit diese Prioritäten widerspiegelt, kann eine kurze Zeitanalyse helfen. Indem du überprüfst, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst, kannst du feststellen, ob dringende Aufgaben mit großer Wirkung die ihnen gebührende Aufmerksamkeit erhalten – oder ob dein Tag von Aufgaben mit niedriger Priorität verschlungen wird.

Eine weitere Möglichkeit zur Priorisierung ist die Eisenhower-Matrix. Zeichne vier Quadranten auf ein Blatt Papier und ordne deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. 

• Im oberen linken Quadranten sollten sich die dringendsten und wichtigsten Aufgaben befinden (erledige diese zuerst)
• Im oberen rechten Quadranten sollten sich dringende, aber nicht wichtige Aufgaben befinden (entscheide, ob du diese erledigen musst)
• Im unteren linken Quadranten sollten sich Aufgaben befinden, die nicht wichtig, aber dringend sind (versuche, diese zu delegieren) 
• Im unteren rechten Quadranten sollten sich Aufgaben befinden, die weder dringend noch wichtig sind (musst du diese wirklich erledigen?)

Auch Zeitmanagement spielt eine Rolle. Vielleicht hast du zwischen Meetings 15 Minuten Leerlauf und möchtest diese Zeit sinnvoll nutzen. Markiere einige kleinere Aufgaben, die du schnell erledigen kannst, sobald es die Zeit erlaubt.

4. Multitasking einschränken

Das mag kontraintuitiv wirken, aber ich verspreche dir, dass es nicht so ist. Beim Multitasking erledigst du viele Dinge entweder: a) nicht vollständig oder b) nicht gut. Du musst dich konzentrieren, um deine Aufgabenliste voranzubringen.

Klar, eine kurze Ja- oder Nein-Nachricht an einen Kollegen in Slack, während du einer Designpräsentation zuhörst, mag gelegentlich in Ordnung sein. Aber was passiert, wenn du eine wichtige Entscheidung oder Aufgabe verpasst, die im Gespräch aufkommt? Du könntest versehentlich das gesamte Projekt aus der Bahn werfen!

Plane in deinem Tag einige ablenkungsfreie Zeitfenster ein (z. B. zum Bündeln von Aufgaben), um einige deiner Aufgaben zu erledigen. Das ist leichter gesagt als getan, aber teile deinem Team, deinem Kunden oder deinem Vorgesetzten mit, dass du 45 Minuten konzentriert und ungestört an den anstehenden Aufgaben arbeiten musst. So kommst du deutlich weiter, als wenn du 2 oder 3 Stunden lang versuchst, Aufgaben zu erledigen und gleichzeitig andere Dinge zu tun.

Ein weiterer Grund, Multitasking zu vermeiden, ist, dass der Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten viel Zeit kosten kann. Wenn du beim Verfassen einer E-Mail halb fertig bist und innehältst, um eine Slack-Nachricht zu beantworten, kann es 20 Minuten dauern, bis du in der E-Mail wieder an derselben Stelle angekommen bist wie vor der Unterbrechung.

5. Visualisierungstools verwenden

Ich persönlich mag eine gute visuelle Darstellung, wenn es darum geht, meine To-do-Liste zu strukturieren, und ich verwende verschiedene Arten von Visualisierungen für unterschiedliche Arten von Aufgabenlisten.

Für die wichtigsten Dinge eines Tages bevorzuge ich eine Liste auf Papier. Es fühlt sich so gut an, erledigte Aufgaben abzuhaken und die visuelle Erinnerung an meine Fortschritte zu sehen. Und ja, ich weiß, dass ich das auch in einer Projektmanagementsoftware tun kann, aber Stift und Papier haben für mich etwas Besonderes.

