4 meilleures méthodes d’allocation des ressources en gestion de projet
En théorie, la gestion des ressources semble simple : décomposer un projet en tâches, attribuer les ressources nécessaires à chaque tâche, et voilà — le projet est terminé ! En pratique, cependant, les choses ne se passent jamais exactement comme prévu.
Les membres de l'équipe doivent souvent partager leur temps entre plusieurs projets, les employés ont des congés maladie, et les tâches prennent plus de temps que prévu — ce ne sont là que quelques-uns des pièges qui peuvent menacer les délais du projet.
Il existe plusieurs méthodes pour minimiser et gérer les contretemps, et un logiciel d'allocation des ressources est d'une grande aide pour rendre votre processus d'allocation des ressources flexible afin d'éviter l'échec du projet.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
4 méthodes clés d'allocation des ressources
Comprendre les techniques de gestion des ressources est essentiel pour élaborer des stratégies efficaces pour gérer plusieurs projets. Sans plus attendre, voici 4 méthodes d'allocation des ressources que vous pouvez utiliser pour gérer vos ressources et vos projets.
1. La méthode du chemin critique
La méthode du chemin critique (CPM) est une stratégie proactive pour maintenir un projet dans les limites de temps fixées. La CPM calcule les dates de début et de fin les plus précoces et les plus tardives possibles pour un projet en supposant que :
- Certaines tâches dépendent d'autres tâches dans un projet, et
- La première tâche doit être commencée suffisamment tôt pour terminer les tâches restantes avant la date limite souhaitée
La plus longue série de tâches dépendantes dans un projet représente les tâches les plus prioritaires qui constituent ce que l'on appelle le chemin critique. Les tâches en dehors du chemin critique ont une marge ; elles peuvent être retardées sans allonger la durée totale du projet.
En déterminant un ordre de priorité clair pour les tâches avant le début du projet, la CPM favorise une planification des ressources efficace. Elle permet également un suivi rapproché et des ajustements faciles en cours de projet pour garantir le respect du calendrier.
Malgré ses avantages en matière de gestion du temps, un reproche souvent fait à la CPM est qu'elle n'autorise pas le multitâche. Tant que le chemin critique est en cours, l'équipe ne peut pas avancer sur des tâches extérieures à ce chemin. Bien que cela signifie moins de ressources mobilisées à un moment donné, cela implique également que ces ressources doivent être disponibles plus longtemps.
2. La méthode de la chaîne critique
La méthode de la chaîne critique (CCM) est une technique de planification de projet plus récente qui découle de la CPM, mais avec quelques distinctions clés. Alors que la CPM construit un calendrier de projet basé sur la dépendance des tâches, la CCM modifie ce calendrier pour prendre en compte les limitations de ressources. Elle peut donc être utilisée seule ou en complément de la CPM.
La CCM ne porte pas non plus la même attention que la CPM à l’optimisation de la solution. Avec la CCM, l’important est que le projet soit bouclé, même si tout n’est pas parfait. En échange de la perfection, cependant, la CCM corrige la critique du multitâche faite à la CPM et offre plus de flexibilité en cas d’imprévus.
Pour tenir compte de la disponibilité des ressources, la CCM inclut des temps de marge dans la durée totale du projet. Ces marges permettent d'assurer la livraison du projet à temps de plusieurs façons :
- Le buffer du projet ajoute du temps entre la fin du projet et la date d’échéance prévue afin d’absorber tout retard éventuel.
- Les buffers d’alimentation sont du temps supplémentaire ajouté à la fin des chaînes non critiques pour donner de la marge à la chaîne critique (par exemple, ajouter une période de grâce pour tenir compte des jours fériés).
- Un buffer de ressources est placé au début de la chaîne critique pour permettre de réunir les ressources nécessaires avant que celle-ci ne démarre.
- Un buffer de capacité mobilise des ressources supplémentaires en réserve pour éviter des retards en cas de situations imprévues. Cependant, comme cela augmente le budget, ce type de marge est utilisé moins fréquemment que les autres.
Bien que la CCM ait été conçue pour rationaliser l’utilisation des ressources, l’utilisation de marges facilite également le suivi des ressources. Si le chef de projet constate que les tâches prennent plus de temps que prévu et qu’elles empiètent sur les buffers disponibles, il peut planifier comment rattraper le retard afin d’éviter que la date de livraison du projet ne soit repoussée.
3. Lissage des ressources
Malgré des méthodes comme le chemin critique ou la chaîne critique qui optimisent l’efficacité et prévoient des marges pour faire face aux imprévus, il arrive parfois que le plan de projet doive être modifié.
Avec l'ajustement des ressources, le chef de projet modifie le calendrier du projet, y compris les dates de début et de fin, en fonction de la disponibilité des ressources. L'ajustement des ressources est bénéfique car il réduit la demande et protège les membres de l'équipe contre la surcharge de travail pouvant mener à l'épuisement professionnel. Cela permet également à l'équipe projet de prendre le temps d'attribuer les ressources de façon plus efficace selon les compétences de chacun, au lieu de se précipiter de manière désordonnée pour tout terminer.
