Wat is een resourcebeheerplan & hoe maakt u er een?

• Toegankelijkheid: Leden van het projectteam, evenals project- en resourcemanagers, kunnen delen van het resourceplan bewerken en aanpassen.
• Transparantie: Met resourcebeheerplannen kan elke projectmanager in een organisatie zien wat er gebeurt en resources inplannen op basis van de plannen en eigen behoeften van andere managers. Ze worden ook gebruikt om informatie bij te houden, zoals de locatie van apparatuur of de status van teamleden.
• Nauwkeurigheid: Projectmanagementplannen en resourceplannen moeten in realtime worden bijgewerkt, zodat projectmanagers over actuele en nauwkeurige informatie beschikken bij het nemen van beslissingen.

Sjabloon voor een resourcebeheerplan [downloaden]

Met dit spreadsheet voor resourceallocatie houd je eenvoudig de uurtarieven voor je teamleden en de bijbehorende kosten bij. Het heeft de indeling van Google Spreadsheets, maar je kunt eenvoudig een kopie importeren in Excel als je dat liever gebruikt. Selecteer hiervoor Bestand en vervolgens 'Een kopie maken' of 'Downloaden'.

Wat neem je op in een resourcebeheerplan?

Dit zijn de essentiële elementen die je in je resourcebeheerplan moet opnemen:

1. Verantwoordelijkheden toewijzen

Definieer duidelijk het eigenaarschap, de verantwoordelijkheden, goedkeuringen en op te leveren resultaten binnen het projectteam. Veel teams gebruiken een RACI-matrix om duidelijk te maken wie gedurende de uitvoering verantwoordelijk is, eindverantwoordelijk is, wordt geraadpleegd en wordt geïnformeerd.

Werknemers en managers kunnen ook projectmanagementsoftware gebruiken om de duur van een specifieke taak in te schatten, specifieke rollen toe te wijzen en een beheersbare planning te genereren.

2. Resourceramingen

Maak een raming van de mensen, tijd, het budget, de hulpmiddelen en vaardigheden die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Dit omvat het evalueren van de capaciteit van het team, het identificeren van vaardigheidstekorten en het bepalen of extra personeel of uitbesteding nodig is.

We raden aan software voor resourceplanning te gebruiken om een of meer van deze elementen te beheren, waaronder teamcapaciteit, vaardigheden en hulpmiddelen/apparatuur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Grafieken voor resourcebeheer

Doorlooptijd- en histogramgrafieken helpen jou en je projectteam beter inzicht te krijgen in hoe de resources die je van plan bent te gebruiken, binnen de planning passen. Histogrammen helpen projectmanagers bij het signaleren en oplossen van problemen met overallocatie voordat ze tot problemen leiden. Veel planningsprogramma's voor projecten vereenvoudigen dit proces door ingebouwde opties te bieden voor het genereren van rapporten en grafieken voor resourcebeheer.

4. Afhankelijkheden binnen projecten

Er is sprake van een afhankelijkheid binnen een project wanneer een teamlid zijn of haar taken niet kan voltooien zonder dat een eerdere taak is afgerond of een andere resource beschikbaar is.

Er is sprake van een resourceafhankelijkheid wanneer voor een taak één specifiek teamlid nodig is om deze te voltooien, maar die persoon niet beschikbaar is. Als een taak door meerdere teamleden kan worden uitgevoerd, is deze niet afhankelijk van een specifieke resource.

5. Alternatieven

Het selecteren van alternatieve methoden, plannen en technologieën is altijd belangrijk bij het opstellen van een resourcebeheerplan.

Meerdere alternatieven kunnen een positieve invloed hebben op je kosten, planning en de betrouwbaarheid van het project. Deze alternatieve benaderingen kunnen worden geëvalueerd en gecombineerd voor de meest efficiënte resourceplanning.

Waarom zijn resourcebeheerplannen belangrijk?

Resourcebeheer is belangrijk om de volgende redenen:

1. Nauwkeurigere projectplanningen

Een gedetailleerde planning helpt het giswerk uit de projectplanning te halen en biedt managers en teams een nauwkeurig projectschema om mijlpalen en de voortgang van het project te meten. Dit helpt projectmanagers om verwachtingen te scheppen die gunstig zijn voor belanghebbenden en klanten.

