Die 20 besten Softwarelösungen für Geschäftsprozessmodellierung im Test 2026

Pipefy verdient seinen Platz, weil Teams Geschäftsprozesse mit Pipefy besonders schnell visuell modellieren und anpassen können. Wenn ich Workflows in Pipefy abgebildet habe, ermöglicht der Drag-and-drop-Builder ein unkompliziertes Auslegen komplexer Schritte oder das Neuzuordnen von Aufgaben, wenn sich Anforderungen ändern.

Was für mich hervorsticht, ist die Übersichtlichkeit für Fachanwender. Jeder Prozess wird als übersichtliches Board dargestellt, sodass Engpässe leicht erkennbar sind und Aufgaben ohne IT- oder Entwicklerhilfe koordiniert werden können.

Dafür eignet sich Pipefy am besten

• Geschäftsteams, die Workflows abbilden und automatisieren müssen
• Nicht-technische Nutzer, die visuelle Prozesse erstellen und verwalten

Wofür Pipefy weniger geeignet ist

• Projekte mit Bedarf an fortgeschrittener Analyse oder Process-Mining
• Stark regulierte Umgebungen mit strengen Compliance-Anforderungen

Was Pipefy besonders macht

Pipefy zeichnet sich dadurch aus, dass Geschäftsteams direkte Kontrolle haben, Prozesse wie auf Trello-Boards per Kartenmanagement zu modellieren. Anders als Tools wie Jira, die einen hohen Administrationsaufwand erfordern, sehe ich, dass auch nicht-technische Nutzer Workflow-Schritte selbst verschieben, anpassen und verändern können. Das ist besonders hilfreich, wenn Fachbereiche Prozessabläufe eigenständig anpassen möchten, ohne auf IT-Unterstützung zu warten.

Abwägungen bei Pipefy

Pipefy setzt auf die Selbstbedienung beim Prozessdesign, jedoch verzichtet man damit auf fortgeschrittene Analytik und Durchsetzungsmöglichkeiten. Wenn Sie strenge Prüfpfade oder eine detailliertere Nachverfolgung benötigen, reicht die visuelle Workflow-Ansicht möglicherweise nicht aus.

Kissflow verdient einen Platz auf meiner Liste, weil es Geschäftsprozessmodellierung, Projektverfolgung und Automatisierung mit fast keinem Einrichtungsaufwand vereint. Mir gefällt, dass Sie mit dem visuellen Prozess-Builder Schritte, Übergaben und Freigaben abbilden und diese Abläufe flexibel anpassen können, wann immer sich Geschäftsanforderungen ändern.

Wenn Teams statische Flussdiagramme hinter sich lassen, ermöglichen Kissflows Live-Prozesskarten und der Drag-and-drop-Workflow-Editor das Testen, Anpassen und Umsetzen von Verbesserungen im laufenden Betrieb. Ich schätze besonders, wie viel davon direkt auf dem Hauptbildschirm geschieht – so bleibt das gesamte Team synchron.

Kissflow ist am besten geeignet für

• Prozessverantwortliche, die Workflows visuell gestalten und anpassen möchten
• Teams, die wiederkehrende Geschäftsprozesse standardisieren und automatisieren wollen

Kissflow eignet sich weniger für

• Technische Teams mit Bedarf an komplexer Logik oder Skripting
• Organisationen mit hochspezialisierten, branchenspezifischen Modellierungsanforderungen

Was Kissflow besonders macht

Kissflow ist so konzipiert, dass Sie Geschäftsprozesse visuell entwerfen und anpassen können – nicht nur dokumentieren. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Sie mit laufenden Workflows interagieren zu lassen: Sie können Schritte oder Zuständigkeiten ändern, ohne von vorne beginnen zu müssen. Anders als Tools wie Lucidchart, die sich auf statische Diagramme konzentrieren, behandelt Kissflow Workflows als lebendige Systeme, die Sie direkt in der App weiterentwickeln.

Sie modellieren nicht zur Dokumentation, sondern um Prozesse tatsächlich zu steuern und flexibel anzupassen.

Abwägungen bei Kissflow

Kissflow bietet optimale Voraussetzungen für schnelle Workflow-Anpassungen, verzichtet dafür aber auf individuellere Automatisierungen und umfangreiche Logik, wie sie Tools für technisch versierte Nutzer bieten. Wer sehr feingliedrige Kontrolle über komplexe Abhängigkeiten benötigt, stößt hier wahrscheinlich an Grenzen.

