Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ? Guide complet pour les chefs de projet
Laissez-moi être franc : j’adore un bon diagramme de Gantt. Ça fait geek ? Si c’est le cas, alors vous serez un.e grand.e geek aussi après avoir lu cet article.
Mais laissez-moi préciser : j’ai dit « un bon diagramme de Gantt ».
Un bon diagramme de Gantt raconte visuellement l’histoire des relations entre les tâches à réaliser sur une période donnée.
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- Il montre ce qui doit avoir lieu pour qu’autre chose puisse commencer, ou ce qui doit finir pour qu’autre chose se termine.
- Il indique quels travaux se dérouleront en parallèle de manière autonome et ceux qui vont nécessiter une collaboration.
- Il articule les différentes phases et donne une logique aux dates clés.
- Il transforme la complexité du projet en simplicité.
- Et il montre un chemin viable vers la réussite.
À l’inverse, ce que je considère être un mauvais diagramme de Gantt : c’est celui que seul le chef de projet souhaite regarder. Il régurgite toute la complexité du projet sur une page et est à peu près aussi captivant visuellement que de la moisissure sur une tranche de pain.
C’est l’histoire que personne ne veut entendre parce qu’elle est remplie de jargon et ennuyeuse. Par conséquent, tout au long du projet, les seules contributions viennent du chef de projet et de lui ou elle seul.e.
À quoi ressemble un diagramme de Gantt
Conçu à la fin du XIXe siècle par l’ingénieur mécanicien Henry Gantt, le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet à l’utilisateur de visualiser rapidement les données du projet. L’aspect le plus marquant de ces données concerne les dépendances entre tâches ainsi que l’avancement actuel du projet.
Toutes ces informations sont présentées en lien avec le calendrier établi du projet. Tout comme l’itinéraire d’un long voyage indique ce qui se passe à quel moment, et la suite des étapes, le diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble des phases d’un projet, de ce qui arrive ensuite, et indique quand tout doit être terminé (ce qui n’est bien sûr qu’une estimation, tout peut encore évoluer)!
Aussi passionné.e que je sois par le fait de démarrer mon planning de projet sur papier (je pense fermement que si vous n’arrivez pas à tout schématiser sur papier, vous n’êtes pas prêt.e à utiliser un ordinateur pour le faire).
Aujourd’hui, les diagrammes de Gantt sont réalisés par des logiciels, en grande partie automatiquement. Pour en savoir plus sur les logiciels de diagramme de Gantt, c’est ici.
Configuration d’un diagramme de Gantt
Tous les logiciels de diagramme de Gantt créent un graphique à barres horizontal (c’est en résumé ce à quoi les gens pensent quand on parle de diagramme de Gantt).
L’axe vertical à gauche est composé de la liste des tâches à accomplir tout au long du projet, éventuellement sur plusieurs niveaux si le projet est complexe.
Les tâches sont généralement classées de haut en bas dans l’ordre où elles doivent être réalisées pour le projet, ou, pour un projet plus complexe, elles peuvent être regroupées par contexte, phase, équipe ou domaine.
L’axe horizontal représente la chronologie du projet. Les barres créées pour chaque tâche sont proportionnelles au temps nécessaire pour chacune. Si le projet entier dure quatre semaines et que la première tâche doit durer une semaine, la barre de cette tâche occupera un quart de la ligne du temps.
La plupart des logiciels en ligne de diagrammes de Gantt peuvent également afficher quel membre de l’équipe projet est assigné à chaque tâche. La partie de la barre qui est remplie informe le chef de projet, l’équipe et les parties prenantes de l’avancement de chaque tâche.
Le diagramme de Gantt permet au chef de projet, à l’équipe et aux parties prenantes de disposer d’une vue constante du chemin critique et de l’avancement global du projet.
En visualisant ce chemin critique, il est facile de voir quand il est nécessaire d’ajuster le planning afin d’éviter tout goulot d’étranglement dans la progression du projet.