Für den größeren Überblick (also die gesamte Woche) bevorzuge ich eine übersichtliche Kanban-Board-Ansicht in Asana, mit der ich Aufgaben zwischen Spalten für noch nicht begonnene, laufende und abgeschlossene Arbeiten verschieben kann. Am Ende der Woche fühlt es sich gut an, alle meine Aufgaben in der Spalte für abgeschlossene Arbeiten zu sehen.

Für Projektzeitpläne hilft dir ein Gantt-Diagramm dabei zu sehen, wo du gerade stehst und wo du eigentlich stehen solltest. Einige Tools können diese Ansicht automatisch erstellen, sodass dir mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt.

6. Aufgaben delegieren

Du musst nicht unbedingt deine gesamte Aufgabenliste selbst abarbeiten. Wenn du Aufgaben an andere Teammitglieder delegierst, hast du mehr Zeit, dich auf andere Dinge zu konzentrieren.

Notizen zu machen gehört zu meinen liebsten Aufgaben zum Delegieren. Als Projektmanager fällt es fast immer mir zu, Notizen zu machen, aber das ist schwierig, wenn ich gleichzeitig dafür verantwortlich bin, sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte abgedeckt werden, die Zeit im Blick zu behalten, das Projektmanagementtool zu aktualisieren und die Diskussion am Laufen zu halten. 

Während des Meetings muss ich oft das Projektmanagementtool aktualisieren oder Elemente des Zeitplans verschieben. Wenn ich also das Anfertigen von Notizen oder sogar einige Folgeaufgaben an mein Team delegieren kann, kann ich die Dinge effizienter vorantreiben.

Du kannst auch erwägen, das Anfertigen von Notizen und das Erstellen von Entwürfen für Folgeaufgaben an eine KI zu delegieren. Es gibt zahlreiche Tools, die automatisch Entwürfe für Besprechungszusammenfassungen und Aktionspunkte erstellen können.

7. Flexibel bleiben

Eine weitere Möglichkeit, deine Fähigkeiten im Aufgabenmanagement zu optimieren, besteht darin, flexibel zu sein. Wenn du zum Beispiel weißt, dass du dich später am Tag besser konzentrieren kannst, solltest du Aufgaben, die die meiste Konzentration erfordern, für später aufheben und kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben am Morgen erledigen. Diese Art des strategischen Zeitmanagements für Führungskräfte kann die Produktivität deutlich steigern.

Die Planung rund um dein Energieniveau ist eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über deine täglichen Aufgaben zu behalten und deine Produktivität zu maximieren. Solange du deine Fristen und Abgabetermine einhalten kannst, ist es völlig in Ordnung, agil zu sein und Dinge auf eine Weise zu erledigen, die für dich am besten funktioniert!

Mir fällt es beispielsweise schwer, Projektzeitpläne zu aktualisieren, wenn alle anderen arbeiten. Meine Aufmerksamkeit gilt dann immer Slack-Nachrichten, der Lösung dringender Anliegen im Team und der Beantwortung von E-Mails von Kunden. Insgesamt brauche ich für diese Aufgabe viel weniger Zeit, wenn ich sie gleich morgens oder am Ende des Tages erledige.

Ich stelle außerdem fest, dass ich manchmal eine Aufgabe verschiebe, selbst wenn ich dafür eine feste Zeit eingeplant habe – abhängig von meinem Energieniveau oder davon, was sonst noch auf meiner To-do-Liste steht. Beim Schreiben dieses Artikels habe ich die Schreibzeit in meinem Kalender verschoben, um sicherzustellen, dass ich Aufgaben mit höherer Dringlichkeit priorisiere, während ich trotzdem Zeit zum Schreiben einplane.

Wenn es mir schwerfällt, mich auf längere oder mühsamere Aufgaben zu konzentrieren, verwende ich manchmal die Pomodoro-Technik, um mir Zeitblöcke mit eingeplanten Pausen zu schaffen. Wenn du mit dieser Technik nicht vertraut bist: Du arbeitest eine konzentrierte Zeit lang (normalerweise etwa 20 Minuten) und legst anschließend eine Pause ein. Es gibt sogar Timer, die speziell dafür entwickelt wurden, diese Arbeitsweise zu unterstützen.

