Trinnvis eksempel på ressursallokering: Se hvordan det fungerer
Ressursallokering er et kritisk trinn i prosjektstyringsprosessen. Uansett hvilken bransje du arbeider i, eller om du driver med ett eller flere prosjekter, trenger du ressurser. Dette omfatter ting som verktøy eller spesialutstyr, og viktigst av alt mennesker, for å hjelpe deg med å levere arbeidet og få jobben gjort.
Optimal planlegging og allokering av ressursene du har tilgjengelig, vil påvirke evnen din til å levere prosjektet i tide og innenfor budsjettet. Det kan også påvirke selskapets resultat og teamets prestasjoner og trivsel.
I denne veiledningen forklarer vi hva ressursallokering er, hvorfor det er viktig å gjøre denne prosessen riktig, går gjennom noen av utfordringene du kan møte, og ser deretter nærmere på et trinnvis eksempel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvem har ansvaret for ressursallokering?
Rollen som har ansvar for ressursstyring og ressursallokering, er ofte prosjektlederen. Noen selskaper har imidlertid også en ressurs- eller trafikkleder som planlegger og fordeler personell.
Generelt er prosjektledere opptatt av å allokere og styre ressurser for prosjektene de har ansvar for. Ressursledere har derimot et mer helhetlig perspektiv og ser på ressursallokering på selskapsnivå.
Begge rollene samarbeider tett om å tilordne personer til prosjekter basert på ferdighetene, erfaringen og tilgjengeligheten deres, og ved å bruke beste praksis for ressursallokering.
Trafikklederrollen fungerer samtidig på samme måte som en Scrum-leder, med fokus på prosessstyring, å sørge for at forespørsler samsvarer med ressursenes tilgjengelighet, og å legge til rette for kommunikasjon på tvers av team.
Trafikklederen er lojal mot prosessen … og tilfører teamet en fornuftig stemme samtidig som teamet tilpasses virksomhetens prioriteringer.
Trinnvis eksempel: Slik allokerer du prosjektressursene dine
La oss si at du har påtatt deg et prosjekt for den nye kunden din, Ezycounting, et regnskapsfirma i rask vekst med en årlig omsetning på $20 millioner. De har kontaktet deg for å utvikle en mobilapp innen en tidsramme på 6 måneder. Vi kaller dette Prosjekt Ezy!
Ansvarsfraskrivelse: Vi har tatt med eksempler fra Runn-appen for å illustrere hvordan du allokerer ressurser til prosjektene dine. Runn er en moderne app for ressursplanlegging og kapasitetsprognoser som hjelper prosjektledere med å planlegge og følge opp personer og prosjekter.
Etter å ha jobbet som prosjektleder selv i mange år kjenner jeg utfordringene med ressursallokering godt. Jeg var med på å grunnlegge Runn for å løse disse problemene og hjelpe deg med å få oversikt over alle prosjektene i selskapet og personene som trengs for å levere dem.
Før du begynner
1. Kjenn prosjektteamets kapasitet og tilgjengelighet
Før du begynner å allokere ressursene dine til bestemte prosjekter, er det viktig å finne ut hvor mye tid du faktisk har tilgjengelig for allokering.
Jobber noen av medarbeiderne dine deltid? Jobber noen av medarbeiderne dine bare på bestemte ukedager?
Begynn med å sørge for at du kjenner teamets kapasitet og hvor mange timer per uke eller dag hver medarbeider kan jobbe.
Runns People Planner gir deg sanntidstilgang til ressursbasen din med ansatte og innleide, slik at du kan se alles eksisterende arbeidsmengde, ferier og tilgjengelighet for allokering.
2. Kjenn til hvilket annet arbeid som ligger i leveransepipen
Det er også viktig å vite hvilket annet arbeid som pågår for øyeblikket, og hvilket arbeid som kommer, siden du kan ha personer som jobber med flere prosjekter samtidig. Ting kan begynne å bli uoversiktlige hvis du overbelaster noen personer og underutnytter andre.
Runns prosjektplanlegger viser alle prosjektene dine som er planlagt i den valgte tidsperioden, og viser deg hva som pågår.
Hvis du bruker Runn, er People Planner og kapasitetsdiagrammene raske måter å se hvor du kan være i ferd med å overskride kapasiteten.
De fleste plattformer for kapasitetsplanlegging lar deg enkelt gjennomføre kapasitetsplanlegging for teamet og planlegging av ressursallokering.
Planlegge prosjektet og tildele ressurser
Når du har oversikt over de andre prosjektene i den planlagte prosjektporteføljen og hvor mange personer og timer du har tilgjengelig, er det på tide å begynne å tildele og planlegge ressurser til prosjektet ditt. Den enkleste måten å gå frem på er å bruke programvare for ressursplanlegging.
1. Forstå prosjektomfanget og begrensningene for leveransen
Først må du sørge for at du kjenner kravene til og leveransene fra prosjektet, og at du har identifisert eventuelle begrensninger for leveransen, for eksempel:
- Hva som er innenfor og utenfor omfanget
- Frister
- Avhengigheter
For Project Ezy vet du at du må levere en mobilapp innen seks måneder, med en fast lanseringsdato i juli.
2. Identifiser roller og ferdigheter for prosjektet
Identifiser deretter hvilke roller, ferdigheter og hvilket erfaringsnivå du trenger for å levere prosjektet.
