30-60-90-Tage-Plan für Projektmanager: Ein Weg zum Erfolg

Thako Harris

on Jun 10, 2026

Wenn Sie eine neue Rolle im Projektmanagement antreten (oder Ihre allererste!), kann es schwierig sein zu wissen, worauf Sie sich zuerst konzentrieren sollten und wo Ihre Aufmerksamkeit gebraucht wird – besonders, wenn Sie am liebsten sofort alles anpacken würden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen, sich einzugewöhnen und erfolgreich durchzustarten!

Du hast also deinen ersten Job im Projektmanagement angetreten. Was nun? Was erwarten die Leute? Und wie kannst du ihre Erwartungen erfüllen? Die meisten hoffen bestimmt inständig, dass du Ordnung, Stabilität, Ruhe, Verständnis und Einsicht in eine Welt voller lose Enden, Missverständnisse, unterschiedlicher Erwartungen und völlig fehlgeleiteter Annahmen bringst.

Ich erkläre dir, wie du deine ersten 30, 60 und 90 Tage als Projektmanager:in strukturieren kannst – vom Onboarding über die Probezeit bis hin zum dauerhaften Erfolg in deiner neuen Rolle und darüber hinaus.

Die ersten 30 Tage

Schon ab dem ersten Tag solltest du die fünf Ws und das eine H klären: Wer, was, wann, wo, warum und wie.

Woche 1

Die erste Woche ist meiner Meinung nach eine wunderbare Zeit voller Optimismus. Alle verhalten sich in der Regel von ihrer besten Seite und es gibt noch keine Altlasten zwischen euch. Gewöhnlich sind die Leute auch sehr neugierig, wer du bist.

Nutze daher neben dem Einarbeiten in Trainings und Logins die erste Woche gezielt, um einen guten Draht zu deinen Kolleg:innen aufzubauen.

Hier sind einige Kommunikationstipps und Methoden zum Vertrauensaufbau, mit denen du von Anfang an einen großartigen Eindruck hinterlässt:

Sei interessiert und stelle Fragen.
Beobachte, wer Zeit hat und wer nicht. Wenn jemand beschäftigt wirkt, lass sie höflich aus dem Gespräch – das wird von Anfang an positiv aufgenommen. Bitte bei diesen Personen deine:n Mentor:in um einen separaten Termin oder vereinbare selbst ein Einzelgespräch.
Schenke immer volle Aufmerksamkeit. Falls das nicht möglich ist, erkläre den Grund und schlage einen Ersatztermin vor.
Vereinbare Einzelgespräche. Die sind wichtig. Es ist verlockend, sie bei Terminkonflikten ausfallen zu lassen oder zu verschieben – bleibe trotzdem dran und sprich mit allen!
Lerne die Namen, das Organigramm, die Abteilungen und beginne zu verstehen, wie genau die Departments zusammenarbeiten.
Wenn du im Büro bist, finde heraus, wo die Snacks sind, und mache dich mit der Person vertraut, die für die Bestellungen zuständig ist. Bei einem Einzelgespräch im Büro, bring dem Gegenüber ebenfalls einen Snack mit. Diese kleine Geste bleibt im Gedächtnis.

Woche 2

Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Es wird in dieser Zeit viele Informationen geben. Im ersten Monat wirst du bei neuen Kunden, Projekten und Initiativen, neuen Teams und Statusberichten für dein Portfolio eingearbeitet. Du bekommst Zugang zu Vorlagen des Unternehmens sowie relevantes Wissen aus der Vergangenheit.

Wo immer du Abkürzungen findest, um häufig genutzte Datenquellen schnell zu erreichen, solltest du diese nutzen. Das könnte beinhalten:

Lege häufig genutzte Ordner in die Seitenleiste des Finders.
Schreibe oft angefragte Codes auf Haftnotizen.
Speichere Projekt- und E-Mail-Vorlagen
Pinne oder setze Lesezeichen für Web-Apps und andere häufig besuchte Seiten.

Baue deine Vorlagenbibliothek auf

Ein weiterer Tipp zum Zeit sparen: Speichere Dokumente ab, die sich als Vorlage wiederverwenden lassen. Das könnten beispielsweise sein:

Projektplanungsdokumente
Zeitpläne
Kalkulationsdokumente
Gantt-Diagramme
Statusdokumente
Kostendokumente
Leistungsbeschreibungen

Die Vorlagen, die du laufend erstellst und verfeinerst, werden zu Schnellstarter-Tools für Projektpläne und andere Dokumente: Du brauchst nur noch Details anpassen anstatt jedes Mal komplett neu zu beginnen.

