Que sont les outils EPM ? Définition + 10 meilleures options
Que vous soyez un chef de projet expérimenté chargé de mettre en place une capacité de gestion de projet au sein d'une agence numérique en pleine croissance ou un fondateur ambitieux cherchant à structurer vos pratiques, un logiciel de gestion de projet d'entreprise peut devenir votre meilleur allié pour piloter des projets complexes et coordonner des équipes pluridisciplinaires.
Les outils de gestion de projet d'entreprise sont des versions plus robustes des logiciels de gestion de projet que vous connaissez et appréciez, permettant aux utilisateurs de suivre l’avancement de leur équipe, de partager des documents, d’envoyer des notifications, d’assigner des tâches et bien plus encore !
Ici, je vais aborder certains cas d’usage, caractéristiques clés et avantages que les gestionnaires de projets d'entreprise peuvent attendre de ces outils, ainsi qu’une liste des meilleurs logiciels actuellement sur le marché.
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Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet d'entreprise ?
Les outils de gestion de projet d'entreprise agrègent les informations de plusieurs équipes afin de proposer une vue unifiée du paysage de projets de votre organisation.
Dans une petite entreprise, vous pouvez compter sur le bouche-à-oreille ou un simple gestionnaire de tâches pour savoir qui travaille sur quoi. Mais à mesure que votre organisation se développe, vous atteignez inévitablement un point de bascule où il n’est plus possible de connaître le travail des autres par simple osmose. C’est là que les logiciels de gestion de projet d’entreprise deviennent essentiels.
Les logiciels de gestion de projet d’entreprise sont conçus pour être utilisés par de grandes organisations pour des projets plus complexes. De plus, ces projets s’étendent souvent sur de longues périodes, disposent de budgets plus importants, et impliquent davantage de membres d’équipe projet et de parties prenantes.
En savoir plus sur les différents outils qu'utilisent les grandes entreprises ici.
Cas d’utilisation d’un outil de gestion de projet d’entreprise
Un outil de gestion de projet d’entreprise est particulièrement adapté aux projets de grande envergure et complexes. Par conséquent, si votre projet ne nécessite pas la communication et la collaboration de plusieurs équipes en un seul endroit, il sera probablement plus pertinent d’utiliser un logiciel de gestion de projet conçu pour un seul chef de projet. Cela concerne notamment les petites entreprises aux tâches simples.
En revanche, si vous devez suivre l’avancement de tâches à l’échelle de l’entreprise, un outil de gestion de projet d’entreprise est la solution idéale. Ces tâches peuvent concerner des projets clients, comme des lancements de sites web, des projets de développement logiciel ou des campagnes de marketing digital, ou des efforts de transformation interne, tels que des changements organisationnels à la suite d’une fusion ou d’une acquisition.
Si votre organisation n’a pas besoin d’un outil EPM pour l’instant mais prévoit de se développer, il peut tout de même être pertinent de sélectionner et configurer un outil à l’avance afin d’avoir le temps d’affiner votre solution EPM préférée avant qu’elle ne devienne indispensable.
Assurez-vous également que l’outil choisi soit compatible avec votre cadre existant de gestion de projet d’entreprise.
À quoi servent les outils de gestion de projet d'entreprise ?
Les outils de gestion de projet d’entreprise partagent de nombreux cas d’usages avec les autres logiciels de gestion de projet, mais à une tout autre échelle. Voici quelques cas d’utilisation nécessitant une solution dédiée à l’entreprise.
Suivi de l’avancement des projets dans plusieurs domaines
Certains projets impliquent des parties prenantes à plusieurs niveaux de l’organisation, allant des chefs de projet aux cadres dirigeants en passant par les employés de terrain. Par exemple, une migration logicielle requiert un travail de développement, une coordination de gestion et des communications internes au niveau exécutif, ce qui signifie que plusieurs équipes interviendront au cours du processus.
L’utilisation de certains types d’outils EPM, comme un logiciel de suivi de projet, est particulièrement cruciale dans les grandes entreprises où les membres de l’équipe sont répartis dans le monde ou sur différents sites.
