Que sont les outils de gestion de projet d’entreprise (EPM) ? Définition + 10 meilleures options
Que vous soyez un chef de projet senior qui met en place une capacité de gestion de projet au sein d’une agence numérique en pleine croissance ou un fondateur ambitieux cherchant à développer ses pratiques, les logiciels de gestion de projet d’entreprise peuvent être vos meilleurs alliés pour mener des projets complexes et gérer des équipes interfonctionnelles.
Les outils de gestion de projet d’entreprise sont des versions plus complètes des outils de gestion de projet que vous connaissez et appréciez. Ils permettent aux utilisateurs de suivre l’avancement de leur équipe, de partager des documents, d’envoyer des notifications, d’attribuer des tâches et de faire bien plus encore !
Dans cet article, je présenterai certains cas d’utilisation, les principales fonctionnalités et les avantages auxquels les chefs de projet d’entreprise peuvent s’attendre lorsqu’il est question d’outils de gestion de projet d’entreprise, et je proposerai une liste des meilleurs outils disponibles sur le marché.
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Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet d’entreprise ?
Les outils de gestion de projet d’entreprise regroupent les informations issues de plusieurs équipes afin de présenter une vue unifiée de l’ensemble des projets de votre organisation.
Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez vous appuyer sur le bouche-à-oreille ou sur un simple outil de suivi des tâches pour savoir sur quoi chacun travaille. À mesure que votre organisation se développe, vous atteignez finalement un point de bascule où vous ne savez plus ce que font les autres par simple imprégnation. C’est là que les logiciels de gestion de projet d’entreprise se révèlent utiles.
Les logiciels de gestion de projet d’entreprise sont conçus pour être utilisés par de grandes organisations pour des projets plus complexes. De plus, ces projets s’étendent souvent sur de longues périodes, disposent de budgets plus importants et impliquent davantage de membres de l’équipe projet et de parties prenantes.
En savoir plus sur les différents outils utilisés par les entreprises ici.
Cas d’utilisation des outils de gestion de projet d’entreprise
Un outil de gestion de projet d’entreprise est particulièrement adapté aux projets complexes de grande envergure. Par conséquent, si votre projet n’exige pas que différentes équipes communiquent et collaborent au même endroit, il peut être préférable d’utiliser un logiciel de gestion de projet destiné aux chefs de projet individuels. Cela s’applique notamment aux petites entreprises dont les tâches sont simples.
Toutefois, si vous devez suivre une tâche à l’échelle de l’entreprise, un outil de gestion de projet d’entreprise constitue une solution idéale. Parmi les exemples de ce type de tâches figurent les projets clients, tels que le lancement de sites web, les projets de développement logiciel ou les campagnes de marketing numérique, ainsi que les initiatives de transformation internes, comme les changements organisationnels faisant suite à une fusion ou à une acquisition.
Si votre organisation n’a pas besoin d’un outil de gestion de projet d’entreprise pour le moment, mais prévoit de se développer, il peut tout de même être judicieux de sélectionner et de configurer un outil à l’avance. Vous aurez ainsi le temps d’améliorer progressivement la solution de gestion de projet d’entreprise qui vous convient avant qu’elle ne devienne réellement nécessaire.
Vous devrez également vous assurer que l’outil choisi fonctionne avec votre cadre de gestion de projet d’entreprise existant.
À quoi servent les outils de gestion de projet d’entreprise ?
Les outils de gestion de projet d’entreprise partagent de nombreux cas d’utilisation avec d’autres types de logiciels de gestion de projet, mais à une échelle bien plus grande. Voici quelques cas d’utilisation spécifiques qui nécessitent une solution d’entreprise.
Suivre l’avancement des projets dans plusieurs domaines
Certains projets impliquent des parties prenantes à différents niveaux d’une organisation, des chefs de projet aux cadres dirigeants en passant par les employés de première ligne. Par exemple, une migration logicielle nécessite des travaux de développement, une coordination de la gestion de projet et des communications internes au niveau de la direction, ce qui signifie que plusieurs équipes interviendront au cours du processus.
L’utilisation de types spécifiques d’outils de gestion de projet d’entreprise, tels qu’un logiciel de suivi de projet, est particulièrement importante dans les grandes entreprises où les membres des équipes sont répartis dans le monde entier ou travaillent dans différents bureaux.
