Pourquoi les équipes détestent le suivi du temps (et comment leur faire changer d’avis)
Une tâche qui semble rassembler les gens dans une aversion commune est le suivi du temps. Pourquoi donc ? Et si votre organisation vous exigeait, à vous et votre équipe, de suivre vos efforts de projet sur une feuille de temps ? Dans cet article, j’explorerai certaines raisons qui font que les équipes projets détestent le suivi du temps, et ce qu’un chef de projet peut faire pour l’encourager.
Voici un conseil d’expert, dès le départ : la plupart du temps, vous et votre équipe utiliserez un logiciel de suivi du temps. Croyez-moi : c’est bien mieux qu’un tableur Excel ou une feuille de temps en papier. Choisir une option facile à utiliser est une excellente manière de motiver votre équipe à réellement s’en servir—nous y reviendrons plus tard !
Qu’est-ce que le suivi du temps et pourquoi les équipes le pratiquent-elles ?
Le suivi du temps est le processus qui consiste à consigner le temps passé sur des tâches et projets afin de surveiller la productivité, gérer les ressources et garantir que les projets respectent le calendrier et le budget. Les équipes projets pratiquent le suivi du temps pour diverses raisons. Ces raisons sont souvent alignées sur les objectifs de l’organisation, les besoins de gestion de projets et les considérations d’efficacité.
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En dehors de la raison de base « Je déteste ça, mais quelqu’un m’a demandé de le faire », voici quelques raisons courantes pour lesquelles les équipes mettent en œuvre le suivi du temps des employés :
- Meilleure facturation et gestion des clients : Pour les organisations et agences qui facturent les clients en fonction du temps passé sur les projets, le suivi du temps facturable est essentiel pour avoir une facturation précise. Il offre un relevé clair et transparent du temps passé sur les tâches pour le client. Cela peut aider à justifier les coûts et à entretenir de bonnes relations avec les clients.
- Des estimations de projets plus précises : Le suivi du temps sert souvent à surveiller et gérer le temps consacré à différentes tâches et activités. Cela aide à estimer combien de temps des tâches similaires pourraient prendre dans de futurs projets, rendant la planification de projets plus précise. Le suivi du temps sert aussi en gestion de projets à contrôler la justesse des estimations et à les ajuster si l’on constate des écarts. Il peut également aider à identifier des risques qui peuvent impacter vos résultats projet.
- Meilleure allocation des ressources : Le suivi du temps permet aux équipes de projet de comprendre comment les ressources, y compris le temps et les compétences de chaque membre, sont réparties sur le projet. Cette information est précieuse pour optimiser l’allocation des ressources et s’assurer que les charges de travail sont équilibrées et que personne n’est surchargé ou sous-utilisé, ce qui peut mener à l’épuisement. Cela peut impliquer des méthodes d’allocation telles que la réaffectation de tâches à d'autres membres de l’équipe, l’ajout de nouveaux collègues ou de freelances potentiels, ou l’extension des échéances de tâches ou de projet.
- Contribue à l’amélioration des processus et des flux de travail : Les données issues du suivi du temps peuvent être analysées pour identifier des opportunités d’amélioration des processus et des flux de travail. Les chefs de projet peuvent repérer des schémas, évaluer l’efficacité des processus et flux selon des indicateurs prédéfinis, et prendre des décisions éclairées par la donnée pour augmenter l’efficacité globale. Par exemple, vous pouvez remarquer que plusieurs membres d’équipe passent beaucoup de temps sur la même tâche. Il faut alors trouver un moyen de réduire ce temps ou de lever un blocage qui les impacte.
Pourquoi les équipes détestent-elles le suivi du temps ?
1. Perception de micro-gestion
Personne n’aime la sensation d’être surveillé. Avoir l’impression que « Big Brother » vous observe chaque minute de votre temps de travail crée de l’inconfort.
Le suivi du temps peut être perçu comme une forme de micro-gestion où les employés ont l’impression que tous leurs faits et gestes sont surveillés. Cela peut générer un manque de confiance, de la démotivation et un environnement de travail et une culture négatifs.
2. Sanction en cas d’estimations inexactes
Les équipes projet (et en particulier les équipes agiles) peuvent ne pas apprécier le suivi du temps si celui-ci est comparé aux estimations de travail. Si on demande aux équipes de fournir une estimation de l’effort prévu et de la durée, elles peuvent voir le suivi du temps comme un moyen de vérifier la précision de leurs prévisions.
Les membres d’équipe peuvent s’inquiéter d’être tenus responsables ou sanctionnés pour des estimations inexactes si elles ne correspondent pas à la réalité. Ceci peut être particulièrement problématique pour les équipes œuvrant sur des projets créatifs ou de recherche & développement.
3. Tâche administrative non désirée
Personne n’aime les tâches administratives « parasites ». Même si certains membres de votre équipe utilisent déjà des outils de productivité pour mieux s’organiser, ils peuvent voir le suivi du temps comme une corvée administrative supplémentaire qui accapare du temps pouvant être consacré à leur véritable travail. Si le processus pour enregistrer son temps est fastidieux ou demande un effort conséquent, cela entraîne de la frustration.