ProcessMaker verdient seinen Platz bei Organisationen, die Workflows entwerfen und automatisieren möchten, ohne auf umfangreiche IT-Ressourcen angewiesen zu sein. Als ich ProcessMaker getestet habe, gefiel mir, dass Sie Prozessmodelle mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche erstellen und diese dann mit integrierten Formularen und bedingter Logik veröffentlichen können.

Teams greifen in der Regel zu ProcessMaker, wenn sie komplexe Genehmigungsabläufe oder mehrstufige Geschäftsprozesse schnell automatisieren möchten, insbesondere in den Bereichen Finanzen oder Personal, und das mit minimalem Programmieraufwand. Ich schätze, dass Versionierung und Überprüfungen von Prozessen integriert sind, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert, wenn sich Standards ändern.

ProcessMaker eignet sich am besten für

• Business-Analysten, die Workflow-Automatisierung mit Low-Code-Tools entwickeln
• Abteilungen, die mehrstufige Genehmigungsprozesse in Finanzen, Personal oder Betrieb automatisieren

ProcessMaker ist weniger geeignet für

• Entwickler, die vollständig selbst programmierte Prozesslösungen wünschen
• Einfaches Aufgaben-Tracking oder Projektmanagement

Was ProcessMaker besonders macht

ProcessMaker betrachtet Automatisierung als einen visuellen Prozess, der es Geschäftsbenutzern ermöglicht, Workflows ohne Programmierung zu skizzieren und zu verändern. Es geht davon aus, dass Sie komplexe Genehmigungen modellieren, indem Sie Elemente an die gewünschte Stelle ziehen, und Regeln anpassen, sobald sich Ihre Anforderungen ändern. Anders als Jira, wo sich alles um Tickets dreht, bauen Sie hier die Kernprozesslogik von Anfang an auf und fügen schrittweise Details hinzu.

In der Praxis passt dies zu Teams, die das Workflow-Design selbst in die Hand nehmen wollen, statt von IT oder Entwicklern abhängig zu sein.

Abwägungen bei ProcessMaker

ProcessMaker ist auf zugängliches, Low-Code-Modellieren optimiert, allerdings verlieren Sie dadurch die umfassende Konfigurierbarkeit maßgeschneiderter Plattformen. Das bedeutet, wenn Ihre Anforderungen die Möglichkeiten des visuellen Designers übersteigen, können erweiterte Anpassungen schnell frustrierend werden.

Bizagi verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es Teams eine visuelle Möglichkeit bietet, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu optimieren – alles auf einer einzigen Plattform. Mir gefällt, wie man Prozessdiagramme mit BPMN entwerfen und anschließend Formulare, Regeln und automatisierte Aktionen integrieren kann, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Meiner Erfahrung nach eignet sich Bizagi besonders für Unternehmen, die über das reine Prozessmapping hinausgehen und tatsächliche Automatisierungen realisieren wollen. Bei meinem Test ermöglichten die Prozesssimulation und das Versionierungs-Feature, die Auswirkungen von Änderungen zu sehen, bevor sie live gehen.

Am besten geeignet für

• Teams, die Geschäftsprozesse mit BPMN und Logik automatisieren möchten
• Organisationen, die Prozessabläufe simulieren und optimieren wollen

Weniger geeignet für

• Kleine Teams, die nur einfache Prozessmapping-Tools benötigen
• Teams, die keine No-Code- oder Low-Code-Automatisierungsplattformen nutzen möchten

Was Bizagi besonders macht

Bizagi hebt sich dadurch ab, dass Prozessmodellierung hier mehr ist, als nur Diagramme zu zeichnen. Die Plattform richtet sich an Teams, die Prozesse gestalten, automatisieren und kontinuierlich weiterentwickeln möchten – und das alles an einem Ort. Im Gegensatz zu einfachen Diagramm-Tools wie Lucidchart erwartet Bizagi, dass man die Modelle mit echten Daten und realen Workflows verbindet.

Praktisch sehe ich den Einsatz vor allem bei größeren Unternehmen oder solchen, die bereits in Prozessautomatisierung investieren.

