Was ist ein Risikoregister & wie erstellt man eines [Vorlage]

Der Inhalt eines Risikoprotokolls variiert je nach verschiedenen Faktoren, etwa den Anforderungen des Kunden, dem Umfang und der Komplexität des Projekts sowie der Art des Projekts.

Beispiel für ein Risikoregister

So könnte ein einfaches Risikoregister aussehen. Sie können es so einfach oder komplex gestalten, wie Sie möchten. Achten Sie jedoch darauf, alle erforderlichen Informationen zu erfassen, die Sie und Ihre Stakeholder für fundierte Entscheidungen benötigen.

Häufige Risikoszenarien bei einem Website-Relaunch sind verzögerte Genehmigungen, fehlende Weiterleitungen, Integrationsfehler und die Nichtverfügbarkeit von Entwicklern. Die folgende Tabelle enthält Beispiele für Risikoszenarien sowie dafür, wie ein Projektmanager sie bewerten und darauf reagieren könnte.

Beispiel für ein Risikoszenario	Risikobewertung	Maßnahmenplan & Verantwortlicher
R01: Verzögerte Genehmigungen können den Start verschieben.	Wahrscheinlichkeit: Hoch. Auswirkung: Hoch.	Fristen für Genehmigungen festlegen und einen Ersatzgenehmiger bestimmen. Verantwortlich: Projektmanager.
R02: Fehlende Weiterleitungen können den organischen Traffic verringern.	Wahrscheinlichkeit: Mittel. Auswirkung: Hoch.	Bestehende URLs zuordnen und Weiterleitungen vor dem Start testen. Verantwortlich: SEO-Leitung.
R03: Integrationsfehler können die Funktionalität der Website beeinträchtigen.	Wahrscheinlichkeit: Mittel. Auswirkung: Hoch.	Integrationen frühzeitig testen und Alternativen vorbereiten. Verantwortlich: Technische Leitung.
R04: Die Nichtverfügbarkeit von Entwicklern kann die Bereitstellung verzögern.	Wahrscheinlichkeit: Mittel. Auswirkung: Mittel.	Teammitglieder in mehreren Bereichen schulen und die Schritte für die Bereitstellung dokumentieren. Verantwortlich: Entwicklungsleitung.

Hinweis: Dies sind beispielhafte Bewertungen. Die tatsächlichen Einstufungen hängen von den Umständen des Projekts ab.

Vorlage für ein Risikoregister 

Hier finden Sie eine Vorlage für ein Risikoregister mit unterschiedlichen Komplexitätsstufen (für den Zugriff auf die Vorlage müssen Sie Mitglied sein).

Dies ist die erste Komplexitätsstufe der Vorlage:

Verwenden Sie das einfache Risikoregister, wenn sich die meisten Risiken innerhalb des Einflussbereichs des Projekt- und Kundenteams befinden und nur geringe Auswirkungen auf andere Unternehmensbereiche haben.

Die zweite Komplexitätsstufe ist das schlanke Risikoregister.

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Geschäftsbereiche mit geringer bis mittlerer Bedeutung betroffen sein könnten und Sie, Ihr Kunde und Ihr Team mehr Kontrolle über den Maßnahmenplan haben.

So sieht die komplexeste Ebene des Risikoregisters in der Vorlage aus.

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn andere Unternehmensbereiche betroffen sein könnten oder für das Risiko verantwortlich sind. Sie umfasst eine ausführliche Berichterstattung über finanzielle Auswirkungen und Schweregrad. Die Wahrscheinlichkeit dieser Risiken liegt möglicherweise außerhalb Ihrer Kontrolle, aber Sie müssen sie berücksichtigen und darüber berichten.

Weitere Vorlagen für das Projektmanagement finden Sie hier.

Warum ein Risikoregister verwenden?

Das Risikoregister dient als zentrale Anlaufstelle für alle potenziellen Risiken, ihre Auswirkungen und die geplanten Maßnahmen zu ihrer Bewältigung.

Es hilft dabei, die Erwartungen von Stakeholdern und Teammitgliedern in Bezug auf die Vermeidung oder Eindämmung von Risiken zu steuern, und schafft ein Gefühl der Verantwortlichkeit und Dringlichkeit, damit diese Risiken angegangen werden, bevor sie zu katastrophalen Problemen werden, die später schwieriger zu beheben sind.

Hinweis

Vielleicht bevorzugen Sie für die Nachverfolgung von Risiken ein RAID-Protokoll. Diese sind in der Regel umfassender als Risikoregister und enthalten Annahmen (oder Maßnahmen), Probleme und Abhängigkeiten (oder Entscheidungen).

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Was gehört in ein Risikoregister?

