Automação de fluxos de trabalho: processos, exemplos e ferramentas
Aumento da eficiência: A automação de fluxos de trabalho reduz significativamente o tempo despendido em tarefas repetitivas, permitindo-lhe concentrar-se em trabalho mais estratégico.
Redução de erros: A automatização dos fluxos de trabalho melhora a precisão e a qualidade ao minimizar a probabilidade de erro humano nos processos de rotina.
Potencial de personalização: Pode adaptar a automação de fluxos de trabalho às necessidades específicas do seu projeto, tornando-a adequada a diferentes setores e tarefas.
Benefícios entre departamentos: A automação de fluxos de trabalho pode ser aplicada em vários departamentos, desde as TI aos RH, melhorando as operações e a colaboração.
Seleção de ferramentas: Escolher as ferramentas de automação certas é crucial, com opções que vão desde aplicações simples de automatização de tarefas a software abrangente de gestão de processos empresariais.
Em termos simples: as ferramentas de automatização de fluxos de trabalho facilitam a gestão de projetos. Em vez de ter de gastar tempo e energia desnecessários em tarefas repetitivas e processos empresariais, pode criar fluxos de trabalho que eliminam o trabalho rotineiro do seu dia sem deixar nenhuma etapa para trás.
Por exemplo, imagine que está a trabalhar com um fornecedor para criar conteúdo criativo. Numa equipa de marketing dinâmica e altamente eficiente, pode ser difícil acompanhar os pedidos criativos, rever o conteúdo recebido e aprovar rascunhos para publicação. Em vez de percorrer as suas mensagens diretas para se lembrar do que tinha pedido inicialmente, pode configurar um fluxo de trabalho único, personalizado de acordo com o seu processo, que o orienta passo a passo sobre o que é necessário para alcançar o sucesso.
Neste artigo, explicaremos como pode automatizar os seus fluxos de trabalho, de que forma a automatização o pode ajudar a gerir projetos e apresentaremos exemplos de software de automatização de fluxos de trabalho para começar.
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O que é a automatização de fluxos de trabalho?
A automatização de fluxos de trabalho envolve: 1) identificar quais os elementos de um processo que podem ser executados sem intervenção humana e 2) utilizar software de automatização de fluxos de trabalho para configurar e executar essas automatizações. As funcionalidades comuns do software de automatização de fluxos de trabalho incluem o agendamento de tarefas, a gestão de e-mails e documentos e a integração com outras aplicações empresariais.
Pode utilizar a automatização de fluxos de trabalho em tarefas que vão desde a introdução de dados à gestão de documentos, passando pela atribuição de tarefas e pela comunicação por e-mail. A automatização de fluxos de trabalho também se enquadra frequentemente no âmbito mais amplo da gestão de projetos. Veja as diferenças entre a automatização de fluxos de trabalho e a gestão de projetos.
Porquê utilizar automatizações de fluxos de trabalho?
Tanto as pequenas como as grandes empresas podem usufruir dos benefícios da automatização de fluxos de trabalho. Quando configurada corretamente, a automatização de fluxos de trabalho:
- Melhora a eficiência dos fluxos de trabalho. As tarefas manuais repetitivas, embora sejam necessárias para manter tudo a funcionar sem problemas, podem consumir muito tempo e ser dispendiosas quando realizadas manualmente.
- Melhora a precisão e a qualidade, reduzindo as probabilidades de erro humano. Também pode automatizar e digitalizar tarefas dos fluxos de trabalho para promover o cumprimento das políticas e dos procedimentos da empresa.
- Liberta tempo dos colaboradores para que estes se possam concentrar em tarefas mais estratégicas. O tempo é um recurso escasso e não renovável. A automatização de fluxos de trabalho garante que passa menos tempo em processos manuais e mais tempo nas coisas que realmente importam.
Se está agora a começar, considere inscrever-se em cursos de automatização de processos empresariais para compreender melhor como a automatização pode simplificar as operações, reduzir erros e poupar tempo em todos os departamentos.
Como diferentes departamentos das organizações utilizam a automatização de fluxos de trabalho
A automatização de fluxos de trabalho pode abranger desde a automatização de respostas a e-mails até à configuração de lembretes de compromissos. Em alguns casos, pode mesmo ser utilizada para automatizar departamentos ou funções empresariais inteiros, existindo ferramentas especializadas de software de automatização de fluxos de trabalho com IA que permitem utilizar IA na automatização de fluxos de trabalho.
