Die 10 besten Prozessverwaltungssoftwares für kleine Unternehmen im Jahr 2026
Software für Prozessmanagement für kleine Unternehmen: Shortlist
Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen hilft Ihnen dabei, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu organisieren, zu automatisieren und zu überwachen, sodass Sie Projekte fristgerecht liefern und den Betrieb reibungslos aufrechterhalten können. Wenn Sie nach der besten Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen suchen, jonglieren Sie wahrscheinlich mit wechselnden Prioritäten, begrenzten Ressourcen und dem Bedarf, alle im Team auf Kurs zu halten – ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.
In diesem Leitfaden finden Sie praxisbewährte Tools, die auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind – zusammen mit hilfreichen Einblicken, die Ihnen helfen, die richtige Plattform für die Größe, Zielsetzung und täglichen Herausforderungen Ihres Teams auszuwählen.
Table of Contents
- Beste Software-Shortlist
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Weitere Prozessverwaltungssoftware für kleine Unternehmen
- Verwandte Bewertungen
- Auswahlkriterien
- So finden Sie die passende Lösung
- Was ist Prozessverwaltungssoftware für kleine Unternehmen?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- FAQs
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung: Beste Software für Prozessmanagement für kleine Unternehmen
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden können.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten zur Automatisierung von App-Integrationen | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $19.99/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten für anpassbare Workflow-Vorlagen | 14-tägige kostenlose Testversion + gratis Demo verfügbar | Ab $17/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 3 | Am besten für No-Code-Workflow-Automatisierung geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $11/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für auf Checklisten basierende Aufgabenautomatisierung | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für den Aufbau individueller Geschäfts-Apps | 15-tägige kostenlose Testphase und kostenloser Plan verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Ideal für Kunden-Onboarding-Workflows | 7-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $190/Monat/3 Nutzer | Website | |
| 7 | Am besten für Low-Code-Prozessdesign | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für datenbankgesteuertes Workflow-Management | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $49/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Kanban-Boards zur Workflow-Organisation | Kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für die Koordination von Teamaufgaben | Kostenlose Testversion + kostenloser Tarif verfügbar | Ab $10,99/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Rezensionen: Software für Prozessmanagement für kleine Unternehmen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Prozessmanagement-Softwarelösungen für kleine Unternehmen, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Rezensionen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, besten Einsatzmöglichkeiten und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die für Sie passende Lösung finden.
Zapier verbindet Ihre bevorzugten Business-Apps, sodass kleine Teams, Agenturen und Dienstleister wiederkehrende Aufgaben automatisieren, manuelle Dateneingabe reduzieren und Abläufe reibungslos am Laufen halten können – ganz ohne individuelle Programmierung.
Für wen ist Zapier am besten geeignet?
Für kleine Unternehmen und Verwaltungsteams, die mehrere Cloud-Apps ohne Unterstützung von Entwicklern verbinden müssen.
Warum ich Zapier ausgewählt habe
Ich habe Zapier als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich automatisierte Workflows – sogenannte Zaps – einrichten kann, die Daten zwischen Apps wie QuickBooks, Slack und Google Sheets bewegen, ohne zu programmieren. Mein Team nutzt Multi-Step-Zaps, um mit einem einzigen Auslöser Aktionen über mehrere Tools hinweg zu starten. Mir gefällt, dass ich Aufgaben planen, Daten filtern und sogar bedingte Logik hinzufügen kann, um unsere Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen.
Zapier Hauptfunktionen
- Freigegebene Ordner: Organisieren und verwalten Sie Zaps gemeinsam mit Ihrem Team in dedizierten Ordnern.
- Zap-Verlauf: Detaillierte Protokolle jeder Zap-Ausführung zur Fehlersuche und Überprüfung einsehen.
- App-Verzeichnis: Zugriff auf Tausende vorgefertigte App-Verbindungen für einen schnellen Einstieg.
- Benutzerrollen und Berechtigungen: Weisen Sie Teammitgliedern verschiedene Zugriffsrechte für bessere Kontrolle und Geschäftsverwaltung zu.
Zapier-Integrationen
Zu den Integrationen zählen Google Sheets, Gmail, Slack, Google Kalender, Google Drive, Notion, HubSpot, Facebook Lead Ads, Mailchimp und Stripe.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiert repetitive Aufgaben über mehrere Apps hinweg
- Unterstützt Tausende Business-App-Verbindungen
- Eingebaute Filter und Logik zur Prozesssteuerung
Cons:
- Begrenzte Fehlerbehandlung bei fehlgeschlagenen Automatisierungen
- Aufgabenlimits können die Nutzung bei hohem Volumen einschränken
Flokzu ist eine cloudbasierte Workflow-Automatisierungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams konzipiert ist, die ihre Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse abbilden, automatisieren und optimieren möchten.
