Automatização de Fluxos de Trabalho vs. Gestão de Projetos: Ferramentas Comparadas
Se tem explorado software de gestão de projetos, é provável que já se tenha deparado com o termo “automação de fluxos de trabalho” mais do que uma vez — e por uma boa razão. Os fluxos de trabalho são uma parte natural da gestão de projetos. Afinal, todos os projetos seguem uma série de etapas, nas quais as informações fluem de uma tarefa, pessoa ou fase para a seguinte.
Muitas ferramentas de gestão de projetos oferecem funcionalidades básicas de automação de fluxos de trabalho, como construtores de arrastar e largar que desencadeiam ações — por exemplo, enviar uma notificação quando o estado de uma tarefa é alterado. Estas funcionalidades são úteis para reduzir o trabalho repetitivo.
Mas, embora estas automações integradas sejam úteis, não oferecem o mesmo nível de potência ou flexibilidade que um software dedicado de automação de fluxos de trabalho. Neste artigo, vou analisar o software de automação de fluxos de trabalho em comparação com o software de gestão de projetos e destacar as principais diferenças.
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O que é o software de automação de fluxos de trabalho?
O software de automação de fluxos de trabalho é uma ferramenta digital que utiliza pouco código ou nenhum código para permitir a automatização de tarefas sem intervenção humana. Estas plataformas ajudam as equipas a simplificar processos repetitivos e a manter o trabalho em andamento sem necessidade de introdução manual.
Normalmente, incluem um construtor visual que simplifica a automatização de processos empresariais através da funcionalidade de arrastar e largar. Outras funcionalidades comuns do software de fluxos de trabalho incluem um sistema de notificações (para alertas na aplicação ou por e-mail), um conjunto de acionadores para iniciar ações específicas e um registo de auditoria para rever cada passo realizado num fluxo de trabalho.
No centro da automação de fluxos de trabalho está a lógica se-então. Define um acionador, como a marcação de uma tarefa como concluída, e o software executa automaticamente uma ou mais ações em resposta, como notificar um membro da equipa, atualizar um registo ou atribuir o passo seguinte. As vantagens da automação de fluxos de trabalho consistem em ajudar as equipas a poupar tempo, reduzir erros e manter o foco em trabalho de maior valor.
Se está a começar a explorar estas ferramentas — ou quer compreender como conceber fluxos de trabalho mais inteligentes —, os cursos de automação de processos empresariais podem orientá-lo através dos princípios da automação, da lógica se-então e da seleção de software.
Exemplos de software de automação de fluxos de trabalho
O crescimento do mercado de aplicações de gestão de projetos foi fortemente influenciado por avanços tecnológicos como a automação de fluxos de trabalho. Consulte aqui a nossa lista completa do software de automação de fluxos de trabalho atualmente disponível.
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Tenha em atenção que esta lista de software contém algumas ferramentas conhecidas principalmente como software de gestão de projetos, mas que dispõem de excelentes funcionalidades de automação. As restantes são aplicações de fluxos de trabalho dedicadas, que lhe oferecerão mais funcionalidades relacionadas com fluxos de trabalho.
Existem também muitos tipos de ferramentas de fluxos de trabalho e planos de preços concebidos para responder às suas necessidades e ao seu orçamento específicos. Estes incluem:
- Software de gestão de fluxos de trabalho, que fornece uma solução abrangente para planear, acompanhar e otimizar fluxos de trabalho.
- Software de fluxos de trabalho de projetos, que pode simplificar a gestão de tarefas, automatizar aprovações e melhorar a colaboração da equipa.
- Software de fluxos de trabalho de documentos, que simplifica o controlo de versões, centraliza a gestão de ficheiros e garante a conformidade através de registos de auditoria detalhados.
- Software de fluxos de trabalho empresariais ou software empresarial de automatização de processos, concebidos para gerir processos complexos à escala de toda a organização, através da integração de vários departamentos e sistemas.
- Software de automatização de serviços profissionais, concebido para profissionais de áreas como o direito, as tecnologias da informação e a consultoria. Pode ajudar a gerir projetos, recursos, faturas e faturação.
O que é o software de gestão de projetos?
O software de gestão de projetos foi concebido para ajudar os gestores de projetos a planear, executar e supervisionar os seus projetos ao longo das cinco fases do ciclo de vida do projeto.
A história dos sistemas de gestão de projetos é marcada pela melhoria contínua e pela adaptação à evolução dos requisitos dos projetos.
É um conjunto de ferramentas que visa melhorar a colaboração entre os gestores de projetos, a equipa do projeto e as partes interessadas. O principal objetivo do software de gestão de projetos é aumentar a produtividade, permitindo uma melhor organização, comunicação e gestão, conduzindo, em última análise, a uma entrega de valor mais eficiente.