2. Hogere tevredenheid van medewerkers en teams

Door de hoeveelheid werk die een medewerker kan uitvoeren in kaart te brengen, kunnen projectmanagers betere, strategische beslissingen nemen over wie aan een project deelneemt en wanneer. Dit is een belangrijke vaardigheid op het gebied van resourcebeheer en leidt tot een realistischer en beter beheersbare werklast voor teamleden. Teamleden kunnen gemakkelijk overwerkt raken, net zoals resources overmatig kunnen worden ingezet. Dit kan langdurige bijwerkingen hebben: stress op het werk kan invloed hebben op slaap, gezondheid en algehele werktevredenheid.

Met effectief resourcebeheer kunnen projectmanagers vaststellen waar een project tekortschiet en beter inzicht krijgen in de vraag of de “resourcepool” toereikend is of dat er een tijdelijke medewerker moet worden aangenomen.

3. Nauwkeurige inschattingen van resources

Resourcebeheerplannen zorgen ervoor dat bedrijven de resources waarover ze beschikken effectief gebruiken en een evenwichtige werklast creëren.

Met een goed resourcebeheerplan worden projectinschattingen gemakkelijker opgesteld. Projectmanagers kunnen uitsplitsen waar ze resources moeten toewijzen wat betreft de bijbehorende kosten en het budget, en vervolgens de kosten en projectmarges beter berekenen. Het kan hen ook helpen resources te plannen voor meerdere projecten die tegelijkertijd worden uitgevoerd.

4. Verbeterde projectstroom

Een resourcebeheerplan biedt alle belanghebbenden transparante informatie, wat de verantwoordingsplicht verbetert en teamleden op de hoogte houdt van waar ze aan werken en wanneer. Dit versnelt de overgangen tussen projectfasen.

5. Verbeterde transparantie & communicatie

Resourcebeheerplannen voor projecten lossen enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van resourcebeheer op, waaronder:

• Projecten die concurreren om resources
• Gebrek aan communicatie over rollen en verantwoordelijkheden
• Geen afstemming op de beschikbaarheid van resources door slechte capaciteitsplanning voor projecten (die verschilt van resourceplanning)

Door resourcebeheerplannen toegankelijk te houden voor alle projectmanagers en teamleden in een organisatie, heeft iedereen overzicht over het huidige resourcegebruik en werkt iedereen met dezelfde informatie bij het oplossen van conflicten.

Een resourcebeheerplan maken

Volg deze belangrijke stappen om een resourcebeheerplan te maken:

1. Definieer de resourcebehoeften: Bekijk de scope en het budget van je project om vast te stellen welke mensen, vaardigheden, hulpmiddelen en materialen je nodig hebt om het werk succesvol af te ronden (bijv. ontwikkelaars, ontwerpers, aannemers of apparatuur).
2. Bekijk de teamcapaciteit: Controleer waar je teamleden momenteel aan werken en hoeveel beschikbaarheid ze realistisch gezien hebben voordat je nieuwe taken toewijst. Een tool voor resourcescheduling kan je helpen conflicten of overbezetting vroegtijdig te identificeren.
3. Wijs resources toe: Koppel taken aan teamleden op basis van hun beschikbaarheid, ervaring en vaardigheden. Je kunt bijvoorbeeld een junior ontwerper productiewerk laten uitvoeren, terwijl een senior ontwerper de uiteindelijke opleveringen controleert.
4. Schat de inspanning: Bespreek met je team de doorlooptijden, werkbelastingen en realistische tijdsinschattingen voor belangrijke taken of opleveringen (bijv. inschatten hoeveel uur nodig is voor ontwerp-, QA- of ontwikkelingswerk).
5. Houd werkbelastingen in de gaten: Controleer benuttingspercentages regelmatig om ervoor te zorgen dat niemand gedurende het project overbelast of onderbenut is. Veel teams plannen teamleden niet voor 100% van hun capaciteit in, zodat er ruimte blijft voor vergaderingen, revisies en onverwacht werk.
6. Volg en pas aan: Documenteer je plan met behulp van resourcebeheersoftware of capaciteitsplanningssoftware, en blijf het bijwerken naarmate prioriteiten, doorlooptijden of de beschikbaarheid van resources gedurende de levenscyclus van het project veranderen.