Für wen ist Flokzu am besten geeignet?
Teams für Geschäftsabläufe in kleinen Unternehmen, die interne Workflows ohne Programmierkenntnisse automatisieren und individuell anpassen müssen.
Warum ich mich für Flokzu entschieden habe
Ich habe Flokzu als eines der besten ausgewählt, weil ich anpassbare Workflow-Vorlagen für alles, von Rechnungsfreigaben bis zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, schnell bereitstellen kann. Mir gefällt, dass ich Prozessschritte, Formulare und Regeln ohne Programmieraufwand anpassen kann. Mein Team nutzt den Drag-and-Drop-Prozessdesigner, um Workflows flexibel an die Veränderungen unseres Geschäfts anzupassen.
Hauptfunktionen von Flokzu
- Aufgabenzuweisung: Weisen Sie Aufgaben bestimmten Benutzern oder Gruppen zu, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
- Dokumentenmanagement: Speichern, anhängen und verwalten Sie Dokumente innerhalb jedes Workflows.
- Fristenverfolgung: Legen Sie Fristen fest und erhalten Sie Benachrichtigungen bei überfälligen Aufgaben.
- Prozessanalyse-Dashboard: Visualisieren Sie die Workflow-Leistung mit integrierten Diagrammen und Berichten.
Flokzu Integrationen
Integrationen umfassen Google Sheets, Microsoft Excel, Salesforce, HubSpot, Slack, Trello, QuickBooks Online, Dropbox und Microsoft Teams.
Pros and Cons
Pros:
- Visuelle Prozessmodellierung nach BPMN 2.0 Standard
- KI-gestützte Formular- und Skripterstellung
- Prüfprotokoll zeichnet jede Workflow-Aktion auf
Cons:
- Sitzungen in der Benutzeroberfläche laufen häufig ab
- Eingeschränkte Berichtsfilter in den Basistarifen
Cflow ist eine cloudbasierte Workflow-Automatisierungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die Geschäftsprozesse in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Betrieb digitalisieren, automatisieren und verfolgen möchten – ganz ohne IT-Unterstützung.
Für wen ist Cflow am besten geeignet?
Leiter von Betriebsabläufen in kleinen Unternehmen, die Arbeitsabläufe automatisieren und überwachen möchten – ganz ohne Programmierung oder IT-Ressourcen.
Warum habe ich Cflow ausgewählt?
Ich habe Cflow als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich mehrstufige Geschäftsprozesse automatisieren kann, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Ich finde es großartig, dass ich benutzerdefinierte Formulare erstellen, Freigabeprozesse einrichten und Benachrichtigungen mit einem visuellen Workflow-Builder auslösen kann. Mein Team verwendet Cflow, um unsere digitale Transformation voranzutreiben, indem wir alles von Einkaufsanträgen bis zu Urlaubsfreigaben mit wenigen Klicks digitalisieren.
Cflow – Schlüsselfunktionen
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen für Benutzer entsprechend ihrer Rolle im Unternehmen fest.
- Audit-Logs: Verfolgen Sie jede Aktion und Änderung innerhalb eines Workflows zu Compliance-Zwecken.
- Dokumentenmanagement: Dokumente können direkt im Workflow angehängt, gespeichert und verwaltet werden.
- SLA-Überwachung: Definieren und überwachen Sie Service Level Agreements für einzelne Prozessschritte.
Cflow-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Slack, Trello, Dropbox, QuickBooks, HubSpot CRM, Google Drive, Microsoft Teams, Xero und Docusign.
Pros and Cons
Pros:
- Parallelverarbeitung für gleichzeitige Freigaben
- Automatische Erstellung mobiler Apps für Formulare
- Lookup-Felder verbinden mehrere interne Workflows
Cons:
- Komplexe Einarbeitung bei der Formularbearbeitung
- Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für visuelle Dashboards
Am besten für auf Checklisten basierende Aufgabenautomatisierung
Process Street ist eine Workflow-Management-Plattform, die für kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die wiederkehrende Prozesse mit klaren, umsetzbaren Checklisten dokumentieren, automatisieren und nachverfolgen müssen.
Für wen ist Process Street am besten geeignet?
Process Street eignet sich hervorragend für Betriebsleiter und Teams kleiner Unternehmen, die ein strukturiertes Fallmanagement zur Nachverfolgung wiederkehrender Aufgaben benötigen.
Warum habe ich Process Street ausgewählt?
Ich habe Process Street als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich damit dynamische Checklisten erstellen kann, die automatisierte Aktionen auslösen, sobald Aufgaben abgeschlossen werden. Ich schätze die Verwendung von bedingter Logik, um verzweigte Workflows für verschiedene Szenarien zu erstellen. Mein Team verlässt sich auf die Freigabefunktion, damit Beteiligte informiert bleiben und Aufgabenabnahmen organisiert sind.
