Warum Ressourcenmanagement-Software verwenden? 6 Vorteile & Gründe
Software zur Ressourcenverwaltung ist nützlich, um die Zuweisung und Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisation zu optimieren. Durch die effektive Erfassung und Verwaltung von Ressourcen – unabhängig davon, ob es sich um Personal, finanzielle Mittel, Materialien oder Zeit handelt – stellt diese Art von Software sicher, dass Projekte effizient und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Sie kann bei der Visualisierung der Ressourcenplanung, der Prognose des zukünftigen Ressourcenbedarfs und der Identifizierung potenzieller Engpässe helfen und sicherstellen, dass jedes Projektelement angemessen mit Ressourcen ausgestattet ist. Dies führt wiederum zu einer höheren Produktivität, geringeren Kosten und einem insgesamt erfolgreicheren Projektabschluss.
6 Gründe für den Einsatz von Ressourcenverwaltungssoftware
Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Ressourcenverwaltungssoftware Ihre Möglichkeiten zur Ressourcenplanung verbessert.
- Aktuelle Ressourcenzuweisungen anzeigen
- Die tatsächliche Ressourcenkapazität ermitteln
- Die Ressourcennutzung erfassen
- Die zukünftige Verfügbarkeit von Ressourcen prognostizieren
- Unnötige Ausfallzeiten reduzieren
- Einstellungsentscheidungen verbessern
1. Aktuelle Ressourcenzuweisungen anzeigen
Bevor Sie Ressourcen einem neuen Kunden oder Projekt zuweisen können, müssen Sie prüfen, ob Ressourcen verfügbar sind. Ressourcenverwaltungssoftware zeigt an, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wie hoch ihre Arbeitskapazität ist (wie viel Arbeit derzeit auf ihrem Tisch liegt und ob sie noch mehr übernehmen können).
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Die Visualisierung dieser Daten war ein großartiger Gesprächseinstieg mit Projektmanagern. Zum Beispiel ist diese eine Ressource in der kommenden Woche mit 16 Stunden pro Tag verplant. Wir müssen etwas dagegen unternehmen.
Mit diesen Informationen können Sie mehrere Dinge bestimmen:
- Ob Sie neue Mitarbeitende einstellen oder schulen müssen, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden
- Welche Bearbeitungszeit Sie Ihren Kunden versprechen können
- Ob Ihr Unternehmen in der Lage ist, das Projekt zu übernehmen
Damit können Projektmanager Führungskräften eine genauere Einschätzung geben, ob sie den Anforderungen gerecht werden können. Sie können beispielsweise die Geschäftsleitung darüber informieren, dass wichtige Teammitglieder derzeit anderweitig beschäftigt sind und wann sie verfügbar sein werden. So vermeiden Sie, eine Lieferung zu versprechen, die Sie nicht erbringen können.
2. Die tatsächliche Ressourcenkapazität ermitteln
Die Ressourcenkapazität ist die Anzahl der verfügbaren Personen und die Zahl der Stunden, die sie beitragen. Software zur Kapazitätsplanung übernimmt diese Berechnung für Sie.
Wenn ein Projekt beispielsweise 200 Arbeitsstunden für den Abschluss erfordert und innerhalb eines Monats geliefert werden muss, müssen Sie zunächst ermitteln, wie viele Stunden jede Ihrer Mitarbeitenden pro Woche für ihre Arbeit aufwenden kann, bevor Sie wissen, wie groß das Team sein muss, das Sie zusammenstellen müssen.
Eine Vollzeitkraft arbeitet möglicherweise 40 Stunden pro Woche. Sie sollten jedoch auch berücksichtigen, wie viel Zeit sie für Unternehmensbesprechungen und andere berufliche Veranstaltungen aufwenden muss.
Wenn Sie im obigen Beispiel feststellen, dass eine Arbeitskraft pro Woche 35 Stunden für die Aufgabe aufwenden kann, kann ein Team mit sechs Mitgliedern die Lieferung innerhalb eines Monats abschließen.
Das Verständnis der Kapazitätsplanung für Teams kann Projektmanagern auch dabei helfen, die gleichzeitige Übernahme mehrerer Projekte zu planen.
3. Die Ressourcennutzung erfassen
Ressourcennutzung bedeutet sicherzustellen, dass du jede Person in deinem Team einsetzt, ohne sie zu überlasten. Software ermöglicht es deinem Ressourcenmanager festzustellen, ob die Teammitglieder, die den einzelnen Projekten zugewiesen sind, effektiver für andere Unternehmensziele eingesetzt werden könnten.
