22 statistiques sur la gestion du temps pour alléger votre charge de travail

Si votre équipe n’est pas concentrée sur ses tâches principales parce que la coordination prend trop de temps, la progression ralentira et le travail ne sera pas terminé dans les délais. Supprimez les activités inutiles et clarifiez les priorités pour permettre à votre équipe de se concentrer sur ce pour quoi elle a été embauchée. 

2. Les membres de l’équipe n’utilisent que 27 % de leur temps pour le travail pour lequel ils ont été embauchés

Selon ce même rapport d’Asana, votre équipe ne consacre que 27 % de son temps aux tâches et responsabilités pour lesquelles elle a été embauchée. Il s’agit là d’un indicateur important de la productivité. Si votre équipe ne consacre pas son temps à son véritable poste, il sera difficile d’achever les projets et les tâches dans les temps. 

Découvrez ce sur quoi votre équipe travaille en dehors de sa fiche de poste et voyez si vous pouvez lui ôter certaines tâches. La priorisation est essentielle : si ces autres tâches sont importantes, prévoyez un créneau spécifique pour qu’il soit clair pour votre équipe ce qu’elle doit traiter en premier. 

3. Les membres de l’équipe perdent 62 % de leur journée sur des tâches manuelles et répétitives

Une autre révélation du rapport d’Asana est que 62 % de chaque journée de travail est perdue à effectuer des tâches manuelles et répétitives. Cela inclut la saisie de feuilles de temps, l’envoi de travaux pour validation ou approbation, et la mise à jour du statut des éléments dans votre logiciel de gestion de projet.

Les outils d’automatisation des flux de travail peuvent exécuter ces tâches répétitives à votre place. Imaginons que vous configuriez une automatisation qui s’active lorsqu’un membre de l’équipe marque un livrable comme prêt pour validation. Le logiciel peut alors vous envoyer une notification par email, avertir la prochaine personne concernée et mettre à jour la feuille de temps du collaborateur en fonction de la durée passée sur la tâche.

4. 88 % d’une semaine de travail typique sont consacrés à la communication

L’employé moyen consacre la majeure partie de son temps à la communication, selon un rapport récent de Grammarly. Cela inclut le temps de réunion, la rédaction et la relecture d’emails et de messages Slack, ainsi que les échanges en face à face. Le travail à distance en est partiellement responsable : avec moins de personnes au bureau, les équipes passent plus de temps en réunions et à communiquer des mises à jour.

Pour réduire le temps passé à communiquer (et augmenter le temps passé sur leurs véritables missions), tenez-vous-en à des ordres du jour stricts pour les réunions, encouragez l’utilisation d’outils d’IA pour la rédaction des messages, et accompagnez votre équipe dans le développement de ses compétences de communication.

Statistiques sur les interruptions, réunions et notifications

Ces données sur la gestion du temps portent sur les distractions et interruptions qui nuisent à la productivité. 

5. Les membres de l’équipe jugent inutiles deux tiers des réunions auxquelles ils participent

Une autre information capitale tirée du rapport Asana : les membres de l’équipe estiment que la plupart des réunions sont inutiles. Elles font perdre un temps précieux pour les priorités, et sapent l’énergie et la motivation – en particulier les réunions qui auraient pu être remplacées par un email. 

Avant de programmer une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. Si vous avez seulement besoin d’une mise à jour ou de transmettre une information simple, envoyez plutôt un email. Si une réunion s’impose, préparez un ordre du jour clair et respectez le temps imparti.

6. Près d’un tiers des employés effectue des heures supplémentaires principalement à cause d’un volume élevé d’e-mails et de notifications

Selon les données d’Asana, près d’un tiers des employés de bureau font régulièrement des heures supplémentaires, la principale raison étant un flot incessant de notifications, d’e-mails et de messages Slack. La surcharge de notifications est un problème courant, également lié à l’augmentation du télétravail.

Prévoir des temps de « travail profond », pendant lesquels vous restez concentré sur votre tâche et mettez les notifications en sourdine. Ne consultez pas vos notifications durant ce créneau : cela perturbera votre concentration et il vous faudra du temps pour vous recentrer. Faites savoir aux membres de l’équipe qu’ils peuvent faire de même (sauf en cas d’urgence). Avec plus de temps de concentration, les employés ne devraient pas avoir besoin de rester tard (ni de consulter leurs notifications en dehors du travail).

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7. En Australie, les réunions imprévues sont la principale raison pour laquelle les employés restent tard

Selon les données d’Asana, pour les travailleurs australiens, la principale cause des heures supplémentaires est la tenue de réunions imprévues. Celles-ci sont tout aussi préjudiciables que les réunions inutiles : lorsqu’elles sont programmées à l’avance, chacun peut organiser sa journée en conséquence.

