10 najlepszych narzędzi do zarządzania agencją — recenzja na 2026 rok

Wrike to łatwe w obsłudze oprogramowanie dla agencji reklamowych, odpowiednie dla zespołów składających się z co najmniej pięciu osób. Jest wysoce konfigurowalne, dzięki czemu użytkownicy mogą dostosowywać procesy, przepływy pracy, pulpity nawigacyjne, raporty i formularze zgłoszeniowe do swoich dokładnych potrzeb. Pomaga eliminować kosztowne silosy między zespołami, centralizować komunikację i automatyzować czasochłonne zadania administracyjne. W przypadku agencji realizujących złożone projekty lub działających pod dużą presją Wrike może również okazać się nieocenione w czasach niepewności. Danilo Coviello, założyciel Espresso Translations, wyjaśnił: „Prawdziwa wartość Wrike ujawnia się w zarządzaniu kryzysowym. Klient z sektora fintech poinformował o zmianach w zakresie zgodności, które były wymagane w trzech krajach. Mapowanie zależności dokładnie wskazało mi, na które zadania wpłyną te zmiany, zanim doszło do jakichkolwiek szkód.”

Wrike umożliwia użytkownikom przełączanie się między konfigurowalnymi tablicami Kanban, wykresami Gantta dostępnymi jednym kliknięciem a klasycznymi widokami obciążenia pracą, dzięki czemu zespoły mogą wybrać sposób wizualizacji elementów realizacji kampanii. Wrike oferuje również listy zadań, podzadania, współdzielone kalendarze, niestandardowe przepływy pracy, udostępnianie plików i współpracę w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą uzyskiwać zaawansowane informacje na temat wydajności w ponad 50 platformach marketingowych, oceniać zarządzanie zasobami i ich przydzielanie oraz rejestrować czas pracy.

Wrike ma łatwy w obsłudze, intuicyjny interfejs i nawigację z wyraźnie wydzielonymi przestrzeniami, folderami i zadaniami. Przełączaj się między ekranem głównym a kartami ewidencji czasu pracy, pulpitami nawigacyjnymi, kalendarzami, raportami i strumieniem aktywności. Wrike ma dedykowane centrum pomocy z interaktywnymi szkoleniami, filmami, przewodnikiem „Pierwsze kroki” oraz aktywną społecznością. Narzędzie oferuje również specjalne rozwiązanie dla zespołów marketingowych, a także różnorodne szablony typowych procesów organizacyjnych.

Wrike oferuje ponad 400 gotowych, natywnych integracji, w tym integracje z Adobe Creative Cloud, oprogramowaniem do zarządzania plikami firm Microsoft, Google i Dropbox oraz ponad 50 narzędziami przeznaczonymi specjalnie do marketingu.

Productive to wszechstronne oprogramowanie do zarządzania agencją, wyposażone w zestaw zaawansowanych funkcji, które zapewniają narzędzia i dane potrzebne do sprawnego prowadzenia agencji. Narzędzie zostało stworzone przez zespół z dziesięcioletnim doświadczeniem w zakładaniu, zarządzaniu i rozwijaniu firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania, dlatego szczególnie dobrze sprawdza się w agencjach cyfrowych. Fran Vižintin, starszy menedżer ds. klientów w Productive, wyjaśnia, dlaczego platforma tak dobrze sprawdza się w agencjach: „Productive zostało zaprojektowane z myślą o agencjach i obsługuje planowanie zasobów na wysokim poziomie. Umożliwia agencjom przypisywanie usług i stawek rozliczeniowych oraz śledzenie budżetu w ramach każdej fazy projektu.”

Funkcje tego narzędzia w pełni spełniają moje kryteria dotyczące narzędzi do zarządzania agencją. Zarządzanie klientami i potencjalnymi klientami znajdziesz w lejku sprzedażowym (zarządzanie przepływem transakcji, porządkowanie sprzedaży). Funkcja planowania zasobów, narzędzie do śledzenia czasu oraz narzędzia do współpracy przy zadaniach spełniają kryteria dotyczące zarządzania zasobami i projektami, których oczekuję od narzędzia lub platformy dla agencji.

