Gestão de Fluxos de Trabalho: Definição, Exemplos e Principais Benefícios

Um fluxo de trabalho é uma forma de concluir uma tarefa repetida e, normalmente, está longe de ser simples. Enquanto um processo é mais abrangente, os fluxos de trabalho são utilizados ao nível da tarefa e tendem a ser mais dinâmicos. Envolvem frequentemente muitas idas e vindas, percursos ramificados e várias ferramentas e equipas diferentes.

A gestão de fluxos de trabalho também é frequentemente cíclica, o que significa que, sempre que atualiza e simplifica o seu fluxo de trabalho, tem de voltar a mapeá-lo e a acompanhá-lo até à próxima otimização.

Elementos essenciais de um sistema de gestão de fluxos de trabalho

Na maioria das vezes, utilizará uma ferramenta de software de fluxos de trabalho de projetos para gerir os seus fluxos de trabalho. Se optar pela abordagem manual, recomendo que dedique uma função inteira à gestão de fluxos de trabalho na sua empresa (mas, em última análise, deve digitalizar os seus fluxos de trabalho).

A solução de gestão de fluxos de trabalho que escolher deve disponibilizar quatro capacidades essenciais:

 1. Conceção

Para otimizar os seus fluxos de trabalho personalizados, tem de conseguir mapeá-los e visualizar os fluxos de trabalho, frequentemente utilizando um fluxograma ou um fluxograma de decisão para ilustrar claramente a lógica ramificada e os percursos condicionais. A conceção de fluxos de trabalho ajuda a que tudo pareça menos fragmentado e garante que as diferentes fases do seu fluxo de trabalho não ficam isoladas numa ferramenta ou equipa específica. Idealmente, esta funcionalidade é assegurada através de um criador de fluxos de trabalho de arrastar e largar.

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 2. Integração

Segue-se a integração de fluxos de trabalho. O seu sistema deve colmatar as lacunas entre as suas principais ferramentas de trabalho (por exemplo, ferramentas de colaboração, ferramentas de gestão de recursos e ferramentas de controlo de tempo), tornando-as interoperáveis e permitindo que a informação circule facilmente entre elas. Uma boa aplicação de fluxos de trabalho também pode substituir qualquer software externo de automatização de fluxos de trabalho que possa utilizar para este fim.

 3. Funções da equipa

Quem são as pessoas envolvidas no fluxo de trabalho que criou? Estão constantemente a saltar entre ferramentas, a iniciar e terminar sessão em contas ou a ter dificuldade em memorizar nomes de utilizador e palavras-passe? Um bom sistema de gestão de fluxos de trabalho ajuda os membros da sua equipa a gerir facilmente uma única identidade, mesmo entre diferentes ferramentas de trabalho.

 4. Análises

Como sabe se os seus esforços de otimização do fluxo de trabalho estão a dar frutos? Enquanto a maioria de nós consulta as análises disponibilizadas por ferramentas individuais, uma solução de gestão de fluxos de trabalho deve analisar o desempenho ao nível do fluxo de trabalho. Este acompanhamento mais abrangente fornece informações mais aprofundadas sobre a forma como as pessoas trabalham e estabelece as bases para uma análise mais eficaz dos fluxos de trabalho e para futuras otimizações.

Vantagens da gestão de fluxos de trabalho para a sua equipa

Existem quatro áreas principais nas quais a gestão de fluxos de trabalho pode fazer uma enorme diferença nos processos da sua empresa.

Produtividade individual

A gestão de fluxos de trabalho permite que as pessoas trabalhem a partir das ferramentas mais adequadas às suas funções, identificando onde os seus fluxos de trabalho se cruzam entre equipas e ferramentas, e utilizando integrações para os ligar.

Uma das principais vantagens da automatização de fluxos de trabalho é eliminar as tarefas rotineiras que ocupam tempo durante o dia. As ferramentas de processos e fluxos de trabalho também podem ajudar a configurar processos automatizados de acordo com as regras da empresa, para que as tarefas repetitivas sejam tratadas automaticamente através dos processos de fluxo de trabalho.

