Wat is resourceplanning & hoe doe je het in 5 belangrijke stappen

Het is een continu proces dat het project van begin tot eind begeleidt.

• Tijdens de fase van projectplanning, om de benodigde middelen en beschikbaarheid te helpen vaststellen. 
• Gedurende de uitvoering van het project en de monitoring, om ervoor te zorgen dat je de juiste middelen gebruikt.

Belangrijke methoden voor resourceplanning

Je kunt verschillende planningsmethoden en -technieken gebruiken, afhankelijk van de complexiteit en aard van je projecten. De 5 meest voorkomende methoden zijn:

Als je dieper op deze methoden wilt ingaan, kun je lezen hoe de afstemming van middelen verschilt van de nivellering van middelen.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hoe plan je middelen?

Deze vijf belangrijke stappen zijn cruciaal voor het effectief plannen van projectmiddelen.

1. Identificeer projectvereisten, doelen, & beperkingen

Definieer je projectvereisten, doelen en beperkingen duidelijk. Dit helpt je bepalen welke middelen je nodig hebt, wanneer en waar. 

Dit omvat:

• Projectdoelstellingen en op te leveren resultaten definiëren 
• De scope van het project en de gewenste resultaten begrijpen
• De specifieke taken en activiteiten identificeren die nodig zijn om deze doelstellingen te bereiken
• Eventuele budgettaire of tijdbeperkingen vaststellen, zoals seizoensgebonden kosten of vakanties van medewerkers.

💡 Tip

Betrek alle relevante belanghebbenden bij dit proces, zodat iedereen begrijpt welke middelen het project nodig heeft.

 

Houd er rekening mee dat je teamleden en belanghebbenden doorgaans beter begrijpen wat nodig is om hun werk effectief en efficiënt uit te voeren.

 

Door de geplande inzet van middelen met hen te bespreken voordat je een middelenplan definitief maakt, kunnen zij inzicht geven in mogelijke knelpunten of beperkingen die uitdagingen later kunnen verminderen.

2. Bepaal de vraag naar middelen & beschikbaarheid

Zodra de projectvereisten zijn vastgesteld, is de volgende stap het voorspellen van de vraag naar middelen en het beoordelen van hun beschikbaarheid.

Door de werklast en afhankelijkheden te analyseren, kun je mogelijke knelpunten of conflicten tussen middelen identificeren en weloverwogen beslissingen nemen terwijl je middelen toewijst.

Deze analyse omvat het evalueren en inschatten van de werklast die voor elke taak nodig is en het identificeren van de middelen die nodig en beschikbaar zijn om deze taken uit te voeren. 

Om de vraag naar middelen te plannen, moet je het volgende doen:

• Bepaal het langste pad om een project succesvol uit te voeren (oftewel het kritieke pad).
• Schat de hoeveelheid werk en tijd in die nodig zijn om het project te voltooien. Hierbij kan een werkuitsplitsingsstructuur (WBS) helpen bij het inschatten van de benodigde tijd voor elke taak, omdat het werk in kleinere onderdelen wordt opgesplitst (download hier een sjabloon voor een werkuitsplitsingsstructuur).
• Identificeer welke taken pas kunnen worden gestart nadat een andere taak is voltooid; dit worden afhankelijkheden genoemd. Door taken in een Gantt-diagram in kaart te brengen, kun je ze visueel bekijken, afhankelijkheden identificeren en aanpassingen maken.

Om te beoordelen welke middelen beschikbaar zijn, moet je het volgende doen:

• Schat de beschikbaarheid en capaciteit van je teamleden in door de tijd die nodig is om taken te voltooien te vergelijken met de beschikbare tijd van de toegewezen persoon gedurende de projectduur. De WBS, het Gantt-diagram en het kritieke pad helpen bij het vergelijken en beoordelen van de beschikbaarheid van middelen. Hulpmiddelen voor capaciteitsplanning of een sjabloon voor capaciteitsplanning kunnen hierbij helpen.
• Identificeer gepland verlof, vakanties of mogelijke conflicterende verplichtingen van middelen en neem deze op in je projectplanning, zodat ze geen negatieve invloed hebben op het kritieke pad.
• Identificeer beschikbare externe middelen of apparatuur om tekorten op te vangen. Wees realistisch en regel deze middelen van tevoren als voorzorgsmaatregel. Je kunt software voor het boeken van middelen gebruiken om apparatuur of vergaderruimten te reserveren. Daarnaast moet je mogelijk een externe consultant inhuren of een andere interne medewerker inschakelen als een van je projectteamleden plotseling ziek of om een onvoorziene reden niet beschikbaar is.

3. Wijs middelen toe met software

Bij deze stap wijs je middelen toe met behulp van softwaretools. Software voor middelenplanning biedt een centraal platform om middelen efficiënt te beheren en toe te wijzen. Dit is een van de belangrijkste voordelen van tools voor middelenplanning: je kunt de toewijzing van middelen visualiseren en volgen, waardoor het eenvoudiger wordt om conflicten of onevenwichtigheden te identificeren en op te lossen.