Für jedes in Ihrem Register erfasste Risiko müssen Sie Folgendes angeben:

• Identifikationsnummer oder Name des Risikos: Jedes einzelne Risiko sollte mit einer Nummer versehen werden, die in Tools und Statusberichten einheitlich verwendet wird.
• Was könnte schiefgehen? Beschreiben Sie das Risiko (z. B. ein Ressourcenrisiko wie Probleme mit der Ressourcenkapazität im Team, die den Fortschritt verlangsamen und Verzögerungen verursachen können).
• Was können wir dagegen tun? Beschreiben Sie den Maßnahmen- oder Risikoreaktionsplan, um die Auswirkungen des Risikos zu vermeiden oder zu verringern (z. B. einen detaillierten, wochenweisen Ressourcenplan erstellen, aus dem hervorgeht, wann bestimmte Ressourcen benötigt werden).
• Risikoverantwortlicher: Diese Person ist dafür verantwortlich, über die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit des Risikos zu berichten. Sie ist für die Bewältigung des Risikos verantwortlich und muss Sie über alle Änderungen am Risiko informieren.
• Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit des Risikos: Dies wird auch als Risikoanalyse bezeichnet und ist Ihre Einschätzung, wie wahrscheinlich das Eintreten des Risikos ist und welche Auswirkungen es auf Ihr Projekt haben wird.
• Risikopriorität: Auf Grundlage Ihrer Einschätzungen zur Wahrscheinlichkeit und zu den Auswirkungen des Risikos weisen Sie jedem Risiko und Ihrer geplanten Reaktion darauf eine Prioritätsstufe zu.
• Risikostatus: Zu den Statusangaben können „offen & in Planung“, „offen & in Überwachung“, „geschlossen“ und „eingetreten“ gehören.
• Risikokategorie: Dies ist der Projektbereich, der betroffen sein wird oder dem dieses Problem zuzuordnen ist.

Wann sollte ein Risikoregister verwendet werden?

Ich aktualisiere mein Risikoregister während des gesamten Projekts, da sich Risiken ändern, wenn sich Zeitpläne verschieben, Stakeholder ihre Einschätzungen abgeben und neue Abhängigkeiten entstehen.

• Projektplanung: Erstelle das Register, bevor die Arbeit beginnt, damit dein Team Risiken frühzeitig erkennen, Verantwortliche zuweisen und Maßnahmen planen kann.
• Projektstart: Besprich die Risiken mit den Stakeholdern, um Prioritäten, Erwartungen an die Berichterstattung und Maßnahmen zur Risikominderung zu bestätigen.
• Änderungen des Umfangs: Aktualisiere das Register, wenn sich Zeitpläne, Budgets, die Personalausstattung oder Ergebnisse ändern und dadurch neue Risiken entstehen.
• Wichtige Meilensteine: Überprüfe ungelöste Risiken vor Einführungen, Genehmigungen oder wichtigen Übergaben, die sich auf die Umsetzung auswirken könnten.
• Statusbesprechungen: Überprüfe aktive Risiken regelmäßig, damit dein Team bei Prioritäten und nächsten Schritten abgestimmt bleibt.
• Neue Blockaden: Füge Risiken hinzu, wenn während der Umsetzung Probleme, Verzögerungen oder Abhängigkeiten auftreten und den Fortschritt gefährden.
• Projektabschluss: Schließe Risiken, sobald sie das Projekt nicht mehr beeinflussen oder das Problem gelöst wurde.

So erstellst du ein Risikoregister

Hier sind die Schritte zum Erstellen eines soliden und effektiven Risikoregisters für das Projektmanagement:

1. Risiken identifizieren

Führe ein Brainstorming zu allen möglichen Risiken durch, die in deinem Projekt auftreten könnten. Die folgenden Fragen können dabei Ideen anregen:

• Gibt es ein großes oder kleines Kundenteam? 
• Wie viele Ebenen von Entscheidungsträgern gibt es? 
• Ist ein Vorstand beteiligt, der kontinuierlich über das Projekt informiert werden muss oder stark in den Entscheidungsprozess eingebunden ist?
• Wirkt sich dieses Projekt auf andere Personen oder Bereiche innerhalb der Organisation aus?
• Legt dein Kunde großen Wert auf Details und möchte über Einzelheiten informiert sein, oder vertraut er dir und den Mitgliedern deines Projektteams?
• Ist der Komplexitätsgrad hoch oder niedrig? 
• Sind mehrere Geschäftsabteilungen am Projekt beteiligt? 
• Sind viele Ressourcen beteiligt?
• Bestehen hohe Anforderungen an Daten und/oder Sicherheit?

Möglicherweise verfügst du nicht über das Fachwissen, um alle potenziellen Risiken zu identifizieren. Mache das Risikomanagement daher während der Projektplanung zu einer Teamaufgabe. Führe mit deinem Kundenteam ein separates Gespräch und bearbeite dieselbe Übung.

