Cómo Crear Un Flujo de Trabajo de Aprobación de Documentos en 7 Pasos
Reduce Molestas Demoras: Los flujos de trabajo de aprobación de documentos te ayudan a eliminar plazos incumplidos y malentendidos, y mantienen la colaboración del equipo organizada y eficiente.
Controla Los Ciclos De Aprobación: Los flujos de trabajo eficientes mantienen constante el tiempo de los ciclos de aprobación, lo que también ayuda a reducir errores, retrasos y problemas de cumplimiento que pueden afectar la productividad y el crecimiento.
La Solución Es El Software: El software de flujos de trabajo es la mejor manera de configurar y gestionar tus flujos de aprobación de documentos. Elimina el trabajo manual y puede ayudarte a identificar áreas de mejora.
Los procesos ineficientes de aprobación de documentos pueden provocar retrasos, malentendidos y una colaboración desorganizada dentro del equipo.
Con un flujo de trabajo de aprobación de documentos optimizado, puedes evitar los problemas derivados de ciclos de revisión inconsistentes, errores, demoras y cuestiones de cumplimiento, los cuales en última instancia afectan la productividad y el crecimiento de tu equipo.
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación de documentos?
Los flujos de trabajo de aprobación de documentos son los procesos y procedimientos empresariales para crear, revisar, aprobar, almacenar y distribuir documentos de la organización.
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Implementar un flujo de trabajo de aprobación de documentos no solo sirve para evitar el caos; se trata de mejorar la productividad, reducir errores y fomentar una mejor colaboración. Se trata de obtener un mayor control sobre los procesos relacionados con los documentos para que cada paso sea eficiente y cumpla con las normativas.
Con las herramientas y tecnologías adecuadas de automatización de flujos de trabajo de aprobación, puedes mejorar la ejecución de los flujos de trabajo, minimizar las tareas manuales y optimizar la eficiencia de la gestión documental.
Sin embargo, antes de implementar flujos de trabajo específicos de aprobación en herramientas como Jira o SharePoint, conviene considerar los beneficios generales de implementar un sistema de gestión documental que sirva como base segura y escalable para tus procesos de documentación. Siempre puedes probar un sistema gratuito de gestión documental para ver si se ajusta a tus necesidades antes de comprometerte.
¿Por qué necesitas un flujo de trabajo de aprobación de documentos?
Los flujos de trabajo de revisión de documentos previenen el caos de las siguientes maneras:
- Consistencia: La consistencia es vital para mantener los estándares de calidad en toda la organización. Garantiza que tus documentos contengan toda la información necesaria antes de ser enviados.
- Transparencia: Los flujos de trabajo de aprobación de documentos ofrecen una trazabilidad transparente de las revisiones y aprobaciones, de modo que tú y tus interesados pueden rastrear los cambios, identificar responsabilidades y estar al tanto de las actualizaciones y plazos. Esto favorece la responsabilidad, la confianza y el compromiso entre los miembros del equipo.
- Colaboración: Los equipos de proyecto colaboran de forma más efectiva cuando existen flujos de trabajo del proyecto claros para la creación, revisión y aprobación de documentos. Los procesos de flujo de trabajo también ayudan a la comunicación entre los miembros del equipo permitiendo aportar comentarios, rastrear cambios y versiones, y tomar decisiones de manera eficiente.
Tipos de aprobaciones de documentos
Estos son los tipos de documentos que podrían requerir un flujo de trabajo de aprobación.
- Contratos: Estos pueden ser entre la empresa y clientes, proveedores o empleados. Son documentos legales que requieren la revisión y aprobación de varias partes. Un flujo de trabajo de aprobación de documentos ayuda a asegurar que todo esté correctamente revisado y autorizado a tiempo.
- Propuestas o alcance del trabajo: La información en una propuesta o alcance del trabajo (SOW) es fundamental para el éxito de un proyecto y sirve como respaldo en caso de que un cliente requiera algo más allá de lo estipulado en el documento. ¿Alguien mencionó "alcance desbordado"?
- Entregables del proyecto: Entregables del proyecto como documentos de diseño, especificaciones y prototipos requieren revisión y aprobación por equipos de proyecto, clientes y partes interesadas. Los flujos de trabajo de aprobación de documentos te ayudan a asegurar que todos los entregables cumplan los requisitos y expectativas del proyecto.
