Hva er visuelle arbeidsflyter? Eksempler og beste praksis
Forenkle arbeidet: Visuelle arbeidsflyter forenkler komplekse prosesser med tydelige visuelle fremstillinger. Dette hjelper deg med å forbedre kommunikasjonen, enkelt følge fremdriften og eliminere flaskehalser.
Automatiser og eliminer: Visuelle arbeidsflyter hjelper deg med å se hvilke repetitive, manuelle oppgaver du kan automatisere, og hvilke oppgaver som kan fjernes eller justeres for å øke effektiviteten.
Programvare er veien å gå: Programvareverktøy for visuelle arbeidsflyter kan hjelpe deg med å visualisere, justere og automatisere arbeidsflytene dine – uten dem blir det langt vanskeligere å forbedre prosessene dine.
Visuelle arbeidsflyter automatiserer og oversetter komplekse forretningsprosesser til lettforståelige visualiseringer. De gjør kommunikasjon og oppgavehåndtering enklere, slik at vi som prosjektledere kan fjerne flaskehalser, forbedre arbeidsflyten i prosjektene våre og hjelpe teamet med å bli mer effektive.
Selv om arbeidsflyter og prosesser teknisk sett er forskjellige, kan visuelle arbeidsflyter fortsatt være et verdifullt verktøy for prosesshåndtering, for å få orden på regnearkene, håndtere godkjenningsprosesser, håndtering av prosjektarbeidsflyter og automatisering av repetitive oppgaver.
Hva er en visuell arbeidsflyt?
En visuell arbeidsflyt er en enkel fremstilling av en prosess som viser hvordan oppgaver går fra én fase til den neste. Dette gjør det enkelt å forstå, håndtere og følge opp oppgaver, samt forretningsprosesser, CRM-aktiviteter, flaskehalser i prosjekter og til og med programvarens livssyklus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvilke typer prosjekter bruker visuelle arbeidsflyter?
Visuelle arbeidsflyter, også kjent som flytskjemaer eller prosessdiagrammer, brukes til mange typer prosjektinitiativer, uavhengig av metodikk eller bransje.
Tradisjonell prosjektledelse (TPM) følger en lineær, sekvensiell prosess. Den bruker ofte fossefallsmodellen eller PRINCE2, som har forhåndsdefinerte faser og fast omfang. Her støtter arbeidsflythåndtering en felles forståelse av prosjektets resultater og leveranser.
Visuelle arbeidsflyter som brukes i tradisjonell prosjektledelse, omfatter Gantt-diagrammer, prosessflytdiagrammer, PERT-diagrammer, arbeidsnedbrytningsstrukturer (WBS) og nettverksdiagrammer.
Smidig prosjektledelse tilpasser seg endrede behov i dynamiske miljøer. Den er iterativ og fleksibel, og legger til rette for kontinuerlige tilbakemeldinger og justeringer. Samarbeid og adaptiv planlegging er hovedprinsippene, og metoder som Scrum, Kanban og lean brukes.
Smidig prosjektledelse fordeler eierskapet mellom teammedlemmene, slik at ansvaret deles. Eksempler på visuelle arbeidsflyter i smidig prosjektledelse er Kanban-brett, Scrum-brett, arbeidsflytdiagrammer eller flytskjemaer og oppgavebrett. Disse er ofte avhengige av orkestrering av arbeidsflyter for å holde oppgavene samordnet, tilbakemeldingssløyfene korte og verktøyene integrert mens teamene raskt itererer.
Eksempler på visuelle arbeidsflyter
Jeg har tatt med fire unike eksempler og bruksområder for visuelle arbeidsflyter som viser hvordan de kan forbedre åpenhet, effektivitet og samarbeid i prosjektene dine.
Arbeidsflyt for prosjektledelse
Arbeidsflyter for prosjektledelse brukes til å beskrive prosjektets livssyklus: definere oppgaver, tildele ansvar, følge fremdriften og sørge for at prosjektmilepæler oppnås og fullføres innen rimelig tid.
Arbeidsflyt for livssyklusen for programvareutvikling (SDLC)
SDLC-arbeidsflyter omfatter sju faser: planlegging og analyse, innsamling av krav, design, utvikling, testing, distribusjon og vedlikehold (eller avvikling). Visualisering av disse trinnene hjelper teamet med å håndtere selv de mest komplekse programvareprosjektene.
