10 voorbeelden van werkstromen en diagrammen [2026]
Documenteer al je werkstromen: Dit is essentieel om je projectteam op koers te houden. Je kunt de onderstaande voorbeelden gebruiken (of gewoon rechtstreeks overnemen!) om diagrammen voor je eigen werkstromen en processen te maken.
Welke processen zijn geschikt voor een werkstroom?: Zet een werkstroom op voor alle processen die je regelmatig gebruikt: het verwelkomen van nieuwe klanten, projectstarts, marketingcampagnes, goedkeuringen en verzoeken om nieuwe functies.
Waar begin je?: De eenvoudigste manier om je werkstromen te maken en te beheren, is door hulpmiddelen te gebruiken zoals software voor werkstroomdiagrammen, software voor goedkeuringswerkstromen en software voor werkstroombeheer, en deze te integreren met je projectmanagementsoftware.
Op zoek naar een nieuwe aanpak voor het ontwerpen van workflows of heb je goede voorbeelden van workflows nodig om je werk dit jaar vooruit te helpen? Hier zijn 10 veelvoorkomende voorbeelden van processen die baat hebben bij duidelijke en herhaalbare workflows.
Ik heb ook verschillende workflowdiagrammen en enkele andere voorbeelden toegevoegd van hoe workflows eruit kunnen zien in je softwaretool voor projectmanagement of workflowbeheersoftware.
Hoewel de termen workflow en proces vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze verschillende functies. Een proces is een breder raamwerk dat de stappen beschrijft die nodig zijn om een doel te bereiken, terwijl een workflow de specifieke volgorde van taken definieert waarmee dat proces tot leven komt. Duidelijke workflows zorgen voor consistentie, efficiëntie en waar mogelijk automatisering in verschillende processen, waaronder de 10 die hier worden beschreven.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
1. Workflow voor het onboarden van nieuwe klanten
Wat het is: Een workflow voor het onboarden van een nieuwe klant of opdrachtgever is een van de belangrijkste workflows in je arsenaal. Het is een van de belangrijkste manieren om een goede eerste indruk te maken nadat het contract of de verkooporder is ondertekend en je het werk van de klant begint te integreren in de workflow van je team.
Hoe het werkt: Een workflow voor het onboarden van klanten bestaat doorgaans uit twee opeenvolgende onderdelen, die gratis software voor het onboarden van klanten kan helpen organiseren. Intern moet je ervoor zorgen dat het project op de juiste manier wordt bemand en dat het werk op passende wijze wordt ingepland.
Aan de kant van de klant plan je een welkomstmail waarin de volgende stappen worden beschreven, organiseer je een startbijeenkomst en leg je uit hoe je gedurende het project communiceert en contactmomenten inplant.
2. Workflow voor de projectstart
Wat het is: Een workflow voor de projectstart wordt gebruikt om een project op gang te helpen.
Deze omvat het doornemen van de werkomschrijving of het projecthandvest met het projectteam (en relevante belanghebbenden), het instellen van de projectmanagementtool en tijdregistratiesoftware, het aanmaken van een projectmap op een gedeelde schijf, het maken van documenten en sjablonen en het houden van een startbijeenkomst.
Hoe het werkt: De workflow voor de projectstart zorgt ervoor dat het projectteam en de belanghebbenden klaar zijn om samen aan de slag te gaan. Deze omvat alle noodzakelijke taken om alles in te stellen en communicatienormen vast te leggen. Dit kan het doornemen van goedkeuringsprocessen en het bespreken van de planning en andere verwachtingen omvatten.
3. Workflow voor wijzigingsverzoeken
Wat het is: Een workflow voor wijzigingsverzoeken is ontworpen om wijzigingen binnen een project te faciliteren.
Als de scope, personele bezetting of planning moet worden gewijzigd, leggen zowel de klant als het bureau (of de projectsponsor en de projectmanager) een wijzigingsopdracht vast en ondertekenen deze. Vervolgens kan deze worden goedgekeurd en opgeslagen met behulp van een workflow voor documentbeheer of software voor documentbeheer.
