Workflowautomatisering: proces, voorbeelden & tools

Wat is workflowautomatisering?

Workflowautomatisering omvat: 1) vaststellen welke onderdelen van een proces zonder menselijke tussenkomst kunnen worden uitgevoerd en 2) workflowautomatiseringssoftware gebruiken om die automatiseringen in te stellen en uit te voeren. Veelvoorkomende functies van workflowautomatiseringssoftware zijn taakplanning, e-mail- en documentbeheer en integratie met andere bedrijfsapplicaties.

Je kunt workflowautomatisering gebruiken voor taken die variëren van gegevensinvoer en documentbeheer tot taaktoewijzing en e-mailcommunicatie. Workflowautomatisering valt ook vaak binnen het bredere domein van projectmanagement. Bekijk de verschillen tussen workflowautomatisering en projectmanagement.

Waarom workflowautomatisering gebruiken?

Zowel kleine als grote bedrijven kunnen profiteren van de voordelen van workflowautomatisering. Wanneer workflowautomatisering correct wordt ingesteld:

• Verbetert het de efficiëntie van workflows. Repetitieve handmatige taken zijn noodzakelijk om alles soepel te laten verlopen, maar kunnen tijdrovend en kostbaar zijn wanneer ze handmatig worden uitgevoerd.
• Verbetert het de nauwkeurigheid en kwaliteit door de kans op menselijke fouten te verkleinen. Je kunt workflowtaken ook automatiseren en digitaliseren om naleving van bedrijfsbeleid en -procedures te bevorderen.
• Maakt het tijd van medewerkers vrij, zodat zij zich kunnen richten op meer strategische taken. Tijd is een schaarse, niet-hernieuwbare hulpbron. Workflowautomatisering zorgt ervoor dat je minder tijd besteedt aan handmatige processen en meer tijd aan de zaken die er echt toe doen.

Als je net begint, kun je overwegen je in te schrijven voor cursussen bedrijfsprocesautomatisering om beter te begrijpen hoe automatisering activiteiten kan stroomlijnen, fouten kan verminderen en tijd kan besparen binnen verschillende afdelingen.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hoe verschillende afdelingen binnen organisaties workflowautomatisering benutten

Workflowautomatisering kan van alles betekenen, van het automatiseren van e-mailreacties tot het instellen van afspraakherinneringen. In sommige gevallen kan het zelfs worden gebruikt om complete afdelingen of bedrijfsfuncties te automatiseren. Er zijn gespecialiseerde AI-tools voor workflowautomatiseringssoftware waarmee je AI in workflowautomatisering kunt inzetten. 

Hier volgen enkele voorbeelden van hoe bedrijfsbrede workflowautomatisering succesvol kan worden gebruikt door projectmanagers in grote organisaties met verschillende afdelingen:

• IT en softwareontwikkeling: IT-afdelingen kunnen workflows automatiseren voor bijvoorbeeld code-implementaties, testprocessen en het bijhouden van problemen. In plaats van herhaalbare processen, zoals releases, elke twee weken opnieuw vanaf nul te moeten coördineren via meerdere communicatiekanalen, kun je je proces één keer documenteren en vervolgens de uitvoering ervan automatiseren, zodat je geen belangrijke details mist.
• Marketing en communicatie: Workflowautomatisering kan worden gebruikt voor creatieve workflowprocessen, zoals campagneplanning, workflows voor contentgoedkeuring en rapportage over analyses.

• Verkoop en bedrijfsontwikkeling: Automatisering helpt bij leadbeheer, het volgen van de verkooptrechter en prestatierapportage.

• Human Resources (HR): HR-managers gebruiken workflowautomatisering voor wervingsprocessen, het inwerken van medewerkers en trainingsprogramma's. Door het inwerkproces te automatiseren, zorg je ervoor dat je medewerkers vanaf dag één klaar zijn voor succes met de juiste apparatuur, trainingsvereisten, toegangsrechten en een lijst met belanghebbenden die ze moeten ontmoeten.
• Financiën en boekhouding: Financiële afdelingen kunnen automatisering gebruiken voor budgetbewaking, financiële rapportage en auditprocessen.