Lorsque des réunions surviennent à l’improviste, le travail est déplacé, ce qui signifie qu’une tâche doit être repoussée. Si la tâche repoussée a une échéance stricte, votre équipe devra peut-être rester tard. Évitez autant que possible d’ajouter des réunions de dernière minute au calendrier de votre équipe (sauf en cas d’urgence).

8. Trop de travail est la principale source de stress pour un tiers des employés américains

Le rapport d’Asana montre que la principale source de stress pour un tiers des employés américains est une charge de travail excessive. Il s’agit d’un problème fréquent, aux origines multiples : évolution ou augmentation des missions avec le temps, diminution des effectifs, ou ajout de nouvelles tâches sans réelle hiérarchisation.

Indiquez clairement la priorité de chaque nouvelle tâche. Sans cette clarté, l’équipe risque de se concentrer sur les mauvaises priorités, de se sentir dépassée ou de vouloir tout faire en même temps (ce qui nuit encore plus à la productivité). Planifiez les tâches à accomplir absolument et identifiez celles à faible valeur ajoutée dont on peut se passer ou qu’on peut déprioriser.

Temps perdu, inefficacités et statistiques sur le travail en double

Ces statistiques montrent l’importance de la gestion du temps pour réduire les processus inefficaces et le gaspillage.

9. Les gens perdent 91 minutes par jour dans des réunions et tâches non essentielles

Selon une étude récente d’Acuity Training, les membres des équipes consacrent en moyenne une heure et demie par jour à des tâches ou réunions qui ne sont pas pertinentes par rapport à leurs rôles. Cela laisse moins de temps pour des missions qui auront un impact sur l’avancement ou la finalisation des projets.

Avant d’envoyer une invitation à une réunion, passez en revue la liste des invités : tous doivent-ils vraiment y participer ? La réunion est-elle en lien avec les tâches ou livrables en cours ? Même réflexion pour les tâches. Avant d’en confier une nouvelle, assurez-vous qu’elle entre bien dans leur champ de responsabilité.

10. La moitié des employés n’ont jamais analysé leur gestion du temps

Une autre conclusion de l’étude d’Acuity Training est que près de la moitié des employés n’ont jamais analysé l’usage de leur temps. Vous devriez surveiller par défaut la façon dont les membres de l’équipe utilisent leur temps (les feuilles de temps ont un impact sur la facturation, après tout), mais il est aussi utile d’inviter régulièrement chacun à examiner ses propres habitudes et à réaliser un audit de temps.

Une fois qu’ils auront pu analyser le temps et l’énergie consacrés à chaque tâche, ils pourront vérifier si leurs efforts sont proportionnels à leur impact, repérer des axes d’amélioration et apporter des changements pour gagner en efficacité.

11. 70 % des employés perdent 20 heures par semaine à cause de processus et outils inefficaces

Un rapport de Quickbase indique que près de 70 % des salariés perdent la moitié de leur semaine à cause de « systèmes fragmentés » : données disséminées dans différents outils, processus dépassés, systèmes inefficaces. Cela entraîne une perte de productivité, de temps, et de chiffre d’affaires.

Centralisez toutes les informations nécessaires à l’avancée de vos projets (par exemple dans un outil de gestion de projet), plutôt que de les disperser dans cinq tableurs, un outil de collaboration, un outil distinct de suivi du temps et un autre pour le suivi de l’avancement.

12. Les entreprises américaines perdent près de 500 milliards de dollars à cause de la productivité des employés

Une étude récente d’Economist Impact montre que les entreprises américaines perdent collectivement 468 milliards de dollars à cause d’une faible productivité et des distractions. Les collaborateurs n’avancent pas autant qu’ils le pourraient, ce qui impacte directement la rentabilité de l’entreprise.

Cela ne signifie pas que les employés se relâchent ou procrastinent volontairement : de nombreuses distractions (parfois importantes) peuvent les détourner de leurs tâches principales. Des pratiques comme la planification de temps de concentration ou la mise en sourdine des notifications peuvent aider dans ce domaine.

13. Les employés passent 10 % de leur journée sur des tâches déjà accomplies

Le rapport d’Asana met en avant que les salariés passent 10 % de leur journée à travailler sur des tâches déjà réalisées. Cela équivaut à plus de 200 heures par an perdues en double emploi.

Gardez votre logiciel de gestion de projet à jour avec ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire et qui travaille sur quoi. Vous devriez également organiser des réunions rapides quotidiennes (stand-ups) et des points réguliers, tout en surveillant le niveau de communication. Les membres de l’équipe transmettent-ils le travail efficacement ? Se tiennent-ils informés mutuellement de l’avancement ? Vous pouvez également mettre en place des processus clairs et des automatisations pour que tout fonctionne sans accroc.

