¿Qué es un flujo de trabajo? Visión general, ejemplos y herramientas

Los flujos de trabajo a menudo se visualizan en diagramas de flujo, que muestran los pasos del proceso por los que cada elemento de trabajo pasará para considerarse terminado, o cómo se ve el proceso a un nivel más macro (es decir, las etapas en el proceso de finalización de tareas o del proyecto en general).

No confundas los diagramas de flujo de trabajo y otros tipos de diagramas de flujo con otras herramientas de visualización de gestión de proyectos:

• Los diagramas de Gantt muestran tareas y actividades específicas que se completarán a lo largo del proyecto, cuándo se completarán y quién trabajará en ellas. Los flujos de trabajo son de nivel más alto, centrándose en las fases o etapas en lugar de tareas individuales.
• Las rutas críticas muestran la línea de tiempo más corta posible del proyecto según la duración de tareas específicas y sus dependencias. Los flujos de trabajo normalmente no incluyen tiempos ni duraciones para las diferentes etapas.
• Los diagramas PERT también tienen en cuenta tareas y dependencias específicas, pero se enfocan en los hitos en lugar de actividades concretas. Tus flujos de trabajo pueden indicar hitos, pero no tendrán en cuenta dependencias (solo la secuencia de pasos).

Dirige con Inteligencia en la Era de la IA

Únete a la comunidad DPM para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales sobre liderazgo. Es gratis unirse.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

LinkedIn

Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

Name*

First name Last name

Business email*

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

La evolución de los flujos de trabajo

Los orígenes de los flujos de trabajo se remontan a Frederick Taylor y Henry Gantt, cuyo trabajo consistía en aplicar principios científicos para mejorar la productividad de los trabajadores. Esto dio lugar a una serie de nuevas ideas sobre cómo gestionar a los trabajadores, organizar el flujo del trabajo y crear empleados y equipos más productivos.

El uso de computadoras en las oficinas permitió que tareas repetitivas y flujos de trabajo y procesos se automatizaran, y el software de negocios como las herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de gestión de relaciones con clientes (CRM) ganaron popularidad.

Los flujos de trabajo ahora son inseparables de las herramientas de software de gestión de flujos de trabajo que los impulsan, y avances más recientes como la integración del aprendizaje automático y la inteligencia artificial en aplicaciones de gestión de proyectos, la computación y el almacenamiento en la nube, y el software de análisis de procesos, brindan a las organizaciones la capacidad de refinar y adaptar sus procesos para encontrar las formas más eficientes y productivas de trabajar.

Ejemplos de diferentes tipos de flujos de trabajo

Los casos de uso de flujos de trabajo y ejemplos de flujos de trabajo que puedes utilizar como gestor de proyectos incluyen:

1. Recibir una solicitud de proyecto de un patrocinador del proyecto y poner el proyecto en marcha
2. Definir requisitos, desarrollar una solución que se ajuste a esos requisitos, probar y lanzar un producto o servicio
3. El ciclo de vida de la gestión de proyectos: piensa en inicio del proyecto, planificación, ejecución, monitoreo y control, cierre.

También puedes crear flujos de trabajo que lleve a cabo tu equipo, como flujos de trabajo de experiencia y soporte al cliente, flujos de trabajo de incorporación, flujos de trabajo de compras, flujos de trabajo de operaciones comerciales o flujos de trabajo digitales para crear y aprobar activos digitales.

Aquí tienes un ejemplo detallado de un flujo de trabajo para soporte.

1. La queja o el ticket de soporte se registra con el analista del service desk.
2. Se intenta una solución. Si tiene éxito, salta al paso siete.
3. Si no tiene éxito, asigna el ticket al analista del service desk correspondiente para una investigación adicional.
4. Intenta otra solución y actualiza y anota el ticket. Repite según sea necesario.
5. Agota el conocimiento del service desk y escala el ticket.
6. Supervisa el ticket con el equipo de escalamiento.
7. Encuentra una solución exitosa e informa al cliente.
8. Cierra el ticket.

Los flujos de trabajo pueden documentarse y comunicarse en muchos niveles diferentes.

El siguiente flujo de trabajo muestra un alcance de trabajo más amplio y un proceso de alto nivel para la entrega de soporte, que incluye procesos más pequeños dentro de él (estos también deben estar documentados).

Este ejemplo de flujo de trabajo utiliza carriles (swimlanes) para dejar claro quién es responsable en cada paso del flujo, mostrando qué equipo se encargará de cada parte del proceso. Los carriles no son obligatorios, pero ayudan cuando diagramas un proceso complejo que abarca muchos equipos o áreas de responsabilidad. Otra cosa útil para representar tu flujo con precisión es saber cómo hacer un diagrama de flujo, ya que puedes aprender qué símbolos usar y cuándo. 

En el primer carril encontrarás un subflujo que describe con más detalle lo que sucede, en comparación con el proceso de alto nivel. 

