7 grafieken voor visualisatie van resourceplanning + beste tools
Inzicht in de vaardigheden en beschikbaarheid van teamleden is een van de belangrijkste taken van een projectmanager. Maar zonder visualisatie van resourceplanning zullen projectbelanghebbenden waarschijnlijk niet beseffen hoeveel tijd je hebt geïnvesteerd in het leren kennen van je team en het nauwkeurig berekenen van het aantal uren dat zij nodig hebben om het projectwerk te voltooien.
In dit artikel definiëren we visualisatie van resourceplanning en leggen we uit waarom dit belangrijk is. We bespreken de stappen die betrokken zijn bij visuele resourceplanning en behandelen grafiektypen en software die projectmanagers kunnen gebruiken voor planning van middelenbeheer.
Wat is visualisatie van resourceplanning?
Visualisatie van resourceplanning biedt nuttige grafische hulpmiddelen voor het beheren van middelen. Met goed ontworpen visuele hulpmiddelen voor resourceplanning kun je zien wie welke taak uitvoert, welke middelen nodig zijn en worden ingezet, en wanneer elke taak plaatsvindt binnen het projectplan.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Een Gantt-diagram is bijvoorbeeld een visualisatietool waarmee teamleden de voortgang ten opzichte van het projectplan kunnen voorspellen en volgen.
Het belang van visualisatie van resourceplanning
Visualisatie van resourceplanning helpt resourcebeheerders bij het ontwikkelen van projectplannen en het optimaliseren van middelen voor die plannen.
Zo kunnen resourcebeheerders door resourceplanning uit te voeren met behulp van visualisaties belangrijke mijlpalen weergeven, de toewijzing van middelen beoordelen en de capaciteit van middelen berekenen.
Visuele modellen besparen tijd en verbeteren de productiviteit doordat ze enorme hoeveelheden informatie in een beperkte ruimte overbrengen. Deze afbeeldingen vereisen echter planning. Door een proces op te zetten voor het ontwikkelen van visuele hulpmiddelen, geef je invulling aan het gezegde: “één beeld zegt meer dan duizend woorden.”
Slechte resourceplanning kan aanzienlijke gevolgen hebben voor een project en een bedrijf:
- Minder communicatie
- Hogere kosten
- Meer verantwoordelijkheden voor teamleden en projectmanagers
- Lagere prestaties van teamleden
- Vertragingen in het project
- Producten van lagere kwaliteit
Stappen voor visuele resourceplanning
Visuele resourceplanning volgt dezelfde algemene principes als traditionele resourceplanning. Software voor middelenbeheer maakt het teamleden en resourcebeheerders echter eenvoudiger om het projectplan te visualiseren, inzicht te krijgen in de capaciteit van de werklast en de informatie te vinden die nodig is om beslissingen te nemen.
Houd er rekening mee dat veel projecten tegenwoordig in een agile omgeving worden uitgevoerd. Bij agile projectmanagement zijn flexibiliteit, samenwerking en interactie essentieel voor het bepalen van de weg naar de voltooiing van een product.
Projectmanagers volgen vaak de onderstaande aanbevolen stappen voor visuele resourceplanning (meestal met behulp van resourceplanningssoftware), zodat ze het projectplan dynamisch kunnen aanpassen.
1. Stel een werkopbouwstructuur op
Bij het afbakenen van een project stellen resourcebeheerders vaak een werkopbouwstructuur (WBS) op om de taken voor teamleden uiteen te zetten. De WBS organiseert projecttaken en op te leveren resultaten hiërarchisch in een visueel format.
Overweeg hiervoor een softwaretool voor werkopbouwstructuren of een sjabloon voor een werkopbouwstructuur te gebruiken. Dat bespaart je tijd en moeite. Veel van deze tools bieden hun eigen sjablonen, zodat je niet helemaal vanaf nul hoeft te beginnen.