¿Quiénes participan?
- Autor/creador: El individuo responsable de redactar la versión original del documento, introducir el contenido, organizar el formato y estructurar la información para que cumpla con los objetivos y especificaciones del documento.
- Gestor del documento: Esta persona supervisa el proceso de flujo de trabajo del documento. Asigna revisiones, monitoriza el progreso, hace seguimiento de los plazos y se asegura de que todos cumplan con los protocolos del flujo de trabajo.
- Revisores: Individuos o equipos encargados de evaluar el documento para asegurar que sea preciso, completo y cumpla con los estándares, normativas o políticas de la organización. Los revisores pueden ofrecer comentarios, proponer modificaciones o aprobar el documento para las siguientes etapas de procesamiento.
- Aprobador(es): Son los individuos o autoridades designadas responsables de aprobar el documento antes de que pueda ser finalizado o distribuido. Los aprobadores verifican que el documento se ajuste a los estándares de la organización y obtenga la autorización requerida para su difusión.
Como gestor de proyecto, puedes desempeñar varios roles en un flujo de trabajo documental. Por ejemplo, puedes ser revisor en el proceso de SOW/propuesta. Esto te brinda la oportunidad de evaluar la viabilidad de un proyecto antes de que se aprueben los entregables, estimaciones de tiempo y costo del mismo.
Pasos típicos por los que fluirá un documento
A continuación, se presenta un desglose de los componentes críticos de los flujos de trabajo documental usando como ejemplo un acta de constitución de proyecto.
1. Creación del documento
El flujo de trabajo de creación de documentos puede implicar comenzar con una plantilla o completarlo desde cero. Consiste en introducir el contenido, dar formato y organizar la información de acuerdo con el propósito del documento y el público objetivo.
- Quién: Es responsabilidad del gestor del proyecto crear el acta de constitución (esto es mucho más sencillo si utilizas una plantilla de acta de constitución).
- Qué: Esto implica redactar un documento que describa el alcance del proyecto, los objetivos y los principales interesados, definiendo la dirección del proyecto completo.
- Cuándo: Normalmente se realiza en las etapas iniciales del proyecto.
- Dónde: El proceso de creación suele realizarse mediante un software de creación de documentos (o software de colaboración documental, si varios miembros del equipo participan en la creación del documento).
- Cómo: El gestor del proyecto puede optar por utilizar una plantilla predefinida proporcionada por la organización o crear el documento desde cero, dependiendo de los requisitos específicos del proyecto.
2. Definir revisores
Durante este paso, los revisores comprueban que el documento sea preciso y completo, y que esté alineado con los objetivos y metas del proyecto. Se seleccionan las personas o equipos idóneos para revisar los documentos y garantizar su calidad y eficacia.
- Quién: El gestor del proyecto identifica a las personas o equipos adecuados para revisar el acta de constitución.
- Qué: Los revisores evalúan la precisión, integridad y alineación del documento con los objetivos del proyecto.
- Cuándo: El proceso de revisión suele realizarse después de la fase de creación del documento.
- Dónde: Normalmente, los revisores se seleccionan del equipo de gestión de proyectos o entre los interesados relevantes.
- Cómo: Los revisores pueden elegirse en función de su experiencia, su rol en el proyecto o la implicación como parte interesada.
3. Configuración en el software de flujo de trabajo documental y criterios de aprobación
Este paso del proceso asegura que el flujo de trabajo de gestión de documentos funcione sin inconvenientes y siga procedimientos de aprobación eficientes, con la orquestación del flujo de trabajo ayudando a coordinar el enrutamiento de documentos, los aprobadores y los disparadores automáticos en todo el sistema.
- Quién: Normalmente, el responsable de configurar el acta de proyecto en el software de flujo de trabajo documental es el gestor de proyectos.
- Qué: Esto implica configurar el documento dentro de la plataforma de software y establecer los criterios de aprobación.
- Cuándo: Esta etapa ocurre después de la creación del documento y la identificación de los revisores.
- Dónde: El documento se gestiona dentro del software o plataforma de flujo de trabajo designada (también está disponible software de flujo de trabajo de código abierto).