Rozliczeniami i fakturowaniem można również zarządzać bezpośrednio z poziomu narzędzia, podobnie jak przydatnymi raportami dotyczącymi rentowności i kosztów, które pomagają w zarządzaniu finansami. Funkcja raportowania wykracza jednak znacznie poza ten zakres, oferując raporty w czasie rzeczywistym dotyczące marż, wykorzystania zasobów i wielu innych kwestii — w tym raporty dotyczące historii poszczególnych pracowników lub wykonawców w firmie, raport wynagrodzeń itd.

Integracje Productive obejmują Zapier, a także Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero i Exact.

Productive kosztuje 9 USD/użytkownika/miesiąc (przy rozliczeniu rocznym). Oferuje również w pełni funkcjonalny, bezpłatny 14-dniowy okres próbny.

Scoro to system zarządzania agencją zaprojektowany, aby pomagać firmom skuteczniej zarządzać operacjami. Łączy narzędzia do zarządzania projektami, sprzedażą i relacjami z klientami (CRM), przygotowywania ofert, planowania zasobów, śledzenia czasu, fakturowania i raportowania, przenosząc każdy aspekt pracy agencji na jedną scentralizowaną platformę.

System ułatwia kompleksowe zarządzanie projektami w całym cyklu ich realizacji — od przygotowania wstępnych ofert po końcowe fakturowanie. Pulpity nawigacyjne działające w czasie rzeczywistym i szczegółowe raporty zapewniają wgląd w postępy, wyniki i ogólną wydajność, pomagając zespołom podejmować świadome decyzje i ograniczać nieporozumienia.

Scoro obejmuje również funkcje planowania zasobów, które pomagają efektywnie rozdzielać obciążenie pracą i zapobiegać wypaleniu zawodowemu zespołu. Funkcja zarządzania umowami abonamentowymi zapewnia śledzenie cyklicznej pracy dla klientów i jej spójną realizację w ramach projektów.

Platforma integruje się z Google Calendar, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal i innymi usługami. Możesz również połączyć dodatkowe narzędzia za pośrednictwem Zapier, aby rozszerzyć możliwości automatyzacji.

Ceny zaczynają się od $19.9/użytkownika/miesiąc, a usługa jest dostępna w ramach bezpłatnego okresu próbnego.

Screendragon to oprogramowanie do zarządzania agencją, zaprojektowane do zarządzania projektami, pracownikami, procesami i rentownością w jednym miejscu. Jest łatwe w użyciu i oferuje zaawansowane możliwości dostosowywania. Największe grupy agencyjne na świecie, takie jak Omnicom, WPP i IPG, polegają na Screendragon w zakresie obsługi swoich działań agencyjnych.

Screendragon zapewnia bezproblemową integrację, oferując zarządzanie projektami, przepływem pracy i zasobami, a także prognozowanie, ewidencję czasu, zarządzanie budżetem i zasobami cyfrowymi. Narzędzie można w dużym stopniu konfigurować, dzięki czemu użytkownicy mogą dostosowywać formularze, pulpity nawigacyjne, szablony, reguły przepływu pracy, uprawnienia, powiadomienia, raporty, a nawet terminologię używaną na platformie.

Zintegrowany moduł budżetowy Screendragon umożliwia użytkownikom tworzenie SOW i kosztorysów, a także prognozowanie przyszłych przychodów i potrzeb w zakresie zasobów. Przeglądy i zatwierdzenia są proste dzięki funkcjom wizualnej weryfikacji, współpracy w czasie rzeczywistym, kontroli wersji i szczegółowych uprawnień. Zaawansowane możliwości automatyzacji Screendragon ułatwiają bezpieczne i wydajne zatwierdzanie zasobów oraz pozwalają łatwo dostosować narzędzie do obsługi rozwijających się agencji. Intuicyjne zarządzanie zadaniami umożliwia użytkownikom przełączanie się między tablicami Kanban, interaktywnymi wykresami Gantta i widokami listy.

Screendragon oferuje natywne integracje z systemami ERP, takimi jak SAP i PeopleSoft, oraz może integrować się z tysiącami aplikacji za pośrednictwem Zapier, w tym Slack, Trello, Google Drive, Office 365 i Microsoft Dynamics. Ma również otwarte API, umożliwiające tworzenie niestandardowych integracji z dowolnym rozwiązaniem.