Hilfreich ist außerdem, sicherzustellen, dass du unkompliziert Daten aus Software wie Excel, Smartsheet, Harvest oder anderen Quellen importieren kannst. So kannst du beim Erstellen deines umfassenden "Scope of Work" (SOW) schnell Zahlen für Gantt-Diagramme, wichtige Meilensteine, nach Position sortierte Preislisten, Preisübersichten oder Gesamtabläufe in Projektplänen einfügen.

Auch für häufig genutzte E-Mails kannst du Vorlagen anlegen. Erstelle eine umfassende und sorgfältige E-Mail-Vorlage und passe sie je nach Situation an, indem du nur noch die Inhalte austauschst. Typische Informationen, die du damit häufig weitergibst, könnten beispielsweise sein:

Bestellnummern (Purchase Order, PO)
Jobnummern
Details zum Rechnungsprozess & zeitlichen Abläufen
Details zu Medienschaltungen, z. B. Auftragsbestätigungen, Medien, Termine

Wochen 3 & 4: Die Software-Situation

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Ihr Unternehmen je nach Branche eine individuelle Auswahl an Projektmanagement-Software-Lösungen nutzt. Die meisten Projektmanagement-Tools sind heutzutage ziemlich intuitiv und benutzerfreundlich, aber je spezieller die Software, desto weniger selbsterklärend ist sie.

Wenn es um Schulungen für Projektmanagement-Software geht, keine Sorge, wenn Ihnen spezielle Finanzsoftware für Berichte mit ihrer unlogischen Benutzeroberfläche, undurchsichtigen Abkürzungen und Präfixen sowie verwirrenden Abläufen einschüchternd erscheint.

Erwarten Sie nicht, nach einer einzigen Schulung schon ein Profi zu sein, und nehmen Sie sich Zeit zum Üben. Ich weiß, es klingt seltsam, für die Arbeit zu üben, aber tun Sie es. Melden Sie sich an und führen Sie beispielsweise einen Burn-Report durch. Lernen Sie die Tastenkombinationen kennen und fragen Sie bei einer Kollegin oder einem Kollegen im PM-Bereich oder bei Ihrer Mentorin bzw. Ihrem Mentor nach, wenn Sie nicht weiterkommen. Sie können Ihnen wahrscheinlich auch helfen, eine individuelle Ansicht oder ein benutzerdefiniertes Feld einzurichten, das nur für Sie relevante Informationen anzeigt.

Passen Sie während der Schulungen genau auf. Wenn Sie einen Schritt verpassen, kann der Rest der Sitzung leicht zu einer Aufholjagd werden – es sei denn, Sie melden sich und stellen Fragen.

Denken Sie daran, dass Teammitglieder, die Profis im Umgang mit ihrer jeweiligen Software sind, nicht automatisch auch gute Lehrkräfte sind. Sie merken vielleicht nicht, wo sie langsamer erklären oder was sie besonders betonen müssten. Möglicherweise wissen sie auch nicht genau, was Sie mit der Software erledigen wollen – oder warum.

Wenn Sie nach einer Schulung immer noch unsicher sind, suchen Sie nach zusätzlichen Ressourcen, schauen Sie sich Anleitungen und Videos an oder bitten Sie andere in der Abteilung um weitere Erklärungen oder Vorführungen. Zögern Sie nicht, Dinge zu entschleunigen, indem Sie Fragen stellen – solange Sie auf die Zeit aller Rücksicht nehmen.

Pivot-Tabellen haben mein Leben gerettet:

Das Filtern von Tabellenkalkulationen nach bestimmten Daten kann umständlich und zeitaufwendig sein, aber Pivot-Tabellen machen Aufgaben wie das Zusammenfassen von Stunden und Kosten aus dem Statement of Work und deren Abgleich mit den bisher angefallenen Stunden und Kosten zum Kinderspiel. Es geht auch schnell und sieht professionell aus. Falls Sie noch nicht wissen, wie man Pivot-Tabellen einrichtet, suchen Sie sich eine lokale Tabellenkalkulations-Expertin oder einen Experten und lernen Sie es! Es ist in Ordnung, wenn es etwas mehr Aufwand kostet. Die Zeitinvestition lohnt sich.

Tage 30-60: Übernahme von Projekten

Nachdem Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen kennengelernt, Ihre Zugangsdaten erhalten und an den nötigen Schulungen teilgenommen haben, schnappen Sie sich einen Snack – jetzt ist es Zeit, einen Blick auf Ihren Projektportfolio-Mix zu werfen. Im zweiten Monat werden Ihnen vielleicht neue Projekte zugewiesen, andere befinden sich bereits in Arbeit und Sie übernehmen sie.

