7 tecniche di gestione delle risorse (con esempi)
Le giuste tecniche di gestione delle risorse significano meno sorprese, team più equilibrati e progetti che vengono effettivamente consegnati nei tempi previsti. Per ciascuna di quelle riportate di seguito troverai un esempio reale, i passaggi per applicarla subito e una panoramica del suo funzionamento nei software di gestione delle risorse.
Ecco sette tecniche e come metterle in pratica.
Cosa sono le tecniche di gestione delle risorse?
La gestione delle risorse è il processo di identificazione, allocazione e supervisione di tutto ciò di cui il team ha bisogno per portare a termine un progetto. La pianificazione del progetto definisce il cosa e il quando, mentre la gestione delle risorse si concentra sul chi, sul con cosa e sul a quale costo. I cinque tipi fondamentali di risorse sono:
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- Persone: membri del team, collaboratori esterni ed esperti in materia.
- Budget: le risorse finanziarie assegnate al progetto.
- Attrezzature: hardware, macchinari o risorse specializzate.
- Tempo: limitato e non rinnovabile.
- Strumenti: il software di gestione dei progetti che il team utilizza per collaborare e portare a termine il lavoro.
7 tecniche di gestione delle risorse
Approfondiamo ciascuna di queste competenze e tecniche di gestione delle risorse, analizzando come si presenta in un progetto reale e come applicarla.
1. Previsione delle risorse
La previsione delle risorse è il processo di stima delle risorse di cui un progetto avrà bisogno nelle fasi future. Analizzando i progetti passati, le tendenze attuali e la capacità del team, puoi anticipare le necessità invece di farti trovare impreparato quando la domanda aumenta o cambia.
Ti offre inoltre una visione anticipata delle risorse necessarie, aiutandoti a elaborare le stime di budget. Nessuno vuole arrivare a metà di un progetto e rendersi conto di avere troppo poco personale o di aver sovraccaricato il team.
Esempio: stai lavorando alla riprogettazione di un sito web della durata di tre mesi. Utilizzando un software per la previsione dei progetti, stimi il tipo e il numero di risorse necessarie: designer per gli elementi visivi, sviluppatori backend e copywriter web, che possono essere freelance o dipendenti a tempo pieno.
Come applicarla:
- Raccogli i dati di due o tre progetti passati comparabili, annotando le dimensioni del team, le tempistiche e i punti in cui si sono verificati blocchi.
- Utilizzali come riferimento iniziale, quindi apporta modifiche per tenere conto di tutto ciò che è diverso in questo progetto, come nuovi strumenti, un ambito poco conosciuto o un team più piccolo.
- Suddividi il fabbisogno di risorse per fase del progetto, in modo che le lacune siano visibili in anticipo anziché diventare urgenti in seguito.
- Stabilisci un momento di verifica ricorrente, settimanale o bisettimanale, per aggiornare le previsioni man mano che cambiano l'ambito o le priorità.
2. Pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse consiste nel determinare quali tipi di risorse (umane, tecniche, finanziarie) ti servono, quando e in quali quantità.
Puoi quindi confrontare il tuo piano di gestione delle risorse con la capacità disponibile, per assicurarti che ogni fase del progetto sia coperta e che a nessuno venga assegnata una quantità di lavoro superiore a quella che può gestire.
Non è un'attività da svolgere una sola volta. I piani richiedono verifiche e adeguamenti regolari man mano che i progetti evolvono.
Esempio: stai per lanciare un nuovo prodotto software. La pianificazione delle risorse significa elencare ogni attività (test, marketing, formazione degli utenti) e abbinarla alle risorse disponibili. Un creatore di diagrammi di Gantt è un modo per accelerare questo processo.
Come applicarla:
- Elenca ogni attività o fase del progetto, poi individua il tipo di risorsa di cui ciascuna ha bisogno: persone, strumenti o budget.
- Confronta l'elenco con la capacità effettiva del tuo team per individuare eventuali sovrassegnazioni prima che si verifichino.
- Usa un modello di pianificazione delle risorse o uno strumento di pianificazione della capacità per tenere tutto in un unico posto.
- Rivedi il piano in corrispondenza delle tappe fondamentali. Le esigenze di risorse cambiano con l'evolversi dei progetti, e anche il piano dovrebbe farlo.
3. Allocazione delle risorse
L'allocazione delle risorse consiste nell'assegnazione delle risorse ad attività o fasi specifiche del progetto.
La cosa fondamentale è conoscere i punti di forza e i limiti del tuo team e dei tuoi strumenti. Assegnare le persone in base alle competenze e alla disponibilità le mantiene motivate e previene esaurimento e spreco di capacità.