Ao tornar a informação mais facilmente acessível a todos através das ferramentas que já utilizam, a gestão de fluxos de trabalho também pode reduzir drasticamente o tempo que passa na sua caixa de entrada ou a tentar não bocejar durante uma reunião no Zoom.

Alinhamento da equipa

Garantir o alinhamento é realmente difícil, especialmente quando a sua equipa trabalha com várias ferramentas e em diferentes locais.

Um motor de fluxos de trabalho permite-lhe otimizar os fluxos de trabalho independentemente do local onde se encontra, enquanto a integração permite aos líderes empresariais monitorizar os fluxos de trabalho em tempo real, a partir da sua própria ferramenta, para garantir o alinhamento. Assim, quando algo parece estar deslocado ou a equipa encontra um bloqueio, pode corrigir rapidamente a situação.

Além disso, os dados de desempenho disponibilizados através da gestão de fluxos de trabalho permitem aos líderes de equipa rever e melhorar a forma como as suas equipas trabalham, conduzindo a um melhor alinhamento e a fluxos de trabalho mais ágeis no futuro.

Transparência da informação

Perde imenso tempo a tentar encontrar a informação de que precisa? O trabalhador médio passa cerca de oito horas por semana a localizar informação.

A gestão de fluxos de trabalho elimina os silos entre ferramentas que mantêm os dados inacessíveis, proporcionando simultaneamente controlos de acesso para que possa controlar quem pode ver ou editar ficheiros.

A integração torna o trabalho acessível a todos os que dele necessitam e proporciona visibilidade aos gestores. Uma maior transparência significa que os colaboradores têm a informação necessária para priorizar o trabalho e acelerar a tomada de decisões. Tudo isto também pode acontecer de forma assíncrona, o que significa menos mensagens e reuniões.

Facilidade de colaboração

A colaboração está a tornar-se mais difícil. À medida que as pessoas passam de ferramentas generalistas para ferramentas específicas das suas funções, existe cada vez menos sobreposição nos locais onde trabalham. Junte-se a isto o crescimento do trabalho remoto e ficará com um ambiente desafiante para gerir projetos multifuncionais.

Mas a gestão de fluxos de trabalho elimina os principais bloqueios ao transformar qualquer ferramenta que utilize numa plataforma colaborativa. As pessoas podem partilhar comentários, mover itens através de fluxos de trabalho de aprovação, transferir trabalho e levar os projetos até à conclusão a partir do software de fluxos de trabalho pago ou gratuito que escolherem. Sem sacrificar as suas ferramentas de trabalho. Sem perder informação na tradução. E sem reuniões intermináveis.

Exemplos de gestão de fluxos de trabalho

Como é a gestão de fluxos de trabalho na prática? Existe um número quase infinito de casos de utilização (saiba mais sobre os diferentes tipos de gestão de fluxos de trabalho aqui), mas vejamos dois exemplos diferentes de fluxos de trabalho: a coordenação de uma equipa e um projeto multifuncional.

Um fluxo de trabalho para a coordenação de uma equipa

Tendo isto em mente, eis um exemplo de um fluxo de trabalho comum para a coordenação de uma equipa:

1. Realize uma reunião diária com a sua equipa todas as manhãs para discutir as atribuições de tarefas do dia anterior e planear o dia de hoje.
2. Consulte a sua ferramenta de gestão de tarefas para verificar que tarefas e projetos vencem hoje.
3. Consulte as ferramentas de trabalho dos vários membros da sua equipa para acompanhar o progresso das respetivas tarefas e garantir o alinhamento. Contacte-os por chat ou e-mail para solicitar atualizações, iniciar um processo de aprovação, etc.
4. Organize ou participe em várias reuniões por dia para obter atualizações sobre projetos ou KPIs.
5. Partilhe atualizações com o resto da equipa através de reuniões adicionais, e-mail ou chat.
6. Planeie novas iniciativas e crie-as em cada uma das ferramentas da sua equipa.
7. Reúna informações de todas estas fontes diferentes em relatórios para a sua administração ou direção.