Hoe het werkt: Deze beschrijft het bedrijfsproces dat nodig is om een wijziging uit te voeren en specificeert wie de wijziging uitvoert, hoe de wijziging schriftelijk wordt vastgelegd, hoe alle partijen hun goedkeuring voor de wijziging geven en hoe de wijziging wordt uitgevoerd.
Zo ziet dit eruit in een workflowdiagram.
Lees hier meer over BPM versus workflows.
4. Workflow voor e-mailmarketingcampagnes
Wat het is: Een workflow voor een e-mailmarketingcampagne beschrijft de taken die betrokken zijn bij het maken en verzenden van e-mailmarketingberichten.
Mogelijk kun je delen van deze workflow automatiseren (met behulp van software voor workflowautomatisering) om het proces te stroomlijnen en het projectteam (en het CRM-systeem) automatisch inzicht te geven in de prestaties van e-mails.
Hoe het werkt: De workflow doorloopt het proces van het toewijzen van middelen aan de campagne, het opstellen van de e-mailplanning, het schrijven en goedkeuren van alle e-mailcontent, het kiezen van de datums waarop de e-mails moeten worden verzonden en in welke volgorde, en het volgen van de prestaties van de verzonden e-mails.
Dit kan het bijhouden van geopende e-mails, doorkliks en relevante conversies omvatten, zodat deze lessen uit de praktijk kunnen worden toegepast op toekomstige e-mailcampagnes.
5. Goedkeuringsworkflow
Wat het is: In je goedkeuringsworkflow moet de goedkeuring door de klant of belanghebbende van opgeleverde producten of van een mijlpaal worden vastgelegd.
Als je bijvoorbeeld een website opnieuw ontwerpt, moet je klant of interne belanghebbende het ontwerp van de homepage en alle andere belangrijke pagina's en ontwerpelementen goedkeuren. Hiervoor is een specifieke workflow nodig om de ontwerpmiddelen te delen en hun goedkeuring vast te leggen.
Hoe het werkt: Deze workflow omvat het delen van een middel of informatie en vervolgens het aanvragen van goedkeuring (omdat dit doorgaans een document betreft, kan dit ook worden aangeduid als een documentworkflow). Voeg stappen toe voor het verwerken van feedback of wijzigingen (zie de workflow voor wijzigingsverzoeken) en het opnieuw indienen van het middel voor beoordeling en goedkeuring.
Je workflow moet ook een plek bevatten om de datum vast te leggen waarop het middel is goedgekeurd. Software voor goedkeuringsworkflows kan een handig hulpmiddel zijn voor het centraliseren van documentatie en het in kaart brengen van workflows.
6. Workflow voor het volgen van risico's & problemen
Wat het is: Een workflow voor het volgen van risico's en problemen creëert een proces voor het vastleggen van bekende risico's of problemen die zich tijdens een project kunnen voordoen of al hebben voorgedaan.
Hierdoor kan de projectmanager of andere belanghebbenden opvolging geven en ervoor zorgen dat risico's worden beperkt en problemen tijdig worden opgelost.
Hoe het werkt: Deze projectmanagementworkflow wordt gebruikt om problemen te registreren of een risicoregister aan te maken, zodat risico's en problemen kunnen worden opgevolgd en dienovereenkomstig gemonitord. Software voor documentworkflows is hier ook nuttig voor het centraliseren van documentatie, het automatiseren van updates en het bieden van versiebeheer, zodat risico's en problemen nauwkeurig en consistent kunnen worden gevolgd.
7. Workflow voor nieuwe functieaanvragen
Wat het is: In de loop van een project kan de behoefte ontstaan aan een functie die oorspronkelijk niet binnen de scope viel. Dit kan een verzoek van een klant of belanghebbende zijn, of simpelweg een vereiste die om welke reden dan ook tijdens de verkenningsfase niet naar voren kwam.
Een workflow voor nieuwe functieverzoeken helpt bij het definiëren van de vereisten van de functie, het inschatten van de voltooiingstijd, het bepalen wie aan de functie moet werken en het doorlopen van eventuele goedkeuringen of wijzigingsopdrachten voordat het werk van start gaat. Software voor projectworkflows kan dit proces stroomlijnen door verzoeken te centraliseren, goedkeuringsstappen te automatiseren en ervoor te zorgen dat alle wijzigingen worden gedocumenteerd.