• Klantenservice en ondersteuning: Medewerkers en leidinggevenden van de klantenservice kunnen automatisering gebruiken voor het routeren van tickets, het verzamelen van feedback en het monitoren van serviceniveaus. Dit verbetert de reactietijden en automatiseert veelvoorkomende verzoeken, zodat teams hun tijd kunnen besteden aan strategische kwesties.

• Onderzoek en ontwikkeling (R&D): R&D-teams kunnen automatisering gebruiken voor het plannen van experimenten en het verzamelen van gegevens.

Bovendien kunnen sectoren workflowautomatisering afstemmen op specifieke behoeften. In de bouwsector stroomlijnt het de planning, toewijzing van middelen en voortgangsbewaking.

De gezondheidszorg profiteert van het automatiseren van de intake van patiënten, het plannen van afspraken en compliance-taken, en workflowsoftware voor de detailhandel kan voorraadbeheer, orderverwerking en klantbetrokkenheid optimaliseren. VFX-bedrijven kunnen projectmanagementsoftware voor VFX gebruiken om automatiseringen in te stellen voor goedkeuringen, overdrachten en andere onderdelen van het creatieve proces.

Voorbeelden van workflowautomatisering

Voor projectmanagers omvatten toepassingen van workflowautomatisering het maken van takenlijsten, het toewijzen van taken aan teamleden, het bijhouden van de voortgang en het versturen van herinneringen. Daarnaast kan workflowautomatisering worden gebruikt om rapporten te maken en projectkosten bij te houden.

Hier volgen enkele voorbeelden van workflowautomatisering in projectmanagement:

• Wanneer een taak nog twee dagen tot de deadline heeft en niet als voltooid is gemarkeerd, stuur je de eigenaar van de taak een melding dat de taak eraan komt. Stuur vervolgmeldingen op de deadline en vervolgens elke twee dagen totdat de taak is voltooid.
• Stuur op donderdag een kopie van het projectdashboard naar een distributielijst.
• Wanneer een bug wordt geregistreerd, plaats je een realtime melding in het Slack-kanaal van het team om de zichtbaarheid te vergroten.
• Volg een goedkeuringsproces wanneer een document klaar is voor beoordeling. Stuur een link naar het document, samen met een melding, naar de aangewezen SME en stuur elke twee dagen vervolgmeldingen totdat het document is goedgekeurd of met bewerkingen is teruggestuurd. Wanneer het document wordt teruggestuurd, wijzig je de toegewezen persoon voor de taak in degene die verantwoordelijk is voor het beoordelen van de opmerkingen. Je kunt dit proces ook vereenvoudigen door documentworkflowsoftware of documentbeheersoftware te gebruiken.
• Wanneer een mijlpaaldatum verandert, vraag je de projectmanager of de persoon die de datum wijzigt om een notitie toe te voegen over de reden van de wijziging. Stuur de projectsponsor een melding over de wijziging van de mijlpaaldatum en een notitie met de reden.
• Herinner belanghebbenden eraan om drie dagen vóór de deadline een statusrapport in te vullen. Verspreid het statusrapport op de deadline onder de relevante belanghebbenden.
• Maak een intakeformulier om interne verzoeken voor gedeelde diensten te beheren, zoals helpdesktickets, ondersteuning op het gebied van data science of tekstredactie. Maak een ticket aan, categoriseer het en wijs een contactpersoon en deadline toe op basis van de manier waarop de aanvrager het intakeformulier invult.

Bekijk hier meer voorbeelden van workflows.

Workflowprocessen automatiseren

Dit zijn de stappen die je moet volgen wanneer je hulpmiddelen voor digitale procesautomatisering gebruikt om processen voor zowel eenvoudige als complexe workflows te automatiseren:

1. Bepaal welke specifieke taken je wilt automatiseren

De eerste stap bij het implementeren van workflowautomatisering is nagaan welke van je bestaande processen baat zouden hebben bij automatisering. Let op signalen dat je proces geschikt is voor automatisering:

• Taken die jij of je teamleden herhaaldelijk uitvoeren
• Taken waarbij jij een knelpunt vormt
• Processen die het team omschrijft als “defect” of “ingewikkeld”, of die niet eenvoudig aan een extern publiek kunnen worden uitgelegd
• Taken waarbij je voornamelijk op vaste momenten of na een specifieke triggerconditie op knoppen klikt

2. Documenteer de huidige situatie

Interview relevante belanghebbenden om te begrijpen hoe het proces momenteel werkt. Documenteer alle betrokken stappen en voeg links toe naar relevante documentatie. 