2. Maak een Gantt-diagram voor de projectplanning
De projectmanager kan de WBS vervolgens gebruiken om een Gantt-diagram te maken waarin de projectplanning wordt uiteengezet. Bij het opstellen van de projectplanning moet je nadenken over de rollen, verantwoordelijkheden en vaardigheidsniveaus van medewerkers.
Hoewel een gedetailleerde Gantt-grafiek cruciaal is voor het visualiseren van elk onderdeel van het project en de resourcekalender, kan het integreren van een robuuste tool voor projectplanning dit proces aanzienlijk stroomlijnen.
Door beslissingen over de projectplanning op deze informatie te baseren, kunnen resourcemanagers de planning optimaliseren zodat deze zo goed mogelijk aansluit op de projectvereisten en op te leveren resultaten.
3. Projectgegevens rapporteren
Zodra je de projectplanning hebt afgerond, kun je de benodigde informatie begrijpelijk maken voor je team. Dit kan in de vorm van infographics, kaarten, diagrammen, grafieken en andere afbeeldingen. Je kunt ook projectdashboards maken die gezondheidsmetingen van het project weergeven voor leidinggevenden en andere belanghebbenden.
Grafiektypen voor visualisatie van resourceplanning
Resourcemanagers gebruiken verschillende grafieken voor de visualisatie van resourceplanning. Dit kan onderdeel zijn van visueel projectmanagement of er los van staan, afhankelijk van je werkmethoden.
Zoals bij alle communicatie brengen effectieve visuele hulpmiddelen een boodschap over aan een publiek. De beste manier om te communiceren verschilt afhankelijk van de boodschap die je moet overbrengen. Daarom is het belangrijk om de juiste grafiek te kiezen, zodat je publiek de gegevens begrijpt.
Complexe grafieken moedigen gebruikers aan om de tijd te nemen om geaggregeerde gegevens te verkennen, terwijl klassieke visualisaties zoals een staafdiagram het meest geschikt zijn om gegevens duidelijk en snel over te brengen.
Elk van de onderstaande grafiektypen dient verschillende doelen voor resourceplanning.
Grafieken voor het organiseren van resources
Deze grafiektypen helpen bij het organiseren van gegevens tijdens de projectplanningsfase.
Werkverdelingsstructuur
Een werkverdelingsstructuur is een type stroomdiagram dat de onderdelen van op te leveren resultaten binnen een project organiseert. Door de onderdelen en resources voor elk op te leveren resultaat te identificeren, helpt de werkverdelingsstructuur projectmanagers bij het optimaliseren van de toewijzing van resources en het ontwikkelen van de projecttijdlijn.
Verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd, geïnformeerd (RACI)
RACI, ook bekend als een matrix of diagram voor het toewijzen van verantwoordelijkheden, beschrijft de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden voor elke projecttaak.
RACI is mogelijk niet de beste keuze voor agile projecten, omdat de verantwoordelijkheden van teamleden kunnen veranderen naarmate het project vordert. Sommige agile omgevingen, zoals Scrum, passen RACI aan zodat het aansluit op het projectplan.
Grafieken voor het inplannen van resources
Zodra de projectmanager resources heeft toegewezen, is de volgende stap om ze in te plannen.
Tijdlijnplanningen
Tijdlijnplanningen geven een overzicht van het project van begin tot eind. Een Gantt-grafiek is een veelgebruikt type tijdlijnplanning dat de voortgang van taken op gedetailleerd niveau visueel weergeeft.
Een resourcemanager gebruikt een gedetailleerde Gantt-grafiek om elk onderdeel van de projectkalender te visualiseren op basis van WBS-gegevens. Daarnaast maakt het gebruik van projectplanningssoftware het voor de projectmanager eenvoudig om de Gantt-grafiek aan te passen, waardoor deze geschikt is voor agile projectomgevingen.