Esempio: considera questo esempio di allocazione delle risorse per una campagna di marketing digitale. Dopo la pianificazione, hai bisogno di un grafico, di un responsabile dei social media e di un redattore pubblicitario. Allocare le risorse di marketing significa quindi assegnare attività specifiche a ciascun ruolo. Il grafico crea la grafica per il blog e le immagini per i social, mentre il redattore pubblicitario si occupa degli articoli del blog e delle didascalie.
Come applicarla:
- Abbina le attività alle persone basandoti prima sulle competenze e poi sulla disponibilità. La persona giusta per il lavoro conta più di chi ha più tempo libero.
- Verifica la presenza di conflitti prima di confermare le assegnazioni. C'è qualcuno già impegnato su più progetti?
- Documenta chi è responsabile di cosa in un foglio di calcolo o in uno strumento di allocazione, così nulla viene trascurato.
- Controlla eventuali squilibri una volta iniziato il lavoro. Se una persona è costantemente sovraccarica mentre altre hanno capacità disponibile, ridistribuisci il lavoro tempestivamente.
Questo foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse tiene traccia dei membri del team, delle loro responsabilità e delle loro tariffe orarie.
4. Pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse si basa sull'allocazione, riportando le assegnazioni su un calendario e specificando quando e dove verrà utilizzata ciascuna risorsa. In questa fase, probabilmente utilizzerai strumenti come i diagrammi di Gantt o i pianificatori delle risorse per visualizzare la tempistica delle tue risorse, assicurandoti che non ci siano sovrapposizioni o periodi di inattività.
Esempio: stai sviluppando una nuova app mobile. In questo contesto, la pianificazione delle risorse potrebbe comportare il completamento del lavoro da parte dei designer UI/UX prima che gli sviluppatori inizino a programmare. In questo modo, gli sviluppatori non devono aspettare i materiali di progettazione e i designer non sono costretti a produrre di fretta modifiche dell'ultimo minuto.
Come applicarlo:
- Una volta assegnate le risorse, posiziona ciascuna di esse su una sequenza temporale: per farlo, sono efficaci un diagramma di Gantt o uno strumento di pianificazione delle risorse.
- Cerca le dipendenze: identifica quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare e assegna le attività di conseguenza.
- Controlla le sovrapposizioni: se la stessa persona è programmata per due attività contemporaneamente, è necessario modificare qualcosa.
- Segnala eventuali periodi di inattività in cui le risorse rimangono inutilizzate tra un'attività e l'altra e modifica la pianificazione per mantenere le attività efficienti.
5. Livellamento delle risorse
Il livellamento delle risorse modifica le date di inizio e fine delle attività in modo che il lavoro sia compatibile con le risorse effettivamente disponibili. È efficace quando la data di fine può essere spostata. Se non può essere modificata, è più indicata l'uniformazione delle risorse (descritta di seguito).
Il livellamento evita di sovraccaricare le persone con scadenze irrealistiche. Come afferma Tim Green, direttore operativo di TeamUp:
Il vantaggio principale consiste nel prevenire l’esaurimento delle risorse, creando un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.
Esempio: nel bel mezzo del lancio di un prodotto, ti accorgi che il tuo designer grafico non è disponibile per completare un'attività per la quale pensavi invece fosse disponibile. Il livellamento delle risorse consisterebbe nel modificare le date di inizio e fine dell'attività, spostandole ai giorni in cui il designer grafico è disponibile.
Per dimostrare come funziona, ecco un esempio di livellamento delle risorse con due diagrammi di Gantt che mostrano i risultati prima e dopo il processo.
Ecco invece come appare il nostro diagramma di Gantt dopo il livellamento delle risorse.
Come applicarlo:
- Individua i membri del team sovraccaricati e segnala le attività che causano il sovraccarico.
- Verifica se la pianificazione è flessibile: se le scadenze possono essere spostate, modifica le tempistiche delle attività in base all'effettiva disponibilità invece di imporre un ritmo irrealistico.
- Se la pianificazione non può essere modificata, si tratta di uniformazione delle risorse (descritta di seguito).
- Redistribuisci il lavoro gradualmente anziché in grandi blocchi, così da evitare che la modifica crei un nuovo collo di bottiglia altrove.
6. Utilizzo delle risorse
L'utilizzo delle risorse misura quanto del tempo disponibile del tuo team viene dedicato al lavoro produttivo. Il monitoraggio di metriche come le ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili mostra se le persone sono sovraccariche o inattive. Individuare tempestivamente la capacità inutilizzata è un'opportunità per riequilibrare il lavoro e, secondo Tim Green, ciò "può portare a significativi risparmi sui costi".