Hoe het werkt: Deze workflow beschrijft de stappen nadat de functie is geïdentificeerd. Het team werkt de vereisten en personeelsbehoeften verder uit en legt de scope van de wijziging ter goedkeuring voor. Bij goedkeuring is de volgende stap het uitvoeren van een formele wijzigingsopdracht en het bijwerken van het projectplan en de planning.
8. Workflow voor personeelswijzigingen
Wat het is: In de loop van een project, vooral bij een langer project, kunnen personeelswijzigingen nodig zijn. Dit kan komen doordat iemand de organisatie verlaat, iemand bij de organisatie is gekomen of iemand binnen het project over een gespecialiseerde vaardigheid beschikt die nodig is voor een ander project.
Wat de reden ook is, het is goed om een workflow te hebben, mogelijk ondersteund door een workflowapplicatie, voor het inwerken van de nieuwe medewerker in het project en het verwelkomen van die persoon in het team.
Hoe het werkt: Dit proces kan meer stappen vereisen voor een volledig nieuwe medewerker, maar voor bestaande medewerkers die overstappen naar een nieuw projectteam is het vrij eenvoudig.
In beide gevallen is het belangrijk dat het nieuwe teamlid cruciale projectdocumenten doorneemt, zoals de opdrachtomschrijving of het projectcharter, de projectstrategie en recente statusupdates.
Je moet die persoon ook toevoegen aan belangrijke vergaderingen en taken toewijzen. Door diegene korte tijd mee te laten lopen met een huidig teamlid, kan hij of zij ook sneller op de hoogte raken.
9. Workflow voor een niet-beschikbare website
Wat het is: Wat gebeurt er wanneer een website die je beheert uitvalt? Je hebt een efficiënte workflow nodig waarmee jij en je teamleden snel kunnen handelen en de website kunnen herstellen.
Hoe het werkt: Deze workflow beschrijft het proces om een website snel weer online en operationeel te krijgen. Meestal houdt dit in dat je contact opneemt met de webhost of een IT-professional om problemen op te lossen of de laatst werkende kopie van de website te herstellen, zodat onnodige uitvaltijd wordt voorkomen.
10. Workflow voor projectafronding
Wat het is: Deze workflow richt processen in voor het afronden van resterende taken, het archiveren van middelen en opgeleverde resultaten, het analyseren van gegevens en het documenteren van geleerde lessen na een project. Afhankelijk van de aard van het project kan dit ook inhouden dat de relatie wordt overgedragen voor onderhoud of andere doorlopende klantondersteuning.
Hoe het werkt: Deze workflow beschrijft de stappen die nodig zijn voor het afsluiten van een project. Begin met controleren of alle taken zijn voltooid en aan de contractuele verplichtingen is voldaan. De volgende stappen zijn ervoor zorgen dat de eindfactuur is verstuurd, het projectbudget afsluiten en middelen opnieuw toewijzen.
Neem alle projectartefacten en zorg ervoor dat ze correct worden gearchiveerd. Als je bij een bureau werkt, kun je klanten ook een enquête na afloop van het project sturen om feedback te krijgen over je proces en over hoe het was om met je samen te werken. Software voor procesworkflows kan nuttig zijn voor het centraliseren van de opslag van artefacten en het automatiseren van de verspreiding van enquêtes.
Als onderdeel van het afbouwen van het project kun je ook een retrospectief organiseren om ervoor te zorgen dat het team de kans heeft gehad om lessen te delen die het heeft geleerd en wil meenemen naar toekomstige projecten.
Word lid voor meer inzichten in workflowbeheer
Als het implementeren en documenteren van nieuwe workflows (met behulp van software voor workflowdiagrammen) dit jaar op je lijst met doelen staat, hoop ik dat deze voorbeelden workflowtemplates kunnen worden die eenvoudig aan je behoeften kunnen worden aangepast.
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen, workflows en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en formats, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