Passer à l’échelle pour les projets de grande envergure
La capacité à évoluer est l’une des qualités les plus importantes qu’un outil de gestion de projet d’entreprise puisse offrir à une organisation. À mesure qu’une agence acquiert de nouveaux clients, la gestion de projet devient de plus en plus importante pour gérer un portefeuille en expansion.
Collaboration
Quelle que soit la taille de l’équipe, une collaboration efficace et efficiente est essentielle. Les chefs de projet et les autres membres de l’équipe doivent pouvoir communiquer en temps réel.
Les outils de gestion de projet d’entreprise vous permettent de partager des documents au sein des équipes et entre elles. Les chefs de projet peuvent également envoyer des tâches ou des notifications via l’outil de gestion de projet d’entreprise, plutôt que de les transmettre individuellement à chaque membre de l’équipe.
En outre, les outils de collaboration d’entreprise permettent une collaboration interfonctionnelle. Ainsi, si votre entreprise dispose d’un système de gestion de projets d’entreprise, vous pouvez l’utiliser dans tous les services. Cette solution est idéale pour un projet tel que le lancement d’un site web, qui implique des représentants de plusieurs groupes (ingénierie, marketing, gestion des produits, etc.).
Rapports
Les fonctionnalités de reporting vous permettent d’examiner les données d’un projet sous différents angles, ce qui peut s’avérer particulièrement utile pour les chefs de projet qui doivent présenter l’avancement d’un projet à un client curieux.
Gardez à l’esprit que certains outils, comme Wrike, proposent plusieurs niveaux Enterprise. Assurez-vous donc que le forfait inclut les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour une comparaison complète des solutions de gestion du travail d’entreprise, envisagez d’évaluer plusieurs plateformes.
Vous avez besoin du forfait Pinnacle de Wrike pour les analyses avancées, et c’est là qu’ils commencent à vous proposer des forfaits plus chers.
De plus, les outils de gestion de projets d’entreprise dotés de fonctionnalités de reporting réduisent le besoin, pour les chefs de projet, de relancer les membres de l’équipe pour obtenir des mises à jour, à condition que les statuts, les feuilles de temps et les dates d’échéance soient tenus à jour dans l’outil. Tout le monde y gagne !
Budgétisation
Les fonctionnalités de budgétisation vous permettent de planifier les coûts d’un projet et de consulter les dépenses à venir. Cela aide les chefs de projet à s’assurer qu’ils respectent le budget tout en maintenant les objectifs du projet sur la bonne voie.
Les logiciels de gestion de projets d’entreprise vous permettent d’utiliser facilement des tableaux de bord générés par logiciel afin de tenir les clients informés lorsque les coûts risquent d’être élevés et/ou lorsque le périmètre a tendance à dériver.
Personnalisation avancée
Selon le projet, les outils de gestion de projets d’entreprise peuvent être personnalisés. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités de sécurité supplémentaires si votre projet exige que les fichiers soient sécurisés lors de leur importation ou de leur téléchargement depuis un serveur.
Vous pouvez également personnaliser les outils de gestion de projets en modifiant les statuts et les libellés des projets. Si votre projet implique plusieurs services, il est important de savoir où en est chaque projet dans le processus afin que les membres de l’équipe hiérarchisent correctement leur travail.
Fonctionnalités standard des outils de gestion de projets d’entreprise
La plupart des outils de gestion de projets d’entreprise intègrent les fonctionnalités standard de gestion de projets, ainsi que quelques options supplémentaires intéressantes. Voici un aperçu détaillé des fonctionnalités habituelles des outils EPM. Vous pouvez également rechercher des fonctionnalités d’IA dans la gestion de projets d’entreprise capables d’accélérer et de simplifier vos flux de travail et vos processus.
Fonctionnalités de communication
La plupart des outils de gestion de projets d’entreprise disposent de fonctionnalités qui vous permettent de communiquer avec les autres membres de l’équipe, soit dans l’application, soit par l’intermédiaire d’intégrations tierces.