Ceny Screendragon zaczynają się od $20/użytkownika/miesiąc, przy jednorazowej opłacie wdrożeniowej, a bezpłatne demo jest dostępne.

monday AI Workspace to świetne oprogramowanie dla agencji reklamowych, ponieważ narzędzie to wyeliminowało wiele zbędnych dodatków typowych narzędzi do zarządzania i skupiło się na prostych, wizualnie intuicyjnych układach, które pomagają uporządkować kolejność prac.

Funkcje monday AI Workspace do zarządzania projektami reklamowymi obejmują moduły zarządzania zasobami i projektami, a także świetne narzędzia do współpracy. Użytkownicy mogą na przykład przesyłać pliki i dołączać je do kart, dodawać komentarze, oznaczać członków zespołu i nie tylko. Narzędzie oferuje również świetny pulpit raportowania projektów, który może gromadzić dane z wielu tablic, umożliwiając lepsze śledzenie postępów. Chociaż monday AI Workspace nie oferuje kompletnego zestawu narzędzi do księgowości projektowej i fakturowania, można go używać do śledzenia godzin, harmonogramów i faktur. monday AI Workspace oferuje także funkcje oparte na AI, które pomagają agencjom automatyzować rutynowe zadania i szybciej realizować projekty. Zespoły mogą używać AI do podsumowywania informacji, tworzenia i udoskonalania treści, wyodrębniania wniosków z danych dotyczących pracy oraz automatyzowania części przepływów pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, jest to wysoce konfigurowalne narzędzie, które pozwala pracować zgodnie z dowolną metodologią — kanban lub inną — dopasowaną do projektu i zespołu. Znajdziesz tu również przydatne narzędzia przepływów pracy do automatyzowania części procesu.

Integracje monday AI Workspace obejmują aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform i wiele innych, dostępnych za pośrednictwem Zapier.

monday AI Workspace kosztuje od $9/użytkownika/miesiąc i obejmuje bezpłatny 14-dniowy okres próbny. Dostępny jest również bezpłatny plan dla maksymalnie 2 użytkowników.

Kantata to platforma do zarządzania agencją, stworzona w celu ujednolicenia każdego etapu cyklu realizacji usług dla klienta. Od planowania projektów i harmonogramowania zasobów po śledzenie finansów i raportowanie dla klientów — zapewnia agencjom scentralizowany system do zarządzania operacjami, poprawy rentowności i efektywnego skalowania działalności.

Platforma obejmuje funkcje zaprojektowane specjalnie dla agencji, takie jak narzędzia do wdrażania klientów, planowanie projektów, monitorowanie czasu i zasobów, fakturowanie, umowy oraz centra współpracy. Możliwości te ułatwiają śledzenie postępów zespołu względem terminów i budżetów, monitorowanie satysfakcji klientów oraz prognozowanie wykorzystania zasobów lub przychodów — wszystko z poziomu jednej platformy. Konsolidując przepływy pracy, Kantata eliminuje silosy i zapewnia pełny obraz kondycji agencji.

Poza codziennym zarządzaniem projektami Kantata wspiera podejmowanie decyzji na podstawie danych w całym cyklu życia usług. Dynamiczne pulpity nawigacyjne, raportowanie analityczne oraz planowanie scenariuszowe pozwalają liderom agencji identyfikować ryzyka, dostosowywać plany i prezentować klientom wartość. To połączenie widoczności i elastyczności pomaga agencjom wywiązywać się z obietnic, jednocześnie wzmacniając zaufanie klientów.

Do innych istotnych funkcji należą konfigurowalne bazy umiejętności służące do śledzenia kompetencji zespołu, raporty dotyczące konkretnych scenariuszy (takie jak monitory rentowności i karty wyników dla kadry zarządzającej), widoki Kanban do zwinnej realizacji kampanii oraz automatyczne alerty sygnalizujące potencjalne rozbieżności w harmonogramie lub zadaniach.

Kantata integruje się z szeregiem narzędzi, takich jak Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Workday, QuickBooks, HubSpot i NetSuite.