- Cómo: Los criterios de aprobación se definen en base a las políticas organizativas, requerimientos del proyecto o estándares de cumplimiento.
4. Supervisar el Progreso del Documento
Este paso garantiza que los documentos avancen sin problemas a través del flujo de aprobación. Proporcionarás supervisión, harás seguimiento del estado del documento y abordarás cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de aprobación.
- Quién: El gestor de proyectos suele supervisar el avance del acta de proyecto dentro del flujo de aprobación.
- Qué: Esto implica rastrear el estado del documento y asegurar que se mueva de forma eficiente en el proceso de aprobación.
- Cuándo: El monitoreo se realiza de manera continua durante todo el proceso de aprobación.
- Dónde: El progreso se sigue desde el software de flujo documental o el sistema de gestión de proyectos.
- Cómo: Revisiones regulares del estado, notificaciones y posibles cuellos de botella en el proyecto.
5. Revisar Retroalimentación y Actualizar
En esta etapa, te aseguras de que los documentos cumplan los requisitos y recojas valiosa retroalimentación de las partes interesadas.
- Quién: El gestor de proyectos es responsable de revisar la retroalimentación recibida de los revisores del documento.
- Qué: Se evalúa la retroalimentación para identificar áreas de mejora o aclaración en el acta de proyecto.
- Cuándo: Este paso ocurre después de que se ha proporcionado la retroalimentación. Si se sugieren ediciones, házlas antes de enviar el documento a cualquier fuente externa donde puedan tener un impacto financiero.
- Dónde: Las revisiones se realizan dentro del propio documento.
- Cómo: Basado en la retroalimentación recibida, se implementan las actualizaciones necesarias en el documento para mantenerlo alineado con los objetivos del proyecto y las expectativas de los interesados.
6. Reenviar para la Aprobación Final
Una vez revisados los documentos e integrada la retroalimentación, pueden requerir aprobación de personas o departamentos designados antes de ser finalizados o distribuidos.
- Quién: El gestor de proyectos se encarga de volver a enviar el acta de proyecto revisada para su aprobación final.
- Qué: El documento actualizado se envía para su revisión final y aprobación tras las revisiones necesarias.
- Cuándo: Esto se realiza tras incorporar la retroalimentación y revisar el documento.
- Dónde: Las reenvíos se realizan dentro del software de flujo documental o del software de gestión de proyectos.
- Cómo: El documento revisado se envía a través del flujo de aprobación para la autorización final.
7. Almacenar Documentos y Aplicar Permisos
Tras la aprobación final, tus documentos deben guardarse de forma segura y estar accesibles para futuras referencias, recuperaciones y cumplimiento.
Almacenar los documentos finales de manera segura es solo una parte de las mejores prácticas de gestión documental. Además, deberías establecer protocolos de control de versiones, reglas de permisos y auditorías regulares para asegurar que la documentación esté actualizada, accesible y cumpla con los requisitos.
Los documentos deben almacenarse de manera segura para futuras referencias, recuperación y para satisfacer los requerimientos de cumplimiento. Puedes utilizar desde sistemas físicos de archivo hasta sistemas de gestión documental (DMS) electrónicos o plataformas de almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive).
Establece políticas para el almacenamiento y archivo de documentos, de modo que puedas gestionar el ciclo de vida de los documentos de manera eficaz. Determina cuánto tiempo deben conservarse los documentos, cuándo deben archivarse y cuándo pueden eliminarse de manera segura.
- Quién: El gestor del proyecto es responsable de almacenar el acta de constitución del proyecto aprobada y de gestionar los permisos de los documentos.
- Qué: Esto implica organizar y asegurar el acceso al documento dentro de un repositorio designado.
- Cuándo: Esto ocurre tras la aprobación final del acta de constitución del proyecto.
- Dónde: El documento se almacena en un repositorio o sistema de gestión documental.
- Cómo: Los permisos de acceso se aplican en función de los roles, garantizando así la seguridad del documento y que los interesados relevantes puedan acceder si lo necesitan.
Consulta nuestro análisis en profundidad sobre mapeo de flujos de trabajo y flujos de trabajo digitales para aprender más sobre cómo implementar un eficiente proceso de aprobación de documentos.