Il existe différentes techniques d'ajustement des ressources. Commencez par calculer la charge de travail que les membres de l’équipe pourront fournir selon leur capacité. Ensuite, comparez l’offre à la demande. Les membres de l’équipe possèdent-ils les compétences nécessaires et sont-ils disponibles au moment où vous en avez besoin ? Si la disponibilité des ressources ne répond pas à la demande, replanifiez la tâche à un autre moment (après vérification auprès de vos parties prenantes, bien sûr !)
Bien que l’ajustement des ressources soit intéressant en théorie, il n’est pas toujours réalisable en pratique. Seuls certains types de projets offrent des dates de fin flexibles. De plus, l’ajustement des ressources peut parfois entraîner des coûts supplémentaires.
4. Lissage des ressources
Contrairement à l’ajustement des ressources, le lissage des ressources vise à réduire la demande tout en respectant les contraintes de temps imposées. Lors du lissage des ressources, le chef de projet modifie la planification des ressources et leur affectation selon les besoins et, dans certains cas, fait appel à des ressources supplémentaires pour mener à bien le projet.
Des stratégies de gestion de projet efficaces sont essentielles pour une allocation optimale des ressources et l’atteinte des objectifs du projet.
En tant que chef de projet, il est probable que vous ayez déjà appliqué le lissage des ressources sans vous en rendre compte — par exemple, en faisant appel à une personne plus expérimentée qui peut effectuer le travail en moins de temps. L’utilisation d’un outil de planification des ressources peut grandement faciliter ce processus.
Étapes pour une allocation efficace des ressources
En pratique, vous utiliserez probablement une combinaison d’approches d’allocation des ressources au sein d’un même projet. Pour maîtriser l’allocation des ressources efficacement, suivez ces étapes :
1. Élaborer un plan de gestion des ressources du projet
Le plan de gestion des ressources du projet expose toute la stratégie d’allocation des ressources, en créant un calendrier des ressources et un organigramme des ressources, ainsi que le mode d’utilisation des ressources au cours du projet. Cela inclut le matériel loué, les installations utilisées, l’achat de matériaux, et surtout, les membres de l’équipe.
Je recommande de partager le plan de ressources avec toutes les personnes impliquées. Une communication adéquate permet d’éviter des problèmes comme la compétition pour les ressources, notamment en cas de surcharge ou de sur-engagement des collaborateurs.
Vous pouvez adapter les plans de ressources en fonction de vos priorités, ce qui vous permet de garder un suivi global de ce dont vous avez besoin tout au long du cycle de vie du projet. De plus, ils renforcent la responsabilisation et la motivation des équipes.
2. Utiliser un logiciel de gestion des ressources
Comme les plans de gestion des ressources, un logiciel de gestion des ressources aide les chefs de projet à tout suivre — ce qui est particulièrement important si vous supervisez plusieurs projets à la fois ! Vous pouvez également utiliser ce logiciel conjointement avec votre plan de gestion de projet.
Il existe de nombreuses solutions de gestion des ressources, dont certaines spécialisées dans la prévision, la planification ou le suivi. Consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion des ressources : il y en a pour tous les budgets et tous les niveaux de compétence.
En savoir plus sur comment choisir le bon logiciel de gestion des ressources ici.
3. Profitez des éléments visuels
Une structure de découpage du travail décrit et délimite les résultats et activités d’un projet. Afficher les tâches sous forme de schéma facile à suivre peut aider à clarifier la responsabilité au sein de votre équipe et à leur montrer comment chaque composant du projet s’assemble pour assurer une livraison réussie.
Utilisez un logiciel de structure de découpage du travail ou un modèle de structure de découpage du travail pour créer ce support visuel et démontrer le déroulement du projet ainsi que la séquence des tâches. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt pour suivre les tâches avec des dates de début et de fin définies.
Découvrez-en plus sur les visualisations de la planification des ressources ici.
4. Méfiez-vous des raccourcis
Il existe d’autres méthodes d’allocation des ressources, telles que le chemin critique accéléré (fast-tracking) ou le "crashing". Bien qu’elles soient parfois nécessaires, elles génèrent des coûts importants. Accélérer les tâches peut accroître le risque lié aux ressources et réduire la qualité du produit final. De plus, l’accélération ne fonctionne pas quand les tâches se chevauchent.
Le "crashing" du planning concentre les efforts sur les tâches critiques et ajoute des ressources alternatives pour les accomplir. Cela augmente le budget et peut retarder d’autres projets soutenus par ces ressources. Si ce compromis ne vous dérange pas, le "crashing" du planning est un moyen de réduire la durée d’achèvement du projet.
Trouvez plus de modèles d’allocation des ressources ici.
Et après ?
Vous souhaitez d’autres conseils d’experts sur l’allocation des ressources ? Devenez membre DPM pour rejoindre la conversation sur Slack avec des centaines d’autres chefs de projet digital !