Wichtige Funktionen von Process Street
- Aufgabenzuweisungen: Weisen Sie einzelne Checklistenaufgaben bestimmten Teammitgliedern zur besseren Verantwortlichkeit zu.
- Formularfelder: Erheben Sie strukturierte Daten direkt in Checklisten über anpassbare Formularfelder.
- Vorlagenbibliothek: Greifen Sie auf eine Bibliothek mit vorgefertigten Workflow-Vorlagen für gängige Geschäftsprozesse zu.
- Audit-Trail: Verfolgen Sie jede Aktion und jede Änderung innerhalb einer Checkliste zur Einhaltung von Vorschriften und Transparenz.
Process Street Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Google Sheets, Jira, HubSpot, Mailchimp, Stripe und BambooHR.
Pros and Cons
Pros:
- Bedingte Logik ermöglicht dynamische Checklisten
- Stop-Aufgaben erzwingen eine strikte Reihenfolge des Prozesses
- Kostenlose Gastplätze für externe Mitarbeitende
Cons:
- Begrenzte integrierte komplexe Datenmodellierung
- Kein Offline-Zugriff für mobile Checklisten
Am besten geeignet für den Aufbau individueller Geschäfts-Apps
Zoho Creator ist eine Low-Code-Plattform für kleine Unternehmen und Teams, die Abläufe automatisieren, Daten zentralisieren und individuelle Workflows erstellen möchten, ohne auf die IT oder komplexe Programmierung angewiesen zu sein.
Für wen ist Zoho Creator am besten geeignet?
Inhaber kleiner Unternehmen und Betriebsleiter, die individuelle Apps zur Automatisierung spezifischer Geschäftsprozesse gestalten möchten.
Warum ich Zoho Creator ausgewählt habe
Ich habe Zoho Creator als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich maßgeschneiderte Geschäfts-Apps schnell mit Drag-and-drop-Tools und vorgefertigten Vorlagen erstellen kann. Mir gefällt, dass ich mehrstufige Workflows automatisieren und Genehmigungsprozesse ohne Programmierkenntnisse aufsetzen kann. Mein Team nutzt die integrierte Analysefunktion, um die betriebliche Effizienz zu steigern und Engpässe beim Skalieren frühzeitig zu erkennen.
Zoho Creator Hauptfunktionen
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Weisen Sie Benutzern Berechtigungen entsprechend ihrer Rolle im Unternehmen zu.
- Plattformübergreifende Bereitstellung: Starten Sie Apps für Web, iOS und Android aus einem einzigen Build.
- Integration mit Zoho- und Drittanbieter-Apps: Verbinden Sie Workflows mit Zoho CRM, Zoho Books und anderen beliebten Tools.
- Individueller Berichtsdesigner: Gestalten und erstellen Sie Berichte auf Basis der Daten Ihrer App, um fundiertere Entscheidungen durch erhöhte Prozessübersicht zu treffen.
Zoho Creator Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Zoho Books, Zoho Projects, Zoho Desk, Zoho People, Zoho Analytics, Zoho Invoice, Zoho Inventory, Zoho Mail und Zoho Sign.
Pros and Cons
Pros:
- Drag-and-drop-App-Builder für individuelle Workflows
- Integrierte Datenbank für zentrale Geschäftsdaten
- Native Integration mit anderen Zoho Geschäftstools
Cons:
- Begrenzte fortgeschrittene Workflow-Logik ohne Skripterstellung
- Benutzeroberfläche kann für manche Teams veraltet wirken
Clustdoc ist eine Workflow-Automatisierungsplattform, die für kleine Unternehmen und Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen entwickelt wurde, die Dokumente sammeln, Kundeneinreichungen verwalten und Onboarding- oder Antragsprozesse vereinfachen müssen.
Für wen ist Clustdoc am besten geeignet?
Teams kleiner Unternehmen in den Bereichen Recht, Finanzen oder Beratung, die das Kunden-Onboarding und die Dokumentenerfassung automatisieren müssen.
Warum habe ich Clustdoc ausgewählt?
Ich habe Clustdoc als eines der besten ausgewählt, weil ich Schritt-für-Schritt-Onboarding-Workflows mit individuellen Checklisten und Dokumentenanforderungen für jeden Kunden erstellen kann. Mir gefällt, dass mein Team Erinnerungen und Freigaben automatisieren kann, sodass nichts übersehen wird. Das personalisierte Kundenportal ermöglicht es uns, Formulare, Unterschriften und Zahlungen an einem Ort zu sammeln, was alles organisiert und professionell hält.
