Cómo Mantener un Proyecto en Marcha: 7 Estrategias Clave
El Seguimiento de Proyectos es Clave: Hacer un seguimiento adecuado del progreso ayuda a que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto, cumplan con los plazos y alcancen el alcance previsto, lo que a su vez facilita informar sobre los avances a los interesados.
Las Herramientas Adecuadas para el Éxito: Elige un software de gestión de proyectos adecuado para tu caso de uso: debe ofrecer funcionalidad de panel para supervisar métricas e identificar rápidamente problemas o dificultades.
Evita el Aumento del Alcance: Define claramente el alcance del proyecto y consigue el acuerdo previo de los interesados para prevenir el aumento del alcance, lograr la alineación sobre los límites del proyecto y evitar su fracaso.
Establece Objetivos SMART: Utiliza el modelo de objetivos SMART para fijar metas de proyecto medibles y realistas, y establece métricas claras de éxito y plazos para la rendición de cuentas.
Sin una idea de cómo mantener tu proyecto en marcha, puedes encontrarte rápidamente con un presupuesto excedido, retrasos en el cronograma y entregables que no cumplen con el alcance definido. Sin mencionar que será difícil informar de los avances a los interesados.
Comprender cómo hacer un seguimiento de los proyectos es fundamental para garantizar entregas exitosas y a tiempo. Aquí tienes mis mejores consejos de gestión de proyectos para mantener tus proyectos y a los miembros de tu equipo en el camino hacia el éxito.
1. Utiliza las herramientas adecuadas de gestión de proyectos
Hacer un seguimiento del progreso de los proyectos sin software es bastante difícil. El software de gestión de proyectos y las aplicaciones adecuadas ofrecen funcionalidades para:
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- Seguimiento del progreso en paneles. Busca herramientas de seguimiento de proyectos con funcionalidad de paneles. Cuando puedes crear paneles personalizados, puedes ver métricas importantes del proyecto de un vistazo, permitiendo implementar fuertes controles de proyecto, monitorizar KPIs y detectar rápidamente si algo va fuera del camino.
- Seguimiento del tiempo para facturación u otros propósitos
- Gestión de la colaboración interna del equipo y la comunicación
- Creación de vistas para los interesados para que puedan seguir el progreso en su propio tiempo (en vez de enviar correos electrónicos constantes o solicitudes de información a ti o a tu equipo de proyecto)
Todo esto es muy difícil de hacer manualmente. Ten en cuenta que una herramienta eficaz de gestión de proyectos es aquella que respalda tu metodología (por ejemplo, ágil o cascada).
Si trabajas principalmente con tableros Kanban, por ejemplo, Trello podría ser una buena solución. Las plantillas de Monday, que potencian el concepto de una hoja de cálculo, podrían ser más apropiadas para tu caso. Si tu equipo trabaja con flujos de tickets, algo como Asana u otro sistema de gestión de tickets de proyectos podría ser la opción adecuada.
2. Aclara el alcance del proyecto
El desvío del alcance es una de las razones más comunes de fracaso de los proyectos. La prevención es clave aquí, así que evita el desvío del alcance de la siguiente manera:
- Definir el proyecto a fondo. Haz una lista de lo que el proyecto hará y no hará, y planea mantenerte fiel a ella.
- Comunica el alcance. Asegúrate de que todos los involucrados, incluido el equipo del proyecto, conozcan el alcance definido y estén de acuerdo con él. Sé transparente con tus planes de proyecto y consigue acuerdos por escrito (por ejemplo, una respuesta a un correo electrónico) siempre que sea posible.
- Sé realista en cuanto a los resultados potenciales. Evita prometer de más. Comprometerte con entregables inalcanzables solo te llevará a ti y a tu equipo al fracaso.
- Usar una matriz RACI para definir los involucrados. Limita tus interesados y colaboradores a quienes sean responsables, responsables finales, consultados e informados.
3. Define objetivos SMART para el proyecto
Utiliza el modelo de objetivos SMART para fijar metas del proyecto que sean alcanzables con los entregables. Colabora con tu equipo, expertos en la materia e interesados para considerar qué es deseado y qué es factible.
