Workflowmanagement: definitie, voorbeelden en belangrijkste voordelen

Een workflow is een manier waarop je een herhaalde taak uitvoert, en die is meestal allesbehalve eenvoudig. Waar een proces zich op een hoger niveau bevindt, worden workflows op taakniveau gebruikt en zijn ze doorgaans dynamischer. Ze omvatten vaak veel heen-en-weerbewegingen, vertakkende paden en veel verschillende hulpmiddelen en teams.

Workflowbeheer is ook vaak cyclisch. Dat betekent dat je de workflow elke keer dat je deze bijwerkt en stroomlijnt, opnieuw in kaart moet brengen en moet beginnen met volgen, totdat je de volgende optimalisatie uitvoert.

Essentiële onderdelen van een workflowbeheersysteem

Meestal gebruik je een hulpmiddel voor projectworkflowsoftware om je workflows te beheren. Als je voor de handmatige aanpak kiest, raad ik aan om binnen je bedrijf een volledige functie aan workflowbeheer te wijden (maar uiteindelijk zou je je workflows moeten digitaliseren).

De workflowbeheeroplossing die je kiest, moet vier belangrijke mogelijkheden bieden:

 1. Ontwerp

Om je aangepaste workflows te optimaliseren, moet je de workflows in kaart kunnen brengen en visueel kunnen weergeven, vaak met behulp van een stroomdiagram of een beslissingsstroomdiagram om vertakkende logica en voorwaardelijke paden duidelijk te illustreren. Workflowontwerp zorgt ervoor dat zaken minder versnipperd aanvoelen en voorkomt dat de verschillende fasen van je workflow in een specifieke toepassing of team worden geïsoleerd. Idealiter wordt deze functionaliteit uitgevoerd met een workflowbouwer met slepen en neerzetten.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

 2. Integratie

Vervolgens is er workflowintegratie. Je systeem moet de verbinding vormen tussen je belangrijkste werkinstrumenten (bijvoorbeeld samenwerkingshulpmiddelen, hulpmiddelen voor resourcebeheer en hulpmiddelen voor tijdregistratie), zodat ze onderling kunnen samenwerken en informatie er soepel tussen kan stromen. Een goede workflowtoepassing kan ook externe software voor workflowautomatisering vervangen die je hiervoor mogelijk gebruikt.

 3. Teamrollen

Wie zijn de mensen die betrokken zijn bij de workflow die je hebt gecreëerd? Wisselen ze voortdurend tussen hulpmiddelen, melden ze zich steeds aan en af bij accounts, of hebben ze moeite om gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden? Een goed workflowbeheersysteem helpt je teamleden om eenvoudig één identiteit te beheren, zelfs voor verschillende werkinstrumenten.

 4. Analyses

Hoe weet je of je inspanningen voor workflowoptimalisatie resultaat opleveren? Waar de meesten van ons kijken naar de analyses die door afzonderlijke hulpmiddelen worden verstrekt, zou een workflowbeheeroplossing de prestaties op workflowniveau moeten bekijken. Deze bredere monitoring biedt diepere inzichten in de manier waarop mensen werken en legt de basis voor effectievere workflowanalyse en toekomstige optimalisatie.

Voordelen van workflowbeheer voor je team

Er zijn vier belangrijke gebieden waarop workflowbeheer een wereld van verschil kan maken voor je bedrijfsproces.

Individuele productiviteit

Met workflowbeheer kunnen mensen werken met de tools die het beste bij hun functie passen, doordat je identificeert waar je workflows elkaar binnen teams kruisen en deze tools met elkaar verbindt via integratie.

Een van de belangrijkste voordelen van workflowautomatisering is dat je de saaie taken elimineert die tijd in je werkdag in beslag nemen. Tools voor procesworkflows kunnen je ook helpen geautomatiseerde processen in te richten op basis van bedrijfsregels, zodat repetitieve taken automatisch via de workflowprocessen worden afgehandeld.

Door informatie gemakkelijker beschikbaar te maken voor iedereen binnen de tools die ze al gebruiken, kan workflowbeheer ook de tijd die je in je inbox doorbrengt of probeert niet te gapen tijdens een Zoom-gesprek drastisch verminderen.