Übernommene Projekte

Sie werden vermutlich einige Projekte übernehmen, deren bisherigen Status Sie nicht beeinflussen konnten. Nutzen Sie die Zeit zwischen Einarbeitung und Schulung (solange sie noch bleibt!), um einen Vorsprung zu erlangen. Diese 30-tägige Schonfrist lässt sich hervorragend nutzen, um Projekte wieder auf Kurs zu bringen, ohne allzu viel Wohlwollen bei Kunden und Kolleginnen auf´s Spiel zu setzen.

Obwohl diese übernommenen Projekte nicht von Anfang an Ihre waren, sollten Sie sie so gut verstehen, als ob das der Fall wäre. Hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Inwiefern unterstützt der aktuelle Projektumfang die verbleibende Arbeit?
Ist der Zeitplan so angelegt, dass die Arbeit erfolgreich abgeschlossen werden kann?
Gibt es Probleme mit bevorstehenden wichtigen Schritten?
Werden Change Requests benötigt?

Übernehmen Sie die volle Verantwortung für Ihre Projekte und machen Sie auf Probleme aufmerksam – aber nicht, um anderen vorbeugend die Schuld zuzuschieben, ehemalige Teammitglieder schlecht aussehen zu lassen oder den Eindruck zu erwecken, Sie sicherten sich bloß ab. Solche Taktiken werden so leicht erkannt wie ein BLT-Sandwich in einem Raum voller Spürhunde.

Neue Projekte

Bei neuen Projekten, die an Sie herangetragen werden, haben Sie jetzt Gelegenheit, gleich einen guten Eindruck zu hinterlassen. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Team zu fragen, welche Erwartungen es bisher in Bezug auf Kosten, Preise, Teamaufbau und Zeitrahmen gab.

Höchstwahrscheinlich gab es schon einmal ähnliche Projekte, die als gute Referenzpunkte dienen können. Das ist besonders hilfreich, solange Sie die Eigenheiten der verschiedenen Kolleginnen und Kollegen noch nicht kennen.

Auch wenn alle meist hilfsbereit sein möchten – niemand möchte das Gefühl haben, mehr Arbeit aufgebürdet zu bekommen. Stellen Sie Ihre Anfragen nach bisherigen Projektdaten also gezielt und überlegt. Folgendes sollten Sie dabei bedenken:

Du kannst einen Gruppenkanal für die Kommunikation ausprobieren, aber eine gezielte Anfrage erzielt in der Regel bessere Ergebnisse.
Vereinbare einen Termin und frage einen Mentor. So stellst du sicher, dass du niemanden unterbrichst.
Frage jemanden, der ausdrücklich erwähnt hat, dass er für Fragen offen ist (z. B. diejenigen, die Sätze sagen wie: „Frag mich gern alles.“). Nimm dieses Angebot an!
Frage nicht den Projektmanager (PM), der gerade voll konzentriert ist, das GSD-(Get Shit Done)-Gesicht aufgesetzt hat und dessen Körpersprache Effizienz und Geschwindigkeit ausdrückt – und eben nicht Entspannung und Offenheit.

Wenn dir historische Einblicke langsamer gegeben werden, als du es dir wünschst, warte nicht mit deinen Maßnahmen. Gehe voran und gleiche später ab. Denke daran, alle Annahmen mit allen wichtigen Stakeholdern zu prüfen: Preise, Zeitrahmen und Teamstruktur. Möchtest du deinen Planungsprozess optimieren? Unsere Projektplan-Vorlage enthält alles, was du für einen klaren und effizienten Start brauchst.

Sobald dein vollständiger Projektplan steht, stelle ihn allen Beteiligten vor. Sei bereit, die Gründe hinter deinen Scoping-Entscheidungen zu erläutern. Wenn sich das unklar anfühlt oder du unsicher bist, mache vorher einen Probedurchlauf mit einem vertrauten Partner.

Profi-Tipp:

Sprich über Geldthemen ausschließlich mit Stakeholdern, die mit Kundenbudgets arbeiten. Das restliche Team muss nur wissen, wie viele Stunden und welche Zeitfenster für sie zur Verfügung stehen, um die Aufgabe zu erledigen – nicht aber die tatsächlichen Kosten.

Tag 60–90: Prozesse verstehen

Unabhängig davon, in welchem Unternehmen du arbeitest, gibt es eine Unternehmenskultur, die vorgibt, wie Dinge gemeinsam verstanden, bisher gehandhabt wurden und weiterhin gehandhabt werden sollen. Das ist ein zentraler Teil deines dritten Monats im neuen Job.

Keine der vier Werbeagenturen, in denen ich tätig war, hatte denselben Ablauf. Jede hatte eigene Begriffe für Projektmanagement-Fachwörter, eigene explizite und unausgesprochene kollektive Erwartungen und eigene Gewohnheiten. Trotz dieser Unterschiede waren die grundlegende Logistik und die Basisprinzipien im Wesentlichen identisch.

