Come dominare l’allocazione delle risorse + 5 consigli comprovati
Sia che tu stia sviluppando un software o migliorando un processo, il successo del progetto dipende da un'adeguata allocazione delle risorse. Gran parte della gestione dei progetti consiste nell'assicurarsi che tutti i pezzi giusti vadano al loro posto al momento giusto, il che richiede un solido piano di allocazione delle risorse.
Sfortunatamente, solo circa un terzo delle aziende utilizza sempre le migliori pratiche di gestione delle risorse per stimare e allocare risorse ai progetti. Scopri di più su questo passaggio fondamentale della gestione progetti qui sotto e trova alcuni suggerimenti per svolgerlo al meglio.
Cos'è l'allocazione delle risorse?
Si tratta dell’atto di gestione delle risorse, ovvero garantire di avere le giuste risorse al posto giusto per raggiungere gli obiettivi aziendali complessivi. Quando si tratta di gestione dei progetti, la utilizzazione delle risorse riguarda come si impiegano budget, strumenti e capitale umano per influenzare i risultati del progetto.
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Come padroneggiare l'allocazione delle risorse
In definitiva, di solito migliori la tua capacità di allocare correttamente le risorse quando puoi esercitarti nella pianificazione delle risorse in contesti reali. Quindi, più progetti gestisci, più impari e meglio sarai in grado di allocare risorse in futuro.
Se vuoi davvero padroneggiare queste competenze — e dimostrare la tua abilità alla leadership aziendale o a futuri datori di lavoro — potresti conseguire la certificazione Resource Management Certified Professional.
Abbiamo molte risorse per i professionisti della gestione progetti che desiderano migliorare le proprie competenze di gestione delle risorse:
- Il nostro modello di foglio Excel per l’allocazione delle risorse ti aiuta a passare da formati Excel di base a uno strumento che rende più semplice la gestione delle risorse.
- Puoi leggere il nostro esempio pratico passo-passo di allocazione delle risorse per vedere come questi principi si applicano in un contesto reale di progetto.
- Scopri di più sui metodi di allocazione delle risorse così da poter scegliere quello che meglio si adatta alle tue preferenze ed esigenze.
5 consigli per un’allocazione efficace delle risorse
Quando sei pronto ad applicare le tue nuove conoscenze, utilizza i cinque suggerimenti qui sotto per aumentare le possibilità di successo integrando tecniche di allocazione delle risorse e modelli di allocazione delle risorse.
1. Usa il software di gestione delle risorse più adatto
Dove possibile, scegli un software per la gestione dei progetti che includa funzionalità di gestione delle risorse. Se questa opzione non è disponibile, considera soluzioni di software per l’allocazione delle risorse che possano aiutarti ad automatizzare il processo di gestione delle risorse.
Quando gestisci più progetti o lavori in un’organizzazione che supporta iniziative su diversi fronti, qualcosa di apparentemente semplice come comprendere la disponibilità delle risorse può diventare complicato. Il giusto programma software può aiutarti a vedere facilmente quali risorse sono disponibili e quando, riducendo il lavoro manuale e la comunicazione necessari per fornire correttamente le risorse a un progetto. Inoltre, il software per la prenotazione delle risorse può aiutarti a riservare risorse in anticipo, garantendo disponibilità ed evitando conflitti di pianificazione.
Le soluzioni software possono anche ridurre drasticamente le problematiche comuni come la sovra-allocazione o la sotto-allocazione. Ad esempio, potrebbero ricordarti che hai già assegnato lo sviluppatore nelle settimane in cui ti serve, evitandoti di assegnare un altro sviluppatore e magari sottraendo quella risorsa necessaria ad un altro progetto.
2. Parti da uno scope di progetto chiaro
Se non conosci lo scope del tuo progetto, non puoi prevedere quali membri del team o altre risorse potrebbero essere necessari.
Ad esempio, se pensi che l'ambito del progetto sia migliorare un'app esistente, crei un team di progetto con questo obiettivo in mente. Se in seguito scopri che gli stakeholder si aspettavano che creassi un'app completamente nuova, potresti non avere le risorse di sviluppo necessarie per quel lavoro e potrebbe essere troppo tardi per reperirle in tempo per rispettare la scadenza del progetto.