8. Klare Fristen setzen

Wenn es um das Verwalten von Aufgaben geht, können klare Fristen dazu beitragen, dass Dinge leichter erreichbar werden. Das kann auch hilfreich sein, wenn du oder jemand in deinem Team zum Aufschieben neigt. 

Es reicht nicht, einfach eine Frist zu setzen und auf das Beste zu hoffen. Plane dazwischen Meilensteine oder Kontrollpunkte ein, damit du den Fortschritt verfolgen oder auf dessen Ausbleiben aufmerksam gemacht werden kannst.

Wenn klar ist, was bis wann erledigt werden muss, kann das auch bei der Priorisierung helfen. Setze für weniger wichtige oder weniger dringende Aufgaben spätere Fristen, damit sich Teammitglieder auf das konzentrieren können, was im jeweiligen Moment am wichtigsten ist. Lass Aufgaben nicht zu lange liegen, sonst könnten sie untergehen, wenn dringendere Anforderungen hinzukommen. 

Ein Beispiel für Aufgabenmanagement

Um Aufgabenmanagement (und die Zeitmanagementstrategien hinter einem guten Aufgabenmanagement) zu üben, werde ich dich durch eine kleine Übung führen.

Hier ist eine beispielhafte Aufgabenliste; die Aufgaben mit hoher Priorität sind mit Aufgaben gemischt, die weitaus weniger dringend sind. Sieh dir die Liste an und bestimme, was du zuerst tun solltest und vor allem, warum genau diese Aufgabe vor den anderen erledigt werden sollte.

1. Überprüfe die Zeiterfassung der vergangenen Woche und notiere, wer seine Zeit nicht vollständig erfasst oder nicht genügend abrechenbare Zeit erfasst hat.
2. Beantworte die Frage von Kunde A zu den Änderungen in der zweiten Entwurfsrunde.
3. Vereinbare einen Termin mit Kunde B, da das Feedback zum Kartendesign nicht eindeutig genug ist, damit der Designer es umsetzen kann.
4. Fasse nach bezüglich des UAT der Microsite von Kunde B.
5. Sende Kunde C Fragen zu den Plänen für den morgigen Start der Landingpage. Du musst bestätigen, welches Tracking auf der Seite gewünscht ist, wie die URL lautet und ob der Kunde den Start selbst durchführen möchte oder dein Team die DNS-Einträge aktualisieren soll.
6. Stelle deinen Artikel fristgerecht fertig und stelle ihn nach der Bearbeitung in Rechnung.
7. Aktualisiere den Zeitplan für Kunde D. Der Kunde hat das Feedback zum Styleguide und zum Moodboard verspätet geschickt. Nachdem nun alles freigegeben wurde, kann der Designer mit der Arbeit an den Entwürfen beginnen.
8. Vereinbare einen Termin, um den Vertrag von Kunde E zu besprechen, der in 45 Tagen ausläuft. Der Kunde möchte verlängern, aber es könnte auf seiner Seite 14 Werktage dauern, bis eine neue Vereinbarung unterzeichnet ist.

Was ist also die richtige Reihenfolge für diese Aufgaben? Welcher Punkt auf dieser Liste hat die höchste Priorität?

Wenn du Nr. 5 gesagt hast, liegst du richtig. Als Erstes solltest du sicherstellen, dass du für den morgigen Start bereit bist. Je mehr Zeit du für die Antworten des Kunden hast, desto besser bist du vorbereitet. 

Was ist mit den übrigen Aufgaben? In welcher Reihenfolge würdest du sie anordnen? Du musst Aufgaben nicht immer in Echtzeit erledigen; du kannst sie einplanen, um effizient zu bleiben und die Entstehung von Blockaden oder Engpässen zu vermeiden.

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