Che cos’è un piano di gestione delle risorse e come crearne uno
Che cos'è un piano di gestione delle risorse?
Un piano di gestione delle risorse descrive come le risorse verranno allocate, programmate e gestite durante il ciclo di vita del progetto per completare con successo l'ambito del progetto.
Identifica quali risorse sono necessarie, quando sono necessarie e come verranno utilizzate durante il processo di gestione delle risorse del progetto. Le risorse possono includere membri del team, budget, attrezzature, materiali e altre risorse responsabili della gestione delle risorse nell'ambito del progetto.
A cosa serve un piano di gestione delle risorse?
I piani di gestione delle risorse svolgono alcune funzioni fondamentali nei progetti e favoriscono:
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- Accessibilità: i membri del team di progetto, così come i responsabili del progetto e i responsabili delle risorse, possono modificare e rivedere parti del piano delle risorse.
- Trasparenza: i piani di gestione delle risorse consentono a ogni responsabile di progetto di un'organizzazione di vedere cosa sta succedendo e di programmare le risorse in base ai piani degli altri responsabili e alle proprie esigenze. Vengono inoltre utilizzati per tenere traccia di informazioni come la posizione delle attrezzature o lo stato dei membri del team.
- Accuratezza: i piani di gestione del progetto e i piani delle risorse devono essere aggiornati in tempo reale, in modo che i responsabili di progetto dispongano di informazioni aggiornate e accurate quando prendono decisioni.
Modello di piano di gestione delle risorse [Scarica]
Questo foglio di calcolo per l'allocazione renderà semplice tenere traccia delle tariffe orarie dei membri del team e dei costi associati. È in formato Google Sheets, ma puoi facilmente importarne una copia in Excel, se preferisci. Seleziona semplicemente File e poi "Crea una copia" oppure "Scarica".
Cosa includere in un piano di gestione delle risorse
Questi sono gli elementi essenziali da includere nel piano di gestione delle risorse:
1. Assegnazione delle responsabilità
Definisci chiaramente titolarità, responsabilità, approvazioni e risultati da consegnare all'interno del team di progetto. Molti team utilizzano una matrice RACI per chiarire chi è responsabile, chi ha l'autorità, chi deve essere consultato e chi deve essere informato durante l'esecuzione.
I dipendenti e i responsabili possono inoltre utilizzare un software di gestione dei progetti per stimare la durata di un'attività specifica, assegnare ruoli specifici e generare un programma gestibile.
2. Stime delle risorse
Stima le persone, il tempo, il budget, gli strumenti e le competenze necessari per completare con successo il progetto. Ciò include la valutazione della capacità del team, l'identificazione delle lacune nelle competenze e la determinazione della necessità di nuove assunzioni o di affidare attività all'esterno.
Consigliamo di utilizzare un software per la programmazione delle risorse per gestire uno o più di questi elementi, tra cui la capacità del team, le competenze e gli strumenti/le attrezzature.
3. Grafici di gestione delle risorse
I grafici della durata e gli istogrammi aiutano te e il tuo gruppo di progetto a comprendere meglio come le risorse che prevedi di utilizzare si adattino alla pianificazione. Gli istogrammi aiutano i responsabili di progetto a segnalare e risolvere i problemi di sovrallocazione prima che diventino criticità. Molti strumenti di pianificazione dei progetti semplificano questo processo offrendo opzioni integrate per generare report e grafici sulla gestione delle risorse.
4. Dipendenze del progetto
Una dipendenza del progetto si verifica quando un membro del gruppo non può completare le proprie attività senza il completamento di un'attività precedente o senza un'altra risorsa.
Una dipendenza dalle risorse si verifica quando un'attività richiede il completamento da parte di uno specifico membro del gruppo, ma quella persona non è disponibile. Se un'attività può essere completata da più membri del gruppo, non dipende dalle risorse.
5. Alternative
Selezionare metodi, piani e tecnologie alternativi è sempre importante quando si elabora un piano di gestione delle risorse.
Disporre di più alternative può influire positivamente sui costi, sulle tempistiche e sull'affidabilità del progetto. Questi approcci alternativi possono essere esaminati e combinati per ottenere la pianificazione delle risorse più efficiente.