Monitorare l'espansione incontrollata dell'ambito è un altro modo per proteggere e gestire le tue risorse. Questo è particolarmente vero nelle organizzazioni che gestiscono più progetti contemporaneamente. Se l'ambito del tuo progetto aumenta, anche la sua durata si estende. Questo può portare a una sovrapposizione degli sforzi del tuo progetto con altri progetti che necessitano delle stesse risorse.
3. Identifica le Dipendenze delle Attività
Una volta che tutti hanno concordato l'ambito del progetto, passa a creare un piano di progetto. Il tuo calendario di progetto dovrebbe dettagliare consegne e traguardi, e la maggior parte dei project leader parte da un percorso critico per sapere quanto tempo richiederà l'intero sforzo.
Scomponi ulteriormente il tuo programma di progetto con un diagramma di Gantt o un pianificatore delle risorse per aiutarti a capire le dipendenze tra le attività. Questi dettagli sono essenziali per prioritizzare accuratamente le risorse.
Ad esempio, immagina un progetto di restauro che richiede l'utilizzo di un macchinario costoso e specializzato. Sai che dovrai noleggiare il macchinario — il che comporta un costo giornaliero — e avere a disposizione un professionista certificato per usarlo.
Se la parte del tuo progetto che richiede questa macchina non può avvenire prima che siano completate una dozzina di altre attività, sprecheresti risorse se assegnassi il macchinario e il professionista certificato al tuo progetto fin dall'inizio.
Identificando le dipendenze tra le attività all'interno del tuo programma di progetto, puoi beneficiare di un'allocazione just-in-time. Tutto questo si pianifica al meglio con un software di gestione progetti per il restauro.
4. Crea un Piano delle Risorse in Anticipo
Non fermarti alla comprensione di queste dipendenze e dei bisogni di risorse associati al tuo piano di progetto. Crea un piano per le risorse insieme al tuo calendario (questo si realizza al meglio con un modello di pianificazione delle risorse).
Valuta se la tempistica del progetto è allineata alle risorse disponibili. In caso contrario, potresti dover apportare modifiche al tuo calendario oppure metterti in contatto preventivamente con le risorse umane o altri decisori per rifornire adeguatamente il tuo progetto.
Ad esempio, la tua pianificazione potrebbe farti capire che hai bisogno di $100.000 per il progetto e non di $50.000. È un bel salto e ottenere l'approvazione per raddoppiare il budget del progetto potrebbe richiedere del tempo.
Oppure, se hai bisogno di assumere un collaboratore temporaneo con competenze specialistiche per il tuo progetto, il team HR potrebbe aver bisogno di alcune settimane o più per pubblicare l'annuncio e selezionare i candidati al fine di trovare la persona giusta. Un software per agenzie di recruiting potrebbe essere utile a questo scopo.
5. Usa il Monitoraggio del Tempo per Raccogliere Dati sulle Risorse Utilizzate
Le tue responsabilità nell'allocazione delle risorse non terminano quando hai tutte le risorse di progetto necessarie. Dovresti monitorare il tempo impiegato dalle diverse persone sul progetto, così come tutto il denaro e le altre risorse utilizzate. Questi dati sono importanti per:
- Supportare i fatturabili. Potresti essere incaricato di recuperare le spese sostenute nel progetto riversandole correttamente ai clienti. Puoi farlo bene solo se conosci il tempo dedicato alle varie attività del progetto.
- Determinare la redditività. Gli stakeholder vorranno sapere se il progetto ha generato un ritorno sull'investimento. Il monitoraggio del tempo e altri dati sull'utilizzo delle risorse sono fondamentali per rispondere a queste domande.
- Migliorare la pianificazione di nuovi progetti. Quando sai quanta attività possono svolgere le persone su vari progetti, puoi effettuare una migliore pianificazione delle capacità ed evitare il burnout del tuo team interno.
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