À lire également : 7 éléments incontournables d’un diagramme de Gantt + d’autres conseils
Pourquoi utilise-t-on les diagrammes de Gantt ?
Le diagramme de Gantt identifie les tâches qui peuvent être réalisées simultanément et celles qui dépendent de l’achèvement d’une autre tâche. C’est un moyen de visualiser la gestion de votre projet et de mettre en évidence ses aspects essentiels.
Puisque le graphique est affiché par rapport à une chronologie, un diagramme de Gantt peut aussi mettre en évidence les phases d’inactivité du projet. De plus, c’est un excellent moyen d’identifier d’éventuelles périodes de pause ou considérations temporelles majeures (on pense ici aux congés, vacances) qui peuvent réellement impacter la progression de l’équipe.
Les chefs de projet, les équipes et les parties prenantes peuvent utiliser le diagramme de Gantt pour voir comment le projet avance par rapport au plan et s'assurer que tous les aspects liés au temps sont pris en compte et anticipés à l'avance.
En savoir plus sur à quoi servent les diagrammes de Gantt et leurs cas d'utilisation spécifiques ici.
Astuce de pro : Un diagramme de Gantt qui reste dans un outil et qui n’est jamais abordé en réunion n’est pas très utile ! Que vous soyez chef de projet, membre d'équipe ou partie prenante d'une équipe utilisant un diagramme de Gantt, rendez ce diagramme aussi visible que possible et servez-vous-en pour discuter ouvertement de l’avancement et des prochaines étapes.
Avantages d’un diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est conçu pour organiser de manière visuelle toutes les tâches essentielles d’un projet et les données de planification au même endroit.
Disposer de ces informations cruciales dans un même diagramme facilite la communication du plan (et des éventuelles mises à jour) et rend plus facile la compréhension du temps nécessaire à la réalisation des tâches individuelles comme du projet complet.
Il est avantageux d’utiliser un diagramme de Gantt en gestion de projet car il permet de voir d’un coup d’œil comment chaque tâche est liée aux autres, les échéances ainsi que le temps alloué à chaque tâche.
Cela vous aide à rester organisé et à garder le cap sur votre projet. De plus, un diagramme de Gantt peut permettre d’identifier rapidement les risques potentiels et les problèmes au début du projet, afin qu’ils puissent être traités avant de devenir trop graves.
Si le diagramme de Gantt est mis à jour régulièrement, même sous une forme simple, il peut devenir un outil indispensable permettant à chaque membre de l’équipe projet de suivre rapidement l’avancement et la planification dans le temps.
Éléments à garder en tête
Pour créer un diagramme de Gantt, vous devez d'abord disposer d’un plan de projet de base comprenant les tâches, les dates et les dépendances le cas échéant. N’essayez pas de créer un diagramme de Gantt sans ces éléments de base.
Même lors de l'utilisation d’un logiciel de gestion de projet pour réaliser un diagramme de Gantt, il vous faudra d’abord un plan de projet qui liste toutes (ou une partie pour démarrer) les tâches nécessaires à votre initiative.
Il est aussi nécessaire d’estimer la durée de chaque tâche et de savoir si certaines dépendent les unes des autres. Les dates de début et de fin doivent également être fixées. Les jalons du projet peuvent servir de motivation pour l’équipe projet, ou être exigés par vos parties prenantes (ou le contrat).
Comme pour tout logiciel de gestion de projet, il est essentiel que l'utilisateur fournisse autant d’informations que possible. Le chef de projet doit aussi comprendre les éléments terminaux de l’ensemble du projet et connaître la structure de découpage du travail du projet.
Aucun outil de diagramme de Gantt ne vous indiquera qu’il manque une tâche précise ou qui, dans votre équipe, doit faire quoi. N’oubliez pas : un diagramme de Gantt est simplement une représentation visuelle d’un plan de projet dans le temps. Ce n’est pas le plan en soi.
