DPM Podcast: Verstehen Sie Ihre Projektmanager-Verantwortlichkeiten (mit Patrice Embry)

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Ben Aston:Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast. Dieser Podcast wird Ihnen präsentiert von Clarizen, dem führenden Unternehmen für Projekt- und Portfoliomanagement-Software für Unternehmen. Besuchen Sie Clarizen.com um mehr zu erfahren.

Heute habe ich Patrice Embry zu Gast, eine unserer DPM-Expertinnen bei The Digital Project Manager. Patrice, danke, dass du wieder bei uns bist.

Patrice Embry:Sehr gerne.

Ben Aston:

Ich frage mich, ob Sie wirklich wissen, was Sie über all die Verantwortlichkeiten hinaus eigentlich tun sollten, die in Ihrer Stellenbeschreibung aufgeführt sind: das Projekt pünktlich halten, das Budget einhaltend organisieren. Wie gehen wir einen Schritt weiter? Wie können wir uns von der Masse abheben? Es kommt dabei weniger darauf an, was wir tun, sondern wie wir es tun.

Heute sprechen wir darüber, wie wir alltägliche Aufgaben eines Projektmanagers auf das nächste Level bringen und sie besser machen können. Es geht wirklich um das, was Sie mit Ihrer Zeit eigentlich machen sollten. Aber für den Fall, dass Sie neu zuhören, möchte ich Patrice kurz vorstellen.

Patrice ist in unserem Team, weil sie eine großartige Autorin ist, einen riesigen Erfahrungsschatz mitbringt und irgendwie immer und überall auf Slack präsent zu sein scheint. Und falls Sie unserer Mitgliedschaft noch nicht beigetreten sind, könnten Sie jetzt mit Patrice sprechen. Gehen Sie einfach in den Ressourcenbereich des Digital Project Managers und schließen Sie sich mehr als tausend anderen digitalen Projektmanagern an, die über alle möglichen spannenden Themen diskutieren.

Patrice hat mit den unterschiedlichsten Menschen, Agenturen, Unternehmen und auch dazwischen gearbeitet und ist zudem eine unserer DPM-Expertinnen. Patrice wird außerdem als Gastdozentin im kommenden Kurs „Mastering Digital Project Management“ auftreten. Falls Sie nicht wissen, worum es geht und PM-Training benötigen, schauen Sie sich das Kursangebot an. Es ist ein siebenteiliges Intensivprogramm, das aus interaktiven Videos, wöchentlichen Aufgaben und Gruppendiskussionen besteht – inklusive Coaching-Optionen. Melden Sie sich auf digitalprojectmanagerschool.com an. Es sind nur noch wenige Plätze frei.

Patrice, erzähl mal … Ich weiß, du bist Remote-Projektmanagerin. Kannst du den Zuhörern etwas über die Projekte erzählen, an denen du derzeit arbeitest?

Patrice Embry:Klar, gerne. Aktuell mache ich für einen meiner Kunden Governance-Arbeit, helfe also als Vermittlerin zwischen Marketing und Entwicklern – was für einen Projektmanager immer eine tolle Aufgabe ist. Es geht weniger um ein einziges Projekt, sondern mehr um Workflows und Prozesse. Ich schließe gerade ein Projekt ab, bei dem eine Android-Version einer iOS-App entwickelt wurde, die Menschen rund um ihr Zuhause bei kurzfristigen Aufgaben helfen soll.

Ich unterstütze außerdem Endkunden bei der Aktualisierung ihrer Webseiten (viel Drupal-Arbeit) und helfe gemeinnützigen Organisationen, Informationen für wichtige Institutionen wie die Vereinten Nationen aufzubereiten – dieses Projekt ist mittendrin und eines der bisher lohnendsten in meiner Karriere.

Ben Aston:Wie viele Projekte sind das? Sechs, sieben – oder sogar mehr?

Patrice Embry:Naja, es sind drei Hauptprojekte, dazu kommt die Governance-Arbeit, die eher zeitlich abgegrenzt ist. Aber letztlich machen wir alles in vier Stunden pro Tag.

Ben Aston:Im Governance-Bereich bist du also als externe Beraterin dabei, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

Patrice Embry:Genau. Ich helfe Prozesse aufzustellen und fungiere als Bindeglied zu externen Dienstleistern, die Entwicklung leisten, und zur internen, großen Marketingabteilung. Ich stelle sicher, dass die Arbeit erledigt wird, berate zu Best-Practices, helfe beim Einrichten der Workflows und stelle sicher, dass Agenturentwickler alles Nötige haben. Das Beste: Da es kein Agenturumfeld, sondern ein Konzern ist, muss ich keine Zeiterfassung machen. Das ist wirklich angenehm.