Hive to zaawansowane narzędzie do zarządzania agencją, organizowania projektów i elastycznej koordynacji zadań. Umożliwia agencjom organizowanie projektów na wykresie Gantta, tablicy Kanban, w tabeli lub kalendarzu, a także łatwe przełączanie się między poszczególnymi układami. Ponadto każdy użytkownik może wybrać sposób wyświetlania projektu, dzięki czemu każdy członek zespołu może korzystać z widoku najlepiej dopasowanego do swoich potrzeb. Aktualizacje są odzwierciedlane we wszystkich widokach projektu, więc agencja jest na bieżąco niezależnie od wybranej opcji.

Hive umożliwia użytkownikom łatwą współpracę poprzez wysyłanie wiadomości bezpośrednio do poszczególnych osób lub grup w agencji. Potrzebujesz udostępnić dokument? Prześlij go bezpośrednio do zadania, projektu lub wiadomości. Funkcja Formularzy w Hive eliminuje konieczność ciągłej wymiany e-maili i gromadzi wszystkie niezbędne informacje za pomocą prostych formularzy do wypełnienia.

Warto zauważyć, że jeśli przechodzisz do Hive z innego narzędzia, możesz importować zadania z narzędzi takich jak Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet i kilku innych.

Hive integruje się z Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box oraz ponad tysiącem innych narzędzi za pośrednictwem Zapier.

Hive kosztuje od 12 USD za użytkownika miesięcznie.

ClickUp to narzędzie do zarządzania pracą z funkcjami zarządzania projektami, współpracy zespołowej, wyznaczania celów i zarządzania dokumentami. Użytkownicy mogą planować projekty i przydzielać zadania, aby zarządzać obciążeniem pracą i czasem członków zespołu. Funkcje zarządzania zadaniami obejmują podzadania, listy kontrolne, ustalanie priorytetów, przypomnienia i szablony. Użytkownicy mogą filtrować i sortować zadania oraz zmieniać ich kolejność zgodnie ze swoimi preferencjami.

Wykresy Gantta, tablice Kanban, kalendarze i osie czasu są dostępne do wizualizacji obciążenia pracą zespołu. Śledzenie czasu może odbywać się bezpośrednio na platformie lub za pośrednictwem integracji zewnętrznej. Pliki można udostępniać za pośrednictwem platformy, a użytkownicy mogą współpracować nad pracą za pomocą czatu na żywo, tablic, komentarzy i funkcji weryfikacji pracy. Użytkownicy mogą wyznaczać mierzalne cele bezpośrednio na platformie i łączyć je z konkretnymi zadaniami, co pomaga utrzymać zgodność działań członków zespołu ze wspólnymi celami.

Oprogramowanie udostępnia pulpity raportowe do monitorowania produktywności zespołu, postępów projektów, KPI i innych wskaźników zespołu. Obejmuje to śledzenie celów, obciążenia pracą i kamieni milowych, a nawet automatyczne kontrole nastrojów generowane dzięki możliwościom uczenia maszynowego oprogramowania.

ClickUp oferuje natywne integracje z innymi aplikacjami SaaS, takimi jak Dropbox, Figma, GitHub, Google Drive, Harvest, HubSpot, Intercom, Loom, Microsoft Teams, OneDrive, Outlook, Slack, Toggl Track, Webhooks, Zoom i nie tylko. Zapier może również odblokować dodatkowe integracje.

Dostępny jest plan freemium z nieograniczoną liczbą zadań i użytkowników, a płatne plany zaczynają się od $9/użytkownika/miesiąc.

Teamwork to elastyczny system zarządzania agencją, który pomaga agencjom zwiększać produktywność i rentowność. Umożliwia agencjom zarządzanie dużą liczbą projektów klientów od początku do końca. Teamwork pozwala tworzyć elastyczne, niestandardowe przepływy pracy i zapewnia jedno centralne miejsce do wizualizowania projektów zespołu i klientów.

Teamwork oferuje szereg narzędzi i funkcji pomagających agencjom zarządzać pracą. Dzięki funkcji obciążenia pracą możesz uzyskać pełny obraz możliwości swojego zespołu, zarządzać zasobami i pilnować realizacji zadań przez zespół. Innym popularnym narzędziem jest widok Gantta. Jak mówi Melody MacKeand, kierowniczka projektu i była główna konsultantka w Teamwork: „W Teamwork widok Gantta jest bardzo intuicyjny; możesz przesuwać zadania, a oś czasu aktualizuje się automatycznie”. Teamwork ma również wbudowane śledzenie czasu, które pozwala rejestrować liczbę godzin poświęconych na zadania i monitorować godziny podlegające rozliczeniu. Raporty rentowności umożliwiają śledzenie wyników finansowych według projektu lub członka zespołu oraz porównywanie ich z budżetem danego klienta.