Clustdoc Hauptfunktionen
- Workflows mit bedingter Logik: Löst Schritte oder Anforderungen basierend auf Kundenantworten aus.
- Zusammenarbeitstools für Teams: Aufgaben zuweisen und mit Teammitgliedern innerhalb der Plattform kommunizieren.
- Vorlagenbibliothek: Zugriff auf fertige Vorlagen für Onboarding und Dokumentensammlung.
- Audit-Trail-Verfolgung: Überwachen Sie jede Aktion und Änderung innerhalb jedes Workflows.
Clustdoc-Integrationen
Native Integrationen umfassen Google Drive, Dropbox, OneDrive, Docusign, Stripe und Clustdoc bietet auch eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Kundenportal unterstützt sicheren Dokumenten-Upload
- Automatisierte Erinnerungen reduzieren manuellen Nachverfolgungsaufwand
- Bedingte Logik passt Onboarding-Schritte individuell an
Cons:
- Keine integrierte Zeiterfassungsfunktion
- Begrenzte Möglichkeiten für eigenes Branding
ProcessMaker ist eine Workflow-Automatisierungsplattform für Betriebsteams und Business-Analysten, die komplexe Geschäftsprozesse ohne großen IT-Aufwand abbilden, automatisieren und optimieren müssen.
Für wen ist ProcessMaker am besten geeignet?
Mittelständische und große Betriebsteams, die komplexe, mehrstufige Geschäftsprozesse automatisieren und verwalten müssen.
Warum habe ich mich für ProcessMaker entschieden?
Ich habe ProcessMaker als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich damit komplexe Workflows visuell mit dem Low-Code-Prozessmodellierer gestalten und automatisieren kann. Mir gefällt, dass ich mehrstufige Genehmigungen und bedingte Weiterleitungen ohne starke IT-Unterstützung einrichten kann. Mein Team nutzt den Drag-and-Drop-Formularersteller für die Dokumentenverarbeitung und standardisierte Datenerfassung.
ProcessMaker Hauptfunktionen
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen für Benutzer basierend auf Funktion oder Abteilung fest.
- Prozessanalyse-Dashboard: Überwachen Sie die Prozessleistung mit visuellen Echtzeitberichten.
- Dokumentenmanagement-Integration: Dokumente innerhalb von Workflows anhängen, speichern und abrufen.
- REST-API-Unterstützung: Externe Systeme anbinden und den Datenaustausch automatisieren.
ProcessMaker Integrationen
Zu den Integrationen zählen SAP, Salesforce, Microsoft SharePoint, Slack, Google Drive, Box, Dropbox, Oracle und Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Genehmigungsrouten für mehrstufige Prozesse
- Starke E-Signatur-Integration
- Echtzeit-Prozessanalysen und Dashboards
Cons:
- Eigene Skripterstellung erfordert technisches Fachwissen
- Gelegentliche Verzögerungen beim Kundensupport
Knack bietet kleinen Unternehmen und Operationsteams die Möglichkeit, individuelle Workflow-Apps zu erstellen, die Daten verbinden, Prozesse automatisieren und Aufgaben verwalten, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.
Für wen ist Knack am besten geeignet?
Betriebsleiter und Inhaber kleiner Unternehmen, die individuelle Workflow-Lösungen rund um ihre eigenen Daten und Prozesse entwickeln müssen.
Warum ich Knack ausgewählt habe
Ich habe Knack als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich Workflow-Apps entwerfen kann, die direkt mit meinen Geschäftsdaten verbunden sind. So kann ich Genehmigungen, Benachrichtigungen und Statusänderungen automatisieren – ganz ohne Programmierung. Ich schätze besonders, dass ich individuelle Dashboards und Formulare erstellen kann, die exakt zu den Prozessschritten meines Teams passen. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team alles von der Auftragsverfolgung bis zur Projektübergabe an einem zentralen Ort verwalten kann – gesteuert von unserer eigenen Datenbankstruktur.
Knack Hauptfunktionen
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen für Benutzer und Gruppen fest, um die Sichtbarkeit von Daten zu steuern.
- Individuelle Benachrichtigungen: Versenden Sie automatisierte E-Mails oder Warnungen, basierend auf Workflow-Auslösern.
- Datei-Uploads: Ermöglichen Sie es Benutzer:innen, Dokumente an Datensätzen anzuhängen und zu speichern.
- Kalenderansichten: Zeigen Sie Aufgaben, Ereignisse oder Fristen in einer optischen Kalenderansicht an.