2. Risiken einschätzen

Führe eine Risikobewertung durch, um zu bestimmen, wie wahrscheinlich das Eintreten jedes Risikos ist und welche Auswirkungen es auf dein Projekt haben könnte. Es kann hilfreich sein, diese Art der qualitativen Risikoanalyse in einer Risikomatrix darzustellen, um die relativen potenziellen Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten zu veranschaulichen.

In dieser Phase vermerkst du außerdem die Risikokategorie (z. B. ob es sich um eine Bedrohung für den Projektzeitplan, das Budget usw. handelt) und die Prioritätsstufe entsprechend deiner Matrix für Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit (die Risiken oben rechts haben höchste Priorität).

Weise jedem Risiko außerdem einen Status zu. Wenn du dich noch in der Planungsphase deines Projekts befindest, sind alle Risiken „offen“ oder „in Planung“. Im weiteren Projektverlauf und sobald Risiken eintreten (oder nicht eintreten), aktualisierst du den Status entsprechend auf „Überwachung“, „geschlossen“ oder „eingetreten“.

Top-Tipp

Je nach Anzahl der Risiken in deinem Protokoll kannst du sie nach der Projektphase kategorisieren, in der sie am wahrscheinlichsten auftreten.

3. Pläne für Risikoreaktionen erstellen

Plane deine Reaktion auf jedes Risiko. Was wirst du tun, wenn es eintritt? Welche Schritte kannst du unternehmen, um es zu vermeiden oder seine Auswirkungen zu mindern?

Du kannst verschiedene Risikomanagementstrategien einsetzen, aber Risikoreaktionen lassen sich im Allgemeinen in vier Hauptkategorien einteilen:

• Vermeidung: Dabei werden konkrete Schritte unternommen, um die Möglichkeit auszuschließen, dass das Risiko eintritt.
• Übertragung: Dabei werden das Eigentum am Risiko und die Verantwortung dafür auf eine andere Stelle übertragen (z. B. indem die Datenspeicherung und -sicherheit an einen Drittanbieter ausgelagert werden).
• Minderung: Dabei werden Schritte unternommen, um die negativen Auswirkungen des Risikos zu reduzieren. Dies wird eingesetzt, wenn sich das Risiko nicht vollständig vermeiden lässt.
• Akzeptanz: Das Risiko wird anerkannt, aber es wird kein Notfallplan umgesetzt, sofern das Risiko nicht tatsächlich eintritt.

Bei der Abwägung von Maßnahmen für jedes Risiko müssen Sie auch die möglichen Auswirkungen der Maßnahme selbst berücksichtigen. Hier sind einige mögliche Folgewirkungen, die Sie im Blick behalten sollten:

• Ursprüngliches Risiko: Dies sind die Risiken, die Sie im Projekt identifiziert haben.
• Restrisiko: Risiken, die auch nach der Umsetzung einer Risikomaßnahme oder von Kontrollen bestehen bleiben
• Sekundärrisiko: Ein neues Risiko, das durch die Umsetzung einer Maßnahme für ein anderes Risiko entsteht

4. Verantwortliche festlegen

Bestimmen Sie eine Person aus Ihrem Team oder dem Team des Kunden, die für jedes Risiko verantwortlich ist. Diese Person setzt die geplante Risikomaßnahme um, überwacht sie und verfolgt den Status des Risikos während des gesamten Projekts.

Als Projektmanager sind Sie für den Großteil der Risiken im Projekt verantwortlich, aber diese Verantwortung muss nicht vollständig auf Ihren Schultern lasten. Sie könnten beispielsweise den Kunden für den Notfallplan verantwortlich machen, wenn er seine Website-Inhalte nicht wie zugesagt liefern kann und dadurch der Projektzeitplan gefährdet wird.

5. Überwachen und anpassen

Halten Sie Ihr Risikoregister während des gesamten Projekts auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie es mindestens jedes Mal, wenn Sie einen Meilenstein oder ein wichtiges Projektergebnis abschließen oder wenn ein Risiko eintritt oder erfolgreich vermieden wird.

Bewahren Sie es an einem gut zugänglichen Ort auf, insbesondere an einem Ort, an dem das gesamte Team darauf zugreifen und es bei Bedarf einsehen kann.

So pflegen Sie Ihr Risikoregister

Das Erstellen eines Risikoregisters ist nur der Anfang. Damit es während des gesamten Projekts nützlich bleibt, müssen Sie Risikobewertungen aktualisieren, die Maßnahmenpläne nachverfolgen und sicherstellen, dass das Team über Änderungen bei den Prioritäten informiert ist.