Afstemming binnen het team

Afstemming waarborgen is echt lastig, vooral als je team met meerdere tools en op verschillende locaties werkt.

Met een workflowengine kun je workflows optimaliseren, waar je je ook bevindt. Integratie stelt bedrijfsleiders in staat om workflows in realtime vanuit hun eigen tool te volgen, zodat de afstemming gewaarborgd blijft. Op die manier kun je snel bijsturen wanneer iets niet op zijn plaats lijkt of het team tegen een blokkade aanloopt.

Bovendien stelt de prestatie-informatie die via workflowbeheer beschikbaar komt teamleiders in staat om de manier waarop hun teams werken aan te passen en te verbeteren. Dat leidt uiteindelijk tot betere afstemming en meer agile workflows.

Transparantie van informatie

Verspil je enorm veel tijd aan het zoeken naar de informatie die je nodig hebt? De gemiddelde werknemer besteedt ongeveer acht uur per week aan het vinden van informatie.

Workflowbeheer doorbreekt geïsoleerde tools die gegevens opgesloten houden en biedt tegelijkertijd toegangsbeheer, zodat je kunt bepalen wie bestanden mag bekijken of bewerken.

Integratie maakt werk toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft en geeft managers inzicht. Meer transparantie betekent dat individuele medewerkers over de informatie beschikken die nodig is om werk te prioriteren en sneller beslissingen te nemen. Dit kan allemaal ook asynchroon gebeuren, wat minder berichten en vergaderingen betekent.

Gemakkelijk samenwerken

Samenwerken wordt steeds moeilijker. Naarmate mensen overstappen van algemene tools naar functiespecifieke tools, is er steeds minder overlap in de plaatsen waar mensen werken. Voeg daar de groei van werken op afstand aan toe en je houdt een uitdagende omgeving over waarin je crossfunctioneel projectmanagement moet aanpakken.

Maar workflowbeheer neemt belangrijke blokkades weg door elke tool die je gebruikt om te vormen tot een samenwerkingsplatform. Mensen kunnen feedback delen, items door goedkeuringsworkflows laten gaan, werk overdragen en projecten afronden vanuit elke betaalde of gratis workflowsoftware van hun keuze. Je hoeft je werkt tools niet op te geven. Geen informatie die verloren gaat in de vertaling. En geen eindeloze vergaderingen.

Voorbeelden van workflowbeheer

Hoe ziet workflowbeheer er in de praktijk uit? Er zijn bijna oneindig veel gebruikssituaties (meer over verschillende soorten workflowbeheer vind je hier), maar laten we twee verschillende voorbeeldworkflows bekijken: teamcoördinatie en een crossfunctioneel project.

Een workflow voor teamcoördinatie

Met dat in gedachten is dit een voorbeeld van een veelvoorkomende workflow voor teamcoördinatie:

1. Houd elke ochtend een korte vergadering met je team om de taaktoewijzingen van de vorige dag te bespreken en de planning voor vandaag te maken.
2. Controleer je taakbeheertool om te zien welke taken en projecten vandaag klaar moeten zijn.
3. Controleer de werkinstrumenten van je verschillende teamleden om de voortgang van hun taken te volgen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Neem via chat of e-mail contact op om voortgangsberichten te vragen, een goedkeuringsproces te starten, enzovoort.
4. Organiseer of woon meerdere vergaderingen bij per dag om informatie over projecten of KPI's te krijgen.
5. Deel voortgangsberichten met de rest van het team via extra vergaderingen, e-mail of chat.
6. Plan nieuwe initiatieven en bouw ze op in elk van de tools van je team.
7. Verzamel informatie uit al deze verschillende bronnen in rapporten voor je bestuur of directie.

Dit is veel werk en daardoor blijft al het reguliere dagelijkse werk dat een teamleider zelf moet uitvoeren liggen. Proberen te begrijpen hoe projecten vorderen door van een Gantt-diagram in Asana naar een Kanbanbord in Trello te springen, is niet de beste manier om je tijd te gebruiken.