Knack Integrationen
Integrationen umfassen Zapier, Make, Integromat, Webhooks, Google Sheets, Mailchimp, QuickBooks, Salesforce, Slack und Dropbox. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Individueller Datenbank-Builder für einzigartige Workflows
- Datenbankzentrierte Architektur für relationale Daten
- Unterstützt Datei-Uploads innerhalb von Workflow-Datensätzen
Cons:
- Begrenzte native Multi-Step-Automatisierungslogik
- Einfache Frontend-Design- und Gestaltungsmöglichkeiten
Trello bietet Teams in kleinen Unternehmen eine visuelle Möglichkeit, Projekte zu organisieren, Arbeitsabläufe zu steuern und Fortschritte mithilfe anpassbarer Boards zu verfolgen, sodass Marketing-, Betriebs- und Kundendienstteams einfach zusammenarbeiten und den Überblick über Aufgaben behalten können.
Für wen ist Trello am besten geeignet?
Teams kleiner Unternehmen in den Bereichen Marketing, Betrieb oder Kundenservice, die eine einfache, visuelle Methode zur Verwaltung von Projekten und Arbeitsabläufen suchen.
Warum ich Trello ausgewählt habe
Ich habe Trello als eines der besten ausgewählt, weil ich Kanban-Boards innerhalb von Minuten einrichten und Listen für jede Phase des Workflows meines Teams anpassen kann. Ich nutze das Kartensystem von Trello, um Dateien anzuhängen, Checklisten zu ergänzen und Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen. Mein Team verwendet Power-Ups, um Kalenderansichten hinzuzufügen und wiederkehrende Aktionen direkt vom Board aus zu automatisieren.
Trello Hauptfunktionen
- Butler Automatisierung: Automatisieren Sie Kartenbewegungen, Fälligkeitstermine und Benachrichtigungen mit regelbasierten Auslösern.
- Board-Vorlagen: Wählen Sie aus einer Bibliothek vorgefertigter Workflow-Vorlagen für verschiedene Geschäftsanforderungen.
- Individuelle Felder: Fügen Sie Karten Dropdowns, Datums- oder Textfelder für maßgeschneidertes Daten-Tracking hinzu.
- Aktivitätenprotokoll: Verfolgen Sie alle Änderungen an Boards und Karten in einer detaillierten Zeitachse.
Trello-Integrationen
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, Microsoft Teams, Jira, Dropbox, Evernote, Salesforce und Box.
Pros and Cons
Pros:
- Kanban-Boards machen Workflow-Phasen sichtbar
- Karten-Checklisten helfen bei der Nachverfolgung von Teilaufgaben
- Board-Vorlagen beschleunigen den Projektstart
Cons:
- Kein integrierter Gantt- oder Zeitachsen-Ansicht
- Karten-Kommentare können in vollen Boards untergehen
Asana ist eine Workflow-Management-Plattform, die kleinen Unternehmensteams dabei hilft, Projekte zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt in den Bereichen Marketing, Betrieb und Kundenarbeit an einem Ort zu verfolgen.
Für wen ist Asana am besten geeignet?
Projektleiter und Teammanager in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die Aufgaben und Fristen über mehrere Projekte hinweg koordinieren müssen.
Warum ich Asana gewählt habe
Ich habe Asana als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Aufgaben zuweisen, Abhängigkeiten festlegen und Projektzeitachsen mit Zeitstrahl- und Board-Ansicht visualisieren kann. Mein Team nutzt Asana, um Marketinginitiativen und Produkteinführungen zu koordinieren und so alle auf Fristen und Ergebnisse auszurichten. Ich schätze, dass ich Routineaufgaben automatisieren und benutzerdefinierte Regeln einrichten kann, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Asana Hauptfunktionen
- Formulare: Erfassen und leiten Sie Arbeitsanfragen direkt in Projekte weiter.
- Meilensteine: Markieren Sie wichtige Punkte in Projekten, um den Fortschritt zu verfolgen.
- Arbeitsbelastungsmanagement: Sehen Sie die Teamkapazität ein und verteilen Sie Aufgaben ausgewogen.
- Projektvorlagen: Starten Sie neue Workflows schnell mit vorgefertigten Vorlagen.
Asana Integrationen
Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Salesforce, Dropbox, Zoom, Jira Cloud, Outlook, HubSpot und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Zeitstrahl-Ansicht hilft, Projektpläne zu visualisieren
- Aufgabenabhängigkeiten verhindern verpasste Übergaben
- Meilensteine verfolgen Fortschritte bei wichtigen Zielen
Cons:
- Gastzugriffssteuerungen sind einfach gehalten
- Unteraufgaben können bei großem Umfang schwer zu verwalten sein
Weitere Software für Prozessmanagement für kleine Unternehmen
Hier sind einige weitere Softwareoptionen für Prozessmanagement in kleinen Unternehmen, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, die aber dennoch einen Blick wert sind:
- Bizagi
Am besten geeignet für visuelles Prozessmodellieren in kleinen Teams
- Jira
Am besten geeignet zum Nachverfolgen komplexer Workflows
- Nintex Process Manager
Am besten geeignet für die Dokumentation von Verfahren
Wie ich Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in zwei Ebenen: Grundvoraussetzungen wie SOP-Dokumentation und Workflow-Automatisierung sowie Unterscheidungsmerkmale wie KI-gestützte Einrichtung oder Kundenportale, die gute von ausgezeichneten Tools unterscheiden.