É muito trabalho e negligencia todo o trabalho diário regular que um líder de equipa poderá ter de realizar pessoalmente. Tentar perceber como estão a evoluir os projetos, saltando de um gráfico de Gantt no Asana para um quadro Kanban no Trello, não é a melhor forma de utilizar o seu tempo.

Eis o aspeto de um fluxo de trabalho de coordenação de equipas depois de otimizar os seus processos:

1. Crie um projeto de equipa centralizado na sua ferramenta preferida de gestão do trabalho.
2. Integre as suas ferramentas. Uma boa integração bidirecional permitirá que as informações circulem entre as ferramentas, para que todos se mantenham atualizados.
3. Monitorize diretamente as tarefas da sua equipa a partir da sua ferramenta preferida todos os dias, como uma ferramenta de gestão de tarefas ou um software de fluxo de trabalho de aprovação, ou até mesmo um software específico do setor, como um software de fluxo de trabalho para a construção. As atualizações ficam automaticamente visíveis no seu projeto. Isto permite-lhe fornecer rapidamente comentários, fazer o acompanhamento com perguntas ou intervir para corrigir o rumo.
4. Forneça atualizações, delegue trabalho e lidere iniciativas a partir desse mesmo projeto.
5. Integre o seu projeto de equipa com as suas ferramentas de trabalho e sincronize diretamente com estas as atualizações importantes. O software de fluxo de trabalho de código aberto pode ser uma opção valiosa neste contexto, oferecendo soluções altamente personalizáveis que lhe permitem adaptar as integrações e os fluxos de trabalho às necessidades específicas da sua equipa.

Um fluxo de trabalho de projeto multifuncional

Quando diferentes equipas precisam de trabalhar em conjunto num projeto, a comunicação é extremamente importante. Todos precisam de compreender em que estão a trabalhar os seus colaboradores, como está a evoluir o projeto e se existem obstáculos pelo caminho.

Tradicionalmente, eis o aspeto que esse fluxo de trabalho do projeto poderá ter:

1. É realizada uma reunião de lançamento com todas as partes interessadas no projeto para planear o projeto e atribuir tarefas.
2. Cada pessoa ou equipa envolvida no projeto introduzirá as respetivas tarefas nas suas próprias ferramentas de trabalho.
3. Todas as semanas, realiza uma reunião do projeto para partilharem atualizações sobre as tarefas pelas quais são responsáveis, colocarem perguntas ou fornecerem comentários.
4. Entre as reuniões, o chat e o e-mail são utilizados para distribuir informações, obter respostas rápidas a perguntas ou sinalizar questões urgentes.
5. Se alguém encontrar obstáculos que afetem o projeto, são convocadas reuniões especiais para resolver a questão em grupo.

Quando depende de reuniões semanais para obter atualizações sobre o projeto, corre o risco de passar cinco dias a trabalhar em algo que não está alinhado com a visão do projeto. Além disso, existe o potencial para problemas de comunicação. Como as mensagens do Slack e os e-mails estão separados da sua ferramenta de trabalho, as partes interessadas poderão não ver discussões importantes. Esta comunicação dispersa pode contribuir para um local de trabalho desorganizado que prejudica a produtividade.

Eis o aspeto que o fluxo de trabalho otimizado poderá ter:

1. É realizada uma reunião de arranque com todas as partes interessadas no projeto. É criado um plano e atribuídas tarefas.
2. Cada pessoa ou equipa envolvida no projeto introduz as suas tarefas nas respetivas ferramentas de trabalho. Essas ferramentas estão integradas e as tarefas e os projetos relevantes são sincronizados entre si.
3. Todas as pessoas envolvidas no projeto podem acompanhar o progresso das tarefas, comunicar e colaborar a partir da sua ferramenta de trabalho preferida. Todas as informações ficam imediatamente visíveis para as partes interessadas e todas as discussões decorrem dentro do projeto, para que todos as possam consultar.
4. As atualizações em tempo real permitem que as pessoas identifiquem os problemas à medida que surgem e que o feedback seja recebido mais rapidamente, reduzindo o esforço desperdiçado e mantendo o projeto dentro do prazo.

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