Ben Aston:Ein Luxus.

Patrice Embry:Ich weiß. Ich weiß.

Ben Aston:Welche Methoden nutzt du sonst, um die beiden Gruppen besser zusammenzubringen?

Patrice Embry:Es ist zusätzlich kompliziert, weil Entwickler im Ausland sitzen, die Marketingabteilung global aufgestellt ist und somit sichergestellt werden muss, dass wirklich alle dieselbe Sprache sprechen und dieselben Begriffe verstehen. Denn schnell merkt man, dass Redewendungen und Slang je nach Land völlig unterschiedlich verstanden oder gar nicht verstanden werden.

Manchmal geht es tatsächlich ums genaue Verstehen, meist aber darum, dass alles korrekt und vollständig ist. Oft sagen Leute: Ich brauche nur eine Seite. Okay – aber was bedeutet das wirklich? Dann sprechen wir darüber und mit jedem Mal werden die Beteiligten etwas schlauer. Der Prozess verbessert sich fortlaufend.

Ben Aston:Das muss sehr befriedigend sein, wenn die Zusammenarbeit zunehmend besser funktioniert.

Patrice Embry:Absolut. Es ist schön, wenn jemand sagt: Ich erinnere mich an das, was du damals vorgeschlagen hast.

Ben Aston:Ich mache das jetzt!

Patrice Embry:Genau. Dann gibt’s das sprichwörtliche Fleißkärtchen… wobei manche aus Südosteuropa dann fragen: Was ist das überhaupt? Goldene Sterne gibt’s hier nicht.

Ben Aston:Wir haben keine goldenen Sterne. Schön. Was sind momentan deine größten Herausforderungen?

Patrice Embry:Es ist schon bei einer Agentur schwierig, ständig den Kontext zu wechseln, aber wenn man mehrere Agenturkunden parallel betreut, werden die Umschaltungen wirklich extrem. Bei zwei meiner Projekte kenne ich immerhin den Workflow, aber in anderen muss ich mich ständig auf Neues einstellen: Eine Firma nutzt Trello so, wie sie es für richtig hält, mit ganz eigenen Regeln und Marken. Die nächste arbeitet mit Zendesk nach völlig anderem Prinzip. Es ist schwer, sich dann zu sortieren, vor allem wenn für zehn Stunden Woche eingekauft wird, die sich aber in fünfzehn Zeitinseln über den ganzen Tag verteilen.

Nicht durcheinanderzukommen oder Kundennamen zu verwechseln, ist für mich aktuell die schwierigste Challenge als Freelancerin.

Ben Aston:Und woran möchtest du arbeiten, dich verbessern – was hast du dir als nächstes Ziel gesetzt?

Patrice Embry:Genau das! Mein langfristiges Ziel ist, mehr die Arbeit zu bekommen, in der ich die Workflows selbst gestalten kann, anstatt nur irgendwo hineinzupassen. Ich bin auf gutem Weg dorthin, aussortieren was nicht passt, mehr von den Kunden gewinnen, die mit mir harmonieren. Das ist mein Ziel.

Ben Aston:Du hast von Kontextwechsel und unterschiedlichen Tools gesprochen. Gibt es etwas, das dich kürzlich richtig begeistert hat – ein Tool oder Workflow?

Patrice Embry:Ich bin eigentlich sehr digital unterwegs, aber einige meiner Methoden sind total analog. Ich trage immer Notizbuch und Stift bei mir. Und ich nutze physische Hilfsmittel für den Fokus. Ich habe mal für Digital Project Manager einen Artikel zum Thema Remote-Arbeit geschrieben: Immer, wenn ich Schuhe anhabe, arbeite ich. Schuhe an = arbeiten. Feierabend = Schuhe aus. So halte ich mich als Remote Worker in der Spur.

Beim Kontextwechsel hilft mir tatsächlich ein Wechsel des Ortes. Ich arbeite für meinen "time boxed"-Kunden an einem anderen Tisch mit separatem Laptop und GANZ anderer Arbeitseinstellung. Später gehe ich zu einem anderen Schreibtisch und Laptop (der Firma zu meinem eigenen). So finde ich meinen Fokus je nach Aufgabe. Aber natürlich muss ich trotzdem konzentriert Block für Block abarbeiten. Ich teile mir – selbst wenn die Kunden das gar nicht explizit kaufen – meine Zeit in Slots ein, etwa von 12:30 bis 14:30 eins, und dann das nächste.