Kernfunktionen (unverzichtbare Voraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen dienen als Aufnahmekriterien für meine Liste der Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen:
- Prozessabbildung & Dokumentation: Ich prüfe, ob Teams visuelle SOPs erstellen können – etwa die Abbildung des Mitarbeiter-Onboardings – mit Versionskontrolle und einer zentralen Bibliothek.
- Workflow-Automatisierung: Jedes Tool geht Auslöser unterschiedlich an, daher bewerte ich die Tiefe der bedingten Logik – kann es beispielsweise eine Genehmigung automatisch abhängig vom Einkaufswert weiterleiten?
- Aufgaben- & Zuweisungsmanagement: Ich achte auf rollenbasierte Zuweisungen mit Fristen und Abhängigkeiten, wie das automatische Zuweisen eines Kundenaufnahme-Formulars an das richtige Teammitglied.
- Wiederverwendbare Vorlagen & Checklisten: Wiederkehrende Prozesse wie Monatsabschluss oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters sollten über Vorlagen mit integrierten Checklisten und benutzerdefinierten Feldern gestartet werden können.
- Prozessverfolgung & Berichtswesen: Ich bewerte, ob Dashboards Engpässe in Echtzeit aufzeigen – wie das Erkennen einer ins Stocken geratenen Rechnungsfreigabe – ohne dass manuelle Status-Updates notwendig sind.
- Zugänglichkeit für kleine Unternehmen: Preismodelle, No-Code-Konfiguration und Self-Service-Onboarding sind hier entscheidend – ich prüfe, ob ein Team mit fünf Personen die Software ohne Berater einführen kann.
Ich bewerte jeden Anbieter auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jedes Kriterium.
Anbieter müssen eine Mindestdurchschnittspunktzahl erreichen, um für meine Liste berücksichtigt zu werden. Anschließend prüfe ich, was die einzelnen Plattformen besonders auszeichnet.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
Nachdem ich meine Liste erstellt habe, vergleiche und kontrastiere ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen folgendermaßen:
Herausragende Funktionen
Ich achte immer auf Plattformen, die KI-gestützte Prozessgenerierung bieten und so grobe SOP-Entwürfe schnell in ausgefeilte, umsetzbare Workflows verwandeln. Bedingte Logikverzweigung ist ebenfalls ein Highlight – besonders bei Teams, die Einkaufsfreigaben oder Serviceanfragen bearbeiten, die nicht immer einem festen Ablauf folgen. Für kundenorientierte Abläufe suche ich nach integrierten Kundenportalen, über die externe Parteien den Status verfolgen oder Anfragen stellen können, ohne einen kostenpflichtigen Zugang zu benötigen. Mobile Prozessbearbeitung spielt ebenfalls eine wichtige Rolle; sie ist unverzichtbar, wenn Teams Aufgaben unterwegs aktualisieren oder freigeben müssen.
Mehr als nur Funktionen
Integrationen sind besonders wichtig für kleine Teams mit einer schlanken IT-Landschaft. Ich prüfe, ob native Anbindungen an Tools wie Google Workspace, Slack und QuickBooks verfügbar sind sowie Zapier- oder API-Zugänge für individuelle Anpassungen. Die Time-to-Value ist ein weiterer wichtiger Faktor – ich bewerte, ob ein nicht-technischer Betriebsleiter den ersten Prozess innerhalb eines Tages, nicht erst nach einem Quartal, erstellen und starten kann. Transparente Preisgestaltung rundet das Ganze ab. Mir sind klare, veröffentlichte Preismodelle und kostenlose Testphasen wichtig, damit kleine Teams prüfen können, ob die Software zu ihnen passt, bevor sie einen Jahresvertrag abschließen.