Mise à l’échelle pour gérer de grands projets
La capacité à évoluer est l’un des atouts majeurs qu’un outil de gestion de projet d’entreprise peut offrir à une organisation. À mesure qu’une agence acquiert de nouveaux clients, la gestion de projet prend une importance croissante pour maîtriser un portefeuille de projets en expansion.
Collaboration
Quelle que soit la taille de l’équipe, une collaboration efficace et efficiente reste indispensable. Les chefs de projet et les autres membres de l’équipe doivent pouvoir communiquer en temps réel.
Les outils de gestion de projet d’entreprise permettent de partager des documents au sein d’une même équipe ou entre plusieurs. Les chefs de projet peuvent aussi envoyer des tâches ou des notifications via l’outil centralisé plutôt qu’individuellement à chaque membre de l’équipe.
De plus, les outils de collaboration d'entreprise permettent la collaboration interfonctionnelle. Ainsi, si vous disposez d’un système de gestion de projet d’entreprise pour votre société, il peut être utilisé dans différents services. C’est idéal pour un projet tel que le lancement d’un site web, qui implique des représentants de plusieurs groupes (ingénierie, marketing, gestion de produit, etc.).
Rapports
Les fonctionnalités de reporting vous permettent de visualiser les données du projet sous différents angles, ce qui s’avère particulièrement utile pour les chefs de projets devant présenter l’avancée d’un projet à un client curieux.
Sachez que certains outils, comme Wrike, proposent plusieurs niveaux Entreprise. Par conséquent, assurez-vous que l’offre comprend bien les fonctionnalités dont vous avez besoin. Pour une comparaison complète des solutions logicielles de gestion de travail en entreprise, pensez à évaluer plusieurs plateformes.
Vous aurez besoin du plan Pinnacle de Wrike pour accéder à des analyses avancées, c’est à ce moment-là qu’ils commencent à vous inciter à surclasser votre abonnement.
De plus, les outils de gestion de projet d'entreprise dotés de fonctionnalités de reporting permettent aux chefs de projet d’éviter d’avoir à courir après les mises à jour des membres de l’équipe, à condition que les statuts, les feuilles de temps et les dates d’échéance soient bien renseignés dans l’outil. Un vrai plus pour tous les intervenants !
Gestion du budget
Les fonctionnalités de budgétisation vous permettent de planifier les coûts du projet et d’anticiper les dépenses à venir. Cela aide les chefs de projets à s’assurer qu’ils respectent le budget tout en maintenant les objectifs du projet sur la bonne voie.
Un logiciel de gestion de projet d’entreprise vous permet d’utiliser aisément des tableaux de bord générés par logiciels pour tenir vos clients informés, surtout si les budgets risquent d’être serrés et/ou lorsque le périmètre du projet tend à évoluer.
Personnalisation avancée
Selon le projet, les outils de gestion de projet d’entreprise peuvent être personnalisés. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités de sécurité supplémentaires si votre projet exige que les fichiers soient sécurisés lors de l’importation ou du téléchargement sur un serveur.
Vous pouvez également personnaliser les outils de gestion de projet en modifiant les statuts des projets et les étiquettes. Si vous pilotez un projet impliquant plusieurs départements, il est important de connaître en temps réel l’état de chaque projet afin que les membres de l’équipe puissent hiérarchiser correctement leurs tâches.
Fonctionnalités Standard des Outils de Gestion de Projet d’Entreprise
La plupart des outils de gestion de projet d’entreprise sont dotés de fonctionnalités classiques de gestion de projet, ainsi que de quelques options supplémentaires malignes. Voici un aperçu détaillé des fonctionnalités typiques d’un outil EPM. Vous pouvez également rechercher des options intégrant l’IA en gestion de projet d’entreprise qui peuvent accélérer et simplifier vos flux de travail et vos processus.
Fonctionnalités de communication
La plupart des outils de gestion de projet d’entreprise incluent des fonctionnalités permettant de communiquer avec les autres membres de l’équipe soit via l’application, soit par intégration avec des outils tiers.