Anders geht es gar nicht. Leicht ist es trotzdem nicht.

Viel Erfolg! Ich stelle mir schon dein Schreibtisch-Hexagon vor.

Patrice Embry:Noch ist es nicht so spannend, aber das wäre es irgendwann.

Ben Aston:Lass uns über deinen Artikel zu Projekt-Management-Verantwortlichkeiten sprechen. Es geht weniger um die Aufgaben – vielmehr darum, wie man vom Guten zum Großartigen wird als Projektmanager. Die Rollen haben sich in den letzten zehn Jahren stark verändert, vom simplen Umsetzer sind wir oft in eine strategische und führende Rolle gewechselt. Wie lief das für dich und wie sieht die strategische Rolle im Vergleich zu früher aus?

Patrice Embry:Sehr viel lohnender! Ich musste mir das, wie auch viele alte KollegInnen, wirklich erarbeiten. Heute geht es für Einsteiger schneller und das finde ich super! Man muss nicht mehr denselben steinigen Weg gehen wie früher. Denn egal, ob Jung oder Erfahren, Projektmanager bringen zwangsläufig strategisches Denken mit. Nur so kann man wirklich Ergebnisse erzielen. Wir sind keine Roboter, die Aufgaben nur abarbeiten – wir agieren bewusst und überlegt.

Deshalb finde ich den Rollenwandel gut, früher kämpfte man um Gehör – mittlerweile sind die Erwartungen etwas andere, daher ist unser Job mehr als nur Aufgaben abhaken. Man muss die Rolle strategisch ausfüllen, auch wenn das Stellenprofil das nicht vollständig abbildet.

Ben Aston:Im Artikel erwähnst du fünf Verantwortungsbereiche – eigentlich aber eher als Perspektiven, durch die man aus "gut" "großartig" macht. Es ist nicht das "Was" sondern das "Wie". Lass uns über den Ersten sprechen: Anforderungen dokumentieren. Auf den ersten Blick eine reine Ausführungsaufgabe. Wie sieht das aus strategischer Perspektive für dich aus?

Patrice Embry:Anforderungsaufnahme (Requirements Gathering) ist etwas, das viele PMs nicht mögen. Aber: Wenn Sie bei einem Meeting Protokoll führen oder ein Leistungsbeschrieb grad vor sich haben und einfach alles nur runterschreiben, dann erfüllen Sie formal Ihre Pflicht – gehen aber noch nicht den entscheidenden Schritt. Sie sollten das "Warum" hinterfragen! Wo ergibt etwas aus unternehmerischer Sicht vielleicht keinen Sinn? Haben Sie genügend Kontext von Ihrem Business Development Team? Manchmal widersprechen sich Anforderungen offensichtlich, manchmal ist es subtil. Viele (auch mittlere) PMs trauen sich leider nicht, das aufzuzeigen. Aber Ihr Job ist nicht nur Protokollieren – sondern Ideen anbieten, bessere Wege vorschlagen, Business-Ziele verstehen und Voraussetzung dafür schaffen, dass Anforderungen zum Geschäftszweck passen.

Ben Aston:Das ist total hilfreich! Besonders zu Beginn eines Projektes wird "Was wollen wir erreichen?" diskutiert, aber es geht immer auch ums "Warum". Wir lösen damit konkrete Nutzer- oder Geschäftsprobleme – und müssen das im Blick behalten. PMs dürfen sich nicht darauf beschränken, Requirements nur aufzuschreiben, sondern müssen das große Bild immer hinterfragen und untereinander auf Konsistenz achten.

Patrice Embry:Ja, genau! Am besten ist es, schon zu Beginn so viel wie möglich über die unternehmerischen Ziele zu erfahren, so dass Sie nicht nur Widersprüche aufdecken, sondern auch aktiv Richtungen vorschlagen können.

Ben Aston:Kommen wir zur nächsten klassischen Aufgabe: Projekte organisieren. Im einfachsten Fall: Ordner anlegen, Dateien sortieren, Sekretariatsarbeit erledigen. Wie wird daran Leadership sichtbar?