Esempio: Dopo aver lanciato un corso online, ti accorgi che la maggior parte del team è pienamente impegnata, ma il tuo videomaker, assunto per realizzare i contenuti del corso, ha del tempo libero. Destinare quel tempo alla realizzazione di video promozionali per il corso consente di ottenere più valore dalla capacità per la quale stai già pagando.
Come applicarlo:
- Monitora regolarmente le ore fatturabili e non fatturabili utilizzando un software per il monitoraggio del tempo.
- Esamina le metriche di utilizzo sia a livello di team sia individuale per capire chi è sovraccarico e chi ha capacità disponibile.
- Se qualcuno è sottoutilizzato, cerca attività correlate che corrispondano alle sue competenze prima di presumere che non ci sia nulla da fare.
- Stabilisci un tasso di utilizzo obiettivo e usalo come riferimento. Un valore troppo basso segnala capacità sprecata, mentre uno troppo alto segnala il rischio di esaurimento.
7. Livellamento delle risorse
Ecco una semplice equazione per calcolare il tasso di utilizzo, una delle metriche di utilizzo più importanti.
Il vantaggio principale è un programma di progetto più flessibile e adattabile, che consente di rispondere meglio ai cambiamenti o alle circostanze impreviste.
Rispetti comunque la scadenza. Ciò che cambia è il momento in cui viene svolto il lavoro flessibile, così nessuno si ritrova con una settimana da 60 ore mentre quella successiva rimane quasi vuota.
Esempio: Stai effettuando una revisione completa di una piattaforma di e-commerce con una data di lancio fissa. Il tuo sviluppatore Reese è impegnato per 12 ore il Giorno 1 e 13 ore il Giorno 2, mentre alcune di queste attività non si trovano sul percorso critico. Il livellamento sposta tali attività flessibili nei giorni meno impegnativi, all'interno del relativo margine di flessibilità, così il carico di Reese si distribuisce in modo uniforme e la data di lancio rimane invariata.
Ecco un prima e dopo che mostra il risultato del processo di livellamento delle risorse.
Ecco come apparirebbe il programma del progetto dopo il livellamento delle risorse.
Come applicarlo:
- Conferma che la scadenza sia realmente fissa. Se c'è una certa flessibilità, il livellamento delle risorse potrebbe essere il punto di partenza migliore.
- Traccia il percorso critico, poi individua le attività non critiche e il margine di flessibilità disponibile per ciascuna.
- Sposta le attività flessibili dai giorni sovraccarichi a quelli meno impegnativi, rimanendo all'interno del relativo margine di flessibilità. Utilizza prima il margine libero, poiché non influisce su nessun'altra attività.
- Se non è possibile livellare un picco perché non è rimasto alcun margine di flessibilità, questo è il segnale che devi aumentare la capacità, ridurre l'ambito o rinegoziare la data.
Perché la gestione delle risorse è fondamentale
I progetti di oggi coinvolgono più team, fusi orari e modalità di lavoro, rendendo la gestione delle risorse più difficile che mai. Spiccano quattro sfide:
- Complessità interfunzionale: quando le persone vengono coinvolte da reparti diversi, la pianificazione della capacità diventa un problema condiviso con priorità in conflitto.
- Vincoli di capacità: senza visibilità sulla disponibilità, si verificano sovrallocazioni e colli di bottiglia.
- Cambio di contesto: il multitasking eccessivo costa ai team fino al 40% della loro produttività (APA).
- Lavoro ibrido e da remoto: i team distribuiti rendono più difficile individuare gli squilibri nell'allocazione delle risorse prima che causino danni.
Anche l'impatto sulle persone è elevato. I dipendenti esauriti hanno una probabilità del 63% maggiore di prendere un giorno di malattia (Gallup). Una solida pianificazione delle risorse e la gestione del carico di lavoro sono tra i modi più efficaci per proteggere sia il progetto sia il team.
- Conferma che la scadenza sia davvero fissa prima di applicare l'ottimizzazione delle risorse — se c'è una certa flessibilità nelle tempistiche, il livellamento delle risorse è il punto di partenza migliore.
- Individua quali attività all'interno della pianificazione hanno margine di flessibilità — anche con una scadenza rigida, le sequenze delle singole attività possono spesso essere modificate.
- Valuta le opzioni per aumentare gradualmente le risorse: una nuova assunzione, un freelance o la riassegnazione del lavoro a un membro più esperto del team, che possa procedere più rapidamente.
- Controlla il budget prima di impegnarti — coinvolgere risorse aggiuntive ha un costo ed è opportuno verificare che il compromesso ne valga la pena prima di procedere.
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