Analysiere die Ressourcennutzungsraten, um zu sehen, wie effektiv deine Mitarbeiter jeweils arbeiten, und erfahre so, welche Teammitglieder den größten Mehrwert leisten.
4. Prognostiziert die künftige Ressourcenverfügbarkeit
Ressourcenmanagementsoftware verbessert deine Ressourcenverteilung und Ressourcenplanung, indem sie dir hilft festzustellen, ob deine verfügbaren Ressourcen dem erwarteten zukünftigen Bedarf entsprechen.
Dieser Prozess der Ressourcenprognose hilft dir sicherzustellen, dass Ressourcen immer sinnvoll eingesetzt werden. Wenn du beispielsweise feststellst, dass du in drei Monaten viele freie Ressourcen haben wirst, kannst du mit der Planung zukünftiger Projekte beginnen, damit Mitarbeiter nicht ohne Aufgaben sind, wenn sie ihre aktuellen Projekte abschließen.
Oder wenn eines deiner Teams an einem einfachen Projekt arbeitet und voraussichtlich früher als erwartet verfügbar sein wird, kannst du stattdessen planen, mehrere Teammitglieder auf ein Projekt mit hoher Priorität zu versetzen. Wenn dir mehr Ressourcen zur Verfügung stehen, als du Projekte abzuschließen hast, kannst du dich auf die Gewinnung neuer Kunden konzentrieren, damit du deine Ressourcen einsetzen kannst.
5. Reduziert unnötige Leerlaufzeiten
Leerlaufzeiten können ein wesentlicher Grund dafür sein, dass du nicht die gewünschte Rendite auf deine Investition erhältst. Jede Stunde, in der dein Projektteam nicht an seinen Aufgaben arbeitet, ist verschwendetes Geld.
Während zu großer Druck auf deine Mitarbeiter negative Auswirkungen wie das Erschöpfungssyndrom, eine geringe Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterfluktuation haben kann, kann das Finden des optimalen Gleichgewichts deinem Unternehmen viel Geld sparen.
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6. Verbessert Einstellungsentscheidungen
Wenn du weißt, wie deine Ressourcen derzeit verteilt sind, kann dein Personalgewinnungsteam deine aktuellen Projektmanagementziele nutzen, um die richtigen Personen für deine Projekte zu finden.
Wenn du aufgrund fehlender Teammitglieder mit einer bestimmten Fähigkeit ein Ressourcenproblem hast, kannst du entscheiden, ob es effektiver ist, einen bestehenden Mitarbeiter für eine passende Rolle weiterzubilden oder jemanden neu einzustellen, um die Lücke zu schließen.
Wenn deine Ressourcenplanungssoftware zeigt, dass du nicht über die erforderliche Ressourcenkapazität verfügen wirst, um deine bevorstehenden Ziele zu erreichen, kannst du diese Information nutzen, um deine Einarbeitungsmaßnahmen zu verstärken und jemanden für die betreffende Rolle einzustellen.
Was ist Ressourcenmanagementsoftware?
Ressourcenmanagementsoftware ist eine Softwareart, mit der Projektmanager planen, zuweisen und verfolgen können, wo und in welchem Umfang Mitglieder des Projektteams eingesetzt werden. Cloudbasierte Ressourcenmanagementsoftware wendet ähnliche Prinzipien auf Computer-, Speicher-, Netzwerk- und andere Cloud-Ressourcen an.
Projektmanager können Prioritäten für Projekte festlegen und die Fähigkeiten der Teammitglieder mit Aufgaben und Ergebnissen abgleichen. Diese Funktionen veranschaulichen auch, warum Ressourcenmanagement wichtig ist: Du kannst die Leerlaufzeiten und Auslastung der Teammitglieder überwachen und im Blick behalten, wer zu viel zu tun hat (und wer nicht genug).
Erfahre hier mehr darüber, wofür Ressourcenmanagementsoftware eingesetzt wird. Wenn du auf der Suche nach einem Tool bist, sieh dir unsere Liste der besten kostenlosen Ressourcenmanagementsoftware auf dem Markt an oder erkunde Demos von Ressourcenmanagementsoftware, um zu sehen, wie verschiedene Plattformen in der Praxis funktionieren.
