I 4 migliori metodi di allocazione delle risorse nella gestione dei progetti

4 Metodi Chiave di Allocazione delle Risorse

Comprendere le tecniche di gestione delle risorse è fondamentale per sviluppare efficaci strategie di gestione di più progetti. Senza ulteriori indugi, ecco 4 metodi di allocazione delle risorse che puoi utilizzare per gestire le risorse e i tuoi progetti.

1. Il Metodo del Cammino Critico

Il metodo del cammino critico (CPM) è una strategia preventiva per mantenere un progetto entro i vincoli temporali. Il CPM calcola i tempi di inizio e fine più precoci e più tardivi possibili di un progetto partendo dal presupposto che: 

1. Alcune attività di un progetto dipendono da altre, e 
2. La prima attività deve essere avviata abbastanza presto da permettere il completamento delle altre entro la scadenza desiderata

La sequenza più lunga di attività dipendenti in un progetto rappresenta le attività con la priorità più alta che rientrano nel cosiddetto cammino critico. Le attività al di fuori del cammino critico si dicono "in slack"; possono subire dei ritardi senza allungare la durata complessiva del progetto.

Stabilendo un ordine di priorità chiaro per le attività prima dell'avvio di un progetto, il CPM favorisce una pianificazione efficiente delle risorse. Inoltre, permette di monitorare da vicino il progetto e di effettuare facilmente modifiche per assicurarsi che la tempistica venga rispettata.

Nonostante l'ottimizzazione dei tempi, una critica rivolta al CPM è che non prevede il multitasking. Mentre il cammino critico è in corso, il team non può avanzare con nessuna attività che non faccia parte del cammino stesso. Anche se ciò significa che vengono impiegate meno risorse contemporaneamente, comporta anche che queste risorse debbano essere disponibili per un periodo più lungo.

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2. Il Metodo della Catena Critica

Il metodo della catena critica (CCM) è una tecnica di pianificazione dei progetti più recente, nata dal CPM, con alcune differenze chiave. Mentre il CPM crea un programma di progetto basato sulla dipendenza tra le attività, il CCM modifica il programma considerando i limiti di risorse. Può quindi essere utilizzato sia da solo che in combinazione con il CPM.

Inoltre, il CCM non pone la stessa enfasi nel trovare una soluzione ottimale come il CPM. Con il CCM, "portare a termine il progetto" è considerato sufficiente. In cambio della perfezione, però, il CCM risponde alle critiche relative al multitasking emerse dal CPM e offre una maggiore flessibilità di fronte agli imprevisti.

Per tenere conto della disponibilità delle risorse, il CCM include dei tempi cuscinetto nella durata totale del progetto. Questi buffer danno maggiori garanzie di rispetto delle scadenze in vari modi:

1. Il buffer di progetto aggiunge tempo tra la conclusione del progetto e la data di scadenza prevista per assorbire eventuali ritardi.
2. I buffer di alimentazione sono tempi extra alla fine delle catene non critiche che possono dare respiro alla catena critica (es. aggiungere un periodo di tolleranza per tener conto delle festività).
3. Un buffer di risorse è inserito all'inizio della catena critica, permettendo di raccogliere le risorse necessarie prima dell'avvio del percorso critico.
4. Un buffer di capacità prevede di tenere risorse extra pronte per evitare ritardi in caso di problemi improvvisi. Tuttavia, poiché ciò aumenta il budget, è usato meno frequentemente degli altri tipi di buffer.

Sebbene il CCM sia stato creato per ottimizzare l'utilizzo delle risorse, l'uso dei buffer facilita anche il monitoraggio delle risorse. Se il project manager nota che le attività stanno richiedendo più tempo del previsto e si stanno utilizzando i buffer disponibili, potrà decidere come recuperare e prevenire il rinvio della scadenza del progetto.

3. Livellamento delle Risorse

Nonostante metodi come il cammino critico e la catena critica ottimizzino l'efficienza e forniscano tempo extra per fronteggiare gli imprevisti, a volte il piano di progetto necessita comunque di essere modificato.

Con il livellamento delle risorse, il project manager modifica il programma del progetto, comprese le date di inizio e fine, in base alla disponibilità delle risorse. Il livellamento delle risorse è utile perché riduce la domanda e protegge i lavoratori dal sovraccarico che può portare al burnout. Inoltre, offre al team di progetto il tempo necessario per allocare le risorse in modo più efficiente, basandosi su chi è più adatto a svolgere il lavoro, invece di agire in modo affrettato e disorganizzato solo per completare le attività.

Esistono diverse tecniche di livellamento delle risorse. Prima calcola la quantità di lavoro che ciascun membro del team potrà svolgere in base alla sua capacità. Quindi, confronta l'offerta con la domanda. I membri del team con le competenze necessarie per eseguire le attività del progetto sono disponibili quando ne hai bisogno? Se la disponibilità delle risorse non corrisponde alla domanda, riprogramma l'attività in un altro momento (dopo aver verificato, ovviamente, con gli stakeholder del progetto!)