Statistiques sur les systèmes et outils de gestion du temps

Ces statistiques sur la gestion du temps concernent l’utilisation de logiciels et de systèmes pour mieux gérer son temps. 

14. Seuls 18 % des personnes disposent d’un système dédié à la gestion du temps

Une étude récente d’Acuity Training montre que moins de 20 % des employés ont un système dédié pour organiser et prioriser leur temps. Avec un système de gestion du temps dédié, vous et votre équipe pouvez travailler plus efficacement et accomplir davantage.

Votre système peut inclure des outils de gestion des tâches ou des logiciels de suivi du temps, ainsi que des astuces comme les listes de tâches, le blocage de planning dans le calendrier, et des stratégies spécialisées de gestion du temps telles que la technique Pomodoro ou « avaler le crapaud ».

15. Un tiers des employés utilise une liste de tâches pour gérer son temps et ses missions

Un tiers des travailleurs utilise des listes de tâches pour organiser leurs missions et leur temps, ce qui en fait la méthode de gestion du temps la plus populaire, selon Acuity Training. L’essentiel est que vous et votre équipe utilisiez ce qui fonctionne pour vos projets et vos processus. N’imposez pas la même liste de tâches à tous si certains préfèrent organiser leurs tâches importantes autrement. 

16. Un quart des employés utilise sa boîte mail pour gérer son temps et ses tâches

D’après la même étude d’Acuity Training, 25 % des personnes utilisent leur boîte mail pour organiser leur temps et leurs tâches. C’est une bonne option pour les membres d’équipe qui passent beaucoup de temps dans leur boîte de réception, comme ceux en vente, service client, IT et marketing.

Laissez, là aussi, chaque membre de l’équipe travailler selon sa méthode préférée. Vous pouvez aussi connecter votre boîte mail à votre logiciel de gestion de projet ou CRM pour que toutes les informations des projets restent centralisées, même si certains travaillent principalement dans leur boîte de réception.

17. Les personnes utilisant la matrice d’Eisenhower se sentent plus en contrôle de leur travail

Selon l’étude d’Acuity Training, 50 % de ceux qui affirment utiliser la matrice d’Eisenhower pour gérer leur temps et leurs tâches estiment que leur charge de travail est sous contrôle chaque jour. Les 50 % restants jugent leur charge de travail maîtrisée 4 jours par semaine. 

La matrice d’Eisenhower divise le travail en 4 catégories : urgent et important, urgent mais pas important, important mais pas urgent, et ni urgent ni important. Commencez par l’utiliser vous-même avant d’impliquer l’équipe. Vous pouvez vous en servir pour vos propres tâches de gestion de projet ou pour prioriser le travail au sein des projets. 

18. Le marché des logiciels de suivi du temps atteindra 32 milliards de dollars d’ici 2028

L’analyse de Data Bridge Market Research montre que le marché des logiciels de suivi du temps est en pleine croissance. Cela s’explique probablement par le fait que les dirigeants doivent s’assurer que les employés restent productifs (ce qui va de pair avec le retour au bureau et la demande de faire plus avec moins).

Un marché en croissance encourage la concurrence entre les fournisseurs de logiciels de suivi du temps, chacun cherchant à maximiser ses parts de marché, ce qui fait que le moment est propice pour investir dans un logiciel de suivi du temps. Choisissez un outil adapté à vos besoins en matière de fonctionnalités, taille d’équipe, intégrations avec d’autres outils utilisés et tarification. 

Statistiques sur la clarté, le sens et les gains de productivité

Ces statistiques de gestion du temps abordent comment la clarté et le sens peuvent booster la productivité.

19. Moins de la moitié des salariés comprennent l’impact de leur travail sur la réussite

Une étude récente d’Asana a révélé que 46 % des employés ne comprennent pas comment leur travail contribue à l’atteinte des objectifs et de la réussite de leur organisation. Cela favorise le désengagement et une mauvaise gestion du temps.

Tenez les membres de l’équipe informés de la façon dont leur travail participe au succès du projet et de l’organisation. Ils auront une vision plus claire de leurs priorités et seront davantage motivés et productifs dès lors qu’ils voient comment leur mission s’intègre dans la vision d’ensemble.

