Ejemplo Paso a Paso de Asignación de Recursos: Descubre Cómo Funciona
La asignación de recursos es un paso fundamental en el proceso de gestión de proyectos. Sin importar tu industria o si gestionas uno o varios proyectos, necesitas recursos. Esto incluye cosas como herramientas o equipos especiales y, lo más importante, personas que te ayuden a realizar el trabajo y cumplir con los objetivos.
Planificar y asignar óptimamente los recursos disponibles impactará en tu capacidad para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. También puede afectar los resultados económicos de la empresa y el desempeño y satisfacción de tu equipo.
En esta guía, explicaremos qué es la asignación de recursos y por qué es importante realizar bien este proceso, repasaremos algunos de los desafíos que podrías encontrar y luego profundizaremos en un ejemplo paso a paso.
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¿Quién es responsable de la asignación de recursos?
El rol responsable de la gestión y asignación de recursos suele ser el del gerente de proyectos. Sin embargo, algunas empresas también emplean a un gestor de recursos o de tráfico para la planificación de personas y asignación de personal.
Por lo general, los gestores de proyectos se preocupan de asignar y gestionar los recursos para los proyectos de los que son responsables. En cambio, los gestores de recursos tienen una visión más holística y supervisan la asignación de recursos a nivel de toda la empresa.
Ambos roles trabajan de la mano para asignar personas a los proyectos según sus habilidades, experiencia y disponibilidad, usando las mejores prácticas de asignación de recursos.
Por su parte, el rol del gestor de tráfico funciona de manera similar a un Scrum Master, enfocándose en la gestión de procesos, asegurando que las solicitudes se ajusten a la disponibilidad de recursos y facilitando la comunicación entre los equipos.
El gestor de tráfico tiene un compromiso con el proceso… aportando una voz de sensatez al equipo y alineándolo con las prioridades del negocio.
Ejemplo paso a paso: Cómo asignar los recursos de tu proyecto
Supongamos que has asumido un proyecto para un nuevo cliente, Ezycounting, una firma de contabilidad de rápido crecimiento con ingresos anuales de $20 millones. Te han solicitado que desarrolles una app móvil en un plazo de 6 meses. ¡Nombramos este proyecto como Proyecto Ezy!
Descargo de responsabilidad: Hemos incluido ejemplos de la app Runn para ilustrar cómo asignar recursos a tus proyectos. Runn es una aplicación moderna de planificación de recursos y previsión de capacidad que ayuda a los gestores de proyectos a planificar y hacer seguimiento de su gente y sus proyectos.
Después de muchos años trabajando como gestor de proyectos, conozco bien los retos de la asignación de recursos. Cofundé Runn para resolver estos problemas y ayudarte a obtener visibilidad a nivel de toda la empresa sobre tus proyectos y las personas necesarias para ejecutarlos.
Antes de comenzar
1. Conoce la capacidad y disponibilidad de tu equipo de proyecto
Antes de que empieces a asignar recursos a proyectos específicos, es vital averiguar cuánto tiempo tienes disponible para asignar desde el inicio.
¿Algunas personas de tu equipo trabajan a tiempo parcial? ¿Alguien solo trabaja ciertos días de la semana?
Empieza asegurándote de conocer la capacidad del equipo y cuántas horas por semana o por día cada empleado puede trabajar.
El Planificador de Personas de Runn te da acceso en tiempo real a tu grupo de recursos de empleados y contratistas para que puedas ver la carga de trabajo existente, vacaciones y disponibilidad de todos para asignaciones.
2. Conoce qué otros trabajos están en la cartera de entregas
También es importante saber qué otros trabajos se están llevando a cabo actualmente y qué trabajos están por venir, ya que puede que tengas a personas trabajando en varios proyectos al mismo tiempo. Las cosas pueden volverse complicadas si asignas demasiado trabajo a algunas personas y a otras les das poco trabajo.
El planificador de proyectos de Runn muestra todos tus proyectos programados en el periodo de tiempo seleccionado y te indicará qué está en curso actualmente.
Si eres usuario de Runn, el planificador de personas y los gráficos de capacidad son formas rápidas de ver dónde podrías estar superando la capacidad disponible.
La mayoría de las plataformas de planificación de capacidad te permitirán realizar fácilmente la planificación de la capacidad del equipo y la planificación de la asignación de recursos.
Programar tu proyecto y asignar recursos
Una vez que tienes una idea de los otros proyectos en tu canal y cuántas personas y horas tienes disponibles, es momento de empezar a asignar y programar recursos para tu proyecto. La manera más fácil de abordar este proceso es usar un software de programación de recursos.
1. Comprende el alcance del proyecto y las restricciones de entrega
Primero, asegúrate de conocer los requisitos y entregables de tu proyecto e identifica cualquier restricción de entrega, como por ejemplo:
- Qué está dentro y fuera del alcance
- Fechas límite
- Dependencias
Para el Proyecto Ezy, sabes que necesitas entregar una app móvil en seis meses, con una fecha de lanzamiento fija en julio.
2. Identifica los roles y habilidades para tu proyecto
Ahora, identifica los roles, habilidades y nivel de experiencia que necesitarás para llevar a cabo el proyecto.