Eis alguns exemplos de como a automatização de fluxos de trabalho empresariais pode ser utilizada com sucesso por gestores de projetos em grandes organizações com vários departamentos:
- TI e desenvolvimento de software: os departamentos de TI podem automatizar fluxos de trabalho como implementações de código, processos de teste e acompanhamento de problemas. Em vez de ter de coordenar processos repetíveis, como lançamentos, de raiz a cada duas semanas através de vários canais de comunicação, pode documentar o seu processo uma vez e, em seguida, automatizar a sua execução para não perder detalhes importantes.
- Marketing e comunicações: a automatização de fluxos de trabalho pode ser utilizada em processos de fluxos de trabalho criativos, como o agendamento de campanhas, os fluxos de trabalho de aprovação de conteúdo e a elaboração de relatórios analíticos.
- Vendas e desenvolvimento de negócio: a automatização ajuda na gestão de potenciais clientes, no acompanhamento do funil de vendas e na elaboração de relatórios de desempenho.
- Recursos Humanos (HR): Os gestores de HR utilizam a automatização de fluxos de trabalho para processos de recrutamento, integração de novos colaboradores e programas de formação. A automatização do processo de integração significa que os seus colaboradores ficam preparados para ter sucesso desde o primeiro dia, com o equipamento adequado, os requisitos de formação, as permissões de acesso e uma lista de partes interessadas que devem conhecer.
- Finanças e Contabilidade: Os departamentos financeiros podem utilizar a automatização para o acompanhamento de orçamentos, os relatórios financeiros e os processos de auditoria.
- Atendimento e Suporte ao Cliente: Os representantes e responsáveis pelo atendimento ao cliente podem utilizar a automatização para o encaminhamento de pedidos, a recolha de feedback e a monitorização dos níveis de serviço. Isto melhora os tempos de resposta e automatiza pedidos comuns, permitindo que as equipas dediquem o seu tempo a questões estratégicas.
- Investigação e Desenvolvimento (R&D): As equipas de R&D podem utilizar a automatização para o agendamento de experiências e a recolha de dados.
Além disso, os setores podem adaptar a automatização de fluxos de trabalho a necessidades específicas. Na construção, esta simplifica o agendamento, a alocação de recursos e o acompanhamento do progresso.
Os cuidados de saúde beneficiam da automatização do registo inicial dos pacientes, do agendamento de consultas e das tarefas de conformidade, enquanto o software de fluxos de trabalho para o setor do retalho pode otimizar o inventário, o processamento de encomendas e a interação com os clientes. As empresas de VFX podem utilizar software de gestão de projetos de VFX para configurar automatizações para aprovações, transferências e outras partes do processo criativo.
Exemplos de Automatização de Fluxos de Trabalho
Para os gestores de projetos, os casos de utilização da automatização de fluxos de trabalho incluem a criação de listas de tarefas, a atribuição de tarefas aos membros da equipa, o acompanhamento do progresso e o envio de lembretes. Além disso, a automatização de fluxos de trabalho pode ser utilizada para criar relatórios e acompanhar os custos dos projetos.
Eis alguns exemplos de automatização de fluxos de trabalho na gestão de projetos:
- Quando faltarem dois dias ou menos para a data-limite de uma tarefa e esta não estiver marcada como concluída, envie uma notificação ao responsável pela tarefa a informar que a data se aproxima. Envie lembretes na data-limite e, posteriormente, a cada dois dias, até que a tarefa esteja concluída.
- Às quintas-feiras, envie uma cópia do painel do projeto para uma lista de distribuição.
- Quando for registado um erro, publique uma notificação em tempo real no canal da equipa no Slack para aumentar a visibilidade.
- Siga um processo de aprovação quando um documento estiver pronto para revisão. Envie uma ligação para o documento, juntamente com uma notificação, ao SME identificado e envie notificações de acompanhamento a cada dois dias até que o documento seja aprovado ou devolvido com alterações. Quando o documento for devolvido, altere o responsável pela tarefa para a pessoa responsável por avaliar os comentários. Também pode simplificar este processo utilizando software de fluxos de trabalho de documentos ou software de controlo de documentos.
- Quando a data de um marco for alterada, peça ao gestor do projeto ou à pessoa que alterou a data para inserir uma nota sobre o motivo da alteração. Envie uma notificação ao patrocinador do projeto com informação sobre a alteração da data do marco e uma nota a explicar o motivo.