Perché i piani di gestione delle risorse sono importanti?
La gestione delle risorse è importante per i seguenti motivi:
1. Tempistiche del progetto più accurate
Includere una pianificazione dettagliata aiuta a eliminare le congetture relative alle tempistiche del progetto e fornisce una pianificazione del progetto accurata, che i responsabili e i gruppi possono utilizzare per misurare le tappe fondamentali e i progressi del progetto. Questo aiuta i responsabili di progetto a stabilire aspettative favorevoli per le parti interessate e i clienti.
2. Maggiore soddisfazione dei dipendenti e del gruppo
Quantificando il lavoro che un dipendente è in grado di svolgere, i responsabili di progetto possono prendere decisioni migliori e strategiche riguardo a chi coinvolgere in un progetto e quando. Questa è una competenza fondamentale nella gestione delle risorse e si traduce in un carico di lavoro più realistico e gestibile per i membri del gruppo. I membri del gruppo possono facilmente ritrovarsi oberati di lavoro, così come le risorse possono essere utilizzate eccessivamente. Questo può avere effetti collaterali a lungo termine: lo stress sul lavoro può influire sul sonno, sulla salute e sulla soddisfazione professionale complessiva.
Con una gestione efficace delle risorse, i responsabili di progetto possono individuare le aree in cui un progetto presenta carenze e comprendere meglio se il “bacino di risorse” è sufficiente o se sia necessario assumere una persona temporaneamente.
3. Stime delle risorse accurate
I piani di gestione delle risorse garantiscono che aziende e imprese utilizzino efficacemente le risorse a loro disposizione e creino un carico di lavoro equilibrato.
Con un buon piano di gestione delle risorse, è più facile elaborare le stime del progetto. I responsabili di progetto possono determinare meglio dove allocare le risorse in relazione ai costi associati e al budget, per poi calcolare con maggiore precisione i costi e i margini del progetto. Questo può inoltre aiutarli a pianificare le risorse per più progetti che saranno completati contemporaneamente.
4. Migliore flusso del progetto
Un piano di gestione delle risorse fornisce informazioni trasparenti a tutte le parti interessate, migliorando la responsabilità e mantenendo i membri del gruppo informati sulle attività a cui stanno lavorando e sulle relative tempistiche. Questo accelera le transizioni tra le fasi del progetto.
5. Maggiore trasparenza e comunicazione
I piani di gestione delle risorse del progetto risolvono alcune delle sfide più comuni nella gestione delle risorse, tra cui:
- Progetti in competizione per le risorse
- Mancanza di comunicazione sui ruoli e sulle responsabilità
- Disallineamento rispetto alla disponibilità delle risorse dovuto a una scarsa pianificazione della capacità del progetto (che differisce dalla pianificazione delle risorse)
Mantenere accessibili a tutti i responsabili di progetto e ai membri del team di un'organizzazione i piani di gestione delle risorse garantisce che tutti abbiano una panoramica dell'utilizzo attuale delle risorse e che lavorino sulle stesse informazioni quando risolvono i conflitti.
Come creare un piano di gestione delle risorse
Segui questi passaggi fondamentali per creare un piano di gestione delle risorse:
- Definisci il fabbisogno di risorse: Esamina l'ambito e il budget del progetto per identificare le persone, le competenze, gli strumenti e i materiali necessari per completare il lavoro con successo (ad esempio, sviluppatori, designer, collaboratori o attrezzature).
- Esamina la capacità del team: Verifica a cosa stanno lavorando attualmente i membri del team e quanta disponibilità hanno realisticamente prima di assegnare nuovi incarichi. Uno strumento di pianificazione delle risorse può aiutarti a identificare tempestivamente i conflitti o le sovraallocazioni.
- Assegna le risorse: Abbina le attività ai membri del team in base alla loro disponibilità, esperienza e competenze. Ad esempio, potresti affidare a un designer junior il lavoro di produzione, mentre un designer senior verifica i risultati finali.
- Stima l'impegno: Incontra il tuo team per discutere tempistiche, carichi di lavoro e stime realistiche dei tempi per le attività o i risultati principali (ad esempio, stimando quante ore sono necessarie per il lavoro di progettazione, controllo qualità o sviluppo).