Abwägungen bei Bizagi

Bizagi ist auf vollständige Prozessautomatisierung ausgerichtet, was jedoch mit einer Lernkurve und mehr Konfigurationsaufwand einhergeht. Für Teams, die eine einfachere Prozessdarstellung suchen, ist es schwergewichtiger als Alternativen.

Sparx Systems Enterprise Architect ist sinnvoll für die Geschäftsprozessmodellierung, wenn Sie eine vollständige Architekturabbildung neben den Prozessabläufen benötigen. Ich habe erlebt, dass große Unternehmen es nutzen, um unternehmensweite Prozesslandschaften mit BPMN, Datenmodellen und UML in einer einzigen Umgebung zu erstellen.

Was mir gefällt, ist, wie Sie Prozessdiagramme mit anderen Architekturansichten verknüpfen können, sodass alles von der Geschäftsstrategie bis zur Systemimplementierung nachvollziehbar bleibt. Ich empfehle es, wenn Ihre Anforderungen an die Prozessmodellierung deutlich über das visuelle Mapping hinausgehen und parallel zur Arbeit an der Unternehmensarchitektur existieren müssen.

Enterprise Architect eignet sich am besten für

• Enterprise Architekten, die integrierte Prozess- und Systemlandschaften entwerfen
• Organisationen, die BPMN-, UML- und Datenmodellierung in einer Umgebung benötigen

Dafür ist Enterprise Architect weniger geeignet

• Teams, die eine leichte, visuell orientierte Prozessabbildung wünschen
• Kleine Gruppen ohne Architektur- oder Modellierungskenntnisse

Was Enterprise Architect besonders macht

Enterprise Architect ist für Organisationen konzipiert, die die Prozessmodellierung nur als eine Schicht einer viel größeren Architektur sehen. Es erwartet, dass Sie Ihre Prozesse neben Daten-, Anwendungs- und Strategiekarten innerhalb derselben Umgebung strukturieren. Im Gegensatz zu Lucidchart oder Visio, die sich stärker auf die Diagrammerstellung konzentrieren, richtet sich Enterprise Architect an Teams, die Geschäftslogik direkt mit technischer Architektur verknüpfen wollen.

Abwägungen bei Enterprise Architect

Es ist für detaillierte Modellierung über verschiedene Domänen hinweg optimiert, aber diese Tiefe bedeutet auch eine steile Lernkurve und mehr Einrichtung—leichte Prozessdokumentation wird dadurch langsamer und komplexer.

Camunda hebt sich für Entwicklerteams hervor, die echte Kontrolle über Prozessautomatisierung und -modellierung benötigen. Mir gefällt, wie man BPMN-Workflows entwerfen, testen und bereitstellen kann, um sie dann direkt mit Microservices, REST-APIs oder RPA-Bots mit fein abgestimmter Logik zu verknüpfen. In realen Projekten verlassen sich Teams letztlich auf die Open-Source-Basis und die Möglichkeit, praktisch alles zu individualisieren – von Ereignisflüssen bis hin zu Prozessüberwachungs-Dashboards.

Am meisten beeindruckt mich, wie gut Camunda passt, wenn man granulare, codebasierte Automatisierung braucht, die niemals durch UI-Beschränkungen gebremst wird.

Am besten geeignet für

• Entwicklerteams, die komplexe, individuelle Geschäftsprozesse automatisieren
• Organisationen, die Workflow-Engines mit Microservices und APIs integrieren

Nicht geeignet für

• Nicht-technische Teams, die No-Code-Prozessmodellierung benötigen
• Einfache Workflows, die ohne IT- oder Entwicklerunterstützung gemanagt werden

Was Camunda besonders macht

Camunda erwartet von Entwicklerteams, dass sie Prozessmodellierung eher wie das Schreiben von Anwendungslogik behandeln als wie das Zeichnen von Flussdiagrammen. Anders als auf den Business-Bereich fokussierte Tools wie Bizagi oder monday.com setzt Camunda stark auf BPMN-Standards, überlässt die tatsächliche Umsetzung jedoch Ihnen: APIs, Microservices und Event-Streams können Sie nach Bedarf anbinden. Praktisch funktioniert das gut, wenn Sie lieber eigene Automatisierungen umsetzen statt auf No-Code-Vorlagen zu setzen.