Zo ziet een werkstroom voor teamcoördinatie eruit nadat je je processen hebt geoptimaliseerd:

1. Bouw een gecentraliseerd teamproject in de door jou gewenste tool voor werkbeheer.
2. Integreer je tools. Met een goede tweerichtingsintegratie kan informatie tussen tools worden uitgewisseld, zodat iedereen op de hoogte blijft.
3. Volg de taken van je team rechtstreeks vanuit je favoriete tool, zoals software voor taakbeheer of software voor goedkeuringsprocessen, of zelfs branchespecifieke software, zoals software voor werkprocessen in de bouw. Voortgangsberichten worden automatisch zichtbaar gemaakt in je project. Zo kun je snel feedback geven, vervolgvragen stellen of ingrijpen om de koers te corrigeren.
4. Geef voortgangsberichten, delegeer werk en leid initiatieven allemaal vanuit datzelfde project.
5. Integreer je teamproject met je werktools en synchroniseer belangrijke voortgangsberichten rechtstreeks met die tools. Open source-software voor werkprocessen kan hierbij een waardevolle optie zijn. Deze biedt zeer aanpasbare oplossingen waarmee je integraties en werkprocessen kunt afstemmen op de specifieke behoeften van je team.

Een multidisciplinair projectwerkproces

Wanneer verschillende teams aan een project moeten samenwerken, is communicatie uiterst belangrijk. Iedereen moet begrijpen waar hun samenwerkingspartners aan werken, hoe het project vordert en of er onderweg obstakels zijn.

Traditioneel ziet dat projectwerkproces er als volgt uit:

1. Er wordt een startvergadering gehouden met alle belanghebbenden bij het project om het project te plannen en taken toe te wijzen.
2. Iedereen die bij het project betrokken is, voert zijn of haar taken in in de eigen werktools.
3. Elke week houd je een projectvergadering om elkaar bij te praten over de taken waarvoor je verantwoordelijk bent, vragen te stellen of feedback te geven.
4. Tussen de vergaderingen door worden chat en e-mail gebruikt om informatie te verspreiden, snel antwoord op vragen te krijgen of tijdgevoelige kwesties aan te kaarten.
5. Als iemand obstakels tegenkomt die gevolgen hebben voor het project, worden er speciale vergaderingen georganiseerd om het probleem als groep aan te pakken.

Wanneer je afhankelijk bent van wekelijkse vergaderingen om projectinformatie te krijgen, loop je het risico vijf dagen te werken aan iets dat niet aansluit bij de projectvisie. Daarnaast kunnen er communicatieproblemen ontstaan. Omdat Slack-berichten en e-mails losstaan van je werktool, kunnen belanghebbenden belangrijke discussies missen. Deze versnipperde communicatie kan bijdragen aan een ongeorganiseerde werkomgeving die de productiviteit belemmert.

Zo kan het geoptimaliseerde werkproces eruitzien:

1. Er wordt een kick-offbijeenkomst gehouden met alle projectbelanghebbenden. Je maakt een plan en wijst taken toe.
2. Elke persoon of elk team dat bij het project betrokken is, voert hun taken in in hun eigen werktools. Deze tools zijn geïntegreerd en relevante taken en projecten worden met elkaar gesynchroniseerd.
3. Iedereen die bij het project betrokken is, kan de voortgang van taken volgen, communiceren en samenwerken vanuit de werktool van hun voorkeur. Alle informatie is direct zichtbaar voor belanghebbenden en alle discussies vinden plaats binnen het project, zodat iedereen ze kan zien.
4. Realtime-updates zorgen ervoor dat mensen problemen kunnen identificeren zodra ze zich voordoen en dat feedback sneller wordt ontvangen. Zo wordt verspilde inspanning verminderd en blijft het project op schema.

Wat nu?

Ontdek hoe je betere systemen ontwerpt met workflowscursussen die zich richten op procesefficiëntie en organisatie.

Wil je ook contact leggen met andere digitale projectmanagers over het efficiënter maken van je workflows en bronnen en best practices delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.