So pflegen Sie Ihr Risikoregister während des Projektverlaufs:

1. Prüfungsplan festlegen: Überprüfen Sie das Register während regelmäßiger Statusbesprechungen und vor wichtigen Projektmeilensteinen. Risiken mit hoher Priorität müssen möglicherweise häufiger überprüft werden.
2. Bestehende Risiken neu bewerten: Prüfen Sie, ob sich die Wahrscheinlichkeit, die Auswirkungen oder die Priorität jedes Risikos geändert haben. Ein näher rückender Veröffentlichungstermin könnte beispielsweise die Dringlichkeit ausstehender Genehmigungen durch den Kunden erhöhen.
3. Bei den Risikoverantwortlichen nachfassen: Vergewissern Sie sich, dass die zugewiesenen Teammitglieder ihre Maßnahmenpläne umsetzen. Aktualisieren Sie bei Bedarf Maßnahmen, Fristen und Zuständigkeiten.
4. Risikostatus aktualisieren: Fügen Sie neu identifizierte Risiken hinzu, schließen Sie Risiken, die nicht mehr relevant sind, und übertragen Sie eingetretene Risiken in Ihren Prozess zur Verwaltung von Problemen.
5. Wichtige Änderungen kommunizieren: Weisen Sie auf neu auftretende Risiken, überfällige Maßnahmen und Änderungen der Priorität hin, damit die Beteiligten fundierte Entscheidungen treffen können.

Ein gut gepflegtes Risikoregister sollte Ihrem Team einen klaren Überblick darüber geben, welche Risiken Aufmerksamkeit erfordern, wer dafür verantwortlich ist und was als Nächstes geschehen muss.

Bewährte Methoden für Risikoregister

Hier sind einige bewährte Methoden für Risikoregister, die Sie während Ihres gesamten Projekts befolgen sollten.

• Platzieren Sie das Risikoregister an einem sichtbaren Ort, an dem alle Beteiligten regelmäßig darauf zugreifen können, beispielsweise in der von Ihnen verwendeten Projektmanagementsoftware oder im Risikomanagement-Tool.

• Behandle Risiken genauso wie Budget, Zeit und Umfang. Überprüfe sie in deinen Statusbesprechungen und Statusberichten, damit alle Beteiligten über ihre Verantwortlichkeiten informiert sind. Dadurch werden auch Überraschungen reduziert, die ein Projekt zum Stillstand bringen oder eine Beziehung beschädigen könnten.
• Erstelle bei kleineren Projekten, für die ein komplexes Risikoregister übertrieben wäre, ein Element in deinem Projektmanagement-Tool und füge Risiken als Unterelemente hinzu, um sie auf einfache Weise zu verfolgen. Du kannst Kommentare zu Lösungen oder sich ändernden Schweregraden oder Prioritäten übersichtlicher als in einer Excel-Tabelle verfassen.

Häufige Fallstricke und Einschränkungen von Risikoregistern

Risikoregister helfen Projektmanagern, Probleme vorherzusehen, haben jedoch Einschränkungen. Sie können nicht jedes Risiko vorhersagen, und die bloße Dokumentation eines potenziellen Problems garantiert nicht, dass es verhindert wird.

Hier sind einige häufige Fallstricke und Möglichkeiten, sie zu vermeiden:

• Zu viele Risiken mit niedriger Priorität verfolgen: Ein überladenes Register kann es erschweren, kritische Bedrohungen zu erkennen. Konzentriere dich auf Risiken mit den größten potenziellen Auswirkungen und priorisiere sie entsprechend.
• Sich auf subjektive Einschätzungen verlassen: Bewertungen von Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen hängen häufig vom individuellen Urteilsvermögen ab. Verwende einheitliche Bewertungskriterien und beziehe relevante Beteiligte ein, um die Einschätzungen zuverlässiger zu machen.
• Risiken identifizieren, ohne Maßnahmen zu ergreifen: Eine Liste potenzieller Probleme schützt dein Projekt nicht. Weise Risikoverantwortliche zu, definiere Reaktionspläne und lege klare Verantwortlichkeiten fest.
• Unerwartete Risiken übersehen: Kein Register kann jedes mögliche Szenario erfassen. Fördere die kontinuierliche Identifizierung von Risiken und halte Notfallpläne für unerwartete Störungen bereit.

Wann könnte ein Risikoregister unnötig sein?

Nicht jedes Projekt benötigt ein detailliertes, eigenständiges Risikoregister. Für kleine Projekte mit geringer Komplexität und wenigen Abhängigkeiten kann ein einfacher Risikotracker oder eine Checkliste innerhalb deiner Projektmanagement-Software ausreichend sein.

Risikoregister sollten außerdem keine Problemprotokolle, Notfallplanung oder regelmäßige Kommunikation ersetzen. Sie sind am effektivsten, wenn sie als Teil eines umfassenderen Risikomanagementprozesses eingesetzt werden, der Teams dabei unterstützt, auf Unsicherheiten zu reagieren, anstatt sie lediglich zu dokumentieren.

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