Ezycounting requiere una aplicación nativa para iOS, por lo que necesitarás a alguien con habilidades en programación Objective-C.
Como jefe de proyecto, puede que no siempre sepas quién es la persona más adecuada para el puesto. Recuerda consultar con los líderes de los equipos, arquitectos de soluciones y responsables de recursos. Ellos conocen bien a los miembros de su equipo y podrán sugerir quién encajaría mejor o dónde puedes carecer de habilidades necesarias para la entrega del proyecto.
Según el tamaño del Proyecto Ezy y el periodo de tiempo dado, predices que necesitarás:
- 1 jefe de proyecto
- 1 diseñador UI/UX
- 2 desarrolladores
- 1 tester
3. Esquematiza la planificación general de tu proyecto
A continuación, elabora un plan de proyecto a alto nivel. Trabaja con tu equipo para dividir el alcance en tareas y actividades y estimar cuánto tiempo crees que será necesario para entregar el conjunto de trabajos. La cantidad de horas o días que tu equipo necesite para completar cada tarea se utilizará en el plan de recursos y el cronograma del proyecto, por lo que este es un paso clave.
Es útil visualizar las fases del proyecto y tomar nota de los hitos críticos, entregables clave o fechas límite a lo largo del programa del proyecto.
Una vez que tengas todo esto alineado, podrás ver una cronología con las fechas de inicio y fin para el proyecto.
En Runn, puedes esquematizar rápidamente las fases del proyecto y añadir hitos importantes.
El Proyecto Ezy abarca desde febrero hasta julio y tiene siete hitos significativos y 5 fases.
4. Asignar personas al proyecto
Elige los recursos disponibles que deseas asignar al proyecto, asegurándote de que pueden asumir nuevo trabajo. Recuerda:
- Tener en cuenta los días libres o feriados
- Asegurarte de que las personas que asignas al proyecto tienen las habilidades adecuadas
- Y que nadie esté sobrecargado
Resuelve cualquier sobreasignación o conflicto reasignando el trabajo a otra persona o ajustando el cronograma.
Has asignado a Michelle, Monica, Kenny y Beyonce al Proyecto Ezy.
Runn te permite añadir personas a un proyecto por rol y habilidad, además de alertarte en tiempo real sobre sobreasignaciones y días libres para que puedas ajustar todo al instante.
¿Qué pasa si no tengo los recursos adecuados en el momento adecuado? Si nadie de tu equipo de proyecto tiene las habilidades necesarias, quizás debas contratar a un externo para ayudarte a entregar el trabajo.
En Runn, puedes utilizar marcadores de posición para indicar la necesidad de un rol o si aún no sabes quién del equipo asumirá el trabajo.
Has añadido un marcador de posición para el rol de desarrollador mientras sigues asignando a tus otros recursos.
Otra forma de hacerlo es usando una hoja de cálculo de asignación de recursos con cálculos automáticos de costos y uso de presupuesto.
Una vez que el proyecto está en marcha
A medida que avanzas con tu proyecto, las cosas no siempre salen como lo planeado.
¿Qué pasa si tus planes de asignación de recursos eran demasiado conservadores y ahora corres el riesgo de exceder el presupuesto?
Una manera sencilla de ver cómo van tus planes frente a la realidad es usar un software de gestión de proyectos con seguimiento de tiempo y pedir a tu equipo que registre las hojas de tiempo durante todo el proyecto.
Esto te permite identificar cómo avanzas respecto a tu plan de asignación de recursos original e identificar cualquier riesgo de recursos o programación antes de que se conviertan en problemas. Revisar frecuentemente métricas importantes como la utilización y la capacidad te orientará para tomar decisiones e impedir la sobreasignación y el agotamiento del equipo.
Utilizar un software eficiente de gestión de recursos puede proporcionarte información detallada sobre la asignación de recursos. El informe de variación de Runn, por ejemplo, muestra la diferencia entre lo asignado realmente y lo planeado.
El informe de variación de Runn muestra la diferencia entre tus asignaciones de recursos reales y las planeadas.
Para mantenerte en camino y mitigar riesgos, podrías tener que:
- Cambiar un recurso
- Asignar más recursos
- Cambiar la asignación de recursos
Han pasado dos meses en el Proyecto Ezy y crees que todo va bastante bien. Inicias sesión en Runn y descubres que todo tu personal ha estado trabajando horas extras.
Hablas con Ezycounting y acuerdan extender el proyecto por dos semanas.
Conclusión
Un proceso eficaz de asignación de recursos implica tener un modelo de asignación de recursos antes de que comience un proyecto, asignar a las personas correctas en el momento adecuado y hacer seguimiento de tu plan durante todo el proceso para asegurar la utilización óptima del equipo y la entrega exitosa del proyecto. Para ayudarte en este proceso, puede ser beneficioso utilizar una herramienta gratuita de gestión de recursos.
Tener visibilidad sobre tu flujo de trabajo y la capacidad de carga laboral de tu equipo es fundamental para poder reaccionar rápidamente a los cambios y ajustar tu plan de manera eficaz.
Conoce más sobre cómo dominar la asignación de recursos aquí.