Ezycounting trenger en innebygd iOS-app, så du trenger noen med programmeringsferdigheter i Objective-C.
Som prosjektleder vet du kanskje ikke alltid hvem som vil passe til jobben. Husk å rådføre deg med de respektive teamlederne, løsningsarkitektene og ressurslederne. De kjenner teammedlemmene sine godt og vil ha en idé om hvem på teamet som passer til oppgaven, eller hvor det kan mangle ferdigheter som er nødvendige for å levere prosjektet.
Basert på størrelsen på Project Ezy og tidsrammen du har fått, antar du at du trenger:
- 1 prosjektleder
- 1 UI/UX-designer
- 2 utviklere
- 1 tester
3. Kartlegg prosjektets overordnede tidslinje
Deretter lager du en overordnet prosjektplan. Samarbeid med teamet ditt for å bryte ned omfanget i oppgaver og aktiviteter, og beregn hvor mye tid du tror du trenger for å levere arbeidsomfanget. Antallet timer eller dager teamet ditt trenger for å fullføre hver oppgave, inngår i prosjektets ressursplan og tidsplan, så dette er et viktig trinn.
Det er nyttig å tegne opp prosjektfasene visuelt og notere eventuelle kritiske milepæler, viktige leveranser eller frister gjennom hele prosjektplanen.
Når du har satt alt dette sammen, kan du se en tidslinje med start- og sluttdatoer for prosjektet.
I Runn kan du raskt tegne opp prosjektfaser og legge til prosjektmilepæler.
Prosjekt Ezy strekker seg fra februar til juli og har sju betydelige milepæler og 5 faser.
4. Tildel personer til prosjektet
Velg de tilgjengelige ressursene du vil tildele prosjektet, og sørg for at de kan påta seg nytt arbeid. Husk:
- Å ta hensyn til eventuell ferie eller offentlige helligdager
- Å sørge for at personene du tildeler prosjektet, har de nødvendige ferdighetene
- Og at ingen er overbooket
Løs eventuelle overbookinger eller konflikter ved å omfordele arbeidet til noen andre eller flytte tidslinjen.
Du har tildelt Michelle, Monica, Kenny og Beyonce til prosjekt Ezy.
Runn lar deg legge til personer i et prosjekt basert på rolle og ferdigheter, og varsler deg også om overbookinger og fravær i sanntid, slik at du kan justere underveis.
Hva om jeg ikke har de riktige ressursene til riktig tid? Hvis ingen i prosjektteamet ditt har de riktige ferdighetene, kan det hende du må leie inn en konsulent for å hjelpe deg med å levere arbeidet.
I Runn kan du bruke plassholdere for å angi behovet for en rolle eller hvis du ennå ikke vet hvem i teamet som skal utføre arbeidet.
Du har lagt til en plassholder for utviklerrollen mens du fortsetter å tildele de andre ressursene dine.
En annen måte å gjøre dette på er å bruke et regneark for ressursallokering med automatiske beregninger av kostnader og budsjettforbruk.
Når prosjektet er i gang
Etter hvert som du jobber med prosjektet, går ikke alltid ting som planlagt.
Hva om planene dine for ressursallokering var for forsiktige, og du nå risikerer å overskride budsjettet?!
En enkel måte å se hvordan planene dine stemmer overens med virkeligheten på, er å bruke prosjektstyringsprogramvare med funksjoner for tidsregistrering og la teamet føre timelister gjennom hele prosjektet.
Dette gjør det mulig å se hvordan du ligger an sammenlignet med den opprinnelige planen for ressursallokering, og å identifisere ressurs- eller planleggingsrisikoer tidlig, før de blir til problemer. Regelmessig kontroll av viktige måltall for ressursplanlegging, for eksempel utnyttelsesgrad og kapasitet, gir bedre grunnlag for beslutningene dine og bidrar til å unngå overallokering og utbrenthet i teamet.
Ved å bruke effektiv programvare for ressursstyring kan du få detaljert innsikt i ressursallokeringen. Runns avviksrapport viser for eksempel avviket mellom den faktiske og planlagte ressursallokeringen.
Runns avviksrapport viser avviket mellom den faktiske og planlagte ressursallokeringen.
For å holde kursen og redusere risikoen må du kanskje:
- Bytte ut en ressurs
- Tildele flere ressurser
- Endre ressursallokeringen
Du er to måneder inne i prosjekt Ezy, og synes ting går ganske bra. Du logger inn i Runn og oppdager at alle medarbeiderne dine har jobbet overtid.
Du snakker med Ezycounting, og de går med på å forlenge prosjektet med to uker.
Konklusjon
En effektiv prosess for ressursallokering innebærer å ha en modell for ressursallokering på plass før et prosjekt starter, tildele de riktige personene på riktig tidspunkt og følge med på planen underveis for å sikre optimal utnyttelse av teamet og vellykket prosjektgjennomføring. For å hjelpe deg gjennom denne prosessen kan det være nyttig å bruke et gratis verktøy for ressursstyring.
Det er avgjørende å ha oversikt over arbeidsporteføljen din og teamets arbeidskapasitet, slik at du raskt kan reagere på endringer og justere planen effektivt.
Les mer om hvordan du mestrer ressursallokering her.