Les méthodes de communication intégrées à l’application peuvent inclure les @mentions ou la messagerie directe pour notifier les membres de l’équipe des tâches à venir. Les forums ou tableaux de discussion facilitent les communications entre les services. Slack est une intégration tierce courante qui vous permet d’approfondir les discussions dans l’application sur différents sujets liés aux projets.
Une application de gestion de projets est une autre fonctionnalité utile qui facilite la collaboration à distance.
Fonctionnalités de suivi et de gestion
En plus de la planification standard de la capacité et de la gestion des ressources, les outils de gestion de projets d’entreprise doivent inclure les fonctionnalités suivantes :
- Budgétisation et prévisions robustes : Cette fonctionnalité est idéale pour les chefs de projet qui travaillent avec plusieurs budgets et souhaitent voir comment chaque projet affecte le budget du service et/ou de l’entreprise.
- Visualisation des données : Elle permet aux chefs de projet de prendre connaissance de l’avancement d’un projet sans avoir à parcourir une grande quantité de données de projet. Les logiciels de gestion de projets d’entreprise vous permettent de visualiser l’avancement sur l’ensemble d’un portefeuille composé de plusieurs projets.
- Suivi avancé des indicateurs clés de performance : Les indicateurs clés de performance (KPI) constituent généralement la première priorité d’un chef de projet ; leur suivi en temps réel est donc essentiel. La plupart des logiciels de gestion de projets d’entreprise vous permettent de relier les KPI propres à une équipe ou à un projet aux KPI de l’entreprise afin d’évaluer l’impact des projets individuels sur les performances de l’entreprise.
- Capacités de consolidation et de clôture financières : Elles sont utiles lorsque les chefs de projet cherchent à obtenir une vision globale de la manière dont les fonds sont utilisés dans l’entreprise.
- Rapports sur l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement : Cet outil est utile aux chefs de projet qui doivent savoir dans quelle mesure la chaîne d’approvisionnement fonctionne efficacement pour l’ensemble de leur portefeuille de projets.
- Rapports sur la gestion du capital humain : Les chefs de projet utilisent cette fonctionnalité pour voir dans quelle mesure les membres de leur équipe collaborent et partagent les informations. Elle peut également aider à identifier les situations de sous-affectation ou de surcharge de travail des membres de l’équipe.
- Suivi du temps : L’utilisation des fonctionnalités des logiciels de suivi du temps est importante pour les chefs de projet qui doivent savoir comment les échéances de chaque projet pourraient être affectées si un nombre plus ou moins important de membres de l’équipe soutiennent le portefeuille.
- Rapports : Les capacités de création de rapports sont essentielles pour que les chefs de projet, les responsables de service et les cadres dirigeants comprennent les performances des projets dans l’ensemble de l’organisation, sans nécessairement avoir à se plonger dans les détails d’un projet donné.
Planification stratégique
La planification stratégique au niveau de l’entreprise donne aux chefs de projet une vue d’ensemble des objectifs des projets et de la manière dont un projet donné contribue aux objectifs de l’entreprise. Les logiciels de gestion de projets d’entreprise permettent aux chefs de projet d’examiner les informations relatives aux projets sous différents angles et de prendre facilement des décisions concernant les projets et les étapes précises à réaliser ensuite, tout en tenant compte des facteurs environnementaux de l’entreprise.
Les logiciels de gestion de projets d’entreprise peuvent également aider les utilisateurs à définir des directives opérationnelles qui régissent les projets de l’entreprise, quelle que soit leur envergure. Cela est utile lorsque les chefs de projet doivent collaborer avec des équipes de projet de différents services ou lorsque le projet implique des fournisseurs externes : tout le monde peut rester sur la même longueur d’onde.
Avantages des outils de gestion de projets d’entreprise
L’avantage le plus important de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets d’entreprise est qu’il vous aide à mieux comprendre l’avancement des projets. Cela permet à son tour de gagner du temps en réduisant les erreurs dues aux problèmes de communication ou au manque d’organisation, et permet à votre équipe de respecter les échéances des projets.
Les outils de gestion de projets d’entreprise permettent également de :
- Améliorer la productivité en réduisant le temps que les autres membres de l’équipe consacrent au « travail autour du travail », augmentant ainsi le temps consacré au travail pour lequel ils ont été recrutés
- Réduire le temps consacré à la collecte d’informations provenant de sources disparates pour les partager avec les dirigeants : l’outil EPM synthétise ces informations pour vous
- Améliorer la hiérarchisation des priorités en donnant de la visibilité sur le temps consacré aux différents projets
- Instaurer des bonnes pratiques de gestion de projets dans toute l’organisation, contribuant ainsi à former la prochaine génération de chefs de projet.