Arbeidsflyt for markedsføringskampanjer
Visuelle arbeidsflyter for markedsføringskampanjer omfatter oppgaver som planlegging, innholdsproduksjon, planlegging av innlegg i sosiale medier og resultatanalyse. De gjør det mulig for markedsføringsteamet å koordinere innsatsen gjennom hele prosjektet.
Arbeidsflyt for designprosjekter
Designarbeidsflyter omfatter idéutvikling, utforming av trådskisser, prototyping, revisjoner og endelig levering. Visuelle fremstillinger hjelper designere med å samarbeide om arbeidet.
Fordeler med visuelle arbeidsflyter
Her er noen av de mange fordelene ved å bruke visuelle arbeidsflyter:
- Bedre oversikt: Visuelle arbeidsflyter deler komplekse prosjekter opp i enklere og lettere forståelige deler som du og teamet kan håndtere trinn for trinn.
- Større ansvarlighet: Med en delt oversikt over arbeidsflyten vet hele teamet nøyaktig hvem som arbeider med hva, og hva det forventede resultatet er. Dette oppmuntrer teammedlemmene til å ta ansvar for arbeidet som står i deres navn.
- Bedre kommunikasjon: Den visuelle arbeidsflyten fungerer som én felles kilde til sannheten om hva som må skje i løpet av prosessen. Dette bidrar til å redusere misforståelser, og teammedlemmene sier oftere fra når ting begynner å avvike fra planen eller det oppstår en flaskehals.
- Økt produktivitet: Visuelle arbeidsflyter gjør det enkelt å se hvor prosessen blir forsinket eller kommer ut av kurs. Denne enkle identifiseringen gjør det også lettere å iverksette en løsning og øke arbeidsmengden teamet kan håndtere.
Beste praksis for å lage visuelle arbeidsflyter
Når du oppretter nye arbeidsflyter for prosjektstyringsinitiativene dine (eller optimaliserer eksisterende arbeidsflyter), bør du følge denne beste praksisen – den gjelder alt fra enkle til komplekse digitale arbeidsflyter.
- Start i det små: Start med en del av en prosess for å teste og innhente tilbakemeldinger før du utvider.
- Enkelhet: Hold arbeidsflyten enkel, relevant og tilgjengelig.
- Tydelighet: Hvert trinn i arbeidsflyten bør være konsist.
- Fleksibilitet: Hold arbeidsflyten modulær slik at den best mulig kan tilpasses endringer.
- Identifiser en egnet utforming: Sørg for at utformingen av arbeidsflyten passer til typen arbeidsflyt du visualiserer (les mer om typene arbeidsflytstyring her).
- Støtt relasjoner: Sørg for at hvert element i arbeidsflyten er innenfor omfanget og har en tydelig relasjon til minst én annen oppgave.
- Bruk automatiseringsprogramvare: Sett opp automatiseringer og inkluder sjekklister, instruksjoner og all annen nødvendig informasjon for å fullføre oppgaver ved hjelp av digital automatiseringsprogramvare.
- Evaluer: Det kan ta noen iterasjoner før du har den optimale versjonen av arbeidsflyten.
-
monday AI Workspace
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.6 -
Wrike
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Moxo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Verktøy for visualisering av arbeidsflyter
Visuelle verktøy for automatisering av arbeidsflyter er den beste måten å representere prosessene dine visuelt på og sette opp automatiseringer for å øke produktiviteten. Du kan også bruke programvareverktøy for arbeidsflytdiagrammer til kartlegging av arbeidsflyter og til å lage diagrammer, flytskjemaer eller andre visuelle hjelpemidler som illustrerer trinnene i en prosess og relasjonene mellom dem.
Se etter andre viktige funksjoner i programvare for prosessarbeidsflyt, for eksempel dra-og-slipp-oppgavestyring, samarbeid og programvareintegrasjon.
Her er noen av mine favorittverktøy for visuell arbeidsflytstyring:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Det er alltid verdt tiden din å undersøke den beste programvaren for flytskjemaer og prøve ut noen verktøy for å se hvilket som støtter bruksområdet ditt. Utforsk demonstrasjoner, priser på arbeidsflytprogramvare og gratis prøveperioder, og sørg for å legge utløpsdatoene for prøveperiodene i kalenderen din.
Bli med for mer innsikt i arbeidsflytstyring
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