Szczególnie przydatną funkcją tego oprogramowania dla agencji jest możliwość bezpłatnego dodawania klientów jako współpracowników, dzięki czemu mogą oni komunikować się z zespołem, dodawać komentarze w odpowiednim kontekście, przeglądać materiały i uzyskiwać wgląd w postępy projektu.

Teamwork łatwo integruje się z innymi narzędziami, w tym z Gmailem, Harvest, Hubspot, QuickBooks, Slackiem, Dropboxem i wieloma innymi.

Teamwork kosztuje od $10/użytkownika/miesiąc. Oferuje również 30-dniowy bezpłatny okres próbny

Bonsai to kompleksowe narzędzie do zarządzania firmą, które integruje różne rozwiązania służące do zarządzania poszczególnymi aspektami działalności. Oferuje takie funkcje jak zarządzanie klientami, zarządzanie projektami, zarządzanie finansami, oferty, umowy, formularze, śledzenie czasu, udostępnianie plików i współpraca, dzięki czemu idealnie nadaje się dla agencji, które chcą zarządzać wszystkimi procesami. W przypadku agencji różnica polega na korzystaniu z platformy zaprojektowanej z myślą o ich konkretnych przepływach pracy, zamiast dostosowywania ogólnych narzędzi. Jak wyjaśnił Johnny Digges, właściciel Symmetric Design: „Ponieważ narzędzia takie jak Monday i ClickUp są przeznaczone dla firm dowolnego rodzaju, ciągle musieliśmy dostosowywać je do naszych potrzeb. Bonsai jest natomiast zaprojektowany specjalnie dla takich agencji jak nasza, z klientami i projektami uporządkowanymi dokładnie tak, jak pracujemy. Teraz informacje pozostają uporządkowane od momentu, gdy klient staje się potencjalnym klientem, aż do zakończenia projektu.”

Mocne strony Bonsai w zarządzaniu agencją wynikają z jego zintegrowanego podejścia do obsługi potrzeb agencji w całym procesie — od potencjalnego klienta po fakturę. Platforma skutecznie rejestruje potencjalnych klientów i śledzi ich status, a także płynnie synchronizuje się z systemem CRM, umożliwiając szybkie działania następcze. W przypadku ofert zapewnia konfigurowalne szablony i analizy pozwalające śledzić zaangażowanie klientów oraz ich opinie. Ponadto projekty i zadania można przypisywać różnym klientom, a użytkownicy mogą zapraszać członków zespołu i wykonawców do projektów klientów, aby wspólnie zarządzać zadaniami oraz zapewnić terminową realizację projektu w ramach budżetu.

Użytkownicy mogą również z łatwością konfigurować zautomatyzowane przepływy pracy, które można dostosować do każdego klienta lub projektu. Ten kompleksowy zestaw funkcji zapewnia agencjom możliwość skutecznego zarządzania relacjami z klientami od pierwszego kontaktu aż do zakończenia projektu.

Ponadto Bonsai upraszcza proces fakturowania dzięki funkcjom takim jak automatyczne tworzenie faktur, faktury cykliczne oraz możliwość przyjmowania płatności za pośrednictwem różnych kanałów bezpośrednio na platformie. Oprogramowanie oferuje również narzędzie do śledzenia czasu, dzięki któremu użytkownicy mogą bezpośrednio rejestrować czas poświęcony na poszczególne zadania lub projekty. Dane te można płynnie uwzględniać na fakturach, co zapewnia dokładne rozliczenia na podstawie zarejestrowanej liczby przepracowanych godzin.

Bonsai integruje się z Gmail, Kalendarzem Google, Zapier, Slack, QuickBooks Online, Calendly, ClickUp, Trello, Dyskiem Google, Arkuszami Google, Xero, HubSpot i innymi narzędziami. 

Bonsai jest dostępny od $10/użytkownika/miesiąc, a także oferuje bezpłatny okres próbny.