Slik mestrer du ressursallokering + 5 velprøvde tips
Enten du utvikler programvare eller forbedrer en prosess, er prosjektets suksess avhengig av riktig ressursallokering. En stor del av prosjektledelse handler om å sørge for at alle de riktige brikkene faller på plass til riktig tid, noe som krever en solid plan for ressursallokering.
Uheldigvis bruker bare rundt en tredjedel av selskapene alltid beste praksis for ressursstyring når de estimerer og fordeler ressurser til prosjekter. Lær mer om dette kritiske trinnet i prosjektledelsen nedenfor, og få noen tips til hvordan du kan gjøre det på en god måte.
Hva er ressursallokering?
Det er en del av ressursstyring, som innebærer å sørge for at du har de riktige ressursene på plass for å nå virksomhetens overordnede mål. Når det gjelder prosjektstyring, viser ressursutnyttelse til hvordan du bruker budsjetter, verktøy og menneskelig kapital for å påvirke prosjektresultatene.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Slik mestrer du ressursallokering
Til syvende og sist blir du vanligvis bedre til å fordele ressurser på en god måte når du får øve på ressursplanlegging i virkelige situasjoner. Jo flere prosjekter du jobber med, desto mer lærer du, og desto bedre kan du fordele ressurser i fremtiden.
Hvis du virkelig ønsker å mestre disse ferdighetene – og vise ledelsen eller fremtidige arbeidsgivere at du behersker dem – kan du skaffe deg en sertifisering som godkjent fagperson innen ressursstyring.
Vi har mange ressurser for prosjektledere som ønsker å forbedre sine ferdigheter innen ressursstyring:
- Vår regnearkmal for ressursallokering hjelper deg med å gå fra grunnleggende Excel-formater til et verktøy som gjør ressursstyringen enklere.
- Du kan lese vårt trinnvise eksempel på ressursallokering for å se hvordan disse prinsippene fungerer i faktiske prosjektsituasjoner.
- Lær mer om metoder for ressursallokering, slik at du kan velge en som passer med dine preferanser og behov.
5 tips for effektiv ressursallokering
Når du er klar til å ta i bruk den nye kunnskapen din, kan du bruke de fem tipsene nedenfor for å øke sjansene for å lykkes ved å ta i bruk teknikker for ressursallokering og modeller for ressursallokering.
1. Bruk riktig programvare for ressursstyring
Velg om mulig prosjektstyringsprogramvare som inkluderer funksjonalitet for ressursstyring. Hvis du ikke har dette alternativet, kan du se nærmere på løsninger for programvare for ressursallokering som kan bidra til å automatisere prosessen med å håndtere ressurser.
Når du driver flere prosjekter eller jobber i en organisasjon som støtter arbeid på flere områder, kan noe så tilsynelatende enkelt som å forstå ressurstilgjengelighet være vanskelig. Det riktige programmet kan hjelpe deg med å se hvilke ressurser som er tilgjengelige og når, slik at du reduserer det manuelle arbeidet og kommunikasjonen som kreves for å forsyne et prosjekt på riktig måte. I tillegg kan programvare for ressursbestilling hjelpe deg med å reservere ressurser på forhånd, sikre tilgjengelighet og forhindre planleggingskonflikter.
Programvareløsninger kan også redusere vanlige utfordringer som over- eller underallokering betydelig. Det kan for eksempel hende at programvaren minner deg på at du allerede har utvikleren tilgjengelig i ukene du trenger vedkommende, slik at du unngår å sette opp en annen utvikler og dermed kanskje frata et annet prosjekt den nødvendige ressursen.
2. Start med et tydelig prosjektomfang
Hvis du ikke kjenner prosjektomfanget, kan du ikke forutse hvilke teammedlemmer eller andre ressurser du kan få behov for.
Hvis du for eksempel tror at prosjektets omfang er å forbedre en eksisterende app, setter du sammen et prosjektteam med dette arbeidet i tankene. Hvis du senere finner ut at interessentene dine mente at du skulle lage en helt ny app, har du kanskje ikke utviklingsressursene som kreves for dette arbeidet, og det kan være for sent å skaffe dem i tide til å overholde prosjektfristen.