Patrice Embry:Natürlich müssen Dinge auffindbar sein – aber das reicht nicht! Ich erinnere mich an ein Projekt: Es sollten PDFs auf eine neue Website übertragen werden. Beim Öffnen fiel auf: Drei unterschiedliche Corporate Designs! Spätestens hier hätten wir das Projekt gefährdet. Oder: Vor kurzem bekamen wir Grafiken, die auf den ersten Blick okay waren – aber alle mit Wasserzeichen! Erst beim Öffnen bemerkt. Das heißt: Nicht einfach weiterleiten, sondern wirklich reinschauen, sich mit dem Material beschäftigen, verstehen, was enthalten ist. Nur so kann man auf dem Projektkurs bleiben und verhindern, dass unbrauchbare Materialien zu spät auffallen. Lieber früh und gründlich prüfen, als nachträglich eine böse Überraschung erleben.

Ben Aston:Genau – dieses "Genau Hinschauen" ist entscheidend. Nicht als Projektsekretär nur weiterleiten und Termine organisieren, sondern sich wirklich für jedes Detail verantwortlich fühlen. Oft kennen wir als PM den Kunden und dessen Ziele am besten – deshalb dürfen wir nicht zur Durchlauferhitzerfunktion werden.

Lass uns noch das Thema Team-Motivation diskutieren. Basis: Das Team soll Leistung bringen. Wie sieht für dich Leadership bei der Teamführung aus?

Patrice Embry:Motivation ist individuell. Mein bester Freund: Süßigkeiten am Schreibtisch (hilft allerdings im Homeoffice eher mir selbst…). Ernsthaft: Manche Kollegen wollen eingebunden werden, andere möchten nicht gestört werden. Es gibt Team- und Einzelmotivation. Leadership ist mehr: Da geht es auch um das Ansprechen von Negativem. Wer aber motivierend führt, hat es da leichter – die Menschen merken, dass man auf ihrer Seite steht. Das macht auch schwierige Gespräche leichter. Mein Tipp: Motivation gehört zur Kernaufgabe des PM! Manchmal denke ich, ich bin eigentlich Psychologiemanager. Man darf nie vergessen, dass die Leute Vertrauen in uns setzen. Wer dieses Vertrauen gewinnt, kann das Team auch in schwierigen Zeiten erfolgreich führen.

Ben Aston:Sehr gutes Stichwort! Ich stelle fest, dass die beste Motivation daraus entsteht, dem Team klarzumachen, warum das Projekt relevant ist – also einen Zweck zu vermitteln. Natürlich muss dieser Zweck irgendwo für alle individuell erlebbar werden. PMs sind dazu da, diesen "Purpose" immer wieder aufzuzeigen.

Patrice Embry:Absolut! Es gibt Projekte, bei denen motiviert einen Kick gibt – und andere, die eher "Pflicht" sind. Dann halte ich mich an: Machen wir das gut, gibt es Folgeprojekte! Oder: Immerhin verdient ihr gerade Geld damit! Jeder braucht was "in der Hinterhand" für schwache Projekte.

Ben Aston:Vollkommen richtig. Verlieren wir die Hoffnung bzw. Motivation, folgt das Team schnell nach. Auch wenn der Grund banal ist – wichtig ist, dass wir als PM positive Impulse setzen.

Patrice Embry:Genau.

Ben Aston:Toll. Patrice, vielen Dank fürs Mitmachen. War super heute mit dir.

Patrice Embry:Gern geschehen, hat Spaß gemacht.

Ben Aston:Wenn Sie sich beteiligen möchten, kommentieren Sie direkt den Beitrag auf Digital Project Manager. Wer mit Patrice plaudern möchte, hat dazu Gelegenheit – Sie erkennen sie an dem Herz-Emoji … Wie heißt das noch gleich?

Patrice Embry:

Das nennt sich "Gift Heart".

Ben Aston:Wer das Gift Heart sieht, weiß – Patrice ist online. Danke fürs Zuhören und kommen Sie in unsere Slack-Community. Bis zum nächsten Mal, danke!

Ben Aston:Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und das ist der Digital Project Manager Podcast. Dieser Podcast wird Ihnen präsentiert von Clarizen, der führenden Software für Unternehmensprojekt- und Portfoliomanagement. Besuchen Sie Clarizen.com für mehr Informationen.

Heute habe ich Patrice Embry zu Gast, eine unserer DPM-Expertinnen bei The Digital Project Manager. Patrice, danke nochmals fürs Dabeisein.

Patrice Embry:Gerne.