So wählen Sie die passende Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen aus
Lange Funktionslisten und komplizierte Preismodelle können schnell überfordern. Damit Sie sich während Ihres individuellen Auswahlprozesses nicht davon ablenken lassen, hier eine Checkliste wichtiger Faktoren, an die Sie denken sollten:
| Faktor | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Verkrafte die Software mehr Benutzer, Daten oder Workflows, wenn Ihr Unternehmen wächst? Prüfen Sie Nutzerlimits und Upgrade-Möglichkeiten. |
| Integrationen | Lässt sich die Lösung direkt mit Ihren bestehenden Tools (z. B. Buchhaltung, CRM, E-Mail) verbinden? Vermeiden Sie es, ausschließlich auf Drittanbieter-Integrationen angewiesen zu sein. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Workflows, Felder und Berechtigungen ohne großen IT-Aufwand an Ihre Prozesse anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Wird Ihr Team das Tool schnell annehmen oder ist eine aufwändige Schulung nötig? Achten Sie auf intuitive Navigation und klare Beschriftungen. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange dauert die Einrichtung, und welche Ressourcen sind erforderlich? Fragen Sie nach Unterstützung bei der Migration, Vorlagen und Onboarding-Hilfen. |
| Kosten | Sind die Preismodelle transparent und vorhersehbar, wenn Sie wachsen? Achten Sie auf versteckte Kosten oder erforderliche Zusatzmodule. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Bietet das Tool rollenbasierte Zugriffe, Datenverschlüsselung und die Einhaltung relevanter Standards (wie der DSGVO)? |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Support-Kanäle werden angeboten und zu welchen Zeiten? Überlegen Sie, ob Sie Live-Hilfe oder Selbstbedienungsressourcen benötigen. |
Was ist Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen?
Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen ist ein digitales Werkzeug, das Teams dabei hilft, wiederkehrende Arbeitsabläufe und Aufgaben zu organisieren, nachzuverfolgen und zu automatisieren. Sie zentralisiert die Prozessdokumentation, weist Verantwortlichkeiten zu und überwacht den Fortschritt, sodass Teams manuelle Arbeit und Fehler reduzieren können. Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, den Bedürfnissen und Budgets von Start-ups und kleineren Unternehmen zu entsprechen, was die Verwaltung des Tagesgeschäfts erleichtert und die Anpassung an das Unternehmenswachstum unterstützt.
Funktionen von Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen
Beim Auswählen einer Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:
- Aufgabenverwaltung: Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zu, legen Sie Fristen fest und verfolgen Sie die Erledigung, um Verantwortlichkeit und Fortschritt sicherzustellen.
- Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie sich wiederholende Schritte in Ihren Prozessen, wie zum Beispiel Freigaben oder Benachrichtigungen, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren.
- Dokumentenmanagement: Speichern, organisieren und teilen Sie Dateien innerhalb der Plattform, damit alle Zugriff auf die neuesten Versionen und zugehörige Materialien haben.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Kontrollieren Sie, wer verschiedene Teile Ihrer Arbeitsabläufe sehen, bearbeiten oder freigeben kann, um sensible Informationen zu schützen und Ordnung zu wahren.
- Fortschrittsverfolgung: Visualisieren Sie den Status von Aufgaben und Prozessen mithilfe von Dashboards, Kanban-Boards oder Fortschrittsbalken für eine Echtzeit-Übersicht.
- Anpassbare Formulare: Erstellen Sie Formulare, um Daten, Anfragen oder Feedback direkt in Ihren Arbeitsabläufen zu erfassen – passend zu Ihren Geschäftsanforderungen.
- Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Aufgaben und Fristen mit Teamkalendern, damit alle über bevorstehende Meilensteine und Liefertermine im Bilde sind.
- Berichte und Analysen: Erstellen Sie Berichte zur Effizienz von Arbeitsabläufen, zu Engpässen und zur Teamleistung, um datenbasierte Verbesserungen zu ermöglichen.
- Mobiler Zugriff: Verwenden Sie die Software auf Smartphones oder Tablets, damit Ihr Team Prozesse und Aufgaben von überall aus verwalten kann.
- Integrationsfähigkeit: Verbinden Sie sich mit anderen Business-Tools wie E-Mail, CRM oder Buchhaltungsplattformen, um den Informationsfluss zu vereinfachen und doppelte Arbeit zu reduzieren.
Vorteile von Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen
Die Einführung von Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen bietet Ihrem Team und Ihrem Geschäft zahlreiche Vorteile. Hier sind einige davon, auf die Sie sich freuen können:
- Größere Transparenz: Verfolgen Sie Aufgaben und Arbeitsabläufe in Echtzeit, sodass Sie immer wissen, was gerade bearbeitet wird und was Aufmerksamkeit erfordert.
- Verbesserte Verantwortlichkeit: Weisen Sie Verantwortlichkeiten und Fristen zu, sodass klar ist, wer welchen Schritt übernimmt und weniger Aufgaben übersehen werden.
- Schnellere Einarbeitung: Nutzen Sie Vorlagen, geführte Rundgänge und zentralisierte Dokumentation, damit neue Teammitglieder schnell eingearbeitet werden können.
- Weniger manuelle Arbeit: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Genehmigungen, sodass Ihr Team sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren kann.