Meilleurs outils de gestion de projets d’entreprise
Si vous recherchez un outil de gestion de projets d’entreprise pour votre organisation, voici une liste des meilleures options, accompagnée d’un bref aperçu pour vous donner une idée des points forts de chaque outil.
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En quoi les outils de gestion de projets d’entreprise diffèrent-ils des autres logiciels de gestion de projets ?
Les logiciels de gestion de projets d’entreprise se distinguent des autres logiciels de gestion de projets, car ils sont conçus pour des projets plus vastes et plus complexes, qui impliquent de nombreuses personnes et ressources et nécessitent souvent une coordination entre plusieurs services de l’organisation.
Quand utiliser un outil de gestion de projets d’entreprise plutôt qu’un autre logiciel de gestion de projets ?
Vous devriez utiliser un outil de gestion de projets d’entreprise pour gérer les projets impliquant un budget important, plusieurs services ou de nombreuses personnes. Les logiciels de gestion de projets d’entreprise sont conçus pour ce type de projets et contiennent souvent davantage de fonctionnalités que les outils de gestion de projets standard.
La nécessité de gérer un portefeuille de projets répartis entre plusieurs services est un autre signe indiquant que vous avez besoin d’outils de gestion de portefeuille de projets d’entreprise. Dans ces cas, lorsque les équipes de projet travaillent simultanément sur plusieurs types de projets différents, ou lorsque le projet implique plusieurs entreprises disposant de budgets et d’échéances distincts pour chaque service, un logiciel de gestion de projets d’entreprise est essentiel.
En quoi les outils de gestion de projets d’entreprise sont-ils similaires aux autres formes de logiciels de gestion de projets ?
Les logiciels de gestion de projets d’entreprise sont issus des outils de gestion de projets standard. Par conséquent, même les outils de gestion de projets d’entreprise les plus récents rappellent leurs versions précédentes et plus simples. Voici quelques-unes des fonctionnalités qui ont été conservées.
Collaboration d’équipe : Le partage de documents, l’attribution de tâches et l’envoi de notifications aux membres de l’équipe sont des fonctionnalités standard des logiciels de gestion de projets.
Rapports : La possibilité de rendre compte de l’avancement d’un projet peut aider les chefs de projet à évaluer l’efficacité de leur équipe. Les rapports sont essentiels à la gestion de projets de tout type.
Suivi du temps : Le suivi du temps consacré aux projets à l’aide d’un logiciel de suivi du temps d’entreprise permettra aux chefs de projet de mieux estimer la date de fin d’un projet et de déterminer s’ils auront besoin de ressources supplémentaires pour le mener à bien, tandis que des données précises de suivi du temps permettent d’établir des budgets de projet précis.
Diagramme de Gantt : Il s’agit de calendriers de projet que les chefs de projet peuvent créer et partager avec leurs équipes. Ils permettent aux chefs de projet de visualiser les tâches du projet dans l’ordre chronologique, ce qui est important pour identifier les dépendances entre les tâches. Les diagrammes de Gantt aident également les chefs de projet à fixer des échéances appropriées pour les membres de l’équipe et à repérer les retards et les goulots d’étranglement potentiels.
Êtes-vous désormais convaincu d’avoir besoin d’un logiciel de gestion de projets d’entreprise ?
Si votre organisation commence à devenir trop grande pour ses moyens (dans le bon sens du terme !), il est peut-être temps d’envisager d’investir dans un logiciel de gestion de projets d’entreprise afin de rationaliser et de standardiser les flux de travail liés aux projets. Pourquoi ne pas l’essayer dès aujourd’hui ?
Comprendre le concept de la gestion de projets d’entreprise peut améliorer l’efficacité de tous les services (téléchargez notre guide PDF) et, pour en savoir plus sur les logiciels de gestion de projets d’entreprise (notamment leur coût !) et les logiciels associés, abonnez-vous à la newsletter de The Digital Project Manager.