Kompromisse bei Camunda

Camunda ist auf Entwicklerflexibilität und technische Tiefe ausgelegt, was bedeutet, dass nicht-technische Nutzer außen vor bleiben. Wenn Sie möchten, dass Business-User das Prozessdesign ohne Programmierung übernehmen, benötigen Sie ein anderes Tool.

Activiti verdient seinen Platz für alle, die auf der Suche nach Open-Source-Flexibilität im Prozessmodellieren sind. Mir gefällt, dass Sie die Workflows vollständig anpassen und Funktionen über die gut dokumentierte API erweitern können – etwas, das ich bei den meisten BPM-Tools nicht sehe.

Teams, die firmeneigene Lösungen entwickeln oder mit weniger verbreiteten Systemen integrieren, profitieren besonders von der Erweiterbarkeit und transparenten Architektur von Activiti. Dies eignet sich besonders, wenn Sie Prozesslogik auf Code-Ebene anpassen oder Ihr System selbst hosten möchten.

Activiti ist am besten geeignet für

• Teams, die ein Open-Source-BPM mit umfassender Anpassbarkeit benötigen
• Organisationen, die eigene Integrationen oder selbst gehostete Lösungen entwickeln

Activiti eignet sich weniger für

• Nicht-technische Anwender, die ein schlüsselfertiges BPM-Tool suchen
• Teams, die sofort einsatzbereite Prozessvorlagen wünschen

Was Activiti besonders macht

Activiti fällt auf, weil es von Ihnen erwartet, Ihre Geschäftsprozessmodelle an komplexe, individuelle Anforderungen anzupassen, statt Sie zu standardisierten Vorlagen zu drängen. In der Praxis ähnelt dies eher der Arbeit mit Open-Source-Frameworks als mit No-Code-Tools wie Kissflow oder Pipefy. Meistens sehe ich IT-getriebene Teams, die Activiti für Projekte einsetzen, bei denen tiefgehende Anpassung und interne Kontrolle wichtiger sind als einfache Plug-and-Play-Lösungen.

Abwägungen mit Activiti

Activiti optimiert für Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit, aber Sie verlieren dadurch die Bequemlichkeit und Geschwindigkeit von stärker vorgefertigten BPM-Lösungen. Teams ohne technische Ressourcen kommen dadurch langsamer voran und müssen mit erhöhtem Administrationsaufwand rechnen.

Bonitasoft steht auf meiner Auswahlliste, weil es eine der flexibelsten Möglichkeiten ist, komplexe Geschäftsprozesse zu erstellen und zu aktualisieren. Mir gefällt, dass Sie Prozessmodelle visuell gestalten und anschließend individuelle Automatisierungen und Benutzeroberflächen direkt in der Plattform hinzufügen können.

Was mir beim Testen besonders auffiel, ist, wie einfach sich Workflows an ungewöhnliche Geschäftsregeln anpassen oder mit Altsystemen integrieren lassen. Es eignet sich am besten für Teams, die Kontrolle über Modellierung und die tatsächliche Ausführung haben möchten – nicht nur Diagramme zeichnen.

Bonitasoft eignet sich am besten für

• Teams, die hochgradig individuelle Geschäftsprozess-Workflows gestalten
• Organisationen mit komplexen Integrationen oder einzigartigen Geschäftsregeln

Bonitasoft ist weniger geeignet für

• Teams, die sofort einsatzbereite Workflow-Vorlagen suchen
• Einfache Prozesse, die keine umfangreiche Anpassung benötigen

Was Bonitasoft besonders macht

Mit Bonitasoft können Sie detaillierte Prozessabläufe mit vollständiger Kontrolle über jeden Schritt erstellen und müssen genau festlegen, wie die Arbeit durch Ihre einzigartige Organisation läuft. Im Gegensatz zu Tools wie Bizagi oder Lucidchart geht es bei Bonitasoft um die Umsetzung von Prozessen, nicht nur um deren Darstellung. Das funktioniert in der Praxis besonders gut, wenn Sie Tools an eigene Geschäftsregeln anpassen müssen, statt sich in fremde Vorlagen einzufügen.