Cómo crear un flujo de trabajo efectivo

Aquí tienes una guía paso a paso para crear un flujo de trabajo efectivo:

1. Empieza con notas adhesivas. Haz una nota adhesiva por cada tarea que deba hacerse o cada etapa del flujo de trabajo de gestión de proyectos y colócalas en una secuencia lógica de tareas.
2. Consulta con el equipo. Habla con las personas que realmente realizan los pasos del flujo de trabajo. Averigua si falta algo, si hay pasos en el orden incorrecto o si existen otros aspectos que no hayas considerado. 
3. Esquematiza el flujo de trabajo. Normalmente esto es más fácil de hacer en un software de diagramas de flujo, software de diagramas de flujo de trabajo o software de mapas mentales. Escribe los pasos del proceso dejando espacio entre ellos.
4. Dibuja cuadrados alrededor de cada paso de la actividad y flechas para indicar los siguientes pasos.
5. Identifica cuellos de botella, redundancias y dependencias. Indícalos con símbolos o colores específicos (y añade una leyenda).
6. Define roles y responsabilidades. No vas a asignar personas concretas a fases o tareas específicas, pero sí debes saber qué roles estarán involucrados en el proceso. Por ejemplo, en un flujo de inicio de proyecto, el project manager es responsable de coordinar la llamada de inicio y el cliente debe aprobar el plan del proyecto.
7. Archívalo en el lugar adecuado y asegúrate de que todos tengan acceso. No solo es importante para el equipo consultarlo mientras realiza su trabajo, sino también es esencial para la incorporación de nuevos empleados y la formación del equipo.

Mejores prácticas para crear flujos de trabajo

Mientras creas tus flujos de trabajo de proyecto, aquí tienes algunas mejores prácticas a tener en cuenta.

• Ten un objetivo claro. Asegúrate de que tu flujo de trabajo tenga un propósito y sea algo que el equipo necesite. Nadie seguirá un proceso que no aporte valor ni a ellos ni al proyecto.
• Establece un ciclo de retroalimentación. Sigue recibiendo comentarios del equipo y de cualquier otra persona que utilice el flujo de trabajo. Averigua qué funciona y qué no, y ajusta el flujo de trabajo según sea necesario.
• Utiliza herramientas de software y automatización de procesos. El software de automatización de flujos de trabajo y otras herramientas de software de procesos están diseñadas para crear, automatizar y optimizar flujos de trabajo para reducir errores humanos e ineficiencias. Lee sobre los beneficios de la automatización aquí.
• Establece cómo medirás el éxito. Determina qué KPIs y métricas utilizarás para evaluar si tu flujo de trabajo está siendo exitoso. Estos datos son un buen indicador de si necesitas ajustarlo o no.
• Considera la escalabilidad. Determina cómo adaptarás tus flujos de trabajo a medida que el equipo y la organización crecen. Puede que necesites agregar más pasos al proceso, sumar o quitar personas involucradas, o incorporar más fases de aprobación o puntos de control (descubre más sobre flujos de aprobación de documentos aquí).
• Itera. Actualiza continuamente tus flujos de trabajo a medida que recibas retroalimentación, escales y uses métricas para determinar si están funcionando. Iterar no significa que tus flujos eran incorrectos, sino que los flujos de trabajo pueden optimizarse (lo que también hace que tus flujos de trabajo sean más ágiles).

¿Cuál es la diferencia entre flujos de trabajo y procesos?

Un flujo de trabajo es una serie de pasos que deben seguirse para completar una tarea, mientras que un proceso está diseñado para seguirse de manera estricta con el fin de lograr un resultado específico.

En comparación con los procesos, los flujos de trabajo suelen ser más flexibles y menos formales, ya que pueden adaptarse a circunstancias cambiantes. No necesariamente requieren documentación extensa ni aprobación de varios interesados.

Como resultado, los flujos de trabajo suelen ser más rápidos y fáciles de implementar que los procesos. Sin embargo, los procesos pueden ser más eficientes en ciertas situaciones, como cuando es necesario cumplir estrictamente con normativas.

Automatizando flujos de trabajo con herramientas y software

Los flujos de trabajo y los sistemas de gestión de flujos de trabajo que los rigen suelen ser lo mismo. Además de algunas de las herramientas de gestión que mencioné antes, hay algunas otras que conviene considerar:

• Las herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) son útiles para organizar, gestionar y actualizar tus procesos de negocio más importantes, así como para llevar a cabo mejoras de procesos y mapeo de flujos de trabajo (aprende más sobre flujos de trabajo vs BPM aquí).
• Las aplicaciones de flujos de trabajo son útiles para escenarios en los que necesitas cambiar un proceso pero no tienes acceso a tu escritorio.
• El software de flujos de trabajo para proyectos es ideal para gestionar flujos de trabajo dentro del contexto de un proyecto más grande, ofreciendo funcionalidades de software de flujos de trabajo como automatización de tareas, colaboración en tiempo real y seguimiento detallado del progreso para mantener a tu equipo alineado y productivo.
• El software de flujos de trabajo de código abierto ofrece una alternativa personalizable para equipos que buscan adaptar sus flujos de trabajo a necesidades específicas. Estas herramientas son especialmente valiosas para organizaciones con procesos únicos o limitaciones de presupuesto.
• El software de flujos de trabajo empresarial está diseñado para organizaciones a gran escala, ofreciendo funciones avanzadas como integración entre departamentos, amplias capacidades de automatización y escalabilidad para gestionar flujos de trabajo complejos y de alto volumen.
• Las alternativas a ProcessMaker son perfectas si actualmente utilizas o pruebas ProcessMaker pero ves que no se adapta del todo a tus necesidades.

Siempre vale la pena mirar qué herramientas ofrecen características únicas e innovadoras que puedan acelerar tus procesos, como los flujos de trabajo con IA.