- Monitora i carichi di lavoro: Esamina regolarmente i tassi di utilizzo per assicurarti che nessuno sia sovraccarico o sottoutilizzato durante il progetto. Molti team evitano di programmare i membri del team al 100% della capacità, così da lasciare spazio per riunioni, revisioni e attività impreviste.
- Monitora e modifica: Documenta il tuo piano utilizzando un software di gestione delle risorse o un software di pianificazione della capacità, quindi continua ad aggiornarlo man mano che le priorità, le tempistiche o la disponibilità delle risorse cambiano nel corso del ciclo di vita del progetto.
Esempi di piani di gestione delle risorse
I piani di gestione delle risorse sono documenti specifici disponibili in varie forme, generalmente all'interno di un'applicazione software o di un documento Excel.
Piano delle risorse con diagramma di Gantt
Ecco un esempio di come potrebbe apparire il tuo piano delle risorse sotto forma di diagramma di Gantt. Invece di riportare i nomi delle attività lungo l'asse verticale, utilizzerai i nomi dei membri del team. Le barre rappresentano le attività su cui lavoreranno i membri del team, generalmente misurate in giorni. Dai un'occhiata al nostro modello di piano di progetto con diagramma di Gantt per visualizzare l'intera tempistica del tuo progetto.
Piano delle risorse in un foglio di calcolo
Un altro esempio è il foglio di calcolo riportato di seguito. Si tratta di un approccio simile a quello utilizzato nel nostro foglio di calcolo per l'allocazione nella sezione dei modelli e in altri modelli di pianificazione delle risorse. Qui tieni traccia delle ore dei membri del team e delle tariffe orarie, così puoi vedere come procede il progetto rispetto al budget.
Questo può aiutarti a decidere quali membri del team lavoreranno al progetto e su quali attività (ad esempio, potresti optare per un designer con una tariffa oraria più bassa per i progetti con budget ridotti).
Buone pratiche per i piani di gestione delle risorse
Ecco alcune buone pratiche per la pianificazione delle risorse da tenere a mente mentre crei il tuo piano.
1. Considera il budget
Se le risorse sono essenzialmente illimitate nel tuo progetto, puoi assegnarle alle attività dando priorità al “portare a termine il lavoro”, invece di usarle con parsimonia per preservare il budget.
Se il budget del tuo progetto è più limitato, dovrai assegnare le attività alle risorse e adottare un approccio più prudente all’allocazione delle risorse. Dovrai inoltre tenere sotto controllo l’utilizzo con maggiore attenzione. Esistono diversi parametri di utilizzo utili per capire se le risorse sono completamente ottimizzate.
2. Conserva i dati dei precedenti piani delle risorse da analizzare
Salvare i dati di progetti precedenti o simili facilita la pianificazione delle risorse per i progetti futuri. I dati precedenti dovrebbero essere registrati e analizzati, comprese le modifiche apportate, la riallocazione delle risorse, le attività e il tempo impiegato.
3. Utilizza un software per la gestione delle risorse
Gli strumenti software appropriati per la gestione delle risorse offrono maggiore accessibilità e collaborazione all’intero team. Sebbene i fogli di calcolo possano essere un’opzione conveniente per monitorare le risorse, non sono sempre la scelta migliore per i team più numerosi. Se hai bisogno di un’opzione a basso costo, sul mercato sono disponibili numerosi strumenti gratuiti per la gestione delle risorse o software open source per la gestione delle risorse.
Strumenti per la pianificazione delle risorse
Integrare un software per l’allocazione delle risorse può inoltre aiutare ad affrontare alcune delle sfide comuni della pianificazione delle risorse:
- Consentire la comunicazione all’interno dell’app per tenere traccia delle comunicazioni del team e delle modifiche apportate ai piani
- Fornire aggiornamenti e modifiche in tempo reale
- Evitare alla tua azienda di dover integrare grafici personalizzati o ERP costosi
Ecco il mio elenco dei migliori software per la gestione delle risorse, per aiutarti a iniziare la ricerca:
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