Herramientas para los Procesos de Flujo de Trabajo de Aprobación de Documentos
Puedes utilizar varios tipos de tecnologías para facilitar los flujos de trabajo de documentos, desde soluciones básicas de gestión de flujos de trabajo hasta sistemas más avanzados a nivel empresarial.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- DMS: Las plataformas DMS, el software de aprobación y el software de control de documentos proporcionan repositorios centralizados para almacenar, organizar y gestionar documentos. Suelen incluir funciones de control de versiones, controles de acceso, etiquetado con metadatos y capacidades de búsqueda.
- Software de automatización de flujos de trabajo: El software de automatización de flujos de trabajo te permite diseñar, optimizar y automatizar flujos de trabajo de documentos. Puedes crear flujos de trabajo personalizados con pasos, reglas y desencadenantes predefinidos para el enrutamiento y la aprobación de documentos.
- Soluciones de firma electrónica: El software de firma electrónica es un tipo de sistema de aprobación de documentos que permite firmas digitales, eliminando la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos. Integra estos sistemas con los flujos de trabajo documentales para acelerar los procesos de firma electrónica y aprobación en el sistema de gestión digital. Si te preocupa el coste, esta es una categoría donde existen múltiples opciones de software gratuito de firma electrónica.
Conoce aquí las diferencias entre BPM y flujos de trabajo.
6 Trucos Inteligentes para Flujos de Documentos
Aquí tienes mis pequeños trucos para los flujos de aprobación de documentos.
- Automatiza las notificaciones: Si configuras notificaciones automáticas, puedes garantizar que todos estén informados cuando los documentos estén listos para revisión, cuando se acerque una fecha límite o haya habido algún cambio. Así nadie queda en la oscuridad y todos pueden contribuir a tiempo.
- Configura un flujo de trabajo de enrutamiento condicional de documentos: Haz que la ruta de tus documentos (es decir, cuáles van a qué personas) dependa de su contenido o de quién debe dar el visto bueno. Así, si se trata de un asunto de gran presupuesto, se enviará automáticamente a los revisores de alto nivel para su aprobación.
- Revisiones en paralelo: Olvídate de esperar a que una persona termine para que empiece la siguiente. Con la revisión en paralelo, distintos miembros del equipo pueden abordar diferentes partes simultáneamente. Esto reduce los tiempos de revisión y acelera los procesos de aprobación de documentos.
- Plantillas de documentos: Las plantillas estandarizadas son tus mejores aliadas. Úsalas para mantener la coherencia en toda la organización, y verás lo fácil que resulta para todos crear documentos. (PD: Puedes encontrar plantillas de documentos importantes para proyectos en nuestra biblioteca para miembros de DPM aquí.)
- Control de versiones: Integra tus flujos de trabajo con el control de versiones para llevar automáticamente el registro de quién hizo qué y cuándo. No más dudas ni suposiciones sobre si tienes la última versión.
- Aprobación de respaldo: Permite a los aprobadores delegar su autoridad de aprobación a personas designadas cuando no estén disponibles. Esto previene retrasos en el proceso de aprobación y asegura la continuidad en los flujos de documentos.
3 Errores Comunes a Evitar
- Seguridad insuficiente: Descuidar los permisos adecuados o conceder acceso a partes no autorizadas puede provocar graves brechas y poner en riesgo información sensible de la empresa. Asegúrate de mapear las dependencias y revisores antes de iniciar el flujo de trabajo. Un DMS te permitirá hacerlo rápidamente; de lo contrario, documéntalo y haz un seguimiento riguroso.
- Subestimar el monitoreo del flujo de trabajo: No evaluar, refinar y documentar el flujo de trabajo puede provocar errores y confusión entre los interesados, miembros del equipo y clientes. El monitoreo y mejora regular te permite mantener la eficiencia y claridad del flujo de trabajo.
- Almacenamiento inadecuado: Esto te ayuda a ti y a tu equipo a localizar fácilmente los documentos finales aprobados. Establecer y comunicar un procedimiento estructurado de almacenamiento y archivo de documentos a nivel de empresa asegura que todos tengan acceso fácil y reduce el tiempo de búsqueda.
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