Unabhängig vom Projekt durchläuft es immer die folgenden übergeordneten Phasen:

Präsentation des Problems, das gelöst werden muss
Discovery (Analyse/Recherchephase)
Projektplanung, in der der Arbeitsumfang definiert wird
Formale Zustimmung zum Start
Teameinteilungen und Briefing
Arbeitsphasen, inkl. Konzeptdurchsichten und Überarbeitungen
Konzeptabnahmen
Produktion, Entwicklung und Qualitätssicherung
Abschließende Qualitätskontrolle sowie finale Überarbeitungen und Freigaben
Auslieferung
Support nach dem Launch, besonders häufig bei Digitalprojekten

Wie Teams von einer Phase in die nächste wechseln, ist ein wesentlicher Indikator dafür, ob ein Projekt auf Kurs bleibt oder entgleist. Hier zeigt sich auch, ob der ursprüngliche Projektplan durchdacht war.

Früher musste ich bei einer Agentur zum Beispiel den Zeitplan wegen Terminüberschneidungen um eine Woche vorverlegen – was passieren kann. Meine Lösung: Reviews bündeln, sodass alle bereichsübergreifenden Teams gemeinsam beteiligt sind.

Das widersprach deutlich dem formellen Ablauf, aber ich dachte: Wir sind doch hier alle Kolleginnen und Kollegen, oder? Lass uns zusammenarbeiten, gemeinsam die Probleme identifizieren und sie in zwei statt in vier Meetings lösen. Was soll schon schiefgehen?

Mit anderen Teammitgliedern hatte das bereits geklappt. In diesem konkreten Fall zahlte ich jedoch einen Preis dafür. Vertrauen, ein schwaches Sicherheitsgefühl und mangelndes Verständnis für Arbeitsweisen und Bedürfnisse führten zu Spannungen, versetzten Teams in Verteidigungspositionen und lenkten die Aufmerksamkeit vom Projekt ab – hin dazu, wie „kaputt“ der Prozess war.

Wichtig zu wissen: Es gibt den offiziellen Weg, Dinge zu tun – und es gibt den Weg, der in Ausnahmefällen angewendet wird, um Dinge tatsächlich voranzutreiben.

Wo diese Linie verläuft, merkt man mit der Zeit und mit wachsendem Verständnis der Teams und ihrer Dynamik. Nachsicht für Prozessveränderungen gibt es nur, wenn Vertrauen gewachsen ist – und das gewinnst du, indem du in deinem neuen Projektmanagement-Job echten Mehrwert zeigst.

Tag 1–Unendlich: Dinge in den Kontext setzen

Ich habe festgestellt: Je besser ich meine Kolleginnen und Kollegen, ihre Aufgaben und ihre Schnittstellen zu anderen Bereichen verstehe, desto erfolgreicher kann ich Projekte managen. Dazu gehört auch, zu wissen, wie sich jeder im Gesamtzusammenhang der Unternehmensmission, -vision und -werte sieht.

In meiner vorherigen Agentur habe ich zusammen mit dem CEO Onboarding-Meetings für neue Mitarbeitende veranstaltet, in denen wir über die Geschichte des Unternehmens, unsere bisherige Arbeit, unsere Fachgebiete und unsere Alleinstellungsmerkmale im Vergleich zu anderen Agenturen gesprochen haben. Wir haben außerdem das aktuelle Organigramm, unsere Abläufe und wichtige Abschnitte im Mitarbeiterhandbuch besprochen. Es ist wichtig, das Selbstbild des Unternehmens zu verstehen.

Was liefern wir?
Wie liefern wir?
Wer liefert?
Warum?

Diese Vision schafft einen wertvollen Zusammenhang dafür, wie neue Mitarbeitende und Kolleg:innen ihren Beitrag zum Ganzen wahrnehmen.

90 Tage und darüber hinaus: Probezeit vorbei

So sehr wir einzelne Themen gerne in klar definierte Momente einordnen würden, wissen wir doch, dass das Leben – und besonders das Leben im Projektmanagement – nicht immer so verläuft.

Der 30-60-90-Tage-Plan dient dazu, dir in der Einarbeitung Orientierung zu geben. Damit lässt sich der Informationsfluss etwas zähmen. Dieser Informationsfluss hört nach 90 Tagen nicht auf, sondern fühlt sich nur weniger überwältigend an – wie ein Wasserhahn oder eine Dusche – je mehr Neues du integrierst.

Weitere Unterstützung für die ersten 90 Tage als Projektmanager:in (und darüber hinaus) findest du in unserem DPM School Kurs: Mastering Digital Project Management. Du lernst darin, wie man Projekte über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg und mit einer Vielzahl von Methoden erfolgreich steuert.