Les moyens de communication intégrés à l’application peuvent inclure des @mentions ou des messages directs, afin d’alerter les membres de l’équipe sur les tâches à venir. Les forums ou tableaux de discussion facilitent la communication interservices. Slack est une intégration tierce typique qui permet d’étendre les discussions dans l’application à différents sujets de projet.
Une application de gestion de projet constitue une autre fonctionnalité utile qui facilite la collaboration à distance.
Fonctionnalités de suivi et de gestion
En plus des fonctionnalités classiques de planification de la capacité et de gestion des ressources, les outils de gestion de projet d'entreprise devraient intégrer les capacités suivantes :
- Budgétisation et prévisions robustes : C’est idéal pour les chefs de projet qui gèrent plusieurs budgets et souhaitent voir comment chaque projet affecte le budget du département et/ou de l’entreprise.
- Visualisation des données : Cela permet aux chefs de projet de suivre l’avancement d’un projet sans avoir à parcourir une multitude de données de projet. Les logiciels de gestion de projet d’entreprise vous permettent de visualiser l’avancement de l’ensemble d’un portefeuille de projets.
- Suivi avancé des indicateurs clés de performance : Les indicateurs clés de performance (KPI) sont généralement la priorité principale des chefs de projet, donc un suivi en temps réel est crucial. La plupart des logiciels de gestion de projet d’entreprise permettent de relier les KPI propres à une équipe ou à un projet aux KPI de l’entreprise, afin d’évaluer l’impact des projets individuels sur la performance globale.
- Consolidation financière et clôture : Ces fonctionnalités sont utiles lorsque les chefs de projet cherchent à obtenir une vue d’ensemble de l’allocation des fonds à l’échelle de l’entreprise.
- Rapports sur l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement : Cet outil est utile pour les chefs de projet qui doivent savoir à quel point la chaîne d’approvisionnement fonctionne bien à travers leur portefeuille de projets.
- Rapports sur la gestion du capital humain : Les chefs de projet utilisent cette fonctionnalité pour analyser la collaboration et le partage d’informations au sein de leurs équipes. Elle permet aussi d’identifier les membres trop ou pas assez sollicités.
- Saisie du temps : L’utilisation de fonctionnalités de suivi du temps est importante pour les chefs de projet qui souhaitent connaître l’impact des variations du nombre de collaborateurs sur le respect des échéances projets.
- Rapports : Les capacités de rapport sont essentielles pour les chefs de projet, responsables de département et cadres dirigeants afin de comprendre les performances des projets à l’échelle de l’organisation, sans avoir à plonger dans les détails de chaque projet individuellement.
Planification stratégique
La planification stratégique au niveau de l’entreprise offre aux chefs de projet une vue d’ensemble des objectifs à atteindre et de la contribution de chaque projet à ces objectifs métier. Un logiciel de gestion de projet d’entreprise permet aux chefs de projet de consulter les informations sous différents angles et de prendre des décisions facilement sur la suite des événements ou des actions à mener, tout en tenant compte des facteurs environnementaux de l’entreprise.
Un logiciel de gestion de projet d’entreprise peut également aider les utilisateurs à définir des règles de fonctionnement pour encadrer les projets, quelle que soit leur taille. Cela est précieux lorsque les chefs de projet doivent travailler avec des équipes issues de plusieurs départements ou avec des prestataires externes—tout le monde peut ainsi rester parfaitement aligné.
Avantages des outils de gestion de projet d’entreprise
Le principal avantage d’un logiciel de gestion de projet d’entreprise est qu’il offre une meilleure visibilité sur l’avancement des projets. Cela permet de gagner du temps en réduisant les erreurs liées à la mauvaise communication ou au manque d’organisation, et aide votre équipe à respecter les délais.