- Bessere Zusammenarbeit: Zentralisieren Sie Kommunikation, Dateien und Updates, sodass alle während jedes Prozesses abgestimmt und informiert bleiben.
- Fundierte Entscheidungen: Nutzen Sie Berichts- und Analysetools, um Engpässe zu erkennen, Leistungen zu messen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Erhöhte Sicherheit: Kontrollieren Sie den Zugriff auf vertrauliche Informationen mit rollenbasierten Berechtigungen und Prüfpfaden, um Ihre Geschäftsdaten zu schützen.
Kosten und Preise von Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen
Bei der Auswahl einer Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen ist es wichtig, die verschiedenen Preismodelle und angebotenen Tarife zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen für Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen enthalten sind:
Tarifvergleichstabelle für Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Aufgabenverwaltung, begrenzte Nutzeranzahl, einfache Workflow-Vorlagen und Basis-Support. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/user/month | Aufgabenverwaltung, Kalenderintegration, eingeschränkte Automatisierung, Dateispeicherung und E-Mail-Benachrichtigungen. |
| Business-Tarif | $15-$35/user/month | Erweiterte Workflow-Automatisierung, Reporting-Tools, Integrationen, rollenbasierte Berechtigungen und mobiler Zugriff. |
| Enterprise-Tarif | $35-$60/user/month | Individuelle Integrationen, erweiterte Sicherheit, bevorzugter Support, erweiterte Analysen und Onboarding-Unterstützung. |
FAQs zu Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen:
Unterscheidet sich Business Process Management Software (BPM) von Prozessmanagement-Software?
Ja, eine Business Process Management Software oder BPM-Software unterscheidet sich von einem Prozessmanagement-Tool:
- Prozessmanagement-Software konzentriert sich auf die Koordination von Aufgaben und die Zusammenarbeit im Team. Sie soll Nutzern helfen, einzelne Arbeiten innerhalb eines Projekts zu organisieren, zuzuweisen und zu verfolgen.
- Eine BPM-Plattform fokussiert sich auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen und eine systematische Optimierung. Sie dient dazu, umfassende, wiederholbare und strukturierte Prozesse modellhaft abzubilden, auszuführen und zu messen.
Kurz gesagt: Wenn Sie Ihrem Team helfen wollen, organisiert zu bleiben, benötigen Sie eine Prozessmanagement-Software. Wenn Sie manuelle Arbeit durch strikte Automatisierung und Datenintegration ersetzen möchten, suchen Sie eine BPM-Lösung.
Woran erkenne ich, dass mein kleines Unternehmen Prozessmanagement-Software braucht?
Wenn es Ihnen schwerfällt, Aufgaben, Fristen oder Teamverantwortlichkeiten nachzuverfolgen, oder wenn manuelle Prozesse Sie ausbremsen, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Sie von einer Prozessmanagement-Software profitieren könnten. Diese Tools helfen, Arbeitsabläufe zu organisieren und Fehler zu reduzieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Kann Prozessmanagement-Software mit meinen bestehenden Tools integriert werden?
Ja, die meisten Prozessmanagement-Programme für kleine Unternehmen bieten Integrationen mit gängigen Tools wie E-Mail, Kalender, CRM- und Buchhaltungsplattformen. Prüfen Sie immer, welche Integrationen nativ vorhanden sind und ob Sie für Ihren speziellen Software-Stack Drittanbieter-Anbindungen benötigen.
Ist die Einrichtung von Prozessmanagement-Software für ein kleines Team schwierig?
Nein, die meisten Lösungen zur Prozessverwaltung sind auf eine schnelle Einrichtung ausgelegt und enthalten Onboarding-Hilfen wie Vorlagen, geführte Produkt-Touren und Schulungsvideos. Normalerweise können Sie direkt ohne IT-Unterstützung loslegen – für erweiterte Anpassungen kann jedoch mehr Zeit oder technischer Support erforderlich sein.
Welche Sicherheitsfunktionen sollte eine Prozessmanagement-Software bieten?
Achten Sie auf rollenbasierte Zugriffsrechte, Datenverschlüsselung und die Einhaltung von Standards wie der DSGVO. Diese Funktionen helfen, vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen und zu kontrollieren, wer auf welche Workflows zugreifen oder sie bearbeiten darf.
Mit welchen Kosten sollte ich für eine Prozessmanagement-Software für kleine Unternehmen rechnen?
Die Preise variieren, aber die meisten kleinen Unternehmen zahlen zwischen $5 und $35 pro Nutzer und Monat für Business-Tarife. Es gibt kostenlose Tarife mit eingeschränkten Funktionen, während Enterprise-Pläne mit erweiterten Sicherheitsfunktionen und Support mehr kosten. Prüfen Sie stets, was in den einzelnen Stufen enthalten ist.