Meilleures utilisations des diagrammes de Gantt
Les professionnels de la gestion de projet utilisent des outils comme les diagrammes de Gantt car ils permettent de visualiser tous types et tailles de projets à l’intention des parties prenantes.
Le diagramme de Gantt existe depuis des décennies et a été essentiel pour visualiser et communiquer l’avancement de nombreux grands projets dont vous bénéficiez, tels que les infrastructures de transport, les réseaux routiers, et même le processus de création de contenu du Digital Project Manager !
L’un de mes types de projets préférés à visualiser avec un diagramme de Gantt est la construction, car nous sommes nombreux à avoir vu une maison ou un bâtiment se construire au fil du temps et nous savons bien qu’il ne faut pas poser les meubles de cuisine avant que le toit ne soit achevé !
Aujourd’hui, les diagrammes de Gantt sont utilisés dans pratiquement tous les secteurs et domaines d’activité, comme en témoigne le nombre de logiciels créés et de modèles adaptés à différents contextes et scénarios (PS : Téléchargez notre modèle de diagramme de Gantt ici).
Les chefs de projet utilisant la méthode prédictive ou Waterfall s’appuient généralement sur les diagrammes de Gantt pour visualiser le cheminement de leur équipe vers la réussite. D’ailleurs, d’une certaine manière, c’est de là que la méthode Waterfall tire son nom : de la « cascade » des jalons du diagramme de Gantt menant jusqu’à la fin.
Puisque la méthode Waterfall repose sur un calendrier de projet séquentiel où tout est planifié à l’avance, le diagramme de Gantt est l’outil idéal pour visualiser cette séquence de façon claire.
De plus, les diagrammes de Gantt offrent aux chefs de projet et aux équipes un moyen visuel de diviser leur projet en segments gérables. Cet outil leur permet également d’identifier les jalons dans la chronologie d’un projet, fournissant ainsi des données qu’ils peuvent utiliser pour faire des retours aux parties prenantes de l’organisation.
Utilisations méconnues des diagrammes de Gantt
Parce qu’un diagramme de Gantt cartographie les dépendances entre les tâches et le chemin critique d’un projet, cet outil de gestion de projet peut montrer comment la modification d’une seule tâche peut potentiellement impacter l’ensemble du projet. Une gestion de projet réussie nécessite souvent la capacité d’être agile ; il est donc essentiel de prévoir comment un changement actuel pourra affecter la finalisation d’un projet à l’avenir. Ce type de retour d’information est l’un des éléments sous-utilisés d’un diagramme de Gantt.
Astuce de pro : S’il est vrai que les diagrammes de Gantt sont souvent utilisés dans des projets prédictifs de type Waterfall, ils peuvent aussi être employés dans les projets Agile pour visualiser ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
La différence clé entre les projets Prédictifs/Waterfall et Adaptatifs/Agile ne réside pas dans l’utilisation ou non d’un diagramme de Gantt, mais plutôt dans la façon de planifier et de savoir si l’on a besoin de connaître tous les aspects du design et des fonctionnalités dès le départ (Prédictif/Waterfall), ou si l’on peut découvrir, concevoir et construire le projet au fur et à mesure (Adaptatif/Agile).
Limites des diagrammes de Gantt
Aucun outil ou logiciel de gestion de projet n’est parfait. Le diagramme de Gantt ne l’est pas non plus—il peut devenir trop complexe à mesure que le nombre de dépendances et d’activités augmente.
En d’autres termes, un diagramme en barres trop chargé peut contenir tellement de détails que l’impression d’ensemble s’en trouve brouillée. Un diagramme de Gantt ne doit pas être utilisé simplement pour le principe ; il doit réellement apporter de la valeur.
Si une activité de gestion de projet, incluant la création d’un diagramme de Gantt, n’apporte pas de valeur, ne la faites pas. En tant que chef de projet, consacrez votre temps et votre expertise à des activités à forte valeur ajoutée.