Abwägungen bei der Nutzung von Bonitasoft

Bonitasoft setzt auf Anpassungsfähigkeit und praxisnahe Steuerung von Prozessen, doch diese Flexibilität bedeutet, dass Einrichtung und Updates mehr Zeit beanspruchen – vor allem, wenn Sie eine sofort einsatzbereite Lösung erwarten.

jBPM steht auf meiner Auswahlliste, weil es sich besonders für Organisationen eignet, die Geschäftsprozessautomatisierung direkt in maßgeschneiderte Java-Anwendungen integrieren möchten. Ich empfehle es, wenn Sie strategische Prozesse abbilden und native BPMN 2.0-Modellierung, Regeln und Ereignisunterstützung wünschen – alles eingebettet in den Java-Code.

Was mir gefällt, ist, dass Sie alles quelloffen halten, die Workflows flexibel erweitern und Entwicklerteams auf gemeinsame Standards ausrichten können. In der Praxis profitieren Teams, die bereits stark in Java investieren, am meisten von jBPM.

Am besten geeignet für

• Java-Teams, die Prozessautomatisierung in Anwendungen integrieren
• Organisationen, die auf BPMN 2.0-Modellierung standardisieren

Weniger geeignet für

• Teams mit begrenzten Java-Kenntnissen
• Nutzer, die visuelle, nicht-technische Prozessmodellierung benötigen

Was jBPM auszeichnet

jBPM geht davon aus, dass Sie Geschäftsprozesse direkt in Ihren Java-Anwendungen entwerfen, automatisieren und ausführen und dabei BPMN 2.0-Standards verwenden. Praktisch ist dies gut für Teams, die die Prozessautomatisierung eng an ihren Entwicklungsablauf und den Code anbinden möchten. Anders als visuell orientierte Tools wie Bizagi oder Lucidchart liegt bei jBPM der Fokus nicht auf allgemein verständlichen Prozessdarstellungen, sondern auf der tiefen Integration in technische Umgebungen.

Kompromisse mit jBPM

jBPM setzt auf technische Anpassbarkeit, was es für nicht-technische Teams schwieriger macht, Prozessmodelle zu nutzen oder zu aktualisieren. Für die meisten Prozessänderungen wird Entwickleraufwand benötigt.

Flowable steht auf meiner Liste, weil es die Prozessautomatisierung von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Unternehmens-Workflows skaliert. Ich empfehle es für Organisationen, die an einen Punkt gelangen, an dem sie aus starren oder einfachen Prozessmodellierungs-Tools herauswachsen.

Ich schätze an Flowable besonders, dass es die Standards BPMN, CMMN und DMN unterstützt und hochvolumige, dynamische Workflows verarbeiten kann, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren. Es ist die richtige Wahl, wenn Sie ein flexibles Prozessdesign und ereignisgesteuerte Automatisierung brauchen, die mit Ihrem wachsenden Unternehmen Schritt halten können.

Flowable eignet sich am besten für

• Organisationen, die komplexe, umfangreiche, mehrstufige Geschäftsprozesse automatisieren
• Teams, die Workflows mit BPMN-, CMMN- und DMN-Unterstützung standardisieren

Flowable eignet sich weniger für

• Kleine Teams, die grundlegende oder leichtgewichtige Workflow-Tools benötigen
• Anwendungsfälle, bei denen eine einfache, visuell orientierte Prozessabbildung im Vordergrund steht

Was Flowable besonders macht

Flowable betrachtet Prozessautomatisierung aus unternehmerischer Perspektive, sodass Sie mehrstufige Workflows mithilfe visueller Modellierungsstandards entwerfen, bereitstellen und anpassen können. Anders als beispielsweise monday.com, das sich auf einfache Boards zur Aufgabenkoordination konzentriert, erwartet Flowable, dass Sie Logiken und Abhängigkeiten für prozessübergreifende Abläufe zwischen Teams oder Systemen abbilden.

Das zeigt seine Stärken besonders in Umgebungen, in denen Geschäftsregeln, Freigaben und Prozessvarianten festgehalten und mit dem Wachstum der Organisation angepasst werden müssen.

Abwägungen bei Flowable

Flowable setzt auf Flexibilität und ausgeprägte Prozessgestaltung, was aber mit einem komplexeren Setup einhergeht. In der Praxis werden kleinere Teams oder Anwender, die eine schnelle, visuelle Prozessabbildung suchen, es vermutlich als zu umfangreich empfinden.