Compreender os vários tipos de software de gestão de projetos pode ajudar a simplificar o fluxo de trabalho do seu projeto.
Exemplos de software de gestão de projetos
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Software de automatização de fluxos de trabalho em comparação com software de gestão de projetos: a principal diferença
Embora a maioria dos softwares de gestão de projetos tenha excelentes capacidades de automatização, pode não ser capaz de executar todas as automatizações de projetos pretendidas por um utilizador, nem de acompanhar o desempenho dessas automatizações.
O software de automatização de processos aproxima-se mais do que se obtém com um sistema de gestão de processos empresariais (BPMS): saiba mais sobre BPM vs. fluxos de trabalho aqui. Com estes tipos de software, obtém informações sobre os fluxos, em vez de informações sobre os projetos.
Esta centralidade nos fluxos de trabalho significa que pode:
- Consultar registos de auditoria com informação histórica. Pode utilizar os registos de auditoria para consultar os dados introduzidos, as marcas de data e hora, todas as ações realizadas por um utilizador ao longo do fluxo de trabalho e quaisquer comentários ou anexos associados. Este é também um benefício essencial do software BPM, que está relacionado com o software de automatização de fluxos de trabalho.
- Criar painéis que acompanham o desempenho. Pode criar painéis que acompanham a eficiência do seu processo. Utilize a informação para fazer ajustes e ajudar a sua equipa a aproximar-se do cumprimento dos acordos de nível de serviço.
- Convidar outras pessoas a criar fluxos de trabalho. Ao contrário do software de gestão de projetos, as ferramentas de fluxos de trabalho permitem convidar pessoas para o seu criador de fluxos de trabalho e recolher os seus contributos. Isto facilita a criação colaborativa e garante que o seu fluxo de trabalho reflete os interesses de todos.
Perguntas frequentes sobre a automatização do fluxo de trabalho de gestão de projetos
Qual é a diferença entre a gestão de projetos e a gestão de fluxos de trabalho?
A gestão de projetos envolve o planeamento, a execução e o encerramento de projetos, com foco na concretização de objetivos específicos dentro de um determinado prazo e orçamento. Inclui frequentemente tarefas como a alocação de recursos, o agendamento e a comunicação com as partes interessadas. A gestão de fluxos de trabalho, por outro lado, centra-se na otimização e automatização do fluxo de tarefas e informações nos processos, de forma a melhorar a eficiência e a consistência. Trata-se mais de gerir a sequência de etapas de um processo do que de supervisionar um projeto inteiro.
A automatização de fluxos de trabalho é o mesmo que a gestão de fluxos de trabalho?
A automatização de fluxos de trabalho refere-se à utilização de tecnologia para executar tarefas sem intervenção humana, frequentemente no âmbito de um sistema de gestão de fluxos de trabalho. Automatiza tarefas e processos repetitivos para melhorar a eficiência. A gestão de fluxos de trabalho abrange um âmbito mais vasto, que inclui a conceção, a execução e a monitorização de fluxos de trabalho, podendo ou não incluir automatização. A gestão de fluxos de trabalho consiste em garantir que os fluxos de trabalho são eficazes e eficientes, enquanto a automatização é uma ferramenta integrada nesse processo.
Quais são os 4 tipos de fluxos de trabalho?
Os tipos de fluxos de trabalho podem variar consoante o contexto, mas geralmente incluem:
\u003cul\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eFluxos de trabalho sequenciais\u003c/strong\u003e: as tarefas são concluídas segundo uma ordem definida.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eFluxos de trabalho paralelos\u003c/strong\u003e: várias tarefas são executadas em simultâneo.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eFluxos de trabalho de máquinas de estados\u003c/strong\u003e: as tarefas transitam entre estados com base em condições ou eventos.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eFluxos de trabalho orientados por regras\u003c/strong\u003e: as tarefas são concluídas com base em regras ou lógica predefinidas.
Estes tipos ajudam a organizar as tarefas com base nas necessidades do processo.\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
Qual é a diferença entre a gestão de fluxos de trabalho e a gestão do trabalho?
A gestão de fluxos de trabalho centra-se especificamente nos processos e nas sequências de tarefas numa operação empresarial, envolvendo frequentemente a automatização para simplificar esses processos. \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/topics/best-practices/work-management/\u0022\u003eA gestão do trabalho\u003c/a\u003e é mais abrangente, incluindo não só os fluxos de trabalho, mas também outros aspetos da gestão do trabalho, como a alocação de recursos, os calendários dos projetos e a colaboração. Inclui ferramentas e estratégias para gerir todos os aspetos do trabalho numa organização.