Je kunt ook overwegen een procesdiagram te maken om het proces te documenteren (eventueel met behulp van software voor procesdiagrammen).

Zorg ervoor dat je alle knelpunten verzamelt (d.w.z. waar is het proces repetitief, traag of foutgevoelig?).

3. Bepaal de gewenste toekomstige situatie

Breng na het beoordelen van de knelpunten in het huidige proces in kaart hoe het proces idealiter zou moeten werken. Maak de benodigde workflows of pas deze aan. Bepaal welke tools of procesautomatiseringssoftware je nodig hebt om de automatisering te voltooien.

4. Implementeer de workflowautomatisering

Om het nieuwe proces te implementeren, kun je uitgaan van bestaande workflows die je al hebt opgezet of aangepaste workflows maken (als je agile werkt, moet je agile workflows opzetten). Stel de workflowautomatisering in en laat deze op de achtergrond draaien.

Richt je vervolgens op andere aspecten van je bedrijf of project!

More Articles

• Tips voor het opbouwen van je Slack-profiel

De 10 beste automatiseringstools om je workflow te verbeteren

Je kunt geen workflowautomatisering toepassen zonder software. Bedenk welke taken je wilt automatiseren en ga op zoek naar functies van workflowtools, zoals automatiseringssjablonen, configuratie zonder veel code en het maken van automatiseringen via slepen en neerzetten.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde projectplanning
2. 2. Moxo — Beste keuze voor veilige klantensamenwerking
3. 3. Screendragon — Beste voor AI-gestuurde werkstroomautomatisering zonder code
4. 4. Creatio AI Studio — Beste voor aanpassing van workflows voor ondernemingen
5. 5. Celigo — Beste oplossing voor uitgebreide API-beheermogelijkheden
6. 6. altaFlow — Beste voor Salesforce-documentautomatisering
7. 7. Productive — Het beste voor operationele inzichten gericht op bureaus
8. 8. Wrike — Beste voor groeiende organisaties
9. 9. Qntrl — Het beste voor cross-functionele processen
10. 10. TrailHQ — Het beste voor aangepaste LLMs

Praktische tip: De meeste SaaS- of cloudgebaseerde workflowautomatiseringsoplossingen bieden een gratis proefperiode of account met een beperkt aantal gebruikers. Er zijn veel workflowautomatiserings- en workflowbeheertools beschikbaar om verschillende apps met elkaar te verbinden. Connectors, API's en integratietools zoals Zapier kunnen verschillende workflows die het team gebruikt met elkaar verbinden.

Enkele andere workflowsoftware die je wellicht nuttig vindt:

• Workflowapps (voor workflows onderweg)
• Robuustere tools voor bedrijfsprocesautomatisering en businessprocessmanagement (BPM) (lees hier over BPM versus workflows)
• Software voor bedrijfsregelengines voor workflows die afhankelijk zijn van complexe beslislogica, zoals voorwaardelijke routering of goedkeuringen
• Software voor projectworkflows voor gebruik met je workflows voor projectmanagement, in tegenstelling tot meer algemene bedrijfsworkflows
• Software voor goedkeuringsworkflows voor workflows met een goedkeuringsstap, ongeacht of de workflow interne of externe goedkeuring vereist
• Alternatieven voor ProcessMaker als je momenteel ProcessMaker gebruikt, maar er niet helemaal tevreden mee bent en iets wilt dat beter bij je behoeften past

Wat nu?

Leer hoe je workflowbeheer onder de knie krijgt met deze door experts gegeven cursussen voor workflowbeheer of til je workflows naar een hoger niveau met workflowoptimalisatietechnieken.

Welke automatiseringen vind jij het nuttigst in je dagelijkse werk? Praat mee in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!