4. Manque de transparence et de confiance
Si la raison du suivi du temps n'est pas communiquée efficacement, ou si l'utilisation des données suivies manque de transparence, les employés peuvent remettre en question la valeur et la nécessité du processus. Cela peut créer une culture toxique où les employés ont le sentiment de ne pas être dignes de confiance pour accomplir leur travail. Ce n'est pas le type de culture ou d'environnement dans lequel on souhaiterait évoluer.
Pourquoi le suivi du temps est-il important pour les équipes projet ?
Le suivi du temps peut être très important pour un projet. Le chef de projet peut souhaiter que les équipes suivent leur temps pour plusieurs raisons.
Voici quelques avantages courants des outils de suivi du temps pour les équipes :
- Fournit des analyses de productivité : Le suivi du temps permet d’analyser la productivité de l’équipe et de chaque employé. En comprenant comment le temps et les efforts sont répartis, vous pouvez identifier les goulots d’étranglement du projet, les lacunes, les inefficacités et les axes d’amélioration. Cette approche basée sur les données peut orienter les stratégies et plans pour renforcer la productivité globale et le moral des employés.
- Aide à maîtriser les coûts : Le suivi du temps aide à maîtriser les coûts en fournissant une vue réelle du temps, des efforts et des dépenses engagés sur les projets. Ces informations sont essentielles pour établir un budget précis et éviter les dépassements. C’est particulièrement important pour les projets avec un coût prédéfini (ou un contrat à prix fixe) convenu avec les clients, ou ceux qui doivent respecter des paramètres budgétaires définis par un client.
- Assure le respect des obligations légales et contractuelles : Dans certains cas, la conformité, les contraintes légales ou contractuelles peuvent rendre le suivi du temps incontournable. Celui-ci garantit que le travail est effectué conformément aux normes et directives établies pour les projets qui comportent des exigences réglementaires ou de conformité imposant un suivi du temps. C’est souvent le cas dans le conseil, les services juridiques et d’autres métiers où les clients exigent des relevés détaillés des prestations réalisées par les employés.
- Améliore la gestion du temps : Les membres de l’équipe peuvent voir comment ils utilisent leur temps, et déterminer s’ils consacrent trop (ou pas assez) de temps à certaines tâches. Grâce à la possibilité de revoir leurs propres données temporelles en fin de journée ou de semaine, par exemple, les membres de l’équipe peuvent ajuster le temps et les efforts dédiés à différents projets ou tâches afin d’augmenter la rentabilité.
4 façons dont les chefs de projet peuvent rallier l’équipe au suivi du temps
Convaincre une équipe projet d’adopter le suivi du temps peut être un processus délicat qui nécessite des stratégies de communication efficaces, des avantages évidents, et un accompagnement approprié. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour encourager votre équipe à adopter le suivi du temps :
1. Expliquer l’objectif du suivi du temps
La première étape pour convaincre votre équipe consiste à communiquer clairement les raisons de la mise en place du suivi du temps. Soulignez qu’il ne s’agit pas de microgérer, mais plutôt de comprendre comment le temps est utilisé pour améliorer l’efficacité et la productivité. En tant que chef de projet, vous pouvez éclairer la finalité du suivi en mettant en avant les avantages autant pour l’équipe que pour l’organisation.
2. Relier le suivi du temps aux objectifs
La deuxième étape consiste à relier le suivi du temps aux objectifs globaux de l’équipe projet. Lorsque les membres de l’équipe voient comment leur temps contribue à l’atteinte d’objectifs plus larges (ou à la « vue d’ensemble »), ils sont souvent plus motivés à enregistrer leur temps avec exactitude. Cela permet aussi de s’assurer que vos collaborateurs comprennent les objectifs du projet et de l’organisation.
3. Choisissez des outils conviviaux
Si vous savez que votre équipe est réticente au suivi du temps, pourquoi choisir un outil difficile et complexe ? Pour encourager vos collaborateurs, optez pour une application de suivi du temps facile à prendre en main et qui s’intègre sans effort dans le flux de travail de l’équipe. Si les outils sont conviviaux, nécessitent peu d’efforts, et correspondent à votre secteur d’activité (ex. : logiciels de suivi du temps pour les consultants), les membres de l’équipe les adopteront plus spontanément, sans que vous ayez à demander ou rappeler leur utilisation.
Surveillez l’apparition de solutions de pointage et de logiciels de suivi du temps basés sur l’IA équipés de fonctionnalités permettant à votre équipe et à vous-même d’automatiser le suivi du temps (par exemple, démarrer un minuteur en ouvrant un onglet spécifique), ainsi que des intégrations avec votre logiciel de gestion de projet ou des outils de facturation pour constituer un système de suivi du temps cohérent.
4. Montrer l'exemple
Comment allez-vous encourager les gens à faire quelque chose si vous ne le faites pas vous-même ? En tant que chef de projet, vous devez montrer l'exemple et démontrer un engagement envers le suivi du temps. Lorsque les membres de l'équipe de projet voient que les dirigeants participent activement, cela insuffle un état d'esprit positif à toute l'équipe. Cela encouragera les autres à faire de même.
Trouvez plus de meilleures pratiques pour le suivi du temps ici.
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