20. Au Japon, 19 % des travailleurs comprennent comment ils contribuent au succès

Selon le rapport d’Asana, encore moins d’employés japonais comprennent comment leur travail aide leur organisation à atteindre ses objectifs (19 %). Ce chiffre est nettement inférieur à la moyenne mondiale (46 %). Le même conseil s’applique ici : au début de nouveaux projets ou initiatives, investissez du temps pour aider votre équipe à voir la vision globale à laquelle elle contribue.

21. Au Royaume-Uni, 68 % des employés se voient confier chaque semaine des tâches qui n’aident pas à la réussite de l’organisation

D’après Asana, 68 % des travailleurs britanniques doivent accomplir chaque semaine un travail qui ne soutient pas les objectifs de l'entreprise ou d’un projet. Cela détourne du temps de travail consacré à des tâches prioritaires qui soutiennent réellement vos objectifs. Et travailler sur des tâches qui n’ont pas de valeur ou ne sont pas pertinentes démotive l’équipe. 

Établissez des priorités et demandez-vous si certaines tâches sont un « plus » agréable mais donc moins urgentes. Il se peut également qu’elles ne valent pas la peine d’être réalisées — la matrice d’Eisenhower peut aider dans ce choix.

22. Les travailleurs en état de flow sont jusqu’à 5 fois plus productifs

Selon une recherche de McKinsey, les employés sont jusqu’à cinq fois plus productifs lorsqu’ils sont en « état de flow ». L’état de « flow » est associé au sport et se caractérise par une concentration totale sur l’exécution de la tâche à accomplir. Il n’est pas possible d’entrer en état de « flow » sur commande : cela dépend du plaisir ressenti dans l’activité, de votre routine habituelle et des distractions autour de vous.

Toutefois, vous pouvez maintenir l’implication et la motivation de votre équipe en valorisant les efforts, en lui donnant accès à la vision d’ensemble, et en lui offrant de la flexibilité sur l’affectation des tâches, les horaires de travail et la participation aux réunions quand c’est possible (ce qui n’est pas toujours faisable).

FAQ sur la gestion du temps

Voici les réponses à quelques questions fréquemment posées sur la gestion du temps.

Quels sont les plus grands défis de gestion du temps auxquels les chefs de projet sont confrontés ?

Les plus grands défis de gestion du temps que rencontrent les chefs de projet incluent les interruptions causées par les réunions, les e-mails et les notifications qui réduisent la concentration ; les changements de périmètre et de priorités ; et les problèmes de communication qui entraînent des erreurs et des reprises. Parmi les techniques de gestion du temps utiles figurent le time-blocking (réservation de périodes de travail), la programmation de créneaux de concentration et la priorisation à l’aide de la matrice d’Eisenhower.

Comment les chefs de projet peuvent-ils aider leurs équipes à prioriser efficacement les tâches ?

Les chefs de projet peuvent aider leur équipe à prioriser les tâches en clarifiant les priorités avec des techniques telles que la matrice d’Eisenhower, la méthode MoSCoW et le backlog grooming. 

La matrice d’Eisenhower et la méthode MoSCoW facilitent la prise de décision sur ce qu’il faut traiter en priorité, déléguer, planifier ou supprimer. Le backlog grooming (utilisé dans Scrum et les méthodes agiles) consiste à choisir les tâches à traiter dans une période donnée. Vérifiez aussi souvent que possible auprès des membres de l’équipe qu’ils comprennent bien ce qui est attendu.  

Quel rôle joue un logiciel de gestion de projet dans l’organisation du temps ?

Un logiciel de gestion de projet est extrêmement utile pour gérer son temps. Il propose souvent une fonctionnalité de suivi du temps, pour comprendre combien de temps les tâches prennent et où les membres de l’équipe passent trop (ou pas assez) de temps. Les outils de gestion de projet aident aussi à suivre la progression des tâches et à renforcer la responsabilité en clarifiant qui travaille sur quoi.

Comment une mauvaise gestion du temps affecte-t-elle le moral et l’épuisement de l’équipe ?

Une mauvaise gestion du temps nuit au moral et provoque l’épuisement des équipes. Quand les membres de l’équipe sont prisonniers de réunions et de notifications au lieu de rester concentrés sur leurs priorités, ils se sentent stressés, et parfois, doivent faire des heures supplémentaires. Cela entraîne de l’épuisement et un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée, poussant les membres à se désengager, réduisant le moral et augmentant le turnover. 

Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour donner l’exemple d’une bonne gestion du temps ?

Les chefs de projet peuvent montrer la voie en matière de gestion efficace du temps : réserver des créneaux pour un travail concentré et en profondeur, couper les notifications au besoin, poser des limites, décliner les réunions inutiles. À l’échelle du projet, vous pouvez fixer des délais et des estimations réalistes, clarifier régulièrement les priorités et prévenir le dérive du périmètre.

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