Les outils de gestion de projet d’entreprise permettent aussi de :
- Augmenter la productivité en réduisant le temps passé par les membres de l’équipe sur les tâches périphériques (“du travail à propos du travail”) au profit de leur cœur de métier
- Réduire le temps consacré à la collecte d’informations issues de différentes sources à partager avec la direction—l’outil synthétise ces données pour vous
- Améliorer la priorisation en rendant visible le temps consacré aux différents projets
- Instaurer les bonnes pratiques de gestion de projet dans toute l’organisation, contribuant à former la prochaine génération de chefs de projet.
Meilleurs outils de gestion de projet d’entreprise
Si vous cherchez un outil de gestion de projet d’entreprise pour votre organisation, voici une liste des meilleures options accompagnées d’un bref avis pour vous donner un aperçu des points forts de chaque logiciel.
En quoi les outils de gestion de projet d’entreprise diffèrent-ils des autres logiciels de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet d’entreprise se distingue des autres outils grâce à sa capacité à gérer des projets de grande envergure, complexes, mobilisant de nombreuses ressources et personnes, et nécessitant souvent une coordination entre plusieurs départements de l’organisation.
Quand faut-il privilégier un outil de gestion de projet d’entreprise par rapport à un autre logiciel de gestion de projet ?
Vous devriez utiliser un outil de gestion de projet d'entreprise pour gérer des projets impliquant un budget important, plusieurs départements ou de nombreuses personnes. Les logiciels de gestion de projet d'entreprise sont conçus pour ce type de projets et proposent généralement plus de fonctionnalités que les outils de gestion de projet standard.
Le besoin de gérer un portefeuille de projets entre différents départements est un autre signe qu’il vous faut des outils de gestion de portefeuille de projets d'entreprise. Dans ces situations, où des équipes travaillent simultanément sur différents types de projets, ou encore lorsque plusieurs entreprises sont impliquées avec des budgets et des échéances distincts par département, les logiciels de gestion de projet d’entreprise deviennent indispensables.
En quoi les outils de gestion de projet d’entreprise sont-ils similaires aux autres logiciels de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet d'entreprise sont issus des outils de gestion de projet classiques. Même les outils d’entreprise les plus récents rappellent leurs versions précédentes, plus simples. Voici quelques fonctionnalités qui ont été conservées.
Collaboration en équipe : Le partage de documents, l’attribution de tâches et l’envoi de notifications aux membres de l’équipe sont des fonctionnalités standard dans les logiciels de gestion de projet.
Reporting : La capacité de rendre compte de l’avancement d’un projet aide les chefs de projet à évaluer l’efficacité de leur équipe. Le reporting est essentiel pour piloter tout type de projet.
Suivi du temps : Suivre le temps passé sur les projets grâce à un logiciel de suivi du temps d'entreprise permet aux chefs de projet de mieux estimer quand un projet pourra se terminer et s’il faudra mobiliser plus de ressources pour le finaliser, et des données de suivi du temps précises garantissent la justesse des budgets de projet.
Diagrammes de Gantt : Il s’agit de chronologies de projet que les chefs de projet peuvent créer et partager avec leurs équipes. Ils leur permettent de visualiser les tâches du projet dans l’ordre chronologique, ce qui est important pour identifier les dépendances entre les tâches. Les diagrammes de Gantt aident également les chefs de projet à fixer des échéances appropriées pour les membres de l’équipe et à identifier les potentiels retards ou goulots d’étranglement.
Convaincu(e) d’avoir besoin d’un logiciel de gestion de projet d’entreprise ?
Si votre organisation commence à devenir un peu trop grande pour sa structure (dans le bon sens !), il est peut-être temps d’investir dans un logiciel de gestion de projet d’entreprise afin d’optimiser et de standardiser les flux de travail de gestion de projet. Pourquoi ne pas essayer dès aujourd’hui ?
Comprendre le concept de gestion de projet d’entreprise peut améliorer l’efficacité de tous les départements (téléchargez notre guide PDF), et pour en savoir plus sur les logiciels de gestion de projet d’entreprise (comme le coût) et les outils associés, abonnez-vous à la newsletter The Digital Project Manager.