Om het toewijzen van middelen goed te beheersen, moet je het volgende doen:

• Wijs middelen toe op basis van hun beschikbaarheid, vaardigheden en expertise. Breng de capaciteiten van het team in kaart voordat je taken toewijst. Als je tijdens je analyse van resourcehiaten vaardigheidstekorten vaststelt, kan het nodig zijn om aanvullende vaardigheden en kennis voor het project aan te trekken. 
• Houd rekening met afhankelijkheden of beperkingen van middelen en breng deze in kaart. Als teamleden bijvoorbeeld al overwerkt, overbelast of niet beschikbaar zijn, moet je hun huidige werklast verminderen of extra middelen inhuren. Overleg vooraf met teamleden om er zeker van te zijn dat ze meer werk aankunnen.
• Leg het resourceplan vast in een centraal projectmanagementsysteem waar alle teamleden toegang hebben tot hun planning en de voortgang met betrekking tot hun taken en het project als geheel kunnen bekijken. Je kunt een van deze sjablonen voor resourceplanning gebruiken om aan de slag te gaan.

Topsoftware voor resourcebeheer om te overwegen

1. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

4. Resourceplanningen bewaken

Zodra alle middelen zijn toegewezen, moet je de resourceplanningen bewaken en het team gedurende het hele project hun tijd laten bijhouden, zodat je de benutting van middelen in de gaten kunt houden.

Je kunt proactief inspelen op problemen of conflicten die zich voordoen en corrigerende maatregelen nemen om het project op schema te houden.

Het bewaken van resourceplanningen omvat:

• Het bijhouden van het werkelijke benuttingspercentage ten opzichte van de geplande toewijzing en de voortgang van het project
• Het identificeren van afwijkingen of discrepanties 
• Het beoordelen van de impact van de planning en wijzigingen in de planning op projectdeadlines en op te leveren resultaten 
• Het communiceren van wijzigingen of aanpassingen aan de betrokken teamleden 

5. Pas de inzet van middelen indien nodig aan

Resourceplanning is geen eenmalige activiteit. Je moet middelen en de planning voortdurend aanpassen en optimaliseren zodra nieuwe informatie beschikbaar komt, om een optimale productiviteit en efficiëntie te garanderen.  

💡 Tip

Resourceplanning moet worden uitgevoerd telkens wanneer nieuwe taken worden toegewezen of wanneer de beschikbaarheid van middelen of de prioriteiten van middelen veranderen.

 

Als een teamlid bijvoorbeeld de afdeling of het bedrijf verlaat, moeten diens afzonderlijke taken opnieuw worden toegewezen en moet de projectplanning worden aangepast aan de beschikbaarheid van het nieuwe teamlid.

Hier zijn enkele redenen waarom je mogelijk je resourceplanning moet aanpassen:

• Wijzigingen in de projectomvang of prioriteiten 
• Onverwachte vertragingen, risico’s met betrekking tot middelen of beperkingen 
• Nieuwe taken of vereisten die tijdens het project ontstaan 
• Wijzigingen in de beschikbaarheid of capaciteit van middelen

Waarom is resourceplanning belangrijk?

Effectieve resourceplanning is noodzakelijk om risico’s te beperken, projecten binnen de scope te houden en de beoogde doelen te bereiken. 

Hier zijn enkele voordelen van resourceplanning: 

• Optimale benutting van middelen: Een effectief proces voor middelenplanning zorgt ervoor dat je je middelen niet overbelast of onderbenut.
• Taakprioritering: Middelenplanning helpt je om taken beter te prioriteren en mijlpalen te rangschikken op basis van urgentie, waardoor de kans groter wordt dat je projectdoelen en projectdeadlines haalt.
• Conflictoplossing: Hiermee kun je conflicten ook sneller identificeren en oplossen wanneer ze ontstaan—en dat zullen ze doen.  
• Risicobeheer: Het helpt problemen met beschikbaarheid en toewijzing te beperken, wat op zijn beurt onnodige risico’s en projectvertragingen vermindert.
• Budgetbeheer: Het helpt je om middelen binnen het budget te plannen, toe te wijzen en te beheren, zodat je projectkosten beter kunt volgen en onnodige kosten kunt voorkomen.
• Verbeterde communicatie: Het helpt je ook om duidelijk met teamleden en belanghebbenden te communiceren over hun rollen, verantwoordelijkheden en deadlines.  

Hulpmiddelen voor middelenplanning

Hulpmiddelen voor middelenplanning maken dit proces een stuk eenvoudiger—je kunt zaken zoals herinneringen en het bijwerken van vervaldatums automatiseren, en je kunt de capaciteit bekijken zonder berekeningen te hoeven uitvoeren. Er zijn zelfs opties speciaal voor marketingmiddelenbeheerders die creatieve middelen moeten inplannen.

Hier is een selectie van de beste software voor middelenbeheer die momenteel op de markt is:

Als je een voordelige optie nodig hebt om aan de slag te gaan, bekijk dan onze lijst met gratis software voor middelenbeheer.

Doe mee voor meer inzichten in middelenplanning

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.