Establece KPIs y métricas específicas para el proyecto para poder medir el éxito del proyecto y saber cuándo ha sido logrado.
4. Establece hitos realistas
Establece fechas límite realistas, márgenes de tiempo y vencimientos para tu proyecto. Es probable que la fecha límite principal de tu proyecto provenga de una fuente externa, como un promotor ejecutivo o un cliente. Probablemente también tendrán opinión sobre los hitos del proyecto individuales.
Una vez que entiendas las necesidades de los interesados externos, completa los detalles de tu plan de proyecto con hitos internos. Dependiendo de la complejidad del proyecto, podrías necesitar tácticas para lidiar con tareas y fechas límite que se superpongan (normalmente asociadas con la gestión de múltiples proyectos).
También puedes utilizar herramientas y recursos visuales como los diagramas de Gantt para organizar las tareas requeridas para tu proyecto. Esto te ayuda a ver el cronograma general del proyecto y comprender las dependencias—el fracaso de un proyecto puede ocurrir a veces por un malentendido sobre qué trabajo debe completarse antes de que otro pueda comenzar.
Al mapear y planificar con anticipación las dependencias, podrás asignar mejor los recursos del proyecto en el momento adecuado para cada esfuerzo.
5. Realiza reuniones regulares de seguimiento
Las reuniones regulares de actualización del estado del proyecto son un paso clave para el seguimiento de proyectos, y también deberías aprovechar cualquier función automatizada de comunicación en el software de gestión de proyectos que elijas.
Habla sobre la frecuencia de las reuniones y establece un calendario de seguimientos al inicio del proyecto para mantener la visibilidad del proyecto.
Realizar una reunión importante de seguimiento cada semana no siempre es productivo. En proyectos sencillos, puede que no haya muchos avances semana a semana. Otros interesados pueden querer una garantía periódica de que el proyecto va según lo planeado. Para ellos, una llamada semanal de actualización puede parecer necesaria.
6. Utiliza el control de tiempo
Utiliza un software de seguimiento de tiempo para monitorear la carga de trabajo de los miembros del equipo y cuánto tiempo se dedica a cada entregable. Esto te da visibilidad sobre el rendimiento del equipo y cómo se está utilizando el tiempo.
También te ayuda a realizar un seguimiento del avance del proyecto y evaluar qué tan rápido se está usando el presupuesto en comparación con la rapidez con la que se está agotando el cronograma del proyecto. Con estos datos, puedes identificar ineficiencias y ajustar los planes según sea necesario.
Más allá de la productividad, el control del tiempo desempeña un papel fundamental en la gestión de riesgos mediante el seguimiento de tiempo, ayudándote a detectar señales tempranas de advertencia como sobrecarga de recursos o ejecución ineficiente de tareas que podrían afectar los plazos, los presupuestos o el éxito general del proyecto.
Pídele a los miembros del equipo del proyecto que registren su tiempo en el software. Registrar el tiempo suele mejorar automáticamente la gestión del tiempo, y te proporciona los datos que necesitas para hacer mejores planes en futuros proyectos.
7. Planifica los riesgos por adelantado
Al inicio de un proyecto, crea un registro de riesgos o un registro RAID, y documenta todos y cada uno de los riesgos potenciales que podrían afectar tu proyecto si surgen. Tener respuestas a los riesgos planificadas con anticipación puede salvar tu proyecto del fracaso y asegurar su éxito.
Un seguimiento adecuado del proyecto te permitirá reconocer y responder rápidamente cuando estos riesgos aparezcan. Debes ser capaz de entender cuándo tu proyecto está en serios problemas y luego tomar las medidas definidas en tu registro de riesgos para minimizar o evitar cualquier impacto negativo.
Las herramientas que se encuentran dentro de la categoría de software de gestión visual de proyectos pueden ser especialmente útiles aquí; muestran señales de alerta como plazos incumplidos, tareas atrasadas o retrasos en el cronograma a través de pistas visuales y alertas codificadas por colores, ayudándote a responder a los riesgos antes de que aumenten.
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