Ben Aston:Ich frage mich, ob du wirklich weißt, was du – über alle Verantwortlichkeiten hinaus, die in der Stellenbeschreibung stehen – eigentlich tun solltest: die Termine halten, das Budget verwalten. Wie schaffst du den Zusatzschritt, dich von anderen abzuheben? Es kommt nicht auf das "Was" an, sondern auf das "Wie".

Heute sprechen wir darüber, wie wir alltägliche Aufgaben eines Projektmanagers aufs nächste Level bringen können. Es geht um den optimalen Einsatz Ihrer Zeit. Für neue Zuhörer stelle ich Patrice nochmal kurz vor.

Patrice schreibt exzellente Texte, hat spannende Erfahrungen gesammelt und ist erstaunlich oft in Slack aktiv. Wer unsere Mitgliedschaft noch nicht kennt: Sie könnten gerade mit Patrice chatten! Kommen Sie in unseren Ressourcenbereich, mehr als 1000 Digitale PMs diskutieren dort diverse Themen.

Patrice hat für verschiedenste Kunden, Agenturen und Unternehmen gearbeitet, ist DPM-Expertin und Kursreferentin unseres „Mastering Digital Project Management“-Kurses. Wer Interesse an Trainingsangebot hat: Schauen Sie es sich an – 7 Wochen Intensivtraining!, interaktive Videos, Gruppenarbeiten, Coaching-Möglichkeiten. digitalprojectmanagerschool.com – Nur noch wenige Plätze!

Patrice, erzähle noch mal – du bist Remote PM, welche Projekte bearbeitest du gerade?

Patrice Embry:Gerne, aktuell Governance-Arbeit als Bindeglied zwischen Marketing und Entwicklerteams, weniger Einzelprojekt, mehr Workflow & Prozesse. Daneben schließe ich ein App-Projekt ab (Android-Version einer iOS-App, Kurzzeit-Jobs für Haushaltshilfen). Außerdem Webseiten-Updates für Endkunden (viel Drupal), Hilfe für NGOs bei der Verbreitung wichtiger Inhalte (z.B. für die Vereinten Nationen) – besonders lohnend!

Ben Aston:Wie viele Projekte laufen aktuell?

Patrice Embry:Drei Hauptprojekte, dazu Governance-Auftrag, alles in vier Stunden am Tag.

Ben Aston:Wirst du dabei extern beauftragt, um Kooperationen zu verbessern?

Patrice Embry:Genau das, Prozessaufbau und Schnittstelle zu externen Entwicklern / großer Marketingabteilung, Vorgaben, Best Practices, passende Workflows, alles in einem. Und als Konzernprojekt: keine Zeiterfassungspflicht! Sehr angenehm.

Ben Aston:Luxus!

Patrice Embry:Ich weiß.

Ben Aston:Welche Techniken helfen beim Vermitteln zwischen Gruppen?

Patrice Embry:Zusätzliche Herausforderung: Entwickler im Ausland, globales Marketing, sprachliche Feinheiten, gleiche Begriffe müssen überall das Gleiche bedeuten. Viel Kontext und Genauigkeit nötig. Oft ist "ich brauche nur eine Seite" der Anfang, aber der Weg wird gemeinsam gefunden – kontinuierlicher Lernprozess.

Ben Aston:Das muss bestärkend sein, wenn Verbesserungen sichtbar werden.

Patrice Embry:Unbedingt. Lob oder Erinnerungen an bewährte Lösungen bestätigen die Arbeit.

Ben Aston:Was ist aktuell die größte Herausforderung?

Patrice Embry:Kontextwechsel zwischen Projekten und Kunden – verschiedene Tools, Workflows, Zeitanforderungen. Nicht durcheinanderzukommen, Kunden richtig ansprechen. Das ist beim Freelancen eine echte Herausforderung.

Ben Aston:Was ist aktuell dein persönliches Ziel?

Patrice Embry:Vermehrt "meine" Arbeit mit eigenen Workflows, weniger "Einspringen", mehr Einflussnahme – passende Kunden, langfristige Ausrichtung.

Ben Aston:Gab es Tools/Workflows, die dich kürzlich begeistert haben?

Patrice Embry:Obwohl ich digital unterwegs bin: Papiernotizbuch, Stift, Ortswechsel im Homeoffice, Schuhtrick für Arbeitsmodus, Zeitblöcke fürs Tagwerk einteilen – das hält mich auf Kurs.

Vielen Dank Patrice für diese spannenden Einblicke und Tipps!