Voorbeelden van resourcebeheerplannen

Resourcebeheerplannen zijn specifieke documenten die in verschillende vormen voorkomen, meestal binnen een softwaretoepassing of een Excel-document.

Resourceplan in een Gantt-diagram

Hier zie je een voorbeeld van hoe je resourceplan eruit kan zien als Gantt-diagram. In plaats van taaknamen langs de verticale as gebruik je de namen van teamleden. De balken geven aan aan welke taken teamleden werken, meestal uitgedrukt in dagen. Bekijk onze projectplansjabloon voor Gantt-diagrammen om de volledige tijdlijn van je project visueel weer te geven.

Resourceplan in een spreadsheet

Een ander voorbeeld is de onderstaande spreadsheet. Dit is een vergelijkbare aanpak als die in onze allocatiespreadsheet in het sjabloongedeelte en in andere sjablonen voor resourceplanning wordt gebruikt. Hier houd je de uren en uurtarieven van teamleden bij, zodat je kunt zien hoe je ervoor staat ten opzichte van het budget.

Dit kan je helpen bij beslissingen over welke teamleden aan het project en aan welke taken werken (je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een ontwerper met een lager uurtarief voor projecten met een kleiner budget).

Beste werkwijzen voor resourcebeheerplannen

Hier zijn enkele beste werkwijzen voor resourceplanning om in gedachten te houden wanneer je je plan maakt.

1. Houd rekening met het budget

Als de middelen voor je project in wezen onbeperkt zijn, kun je middelen toewijzen aan taken met de nadruk op “het voor elkaar krijgen”, in plaats van zuinig om te gaan met middelen om het budget te sparen.

Als je projectbudget krapper is, moet je taken aan middelen toewijzen en een behoudendere aanpak hanteren voor het toewijzen van middelen. Je zult ook het gebruik beter in de gaten moeten houden. Er zijn verschillende gebruiksmaatstaven die nuttig zijn om te begrijpen of middelen volledig worden geoptimaliseerd.

2. Bewaar gegevens van eerdere middelenplannen om te analyseren

Het bewaren van gegevens van eerdere of vergelijkbare projecten helpt bij de middelenplanning voor toekomstige projecten. Eerdere gegevens moeten worden vastgelegd en geanalyseerd, waaronder aangebrachte wijzigingen, de herverdeling van middelen, taken en bestede tijd.

3. Gebruik software voor middelenbeheer

Goede softwaretools voor middelenbeheer bieden het hele team meer toegankelijkheid en samenwerkingsmogelijkheden. Hoewel spreadsheets een kosteneffectieve optie kunnen zijn om middelen bij te houden, zijn ze niet altijd de beste optie voor grotere teams. Als je een goedkope optie nodig hebt, zijn er op de markt volop gratis tools voor middelenbeheer of opensource software voor middelenbeheer.

Tools voor middelenplanning

Het integreren van software voor het toewijzen van middelen kan ook helpen bij enkele veelvoorkomende uitdagingen van middelenplanning door:

• Communicatie binnen de app mogelijk te maken, zodat teamcommunicatie en wijzigingen in plannen kunnen worden bijgehouden
• Realtime updates en wijzigingen te bieden
• Je bedrijf te besparen op de noodzaak om aangepaste grafieken of dure ERP-systemen te integreren

Hier is mijn lijst met de beste software voor middelenbeheer om je zoektocht te beginnen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
2. 2. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
3. 3. Retain — Het beste voor complexe organisaties met meerdere afdelingen
4. 4. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
5. 5. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Runn — Het beste voor realtime capaciteitsplanning van teams
8. 8. Wrike — Beste voor schaalbaarheid
9. 9. Teamhood — Het meest geschikt voor capaciteitsplanning tegen lage kosten per gebruiker
10. 10. Resource Guru — Het beste voor inzicht in resources met heatmaps

Hoe nu verder?

Heb je meer vragen over plannen voor middelenbeheer? Praat mee in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM-lidmaatschap!

Klaar om de manier waarop je je projectmiddelen beheert te verbeteren? Bekijk deze beste cursussen over middelenbeheer.