Kanbanborden
In tegenstelling tot een Gantt-grafiek, die de nadruk legt op de tijdlijn, geven Kanbanborden prioriteit aan afzonderlijke taken. Kanban is een projectmethodologie met een eigen stijl van visualisatie van resourceplanning.
Door elementen van de WBS en Gantt-grafiek over te nemen, identificeren teamleden de juiste productiefase voor een taak (bijvoorbeeld ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Gereed’) door de taak naar de juiste kolom op het bord te verplaatsen.
Resourcemanagers gebruiken een Kanban-tool in agile omgevingen voor workflowvisualisatie, om onderhanden werk te beperken en komende taken weer te geven.
Grafieken voor risicoberekening
Voordat een resourceplan of projectplan wordt afgerond, moeten projectmanagers rekening houden met mogelijke projectrisico's.
Oorzaak-gevolgdiagrammen
Oorzaak-gevolgdiagrammen, ook wel visgraatdiagrammen genoemd, brengen gegevens over risicofactoren voor resourcemanagers in kaart. Risicofactoren omvatten alles wat van invloed kan zijn op de scope, planning en het budget van een project (ook wel de drievoudige beperking genoemd).
Matrixgrafieken of -diagrammen
Matrixgrafieken zijn complexe visualisaties die gegevens samenvoegen om relaties weer te geven. Door te tonen hoeveel elementen op elkaar inwerken, helpen matrixgrafieken resourcemanagers bij het identificeren van het optimale personeel en andere resources voor een project.
Een impactmatrix, ook wel risicobeoordelingsmatrix genoemd, is een veelgebruikte grafiek in een risicobeheerplan. De impactmatrix brengt de waarschijnlijkheid en impact van risicofactoren met elkaar in verband om de ernst ervan te bepalen.
Grafieken met sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen (SWOT)
Een resourcemanager ontwikkelt een SWOT-grafiek om een volledig project of een specifiek onderdeel binnen een project te analyseren, zoals personeelsbenutting. SWOT-grafieken geven een holistisch beeld van mogelijke risico's.
Software voor visualisatie van resourceplanning
Resourcemanagementsoftware gaat verder dan het ontwerpen van Gantt-grafieken en houdt het resourcegebruik en de beschikbaarheid van resources bij.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Als je budget een probleem vormt, zijn er ook volop gratis resourcemanagementsoftwaretools.
Waarom projectmanagers tools en software voor resourceplanning gebruiken
Software voor resourceplanning en software voor projectvoorspellingen helpen resourcemanagers hun werk efficiënt en effectief te doen zonder tussen applicaties te hoeven schakelen.
Wil je de projectplanning bijwerken? Gebruik de app. Wil je zien welke resources beschikbaar zijn? Gebruik de app. Wil je een risicorapport genereren op basis van eerdere prestaties? Gebruik de app. Resourcemanagers kunnen alles wat ze moeten doen vanuit één centrale locatie uitvoeren.
Belangrijkste functies van resourcemanagementsoftware
Een resourcemanager kan projecten efficiënt plannen met behulp van deze belangrijke functies in resourcemanagementsoftwareapplicaties:
- Resources identificeren en toewijzen binnen de grenzen van capaciteitsplanning (je kunt hiervoor ook specifieke software voor capaciteitsplanning gebruiken)
- Direct beschikbare geaggregeerde gegevens bekijken
- Meerdere weergaven gebruiken om gegevens te vergelijken en te bewerken
- Visuele hulpmiddelen voor het maken gebruiken om rapporten, diagrammen, grafieken en meer te genereren
- Geautomatiseerde, dynamische rapporten maken
- Personele resources en materiële resources inplannen
- Projectportfoliomanagement uitvoeren
- Communiceren en samenwerken via berichten, vergaderingen en live statusupdates
- Toegang krijgen tot intuïtieve dashboards die een duidelijk en aanpasbaar overzicht van project- en resourcegegevens bieden