- Lembre as partes interessadas de preencherem um relatório de estado três dias antes da data-limite. Distribua o relatório de estado na data-limite às partes interessadas relevantes.
- Crie um formulário de pedido para gerir solicitações internas de serviços partilhados, como pedidos ao serviço de apoio, suporte de ciência de dados ou edição de textos. Crie um pedido, categorize-o e atribua um ponto de contacto e uma data-limite com base na forma como o solicitante preenche o formulário de pedido.
Consulte aqui mais exemplos de fluxos de trabalho.
Como Automatizar Processos de Fluxos de Trabalho
Eis os passos a seguir ao utilizar ferramentas de automatização de processos digitais para automatizar processos, tanto em fluxos de trabalho simples como complexos:
1. Identifique tarefas específicas a automatizar
O primeiro passo para implementar a automatização de fluxos de trabalho é avaliar quais dos seus processos existentes beneficiariam da automatização. Esteja atento aos sinais de que o seu processo está pronto para ser automatizado:
- Tarefas que o utilizador ou os membros da sua equipa realizam repetidamente
- Tarefas em que é um obstáculo
- Processos que a equipa descreve como “defeituosos” ou “complicados”, ou que não podem ser facilmente explicados a um público externo
- Tarefas que envolvem principalmente clicar em botões segundo um horário específico ou após uma condição de acionamento específica
2. Documentar o estado atual
Entreviste as partes interessadas relevantes para compreender como funciona atualmente o processo. Documente cada um dos passos envolvidos e inclua ligações para qualquer documentação relevante.
Pode também considerar a criação de um diagrama de fluxo de trabalho para documentar o processo (possivelmente utilizando software de diagramas de fluxo de trabalho).
Certifique-se de recolher todos os pontos problemáticos (ou seja, onde é que o processo é repetitivo, lento ou propenso a erros).
3. Identificar o estado futuro pretendido
Depois de analisar os pontos problemáticos do processo atual, descreva como o processo deveria funcionar idealmente. Crie ou adapte os fluxos de trabalho necessários. Determine de que ferramentas ou software de automatização de processos necessitará para concluir a automatização.
4. Implementar a automatização do fluxo de trabalho
Para implementar o novo processo, pode utilizar fluxos de trabalho existentes que já tenha configurado ou criar fluxos de trabalho personalizados (se estiver a utilizar uma forma ágil de trabalhar, terá de configurar fluxos de trabalho ágeis). Configure a automatização do fluxo de trabalho e deixe-a funcionar em segundo plano.
Depois, concentre-se noutros aspetos da sua empresa ou projeto!
As 10 melhores ferramentas de automatização para melhorar o fluxo de trabalho
Não é possível ter automatização do fluxo de trabalho sem software. Considere que tarefas pretende automatizar e comece a procurar funcionalidades de ferramentas de fluxo de trabalho, como modelos de automatização, configuração com pouco código e criação de automatizações através de arrastar e largar.
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Dica profissional: a maioria das soluções SaaS ou de automatização de fluxos de trabalho baseadas na nuvem permite um teste gratuito ou uma conta com utilizadores limitados. Existem muitas ferramentas de automatização e de gestão de fluxos de trabalho que permitem ligar diferentes aplicações. Conectores, APIs e ferramentas de integração como o Zapier podem ligar fluxos de trabalho que a equipa está a utilizar distintos.
Alguns outros softwares de fluxo de trabalho que poderão ser úteis:
- Aplicações de fluxo de trabalho (para fluxos de trabalho em movimento)
- Ferramentas mais robustas de automatização de processos empresariais e de gestão de processos empresariais (BPM) (leia aqui sobre BPM vs. fluxos de trabalho)
- Software de motor de regras empresariais para fluxos de trabalho que dependem de uma lógica de decisão complexa, como encaminhamento condicional ou aprovações
- Software de fluxo de trabalho de projetos para utilizar com os seus fluxos de trabalho de gestão de projetos, em vez de fluxos de trabalho empresariais mais gerais
- Software de fluxos de trabalho de aprovação para fluxos de trabalho que incluem um passo de aprovação, quer o fluxo de trabalho exija aprovação interna ou externa
- Alternativas ao ProcessMaker se estiver atualmente a utilizar o ProcessMaker, mas não estiver totalmente satisfeito com ele e pretender algo que se adapte melhor às suas necessidades
O que se segue?
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