Par exemple, même si vous avez créé un diagramme de Gantt mais que votre équipe et vos parties prenantes ne l’utilisent pas ou n’y trouvent pas d’intérêt, il n’a pas de valeur. Gérez votre temps et votre énergie pour produire de la valeur, pas du papier.
Ceci étant dit, voici quelques aspects importants ignorés par les diagrammes de Gantt.
Priorités des tâches
Puisqu’un diagramme de Gantt traditionnel énumère généralement les tâches d’un projet de manière séquentielle, le diagramme ne reflète pas fidèlement les priorités des tâches. Dans un diagramme de Gantt traditionnel, chaque tâche paraît aussi importante que les autres, ce qui ne reflète pas toujours fidèlement le déroulement réel du projet.
Ressources requises
Bien qu’il s’agisse essentiellement d’un graphique en barres, la taille de la barre pour chaque tâche correspond au temps, et non aux ressources nécessaires pour l’accomplir. La gestion des tâches peut nécessiter ce type d’information car certaines décisions de planification peuvent dépendre des ressources plus que du temps.
Coûts du projet
Une autre limite du diagramme de Gantt réside dans son accent mis sur la chronologie du projet, au détriment du coût. La gestion de projet nécessite souvent de prendre en compte le coût dans la prise de décision, et un diagramme de Gantt ne fournit aucune donnée pour faciliter ce type de choix.
Vue d’ensemble du projet
Le logiciel de gestion de projet qui génère les diagrammes de Gantt divise souvent ces derniers en segments. Cela rend difficile la consultation du projet dans son ensemble sur un seul écran ou sur une seule feuille de papier, ce qui rend ces diagrammes peu efficaces à partager avec un public. En résumé, un diagramme de Gantt peut contenir tellement d’informations que l’ensemble du projet n’est plus lisible en un coup d’œil.
Si vous avez du mal à tout faire tenir sur un écran ou sur une page, envisagez de « regrouper » les tâches en flux de travail ou jalons de niveau supérieur, afin que tout tienne dans une seule vue, même en ajustant l’échelle de temps. Essayez !
Autres méthodes de visualisation de projet
Le succès de la gestion de projet repose souvent sur l’utilisation de plusieurs outils. Outre le diagramme de Gantt, le diagramme PERT (méthode d'évaluation et de revue de projet) peut aussi être utile. Un diagramme PERT, contrairement au chemin critique, met davantage l’accent sur la dépendance entre les tâches que sur le calendrier, ce qui les rend adaptés à la gestion de projets de grande ampleur.
Un diagramme réseau est utile pour représenter visuellement la manière dont les composants ou les tâches d’un projet interagissent, chose qu’un diagramme de Gantt n’affichera pas (c’est la principale différence entre les diagrammes de Gantt et les diagrammes PERT).
Il existe également des outils de gestion de projet comme les tableaux Kanban qui fonctionnent en limitant le travail en cours/attribué à chaque personne ou équipe, contrairement à la fixation de délais.
Réflexions finales
Le diagramme de Gantt connaît des décennies de succès en tant qu’outil de gestion de projet car il offre finalement une façon conviviale de visualiser les tâches et le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. Mais souvenez-vous, le diagramme de Gantt n’est pas le plan de projet.
Utilisé avec d’autres outils de gestion de projet, le diagramme de Gantt peut offrir une excellente carte pour suivre l’avancement d’un projet et voir ce qui attend l’équipe projet par la suite.
Si vous avez du mal à visualiser ce qui vous attend ou où votre équipe doit être à l’avenir, un diagramme de Gantt est un excellent point de départ. En fait, tous les dirigeants avec qui j’ai travaillé connaissaient les diagrammes de Gantt et, dans certains cas, un diagramme de Gantt était un indicateur d’un plan de projet solide. Essayez-le !
Trouvez ici le bon logiciel de diagramme de Gantt pour vos besoins de projet (après avoir réalisé un plan de base, ne sautez pas cette étape !) :
- Créateurs de diagrammes de Gantt
- Logiciels de diagramme de Gantt
- Logiciels gratuits de diagramme de Gantt
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