Å holde øye med omfangsutglidning er en annen måte du kan beskytte og administrere ressursene dine på. Dette gjelder spesielt i organisasjoner som gjennomfører flere prosjekter samtidig. Hvis omfanget av prosjektet ditt øker gradvis, gjør også tidsrammen det. Det kan føre til at prosjektarbeidet ditt overlapper med andre prosjekter som trenger de samme ressursene.
3. Identifiser oppgaveavhengigheter
Når alle er enige om prosjektets omfang, kan du gå videre med å lage en prosjektplan. Prosjektplanen bør inneholde detaljer om leveranser og milepæler, og de fleste prosjektledere starter med en kritisk sti for å vite hvor lang tid hele arbeidet bør ta.
Del prosjektplanen ytterligere opp med et Gantt-diagram eller en ressursplanlegger for å få hjelp til å forstå oppgaveavhengigheter. Disse detaljene er avgjørende for å prioritere ressurser nøyaktig.
Se for deg for eksempel et restaureringsprosjekt som krever bruk av en dyr og spesialisert maskin. Du vet at du må leie maskinen – noe som medfører en daglig kostnad – og ha en fagperson med riktig sertifisering tilgjengelig for å betjene den.
Hvis den delen av prosjektet ditt som krever denne maskinen, ikke kan gjennomføres før et dusin andre prosjektoppgaver er utført, ville du sløst med ressurser hvis du tildelte maskinen og den sertifiserte fagpersonen til prosjektet helt fra starten.
Ved å identifisere oppgaveavhengigheter i prosjektplanen kan du dra nytte av fordelene ved tildeling akkurat i tide. Alt dette planlegges best med prosjektstyringsprogramvare for restaureringsprosjekter.
4. Lag en ressursplan på forhånd
Ikke stopp ved å forstå disse avhengighetene og ressursbehovene som er knyttet til prosjektplanen. Lag en ressursplan sammen med tidsplanen (dette gjøres best med en mal for ressursplanlegging).
Vurder om prosjektets tidslinje stemmer overens med tilgjengelige ressurser. Hvis ikke, må du kanskje justere tidsplanen eller ta proaktiv kontakt med personalavdelingen eller andre beslutningstakere for å sikre at prosjektet får tilstrekkelige ressurser.
Planleggingen kan for eksempel føre til at du innser at du trenger $100,000 til prosjektet, ikke $50,000. Det er et ganske stort sprang, og det kan ta tid å få godkjenning til å doble prosjektbudsjettet.
Eller hvis du trenger å ansette en midlertidig oppdragstaker for å dekke et behov for spesialkompetanse i prosjektet, kan HR-teamet ditt trenge noen uker eller mer på å utlyse stillingen og gå gjennom kandidater for å ansette riktig person. Programvare for bemanningsbyråer kan være nyttig i denne sammenhengen.
5. Bruk tidsregistrering til å samle inn data om brukte ressurser
Ansvar for ressursallokering stopper ikke når du har alle prosjektressursene du trenger. Du bør registrere tiden som ulike personer bruker på prosjektet, samt alle pengene og andre ressurser som brukes. Disse datapunktene er viktige for å:
- Underbygge fakturering. Du kan få i oppgave å få dekket utgifter som er lagt inn i prosjektet, ved å viderefakturere dem på riktig måte til kundene. Du kan bare gjøre dette på en god måte hvis du vet hvor mye tid som gikk med til ulike deler av prosjektet.
- Fastslå lønnsomhet. Interessentene vil ha svar på om prosjektet ga avkastning på investeringen. Tidsregistrering og andre data om ressursbruk er avgjørende for å finne disse svarene.
- Forbedre planleggingen av nye prosjekter. Når du vet hvor mye arbeid folk kan utføre på ulike prosjekter, kan du planlegge kapasiteten bedre og unngå utbrenthet i de interne teamene dine.
Administrer ressurser mer effektivt
Vil du komme i kontakt med andre prosjektledere for digitale prosjekter for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre prosjektledere for digitale prosjekter på Slack.