Anche se il livellamento delle risorse sembra ottimo in teoria, non sempre è fattibile nella pratica. Solo certi tipi di progetti consentono date di conclusione flessibili. Inoltre, il livellamento delle risorse talvolta può comportare costi maggiori.

4. Livellamento Morbido delle Risorse

A differenza del livellamento delle risorse, il livellamento morbido delle risorse cerca di ridurre la domanda rispettando le tempistiche previste. Nel livellamento morbido delle risorse, il project manager modifica la programmazione e l'allocazione delle risorse secondo necessità e, in alcuni casi, introduce risorse aggiuntive per portare a termine il progetto. 

Author's Tip

Scopri di più sulle differenze tra livellamento delle risorse e livellamento morbido delle risorse.

Strategie efficienti di gestione dei progetti sono fondamentali per una corretta allocazione delle risorse e per il raggiungimento degli obiettivi progettuali.

Come project manager, probabilmente hai già praticato il livellamento morbido delle risorse senza nemmeno rendertene conto—per esempio, coinvolgendo una persona più esperta che può completare un'attività in minor tempo. Utilizzare uno strumento di programmazione delle risorse può aiutarti a semplificare questo processo.

Passaggi per una Allocazione Efficace delle Risorse

Nella pratica, probabilmente utilizzerai una combinazione di approcci per l'allocazione delle risorse all'interno di un singolo progetto. Per gestire l'allocazione delle risorse in modo efficace, segui questi passaggi:

1. Crea un Piano di Gestione delle Risorse di Progetto

Un piano di gestione delle risorse di progetto descrive l’intera strategia per l’allocazione delle risorse, includendo la creazione di un calendario delle risorse e una struttura di ripartizione delle risorse, oltre all’impiego delle risorse durante il progetto. Questo comprende attrezzature e strutture a noleggio, materiali acquistati e, soprattutto, i membri del team.

Consiglio di condividere il piano delle risorse con tutti gli interessati. Una comunicazione adeguata può aiutare a prevenire problemi come la competizione tra risorse, soprattutto per quanto riguarda i lavoratori sovra-allocati o sovraimpegnati.

Puoi personalizzare i piani delle risorse in base alle tue priorità, permettendoti di tenere traccia di tutto ciò che ti serve durante il ciclo di vita del progetto. Inoltre, migliorano la responsabilità e il morale del team.

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Utilizzare un modello di pianificazione delle risorse ti renderà la vita molto più semplice, calcolando automaticamente costi e uso del budget. Puoi anche consultare esempi di piani di allocazione delle risorse da altri progetti nella tua organizzazione per capire come dovrebbe essere fatto.

2. Utilizza Software di Gestione delle Risorse

Come i piani di gestione delle risorse, il software di gestione delle risorse aiuta i project manager a tenere traccia di tutto ciò di cui hanno bisogno—il che è particolarmente importante se stai supervisionando più di un progetto! Puoi anche usare il software di gestione delle risorse insieme al tuo piano di gestione dei progetti.

Esistono molte opzioni di software per la gestione delle risorse, inclusi strumenti focalizzati sulla previsione, la programmazione e il monitoraggio. Dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori software di gestione delle risorse. Ho incluso una soluzione per ogni budget e livello di esperienza.

Scopri di più su come scegliere il software di gestione delle risorse giusto qui.

3. Sfrutta i Contenuti Visivi

Una struttura di scomposizione del lavoro delinea e definisce i risultati e le attività di un progetto. Visualizzare i compiti in un diagramma facile da seguire può aiutare a chiarire le responsabilità all'interno del team e mostrare loro come ogni componente del progetto si unisce per una consegna di successo.

Utilizza un software WBS o un modello di struttura di scomposizione del lavoro per creare questo contenuto visivo e mostrare il flusso del progetto e la sequenza delle attività. In alternativa, puoi usare un diagramma di Gantt per monitorare le attività con tempi di inizio e fine specificati.

Approfondisci le visualizzazioni della pianificazione delle risorse qui.

4. Attenzione alle scorciatoie

Esistono altri metodi di allocazione delle risorse, come il fast-tracking e il crashing. Sebbene a volte siano necessari, comportano costi elevati. Il fast-tracking può aumentare il rischio delle risorse e diminuire la qualità del prodotto finale. Inoltre, il fast-tracking non funziona quando le attività si sovrappongono.

Il crashing della pianificazione concentra gli sforzi sulle attività critiche e aggiunge risorse alternative per completarle. Questo aumenta il budget e può ritardare altri progetti a cui queste risorse sono assegnate. Se non ti dispiace questo compromesso, però, il crashing della pianificazione è un modo per ridurre il tempo di completamento del progetto.

Trova altri modelli di allocazione delle risorse qui.

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